Khái quát chung về đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty XuÊt nhËp khÈu xi m¨ng
1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty xuất nhập khẩu xi măng
Tên gọi: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng.
Tên giao dịch quốc tế: Vietnam National Cement Trading Company
Tên viết tắt: VINACIMEX. Địa chỉ: 228 Đờng Lê Duẩn - Đống Đa - Hà Nội.
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tiền thân là phòng xuất nhập khẩu của Tổng công ty xi măng Việt Nam Đảng và Nhà nớc đã quyết định thành lập Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, cụ thể căn cứ vào:
+ Nghị định số 59/HĐBT ngày 14/04/1988 của Hội đồng Bộ trởng (nay là Chính phủ) qui định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu xi măng Nghị định số 64/HĐBT ngày 10/06/1989 của Hội đồng Bộ trởng quy định về chế độ và tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
+ Công văn thoả thuận số 1367/BNgT – TCCB ngày 14/03/1988 của Bộ Ngoại thơng đăng ký để Tổng công ty xi măng đợc kinh doanh xuất nhập khÈu trùc tiÕp.
+ Quyết định số 692/BXD – TCCB ngày 31/11/1990 của Bộ Xây Dựng quyết định thành lập Công ty XNK xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam.
+ Quyết định số 025A/BXD – TCLĐ ngày 12/2/1993 của Bộ Xây Dựng về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nớc theo quyết định 588/HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trởng Bộ Xây Dựng quyết định thành lập Công ty xuất nhập khẩu xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam.
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/1991, có tên giao dịch quốc tế là VINACIMEX (Vietnam National Cement Trading Company) Công ty có trụ sở đặt tại 228 Lê Duẩn, Hà Nội. Công ty Xuất nhập khẩu xi măng là một đơn vị kinh tế quốc doanh hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân và có con dấu riêng theo mẫu qui định. Công ty có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam.
Ngày 15/03/1991 Bộ Xây dựng đã có quyết định số 154 BXD - TCLĐ thành lập chi nhánh Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tại Thành phố Hồ Chí Minh.Ngày 14/07/1993, theo quyết định số 333 BXD - TCLĐ, đại diện Công ty tạiHải Phòng đợc thành lập Đến ngày 25/12/1997, theo quyết định số 469XMVN - TCLĐ nâng cấp thành chi nhánh tại Hải Phòng Đồng thời để mở rộng phát triển thị trờng nớc ngoài, Công ty đã thành lập Văn phòng đại diện Công ty tại Viên Chăn - Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào theo Quyết định số 515/XMVN – HĐQT ngày 8/11/1999, năm 2002 Công ty đã rút Văn phòng đại diện về nớc, đảm bảo đủ nguồn lực đáp ứng hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch Tổng công ty XM Việt Nam và chính phủ đã đề ra.
Khi mới thành lập, Công ty có tổng số vốn Ngân sách cấp và vốn tự bổ sung là: 6.418.000.000đ.
Trong đó: + Vốn cố định : 362.000.000đ.
+ Vốn Ngân sách cấp : 3.151.000.000đ. + Vốn Công ty tự bổ sung : 3.627.000.000đ. + Nguồn vốn Công ty đợc Nhà nớc cho phép huy động thêm là :35.000.000 ®.
Trong hơn 10 năm hoạt động, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã không ngừng tìm tòi phát triển, và khẳng định vị trí của mình Liên tục trong hơn 10 n¨m qua:
+ Công ty luôn bảo toàn, phát triển vốn và tài sản, đã bổ sung tích luỹ thêm cho vốn hoạt động trên 54 tỷ đồng.
+ Lợi nhuận của Công ty trong 10 năm qua đạt trên 100 tỷ đồng.
+ Các khoản nộp vào Ngân sách Nhà nớc trong hơn 10 năm qua khoảng 1.000 tỷ đồng.
2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có chức năng kinh doanh chủ yếu là:
- Nhập khẩu xi măng, clinker, tấm lợp và thiết bị phụ tùng lẻ, thiết bị toàn bộ, vật t cho ngành sản xuất xi măng.
Theo quyết định của Bộ trởng Bộ Xây dựng, Công ty có nhiệm vụ và quyền hạn chính nh sau:
- Thực hiện chức năng kinh tế đối ngoại của Tổng công ty xi măng.
- Nghiên cứu điều tra, tìm hiểu thị trờng trong và ngoài nớc để xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu hàng năm và dài hạn nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất kinh doanh và tiêu thụ của các đơn vị trong Tổng công ty xi măng.
- Tìm hiểu xu hớng phát triển ngành xi măng của các nớc trên thế giới, khả năng hợp tác đầu t với nớc ngoài, khả năng nhập khẩu vật t thiết bị phụ tùng lẻ chuyên ngành và khả năng xuất khẩu sản phẩm ra thị trờng thế giới.
- Thu thập và phổ biến thông tin kinh tế kỹ thuật, thị trờng giá cả trên thế giới cho các đơn vị thành viên trong Tổng công ty để tiếp cận với thị trờng thế giới.
- Chịu trách nhiệm quản lý tập trung quỹ ngoại tệ của toàn Tổng công ty để thanh toán và sử dụng có hiệu quả theo kế hoạch đã đợc cấp trên phê duyệt.Tuân thủ đúng các chế độ chính sách về quản lý kinh tế, tài chính, xuất nhập khẩu và các quy chế giao dịch đối ngoại của Bộ, Nhà nớc qui định.
- Thực hiện các cam kết trong hợp tác quốc tế thông qua hợp đồng thơng mại, thờng xuyên bồi dỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nớc.
- Công ty thực hiện các nghiệp vụ kinh tế đối ngoại và kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng đã đợc Bộ Ngoại thơng nay là Bộ Thơng mại thoả thuận tại công văn số 1387/HĐBT-TCCB ngày 12/05/1988.
- Đợc trực tiếp quan hệ với các tổ chức kinh tế và thơng nhân nớc ngoài để ký kết các hợp đồng kinh tế, tiến hành các hợp đồng mua - bán, hợp tác đầu t. Công ty đợc cử cán bộ tham gia hội thảo, hội chợ, đợc trao đổi thông tin kinh tế kỹ thuật của các ngành công nghiệp xi măng theo các qui định tiến hành của Bộ, Nhà nớc và luật Quốc tế.
