Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 10RC2.Với phần mềm kế toán FAST, người sử dụng chỉ cần cập nhật các chứng từ ban đầu, ở các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo chương trình FAST sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các sổ sách, báo cáo kế toán theo mẫu biểu quy định.Đồng thời kết xuất và cung cấp các thông tin, các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và Ban giám đốc công ty.
Tính năng, ưu điểm của Fast Accounting.
• Người sử dụng dễ dàng kiểm tra đối chiếu báo cáo tổng hợp và chi tiết, tra ngược về chứng từ gốc nhanh chóng chỉ bằng thao tác đơn giản.
• Là công cụ tuyệt vời cho phép người dùng lên các báo cáo so sánh giữa các kỳ trong năm, các kỳ của năm nay với các năm trước.
• Đối với các đơn vị có công ty thành viên, Fast Accounting cung cấp các báo cáo phân tích theo đơn vị cơ sở hoặc tổng hợp toàn công ty.
• Thao tác nhập liệu dễ dàng, nhanh chóng trên các chứng từ và báo cáo.
• Chuyển từ màn hình chứng từ này sang màn hình chứng từ khác linh hoạt. • Lựa chọn các danh mục từ điển thông qua tên hoặc mã.
• Fast Accounting cho phép bảo mật theo từng người dùng phần mềm. Có thể phân quyền cho người sử dụng đến từng chức năng công việc, chứng từ, danh mục.
• Fast Accounting cung cấp các mẫu in báo cáo và chứng từ theo 2 ngôn ngữ Việt, Anh.
• Fast Accounting hỗ trợ đánh số tự động các chứng từ, có công cụ đánh số lại các chứng từ đã nhập.
Fast Accounting gồm 17 phân hệ được chia thành các mục tổng hợp. Cụ thể như sau : Hệ thống, Kế toán tổng hợp, Tiền mặt tiền gửi tiền vay, Bán hàng và công nợ phải thu, Mua hàng và công nợ phải trả, Hàng tồn kho, Báo cáo chi phí theo tiểu khoản - khoản mục, Báo cáo vụ việc giá thành công trình, Giá thành sản xuất liên tục, Giá thành sản xuất theo đơn hàng, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, Báo cáo thuế, Báo cáo quản trị theo các trường tự do, Báo cáo quản trị theo thời gian, Báo cáo quản trị theo Đơn vị cơ sở, Thuế thu nhập cá nhân.
Ngoài ra, để tiện cho việc theo dõi quá trình hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong quá trình mua bán hàng hóa từng đối tượng khách hàng, các hàng hóa và các kho liên quan,…được mã hóa trong phần mềm.
Ảnh 2.1. Giao diện phần mềm kế toán Fast Accounting
(Nguồn : Phòng Kế toán) Nguyên tắc mã hóa các đối tượng quản lý:
- Đối với hàng hóa: Mỗi hàng hóa được khai báo một mã riêng được gọi là mã hàng. Bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mô tả khác như: Tên hàng hóa, đơn vị tính, tài khoản kho, tài khoản giá vốn, cách tính giá hàng tồn kho. Các thông tin này được sử dụng để tự động hóa khi nhập, xuất các chứng từ, nhập xuất số liệu.
- Đối với khách hàng của Công ty: Danh mục khách hàng được dùng để quản lý chung các khách hàng có quan hệ mua bán với công ty, mỗi khách hàng được gán nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng và được mô tả chi tiết thông qua các
thuộc tính: Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế. Việc khai báo danh mục khách hàng được thực hiện khi bắt đầu đưa phần mềm vào sử dụng và trong quá trình sử dụng nếu phát sinh khách hàng mới có thể khai báo thêm.
Ảnh 2.2. Danh mục khách hàng của Công ty
(Nguồn : Phòng Kế toán)