Kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty xuất nhập khẩu nông sản và thực phẩm TP HCM (AGREXPORT) 20

I.QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG SẢN VÀ THỰC PHẨM TPHCM: Công ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản Thực Phẩm Thành Phố Hồ Chí Minh đơn vị hoạt động lâu năm lónh vực xuất nông sản phía Nam Sau miền Nam hoàn toàn giải phóng, Công ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản Thực Phẩm thành lập miền Nam thuộc Tổng Nha Ngoại Thương theo định số 48 ngày 27/01/1976 thuộc Bộ Kinh Tế Tài Chính Tháng 12/1977 Công ty đổi tên thành chi nhánh Tổng Công Ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản Thực Phẩm Hà Nội trực thuộc Bộ Ngoại Thương Đây tiền thân Công Ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản Thực Phẩm Thành Phố Hồ Chí Minh sau ( AGREXPORT ) Đầu năm 1985, để phù hợp với tình hình mới, Tổng Công Ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản Và Thực Phẩm Hà Nội (AGREXPORT Hà Nội) tách theo chế phát triển chuyên ngành làm ba tổng Công ty, bao gồm: * Tổng Công Ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản Thực Phẩm (AGREXPORT) * Tổng Công Ty Xuất Nhập Khẩu Công Nghiệp Thực Phẩm (VINALIMEX) * Tổng Công Xuất Nhập Khẩu Lương Thực (VINAFOOD) Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh đổi tên thành Công Ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản III Thành Phố Hồ Chí Minh (AGREXPORT ) trực thuộc Tổng Công Ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản Hà Nội Bộ Nông Nghiệp quản lý theo định thành lập số 113 ngày 22/04/1985 Bộ Trưởng Nông Nghiệp Sau đó, Công Ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản III Thành Phố Hồ Chí Minh thức đổi tên thành Công Ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản Thực Phẩm Thành Phố Hồ Chí Minh theo định số 2119/NN – TCCB/QĐ ngày 6/12/1996 Bộ Nông Nghiệp – Phát Triển Nông Thôn SVTH: Trang * Tên đối ngoại: VIETNAM NATIONAL AGRICULTURE PRODUCE AND FOODSTUFFS EXPORT – IMPORT COMPANY * Tên viết tắt: AGREXPORT * Trụ sở Công ty 135A Pasteur, Quận 3, TPHCM * Điện thoại số: 8298332 – 8296498 – 8231842 * Fax: (84 – 8) 8225877 – 8227280 * Email: agrexport-tphcm@hcm.vnn.vn Từ thành lập đến tháng 6/1989, Công ty hoạt động theo chế độ hạch toán nội trực thuộc Tổng Công Ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản Hà Nội Từ tháng 7/1989 đến Công ty Bộ giao nhiệm vụ hoạch toán độc lập không phụ thuộc vào Tổng Công Ty kế hoạch kinh doanh hiệu hoạt động Đến tháng 3/1993 Công ty Bộ Nông Nghiệp Công Nghiệp Thực Phẩm định thành lập lại doanh nghiệp theo quy định 338 Hội Đồng Bộ Trưởng ngày 20/11/1990 Công ty vào hoạt động theo chế theo quy định Nhà nước Bộ Tài Chính, Bộ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn quản lý Tháng 12/1995 đơn vị thành viên Tổng Công Ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản Thực Phẩm Chế Biến thuộc Bộ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn theo QĐ 409 Nhà nước TPCB/QD9 ngày 20/12/1995 Bộ Trưởng Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn việc thành lập Tổng Công Ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản Thực Phẩm Chế Biến II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY: Chức Công ty:  Trong nước: * Gia công, chế biến mặt hàng nông sản cho phù hợp với tiêu chuẩn xuất SVTH: Trang * Tổ chức thu mua mặt hàng nông sản chủ yếu từ khu vực Thuận Hải trở vào miền Đông, miền Tây Nam Bộ * Liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư, sản xuất kinh doanh nguồn hàng sản xuất; gia công nước nguồn hàng xuất nhập với thành phần kinh tế * Thực dịch vụ uỷ thác xuất nhập đại ký; gia công chế biến, tiêu thụ dịch vụ thương mại khác cho khách hàng * Xuất mặt hàng nông sản thị trường giới * Nhập mặt hàng thiết yếu để phục vụ cho sản xuất nông nghiệp (thuốc trừ sâu, phân bón, hoá chất,v.v.) Ngoài ra, Công ty nhập số mặt hàng tiêu dùng theo hạn ngạch cho phép  Ngoài nước: Trực tiếp xuất thị trường nước loại hàng chủ yếu như: cà phê, hạt điều, cao su, hồ tiêu, mì lát, mặt hàng nước sản xuất có hiệu kinh tế, theo quy định Nhà nước,… Để thực tốt chức này, Công ty phải chủ trương nhanh chóng thành