KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG tại CÔNG TY TNHH vận tải và THƯƠNG mại hải yến

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán các khoản phải thu vàquản lý công nợ đặc biệt là khoản phải thu khách hàng tại doanh nghiệp, vận dụng kiến thức đã học em chọn đề tài “

Trang 1

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY

TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI HẢI YẾN

GVHD : Th.S NGUYỄN THỊ ĐOAN TRANG SVTH : NGUYỄN THỊ HIỀN

MSSV : 2120258131 LỚP : K21 KDN3

Đà Nẵng, năm 2021

Trang 2

MỤC LỤC

MỤC LỤC i

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC HÌNH VẼ vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 2

1.1 Các khái niệm cơ bản 2

1.2 Phân loại phải thu khách hàng 2

1.3 Nhiệm vụ của kế toán phải thu khách hàng 3

1.4 Tổ chức kế toán phải thu khách hàng trong doanh nghiệp 3

1.4.1 Chứng từ sử dụng 3

1.4.2 Tài khoản sử dụng 3

1.4.3 Nguyên tắc hạch toán 4

1.4.4 Kế toán các nghiệp vụ cơ bản 6

1.5 Sổ kế toán sử dụng 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI HẢI YẾN 10

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến 10

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 10

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh 11

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 11

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 13

2.1.5 Giới thiệu phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng 15

Ảnh 2.1 Giao diện phần mềm kế toán Fast Accounting 16

Ảnh 2.2 Danh mục khách hàng của Công ty 17

2.2 Thực trạng kế toán phải thu khách hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Vận tải và Thương mại Hải Yến 17

Trang 3

2.2.3 Sổ sách sử dụng 18

Biểu 2.1 Hóa đơn GTGT số 0000766 19

Biểu 2.2 Phiếu xuất kho số 0000766 20

Ảnh 2.3 Màn hình nhập liệu hóa đơn GTGT 0000766 22

Biểu 2.3 Báo Có 23

Ảnh 2.4 Màn hình nhập liệu Giấy Báo có 24

Ảnh 2.5 Màn hình nhập liệu hóa đơn số 0000790 27

Biểu 2.6 Phiếu thu số PT20 - 63 28

Ảnh 2.6 Màn hình nhập liệu Phiếu thu 29

Biểu 2.7 Sổ chi tiết Phải thu khách hàng 30

Biểu 2.10 Bảng cân đối phát sinh công nợ TK 131 33

Biểu 2.11 Sổ Nhật ký chung 35

Biểu 2.12 Sổ cái TK 131 38

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI HẢI YẾN 41

3.1 Nhận xét về kế toán phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến 41

3.1.1 Những kết quả đạt được 41

3.1.2 Những hạn chế tồn tại 42

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến 43

3.3 Điều kiện thực hiện giải pháp 44

KẾT LUẬN 45

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1

Trang 5

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

MỤC LỤC i

LỜI MỞ ĐẦU 1

Trang 6

Trang 7

KẾT LUẬN 45

DANH MỤC HÌNH VẼ MỤC LỤC i

Trang 8

LỜI MỞ ĐẦU 1

Trang 9

KẾT LUẬN 45

Trang 11

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, chúng ta đang chứng kiến sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế nước ta từmột nền kinh tế dựa vào nông nghiệp là chủ yếu sang một nền kinh tế có tỷ trọng côngnghiệp và dịch vụ cao, dựa vào nền tảng của nền kinh tế tri thức và xu hướng gắn vớinền kinh tế toàn cầu Chính sự chuyển dịch này đã tạo cơ hội và điều kiện thuận lợicho nhiều ngành kinh tế phát triển Song cũng làm phát sinh nhiều vấn đề phức tạp, đặt

