Luận văn Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH viễn thông tin học D.TEST Đà Nẵng nghiên cứu với mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán và xác định được những vấn đề còn tồn tại trong chu trình mua hàng và thanh toán và đưa ra được những biện pháp hiệu quả giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán, góp phần vào sự phát triển của các hoạt động của Công ty.
Trang 1ĐẠI HỌC
KHOA KE TOAN
NGUYEN HONG ANH
HOAN THIEN KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH MUA HANG
VÀ THANH TOÁN TẠI CONG TY TNHH VIEN THONG TIN HQC D.TEST DA NANG
Trang 2KHOA KE TOA
NGUYEN HONG ANH
N KIỀM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HANG
Trang 3hàng và thanh tốn tại Cơng ty TNHH Viễn thông Tìn học D.TEST Đà Ning” 1a cing trình nghiên cứu của riêng tôi Noi dung trong luận vẫn được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, phân tích thực tế và đưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bổ trong bat kỳ một công trình nghiên cứu nào khác
Tác giả luận văn
hie _M h1 —
Trang 4
1 'Tính cấp thiết của đề tài Mục tiêu nghiên cứu,
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài au hun “Tổng quan tải liệu nghiên cứu CHUONG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIÊM SOÁT NOI BO CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN Su GB ew
1.1 TONG QUAN VE KIEM SOAT NỘI BỘ 9
1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ 9 1.12 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ " 1.1-3 Các thành phần của kiểm soát nội bộ 12 1.2 NOI DUNG KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH MUA HANG
'VÀ THANH TOÁN 7
1.2.1 Đặc điểm cơ bản chu trình mua hàng và thanh toán 7 1.2.2 Các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán 26
1.2.3 Mục tiêu của các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán 31
1.2.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 15
Trang 5D.TEST ĐÀ NẴNG «eeceeee — SS
2.1 GIỚI THIỆU VE CONG TY TNHH VIEN THONG TIN HOC
D.TEST DA NANG 43
2.1.1 Thông tin chung về Công ty 43 2.1.2 Chite năng và lĩnh vực hoạt động của công ty 4 2.1.3 Cơ cầu tổ chức và quản lý của công ty 46 2.1.4 Tổ chức công tác và bộ máy kế toán tại Công ty s0 2.2 KHÁI QUÁT KIÊM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY 52
2.3 THUC TRANG KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH MUA
HANG VA THANH TOAN TAI CONG TY TNHH VIEN THONG TIN
HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG 34
2.3.1 Khái quát chủ trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty s4 2.3.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hằng và thanh toán tại
Công ty 61
2.3.3 Nhận điện rủi ro trong hoạt động Kiểm soát nội bộ chu trình mua
hàng và thanh tốn tại Cơng ty 6
2.3.4 Thủ tục kiểm soát trong hoạt động Kiểm soát nội bộ chu trình mua
hàng và thanh tốn tại Cơng ty 6
24 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH VIÊN THÔNG
TIN HỌC D.TEST ĐÀ NANG 7
Trang 62.4.3 Nguyên nhân của các tồn tại HÀ
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 80
CHƯƠNG 3 < — 11 BT
PHÁP HỒN THIỆN KIÊM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG
TIN HOC D.TEST DA NAN‘ 1
3.1 HOÀN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIÊM SỐT TRONG KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 81
3.1.1 Phương ấn thực hiện 81
3.1.2 Kết quả hướng tới 82
3.2 HỒN THIỆN CƠNG TÁC NHẬN DIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI
RO TRONG KIEM SOAT NOI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH
TOÁN 83
3.2.1 Phương ấn thực hiện 83
3.2.2 Kết quả hướng tới 84
3.8 HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIÊM SOÁT TRONG KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 84
3.3.1 Phương án thực hiện 84
3.3.2 Kết quả hướng tới 88
Trang 7
Ban Giám đốc Ban Quan ly
'Bảo hiểm thất nghiệp
Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế "Doanh nghiệp, Đề nghị mua hàng Hội đồng thành viên Hội đồng quản trị
Trang 8coso co cọ IBS HA os
‘The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tải chính Certificate of Origin Chứng nhận xuất xứ Certificate of Quality and Quantity Chứng nhận chất lượng và số lượng InBuilding System
Hệ thống phủ sóng di động bên trong tòa nhà
The Institute of Intemal Auditors
Hiệp hội Kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ Outdoor System
Trang 9
1.1 | Bảng rủi rõ có thể xảy ra giai đoạn mua hàng 26 1.2 | Bảng rủi ro có thể xây ra giai đoạn nhận hàng, 28 1.3 | Bảng rủi rò có thể xảy ra giai đoạn theo dõi công nợ 29 1⁄4 | Bảng rủi rò có thể xảy ra giai đoạn thanh toán 29 1.5 | Bảng rủi ro có thể xảy ra giai đoạn đánh gié sau mua hing | 30 1.6 | Bảng Mục tiêu kiểm soát giai đoạn mua hàng 31 1.7 | Bang Mue tiéu kiém sodt giai đoạn nhận hàng, 32 1.8 | Bảng Mục tiêu kiểm soát giai đoạn theo dõi công nợ 3 1.9 | Bảng Mục tiêu kiểm soát giai đoạn thanh toán 33 1.10 | Bảng Mục tiêu kiểm soát giai doạn đánh giá sau mua hàng |_ 34 1.11 | Bảng Thủ tục kiểm soát giai đoạn mưa hang 35 1.12 | Bảng Thủ tục kiểm soát giai đoạn nhân hàng 37 1.13 | Bảng Thủ tục kiểm soát giai đoạn (heo doi công nợ 38 1.14, | Bảng Thủ tục kiểm soát giai đoạn thanh toán 39 1.15 | Bảng Thủ tục kiểm soát giai đoạn đánh giá sau mua hàng | 41