lập củng cố mối quan hệ hợp tác dài hạn với đơn vị, sở sản xuất cung ứng hàng xuất theo phương thức sau: * Hợp tác song phương hay đa phương để thực chương trình sản xuất hàng xuất khẩu, phục vụ cho việc sản xuất hàng xuất * Thiết lập mối quan hệ hợp đồng xuất uỷ thác hay nhập uỷ thác hợp đồng mua bán, uỷ thác thu mua cho đơn vị cân đối Để hổ trợ nguồn vốn cho đơn vị, phương thức chuyển dạng thành uỷ thác thu mua, cung ứng hàng xuất khẩu, ứng tiền theo chế độ mua hàng SVTH: Trang * Trong quan hệ đối ngoại, Công ty chủ yếu thực việc mua bán hàng hoá xuất nhập theo chủ động bên, nhu cầu theo thời điểm, với loại hàng, với nhiều phương thức linh hoạt Hiện nay, Công ty AGREXPORT HCM xác lập mối quan hệ hợp tác mua bán rộng rãi với bạn hàng nhiều nước khu vực khác Trong thời gian tới, mối quan hệ củng cố phát triển thêm Nhiệm Vụ Công Ty: * Tiếp cận, khai thác nhiều thị trường ổn định * Sử dụng hiệu đồng vốn có, bảo toàn vốn, khai thác tiềm lực kinh tế nội địa * Xây dựng tổ chức thực tốt kế hoạch kinh doanh XNK * Tổ chức mô hình kinh doanh phù hợp với đặc điểm, điều kiện có Công ty thích ứng với chế kinh tế đất nước thời kỳ * Thực tốt sách cán bộ, chế độ quản lý tài sản, tài chính, lao động, tiền lương,… * Tuân thủ nguyên tắc, sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập giao dịch đối ngoại hành Nhà nước III.CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY AGREXPORT: Tình hình nhân sự: Trình độ nhân lực Công ty cao, trình độ Đại học Đại học chiếm tỷ lệ 60% Các nhân viên Công ty đào tạo từ trường Đại học Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Đại học Tài Chính Kế Toán, Đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Ngoại Thương , số thuộc Đại học Mở Bán Công, Hầu hết nhân viên làm ngành SVTH: Trang mà đào tạo; nhiên số nhân viên chưa có vị trí thích hợp với chuyên ngành số nhỏ Một số nhân viên chưa trải qua đào tạo quy trình công tác tự thể Hiện theo học khóa Đại học chức, Trường Đại học Mở Bán Công, Công ty luôn coi yếu tố người quan trọng thể qua tiêu chuẩn tuyển dụng, nguồn tuyển dụng đào tạo sau tuyển dụng Các nhân viên có lực nhận chế độ ưu đãi để họ nâng cao trình độ nghiệp vụ Đặc biệt Công ty cương vấn đề tuyển người người tuyển phải sinh viên có kết học tập tốt trường Đại học người có kinh nghiệm lâu năm Các phòng chức Công ty bố trí phù hợp cộng với nguồn nhân lực dồi góp phần không nhỏ cho Công ty việc thực kinh doanh Sơ đồ tổ chức máy quản lý: Ban Giám Đốc Phò ng tổ chức hàn h Phò ng tài kế toán Bộ phậ n thị trườ ng Phò ng xuất nhậ p khẩ u1 Phò ng xuất nhậ p khẩ u2 Phò ng nhậ p khẩ u Quan hệ đạo Quan hệ trao đổi Đề xuất kiến nghị Chức năng, nhiệm vụ phòng ban: SVTH: Trang  Ban Giám Đốc: Chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh xuất nhập mặt công tác khác Công ty Thực chế độ thủ trưởng theo quy định Nhà nước Giám đốc: điều hành chung công ty, chịu trách nhiệm nhà nước, Tổng công ty toàn cán công nhân viên Công ty hiệu hoạt động kinh doanh đơn vị Phó Giám Đốc người giúp việc cho Giám Đốc, phụ trách số công việc Giám Đốc phân công Thay mặt Giám Đốc điều hành, quản lý giải công việc Công ty Giám Đốc vắng  Phòng tổ chức hành chính: * Quản lý đội ngũ cán công nhân viên Công ty, thực chế độ tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội sách theo quy định Nhà nước công nhân viên chức * Tham mưu giúp Giám Đốc định cấu quản lý tổ chức hợp lý, xây dựng nội dung quy chế, chế độ công tác phận Công ty Thực việc tiếp nhận, điều động, bố trí, xếp, nâng lương, bổ nhiệm, khen thưởng kỷ luật công nhân viên theo quy định * Làm công tác bảo vệ nội bộ, công tác tra * Thực công việc hành quản trị phục vụ công tác kinh doanh xuất nhập Công ty * Quản lý tài sản, phương tiện, trang thiết bị Công ty  Phòng kế toán tài chính: * Tham mưu cho Ban giám đốc thực chức quản lý tài chính, tổ chức thực tiêu kế toán-tài SVTH: Trang * Quản lý tài sản,tiền vốn,hàng hóa,kinh phí quỹ cuả Công ty sở chấp hành nghiêm chỉnh chế độ chi tiêu,cấp phát quy tắc quản lý tài vụ * Theo dõi ghi chép tình hình thu chi tài chính, nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo tài Công ty, báo cáo với quan chủ quản cấp tình hình hoạt