ra cho các doanh nghiệp những yêu cầu và thách thức

Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải kinhdoanh có hiệu quả, điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải luôn nâng cao tínhcạnh tranh và phải có chiến lược phát triển không ngừng Một trong những vấn đề màcác doanh nghiệp phải đối mặt khi nền kinh tế thị trường càng phát triển là các quan hệtín dụng ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp Sự phát sinh nợ là một yếu tố tất yếutrong hoạt động kinh doanh, trong đó bao gồm cả tín dụng ngân hàng và tín dụngthương mại Tình trạng nợ nần và việc kiểm soát nợ nần cần được nhìn nhận từ cả haigóc độ: bên cung cấp tín dụng (chủ nợ) và bên đi vay (khách nợ) Nhiều doanh nghiệpđang phải đối mặt với mức độ rủi ro tín dụng rất cao, trong đó rủi ro về tổn thất nợ khóđòi là một nhân tố cần được kiểm soát chặt chẽ Trong nhiều trường hợp, tổn thất nợđọng giữa các doanh nghiệp đang tiếp tục gia tăng, làm suy giảm năng lực cạnh tranhcủa các doanh nghiệp, thậm chí dẫn tới nguy cơ phá sản

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán các khoản phải thu vàquản lý công nợ đặc biệt là khoản phải thu khách hàng tại doanh nghiệp, vận dụng

kiến thức đã học em chọn đề tài “Kế toán phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến” làm đề tài tốt nghiệp của mình.

Bố cục đề tài gồm:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán phải thu khách hàng trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kế toán phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến

Trang 12

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH

HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP1.1 Các khái niệm cơ bản

Các khoản phải thu là một loại tài sản của công ty được tính dựa trên tất cả cáckhoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con

nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty khi công ty bán hàng hoặc cung cấpdịch vụ Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảngcân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản

nợ chưa đến hạn thanh toán Một trong những bộ phận cấu thành nên các khoản phảithu là khoản phải thu khách thu của khách hàng là số tiền mà khách hàng đã mua hànghóa, thành phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán tiền Khoản nợ nàychiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trongcác khoản nợ phải thu

Phải thu khách hàng là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với kháchhàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ), cáckhoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ

Trên bảng cân đối kế toán, khoản phải thu khách hàng là tài sản của doanhnghiệp và được thể hiện qua tài khoản 131- phải thu của khách hàng Hầu hết cácdoanh nghiệp đều phát sinh khoản phải thu khách hàng nhưng với mức độ khác nhau.Việc quản lý khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro Nếukhông chấp nhận cho thanh toán sau khi nhận hàng hoặc ràng buộc điều kiện quá chặtchẽ thì có thể làm giảm doanh thu và lợi nhuận Nhưng nếu chấp nhận thì chi phí chokhoản phải thu tăng, có khả năng phát sinh các khoản nợ khó đòi và nghiêm trọng hơn

có thể dẫn tới nguy cơ phá sản cho doanh nghiệp Vì vậy, doanh nghiệp cần có phương

án sản xuất kinh doanh để tránh gặp phải nguy cơ xấu nhất

1.2 Phân loại phải thu khách hàng

Khoản phải thu khách hàng có thể phân loại theo thời hạn thu hồi gồm nợ ngắnhạn và nợ dài hạn:

Phải thu khách hàng ngắn hạn là khoản nợ phải thu khách hàng có thời hạn thuhồi không quá một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu lỳkinh doanh lớn hơn 12 tháng

Trang 13

Phải thu khách hàng dài hạn là khoản nợ phải thu khách hàng có thời hạn thuhồi hơn một năm hoặc quá một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu kỳ kinh doanhlớn hơn 12 tháng.

1.3 Nhiệm vụ của kế toán phải thu khách hàng

Để thực hiện tốt vai trò của mình, kế toán phải thu khách hàng cần phải thựchiện các nhiệm vụ sau:

- Tính toán, ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ từng khoản nợ phảithu, nợ phải trả theo từng đối tượng về số nợ phải thu, nợ phải trả, số nợ đã thu, đã trả,

số nợ còn phải thu, phải trả

- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ, quy định về quản lý cáckhoản nợ phải thu, nợ phải trả

- Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn,quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu, để quản lý tốt công nợ, góp phần cảithiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp

- Đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ

và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam

- Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợlâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặcnhận dịch vụ

- Lập báo cáo công nợ

- Lập thông báo thanh toán công nợ

- Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng kháchhàng, từng nhà cung cấp

1.4 Tổ chức kế toán phải thu khách hàng trong doanh nghiệp

1.4.1 Chứng từ sử dụng

Để thực hiện kế toán phải thu khách hàng, doanh nghiệp sử dụng các chứng từ

kế toán sau: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn bán hàng, Phiếu thu, Giấy báo Có, Biên bảnđối chiếu công nợ, Biên bản bù trừ công nợ…

