Đơn vị cần cập nhật và tiến hành bảo trì hệ thống phần mềm kế toán thường xuyên, tránh việc phần mềm bị lỗi hoặc virus tấn công ảnh hưởng đến dữ liệu và hoạt động hạch toán. Đồng thời, hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm một cách thành thục và bài bản.
Thường xuyên sao lưu dữ liệu ra nhiều nguồn để tránh mất mát, tốt nhất nên thực hiện 1 tuần 1 lần. Nên kết hợp cả sao lưu cục bộ và sao lưu trực tuyến. Một số nguồn sao lưu đơn vị có thể tham khảo như: máy chủ, USB, đĩa CD, các trang web lưu trữ trực tuyến như Google Drive, iCloud, DropBox, Mega,...
Hình 3.1. Giao diện ứng dụng Mega
Xây dựng hệ thống báo cáo tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính. Hệ thống báo cáo quản trị về doanh thu phải phù hợp với nhu cầu của Ban Quản trị, Ban Giám đốc trong quá trình điều hành kinh doanh. Một số báo cáo quản trị cần thiết trong chu trình bán hàng - thu tiền có thể kể đến như:
- Báo cáo doanh thu tổng hợp và chi tiết từng chi nhánh
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu
- Bảng kê quỹ
- Dự toán doanh thu
Ban lãnh đạo công ty cần khuyến khích nhân viên cấp dưới phản hồi về mọi vấn đề trong công việc, nghiêm túc lắng nghe ý kiến từ nhân viên để đưa ra những quyết định khách quan và chính xác nhất. Công ty nên xây dựng kênh thông tin để nhân viên chia sẽ, góp ý, báo cáo về những hành vi sai trái, sự cố bất thường trong quá trình làm việc. Có thể trong những trường hợp đối thoại trực tiếp giữa lãnh đạo, nhân viên không mạnh dạn đưa ra ý kiến, có thể tập trung thư góp ý, hòm thư điện tử để nhân viên dễ dàng phản ánh, khiếu nại hay đóng góp ý kiến sáng tạo cho công ty. Đồng thời, xây dựng một ban hay cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận thông tin và chuyển tới cấp có thẩm quyền xử lý.
Mọi thành viên trong Công ty nên tăng cường trao đổi những thông tin chính
S
TI Ngân háng.'Quỹ
Tài khoăn
Du đâu ngây Thu Chi Du CUOi ngây Ghi chú
USD VND USD V\D
ɪ TIẾN MẠT- TIÉN GŨÌ NGÂN HÀNG 11
I Tiền gùi-VND 1121
thức qua email và văn bản để tăng tính minh bạch và có bằng chứng xác đáng khi xảy ra tranh chấp.