động kinh doanh Công ty, từ giúp ích cho việc lập kế hoạch tài vụ, cung cấp thông tin có ích cho phận khác Công ty * Tổ chức toán, thu hồi công nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Công ty * Theo dõi tình hình kinh doanh, phân phối lợi nhuận, sử dụng quỹ, nguồn vốn kinh doanh, tăng vòng quay vốn, mở rộng sản xuất kinh doanh SVTH: Trang  Bộ phận thị trường: Thực giao dịch đối ngoại với thị trường quốc tế, phiên dịch tài liệu, chứng từ ngoại, thu thập tin tức thị, biến động, thay đổi thị trường thông qua sách báo, mạng internet … Sắp xếp lịch tiếp khách đồng thời kiêm nhiệm thống kê kế hoạch, pháp chế  Phòng xuất nhập 1: * Kinh doanh xuất nhập mặt hàng nông sản chủ yếu cà phê, tiêu, đậu phộng, điều, loại đậu, * Nhập số hàng phục vụ phát triển nông nghiệp hàng tiêu dùng Công ty giao * Xuất nhập uỷ thác cho đơn vị kinh tế nước  Phòng xuất nhập 2: * Xuất mặt hàng nông sản cà phê, điều, tiêu, đậu phộng, mì lát số mặt hàng nông sản khác * Nhập số mặt hàng phục vụ phát triển nông nghiệp số mặt hàng Công ty giao * Xuất nhập uỷ thác cho đơn vị kinh tế nước Cả hai phòng xuất nhập có chức nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập giống nhau: * Tiếp xúc đàm phán với đơn vị thương nhân nùc phạm vi kinh doanh xuất nhập Công ty để tìm nguồn hàng xuất nhập * Tổ chức trình thu mua huy động hàng xuất khẩu, thực hợp đồng mua bán hàng hóa, chào hàng, báo giá, lập chứng từ hàng hóa từ khâu giao đến khâu toán SVTH: Trang * Phối hợp với phòng kế toán làm công tác tổng hợp việc phân tích tình hình tài kinh doanh xuất nhập Công ty để báo cáo định kỳ cho Ban Giám đốc  Phòng nhập : * Thực việc nhập hàng hóa phục vụ cho trình phát triển sản xuất nông nghiệp, hóa chất, thuốc trừ sâu số mặt hàng tiêu dùng * Nhập ủy thác cho đơn vị kinh tế nước * Liên doanh, liên kết với đơn vị kinh tế nước để nhập mặt hàng mà đơn vị khác có nhu cầu Phương hướng hoạt động kinh doanh công ty : - Cải tiến chất lượng hàng hoá sản phẩm - Tiếp tục đẩy mạnh mở rộng sản xuất kinh doanh thị trường nước nước - Thường xuyên nghiên cứu đối thủ cạnh tranh để hoạt động kinh doanh tiến triển tốt, cố gắng thu hút khách hàng tiềm - Tìm hiểu nhu cầu lẫn thị hiếu khách hàng từ giữ uy tín với khách hàng - Tiến đến cổ phần hoá để công ty hoạt động có hiệu IV.TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY: Mặt hàng kinh doanh cuả Công ty: Mặt hàng xuất chủ lực Công ty chủ yếu mặt hàng nông sản sản xuất nước như: đậu phộng, cà phê, tiêu, điều, đậu xanh, nấm… mặt hàng thường dạng thô (trừ điều nhân) sơ chế lại cho phù hợp với tiêu chuẩn xuất SVTH: Trang Giai đoạn năm 1976 - 1990, Công ty kinh doanh đủ mặt hàng từ nông sản dạng thô đến nông sản chế biến thực phẩm chế biến như: điều, cà phê, lạc nhân, bánh kẹo, đồ hộp Từ năm 1990 trở lại đây, kinh tế nước ta chuyển sang kinh tế thị trường, Công ty phảøi tự tìm nguồn hàng, khách hàng vạch chiến lược kinh doanh riêng Đến Công ty xây dựng nguồn hàng ổn định như: lạc nhân, tiêu, cà phê, đậu, mè, điều nhân, bắp… gắn liền với việc tìm mặt hàng tương đối ổn định khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu dài Về nhập khẩu, Công ty chủ yếu nhập mặt hàng phục vụ cho sản xuất nông nghiệp mặt hàng phục vụ cho công nghiệp tiêu dùng như: máy móc thiết bị nông nghiệp, phân bón, thuốc trừ sâu, máy đo độ ẩm… Hiện nay, Công ty áp dụng phương thức Công ty ký hợp đồng xuất nhập tổ chức thực hợp đồng ký vốn Hình thức sử dụng chủ yếu xuất Hình thức xuất nhập ủy thác tức Công ty nhận làm dịch vụ xuất nhập hàng hoá đơn vị khác để hưởng hoa hồng ủy thác xuát nhập Tuy đơn vị kinh doanh xuất nhập Công ty hoạt động chủ yếu kinh doanh xuất Kim ngạch xuất chiếm tỷ trọng cao toàn tổng kim ngạch xuất nhập Đối với nhập khẩu, Công ty chủ yếu nhập ủy thác, nhập trực tiếp chiếm tỷ trọng thấp 2.Thị trường xuất Công ty: Thị trường xuất Công ty là: ASEAN, EU, Nhật Bản, Mỹ, Dubai, n Độ, Úùc, Hongkong … ASEAN thị trường quan trọng Công ty, đại đa phần nước khu vực thị trường trung gian Kim ngạch xuất thị trường chiếm tỷ trọng cao so với thị trường khác, đặc biệt Việt Nam gia nhập “Khu vực mậu dịch tự nước ASEAN - AFTA” dẫn tới xóa bỏ hàng rào thuế quan, xuất sang