1.4.2 Tài khoản sử dụng

Kế toán sử dụng TK 131 - Phải thu khách hàng để theo dõi, hạch toán kế toáncác khoản phải thu khách hàng

Trang 14

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 131 bao gồm:

Bên Nợ TK 131 Bên Có

- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh

trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS

đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài

chính;

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;

- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại

tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với

- Doanh thu của số hàng đã bán bịngười mua trả lại (có thuế GTGT hoặckhông có thuế GTGT);

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiếtkhấu thương mại cho người mua;

- Đánh giá lại các khoản phải thu bằngngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệgiảm so với Đồng Việt Nam)

Số dư bên Nợ

- Số tiền còn phải thu của khách hàng

- Số tiền nhận trước, hoặc số đã thunhiều hơn số phải thu của khách hàngchi tiết theo từng đối tượng cụ thể.(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng không có tài khoản cấp 2

1.4.3 Nguyên tắc hạch toán

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toáncác khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hànghóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ Tài khoản nàycòn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giaothầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành Không phản ánh vào tài khoản nàycác nghiệp vụ thu tiền ngay

+ Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đốitượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng haykhông quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán Đốitượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản

Trang 15

phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoảnđầu tư tài chính.

+ Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoảnphải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịchbán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường

+ Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại cáckhoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thuhồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biệnpháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được

+ Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuậngiữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch

vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua cóthể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao

+ Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàngtheo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theonguyên tắc:

- Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131),

kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phátsinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán).Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thìbên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhậntrước;

- Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phảiquy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượngkhách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh đượcxác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó) Riêngtrường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có tài khoản

131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thờiđiểm nhận trước;

- Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốcngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật Tỷ

Trang 16

giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá muangoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toántại thời điểm lập Báo cáo tài chính Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu

và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trongnhững ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch Các đơn vịtrong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảosát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng cógốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn

1.4.4 Kế toán các nghiệp vụ cơ bản

Sơ đồ hạch toán kế toán các nghiệp vụ cơ bản TK 131 - Phải thu khách hàng:

Trang 17

(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT- BTC)

Sơ đồ 1.1 Hạch toán kế toán phải thu khách hàng

Trang 18

1.5 Sổ kế toán sử dụng

Sổ kế toán các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán thông tư 200/2014/TT –BTC không bắt buộc phải áp dụng mẫu sổ kế toán như trước mà được tự thiết kế xâydựng riêng phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của mình nhưng phảiđảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch và đầy đủ.Trường hợp đơn vị không tự xây dựng được mẫu sổ có thể áp dụng biểu mẫu sổ kếtoán theo hướng dẫn tại phụ lục 4 ban hành theo Thông tư này Có các mẫu sổ sau:

Hình thức Nhật ký chung: Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ Nhật ki chung theo trình tự thời gian đồngthời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản có liên quan để phục vụ cho việc lên Sổcái Theo hình thức kế toán này, kế toán phải thu khách hàng sử dụng các Sổ sau:

+ Sổ Nhật ký chung

+ Sổ cái : Mở cho tài khoản TK 131

+ Sổ chi tiết: Kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi các đối tượng chi tiết theo từngtiêu chí phân loại như Sổ chi tiết phải thu khách hàng

Hình thức Nhật ký - Sổ cái : Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế tài

chính phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái theo trình tự thời gian và nội dungkinh tế Số liệu trên sổ nhật ký sổ cái được dùng để lập Báo cáo tài chính Kế toán phảithu khách hàng theo hình thức này sử dụng các sổ kế toán sau: Sổ nhật ký sổ cái, Sổcái TK 131, Sổ chi tiết phải thu khách hàng

Hình thức Nhật ký - Chứng từ: Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế tài

chính phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích nghiệp vụkinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ Căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đượckiểm tra lấy số liệu trực tiếp để ghi vào Nhật ký - chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết cóliên quan Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào Bảng kê, chi tiết thì căn

cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, Sổ chi tiết cuối tháng chuyển sổ liệu vào Nhật