3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty Xuất nhËp khÈu xi m¨ng
3.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu xi m¨ng
Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh
Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng là Công ty kinh doanh theo lĩnh vực kinh tế thơng mại về nhập khẩu chuyên ngành vật t thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ phục vụ toàn ngành xi măng, nhập khẩu xi măng, Clinker ổn định thị trờng trong nớc trên cơ sở hạch toán đủ bù đắp chi phí có lợi nhuận, bảo toàn và phát triển đợc vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc theo luật định
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có chức năng hoạt động trên lĩnh vực kinh tế đối ngoại thông qua nhập khẩu trực tiếp Ngoài ra, Công ty còn thực hiện một số công việc cho các Công ty liên doanh nh t vấn trong thơng thảo hợp đồng, tham gia nhập khẩu cho các đơn vị ngoài ngành
Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh:
Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh, Công ty tiến hành kinh doanh các mặt hàng:
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Xuất nhËp khÈu xi m¨ng
1 Tổ chức bộ máy kế toán và phân công công tác kế toán tại Công ty XuÊt nhËp khÈu xi m¨ng
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung Mô hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty đợc thể hiện cụ thể nh sau:
KÕ toán thanh toán tiÒn
KÕ toán thanh toán ngoại tệ
TSC§ KÕ toán tiÒn l- ơng
Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức công tác kế toán tại công ty XNK xi măng
Phòng kế toán đợc bố trí nhân sự hợp lý để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đợc giao Phòng có 7 ngời, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về các công việc cô thÓ, thùc tÕ:
Kế toán trởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đảm bảo gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, và là ngời giúp Giám đốc Công ty tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, chấp hành chế độ quản lý kinh tế và pháp luật Nhà nớc.
Phó phòng kế toán: Là ngời thay mặt xử lý công việc trong phòng khi kế toán trởng đi vắng, đồng thời giúp kế toán trởng Công ty tham gia quản lý phòng và phụ trách công việc đợc phân công
Kế toán tổng hợp: Là ngời tổng hợp các nghiệp vụ kinh doanh và chi phí cho quá trình kinh doanh, xác định kết quả lãi lỗ của Công ty và lên Bảng cân đối kế toán.
Kế toán thanh toán tiền Việt Nam: Phụ trách việc thanh toán tiền Việt Nam, có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến động lợng tiền mặt của Công ty và các quan hệ thanh toán với các đơn vị trong nớc, lập Báo cáo quản trị.
Kế toán thanh toán ngoại tệ: Phụ trách việc thu, chi ngoại tệ Là ngời kiểm tra và ghi chép tình hình xuất nhập khẩu của Công ty đối với các đơn vị nớc ngoài, các quá trình thanh toán ngoại tệ giữa hai bên và quan hệ với các ngân hàng, lập các Báo cáo quản trị
Kế toán công nợ: Là ngời giám sát việc thanh toán của Công ty với ngời cung cấp và tình hình thanh toán của Công ty với các đơn vị khác Mở L/C, lập hoá đơn bán hàng và quyết toán, lập các Báo cáo quản trị.
Kế toán TSCĐ: Là ngời theo dõi, ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời về số hiện có và tình hình biến động của các loại tài sản cố định của toàn doanh nghiệp, tình hình khấu hao TSCĐ, tình hình sửa chữa lớn, sửa chữa th- ờng xuyên của TSCĐ trong đơn vị, lập các Báo cáo quản trị về TSCĐ.
Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ theo dõi thanh toán lơng, bảo hiểm, tạm ứng cho công nhân viên, lập các Báo cáo quản trị về tiền lơng và Bảo hiểm xã hội, tập hợp hồ sơ quyết toán về tiền lơng và Bảo hiểm xã hội.
Thủ quỹ: Là ngời ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến thu chi tiền mặt và ngoại tệ.
Kế toán Công ty có nhiệm vụ theo dõi hạch toán riêng của Công ty và hai chi nhánh tại Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh để lên báo cáo quyết toán toàn Công ty, cung cấp số liệu đáng tin cậy để giám đốc điều hành ra quyết định đúng đắn.
2 Tình hình vận dụng chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu xi m¨ng
2.1 Quy định chung về chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng áp dụng
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000, Thông t 89/2002/TT – BTC hớng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 149/2001/ QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính, Thông t số 105/2003/TT - BTC ngày 4/11/2003 của Bộ Tài chính hớng dẫn kế toán thực hiện sáu chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định 165/2002/QĐ/BTC ngày 31/12/2002, và Quyết định số 234/2003/QĐ - BTC ngày 30/12/2003 về việc ban hành và công bố sáu chuẩn mực kế toán Việt nam.
Hình thức kế toán: Nhật ký chung
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng n¨m.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ) theo nguyên tắc giá gốc phù hợp với các quy định của Chế độ kế toán Việt Nam do
Bộ Tài chính ban hành tại Quyết định số1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính.
Phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá hạch toán tháng (Trung bình tháng) của đơn vị quy định Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ đợc quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại ngày khoá sổ niên độ kế toán. Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và các khoản lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số d các khoản công nợ dài hạn đợc kết chuyển vào Báo cáo kết quả kinh doanh trong năm tài chính.
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Tính theo giá đích danh
Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Tính theo giá gốc
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên
Hàng mua đang đi đờng: Hàng mua đang đi trên đờng bao gồm hàng hoá đã mua đang trên đờng vận chuyển và hàng hoá đã về nhng cha đợc giao nhận,hàng mua đang đi đờng đợc ghi nhận khi Ngân hàng thanh toán L/C cho ngời bán và đợc phản ánh theo tỷ giá hạch toán khi Ngân hàng thanh toán cho ngời bán.
Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty Xuất nhËp khÈu xi m¨ng
Đặc điểm hàng hoá nhập khẩu
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng là Công ty kinh doanh theo lĩnh vực kinh tế thơng mại về nhập khẩu chuyên ngành vật t, thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ phục vụ sản xuất xi măng trong ngành Công ty nhập khẩu giấy Krat, hạt nhựa PP dùng để sản xuất vỏ bao xi măng, gạch chịu lửa, vữa chịu lửa để xây lò xi măng Ngoài ra, Công ty nhập các thiết bị chuyên dùng trong dây chuyền sản xuất xi măng, các loại xe ủi, xe xúc các phụ tùng thay thế trong dây chuyền sản xuất Vì vậy hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu là một trong những công việc chủ yếu và thờng xuyên trong công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Ngay từ đầu năm, dựa vào kế hoạch đợc giao, đợc phê duyệt của tất cả các Công ty thành viên trong Tổng công ty đã giúp Công ty luôn nắm bắt đợc nhu cầu về vật t, thiết bị của các đơn vị thành viên Dựa trên nhu cầu đó, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tiến hành nhập khẩu theo phơng thức nhập khẩu phù hợp, đó là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác Hàng hoá của Công ty chủ yếu đợc thực hiện theo điều kiện giá CIF và vận chuyển theo các loại hình đờng biển và đờng không Việc thanh toán tiền hàng đợc thực hiện theo phơng thức mở th tín dụng L/C và thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR) Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đến cuối kỳ, kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá hạch toán về tỷ giá thực tế do Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam công bố tại thời điểm cuối kỳ.
