Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD.

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH EDD 3.1. Đánh giá chung thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty TNHH EDD Kể từ khi thành lập đến nay, Công ty TNHH EDD đã không ngừng phát triển và khẳng định vị trí của mình. Một đóng góp không nhỏ vào sự phát triển của công ty đó là sự nỗ lực của bộ máy kế toán. Mà chủ yếu là công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Là một sinh viên thực tập tại công ty, với kiến thức đã học tập và nghiên cứu tại trường, em có cơ hội tìm hiểu về hoạt động kế toán tại công ty. Em xin đưa ra một số nhận xet khái quát về công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty như sau. 3.1.1. Ưu điểm trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu ♦ Bộ máy kế toán Bộ phận kế toán của công ty đã đạt được rất nhiều thành tựu nhờ sự tổ chức một cách khoa học và hợp lý bộ máy kế toán. Công ty tổ chức kế toán theo mô hình tập trung. Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ phù hợp với quy mô kinh doanh của công ty, tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng. Với đội ngũ nhân viên có trình độ tương đối đồng đều (100% tốt nghiệp cao đẳng và đại học chuyên ngành tài chính kế toán) được bố trí một cách hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi người. Công tác kế toán được phân công rõ ràng, khoa học, không chồng chéo, mỗi nhân viên đảm nhận việc kế toán theo dõi một số khách hàng. Nhờ vậy mà công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu luôn đáp ứng kịp thời, đầy đủ, hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. ♦ứng dụng công nghệ thông tin Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của công ty. Công việc kế toán được thực hiện trên máy bằng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2003. Nhờ hệ thống công nghệ thông tin hiện đại đã giảm nhẹ khối lượng công việc tương đối lớn, đồng thời đảm bảo việc xử lý thông tin kế toán một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời và mang lại hiệu quả cao. ♦ Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán của công ty được sử dụng theo đúng chế độ qui định của Bộ Tài chính. Ngoài ra, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và qui mô kinh doanh, công ty còn đăng ký lập thêm một số tài khoản cấp 3 và cấp 4 để quản lý chi tiết từng đối tượng dưới sự cho phép của Bộ Tài chính. Nhờ có hệ thống tài khoản chi tiết mà kế toán có thể theo dõi việc nhập khẩu từng mặt hàng, tình hình thanh toán công nợ của từng khách hàng . giúp cho các nhà quản trị có kế hoạch chiến lược phù hợp. ♦ Tổ chức thống chứng từ kế toán Hiện nay, công ty sử dụng chứng từ được lập theo đúng biểu mẫu qui định của Bộ Tài chính, đảm bảo đầy đủ tính pháp lý. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh một cách kịp thời,chính xác trên chứng từ. Đây là căn cứ để kế toán đối chiếu, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế có thực sự phát sinh không. Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách hợp lý từ khi bắt đầu quá trình nhập khẩu cho đến khi thanh lý kết thúc một hợp đồng nhập khẩu. Quá trình lưu giữ chứng từ được tổ chức khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu giữa sổ sách và chứng từ khi cần thiết. ♦ Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức nhật ký chung. Nhật ký chung là hình thức đơn giản, dễ ghi và đặc biệt phù hợp khi công ty thực hiện kế toán bằng máy. Theo hình thức này thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi sổ theo trình tự thời gian, thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu. 3.1.2. Một số hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu Vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các kho khác nhau nên việc tập hợp chứng từ kế toán không thể thực hiện ngay được. Để vào sổ và làm quyết toán, thường phải sau vài ngày khi đã có đủ chứng từ việc vào chứng từ, vào sổ trên kế toán máy mới được thực hiện. Để khắc phục việc luân chuyển chứng từ còn chậm chễ các kế toán viên nên làm thủ tục