a) Hoàn thiện thủ tục kiểm soát về xác nhận cho thuê và kí hợp đồng
HĐQT và Ban Giám đốc cần có văn bản quy định về điều kiện đồng ý cho thuê, nêu rõ các trường hợp cụ thể nên chấp nhận hay từ chối cho thuê.
Khi tiếp nhận một khách hàng mới, cần có báo cáo chi tiết về thông tin khách hàng, mặt hàng khách sẽ kinh doanh, đối chiếu và xác nhận tính minh bạch của thông tin để tránh các trường hợp kinh doanh phi pháp. Đồng thời, xem xét khách hàng có đủ điều kiện thuê hay không. Với khách hàng là doanh nghiệp, phải chắc chắn doanh nghiệp đó là doanh nghiệp đang hoạt động, có mã số thuế và đầy đủ thông tin trên Tổng cục thuế và Cổng thông tin quốc gia của Sở kế hoạch đầu tư. Với những khách hàng là hộ kinh doanh, cần đảm bảo các khách hàng đó đã được cấp giấy phép kinh doanh đầy đủ và hợp pháp. Bản báo cáo này có chữ kí phê duyệt của Giám đốc kinh doanh và Ban Giám đốc.
Đề nghị đặt thuê nên lập thành ba bản, có đầy đủ chữ kí của khách hàng, nhân viên kinh doanh và trưởng phòng kinh doanh, một bản lưu tại phòng kinh doanh, một bản gửi về phòng kế toán trung tâm, một bản đưa cho khách hàng.
Hợp đồng được soạn thảo theo mẫu của công ty và có hình thức phù hợp với quy định của pháp luật. Thông tin trên hợp đồng cần ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ và dễ hiểu để tránh những tranh chấp không đáng có sau này. Trước khi ký hợp đồng, cần chắc chắn người ký hợp đồng là người đại diện pháp luật của bên thuê để đảm bảo tính hợp lệ.
b) Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền
Công ty cần cơ cấu lại nhân sự phòng kế toán ở TTTM, phân tách chức năng giữa thủ quỹ và người lập phiếu thu để bảo đảm nguyên tắc bất kiêm nhiệm và tránh việc gian lận biển thủ.
Khi khách hàng nộp bằng tiền mặt, thủ quỹ thu đúng và đủ, có sự kiểm đếm cẩn
thận trước khi nhận tiền, nhập chính xác tên người nộp và lí do nộp vào phiếu thu.
72
Cuối ngày phòng kế toán TTTM chuyển tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, vậy nên Công ty cần có văn bản quy định lượng tiền mặt được phép tồn quỹ, đồng thời yêu cầu phòng kế toán tại TTTM hàng ngày làm báo cáo quỹ tiền mặt gửi cho phòng kế toán trung tâm và Ban Giám đốc. Tổ chức kiểm kê quỹ đột xuất để kiểm tra tính trung thực của thủ quỹ và kế toán tại TTTM.
Khuyến khích khách hàng nộp tiền bằng hình thức chuyển khoản. Khi khách nộp tiền qua ngân hàng, yêu cầu khách ghi rõ nội dung chuyển khoản.
Đầu mỗi ngày, kế toán vốn bằng tiền tại phòng kế toán trung tâm làm báo cáo quỹ, so sánh các nghiệp vụ đã hạch toán trên Bravo với sao kê tài khoản của ngân hàng
để đảm bảo không bị bỏ sót. Đơn vị có thể tham khảo mẫu báo cáo quỹ dưới đây:
BÁO CAO QUỲ
Ngiy:
Kính gửi:
T iền gửi USD
m Tiền Mặt VND Ill
IV ______________TifnMit-USD_________________ Ill
i
B T⅛N GÚÌ HÉT KffiM CÓ KỲ HẠN 128
Tiên gũi tiêt kiệm (kỹ’ hạn Ol tháng) ...1281...
Tiên gữi tiêt kiệm (kỳ hạn 03 tháng) ZΣ
Tiên gũi tièt kiệm (Ký hạn 13 tháng) ...12881...
Chừng chí tiên gũi (kv hạn 12 tháng)
12881
Hình 3.11. Mầu báo cáo quỹ
c) Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xuất hóa đơn
Hóa đơn phải được xuất kịp thời, đúng kỳ tính doanh thu. Các hóa đơn bị lập sai và lập lại phải có biên bản trình bày lí do.
Hóa đơn phải được đánh số thứ tự liên tục, lưu vào file theo số thứ tự tăng dần và theo từng tháng, có biện pháp bảo quản tránh mất mát hư hỏng.
Cuối tháng phải có bảng kê chi tiết hóa đơn đầu ra.
d) Hoàn thiện thủ tục theo dõi công nợ
Phòng kinh doanh lập báo cáo doanh thu cho từng tháng và đối chiếu với số liệu của phòng kế toán.
Hàng tháng phòng kế toán trung tâm lập ra bảng công nợ phải thu khách hàng trong tháng. Đồng thời, gửi giấy xác nhận công nợ cho khách hàng.
Liên tục đánh công văn đề nghị thanh toán gửi tới khách hàng hối thúc việc thanh toán. Nếu khách hàng nào không thanh toán đúng hạn cần phải báo với trưởng phòng kinh doanh để liên lạc với khách hàng đốc thúc thanh toán.
Hiện nay, các báo cáo quản trị còn mang tính hình thức, chưa đi sâu vào phân tích các khoản nợ theo từng nhóm tuổi của khách hàng. Vì vậy, cần phải liệt kê các khoản nợ của khách hàng theo từng nhóm tuổi. Để được khách quan hơn, công việc này do kế toán công nợ đảm nhận, sau đó đối chiếu với bộ phận kinh doanh, một mặt hối thúc khách hàng thanh toán. Cuối tháng phải đối chiếu công nợ với khách hàng, đặc biệt với những khách hàng là doanh nghiệp, có chữ kí xác nhận của hai bên, cho dù khách hàng không thuê nữa nhưng vẫn còn nợ tiền thuê của công ty thì vẫn phải có biên bản đối chiếu công nợ để có chứng từ pháp lý khi xảy ra tranh chấp sau này.
..., ngày...tháng...năm....
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ - Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa. - Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên. Hôm nay, ngày.... tháng...năm.... Tại văn phòng Công ty..., chúng tôi gồm: 1. Bên A (Bên mua):...
- Địa chỉ:...
- Đại diện:...Chức vụ:...
2. Bên B (Bên bán):...
- Địa chỉ:...
- Đại diện:...Chức vụ:...
Cùng nhau đối chiếu khối lượng và giá trị cụ thể như sau: 1. Công nợ đầu kỳ: ... đồng 2. Số phát sinh trong kỳ: ■> . X Đơn v! Số . . ...X STT Tên sản nhâm _____ Đơn giá Thành tiên Tính lượng Tổng cộng 3. Số tiền bên A đã thanh toán: đồng 4. Kết luận: Tính đến ngày...bên A phải thanh toán chi bên B số tiền là:...
- Biên bản này dược lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà bên B không nhận được phản hồi từ quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B