Trang 19

Hình thức Chứng từ ghi sổ: Đặc trưng cơ bản của hình thức này là căn cứ vào

chứng từ ban đầu để ghi vào sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kếtoán tổng hợp gồm đi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghitheo nội dung kinh tế trên Sổ cái Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục theo từngtháng theo thứ tự trong Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, có chứng từ kế toán phải đượckiểm duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Kế toán phải thu khách hàng áp dụng theo hình thức này sử dụng các sổ kế toánsau:

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Chứng từ ghi sổ

+ Sổ cái TK 131

+ Sổ chi tiết phải thu khách hàng

Hình thức kế toán trên máy vi tính : Công việc kế toán được thực hiện trên

một phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo hìnhthức kế toán nào thì sẽ có các loại sổ của hình thức đó và không bắt buộc phải giốngmẫu sổ của hình thức kế toán đó ghi bằng thủ công

Trang 20

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI

CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI HẢI YẾN

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

- Tên công ty viêt bằng tiếng việt: CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNGMẠI HẢI YẾN

- Tên công ty viết tắt: Hai Yen – Co.,Ltd

- Địa chỉ trụ sở chính: Xóm 5, xã Trung Thành, huyện Yên Thành, tỉnh NghệAn

- Đại diện theo pháp luật : Ông Phan Bá Hải

- Mã số thuế : 2901092874

- Điện thoại: 0383863319

Công ty được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số:

2901092874 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố tỉnh Nghệ An cấp ngày 18/06/2009 với lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính là cung cấp, buôn bán vật liệu xây dựng

Những buổi đầu mới thành lập, do nhân lực, thiết bị và tiềm lực tài chính thiếunên Công ty còn gặp nhiều khó khăn và hạn chế Theo thời gian, bằng tinh thần họchỏi, trau dồi kinh nghiệm, luôn nâng cao trình độ năng lực cho toàn thể cán bộ côngnhân viên trong công ty, tạo được sự tín nhiệm của khách hàng thông qua chất lượngdịch vụ ngày càng được nâng cao mà Công ty cung cấp

Tuy trong quá trình thực hiện Công ty gặp không ít khó khăn về nhân lực, chưa

có kinh nghiệm trong quản lý, trang thiết bị còn thiếu và phải đi thuê ngoài do đó khảnăng chủ động trong việc khai thác kinh doanh gặp nhiều khó khăn Công ty xác định

rõ, trong giai đoạn hội nhập, việc ký kết được hợp đồng với các đối tác đòi hỏi Công typhải đưa ra các dịch vụ có chất lượng và cạnh tranh nhất để đáp ứng mọi nhu cầu từphía khách hàng kể cả những khách hàng có yêu cầu chất lượng cao nhất Trong nhữngthời điểm khó khăn, Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến vẫn nhận được

sự tin cậy từ các công ty, doanh nghiệp và các bạn hàng đã tạo cho công ty ngày càngtrưởng thành và vững mạnh

Qua từng năm phát triển trải qua rất nhiều khó khăn và thách thức, sau hơn 12năm hoạt động công ty đã có những bước tiến đáng kể với doanh thu hàng năm tăngkhoảng 15% Tuy có trải qua tác động của các cuộc khủng hoảng của nền kinh tế thế

Trang 21

giới nhưng lợi nhuận của công ty hầu như không bị ảnh hưởng, bên cạnh đó, số lượngkhách hàng ngày càng tăng nhờ uy tín hoạt động của công ty trên thị trường kinhdoanh mặt hàng vật liệu xây dựng.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh

Với đặc điểm là một doanh nghiệp thương mại, quy trình kinh doanh củacông ty được thiết kế theo sơ đồ sau:

Bước 1: Xác nhận đơn đặt hàng từ khách hàng : Với các sản phẩm hàng hóamang tính kỹ thuật, và giá trị tương đối cao công ty xây dựng chính sách không để tồnkho quá nhiều Khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng ( có thể thông qua hình thức chàogiá cạnh tranh, …), công ty xác nhận số lượng, các phương thức giao nhận hàng, đơngiá cho số lượng hàng cần nhập

Bước 2: Nhập hàng từ nhà cung cấp: Sau khi thương thảo các điều kiện về giaonhận hàng, đơn giá ( thỏa thuận bằng hợp đồng hoặc không), công ty tiến hành nhậphàng về kho, kiểm nhập đủ số lượng, chất lượng sản phẩm