nước này, họ có lợi thuế nhập ưu đãi so với nhập từ SVTH: Trang 10 _ Hoặc có thêm chứng từ khác khách hàng yêu cầu 2.1.3) Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” (nước ngoài) Tài khoản 151 “Hàng mua đường” Tài khoản 1122 “TGNH ngoại tệ” Tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng” Tài khoản 632 “Giá vốn hàngbán” Tài khoản 641 “Thủ tục phí hàng xuất khẩu” 2.1.4) Phương pháp hạch toán: 5111 131 (3) 1122 331 (5) 151 (1) 111,112 (4) 6417,8 632 (2) 133 133 (1)Mua hàng chuyển hàng đến kho, cảng chờ để xuất lên tàu (2)Xác định giá vốn hàng xuất (3)Xác định doanh thu hàng xuất (4)Chi phí kiểm định hàng xuất (TK 6417) Thủ tục phí, lệ phí ngân hàng (TK 6418) (5)Khi thu tiền khách nước trả VÍ DỤ: Ngày 12/10/2004 Công ty ký hợp đồng số 388TS với SLD Commodities INC, xuất 141.000 LBS điều nhân, với đơn giá xuất sau: Công ty xuất cho SLD Commodities INC làm đợt , tương ứng với Invoice: Invoice 179/KT/04 Invoice 05/KT/05 Invoice 08/KT/05 Invoice 10/KT/05 Tổng cộng Số lượng (LB) 35.000 35.000 36.000 10.000 12.500 12.500 141.000 Đơn giá (USD/LB) 1,8 2,39 2,22 2,50 2,40 1,59 Thành tiền (USD) 63.000 83.650 79.920 25.000 30.000 19.875 74.875 Phương pháp hạch toán: _ Ngày 27/12/2004 Công ty xuất cho SLD Commodities 15,876 điều TGHĐ: 15.742 đ/USD Nợ TK 632 986.930.778 Có TK 151 986.930.778 SVTH: Trang 72 Nợ TK 131 63.000*15.742=991.746.000 Có TK 5111 991.746.000 _ Ngày 23/12/2004 SLD Commodities INC toán tiền điều nhân cho Invoice 179/KT/04 TGHĐ: 15.734 đ/USD Nợ TK 1122 63.000*15.734=991.242.000 Có TK 131 991.242.000 Chênh lệch tỷ giá Invoice 179/KT/04: Nợ TK 413 Có TK 131 Thanh toán phí Ngân hàng nước 25 USD cho Invoice 179/KT/04 Nợ TK 6418 25*15.734=393.350 Có TK 1122 25*15.734=393.350 2.2) Kế toán nghiệp vụ nhận ủy thác xuất khẩu: Hiện nay, Công ty hoạt động nhận ủy thác xuất xảy ra, hoa hồng từ dịch vụ không cao, nên phòng XNK ký hợp đồng nhận ủy thác xuất Sau ký hợp đồng xuất ủy thác, Công ty với vai trò bên nhận ủy thác đại diện cho bên nhận ủy thác xuất đứng làm hợp đồng xuất với đơn vị nước Trách nhiệm cụ thể Công ty bên úy thác xuất phụ thuộc vào hợp đồng ký kết 2.2.1) Chứng từ sử dụng: _ Gồm chứng từ xuất giống trường hợp xuất trực tiếp Công ty hay đơn vị ủy thác xuất lập kèm theo _ Hợp đồng với đơn vị ủy thác xuất _ Hợp đồng với khách hàng nước _ Phiếu nhập xuất hàng chuyển thẳng Hàng hóa từ bên ủy thác xuất chuyên chở cảng giao thẳng cho tàu 2.2.2) Tài khoản sử dụng: Tài khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam” Tài khoản 1122 “Tiền gửi ngân hàng” Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” Tài khoản 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” 2.2.3) Quy trình ghi sổ: SVTH: Trang 73 Để theo dõi nghiệp vụ nhận ủy thác xuất khẩu, kế toán theo dõi sổ “Công nợ hàng xuất khẩu” Mẫu sổ công nợ hàng xuất khẩu: Hợp đồng So Nga øy Ma ët hà ng Số lượn g Đơ n gia ù Thực hợp đồng Ho ùa n Ngà y Số lượn g Đơ n gia ù Thà nh tiền Phí xuất hàng y tha ùc Ngâ n hàn g Khá c Tiền hàng lại * Hợp đồng: + Số: số hợp đồng ủy thác xuất mà Công ty ký với bên ủy thác xuất + Ngày: ngày ký kết hợp đồng xuất ủy thác * Mặt hàng: tên mặt hàng Công ty nhận ủy thác xuất * Số lượng: số lượng hàng nhận xuất ủy thác * Đơn giá: đơn giá xuất mà bên ủy thác xuất quy định hợp đồng (ghi theo ngoại tệ) * Thực hợp đồng: + Ngày: ngày ghi Invoice + Hóa đơn: số Invoice + Số lượng: số lượng xuất + Đơn giá: đơn giá xuất + Thành tiền: Số lượng*Đơn giá * Phí xuất hàng: + y thác: 1% trị giá hợp đồng + Ngân hàng: khoản lệ phí toán qua Ngân hàng (như phí mở L/C, phí toán, lãi chiết khấu…) * Tiền hàng lại: Thành tiền-Phí xuất hàng SVTH: Trang 74 2.2.4) Trình tự hạch toán: 5113 331 (1) (2) 131 (4) 111,112 33311 111,112 6418 (3a) (5) (3b) (1) Khi nhận hàng đơn vị ủy thác xuất xuất giao lên tàu (2) Xuất hóa đơn đòi tiền phí ủy thác xuất (3a) Các khoản chi phí chi hộ cho bên ủy thác xuất (3b) Hạch toán khoản chi hộ vào tài khoản 331 để làm giảm khoản phải trả cho bên ủy thác xuất (4) Khi thu tiền từ phía khách hàng nước (5) Thanh toán tiền hàng cho đơn vị ủy thác xuất khẩu, sau cấn trừ phí ủy thác xuất khoản chi hộ VÍ DỤ: Ngày 11/07/02 Công ty ký hợp đồng xuất ủy