Vận tải và Thương mại Hải Yến
Tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến là đơn vị bán buôn thương mại nên các khỏan thanh toán với người mua theo dõi tương đối đơn giản. Phải thu khách hàng là số tiền mà công ty phải thu khi bán hàng hóa, cung câp dịch vụ đúng hợp đồng mà chưa thu được tiền. Công ty theo dõi các khoản thanh toán với người mua theo từng đối tượng nhà cung cấp cụ thể.
2.2.1. Chứng từ sử dụng
Hóa đơn Giá trị gia tăng, Phiếu thu, Giấy báo có, Biên bản đối chiếu công nợ, Hợp đồng kinh tế…
2.2.2. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng TK 131 – Phải thu khách hàng để theo dõi hạch toán các khoản phải thu khách hàng.
Nếu TK 131 đang dư bên Nợ : Số tiền còn phải thu khách hàng
Đối với các khoản mà khách hàng thanh toán ngay, kế toán vẫn sử dụng TK 131 làm tài khoản trung gian khi thanh toán khi ghi nhận các khoản phải thu theo từng lần bán hàng. Khi khách hàng thanh toán sẽ lập phiếu thu nếu thanh toán bằng tiền mặt, hoặc Giấy báo Có từ ngân hàng nếu thanh toán bằng chuyển khoản. Việc sử dụng TK 131 trong trường hợp này, một mặt giúp công ty quản lý công nợ tốt hơn, một mặt đánh giá được khả năng, cũng như thời gian thanh toán cho từng đối tượng khách hàng cụ thể.
Ngoài ra, để tiện cho việc theo dõi quá trình hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong quá trình mua bán từng đối tượng khách hàng, các hàng hóa và các kho liên quan,…được mã hóa trong phần mềm.