Bước 3: Xuất bán sản phẩm: Để xuất bán sản phẩm và tiến hành giao hàng chokhách hàng, hàng hóa có thể được giao từ kho công ty hoặc giao thẳng từ nhà cung cấpđến tay khách hàng ( giao tay ba), tiến hành kiểm nhập 03 bên, xác nhận công nợ vàxuất hóa đơn bán hàng

Bước 4: Theo dõi và thu hồi công nợ: Sau khi tiến hành giao hàng, và làm cácthủ tục cần thiết để thanh toán, phòng Tài chính có trách nhiệm theo dõi công nợ phảithu và phải trả theo các điều kiện hai bên đã thống nhất

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến tổ chức bộ máy quản lý theo

mô hình tổ chức tập trung, mọi hoạt động của công ty đều chịu sự điều hành trực tiếp

từ Ban Giám Đốc

Trang 22

(Nguồn :Phòng Hành chính)

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Giám đốc: Là người điều hành trực tiếp mọi hoạt động của công ty và chịu

trách nhiệm trước pháp luật và trước tập thể cán bộ, công nhân viên trong công ty,Giám đốc trực tiếp chỉ đạo các phòng ban chức năng trực thuộc công ty, luôn đôn đốccác đội thi công phải cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao Là người trực tiếp giaodịch và ký kết các hợp đồng với khách hàng và quyết định bộ máy tổ chức trong công

ty để đảm bảo hoạt động một cách tốt nhất

Phó Giám đốc: Được giám đốc giao trách nhiệm về công tác quản lý nhân sự:

bao gồm phân công, bố trí nhân sự, đôn đốc và quản lý nguồn lực theo đúng quy địnhcủa công ty Ngoài ra còn đào tạo, đánh giá khen thưởng nhân viên, tham gia phỏngvấn và đào tạo nhân viên mới Dẫn dắt, phát triển đội ngũ nhân sự đáp ứng yêu cầu,chức năng và nhiệm vụ của họ Phó giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ các bộ phận, điềuphối ngân sách, lập kế hoạch để đảm bảo quá trình hoạt động trơn tru Trao đổi vớiGiám đốc, thảo luận về các lựa chọn để có quyết định chính sách phù hợp

Phòng Kế toán: có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn

tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán kếtoán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính của Nhà nước

Phòng Kinh doanh: có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho BanGiám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch

vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất Phòng kinh doanh

Trang 23

có chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sảnphẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứngnhu cầu của thị trường Các hoạt động này sẽ góp phần mở rộng và phát triển thịtrường mục tiêu cho doanh nghiệp có phương án phát triển nguồn khách hàng tiềmnăng mới cho doanh nghiệp Đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với kháchhàng hiện có.

Phòng Hành chính: Có nhiệm vụ giải quyết mọi công việc của công ty, tổ chức

thực hiện công tác văn phòng, quản lý công văn giấy tờ có liên quan đến tổ chức hànhchính Giúp giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự, hành chính của công ty Xâydựng và tổ chức bộ máy hoạt động của công ty, lập kế hoạch xây dựng phát triển độingũ cán bộ, sắp xếp , tiếp nhận điều động nhân viên, tới các vị trí phù hợp với cácchức năng Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng,nhiệm vụ của các phòng ban

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty

Để phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty, thuận lợi trong việc cung cấpcác thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, tuân thủ luật kế toán, chuẩnmực, các chế độ hiện hành của Nhà nước Công ty áp dụng tổ chức bộ máy kế toántheo hình thức tập trung Bộ máy kế toán thực hiện từ khâu thu nhận chứng từ, phânloại, xử lý chứng từ đến khâu ghi sổ và lập báo cáo kế toán

Quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán là quan hệ trực tuyến, mỗinhân viên được phân công phụ trách một phần hành kế toán và chịu sự điều hành quản

lý trực tiếp của kế toán trưởng Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồsau:

(Nguồn: Phòng Kế toán)

Sơ đồ 2.2 : Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Chức năng, nhiệm vụ của các phần hành kế toán

Kế toán trưởng kiêm KT tổng hợp

Kế toán kho Kế toán công nợ mua hàng Kế toán thuế

Trang 24

Kế toán trưởng kiêm KT tổng hợp: Phụ trách chung và điều hành toàn bộ

công tác kế toán của đơn vị, chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về quản

lý, sử dụng các loại lao động vật tư, tiền vốn trong sản xuất kinh doanh Tổ chứchạch toán các quá trình hạch toán sản xuất kinh doanh, xác định kết quả kinhdoanh và lập báo cáo tài chính, xem xét ký duyệt các bản báo cáo tài chính, các bảnhợp đồng, phân tích số liệu báo cáo tài chính để tư vấn cho ban giám đốc

Kế toán kho: Kế toán kho (hay còn gọi là kế toán theo dõi hàng tồn kho) là một

trong những vị trí kế toán viên từng phần hành làm việc tại kho chứa hàng hóa, nguyênvật liệu trong các doanh nghiệp; chịu trách nhiệm chính trong việc lập hóa đơn chứng

từ và theo dõi chi tiết hàng hóa trong kho, bao gồm cả tình hình hàng nhập – xuất –tồn; đối chiếu các hóa đơn, chứng từ sổ sách với số liệu thực tế do Thủ kho trình lên,giúp hạn chế tối đa những rủi ro, thất thoát cho doanh nghiệp

Kế toán công nợ và mua hàng: Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi,

phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn tronghoạt động của doanh nghiệp Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác cácnghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợpvới thời hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau.Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luậtthanh toán Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại choquản lý để có biện pháp xử lý (nợ trong hạn, nợ quá hạn, các đối tượng có vấn đề )

Kế toán thuế: Có trách nhiệm theo dõi, dựa vào các hóa đơn, chứng từ để xác địnhcác khoản thuế mà công ty phải nộp cho nhà nước và xác định các khoản thuế phải nộp hộ,thu hộ Cập nhật các luật thuế mới, lập các báo cáo thuế

Trang 25

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là: Kê khai thường xuyên.Tổ chức hạchtoán chi tiết theo phương pháp thẻ song song.

- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền

- Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc bao gồm: chi phí mua, chi phí chếbiến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho

- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ

- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: phương pháp khấu hao theo đườngthẳng áp dụng theo TT45/2013/ TT-BTC của Bộ Tài Chính

2.1.5 Giới thiệu phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng

Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING10RC2.Với phần mềm kế toán FAST, người sử dụng chỉ cần cập nhật các chứng từ banđầu, ở các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo chương trình FAST sẽ tự độngtính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các sổ sách, báo cáo kế toán theo mẫubiểu quy định.Đồng thời kết xuất và cung cấp các thông tin, các báo cáo phân tíchquản trị phục vụ cho công tác quản lý và Ban giám đốc công ty

Tính năng, ưu điểm của Fast Accounting

• Người sử dụng dễ dàng kiểm tra đối chiếu báo cáo tổng hợp và chi tiết, trangược về chứng từ gốc nhanh chóng chỉ bằng thao tác đơn giản

• Là công cụ tuyệt vời cho phép người dùng lên các báo cáo so sánh giữa các kỳtrong năm, các kỳ của năm nay với các năm trước

• Đối với các đơn vị có công ty thành viên, Fast Accounting cung cấp các báo cáophân tích theo đơn vị cơ sở hoặc tổng hợp toàn công ty

• Thao tác nhập liệu dễ dàng, nhanh chóng trên các chứng từ và báo cáo

• Chuyển từ màn hình chứng từ này sang màn hình chứng từ khác linh hoạt

• Lựa chọn các danh mục từ điển thông qua tên hoặc mã

• Fast Accounting cho phép bảo mật theo từng người dùng phần mềm Có thể phânquyền cho người sử dụng đến từng chức năng công việc, chứng từ, danh mục

• Fast Accounting cung cấp các mẫu in báo cáo và chứng từ theo 2 ngôn ngữViệt, Anh

• Fast Accounting hỗ trợ đánh số tự động các chứng từ, có công cụ đánh số lại

Trang 26

Fast Accounting gồm 17 phân hệ được chia thành các mục tổng hợp Cụ thểnhư sau : Hệ thống, Kế toán tổng hợp, Tiền mặt tiền gửi tiền vay, Bán hàng và công nợphải thu, Mua hàng và công nợ phải trả, Hàng tồn kho, Báo cáo chi phí theo tiểu khoản

- khoản mục, Báo cáo vụ việc giá thành công trình, Giá thành sản xuất liên tục, Giáthành sản xuất theo đơn hàng, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, Báo cáo thuế, Báocáo quản trị theo các trường tự do, Báo cáo quản trị theo thời gian, Báo cáo quản trịtheo Đơn vị cơ sở, Thuế thu nhập cá nhân

Ngoài ra, để tiện cho việc theo dõi quá trình hoạt động kinh doanh trong doanhnghiệp, đặc biệt là trong quá trình mua bán hàng hóa từng đối tượng khách hàng, cáchàng hóa và các kho liên quan,…được mã hóa trong phần mềm

Ảnh 2.1 Giao diện phần mềm kế toán Fast Accounting

(Nguồn : Phòng Kế toán)Nguyên tắc mã hóa các đối tượng quản lý:

- Đối với hàng hóa: Mỗi hàng hóa được khai báo một mã riêng được gọi là mãhàng Bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mô tả khác như: Tên hàng hóa, đơn vị tính,tài khoản kho, tài khoản giá vốn, cách tính giá hàng tồn kho Các thông tin này được

sử dụng để tự động hóa khi nhập, xuất các chứng từ, nhập xuất số liệu

- Đối với khách hàng của Công ty: Danh mục khách hàng được dùng để quản lýchung các khách hàng có quan hệ mua bán với công ty, mỗi khách hàng được gán nhậndiện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng và được mô tả chi tiết thông qua các

Trang 27

thuộc tính: Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế Việc khai báo danh mục khách hàngđược thực hiện khi bắt đầu đưa phần mềm vào sử dụng và trong quá trình sử dụng nếuphát sinh khách hàng mới có thể khai báo thêm.

Ảnh 2.2 Danh mục khách hàng của Công ty

2.2.1 Chứng từ sử dụng

Hóa đơn Giá trị gia tăng, Phiếu thu, Giấy báo có, Biên bản đối chiếu công nợ,Hợp đồng kinh tế…

2.2.2 Tài khoản sử dụng

Công ty sử dụng TK 131 – Phải thu khách hàng để theo dõi hạch toán các

khoản phải thu khách hàng

Nếu TK 131 đang dư bên Nợ : Số tiền còn phải thu khách hàng

Nếu TK 131 đang dư bên Có : Số tiền khách hàng thanh toán còn thừa

Trang 28

Đối với các khoản mà khách hàng thanh toán ngay, kế toán vẫn sử dụng TK 131làm tài khoản trung gian khi thanh toán khi ghi nhận các khoản phải thu theo từng lầnbán hàng Khi khách hàng thanh toán sẽ lập phiếu thu nếu thanh toán bằng tiền mặt,hoặc Giấy báo Có từ ngân hàng nếu thanh toán bằng chuyển khoản Việc sử dụng TK

131 trong trường hợp này, một mặt giúp công ty quản lý công nợ tốt hơn, một mặtđánh giá được khả năng, cũng như thời gian thanh toán cho từng đối tượng khách hàng

Trích dẫn 1: Ngày 18 tháng 12 năm 2020 công ty xuất hóa đơn GTGT số

0000766 (biểu 2.1) và Phiếu xuất kho số 0000766 (biểu 2.2) cho Công ty TNHH DanhNhung để xuất bán lượng thép xây dựng với tổng số tiền chưa thuế GTGT là332.744.700 đồng, thuế GTGT là 10% Kế toán ghi nhận doanh thu và các khoản phảithu khách hàng bằng bút toán sau:

Nợ TK 131 : 366.019.170 (Chi tiết Công ty TNHH Danh Nhung )

Có TK 511 : 332.744.700

Có TK 3331: 33.274.470

Trang 29

Biểu 2.1 Hóa đơn GTGT số 0000766

(Nguồn: Phòng Kế toán)

Trang 30

Biểu 2.2 Phiếu xuất kho số 0000766

(Nguồn: Phòng Kế toán)Với hóa đơn GTGT trên, để ghi nhận vào phần mềm kế toán ta thực hiện nhưsau:

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng.Kế toántiến hành lập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Để lập được hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, kế toán vào phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, chọn hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, xuất hiện

Định dạng
Số trang	60
Dung lượng	7,9 MB