Gạch chịu lửa là một trong những mặt hàng nhập khẩu quan trọng phục vụ cho ngành sản xuất xi măng Công ty nhập khẩu gạch chịu lửa cho các nhà máy xi măng nhằm thay thế sửa chữa lò nung Clinker, giúp đảm bảo và ổn định sản xuất Hiện nay ở Việt Nam chỉ có một nhà máy có thể sản xuất gạch chịu lửa( Nhà máy gạch Kiềm tính Việt Nam), nhng chất lợng cha cao, giá thành cha cạnh tranh, không đáp ứng đủ nhu cầu trong nớc, vì thế Công ty Xuất nhập khẩu xi măng phải nhập khẩu gạch chịu lửa, cung cấp cho các nhà máy xi măng Đây là mặt hàng đợc các Công ty xi măng đặt hàng tơng đối ổn định nh Công ty xi măng Hà Tiên 2, Công ty Xi măng Hoàng Thạch, Công ty XM Bỉm sơn… vàcác chủng loại gạch chịu lửa đợc cung cấp bởi các nhà cung cấp n- ớc ngoài có uy tín nh REFRATECHNIK, thông qua hình thức đấu thầu lựa chọn chất lợng tốt và giá cả hợp lý.
Gạch chịu lửa là vật liệu chính để lót và xây lò quay nung Clinker Nó đợc ví nh trái tim của lò quay nung Clinker, tạo độ bền, chịu lửa, góp phần tạo nên chất lợng của xi măng Lò quay đợc dùng để nung đá vôi, phối hợp với sét, quặng Bôxit tạo ra tạo ra Clinker Clinker là thành phần chính tạo ra và quyết định tới chất lợng xi măng Đất nớc ta đang trên đà phát triển, các cơ sở vật chất, kiến trúc hạ tầng cần đợc xây dựng nhiều, nhu cầu xi măng trong nớc tăng cao, các Công ty xi măng thành viên phải phát huy tối đa năng suất thiết bị, đặc biệt là các lò quay, giảm thiểu những h hỏng, thời gian sửa chữa, làm ngng đọng quá trình sản xuất, tận dụng tối đa năng lực sản xuất Vì thế, việc nhập khẩu gạch chịu lửa có chất lợng tốt đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên, nhằm nâng cao và giữ ổn định chất lợng xi măng, đáp ứng tốt nhất thị hiếu và nhu cầu của ngời tiêu dùng, tăng thêm uy tín trên thơng trờng Hiện nay và trong những năm tới
(2003 – 2010) Tổng công ty xi măng Việt Nam đang thực hiện công tác đầu t xây dựng thêm các nhà máy xi măng nh: dự án xi măng Hải phòng mới, dự án xi măng Tam Điệp, dự án xi măng Hoàng thạch 3, dự án xi măng Bình Ph- ớc, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đóng góp vào sự phát triển của toàn ngành, đợc giao nhiệm vụ nhập khẩu gạch chịu lửa và các dây chuyền sản xuÊt xi m¨ng.
Gạch chịu lửa cũng là một trong những mặt hàng kinh doanh chủ lực, tạo lợi nhuận lớn trong tổng lợi nhuận của Công ty Báo cáo kết quả thực hiện năm 2004 của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, giá trị nhập khẩu gạch chịu lửa đạt 3.595.112,21 USD
Ngoài ra, Công ty cũng thực hiện nhập khẩu phụ tùng thiết bị theo các quy định về công tác quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nớc, các quy chế, quy định của Tổng công ty xi măng Việt Nam và của Công ty, đáp ứng đợc nhu cầu phục vụ sản xuất của các Công ty xi măng Quy trình mua sắm, đấu thầu, xét chọn thầu đợc thực hiện theo quy chế quản lý mua sắm vật t thiết bị ban hành kèm theo quyết định số 1191/XMVN - HĐQT của Hội đồng quản trị -Tổng công ty xi măng Việt Nam và các nghị định hiện hành của Nhà nớc Báo cáo kết quả thực hiện năm 2004 cho thấy giá trị nhập khẩu phụ tùng, thiết bị lẻ đạt 2.528.759 USD Theo qui định Công ty có nhiệm vụ và chức năng nhập khẩu thiết bị lẻ nhằm phục vụ cho công tác sửa chữa, thay thế và nâng cao công suất của các thiết bị trong dây chuyền sản xuất xi măng Hiện tại các dây chuyền sản xuất xi măng của các Công ty xi măng đợc áp dụng công nghệ tiên tiến nhất cho nên danh mục và chủng loại thiết bị lẻ rất đa dạng và phức tạp. Máy tiện vạn năng là 1 trong những thiết bị lẻ đợc các Công ty XM dùng để gia công chế tạo các thiết bị, công cụ phục vụ công tác sửa chữa, hỗ trợ cho dây chuyền sản xuất xi măng.
Xuất phát từ những ý nghĩa trên, em xin trình bày nội dung kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu: phơng thức nhập khẩu trực tiếp đối với mặt hàng gạch chịu lửa, và phơng thức nhập khẩu uỷ thác đối với mặt hàng thiết bị lẻ máy tiện vạn năng Hai mặt hàng trên đợc đặt mua bởi Công ty xi măng Hà Tiên 2.
Nội dung hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập khÈu xi m¨ng
1 Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty Xuất nhập khẩu xi m¨ng
Các mặt hàng kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng nh gạch chịu lửa đợc nhập khẩu trực tiếp chủ yếu dựa vào nhu cầu của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty xi măng Việt Nam Dựa trên kế hoạch đợc phê duyệt của các Công ty thành viên trong Tổng công ty xi măng, Công ty nắm bắt đợc nhu cầu về thiết bị, vật t của các đơn vị thành viên Công ty Xuất nhập khẩu xi măng mua hàng và bán lại cho các nhà máy xi măng.
Trình tự nhập khẩu trực tiếp của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng nh sau:
- Đơn đặt hàng là cơ sở ban đầu cho các hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu Khi nhận đợc đơn đặt hàng của các đơn vị thành viên cần nhập khẩu vật t thiết bị nào, dựa vào số lợng, đặc điểm, giá cả, thời gian giao hàng đợc ghi trên đơn đặt hàng, và kinh nghiệm của mình, phòng nghiệp vụ và phòng kế toán Công ty sẽ tính và lên các phơng án giá mặt hàng đó, sau đó Công ty tổ chức gọi và đấu thấu lô hàng với các nhà cung cấp nớc ngoài Dựa trên kết quả tham gia thầu của các nhà cung cấp, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng và các Nhà máy xi măng sẽ lựa chọn đợc nhà cung cấp thoả mãn tốt nhất các đơn đặt hàng Công ty gọi thầu và thực hiện ký kết Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp trúng thầu Nhà cung cấp này sẽ gửi cho Công ty Xuất nhập khẩu xi măng một bản Hợp đồng ngoại thơng (Contract), trong đó nêu rõ các điều khoản về giá cả, số lợng, chất lợng, thời gian giao hàng, phơng thức thanh toán Hợp đồng đợc lập thành hai thứ tiếng, tiếng Anh và tiếng Việt, là cơ sở pháp lý cho sự ký kết và thực hiện.