Trang 10
Số hiệu ` Sơ đồ 'Tên sơ đồ Trang
Lt Sơ đỏ Chu trình mua hàng và thanh toán 19 1.2 | Sơ đồ Giai đoạn Nhận hàng và Nhập kho ” 13 | Sơ đồ Giai đoạn Theo đõi Công nợ & thanh toán cho NCC | _ 24 1.4 | Sơ đồ Giai đoạn Đánh giá NCC sau giao dịch 25 21 Sơ đỗ Cơ cấu tổ chức công ty D.TEST Đả Nẵng 47 2.2 | Sodd Té chức Kế tốn Cơng ty D.TEST Đà Nẵng 49 23 | Sơ đồ mô tả quy trình mua hàng và thanh toán trong nue | 57
tại Công ty D.TEST Đà Nẵng
Trang 11
nay đang có rất nhiều tiềm năng về nguồn lực con người và sự phát triển về hoạt động không chỉ trong nước mà còn thu hút rất nhiều các tổ chức, cá nhân nước ngoài đầu tr; đặc biệt là trong các ngành, nghề, lĩnh vực đang trên đà lớn mạnh và chiếm lĩnh vị trí quan trọng trong nền kinh tế như Viễn thông, Điện tử Tin học, Khoa học, Công nghị
hiện đang được Nhà nước khuyến khích và tạo điều kiện để phát triển không
Các ngành, nghề, lĩnh vực nảy
chỉ mang lại lợi ích cho quốc gia mả còn hướng đến khẳng định tên tuổi, tầm
vóc trên thể giới Cũng chính vì sự vươn lên không ngừng đã tạo ra những
thách thức cho các Công ty hoạt động trong các lĩnh vực này mà đặc biệt là tính cạnh tranh trên thị trường rất cao Do đó,
tồn tại và đứng vũng trên thị trường, các công ty phải xây dựng chiến lược kinh doanh tốt, quản lý các nguồn lực và sử dụng nguồn lực hiệu quả và đặc biệt hơn hết là phải phát
triển một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp đây lùi tối đa những sai sót
và gian lận giúp công ty thực hiện tốt nhiệm vụ bảo vệ tài sản và phát triển kinh doanh
Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng là một trong những số ít Công ty hoạt động trong lĩnh vực Tin học Viễn thông trên khắp cả nước, đặc biệt là Miền Trung vả Tây Nguyên Hoạt động chính của Công ty là thi cong và cho thuê hệ thống phủ sóng IaBuilding, Outdoor các tòa nhà và
cung cấp hệ thống hạ tầng kỹ thuật là nguồn cáp phát sóng Internet và tru) hình cho các nhà Mạng Viễn thông Đây là các hoạt đông kinh doanh đặc thù
và mang tính chất quan trọng cẳn có trong bắt kỳ thời điểm nảo bởi tính thiết
Trang 12
phải trải qua rất nhiều công đoạn phức tạp từ lên ý tưởng, thiết kế, lập dự toán, mua vật tư thiết bị, thi công, chạy thử và đi vào hoạt động chính thức Mỗi công đoạn đều có tầm quan trọng nhất định Quy trình mua hàng và thanh toán trên phương điện kế toán tài chính của Công ty là một khâu rất cằn có được sự quan tâm và tập trung ở mức độ cao về Kiểm soát nội bộ tại Công ty để có thể đạt được sự chính xác về mặt kỹ thuật của thiết bị, nguyên vật liệu và đạt được sự hiệu qua trong tài chính khi mua hàng của công ty Tuy nhiên, thực tế tại Công ty D.TEST Đà Nẵng, kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán chưa được các cấp quản lý chú trọng quan tâm dẫn đến trong quá khứ đã có những sai sót và gian lận không đáng có gây thiệt hại đến
lợi ích của công ty nói chung và của từng cá nhân trong công ty nói riêng, "Trong những năm gần đây, hoạt động của Công ty ngày cảng phát triển
Đây là cơ hội nhưng cũng là thách thức lớn đối với vấn đẻ quản lý của Công
ty D.TEST, đặc bi
là những vấn đề cụ thể cẳn được quan tâm, chú trọng,
trong hoạt động liên quan chu trình mua hàng và thanh toán như: Nhu cầu về số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa, vật tư và dịch vụ mua vào rất nhiều và đa dạng: Nguồn cung ứng hàng hóa và dịch vụ từ các doanh nghiệp trong nước và ngoài nước; Lượng hàng tồn kho lớn và phục vụ cho các dịch vụ được chỉa thành ba nhóm chính là Vật tư hảng hóa phục vụ hoạt động lắp đặt và cho thuê cơ sở hạ tằng về Viễn Thông, Vật tư hàng hóa phục vụ hoạt động lắp đặt, cho thuê cơ sở hạ tầng về Internet và Truyền hình và Vật tư hàng hóa phục vụ cho Quản lý Doanh nghiệp; Khối lượng công việc liên quan đến Mua hàng, đặc biệt là mua hàng Nhập khẩu ngày một tăng Chính vì chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm nhiều khâu, các khâu có liên quan đến
Trang 13
thanh toán là mua đúng, mua đủ và mua kịp thời
Nhận thấy những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty D.TEST Đà Nẵng và hiểu được yêu cầu
cốt lõi về kết quả đầu ra của chu trình mua hàng và thanh toán là đem lại nguồn vật tư, thiết bị cũng như các dịch vụ phục vụ cho hoạt động của công ty
là chất lượng và mang tính hiệu quả cao: bên cạnh đó là để hướng tới phục vụ công tác cổ phần hóa công ty trong thời gian sắp đến theo nhu cầu của các cấp lãnh đạo; nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chư trình mua hàng và thanh tốn tại cơng ty TIVHH Viễn thông Tìn học D.TEST Đà
Nẵng” có tính cắp thiết về mặt lý luận và thực tiễn, nhằm nâng cao chức năng quản lý và đề ra các biện phép nhằm giãm thiểu những rủi ro về sai sót và