thác số 39/XK-TMT/02 với sở mộc Tiệp Mạch Tư Hàng hóa 1) DINING CHAIR (CHERRY) 2) DINING TABLE (CHERRY) Tổng cộng Số lượng (+/10%) 380 PCS 95 PCS 475 PCS Đơn giá (USD) Trị giá (USD) (+/-10%) 8,70 3.306,00 18,50 1.757,50 FOB Port HCMC 5.063,50 Phí ủy thác xuất khẩu: 1% trị giá lô hàng * Trách nhiệm bên ủy thác xuất khẩu: _ Chịu trách nhiệm sản xuất hàng tiêu chuẩn chào hàng theo thỏa thuận sở Tiệp Mạch Tư khách ngoại _ Chuẩn bị hàng kịp thời để giao cảng TP.HCM thời hạn quy định L/C số M2009207NS00032 _ Chịu trách nhiệm đóng gói hoàn chỉnh theo quy định L/C SVTH: Trang 75 _ Chịu trách nhiệm toán tính xác L/C sở Tiệp Mạch Tư trực tiếp đàm phán với khách ngoại _ Chịu chi phí phát sinh liên quan đến việc xuất hàng như: phí bảo hiểm, phí vận chuyển, phí giao nhận, phí Ngân hàng điện phí… * Trách nhiệm bên nhận ủy thác xuất khẩu: _ Ký hợp đồng bán hàng với thương nhân nước _ Hoàn tất thủ tục xuất để bên ủy thác xuất giao hàng thu tiền kịp thời _ Công ty đồng ý ứng trước cho sở Tiệp Mạch Tư phần tiền mua nguyên liệu để sản xuất hàng xuất chiết khấu tiền hàng theo quy định Công ty * Thanh toán: + Ngoại tệ: Công ty chuyển trả cho sở mộc Tiệp Mạch Tư sau nhận tiền toán từ khách ngoại sau trừ tiền ứng trước, lãi suất chi phí có ngoại tệ Công ty toán cho sở Tiệp Mạch Tư tiền Việt Nam theo tỷ giá mua vào Ngân hàng ngoại thương Việt Nam thời điểm thu ngoại tệ Phí ủy thác: 50,64 USD Phí ngân hàng: 203,33 USD Số tiền sở Tiệp Mạch Tư hưởng: 4.809,54 USD + Tiền Việt Nam: Phí trực tiếp sớ Tiệp Mạch Tư tự toán Phí kiểm tra hàng xuất trả cho quan giám định có thẩm quyền nhà nước sớ Tiệp Mạch Tư toán * Phương pháp hạch toán: _ Ngày 23/08/2002 Công ty chiết khấu chứng từ theo hợp đồng ủy thác số 39/XK-TMT/02 4000 USD TGHĐ: 15.328 đ/USD Nợ TK 331 4.000*15.328=61.312.000 Có TK 1111 4.000*15.328=61.312.000 _ Ngày 28/08/2002 toán phí TL, phí gửi chứng từ 43 USD TGHĐ: 15.297 đ/USD Nợ TK 6418 43*15.297=657.771 Có TK 1122 43*15.297=657.771 SVTH: Trang 76 _ Ngày 30/08/2002 nhận hàng đơn vị ủy thác xuất xuất giao cho khách hàng nước ngoài, Invoice 177/KT/02 TGHĐ:15.275 đ/USD Nợ TK 131 5.063,5*15.275=77.344.963 Có TK 331 5.063,5*15.275=77.344.963 _ Ngày 13/09/2002 khách nước toán TGHĐ: 15.300 đ/USD Nợ TK 1122 5.063,5*15.300=77.471.550 Có TK 131 5.063,5*15.300=77.471.550 Thanh toán phí nhân hàng nước 136 USD: Nợ TK 6418 136*15.300=2.080.800 Có TK 1122 136*15.300=2.080.800 Phí ủy thác: Nợ TK 331 50,64*15.300=774.855 Coù TK 5113 46,04*15.300=704.414 Coù TK 33311 4,6 *15.300= 70.441 _ Ngày 26/09/2002 toán tiền hàng lại (809,54 USD) cho sở Tiệp Mạch Tư, lấy theo tỷ giá thời điểm thu tiền khách nước trả Nợ TK 331 657.771 Có TK 6418 657.771 Nợ TK 331 2.080.800 Có TK 6418 2.080.800 Phí L/C (15 USD), lãi chiết khấu (9,33 USD): Nợ TK 331 24,33*15.300=372.249 Có TK 6418 24,33*15.300=372.249 Nợ TK 331 809,54*15.300=12.385.962 Có TK 1111 809,54*15.300=12.385.962 Nợ TK 331 536.181 Có TK 413 536.181 Nợ TK 131 126.587 Có TK 413 126.587 2.3) Kế toán nghiệp vụ ủy thác xuất khẩu: 2.3.1) Tài khoản sử dụng: Tài khoản 151 “Hàng mua đường” Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” SVTH: Trang 77 khác” Tài khoản 5111 Tài khoản 632 Tài khoản 6418 “Doanh thu bán hàng” “Giá vốn hàng bán” “Chi phí tiền 2.3.2) Quy trình ghi sổ: Để theo dõi nghiệp vụ ủy thác xuất khẩu, kế toán theo dõi chung với nghiệp vụ nhận ủy thác xuất sổ “Công nợ hàng xuất khẩu” 2.3.3) Phương pháp hạch toán: 151 111,112 331 (5) (1) 6417,8 (3) 632 511 131 (2) 111,112 (4) 133 (1) Ghi nhận giá vốn hàng nhờ xuất ủy thác (2) Ghi nhận doanh thu bán hàng (3) Khi nhận chứng từ đòi tiền phí ủy thác xuất chứng từ chi phí bên nhận ủy thác xuất gửi (4) Bên nhận ủy thác xuất toán tiền hàng xuất (5) Thanh toán phí ủy thác xuất khoản chi phí khác VÍ DỤ: Ngày 05/10/2004 Công ty ký hợp đồng số 02/VFAG/04 với xí nghiệp chế biến, XNK điều nông sản thực phẩm Bình Phước (Vinafimex BP) Xí nghiệp chế biến, XNK điều nông sản thực phẩm Bình Phước (Vinafimex BP) nhận xuất ủy thác cho Công ty Agrexport lô hàng sau: + Tên hàng: Điều nhân loại WW320 (đã qua chế biến) + Số lượng: 15.876 kg + Đơn giá: 2,50 USD/LB-FOB HCMC (5.511 USD/kg) + Tổng trị giá lô hàng: 87.500 