Trong trờng hợp Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có mối quan hệ bạn hàng lâu dài với nhà cung cấp trên thì sau khi ký kết Hợp đồng ngoại thơng có giá trị trong thời hạn 1 năm, khi hết thời hạn Hợp đồng, nếu hai bên vẫn tiếp tục thực hiện quan hệ buôn bán với nhau thì chỉ ký thêm phụ lục (Annex 01, Annex 02 ).
Trên cơ sở Hợp đồng đã đợc ký, Công ty tiến hành xin giấy phép nhập khẩu của Bộ thơng mại (với các mặt hàng theo quy định của nhà nớc) Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nớc quản lý việc nhập khẩu.
Từ các giấy tờ đợc xác nhận và Giấy phép nhập khẩu, cán bộ phòng nghiệp vụ làm đơn xin mở L/C (Letter of Credit) cùng với cam kết thanh toán với Ngân hàng, chuyển cho phòng kế toán để giao dịch với Ngân hàng (thờng là Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam)
Thủ tục mở L/C đợc tiến hành nh sau:
+ Trớc khi mở L/C, phòng kế toán đối nguồn vốn hiện có, từ đó xác định nguồn vốn của Công ty có đủ khả năng thanh toán hàng nhập khẩu không. + Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu Sau đó Công ty Xuất nhập khẩu xi măng dựa vào căn cứ đó điền vào “Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu” Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu kèm theo bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu đợc chuyển đến Ngân hàng ngoại thơng cùng với 2 uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho Ngân hàng về việc mởL/C.
+ Tiếp theo Công ty tiến hành chuyển tiền của mình vào tài khoản ký quỹ tại Ngân hàng Ngoại thơng Công ty vay ngắn hạn Ngân hàng để thanh toán nếu không đủ ngoại tệ Số tiền ký quỹ do Ngân hàng quy định, tuỳ theo độ tin cậy và mối quan hệ giữa Công ty với Ngân hàng, thờng giao động từ 10% - 50% giá trị lô hàng.
+ Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C, xem xét tình hình tài chính của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, nếu thấy không có gì bất hợp lý, Ngân hàng tiến hành mở L/C
+ Sau khi mở L/C, Ngân hàng Ngoại thơng gửi cho bên bán thông qua Ngân hàng của họ (Ngân hàng thông báo) một bản L/C và gửi cho VINACIMEX một bản Hai bên tiến hành kiểm tra, xem xét nếu thấy sai sót thì báo cho Ngân hàng ngoại thơng biết và cùng thoả thuận sửa đổi
+ Nếu hai bên chấp thuận mọi điều khoản trong L/C thì bên bán sẽ gửi cho Ngân hàng một bộ chứng từ trớc khi tiến hành giao hàng Bộ chứng từ thờng bao gồm:
Hoá đơn thơng mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán Nó là yêu cầu của ngời bán đòi hỏi ngời mua phải trả số tiền hàng đã đợc ghi trên hoá đơn Hoá đơn ngoài việc xuất thẳng cho Ngân hàng để đòi tiền hàng, còn dùng để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá, cho cơ quan hải quan để tính tiền thuế.
Vận đơn (Bill of Lading): là biên lai của ngời vận tải về việc đã nhận hàng để chở, nói rõ tình trạng của hàng hoá
Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurence) nếu nhập khẩu theo giá CIF.
Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality): là chứng từ xác nhận chất lợng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O: Certificate of origin): là chứng từ xác nhận xuất xứ của lô hàng nhập khẩu.
Phiếu đóng gói (Packing list): là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng.
Bộ chứng từ quy định rõ về số lợng, chủng loại trong L/C Khi Công ty chấp nhận thanh toán bộ chứng từ do bên xuất khẩu gửi qua Ngân hàng ngoại th- ơng, và báo cho Ngân hàng, Ngân hàng sẽ trích từ tài khoản của Công ty tại Ngân hàng để thanh toán cho bên cung cấp Khi đó Công ty mới nhận đợc chứng từ để đi nhận hàng.
- Nếu giữa Công ty Xuất nhập khẩu xi măng và bên xuất khẩu có quá trình hợp tác buôn bán lâu dài hiểu biết lẫn nhau thì thờng áp dụng phơng thức thanh toán TTR (điện chuyển tiền) mà không cần mở L/C.
- Khi đợc thông báo hàng đã về đến cảng, sân bay, cán bộ tại các chi nhánhHải Phòng hoặc Thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp ra nhận hàng Ngời đại diện nhận hàng sẽ mang bộ chứng từ do bên bán gửi đến, thông thờng chỉ cần mang Vận đơn (Bill of Lading), Phiếu đóng gói (Packing list), và Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O: Certificate of origin).
Nội dung hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại Công ty Xuất nhập khÈu xi m¨ng
1 Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại Công ty Xuất nhập khẩu xi m¨ng
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tiến hành nhập khẩu các mặt hàng (phụ tùng, thiết bị ) căn cứ vào Hợp đồng uỷ thác của bên giao uỷ thác Đơn vị nhập khẩu uỷ thác là đơn vị trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại, tổ chức tiếp nhận hàng nhập khẩu, thanh toán với nhà cung cấp nớc ngoài tiền mua hàng nhập khẩu.
Mỗi chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng sẽ đợc Công ty trực tiếp thanh toán hộ bên uỷ thác Sau khi nhập khẩu hàng về đã đợc bên mua (bên giao uỷ thác) chấp nhận căn cứ vào biên bản bàn giao vật t, thiết bị, các hóa đơn chi phí chi hộ, Công ty phát hành hoá đơn tiền hàng và hoá đơn GTGT ghi nhận phí uỷ thác nhập khẩu lô hàng Đơn vị giao uỷ thác phải có nghĩa vụ trả tiền hàng cho Công ty Đồng thời, bên giao uỷ thác phải trả thêm một khoản phí uỷ thác gọi là hoa hồng uỷ thác (thờng là 0,9% giá trị lô hàng) Trong quan hệ này, bên nhập khẩu uỷ thác là bên cung cấp dịch vụ, bên uỷ thác giữ vai trò là bên mua dịch vụ uỷ thác.