gian lận có thể xảy ra, đảm bảo công ty sử dụng vốn hiệu quả, phục vụ hữu
ích cho việc tạo ra sản phẩm dịch vụ chất lượng cao và làm lẻ phát triển hoạt động kinh doanh trong tương lai
2 Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng với mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán; xác định được những vắt
Trang 14
trình mua hàng và thanh tốn Cơng ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng với các công đoạn của chu trình như sau: (1) Mua hàng gồm: ĐNMH, Lựa chọn NCC và Đặt hàng; (2) Nhận hàng và Nhập kho; (3) Theo dõi công nợ NCC; (4) Thanh toán cho NCC; (5) Đánh giá sau mua hàng
Pham vi nghiên cứu của để tài là Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng
4 Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp được vận dụng trong luận văn được chia làm hai loại chính: Phương pháp thu thập dữ liệu và Phương pháp xử lý dữ liệu
~ ˆ Phương pháp thu thập dữ liệu bao gồm:
+ Quan sát: Là phương pháp mà tác giả trực tiếp chứng kiến và thực hiện ghi nhớ hoặc ghi chép lại dữ liệu liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù
hợp với mục tiêu nghiên cứu
+ Phỏng vấn: Là phương pháp tác giả thực hiện hỏi - đáp trực tiếp đối với các đối tượng cung cấp thông tin liên quan đến đẻ tải
+ Sử dụng chứng từ, hồ sơ thực tế: Là phương pháp tác giả tiếp cận tải liệu thực tế tại phạm vỉ nghiên cứu liên quan đến đề tài nhằm tống hợp các dữ liệu và làm cơ sở cho các công đoạn tiếp theo của quá trình thực hiện đề tải
~_ Phương pháp xử lý dữ liệu bao gồm:
+ So sánh: Phương pháp đối chiếu thực tiễn về hoạt động kiểm soát chu
trình mua hàng và thanh tốn tại cơng ty với mơ hình kiểm sốt nội bộ trên
Trang 15
5 Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và các phụ lục của Luận văn, Bồ cục để tài được trình bây như sau:
Chương 1 Cơ sở lý luận về Kiểm soát nội bộ chu trình Mua hàng và
thanh toán
Chương 2 Thực trạng Kiểm soát nội bộ chu trình Mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đả Nẵng
“Chương 3 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ là một chủ đẻ cấp thiết trong nền kinh tế có tính cạnh tranh cao như ngày nay Do đó, không ít tác giả đã bảy tỏ quan điểm cá nhân
và những chất lọc trong nghiên cứu về chủ để được quan tâm ở mức độ cao Trong quá trình thực hiện để tải naj
ic gid tham khảo các tả liệu liên quan
đến cơ sở lý luận và thực tiễn về Kiểm soát nội bộ và Kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và (hanh toán như: hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) ban hành ngày 06/12/2012 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2014), khuôn khổ hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO (Ủy ban Chống gian lận khi lập
Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ Đồng thời, tác giả còn sử
dụng tài liệu là chương trình kiểm toán mẫu của Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) ban hành và các giáo trình Kiểm soát nội bộ thuộc
Trang 16- Đề tài "Tăng cường kiểm soát nội bộ chư trình mua hàng tại Tổng công ty Cổ phần dệt may Hòa Thọ” của Triệu Thị Ngọc Hiền (2012)
Nghiên cứu này dựa trên cơ sở lý luận và nghiên cứu thực tế công tác KSNB chu trình mua hàng tại Tổng công ty Cổ phẩn dệt may Hòa Thọ, sau phân tích, đánh giá thực trạng các thủ tục kiếm soát hiện có, chỉ ra được những khiếm khuyết cần được khắc phục và các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hang tại Tổng công ty Cổ phần Dệt may Hỏa Tho Luận văn đã đưa ra các kết quả của công tác KSNB chu trình mua hảng tại đơn vị như: hệ thống thông tin kế toán được thực hiện chỉnh chu, thống nhất; môi trường kiểm soát chặt chẽ với các thủ tục kiểm soát được thực hiện và báo cáo kết quả kịp thời giúp Nhà quản lý nắm bắt tinh hình thực tiễn Tuy nhiên, đề tài cũng chỉ ra những hạn chế, cụ thể: Các phòng ban được giao
quyền quyết định phần lớn và Ban Kiểm soát chưa phát huy hết vai trò, chức
năng của mình Từ đó, luận văn đưa ra các biện pháp khắc phục các thiếu sót và nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ
~ Đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh tốn trong mơi trường tin học ” của Nguyễn Thị Hồng Oanh (2015) Luận văn này xác định mục tiêu nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nhưng trong môi trường tin học, khác hẳn các đề tải truyền thống khác tại các công ty với các phương pháp được sử dụng là quan sát, phỏng vấn,
Trang 17
của Trân Thị Cẩm Thanh và cộng sự (2018) Đề tài này đề cập đến việc vận dung lý luận và nghiên cứu thực tiễn tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn tỉnh Bình Định, từ đó đề xuất giải pháp phù hợp nhằm tăng cường KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán cho các doanh nghiệp đó Tuy luận văn thể hiện rõ hơn về mơi trường kiểm sốt và chỉ ra những ưu điểm trong công tác mua hàng và thanh toán nhưng vẫn chưa thể hiện rõ hiệu quả cho các loại hình doanh nghiệp khác mà đang ở cách thể hiện cho các doanh nghiệp thương mại thuộc địa bản tỉnh Bình Định