theo dõi tiến độ luân chuyển chứng từ để có kế hoạch chuyển chứng một cách nhanh chóng nhất có thể được. 3.1.2.1. Hạn chế về việc hạch toán ngoại tệ và chênh lệch ngoại tệ. Việc chi tiết TK 1121, TK 1122 ra các tiểu khoản ở từng ngân hàng tuy thuận lợi cho việc theo dõi số tiền ngoại tệ ở từng Ngân hàng nhưng việc Công ty sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán đã gây ra nhiều phức tạp, khó khăn do Công ty có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ. Việc sử dụng tỷ giá hạch toán sẽ làm cho công tác kế toán đơn giản hơn rất nhiều. Bởi vì khi đó tât cả các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, tiền ngoại tệ có gốc ngoại tệ đều được hạch toán bằng tỷ giá hạch toán. Đến cuối kỳ tiến hành điều chỉnh theo tỷ giá thực tế ngày cuối kỳ. Kế toán nên thay đổi TK hạch toán cho đúng với chuẩn mực và bản chất của chênh lệch ngoại tệ là chi phí tài chính (TK 635) hay thu nhập tài chính (TK 515). Việc hạch toán ngoại tệ kế toán không sử dụng TK 007-“ Nguyên tệ các loại” đã làm cho việc theo dõi số nguyên tệ không được đầy đủ, sát sao. Công nên bổ sung thêm tài khoản nay vào sử dụng. Việc hạch toán TK này chỉ cần căn cứ vào Sổ phụ Ngân hàng, Giấy báo Nợ /Có TNGH hoặc phiếu thu ngoại tệ tại quỹ để ghi tăng, giảm nguyên tệ. 3.1.2.2. Hạn chế trong việc không trích lập các khoản dự phòng. Công ty không trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Vì số lượng khách hàng của công ty rất nhiều nên có thể dẫn đến việc công ty bị mất các khoản nợ lớn không lường trước được. Và số lượng hàng hoá của công ty khá đa dạng lại phải nhập từ nước ngoài nên giá cả cũng khá bấp bênh. Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh kế toán nên trích lập các khoản dự phòng cho các khách hàng lớn của Công ty và các mặt hàng có giá trị lớn, dễ biến động. 3.1.2.3. Hạn chế trong công tác Marketing và khuyến khích khách hàng mua hàng hoá của công ty. Mặc dù mặt hàng của công ty là hoá chất, thiết bị nhưng không phải vì vậy mà có thể không coi trọng việc giới thiệu, quảng cáo cho hàng hoá của công ty. Vì mặt hàng của công ty khá đa dạng, hoá chất tinh khiết, chất lượng cao, thiết bị tiên tiến, công nghệ cao nên cần phải có biện pháp nói cho khách hàng về điều đó. Các biện pháp đó có thể làm tăng doanh thu một cách đáng kể. Ngoài ra DN có thể áp dụng các biện pháp như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán . để tác động vào tâm lý khách hàng, để tăng lượng hàng hoá bán ra và nhanh thu được tiền hàng. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khảu tại Công ty TNHH EDD 3.2.1. Hạch toán và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá nhập khẩu Hiện nay, kế toán của công ty hạch toán tất cả các chi phí liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá từ khi bắt đầu quá trình nhập khẩu cho đến khi thanh lý hợp đồng trong trường hợp nhập khẩu trực tiếp vào chi phí bán hàng - TK 641 mà không hạch toán vào chi phí thu mua. Như vậy, công ty đã hạch toán sai với chế độ kế toán. Dẫn đến việc xác định kết quả kinh doanh của từng kỳ không chính xác. Khi hạch toán chi phí thu mua vào chi phí bán hàng – TK 641 thì chi phí của công ty sẽ tăng, trong khi đó giá vốn của lô hàng sẽ giảm. Nếu hàng được tiêu thụ ngay trong kỳ thì kết quả kinh doanh của kỳ kế toán không đổi. Nhưng nếu hàng chưa được tiêu thụ ngay thì lợi nhuận của kỳ đó sẽ giảm. Như vậy kết quả kinh doanh của kỳ đó sẽ không chính xác. Công ty nên sử dụng tài khoản 1562 – chi phí thu mua để hạch toán chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. Kế toán nên hạch toán như sau: Nợ TK 1562 – Chi phí thu mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 1111, 121111 – Tổng giá thanh toán Cuối kỳ, kế toán có thể phân bổ chi phí thu mua theo doanh thu từng hợp đồng nhập khẩu. Kế toán có thể tính phân bổ như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho từng hợp đồng = Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ X Doanh thu của từng hợp đồng Tổng doanh thu của các hợp đồng trong kỳ Sau khi phân bổ xong, kế toán thực