Hạch toán hàng nhập khẩu nhận uỷ thác phải ghi chép, phản ánh các chỉ tiêu và quan hệ thanh toán tài chính từ phía chủ hàng giao uỷ thác và từ phía nhà cung cấp nớc ngoài Tỷ giá sử dụng để ghi tăng trị giá hàng nhập khẩu là tỷ giá quy định tại hợp đồng uỷ thác.
2 Thủ tục nhập khẩu uỷ thác máy tiện vạn năng tại Công ty Xuất nhập khÈu xi m¨ng
- Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đóng vai trò là bên cung cấp dịch vụ, nhập khẩu uỷ thác máy tiện vạn năng cho Công ty xi măng Hà Tiên 2.
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng dựa vào nhu cầu dự kiến từ đầu năm 2004, và khả năng của mình, đã ký Hợp đồng uỷ thác với Hà Tiên 2 vào ngày02/01/2004:
Tổng Công ty xi măng việt nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Công ty xuất nhập khẩu xi măng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Sè: 001/2004/H§UT - HT2 Ngày 02 tháng 01 năm 2004
- Căn cứ Luật thơng mại của nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 1/1/1998.
- Pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nớc ban hành ngày 25/9/1989 và Nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng Bộ trởng ban hành về việc quy định chi tiết ký kết hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ quy chế quản lý mua sắm vật t phụ tùng, thiết bị lẻ của Tổng công ty xi măng Việt Nam.
- Căn cứ chức năng nhiệm vụ của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng.
- Nhu cầu và khả năng của mỗi bên.
Hai bên ký hợp đồng gồm có:
I Bên uỷ thác: Công ty xi măng Hà Tiên 2 – (Gọi tắt là bên A)
- Do ông: Lý Tân Huệ - Giám đốc Công ty làm đại diện
- Tài khoản: 710A – 00091 tại Ngân hàng công thơng Kiên Giang
- Địa chỉ: Thị trấn Kiên Lơng – Huyện Kiên Lơng – Tỉnh Kiên Giang
II Bên nhận uỷ thác: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng–(Gọi tắt là bên
- Do ông: Vũ Văn Đại - Giám đốc Công ty làm đại diện
- Địa chỉ: Số 228 đờng Lê Duẩn – Hà Nội
-Tài khoản: 1020100000188829 tại Ngân hàng Công thơng – Hai Bà Trng – Hà Nội - Mã số thuế: 0100105260
Hai bên đã cùng thoả thuận ký kết hợp đồng uỷ thác nhập khẩu hàng hoá năm 2004 với các điều khoản sau: §iÒu 1: Néi dung:
Bên A uỷ thác cho bên B nhập khẩu thiết bị lẻ (theo danh mục hàng hoá của bên A đợc Tổng Công ty xi măng Việt Nam phê duyệt), vật t và phụ tùng phục vụ sản xuất (không bao gồm các dự án đầu t), với tổng giá trị (tạm tính) là: 2.500.000 USD. Điều 2: Thời gian và địa điểm giao hàng:
Thời gian giao hàng: Theo quy định trong từng hợp đồng nhập khẩu, đã đợc bên A xác nhận. Địa điểm giao hàng: Tại cảng, kho cảng Tp HCM hoặc sân bay Tân Sơn Nhất –
TP Hồ Chí Minh. Điều 3: Phơng thức giao nhận, nghiệm thu:
- Bên B giao hàng lên phơng tiện của bên A tại cảng, kho cảng Tp Hồ Chí Minh hoặc sân bay Tân Sơn Nhất – TP Hồ Chí Minh, nghiệm thu hàng tại Công ty xi măng Hà Tiên 2.
- Lợng hàng giao căn cứ vào số lợng ghi trong vận đơn. Điều 4: Trách nhiệm các bên: Điều 5: Phơng thức thanh toán – giá cả, thanh quyết toán:
1/ Các chi phí bên A phải thanh toán cho bên B:
- Giá trị CIF lô hàng đã giao nhận giữa A và B theo hợp đồng ngoại.
- Chi phí giám định, kiểm định: theo hoá đơn của bên B và bản sao chứng từ kèm theo.
- Chi phí bốc xếp: theo hoá đơn của bên B và bản sao chứng từ kèm theo.
- Chi phí lu kho bãi: theo hoá đơn của bên B và bản sao chứng từ kèm theo
- Phí uỷ thác nhập khẩu khoán gọn, (không bao gồm thuế GTGT) bằng 0,9% giá trị CIF của lô hàng.
- Thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các loại thuế khác theo luật định.
- Phí giao nhận tại cảng đợc bên A khoán cho bên B thực hiện theo mức khoán của từng chuyến hàng (cha có thuế GTGT).
- Bên A thanh toán cho bên B bằng đồng Việt Nam theo phơng thức chuyển khoản.
- Việc thanh toán đợc chia làm 3 lần:
Lần 1: Căn cứ vào hợp đồng do bên B ký với nớc ngoài (theo đúng quy định của Tổng Công ty xi măng Việt Nam) và giấy đề nghị chuyển tiền của bên B (cho từng lần giao hàng), bên A chuyển cho bên B 30% giá trị tiền hàng (theo giá CIF cho từng lần giao nhận hàng) Trong thời hạn 07 ngày (kể từ khi bên A chuyển tiền) bên
B phải mở L/C để mua hàng Nếu quá thời hạn nêu trên mà bên B cha mở L/C thì bên B phải trã lãi Ngân hàng cho bên A tính từ thời gian trễ hạn (theo lãi suất tiền vay 12 tháng của Ngân hàng mà bên A đã chuyển tiền)
Lần 2: Thanh toán hết số còn lại (giá CIF) cho bên B khi nhận đợc Invoice hoặc hối phiếu đòi tiền của nớc ngoài, kèm theo thông báo trả tiền cho bên B.
Lần 3: Thanh toán nốt phí uỷ thác và chi phí chi hộ sau khi nhận đợc hoá đơn và các hồ sơ.
- Trờng hợp phải trả tiền thuế thì bên B làm văn bản và kèm theo bản sao kê khai nộp thuế báo cho bên A tạm ứng cho bên B nộp thuế.
- Trờng hợp thanh toán bằng TTR thì bên A chuyển tiền cho bên B sau khi đã đầy đủ thủ tục.
- Tỷ giá thanh toán đợc tính theo tỷ giá ngoại tệ bán ra của Ngân hàng ngoại thơng ngay tại thời điểm bên A tạm ứng tiền và tại thời điểm bên B lập hoá đơn (của số tiền còn lại phải thanh toán tiếp).