= Dé tai “Tang cường Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước” của Nguyễn Thị Trà Giang (2013) được thực hiện với mục đích nghiên cứu kiểm soát nội bộ nói chung tại các doanh nghiệp và làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ, đặc biệt là chu trình mua hằng và thanh tốn tại Cơng ty TNHH Tân Phước, đánh giá công tác vận dụng thực tiễn đồng thời đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát tại đơn vị này Cũng tương tự như để tài trên, đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty Điện lực Quang Ngai” của Thạch Cảnh Thống (2019) tập trùng nghiên cứu vào cơ sở ý thuyết kiểm soát nội bộ, thực trạng vận dụng vào thực tế tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi và đề ra phương hướng hoàn thiện Kiểm sốt nội bộ cho “Cơng ty Cả hai bài luận văn thạc sĩ nêu trên tập trung phân tích và chỉ ra
Trang 18thanh toán để vận dụng vào thực tế công ty TNHH Viễn Thông Tin học D.TEST Đà Nẵng Do đó, luận văn này sẽ nghiên cứu rõ về Công ty TNHH học D.TEST Đà Nẵng để hướng đến kiểm soát nội bộ hữu
Viễn thông
Trang 191.1 TONG QUAN VE KIEM SOAT NOI BQ hộ Thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” được xuất hiện lần đầu tiên vào năm
1.1.1 - Định nghĩa kiểm soát
1929 tại Cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ, được định nghĩa là một công cụ được sử dụng để bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời thúc đây nâng cao hiệu quả hoạt động và cũng là cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của Kiểm toán viên Theo định nghĩa của Hiệp hội Kiểm toán Nội bộ (IIA), kiếm soát nội bộ (KSNB) là một hệ thống quy trình do các cấp quản lý, hội đồng, quản trị (HĐQT) và các nhân viên của đơn vị thực hiện, được thiết lập để
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu hoạt động hữu hiệu
và hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ Theo Hiệp hội Kế tốn viên cơng chứng Hoa Kỳ AICPA (1936) định nghĩa "Kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền vả các tài sản khác, cũng như kiểm
tra su chính xác trong ghỉ chép của số sách”
Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, viết tắt là COSO (1992), KSNB là một quá trình do
người quản lý, hội đồng quán trị và các nhân viên của đơn vị chi phi
i, no
được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu
đảm bảo: Báo cáo tài chính đáng tin
Trang 20
đã cập nhật những thay đổi về KSNB phù hợp với môi trường kinh doanh và nẻn kinh tế có nhiều chuyển biến, đặc biệt là tính chất hoạt động phức tạp của nhiều mô hình Doanh nghiệp trên thế giới Chính vì thế, Khái niệm Kiểm sốt nội bộ theo Khn khổ hợp nhất cập nhật là một tiến trình được thực hiện bởi Ban quan trị của doanh nghiệp, các nhà quản lý của doanh nghiệp và các nhân
sự khác có liên quan, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo cho việc đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo vả tuân thủ
Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13 có quy định khái 'KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế
niệt
toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đẻ ra”
Kiểm soát nội bộ được định nghĩa theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315, ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC là quy trình do kế, thực
Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thi
hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vi trong việc đảm bảo đô tin cây của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”
Từ những khái quát về khái niệm của Kiểm soát nội bộ đã phần nảo lâm rõ các chức năng quan trọng của Kiểm soát nội bô trong tổ chức, doanh nghiệp Đó là:
~ Một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ góp phần tạo nên thành công cho hoạt động của doanh nghiệp Do đó, Kiểm soát nội bộ Doanh nghiệp tốt sẽ
Trang 21quyết định đúng đắn
- KSNB giúp báo đảm việc thực hiện và quản lý thực hiện các quy định, chính sách, chế độ theo đúng Pháp luật và tính chất xã hội
~ Ban lãnh đạo có tầm nhìn để thiết kế kiểm soát nội bộ tốt sẽ dễ dàng phát hiện và có biện pháp đối với những rủi ro tiềm ẩn, rủi ro có thể xảy đến
và rủi ro đã từng xảy ra tại doanh nghiệp
- Cũng với phát hiện rủi ro là việc KSNB giúp phát hiện sai phạm ở mức cố ý hay vô tình gây ảnh hưởng lớn và nhỏ đến hoạt đông của doanh nghiệp - KSNB hữu hiệu giúp Ban lãnh đạo củng với các cá nhân khác thực hiện nhiệm vụ Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo tải sản được sử dụng ding mye di
~ Việc đảm bảo tính trung thực, đầy đủ, chính xác của chứng từ, số sách
kế toán cũng chịu tác động rất lớn từ KSNB của doanh nghiệp KSNB càng chặt chẽ, hữu hiệu sẽ giúp việc ghỉ chép nghiệp vụ kế toán và ghỉ nhận các nghiệp vụ chính xác và hợp lý; góp phần giúp cho việc tuân thủ tính pháp lý về việc lập báo cáo tải chính kịp thời và tuân thủ đúng quy định của Pháp luật
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ được nhắc đến trong khái niệm Kiểm
