Bảng tổng hợp công nợ phải thu, Sổ chi tiết phải thu khách hàng, Sổ Nhật ký Chung, Sổ cái TK 131.
Để minh họa cho nghiệp vụ kế toán phải thu khách hàng tại Công ty, em xin được trích dẫn một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:
Trích dẫn 1: Ngày 18 tháng 12 năm 2020 công ty xuất hóa đơn GTGT số
0000766 (biểu 2.1) và Phiếu xuất kho số 0000766 (biểu 2.2) cho Công ty TNHH Danh Nhung để xuất bán lượng thép xây dựng với tổng số tiền chưa thuế GTGT là 332.744.700 đồng, thuế GTGT là 10%. Kế toán ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu khách hàng bằng bút toán sau:
Nợ TK 131 : 366.019.170 (Chi tiết Công ty TNHH Danh Nhung ) Có TK 511 : 332.744.700
Biểu 2.1. Hóa đơn GTGT số 0000766
Biểu 2.2. Phiếu xuất kho số 0000766
(Nguồn: Phòng Kế toán) Với hóa đơn GTGT trên, để ghi nhận vào phần mềm kế toán ta thực hiện như sau:
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng.Kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Để lập được hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, kế toán vào phân hệ bán
màn hình nhập liệu như Ảnh 2.1. Với nghiệp vụ bán hàng trên thì chúng ta điền thông tin cần thiết vào các nội dung trong đó như :
Loại hóa đơn : 1
Mã khách : DT0001-Công ty TNHH Danh Nhung
Địa chỉ : Xóm Mới, xã Minh Thành, huyện Yên Thành, tỉnh Nghệ An Diễn giải : Công ty không diễn giải nội dung này
Ngày hóa đơn, ngày lập phiếu xuất, quyển số, số phiếu xuất, tỷ giá, ....
Ở mục mã hàng, chúng ta chọn mã hàng xuất, sau đó phần mềm sẽ tự động hiện tên hàng hóa mà mình cần xuất. Ở mục số lượng, chỉ cần nhập số lượng cần xuất, đơn giá, phần mềm sẽ tự tính ra thành tiền.
Ở mục trạng thái, chúng ta nhấn chọn đã ghi sổ cái. Sau đó chọn lưu chứng từ, để in chứng từ thì chúng ta ấn vào nút in chứng từ.
Sau khi nhập số liệu vào phần mềm, nhập lệnh,máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết tài khoản 5111, TK131, TK 33311.
Ảnh 2.3. Màn hình nhập liệu hóa đơn GTGT 0000766
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Trích dẫn 2: Đến ngày 23 tháng 12 năm 2020 công ty Danh Nhung thanh toán
cho Công ty số tiền 290.000.000 đồng theo Báo Có (biểu 2.2) cùng ngày. Kế toán ghi nhận giảm các khoản phải thu khách hàng bằng bút toán sau:
Nợ TK 11213: 290.000.000
Biểu 2.3. Báo Có
(Nguồn: Phòng Kế toán) Với giao dịch trên, kế toán tiến hành nhập liệu trên phần mềm theo thông tin sau:
Từ giao diện phần mềm kế toán, chọn phân hệ “tiền mặt, tiền gửi, tiền vay” chọn tiếp “ Giấy báo có (thu) của ngân hàng” và tiến hành nhập liệu:
Loại phiếu thu : 2 ( Thu chi tiết theo khách hàng) Ngày hạch toán: 23/12/2020 Ngày lập phiếu: 23/12/2020 Quyển số: BC01 Số phiếu: tự nhảy Tỉ giá giao dịch: VNĐ Ở mục mã khách hàng, chúng ta chỉ cần điền mã DT0001 hệ thống sẽ tự động hiện tên khách hàng là Công ty TNHH Danh Nhung
Mục địa chỉ, tự động hiện: xóm Mới, xã Minh Thành, huyện Yên Thành, tỉnh Nghệ An
Lí do nộp: Thu tiền hàng
Ở mục tài khoản nợ. Chọn tài khoản 11213
Ở mục tên tài khoản: Tiền VND gửi Ngân hàng Vietinbank Yên Thành
Tại phần hạch toán, tài khoản Có ghi số hiệu 1311, phát sinh Nợ ghi 290.000.000
Sau khi nhập xong những thông tin cần thiết, chúng ta chọn mục trạng thái và chọn đã ghi sổ cái, sau đó chúng ta nhấn nút lưu, để in giấy báo Có (thu) chúng ta chon mục “in chứng từ”.