- Hàng quý (trong vòng 15 ngày của đầu quý sau) hai bên cử đại diện để cùng nhau đối chiếu thanh quyết toán công nợ.
- Trong tháng đầu của năm sau, hai bên cùng nhau thanh quyết toán và thanh lý hợp đồng của năm trớc.
3/ Hồ sơ thanh toán hợp đồng nhập khẩu:
- Biên bản nghiệm thu hàng hoá tại Công ty xi măng Hà tiên 2.
- Hoá đơn GTGT của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng.
- Hợp đồng nhập khẩu (gồm cả tiếng nớc ngoài và bản dịch)
- Các hồ sơ kèm theo hợp đồng nhập khẩu: BILL OF LOADING (BảN SAO), invoice, packing list, c/o (bản sao).
- Chứng từ thanh toán hợp đồng nhập khẩu của bên B với ngân hàng, nơi bên B mở L/C.
- Hoá đơn thanh toán chi phí giám định, kiểm định, bốc xếp, lu kho.
- Biên bản giao nhận hàng nhập khẩu.
- Biên bản giám định hàng nhập khẩu.
- Các hồ sơ xét giá đợc duyệt.
- Các biên bản làm việc giữa hai bên về xử lý hàng thiếu và không đúng quy định trong hợp đồng.
- Hồ sơ nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng. Điều 6: Phạt thực hiện giao hàng chậm, thiếu, sai quy cách, h hỏng Điều 7: Điều khoản thi hành
Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản của hợp đồng đã ký kết. Hợp đồng này có giá trị thực hiện kể từ ngày ký đến hết ngày 31/12/2004.
Hợp đồng này đợc lập thành 08 bản, có giá trị nh nhau, mỗi bên 04 bản. đại diện bên B Đại diện bên A
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
- Ngày 29/04/2004, VINACIMEX nhận đợc công văn của Công ty xi măng
Hà Tiên 2, có nội dung:
Biểu 16: Công ty xi măng Hà Tiên 2
Hà Tiên 2 cement company Địa chỉ: Thị trấn Kiên Lơng, Huyện Kiên Lơng, Tỉnh Kiên Giang Điện thoại: 077.853235 Fax: 077.853640
Nơi nhận: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Số hiệu: 939/KTKH
Gửi đến: Bà Trần Thị Minh Anh – Phó Giám Đốc Ngày: 29/08/2004 Điện thoại: 04.815953 Tổng số trang: 01
Fax: 04.8513748 Gửi bằng: Trao trực tiếp
Nơi gửi: Công ty xi măng Hà Tiên 2 Fax
Công ty xi măng Hà Tiên 2 hiện có nhu cầu nhập khẩu thiết bị lẻ cho năm 2005 là máy tiện vạn năng theo đơn hàng số: 30/ĐH – CUVT ngày 14/8/2004 Công ty xi măng Hà Tiên 2 có nhu cầu mua 02 máy tiện vạn năng Công ty đề nghị VINACIMEX liên hệ với nhà cung cấp, tiến hành các thủ tục để chào hàng và triển khai các thủ tục tiếp theo để có thể nhanh chóng nhập khẩu thiết bị lẻ trên cho Hà Tiên 2.
-Thời hạn cần có hàng: Quý IV/2004
Chúng tôi rất mong nhận đợc sự quan tâm, hợp tác của Quý Công ty.
(Ký, ghi họ tên, đóng dấu)
Một số nhận xét đánh giá và giải pháp hoàn thiện kế toán l u chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Nhận xét, đánh giá về kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty XuÊt nhËp khÈu xi m¨ng
1 Ưu điểm về kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhËp khÈu xi m¨ng
Sau hơn 10 năm hoạt động, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt Là đơn vị trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trờng, Công ty đã và đang đa dạng hoá loại hình kinh doanh xuất nhập khẩu để đáp ứng mọi nhu cầu trong nớc, cũng nh các đơn vị khác thuộc Tổng công ty xi măng Việt nam.
Là một sinh viên chuyên ngành kế toán tổng hợp, có điều kiện đợc thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty, em thấy có những u điểm nổi bật sau:
Thứ nhất: Bộ máy quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng gọn nhẹ, khoa học, luôn đảm bảo đợc hiệu quả công việc Các phòng ban đợc phân công phân nhiệm rõ ràng Đội ngũ cán bộ quản lý của Công ty có chuyên môn giỏi, t tởng vững vàng, luôn làm tốt công tác quản lý tại đơn vị, đồng thời chỉ đạo sát sao cho các cán bộ cấp dới nhằm hoàn thành nhiệm vụ do Nhà nớc, Tổng công ty giao, cũng nh kế hoạch của Công ty Cơ cấu bộ máy quản lý Công ty tăng cờng trách nhiệm cá nhân, tránh tình trạng ngời thừa hành phải thi hành các chỉ thị khác nhau, thậm chí mâu thuẫn nhau của ngời phụ trách. Phòng kế toán có nhiệm vụ huy động vốn, tạo nguồn vốn kịp thời để tiến hành các hoạt động kinh doanh đồng thời giám sát theo dõi chặt chẽ tình hình thực hiện các phơng án kinh doanh từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc thông qua việc ghi chép phản ánh trên sổ kế toán.
Thứ hai: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng là Công ty xuất nhập khẩu chuyên ngành vật t thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ cho nghành xi măng Ngoài ra, Công ty còn có nhiệm vụ nhập khẩu một số lợng lớn Clinker nớc ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu xi măng trong nớc và bình ổn giá cả trên thị trờng Trong quá trình kinh doanh Công ty luôn chủ động nắm bắt nhu cầu của khách hàng, tìm kiếm các bạn hàng đáng tin cậy, tổ chức hợp lý quá trình tiêu thụ sản phẩm, luôn đặt chữ tín lên hàng đầu và rất đợc khách hàng tín nhiệm Công ty thực hiện hạch toán kinh tế và tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh, đảm bảo có lãi nhằm bảo toàn và phát triển vốn, luôn tự chủ về tài chính, giải quyết thoả đáng lợi ích của ngời lao động và của Công ty theo kết quả đạt đợc trong khuôn khổ luật pháp quy định.
Thứ ba: Phòng kế toán với 7 cán bộ công nhân viên, trong đó có 1 kế toán tr- ởng, 1phó phòng kế toán tài chính và các nhân viên chuyên quản các phần việc đợc giao Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức gọn nhẹ, hoàn chỉnh,phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty Công tác kế toán đợc phân công nhiệm vụ rõ ràng, tránh sự chồng chéo, tạo hiệu quả trong công việc, phát huy đợc các nguồn lực sẵn có Các cán bộ kế toán có trình độ tơng đối đồng đều, với 100% tốt nghiệp đại học chuyên ngành về tài chính kế toán, khả năng ngoại ngữ và nghiệp vụ ngoại thơng tốt, có kinh nghiệm công tác, luôn không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn, phục vụ tốt hơn cho công việc đợc giao Do đó việc thực hiện kế toán quá trình kinh doanh của Công ty nói chung và kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu nói riêng luôn đáp ứng tính kịp thời, đầy đủ, hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho Công ty XuÊt nhËp khÈu xi m¨ng.