USD * Trách nhiệm xí nghiệp chế biến, XNK điều nông sản thực phẩm Bình Phước (Vinafimex BP): _ Cung cấp cho Công ty chứng từ xuất hoàn chỉnh (sao y) _ Hoàn tất thủ tục xuất lô hàng Lập chứng từ toán bảo đảm với khách hàng * Trách nhiệm Công ty Agrexport: SVTH: Trang 78 _ Đảm bảo cung cấp hàng hóa số lượng _ Hoàn trả cho bên nhận ủy thác xuất chi phí liên quan đến việc nhận chuyển giao khoản hỗ trợ xuất từ nhà nước (nếu có) * Thanh toán: _ Bên nhận ủy thác xuất chuyển trả tiền hàng cho Công ty có báo Có Ngân hàng _ Phí ủy thác xuất Công ty phải toán cho bên nhận ủy thác xuất 0,2% trị giá lô hàng _ Phí Ngân hàng Công ty phải toán cho bên nhận ủy thác xuất theo thực thực chi * Phương pháp hạch toán: _ Ngày 19/11/2004 chuyển hàng cho xí nghiệp chế biến, XNK điều nông sản thực phẩm Bình Phước nhờ xuất ủy thác TGHĐ: 15.712 đ/USD Nợ TK 632 1.320.976.869 Có TK 151 1.320.976.869 Nợ TK 131 87.500*15.712=1.374.800.000 Có TK 5111 87.500*15.712=1.374.800.000 _ Ngày 18/11/2004 nhận giấy báo Có Ngân hàng Phương Đông TGHĐ: 15.728 đ/USD Nợ TK 1122 87.500*15.728=1.376.200.000 Có TK 131 87.500*15.728=1.376.200.000 _ Ngày 25/11/2004: + Phí bao bì phải trả theo hóa đơn số 74048, VAT 5% Nợ TK 6417 25.401.600 Nợ TK 1331 1.270.080 Có TK 331 26.671.680 + Phí Ngân hàng phải trả theo hóa đơn số 74046, VAT 10% Nợ TK 6418 410.280 Nợ TK 1331 41.028 Có TK 331 451.308 + Phí ủy thác xuất phải trả theo hóa đơn số 74045, VAT 10% Nợ TK 6417 2.761.500 Nợ TK 1331 276.150 Có TK 331 3.037.650 _ Ngày 01/12/2004: + Thanh toán phí đóng gói bao bì xuất khẩu: Nợ TK 331 26.671.680 Nợ TK 6418 18.182 SVTH: Trang 79 Nợ TK 1331 1.818 Có TK 1121 26.291.680 + Thanh toán phí ngân hàng: Nợ TK 331 451.308 Nợ TK 6418 18.182 Nợ TK 1331 1.818 Có TK 1121 471.308 + Thanh toán phí ủy thác xuất khẩu: Nợ TK 331 3.037.650 Nợ TK 6418 18.182 Nợ TK 1331 1.818 Có TK 1121 3.057.650 _ Ngày 08/12/2004 toán bổ sung phí đóng gói bao bì 400.000 đ Nợ TK 331 400.000 Có TK 1111 400.000 _ Chênh lệch tỷ giá hối đoái: Nợ TK 131 1.400.000 Có TK 413 1.400.000 I NHẬN XÉT: Về máy kế toán: Hiện nay, Công ty tổ chức máy kế toán theo hình thức tập trung phòng kế toán tài Công ty Theo hình thức này, tất công việc kế toán như: phân loại chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, lập báo cáo…đều thực tập trung phòng kế toán tài Công ty Cơ sở trực thuộc không tổ chức máy kế toán riêng mà bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu như: thu thập, kiểm tra chứng từ thực xử lý sơ chứng từ có liên quan đến hoạt động kinh doanh Công ty Việc tổ chức máy kế toán mang lại nhiều ưu điểm như: _ Phát huy tốt vai trò, chức kế toán việc kiểm tra giám đốc tài hoạt động kinh doanh Công ty, đồng thời tiết kiệm chi phí cho máy kế toán Công ty _ Bảo đảm lãnh đạo thống Ban giám đốc Công ty: thực tốt việc kiểm tra đạo sát hoạt động kinh doanh sở thông tin phòng kế toán cung cấp SVTH: Trang 80 _ Tạo điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán đại công tác kế toán Tuy nhiên, hình thức kế toán tập trung số nhược điểm mà Công ty cần khắc phục như: địa bàn hoạt động Công ty rộng phân tán nhiều địa điểm khác nên việc kiểm tra giám sát chỗ phòng kế toán Công ty hoạt động đơn vị trực thuộc bị hạn chế Về chế độ kế toán áp dụng: 2.1) Về hình thức kế toán: Tại Công ty, áp dụng hình thức Nhật ký chung, hình thức kế toán có từ lâu sử dụng rộng rãi Hình thức có ưu điểm sau: kết cấu sổ sách, mẫu biểu đơn giản, số lượng sổ sách ít, trình tự ghi chép đơn giản,… Ở hình thức này, tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phản ánh lên sổ nhật ký chung hay sổ nhật ký đặc biệt làm cho số liệu ghi chép tăng lên đáng kể điều kiện Công ty trang bị hệ thống máy tính để xử lý thông tin tính toán việc sử dụng hình thức kế toán điều hoàn toàn hợp lý 2.2) Về sổ sách kế toán: Sổ sách kế toán Công ty sử dụng bao gồm hỗn hợp nhiều hình thức kế toán Mặc dù phần lớn sổ sách mở ghi chép theo hình thức Nhật ký chung số sổ khác mở ghi chép tùy thuộc vào cán kế toán phụ trách phần hành giao nên gây khó khăn cho việc tập hợp số liệu Về công tác tổ chức luân chuyển chứng từ: Công tác tổ chức luân chuyển chứng từ thực tốt, có quy định cụ thể, rõ ràng trách nhiệm cá nhân, phận, phòng ban khâu luân chuyển chứng từ đảm bảo tuân thủ theo chế đo ächứng từ kế toán nhà nước ban hành Mọi sổ sách, chứng từ lưu trữ theo trình tự thời gian, theo phần hành kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty cần đến tài liệu năm trước Về hình thức tổ chức công tác kế toán: Hình thức tổ chức công tác kế toán áp dụng phù hợp với quy mô, tính chất, đặc điểm trình độ SVTH: Trang 81 đội ngũ cán kế toán Công ty, phát huy tính chất phân cấp quản lý nội Công ty, phần hành kế toán phân công rõ ràng, cụ thể cho nhân viên, tránh tình trạng đổ trách nhiệm cho Kế toán chi tiết tổ chức thực cách tỉ mỉ, giúp cho Công ty theo dõi quản lý chặt chẽ hoạt động kinh doanh cách có hiệu Kế toán nghiệp vụ mua bán hàng hóa phân công trách nhiệm cho nhân viên kế toán Việc phân chia giúp giảm nhẹ công việc cho nhân viên kế toán để có thời gian hoàn thành công việc cách nhanh chóng, hiệu xác Hơn nữa, nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm làm việc lâu năm tận tâm với công việc nên thực tốt công việc, nhiệm vụ giao Kế toán trưởng phó phòng kế toán người chịu trách nhiệm lớn mặt kế toán-tài Công ty, có trình độ chuyên môn cao mà có trình độ nghiệp vụ ngoại thương , lập hợp đồng, kiểm tra hợp đồng nắm vững toàn hoạt động Công ty Về phương tiện tính toán xử lý thông tin: Công ty trang bị máy vi tính phần mềm kế toán cho phòng kế toán, giúp cho việc cập nhật số liệu phát sinh hàng ngày nhanh chóng xác Điều đáng khích lệ làm cho công tác kế toán nói riêng công việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung thuận tiện gọn nhẹ, đặc biệt việc lập Báo cáo tài trở nên dễ dàng Đồng thời, phù hợp với xu hướng phát triển Công ty nói riêng toàn ngành nói chung giai đoạn thời gian tới Công ty áp dụng chương trình kế toán mới, trải qua thời gian sử dụng, chương trình số điểm chưa đáp ứng hết yêu cầu mà kế toán đặt Vì vậy, trình nhân viên kế toán cập nhật số liệu hàng ngày, bên cạnh chương trình chỉnh sửa vài chỗ để đáp ứng yêu cầu kế SVTH: Trang 82 toán nhằm mang lại hiệu cao công việc quản lý Về công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa: _ Đối với nghiệp vụ nhận xuất ủy thác Công ty không sử dụng tài khoản 003 để phản ánh khoản hàng hóa nhận giữ hộ hàng hóa đơn vị ủy thác xuất giao, Công ty không cho nhập kho mà vận chuyển thẳng từ đơn vị ủy thác xuất cảng làm thủ tục xuất hàng cho nước _Việc sử dụng số tài khoản chưa rõ ràng, xác, không ảnh hưởng đến kết kinh doanh Công ty không phản ánh tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh II MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN: Để nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh đứng vững thị trường cạnh tranh liệt đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng đổi hoạt động sản xuất kinh doanh cho phù hợp với yêu cầu thị trường Trong công tác kế toán, tùy vào điều kiện cụ thể doanh nghiệp mà có cách ghi chép, theo dõi khác nhau, theo cách phải đảm bảo nguyên tắc kế toán phù hợp với chế độ kế toán hành Hạch toán nghiệp vụ bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia toán: Đối với hình thức bán hàng này, hàng hóa Công ty mua bán thẳng cho khách hàng địa điểm quy định, hàng hóa không nhập kho đơn vị Kế toán tiến hành ghi chép nghiệp vụ sau: _ Khi hàng đến cảng, vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 151/1561 Nợ TK 133 Có TK 331 _ Đồng thời, trình mua hàng trình bán hàng Khi bên mua nhận hàng, chấp nhận toán Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 Coù TK 5111 SVTH: Trang 83 Coù TK 33311 _ Đồng thời thực việc kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 151/1561 Theo em, để phản ánh chất kinh tế nghiệp vụ phù hợp với chế độ kế toán hành, kế toán nên theo dõi hạch toán sau: Khi lô hàng đến cảng bán thẳng cho khách hàng phản ánh vào tài khoản 157 “Hàng gửi bán” Tài khoản 157 có kết cấu sau: TK 157 “Hàng gửi bán” _ Giá thực tế hàng hóa gửi cho khách hàng nhờ bán hộ _Giá thực tế loại lao vụ cung cấp cho khách hàng chưa chấp nhận toán SD: Giá thực tế hàng hoá gửi bán chưa khách hàng chấp nhận toán _ Giá thực tế hàng hóa, lao vụ gửi khách hàng chấp nhận hay toán _ Giá thực tế