Ảnh 2.4. Màn hình nhập liệu Giấy Báo có
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Trích dẫn 3: Ngày 27 tháng 12 năm 2020 công ty xuất hóa đơn GTGT số
0000790 (biểu 2.4) và Phiếu xuất kho số 0000790 (biểu 2.5) cho Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại DH để xuất bán lượng thép xây dựng với tổng số tiền chưa thuế GTGT là 396.713.400 đồng, thuế GTGT là 10%. Kế toán ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu khách hàng bằng bút toán sau:
Nợ TK 131 : 436.384.740 (Chi tiết Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại DH
Có TK 511 : 396.713.400 Có TK 3331: 39.671.340
Biểu 2.4. Hóa đơn GTGT số 0000790
Biểu 2.5. Phiếu xuất kho số 0000790
(Nguồn: Phòng Kế toán) Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng.Kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.
Để lập được hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, kế toán vào phân hệ bán
hàng và công nợ phải thu, chọn hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, xuất hiện
màn hình nhập liệu như Ảnh 2.3. Với nghiệp vụ bán hàng trên thì chúng ta điền thông tin cần thiết vào các nội dung trong đó như :
Loại hóa đơn : 1
Mã khách : DT0094-Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại DH Địa chỉ : Xóm Mới, xã Minh Thành, huyện Yên Thành, tỉnh Nghệ An Diễn giải : Công ty không diễn giải nội dung này
Ngày hóa đơn, ngày lập phiếu xuất, quyển số, số phiếu xuất, tỷ giá, ....
Ở mục mã hàng, chúng ta chọn mã hàng xuất, sau đó phần mềm sẽ tự động hiện tên hàng hóa mà mình cần xuất. Ở mục số lượng, chỉ cần nhập số lượng cần xuất, đơn giá, phần mềm sẽ tự tính ra thành tiền.
Ở mục trạng thái, chúng ta nhấn chọn đã ghi sổ cái. Sau đó chọn lưu chứng từ, để in chứng từ thì chúng ta ấn vào nút in chứng từ.
Sau khi nhập số liệu vào phần mềm, nhập lệnh,máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết tài khoản 5111, TK131, TK 33311.
Ảnh 2.5. Màn hình nhập liệu hóa đơn số 0000790
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Trích dẫn 4: Đến ngày 30 tháng 12 năm 2020 công ty DH thanh toán cho Công
ty số tiền 350.000.000 đồng theo Báo Có của ngân hàng. Kế toán lập phiếu thu (biểu 2.4) ghi nhận tăng khoản tiền gửi ngân hàng đồng thời giảm các khoản phải thu khách hàng bằng bút toán sau:
Nợ TK 11213: 350.000.000 Có TK 1311 : 350.000.000
Biểu 2.6. Phiếu thu số PT20 - 63
(Nguồn: Phòng Kế toán) Với phiếu thu trên được nhập liệu trên phần mềm kế toán như sau:
Từ giao diện phần mềm kế toán, chọn phân hệ “tiền mặt, tiền gửi, tiền vay” chọn tiếp “ phiếu thu tiền mặt” và tiến hành nhập liệu:
Loại phiếu thu : 2 ( Thu chi tiết theo khách hàng) Ngày hạch toán: 30/12/2020 Ngày lập phiếu: 30/12/2020 Quyển số: PT01 Số phiếu: tự nhảy Tỉ giá giao dịch: VNĐ Ở mục mã khách hàng, chúng ta chỉ cần điền mã DT0094 hệ thống sẽ tự động hiện tên khách hàng là Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại DH
Mục địa chỉ, tự động hiện: Xóm Mới, xã Minh Thành, huyện Yên Thành, tỉnh Nghệ An
Lí do nộp: Thu tiền hàng
Ở mục tài khoản nợ. Chọn tài khoản 11213
Ở mục tên tài khoản: Tiền VNĐ gửi Ngân hàng Vietinbank Yên Thành
350.000.000
Sau khi nhập xong những thông tin cần thiết, chúng ta chọn mục trạng thái và chọn đã ghi sổ cái, sau đó chúng ta nhấn nút lưu, để in phiếu thu chúng ta chon mục “in chứng từ”.