soát nội bộ theo COSO (2016) bao
cáo, mục tiêu tuân thủ Đơn vị cần thiết phải thiết lập các mục tiêu trên đây
mục tiêu hoạt đông, mục tiêu báo nhằm hướng đến mục tiêu chung của toàn đơn vị, cụ thể như sau:
~ Mục tiêu hoạt động: Lả mục tiêu đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả
Trang 22
nguồn vốn doanh nghiệp; mục tiêu tạo ra lợi nhuận, tăng trưởng doanh thu và
cắt giảm chỉ phí; nâng cao khá năng cạnh tranh và gìn giữ uy tín đối với các đối tác; việc thực hiện nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng thị trường
kinh doanh,
~ Mục tiêu báo cáo: Là mục tiêu đảm bảo tính trung thực, đầy đủ, phù hợp và nhất quán của thông tin được trình bày trên báo cáo theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành; đồng thời đảm bảo việc cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin trong và ngoài đơn vị một cách chính xác và kịp thời
~ Mục tiêu tuân thủ: Mục tiêu này được thể hiện bên trong và bên ngoài đơn vị Các hoạt đông của đơn vị phải luôn đảm bảo tuân thủ, chấp hành tốt các quy định, các chính sách và Pháp luật của Nhà nước Bên cạnh đó, mỗi cá nhân của đơn vị phải tuân thủ theo các nội quy, quy định, quy chế đã được đè
ra của đơn vị nhằm hướng tối một đơn vị thống nhất và tạo hiệu quả công
việc cao hon,
1.1.3 Các thành phần của kiểm soát nội bộ
Để cấu thành nên một hệ thống kiểm sốt nội bộ hồn chỉnh giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu của mình, không thể không kể đến các yếu tố quan trọng đã được đề cập đến trong báo cáo của COSO và được thể hiện trong chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315, đó là: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Thơng tin và truyền thơng và Hoạt động giám sát Cụ thể ở mỗi yếu tố đều có các nguyên tắc hoạt động riêng giúp các yếu tô này được đảm bảo thực hiện một cách đầy đủ và đồng thời cũng thể hiện các nội dung cơ bản của từng yếu tố trong hệ
Trang 23a Môi trường Kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt là tập hợp các chuẩn mục, các quy trình, và các cấu trúc thiết lập cơ sở cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ trong tổ chức
Trong môi trường kiểm soát, vai trò của Nhà quản lý là rất quan trọng Trong đó, đặc điểm nhà quản lý bao gồm phẩm chất, năng lực, triết lý và phong cách điều hành của nhả quản lý có ảnh hưởng sâu sắc đến các yếu tố trong mơi trường kiểm sốt nói riêng và cả quá trình thiết lập, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung Để tạo lập mơi trường kiểm sốt tích cực, nhà quản lý cần đảm bảo sao cho tỉnh than trách nhiệm, ý thức kiểm soát, thái độ tích cực và năng lực của mọi thảnh viên tổ chức được thiết lập và duy trì ở bên
mức cao phù hợp Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng bởi các yế
trong va bên ngoài, bao gồm lịch sử tổ chức, các giá trị, thị trường, môi trường cạnh tranh và môi trường pháp lý Mơi trường kiểm sốt tạo lập nền tảng để hỗ trợ quá trình đánh giá rủi ro đối với các mục tiêu của tổ chức, sự
vận hành của của các hoạt động kiểm soát, các hệ thống thông tin, trao đổi
thông tin và việc thực hiện các hoạt động giám sát Một tổ chức thiết lập và duy trì môi trường kiểm soát vững mạnh sẽ đứng vững được trước những áp lực bên trong và bên ngoài Điều này được thực hiện thông qua các hành vi nhất quán với cam kết của tổ chức đối với tính chính trực và các giá tri dao đức, giám sát đầy đủ các quy trình và các cấu trúc của tổ chức, thiết kế cơ cấu tổ chức với việc phan quyền và trách nhiệm phù hợp giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức và ý thức sâu sắc về sự chịu trách nhiệm đối với việc đạt được các mục tiêu
Mơi trường kiểm sốt được hình thành gồm 5 nguyên tắc liên quan:
~ Thứ nhất, tổ chức thể hiện cam kết đối với tính chính trực và các giá
Trang 24~ Thứ ba, tổ chức thiết lập các hoạt động kiểm sốt thơng qua các chính sách và các thủ tục thực thỉ các chính sách
d Thông tin và truyền thong
“Thông tỉn và truyền thông là yếu tố không thẻ thiếu của mọi loại hình doanh nghiệp Bởi lẽ, thông tin là yếu tố kết nối các đối tượng khác nhau của một tổ chức từ Hội đồng Quán trị, Nhà quản lý, các cá nhân trong tổ chức và cä các đối tượng sử dụng thông tin về tổ chức Để thông tin đến với các đối tượng sử dụng thông tin thì truyền thông là công cụ đắc lực, đảm bảo các thông tin được các đối tượng tiếp nhận cách chính xác, đầy đủ và kịp thời Tổ chức cần có thông tin để thực hiện trách nhiệm kiểm soát nội bộ, hỗ trợ cho việc thực hiện các mục tiêu của mình, BQL thu thập hoặc tạo lập và sử dụng,
các thông tin cô chất lượng và phủ hợp từ các nguồn thông tin bên trong và bên ngoài để phục vụ cho sự vận bảnh của thành phần hệ thống kid
bộ
sốt nội