Thứ t : Công ty Xuất nhập khẩu xi măng chuyên nhập khẩu thiết bị vật t phục vụ sản xuất trong ngành, vì thế Công ty chỉ tiến hành nhập khẩu khi có đơn đặt hàng chính thức của đơn vị khách hàng và thờng là các đơn vị thành viên trong Tổng công ty xi măng Việt Nam, điều đó giúp Công ty tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, giảm chi phí dự trữ, bảo quản hàng, không lo hàng bị ứ đọng hay khó tiêu thụ
Thứ năm: Sự phát triển của công nghệ thông tin ở nớc ta đã làm thay đổi bộ mặt của đất nớc, đặc biệt trong lĩnh vực kinh tế Để đổi mới, kế tiếp những thành tựu khoa học kỹ thuật đó, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã sử dụng kế toán máy trong công tác kế toán, đặc biệt trong kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu, đã giúp giảm nhẹ khối lợng công việc đồng thời góp phần tăng tính kịp thời, chính xác của thông tin Kế toán máy giảm thời gian lao động, tăng hiệu quả hơn cho kế toán, nâng cao tính cạnh tranh cho Công ty.
Thứ sáu: Công ty áp dụng hình thức kế toán trong kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu là hình thức Nhật ký chung Đây là một hình thức kế toán đợc sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp do có nhiều u điểm Hình thức này phù hợp với mọi loại hình đơn vị, đặc biệt thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy của Công ty Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đợc ghi theo trình tự thời gian phát sinh, thuận tiện cho việc kiểm tra, theo dõi khi cÇn
Thứ bảy: Chứng từ kế toán đợc sử dụng trong quá trình hạch toán đợc lập theo đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành, phù hợp với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bảo đảm đợc tính pháp lý của các nghiệp vụ này Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh kịp thời, đầy đủ vào các chứng từ tơng ứng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán, và công tác lu trữ đợc thuận lợi Quá trình luân chuyển chứng từ đợc thực hiện theo nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành. Các chứng từ sau khi sử dụng để hạch toán đợc lu giữ theo từng đơn đặt hàng, từng phơng án kinh doanh, rất tiện lợi khi cần dùng lại.
Thứ tám: Hệ thống tài khoản kế toán Công ty đang sử dụng phù hợp với qui định hiện hành của Bộ Tài chính Ngoài ra Công ty còn mở các tài khoản cấpIII, cấp IV để tạo điều kiện cho việc theo dõi các loại hàng hoá, tình hình lu chuyển hàng nhập khẩu, các khách hàng về công nợ phải thu tạo thuận lợi cho việc hạch toán kế toán Bên cạnh đó góp phần theo dõi công nợ của khách hàng một cách thờng xuyên và chi tiết giúp các nhà quản trị doanh nghiệp nắm bắt đợc tình hình thanh toán của từng khách hàng cả về mặt thời gian và giá trị.
Ví dụ: Tài khoản 151 đợc Công ty chi tiết theo từng mặt hàng, từng ngời mua, giúp cho việc theo dõi hàng hoá, tình hình thực hiện hợp đồng đợc chính xác, hợp lý.
151 Hàng mua đang đi trên đờng
15111111 Công ty cổ phần bao bì Hoàng Thạch
15111112 Công ty cổ phần bao bì Bỉm Sơn
15111113 Công ty cổ phần bao bì Nam định
15111114 Công ty XM Hải Phòng
15111211 Công ty XM Hoàng Thạch
15111212 Công ty XM Hải phòng
15111213 Công ty XM Bút Sơn
15111214 Công ty XM Bỉm Sơn
15111215 Công ty XM Tam Điệp
15111216 Công ty XM Hoàng mai
15111217 Công ty XM Hà Tiên 1
15111218 Công ty XM Hà Tiên 2
151117 Vật t thiết bị Hoàng Thạch 2
151123 Phụ tùng Cty XM - VLXD Đà nẵng
151124 Vật t cho công ty bao bì Bỉm sơn
151126 Dây truyền cải tạo công ty XM Bỉm sơn
151127 Thiết bị mỏ Bút Sơn
151128 Thiết bị Phụ tùng cho Bút Sơn
151129 Thiết bị Phụ tùng cho Cty Xm Hoàng mai
151131 Thiết bị Phụ tùng cho đá Hoà Phát
151133 Thiết bị phụ tùng cho CP bao bì Hoàng Thạch
151134 Thiết bị Tổng Công ty XM VN
Thứ chín: Việc theo dõi công nợ khách hàng đợc thực hiện thờng xuyên và chi tiết theo từng khách hàng cụ thể giúp kế toán và các nhà quản lý theo dõi và nắm bắt tình hình thanh toán của từng khách hàng về mặt thời gian và giá trị.
Ví dụ: Khi nhận trớc 30% giá trị tiền hàng của Công ty xi măng Hà Tiên 2, kế toán ghi nợ TK 131115 – chi tiết cho Công ty XM Hà Tiên 2, ghi có TK
Thứ m ời: Kế toán lu chuyển hàng hoá ở Công ty Vinacimex đã cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý kinh doanh thơng mại của đơn vị Công ty ghi nhận doanh thu đợc áp dụng theo đúng chế độ kế toán hiện hành, thực hiện đúng nguyên tắc, phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí tạo điều kiện tính chính xác kết quả bán hàng.