Ảnh 2.6. Màn hình nhập liệu Phiếu thu
(Nguồn: Phòng Kế toán) Dữ liệu nhập vào máy từ các hóa đơn theo lập trình sẵn chạy vào các sổ sách liên quan như: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 511 , Sổ Cái TK 131,…Để xem, in các sổ sách, báo cáo vào cuối tháng khi cần thiết, ta thực hiện như sau : vào hệ thống, vào sổ kế toán tổng hợp- chọn sổ tổng hợp theo hình thức nhật ký chung - sổ cái của một tài khoản, sau đó màn hình lọc hiện ra cho phép mình lựa chọn tên tài khoản cần xem, chọn thời gian xem sổ từ ngày .... đến ngày....ấn nút enter hoặc nhấn ok trên màn hình. Màn hình kế toán hiện ra giao diện của sổ cái tài khoản. Sau khi nhập liệu hết toàn bộ các chứng từ bán ra trong kỳ, các chứng từ thanh toán kế toán sẽ lên Sổ chi tiết TK 131 của từng khách hàng, Bảng cân đối phát sinh công nợ phải thu, Sổ cái TK 131.
Tương tự để xem sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng, kế toán vào phân hệ “bán hàng và công nợ phải thu’, chọn tiếp “báo cáo công nợ khách hàng”, chọn tiếp “sổ chi tiết công nợ của một khách hàng”, sau đó màn hình hiện ra khung màn hình cho mình lựa chọn, ở mục tài khoản chúng ta chọn tài khoản 131, ở mã khách hàng chúng ta điền mã khách hàng đã được mã hóa (DT0001) ở mục ngày tháng chọn từ
ngày 01/12/2020 đến 31/12/2020 , màn hình kế toán hiện ra giao diện Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng Công ty TNHH Danh Nhung (131DT0001).
Biểu 2.7. Sổ chi tiết Phải thu khách hàng
Hoặc để xem Sổ chi tiết phải thu Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại DH, ta chọn mã khách hàng ( DT0094) màn hình kế toán hiện ra giao diện Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại DH (131DT0094).
Biểu 2.9. Sổ chi tiết Phải thu khách hàng
Để xem bảng cân đối phát sinh công nợ phải thu trong kỳ, kế toán vào phân hệ “bán hàng và công nợ phải thu’, chọn tiếp “báo cáo công nợ khách hàng”, chọn tiếp “bảng cân đối phát sinh công nợ của một tài khoản”, sau đó màn hình hiện ra khung màn hình cho mình lựa chọn, ở mục tài khoản chúng ta chọn tài khoản 131, ở mục ngày tháng chọn từ ngày 01/12/2020 đến 31/12/2020 , màn hình kế toán hiện ra giao diện bảng cân đối phát sinh công nợ phải thu khách hàng.
Cũng tương tự như trên, để xem Sổ Nhật ký Chung từ ngày 01/12/2020 đến ngày 31/12/2020 ta thực hiện thao tác vào phân hệ kế toán tổng hợp, chọn đường dẫn sổ tổng hợp theo hình thức nhật ký chung, chọn Sổ Nhật ký chung, màn hình hiển thị chọn ngày tháng từ ngày 01/12/2020 đến ngày 31/12/2020, màn hình hiện ra giao diện Sổ Nhật ký chung.
Để xem sổ cái tài khoản 131 từ ngày 01/12/2020 đến 31/12/2020 thì chúng ta thực hiện thao tác vào phân hệ kế toán tổng hợp, chọn đường dẫn sổ tổng hợp theo hình thức nhật ký chung, sau đó chọn sổ cái của một tài khoản, sau đó màn hình hiện ra khung màn hình cho mình lụa chọn, ở mục tài khoản chúng ta chọn tài khoản 131, ở mục ngày tháng chọn từ ngày 01/12/2020 đến 31/12/2020 , màn hình kế toán hiện ra giao diện tài khoản 131.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI HẢI YẾN 3.1. Nhận xét về kế toán phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Vận tải và
Thương mại Hải Yến
Qua thời gian thực tập tại công ty để tìm hiểu thực tế công tác kế toán nói chung và kế toán phải thu khách hàng nói riêng của Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến, kết hợp với những cơ sở lý luận về công tác kế toán đã được giảng dạy ở trường em xin đưa ra một vài nhận xét về công tác kế toán phải thu khách hàng của công ty như sau:
3.1.1. Những kết quả đạt được
Bộ máy kế toán của công ty hiện tại được tổ chức phù hợp với những đặc điểm kinh doanh của công ty, đảm bảo cho việc phối hợp thuận lợi giữa các phần hành kế toán với nhau nên hoạt động luôn luôn có hiệu quả, từ đó có thể đáp ứng được yêu cầu khắt khe của công việc và phát huy được chuyên môn của từng kế toán viên.
Chế độ kế toán: Với hình thức nhật ký chung mà công ty áp dụng, công việc kế
toán sẽ được thuận tiện hơn trong việc kiểm tra đối chiếu số liệu vì đơn giản, dễ ghi chép. Với việc sử dụng phần mềm kế toán kết hợp với hình thức này, đảm bảo cho quá trình hạch toán kế toán được chính xác hơn. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hệ thống tài khoản do Bộ tài chính quy định.
Chứng từ kế toán và sổ sách kế toán : Chứng từ công ty được xây dựng theo đúng mẫu và hướng dẫn của Bộ tài chính. Bên cạnh đó, công ty còn tự thiết kế ra các biểu mẫu kế toán dùng cho mục đích quản trị, góp phần xử lý thông tin kế toán được nhanh chóng và chính xác hơn. Về hệ thống sổ sách kế toán, ngoài việc sử dụng sổ kế toán tổng hợp như sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, công ty còn mở các sổ chi tiết, các bảng kê phù hợp với yêu cầu quản lý.
Đối với công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng: công ty mở và
quản lý từng đối tượng khách hàng dưới dạng mã hóa thông tin nhờ sự linh hoạt của phần mềm Fast mà công ty đang sử dụng. Công nợ về các khoản phải thu, phải trả được công ty chi tiết cho từng đối tượng khách hàng nhà cung cấp cụ thể. Cuối mỗi năm tài chính, công ty gửi các biên bản đối chiếu công nợ đến tất cả các bên để xác
nhận lại số dư các khoản phải thu. Tại công ty cũng đã tạo ra được hệ thống kiểm soát nội bộ đóng góp một phần không nhỏ vào công tác kế toán. Hệ thống kiểm soát nội bộ đã giúp cho công tác kế toán vận hành một cách thống nhất và chính xác theo đúng các qui định. Công tác kiểm soát nội bộ các khoản phải thu tiến hành khá tốt thông qua việc phân công, phân nhiệm trong quá trình kiểm tra, ký duyệt các chứng từ. Để tránh tình trạng gian lận trong quá trình thanh toán, khách hàng phải luôn có đủ giấy tờ hợp lệ như hóa đơn và giấy đề nghị thanh toán đã được kế toán trưởng hoặc giám đốc ký duyệt.
3.1.2. Những hạn chế tồn tại
Bộ máy kế toán : Trình độ của cán bộ nhân viên kế toán nhìn chung khá cao, tuy nhiên hầu hết là những người trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp nên việc xử lý số liệu có khi còn mắc sai sót.
Chứng từ kế toán: Một số chứng từ phiếu thu chưa có dấu đỏ của công ty, số
quyển của chứng từ chưa ghi, thông tin chưa đầy đủ . Hóa đơn của công ty chưa được ký đóng dấu của công ty ở các liên 1 và liên 3. Về nguyên tắc, hóa đơn này chưa có giá trị pháp lý.
Kế toán phải thu: Các khoản phải thu của khách hàng chưa được theo dõi sát, có những khoản nợ đến hạn chưa được đốc thúc, có những khoản nợ lớn tồn đọng khiến cho việc thu hồi khó khăn. Thực ra yêu cầu này không quá cao nhưng lại rất cần thiết, điều đó giúp cho các nhà quản lý biết tình hình tài chính và kinh doanh của họ.
Việc quản lý công nợ : Hiện nay, việc quản lý công nợ đang còn nhiều bất cập,
khi xảy ra tình trạng nợ phải thu khá lớn và chưa có phương án giải quyết. Bên cạnh đó, Công ty chưa có các khoản chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn cho công ty. Trong thời buổi kinh tế thị trường, sự canh tranh ngày càng gay gắt giữa các doanh nghiệp thì điều này có thể làm cho công ty mất thị trường tiêu thụ; dẫn đến tình trạng nợ lâu, không chịu thanh toán của một bộ phân khách hàng, làm cho công ty bị động trong việc huy động và sử dụng vốn, không bảo toàn được vốn, tăng các chi phí đi thu nợ của bộ phận công nợ. Chưa trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi nếu đủ các điều kiện phải trích lập nhằm bù đắp các khoản thâm hụt tài chính phát sinh trong tương lai.