“Trao đổi thơng tin là một tiến trình lặp đi lặp lại của việc cung cấp, chia sẽ và thu thập thông tin edn thiét, cho phép mọi thành viên của tổ chức nhận được thông điệp rõ ràng từ quản lý cấp cao về việc thực hiện một cách nghiêm túc các trách nhiệm kiểm sốt nội bơ Trao đồ thông tin gồm trao đổi trong nội bộ tổ chức và trao đổi với các đối tượng bên ngoài, có thể hỗ trợ việc chia sẻ thông tin sử dụng trong đánh giá rủi ro, thiết kế, thực hiện hoặc vận hành kiểm soát nội bộ, hoặc trong việc đánh giá tinh hữu hiệu của kiểm soát nội bộ
'Các nguyên tắc của thông tin và truyền thông là:
~ Thứ nhất, tô chức thu thập hoặc tạo lập và sử dụng các thông tin chat
lượng, phù hợp đề phục vụ sự vận hành của các thành phần khác của hệ thống
Trang 25- Thứ hai, tổ chức trao đổi thông tin trong nội bộ bao gồm các mục tiêu và các trách nhiệm KSNB cần thiết đề hỗ trợ sự vận hành của các thành phản khác của hệ thống KSNB;
- Thứ ba, tổ chức trao đổi thông tin với bên ngoài tổ chức liên quan đến các vấn đề có ảnh hưởng đến sự vận hành của các thành phần khác của hệ
thống kiểm soát nội bộ
e.- Hoạt động Giám sắt
Là hoạt động của nhà quản lý lên kế hoạch để thực hiện việc giám sát các hoạt động của Kiểm soát nội bộ tại tổ chức thường xuyên hay định ky để
đánh giá tính hữu hiệu của các hoạt động đó và có giải pháp sửa đổi hoặc thay
thể các yếu tổ không phủ hợp thông qua việc báo cáo kịp thời kết quả của quá
trình giám sát cho BQL hay HĐQT Hoạt động này được thực hiện qua 2 nguyên tắc;
~ Thứ nhất, tổ chức lựa chọn, phát triển, thực hiện các đánh giá thường
xuyên, đánh giá chuyên biệt để xem xét các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ có đang hiện diện và đang vận hành hay không;
~ Thứ hai, tổ chức đánh giá và báo cáo các điểm yếu KSNB một cách kịp thời cho cấp cáo thâm quyền như BQL, HĐQT để thực hiện các hành động khắc phục yếu kém
1.2 NOL DUNG KIEM SOÁT NOI BQ CHU TRINH MUA HANG VA
THANH TOAN
1.2.1 Đặc điểm cơ bản chu trình mua hàng và thanh toán
- Chu trình mua hảng và thanh toán bao gồm: ĐNMH, xét duyệt nhu cầu mua hàng, Lựa chọn NCC, Đặt hảng, Nhận hàng và Nhập kho, Theo dõi
Trang 26kế toán và thanh toán
hoạt động đặt hàng, nhận hàng, theo đối công nợ, ghỉ s
cũng phải được theo dõi và thực hiện một cách khoa học và mang lại hiệu quả cao,
~ Các chứng từ và số sách liên quan chu trình: Phiếu ĐNMH, Báo giá của các NCC và quyết định phê duyệt NCC, Đơn đặt hàng đã được phê duyệt, Phiếu giao nhận hàng và phiếu nhập kho hoặc biên bản bản giao hoàn thành đối với dịch vụ, các chứng từ kế toán như: số kế toán tiền mặt, tiền gửi, phiếu
chỉ, ủy nhiệm chi, s6 tng hợp vả chỉ tiết công nợ NCC,
~ Mua hàng và thanh toán là một trong những khâu đầu tiên của quy
trình lưu chuyển bàng hóa, gi vai trò quan trọng đổi với toàn bộ quy trình
Trang 27it §$ |[ Pšnghicáp 2 vật tự = ` lec — _J Gửi # | | mm Đơn đt hàng = hàng š Đội 2 chiếu ® với kế hoạch thơn Tựa chọn nhà cụngcấp |} ding Tập hợp 8 2 šẽ L= § Se Phe Phe re duyệt duyệt ae ỗ * Hop đồng Ễ Don dat Š ảng
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ Chu trình mua hàng và thanh tốn Ngn: Đường Nguyễn Hưng (2016)
Trang 28Giai đoạn 1: Mua hàng,
Lap ké hoach va DNMH: Õ mỗi doanh nghiệp, tùy vào phân bổ nguồn lực, thường sẽ có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất hay nhu cầu về hảng hóa tiêu thụ, đó là bộ phận kế hoạch Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm
bảo cũng cấp đầy đủ các yêu tổ đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng tới hoạt
h doanh của doanh nghiệp Khi có nhu cầu mua hàng của các bộ ộ phận kế hoạch sẽ lập giấy ĐNMH Giấy ĐNMH bao gồm các thông tin về mục đích yêu cầu mua hing, ma hằng, tên hàng, quy
động
phan trong doanh nghỉ
cách, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng
_Xết duyệt mua hàng: Yêu cầu mua hàng của từng bộ phân sau khi được sự phê duyệt của trưởng bộ phận thì sẽ chuyển lên cho những người có thắm quyền xem xét và phê duyệt để đảm bảo tính hợp lý của thông tin trên giấy ĐNMH và đảm bảo hàng hóa, dịch vụ được mua theo đúng mục đích, tránh tình trạng mua thiếu, mua thừa hay thậm chí là mua các mặt hàng không cần thiết Các công ty thường đề ra định mức tồn kho cho mỗi loại nguyên vậy
liệu, thiết bị, công cụ, và thực hiện việc theo dõi và kiểm soát Hàng kho theo định mức đó đẻ đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được hoạt
động bình thường Trưởng bộ phận có nhu cầu mua hàng sẽ là người chịu trách nhiệm phê duyệt việc mua hàng với sự kết hợp phê duyệt của trưởng bộ phận kế hoạch và khâu rà soát, phê duyệt cuối cùng của BGD
Trang 29chọn ra NCC phi hợp nhất Sự lựa chọn này căn cử vào giá cả, thỏa mãn nhụ
cầu mua hàng là mua đúng thứ cần mua, đúng chất lượng, chủng loại vả kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán, Việc lựa chọn NCC phải được người có thẩm quyền như trưởng bộ phận mua hàng hoặc giám đốc xem xét và phê duyệt lựa chọn
“Đặt hàng: Bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng và hợp đồng mua hàng hóa để theo dõi tiến độ thực hiện, gửi cho NCC để thông báo về việc đặt hàng đồng thời gửi cho bộ phận nhận hàng theo dõi để làm căn cứ đối chiế khi nhận hảng và gửi cho bộ phận ĐNMH để biết ĐNMH đã được thực hiện