Ví dụ: Khi bán mặt hàng Gạch chịu lửa cho Công ty XM Hà Tiên 2, kế toán xác định thời điểm ghi nhận doanh thu, và thực hiện hạch toán chi tiết cho từng mặt hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tình hình bán hàng, cũng nh xác định kết quả kinh doanh
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
Với những u điểm đạt đợc, Công ty cần duy trì và phát huy, để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tạo điều kiện để cạnh tranh tốt hơn trong nền kinh tế thị tr- ờng Hơn 10 năm hoạt động, để có đợc sự phát triển nh ngày hôm nay, ngoài sự chỉ đạo của Chính phủ, Tổng Công ty xi măng, còn có sự nỗ lực của nhân viên toàn Công ty, đặc biệt là bộ máy quản lý Phòng kế toán của Công ty cũng đóng góp một phần không nhỏ tới sự lớn mạnh này Phòng với 7 cán bộ công nhân viên, trình độ đồng đều, khả năng làm việc độc lập và phối hợp với nhau có hiệu quả Công tác kế toán thực hiện khoa học, hợp lý, vừa theo đúng quy định do cấp trên đề ra, vừa vận dụng linh hoạt phù hợp với từng hoàn cảnh cô thÓ
Tuy nhiên bên cạnh đó còn có những mặt hạn chế mà Công ty cần cải tiến hoàn thiện để thúc đẩy hơn nữa sự phát triển của mình, và của toàn ngành xi măng Công tác kế toán cần khắc phục những mặt hạn chế, nghiên cứu, thay đổi những mặt cha phù hợp, để thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình đợc giao phó Với t cách là sinh viên thực tập, tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, em xin nêu ra một số giải pháp hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty nh sau:
Thứ nhất: Về thị trờng kinh doanh
Hiện nay Công ty đang chủ yếu thực hiện các hợp đồng NK theo đơn đặt hàng, vậy công ty nên chủ động hơn nữa trong việc nghiên cứu thị trờng, điều tra thực tế về nhu cầu tiêu dùng của khách hàng từ đó đánh giá thị trờng tiềm năng, các mặt hàng có thể tiêu thụ trên thị trờng đó, mức giá có thể chấp nhận của khách hàng để mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm.
Công ty cần chú trọng hơn nữa tới công tác quảng cáo trong kinh doanh XNK nhằm phục vụ tốt cho việc NK và tiêu thụ hàng hóa góp phần tìm kiếm những khách hàng mới ngoài những khách hàng thờng xuyên.
Thứ hai: Về hệ thống sổ sách kế toán.
Kết cấu mẫu sổ Nhật ký chung và Sổ cái của Công ty hiện đang sử dụng cha đúng theo yêu cầu của Bộ Tài chính qui định, rất khó xem và kiểm tra vậy nênCông ty nên xem xét sử dụng sổ theo mẫu qui định, cụ thể nh sau:
Biểu 32: sổ Nhật ký chung
Diễn giải Đã ghi sổ cái
Sè trang tríc chuyÓn sang Céng chuyÓn sang trang sau
Kế toán trởng Ngời ghi sổ Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Ngày tháng năm Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký , họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu)
Bên cạnh đó, doanh nghiệp sử dụng cả Sổ Nhật ký chung và Sổ Nhật ký bán hàng điều này là không cần thiết vì cả hai sổ cùng phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây nên sự trùng lặp.
Ngoài ra, Công ty sử dụng kế toán trên máy nên các sổ in ra theo hình thức tờ rời, sổ sách kế toán cần kịp thời đóng dấu giáp lai và ký duyệt khoá sổ hàng tháng của kế toán theo dõi, của kế toán trởng cần đúng với qui định chung.
Thứ ba: Về việc hạch toán chi phí mua hàng.
Công ty trong kỳ nên mở thêm TK 1562- Chi phí mua hàng để hạch toán riêng chi phí mua hàng, không đa một phần chi phí mua hàng thực tế phát sinh vào CPBH nh hiện nay.
TK 1562 dùng để phản ánh chi phí mua hàng thực tế phát sinh trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí mua hàng cho số hàng đã tiêu thụ và số hàng còn tồn cuối kỳ Chi phí mua hàng hạch toán vào TK này chỉ bao gồm chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng nh: Chi phí trung chuyển, phí vận
Chi phí mua hàng đầu kỳ
+ Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ
Trị giá mua của hàng đã bán trong kỳTrị giá mua của hàng còn lại cuối kỳ+ x Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ chuyển, phí bảo hiểm, chi phí hao hụt phát sinh trong định mức Kết cấu TK
Bên Nợ: Phản ánh chi phí mua hàng thực tế phát sinh trong kỳ.
Bên Có: Phản ánh chi phí mua hàng tính cho khối lợng hàng hoá thực tế tiêu thụ trong kỳ.
Số d Nợ: Phản ánh chi phí mua hàng còn tồn lại cuối kỳ.
+ Kế toán phản ánh chi phí mua:
Nợ TK 1562: Chi phí mua hàng cha có thuế GTGT.
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có).
Có TK liên quan (TK111, 112, 131 ): Tổng giá thanh toán.
Thứ t : Về theo dõi công nợ
Công ty nên sử dụng tài khoản 331 để hạch toán đối với nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, theo dõi đối với từng ngời bán trị giá tiền hàng đã thanh toán và còn phải thanh toán nhằm quản lý tốt hơn tình hình công nợ của Công ty Thời gian từ khi thực hiện hợp đồng đến khi kết thúc là khá dài (1 – 3 tháng phụ thuộc vào từng hợp đồng), với cách hạch toán nh hiện nay, tại mỗi thời điểm,
Công ty cha thể theo dõi đợc chính xác tình hình công nợ phải trả của mình với ngời bán là bao nhiêu (đối với một số lô hàng đã nhận hàng về cảng mà cha thanh toán cho ngời bán.
+ Khi nhận đợc thông báo hàng về đến cảng, kế toán hạch toán:
+ Khi nhận đợc thông báo của Ngân hàng về số tiền đã thanh toán cho nhà cung cÊp:
Thứ năm: Về phân bổ chi phí mua hàng
Công ty nên phân bổ chi phí mua hàng trong kỳ, làm cho việc phản ánh giá vốn hàng bán đợc chính xác, từ đó việc phân tích kết quả của hoạt động kinh doanh tốt hơn.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ chi phí mua hàng nh sau:
Sau khi phân bổ chi phí mua hàng kế toán ghi:
Có TK 1562: Chi phí mua phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ.
Trị giá mua của hàng đã bán trong kú
Ví dụ: Trong tháng 12 năm 2004 một phần chi phí mua thực tế không đợc hạch toán vào trị giá vốn của hàng mua tập hợp đợc là: 336.388.440đ.
Do doanh nghiệp đã tiêu thụ hết số hàng mua trong tháng nên một phần chi phí này đợc phân bổ cho toàn bộ số hàng tiêu thụ trong tháng Lúc này kế toán ghi:
Thứ sáu: Về hạch toán thuế
Công ty nên sử dụng tài khoản 138 “Phải thu khác”, chi tiết theo các khoản thuế nộp hộ để phản ánh các khoản thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu uỷ thác
Ví dụ: TK1384 “Phải thu của đơn vị uỷ thác xuất nhập khẩu”, chi tiết thành:
TK 13841 “ThuÕ nhËp khÈu nép hé”
TK 13842 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp hộ”
Công ty không nên ghi nhận là các khoản thuế phải nộp, khi nhận tiền để nộp hộ thuế, kế toán ghi:
Khi nộp thuế hộ kế toán ghi: