Vận tải và Thương mại Hải Yến
Sau một thời gian được tìm hiểu với sự chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô và cán bộ trong công ty về tình hình thực tế về tổ chức kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty. Em hi vọng có thể đóng góp một phần công sức nhỏ bé của mình nhằm hoàn thiện công tác kế toán phải thu khách hàng. Sau đây, em xin phép được đưa ra ra một vài biện pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến
Thứ nhất, hoàn thiện chứng từ kế toán như Phiếu thu, Hóa đơn GTGT
Về nguyên tắc, phiếu thu cần được đóng dấu và chữ ký tươi đầy đủ thì mới có tính pháp lý. Công ty cần bổ sung chữ ký và xác nhận duyệt các khoản thu để hợp lý hóa các chứng từ quan trọng này. Với hóa đơn GTGT, công ty cần tiến hành trình ký bổ sung các liên 1 và liên 3 ở tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” và với tiêu thức “người mua hàng” nên tạo điều kiện để người mua hàng ký trực tiếp, với các trường hợp không ký trực tiếp thì sử dụng dấu”bán hàng qua điện thoại” để hợp lý loại chứng từ này.
Thứ hai, phân loại các khoản nợ phải thu khách hàng
Công ty nên tiến hành phân loại các khoản phải thu khách hàng sang ngắn hạn và dài hạn. Từ đó biết được khoản phải thu nào có thể kéo dài thời gian, khoản nào cần thu hoặc thanh toán kịp thời. Tránh trường hợp kéo dài quá lâu và quá nhiều các khoản nợ làm cho doanh nghiệp mất dần khả năng thanh toán cũng như tránh trường hợp bị chiếm dụng vốn quá lâu bởi vì không có kế hoạch thu hồi nợ đúng đắn.
Thứ ba, thực hiện việc theo dõi các khoản phải thu một cách có hệ thống
Đối với việc áp dụng phần mềm máy tính vào công tác kế toán tuy rất có ích nhưng cũng gây ra những tổn thất nhất định cho công ty nếu trong trường hợp máy
tính gặp sự cố. Vì vậy, để đảm bảo cho công tác kế toán các khoản phải thu được chính xác, không để xảy ra sai sót khi phần mềm bị hỏng, vào đầu mỗi tháng kế toán công nợ nên dùng Excel lập bảng kê chi tiết công nợ phải thu đầu tháng dựa vào số liệu sổ chi tiết phải thu tháng trước để theo dõi công nợ phải thu song song với phần mềm. Cuối tháng, kế toán dùng Excel lập bảng thống kê công nợ phải thu cuối kỳ căn cứ vào bảng kê chi tiết công nợ phải thu đầu kỳ. Để đảm bảo cho công tác phải thu thực hiện đúng thời hạn, hàng tuần kế toán nên sử dụng Excel lập kế hoạch thu nợ và trả nợ căn cứ vào bảng kê công nợ phải thu khách hàng. Điều này giúp cho kế toán kiểm tra được đầy đủ và chính xác các khoản phải thu, phải trả tránh trường hợp bị chiếm dụng vốn. Ngoài ra, công ty nên bổ sung các phần mềm diệt virut tốt nhất nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán, tránh được hiện trạng treo máy khi đang làm việc.
Thứ tư, thực hiện các chính sách tín dụng thắt chặt, tăng cường công tác thu nợ
Mức độ rủi ro đối với các khoản phải thu khó đòi phụ thuộc rất lớn vào tình hình tài chính của khách hàng. Do đó, công ty nên có chính sách bán chịu đối với khách hàng luôn sòng phẳng và trả nợ đúng hạn. Đối với những khách hàng mua chịu với lượng lớn công ty phải thật thận trọng, nên có quy định điều kiện thật rõ ràng trong hợp đồng. Như đã phân tích ở trên, chúng ta thấy rằng tình hình thanh toán của công ty tương đối tốt, khả năng đảm bảo nợ tương đối cao. Do đó, trong thời gian tới công ty nên tiếp tục phát huy thế mạnh để nâng cao hơn nữa khả năng thanh toán, đảm bảo thanh toán đúng hạn và chủ động trong mọi tình huống.