và bộ phân kế tốn cơng nợ lưu trữ để thực hiện đối chiếu với hóa đơn mua
hàng
'Giai đoạn 2: Nhân hàng và Nhập kho
Thông thường công ty có phòng tiếp nhận để nhận hàng Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng căn cứ vào các thỏa thuận trong đơn đặt hàng hay
hợp đồng về số lượng, chất lượng, quy cách hàng mua để kiểm nhận, đồng
thời cần lập báo cáo nhận hàng ghi chép ính xác số lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận Đây là quy trình kiểm tra hàng hóa mua vào và kết cquả của quy trình này là các báo cáo nhận hàng Báo cáo nhận hàng được lập
thành 3 liên: một liên lưu tại bộ phận nhận hảng, một liên gửi cho kế toán để ghi nhận hàng mua đồng thời làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn, hợp đồng trước khi thanh toán, liên còn lại sẽ do bộ phận mua hàng lưu trữ Hàng sau nhận nếu đạt yêu cầu và đúng về nội dung so với ĐNMH sẽ được thực hiện bước lưu trữ hoặc tiêu thụ, cụ thể: Đồi với hàng hóa mua về tiêu thụ ngay sẽ
Trang 30
sẽ cùng thực hiện các công việc nghiệm thu hoặc xác nhận gid tri, khdi long,
chất lượng dịch vụ đã cung cắp nhằm làm căn cứ cho các giai đoạn tiếp theo
"Trường bợp bằng hóa, vật tư mua vào không đạt chốt lượng và yêu cầu,
-4 nhân thuộc các phòng ban có liên quan đến việc nhận hàng chịu trách nhiệm báo cáo lên cắp có thẩm quyền quyết định việc xử lý theo phương án thích hợp và có lợi nhất cho DN 2 xin Từng có đụ yên Số || mánha: sầu không 8 Không one đụ xã 4 i Wynn tông feq feel | Quymình 225 nt cong nhập kho g28 ° 2 š sim an ida bin kiên nhận Bin bin Nhập tho Phi i nine ne
Trang 31Giai đoạn 3: Theo đõi nợ phải trả
Việc ghỉ nhận nợ phải trả vào số sách kế toán được thực hiện khi kế toán nhận được hóa đơn của NCC Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng, hóa dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghỉ số chính xác và nhanh chóng Việc ghỉ số ban đầu có ảnh hưởng quan trọng tới các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đứng số tỉ
thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua vào và ghỉ
1 Phong ké toán (kế toán vật tư và kế toán thanh toán) chúng vào các số sách liên quan Khi nhận hóa đơn của người bán cần so sánh mẫu mã, số lượng, quy cách, chỉ phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên don dat hang cũng như báo cáo nhận hàng
Giải đoạn 4: Thanh toán
Trang 33Giai đoạn 5: Đánh giá sau mua hing # Phê duyệt bản = tổng hợp đánh giá 2 nhà cung cấp & g Xây dựng Đánh giá Ký ‘2 tiêu chí đánh nhà cung duyệt
2 giá nhà cung, cấp theo trên bản = cấp Phiếu đánh tong giá nhà hợp Se cng cấp đánh giá H nhà $ẽ Ze cùng : gi Bản tổng hợp đánh giá nhà Phiếu đánh giá nhà cũng, cùng cấp Chứng từ
Sơ đồ 1.4 Sơ đồ Giai đoạn Đánh giá NCC sau giao dich Nguôn: Đường Nguyễn Hưng (2016)
Sau khi hoàn thanh giao dịch với NCC, các đơn vị cần thiết phải đánh
giá sau mua hàng nhằm phục vụ cho các lần mua bằng kể tiếp, bản đảm được tính đúng đắn, khách quan và tiết kiệm được thời gian Cụ thể của giai đoạn
này, các đơn vị thực hiện đánh giá định kỳ sau mỗi lần mua bao gồm đánh giá tiêu chí về chất lượng, giá cả, tính kịp thời trong giao hằng, việc chuyển hàng
Trang 34
các vấn đề về khuyến mãi, chiết khấu, điều kiện thanh tốn Cơng việc này có thể được thực hiện thông qua phiếu đánh giá được gửi đến các phòng ban, bộ phận hoặc cá nhân có liên quan đến lần mua hàng gần nhất hoặc thực hiện thông qua cuộc họp các cá nhân liên quan
1.2.2 Các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh
toán
a Giai doan mua hang
Bang 1.1 Bang rủi ro có thể xây ra giai doạn mua hàng, Hoạt động Rủi ro có thể xảy ra
Lập kế hoạch |- Việc phê duyệt các nghiệp vụ mua hàng hoặc chỉ phí phát sinh được thực hiện bị động, dễ xây ra sai sót ~ Lập kế hoạch mua hàng không phù hợp nhu cầu, có thể nhiều hơn hoặc ít hơn không đảm bảo nhu cầu sản xuất ~ Nhụ cầu mua hàng không được xác thực;
~ Nhu cầu mua hàng được xác định không chính xác về
Đề nghị mua hàng số lượng, quy cách, chủng loại, chất lượng; : l
- Thời điểm xác lập nhu cầu ĐNMH không hợp lý, có thể quá sớm hoặc quá muộn
Xét duyệt ~ Người xét duyệt không chính trực, có mối quan hệ với mua hằng NCC và thực hiện gian lận trong xét duyệt
Trang 35b Giai đoạn nhận hàng
Bảng 1.2 Bảng rủi ro có thể xây ra đoạn nhận hàng
Hoạt động 'Rũi ro có thể xảy ra
Kiểm tra ~ Hàng đặt mua được đem đến nhưng không đúng về số
hàng nhập lượng, chủng loại, chất lượng như đơn đặt hàng và hợp đồng đã ký kết ~ Các thành viên của tổ tham gia kiểm tra hàng chủ quan, đếm và hành tra hàng qua loa hoặc không, tra, có thể gây thiệt hại cho các công đoạn sau Nhập kho đối với hàng hóa đạt chuẩn chất lượng, _ chúng loại, số lượng ~ Hàng sau kiểm đếm không được nhập kho kịp thờ
thể dẫn tới mắt mát, hư hỏng, giảm chất lượng
- Hàng đã nhập kho nhưng không lập phiếu nhập kho và không gửi đến các phòng ban liên quan để theo đối và nhập vào hệ thống Air lý hàng hóa không đạt chuẩn _ chất lượng, loại, số lượng
chúng Nhân viên phụ trách không thực hiện báo cáo với cấp trên để có phương án xử lý kịp thời Gây bất đồng giữa DN va NCC
Trang 36¢ Giai dogn theo dai cng ng Bảng 1.3 Bing n có thể xảy ra Hoạt động 'Rủi ro có thể xảy ra Thu thập thông tin và ghỉ nhận công nợ
- Công nợ với NCC được ghỉ nhận không đúng đắn, chẳng han do chứng tir mua hing bị thiếu hoặc không, hop lệ - Công nợ NCC được ghi nhận không chính xác vẻ tên NCC, số tiền, Theo dõi công 'Các khoản công nợ bị quá hạn thanh toán dẫn đến khó
nợ khăn trong việc phân bổ nguồn lực và tài sản để thanh tốn cơng nợ theo từng thời điểm
4 Giai đoạn thanh toán
Bang 1.4 Bing rũi ro có thể xây ra giai đoạn thanh toán Hoạt động Rúi ro có thể xảy ra
lập đề nghị | Đề nghị thanh tốn được lập khơng rõ ràng, chính xác thanh toán các nội dung, ảnh hưởng đến quá trình phê duyệt, dễ xây ra sai sót hoặc được lập hai lần cho việc thanh toán cùng một khoản cơng nợ
SSốt xét và phê _ |- Kế toán có thể lập chứng từ mua hàng giả mạo để được duyệt hỗ sơ
thanh toán thanh toán cho những khoản chỉ hoặc NCC không có thật hoặc có thể lập chứng từ thanh toán có giá trị cao hơn số
công nợ phải trả nhằm trực lợi
Trang 37
Hoạt động Rúi ro có thể xảy ra
~ Bộ phận phê duyệt thực hiện phê đuyệt đối với hỗ sơ đề nghị thanh tốn khơng có đủ căn cứ hợp lệ hoặc dé nghị thanh toán hai lần cho một khoản cơng nợ
Thanh tốn ~ Thực hiện thanh toán sai thông tin NCC gây mắt thời gian, thủ tục hoà
trả và kéo dài tiễn độ thanh toán, gây ảnh hưởng công việc chung
~ Thực hiện thanh toán trùng lắp cho những khoản công nợ đã thanh toán trong quá khứ
~ Nhân viên truy cập trái phép vào hệ thống kế toán va thực hiện hành vi gian lận như xóa, thay đổi, sao chép thông tin liên quan đến công nợ, NCC, thanh toán ~ Các khoản tiền dùng để thanh tốn cơng nợ bị chiếm dụng trong một khoảng thời gian trước khi thanh toán e Giai đoạn Đánh giá sau mua hàng Bảng 1.5 Bảng rúi ro có thể xảy ra gì loạn đánh giá sau mua hàng, Hoạt động 'Rủi ro có thể xảy ra
Đánh gié NCC ~ NCC không được đánh giá đúng đắn, khách quan sau quá trình thực hiện các giao dịch với đơn vị, có thể vì thiếu thông tin để đánh giá một cách đầy đủ
~ Thực hiện đánh giá sau mua trong thời gian dài làm cho các cá nhân đánh giá không còn khách quan
~ Đánh giá trùng lắp, nhằm lẫn giữa các NCC với nhau
Trang 38
Hoat dong Rúi ro có thể xảy ra
Phê duyệt đánh
gid NCC ~ Cá nhân có liên quan lần mua hảng trước có thể đưa ra ý és 6 tinh danh
giá sai NCC để chọn NCC mới có mỗi quan hệ mật thiết
không đúng đắn nhằm trục lợi như
- Kết quả đánh giá NCC không có hiệu lực, tác dụng đối
với các giao dịch sau đó 1.2.3 Mục tiêu của các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Mục tiêu cị
của kiểm soát chu trình mua hing va thanh toán li đảm
bảo tất cả các hoạt đông liên quan của chu trình được thực hiện cách trung thực, chính xác và đầy đủ, mang lại hiệu quả tốt nhất cho chu trình cũng như các chu trình tiếp theo Cụ thé về mục tiêu kiểm soát trong từng giai đoạn được thể hiện như sau
& Giai đoạn mua hàng
Bảng 1.6 Bảng Mục tiêu kiểm soát giai đoạn mua hàng,
Hoạt động Mục tiêu kiểm soát
Lập kế hoạch &
DNMH ~ Bảo đám kế hoạch mua hàng được lập đúng đắn, phản ánh đúng nhu cầu thực tế mua hàng của đơn vị - Bảo đảm nhu cầu mua hàng là có thực, được xác định hop lý
Xét duyệt mưa
Trang 39Hoạt động Myc tiêu kiểm soát
Lara chon NCC ~ Lựa chọn được NCC có giả cả, chất lượng và điều kiện mua hàng tốt nhất, có lợi nhất cho DN
Dat hang + Bảo đảm hợp đồng được lập đúng đắn trên cơ sở ĐNMH đã được duyệt
+ Bảo đảm đơn đặt hàng được lập đúng và kịp thời trên cơ sở ĐNMH hoặc hợp đồng đã ký kết
+ Bảo đảm đơn đặt hàng được gửi đúng và kịp thời đến NCC đã được lựa chọn ở bước trước đó đoạn nhận hàng
Bang 1.7 Băng Mục tiêu kiếm soát giai đoạn nhận hing Hoạt động Mục tiêu kiểm soát
Kiểm tra -Bảo đảm số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng làng nhập hàng mua vào theo đúng đơn đặt hàng
Trang 40Hoat dong Mục tiêu kiểm soát Xứ lý đi với hàng hóa không đạt chuẩn chất lượng, chúng loại, số lượng
~ Tất cả các trường hợp hàng hóa, vật tư không đạt chuẩn chất lượng, chủng loại, số lượng như ĐNMH, hợp đồng mua hàng, đơn dat hing phải được báo cáo kịp thời đến các cấp có thẩm quyền để đề ra phương hướng giải quyết phù hợp
¢ Giai đoạn theo dõi công nợ
Bảng 1.8 Bảng Mục tiêu kiểm soát giai đoạn theo dõi công nợ
Hoạt động Mục tiêu kiểm soát
Ghi nhận Công nợ với NCC được ghi nhân đúng đắn và chính xác công nợ
Theo dõi 'Các khoản công nợ được theo dõi thường xuyên, không công nợ để bị quá hạn gây ảnh hưởng đến khả năng thanh khoản
4L Giai đoạn thanh toán
Bang 1.9 Bảng Mục tiêu kiểm soát giai đoạn thanh toán
Hoạt động Mục tiêu kiếm soát
Lập đề nghi |- Bảo đảm đề nghị thanh toán được thể hiện rõ rằng, thanh toán chính xác, tạo điều kiện cho việc phê duyệt thanh toán
được chính xác
~ Bảo đảm đề nghị thanh tốn khơng bị lập hai lần cho việc thanh toán đối với cùng một khoản công nợ