hàng hóa, lao vụ gửi bị khách hàng trả lại _ Khi mua hàng hóa bên bán chuyển bán thẳng cho khách hàng, kế toán ghi sau: Nợ TK 157 Nợ TK 133 Có TK 331 _ Sau nhận thông báo khách hàng lô hàng Công ty gửi bán toán hay chấp nhận toán, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 157 Nợ TK 111,112,131 Có TK 511 Có TK 33311 Hạch toán khoản phải thu, phải trả bên ủy thác nhập khẩu, hay bên ủy thác xuất khẩu: Để thuận tiện cho việc theo dõi công nợ khách hàng nên nghiệp vụ nhận ủy thác nhập hay nhận ủy thác xuất khẩu, Công ty không sử dụng tài khoản 138 “Phải thu khác” hay tài khoản 338 “Phải trả khác” theo chế độ kế toán hành, mà Công ty theo dõi trực tiếp tài SVTH: Trang 84 khoản 131,331 để theo dõi tình hình công nợ bên _ Đối với nghiệp vụ nhận nhập ủy thác nhận xuất ủy thác, khoản chi phí mà Công ty chi hộ cho khách hàng, kế toán hạch toán: Nợ TK 6418 Nợ TK 1331 Có TK 1122 _ Khi thu lại khách hàng: + Nghiệp vụ nhận nhập ủy thác: Nợ TK 131 Có TK 6418 Có TK 33311 Nợ TK 1121 Có TK 131 + Nghiệp vụ nhận xuất ủy thác: Nợ TK 331 Có TK 6418 Có TK 33311 Theo em, để phản ánh chất kinh tế nghiệp vụ phù hợp với chế độ kế toán hành, kế toán nên hạch toán sau: _ Hạch toán khoản Công ty chi hộ cho khách hàng: Nợ TK 1388 Có TK 111,112 _ Khi khách hàng toán cho Công ty khoản mà Công ty chi hộ: Nợ TK 111,112 Có TK 1388 Hạch toán chênh lệch tỷ giá khoản liên quan đến ngoại tệ: Để thuận tiện cho việc theo dõi, khoản chênh lệch tỷ giá tất trường hợp, Công ty hạch toán thẳng vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái” Việc hạch toán dễ dàng cho việc theo dõi không với chế độ kế toán (thông tư 105) Do đó, theo em Công ty nên hạch toán sau: Khoản chênh lệch tỷ giá tất trường hợp (nếu có) hạch toán vào tài khoản 515 tài khoản 635 Đến cuối năm tài chính, kế toán đánh giá lại khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ SVTH: Trang 85 giá bình quân liên Ngân hàng Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố Khoản chênh lệch tỷ giá hạch toán vào tài khoản 4131 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính” Sau bù trừ bên Nợ bên Có tài khoản 4131, kế toán hạch toán vào tài khoản 515 635 TK 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái” _ Chênh lệch tỷ giá phát sinh _ Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm theo quy định tăng theo quy định _ Xử lý chênh lệch tỷ giá _ Xử lý chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng theo quy định phát sinh giảm theo quy định SD: Chênh lệch tỷ giá phát sinh SD: Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm chưa xử lý cuối kỳ tăng chưa xử lý cuối kỳ Hạch toán khoản ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến ngoại tệ, hạch toán kế toán quy đổi tiền Việt nam vào tỷ giá bình quân liên Ngân hàng; phần nguyên tệ kế toán không theo dõi riêng tài khoản 007 Hạch toán khoản chiết khấu toán: Tại Công ty, hình thức chiết khấu toán khách hàng toán tiền hàng toán trước thời hạn quy định chưa áp dụng phổ biến Để khuyến khích khả toán khách hàng, Công ty nên áp dụng hình thức bán hàng có chiết khấu trường hợp khách hàng toán toán trước thời hạn Việc toán nhanh hay chậm khách hàng có ý nghóa đặc biệt quan trọng việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lưu động Công ty Nếu khách hàng toán chậm làm cho vốn Công ty bị ứ đọng làm giảm hiệu hoạt động Công ty Điều này, đòi hỏi phải Công ty cần phải đưa phương thức toán phù hợp để khắc phục tình trạng Ngoài ra, Công ty cần phải có biện pháp ràng buộc trách nhiệm toán khách hàng toán trễ hạn SVTH: Trang 86 ... lý tài sản lập báo cáo cho công ty 1.2) Cơ cấu tổ chức máy kế toán: Kế toán trưởng SVTH: Kế toán hàng xuất Kế Kế toán toán hàng hàng nhập nhập khẩu Kế toán tiền mặt, tiền gửi NH Kế toán toán quốc... dõi kế toán hàng nhập ủy thác Lập báo cáo tình hình nhập khẩu, hàng hóa lưu kho, công nợ ? ?Kế toán hàng xuất khẩu: Là người chuyên theo dõi tình hình hàng hóa xuất từ lúc mua hàng đến xuất hàng. .. đạo công tác kế toán, Công ty áp dụng tổ chức máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung Toàn công tác kế toán thực tập trung phòng kế toán Kế toán chịu tránh nhiệm hạch toán tổng hợp, hạch toán