hiện bút toán: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 1562 – Chi phí thu mua Kế toán phải mở thêm sổ cái TK 1562 để hạch toán các chi phí liên quan đến quá trình thu mua. Kế toán sẽ không hạch toán vào TK 641 như trước đây. Việc hạch toán các chi phí liên quan đến thu mua vào chi phí thu mua mà không hạch toán vào chi phí bán hàng sẽ phản ánh đúng kết quả kinh doanh. Từ đó, các nhà quản trị có thể xác định được chính xác các khoản chi phí và đưa ra kế hoạch giảm chi phí một cách hợp lý. Ví dụ cụ thể như sau: Trong quý 2/2005, tổng chi phí bán hàng là: 1.243.061.061 đ. Trong đó số chi phí liên quan đến thu mua bị hạch toán nhầm vào chi phí bán hàng là 687.170.429 đ. Nếu hạch toán đúng theo chế độ thì những chi phí này phải được hạch toán vào chi phí thu mua- TK 1562 (minh hoạ phần bôi đen ở sổ cái TK 641 sẽ được chuyển sang sổ cái TK 1562). Sổ cái tài khoản Tài khoản: 641 – Chi phí bán hàng Từ ngày: 01/06/2005 đến ngày:30/06/2005 Số dư nợ đầu kỳ: Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 14/06 PC 458 Bưu điện TP Hải Phòng- DHP 11 Cước điện thoại tháng 5/2005 11112 2180488 16/06 PC 464 Vũ Thị Kim Thanh toán tiền điện tháng 5/2005 11112 1394490 22/06 PC 478 Hoàng Hải Hà(HP)- BHP08 Lệ phí HQ+ D/O+Vệ sinh 9 Giấy HĐ …. 11112 1365000 30/06 PC 496 Hoàng Hải Hà(HP)- BHP08 Lệ phí làm thủ tục+giao nhận 11112 540000 23/06 PC 484 Vũ Thị Kim Thuỷ(HP)- BHP13 Chi làm thủ tục HQlô 20 cont VL làm gạch VLKT HĐ 0524/XNK- HGt-ALC 11112 1200000 ……. …. ……. …………… ……. ………. …… Ngày….tháng ….năm… . Kế toán trưởng Người ghi sổ Biểu 10. Sổ cái tài khoản Sổ cái tài khoản Tài khoản: 1562 – Chi phí thu mua Từ ngày: 01/06/2005 đến ngày:30/06/2005 Số dư nợ đầu kỳ: Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 22/06 PC 478 Hoàng Hải Hà(HP)- BHP08 Lệ phí HQ+ D/O+Vệ sinh 9 cont Giấy HĐ …. 11112 1365000 30/06 PC 496 Hoàng Hải Hà(HP)- BHP08 Lệ phí làm thủ tục+giao nhận 11112 540000 23/06 PC 484 Vũ Thị Kim Thuỷ(HP)- BHP13 Chi làm thủ tục HQlô 20 cont VL làm gạch VLKT HĐ 0524/XNK- HGt-ALC 11112 1200000 ……. …. ……. …………… ……. ………. …… Ngày31tháng 6 năm2005 Kế toán trưởng Người ghi sổ Biểu 11. Sổ cái tài khoản Kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua theo doanh thu cho từng hợp đồng. Ví dụ như tính chi phí phân bổ cho hợp đồng 01/05- VINACIMEX/SH ngày 11/05/05 về nhập khẩu 200,514 tấn hoá chất CaCO2 như sau: - Tổng doanh thu của quý: 154.463.335.267 đ - Doanh thu HĐ 01/05- VINACIMEX/SH ngày 11/05/05: 1.498.477.579đ Chi phí thu mua phân bổ cho HĐ 01/05-VINACIMEX/SH = 687.170.429 X 1.498.477.579 154.463.335.267 = 6.666.382 đ Kế toán thực hiện bút toán: Nợ TK 632: 6.666.382 đ Có TK 1562: 6.666.382 đ 3.2.2. Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán Công ty áp dụng phương thức thanh toán là thanh toán chậm. Nên nhiều khi vốn của công ty bị chiếm dụng. Để khuyến khích khách hàng thanh toán một cách nhanh chóng nhất, tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động, tránh ứ đọng vốn. Công ty cần phải có một chính sách thích hợp. Nên đối với khách hàng thanh toán những khoản công nợ trước thời hạn quy định, công ty nên cho họ hưởng chiết khấu thanh toán để khuyến khích họ thanh toán sớm. Khi cho họ hưởng chiết khấu thanh toán thì kế toán hạch toán vào tài khoản 635 – Chi phí tài chính Nợ TK 635 – Chi phí tài chính Có TK 111, 112 – Tài khoản liên quan Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có TK 635 – Chi phí tài chính 3.2.3. Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Với qui mô kinh doanh ngày càng mở rộng, khách hàng của công ty không chỉ là các Công ty Xi măng thuộc Tổng công ty Xi măng mà còn mở rộng ra là các doanh nghiệp ngoài Tổng công ty, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Đối với các khách hàng ngoài Tổng công ty, để bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo có thể bù đắp các tổn thất về các khoản nợ phải thu khó đòi, đồng thời phản ánh đúng giá trị thực các khoản nợ phải thu trên báo cáo tài chính, công ty nên lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi. Cụ thể như sau: ♦ Thời gian lập và hoàn nhập dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm. ♦ Căn cứ xác định là nợ phải thu khó đòi: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng, khế ước vay nợ. + Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng không có khả năng thu hồi như khách hàng mất tích, đã chết hay lâm vào tình trạng phá sản, giải thể. ♦ Phương pháp lập dự phòng: - Đối với nợ phải thu quá hạn, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khooản nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng không có khả năng thu hồi thì công ty dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. ♦ Kế toán các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi: Công ty nên sử dụng tài khoản 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi (chi tiết theo từng khách hàng). [...]... tồn tại một vài hạn chế So sánh giữa lý thuyết và thực tế, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty Em hi vọng những giải pháp đó có thể đóng góp một phần nhỏ vào sự phát triển đi lên của công ty KẾT LUẬN Để đẩy nhanh quá trình hội nhập kinh tế thế giới, một hoạt động không thể thiếu là hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Đặc biệt với nước ta khi khoa học công. .. vai trò vô cùng quan trọng Qua thời gian học tập tại trường và được thực tập tại Công ty TNHH EDD đã giúp em hiểu và nắm được cơ bản công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu về mặt lý thuyết lẫn thực tế Từ đó, em đưa ra những đánh giá khái quát và một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại tại Công ty TNHH EDD Song do trình độ và thời gian còn hạn chế nên chuyên đề tốt nghiệp của... giảm lợi nhuận trước thuế của công ty và sẽ làm giảm số thuế TNDN phải nộp, phản ánh chính xác hơn kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Đồng thời, khi lập dự phòng nợ phải thu khó đòi sẽ phản ánh đúng giá trị thực của các khoản nợ phải thu trên báo cáo tài chính Với kiến thức đã học và quá trình thực tập tại Công ty TNHH EDD em nhận thấy công tác kế toán của công ty đã đạt được những thành tựu... động nhập khẩu không những giúp chúng ta tăng năng suất lao động, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội mà còn giúp chúng ta tiếp cận được với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật trên thế giới Nhưng để có một hướng đi đúng thì cần phải nắm bắt được thông tin Do vậy, công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng Qua thời gian học tập tại trường và được thực tập tại. .. cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có biện pháp để thu hồi nợ Nếu thu hồi được thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 111,112… - Tài khoản liên quan Có TK 711 - Thu nhập khác Đồng thời, ghi Có TK 004 Kế toán mở thêm sổ TK 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi để tiến hành hạch toán và ghi sổ Công ty trích... Cuối kỳ kế toán năm, kế toán xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi tiến hành ghi: Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi Kế toán tổng hợp các khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết để theo dõi - Cuối kỳ kế toán sau, tính số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần lập, nếu: + Số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì công ty trích... quan + Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được - Kế toán các khoản nợ không có khả năng thu hồi: Nợ TK 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (chênh lệch) Có TK 131 – Phải thu khách hàng Đồng thời, ghi Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, công ty phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoài... thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì công ty hoàn nhập phần chênh lệch: Nợ TK 139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi (chênh lệch) Có TK 711 – Thu nhập khác ♦ Đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi như nợ quá hạn từ 3 năm trở lên, khách hàng đã phá sản, giải thể hay đã chết hoặc mất tích và không có khả năng chi trả thì công ty xử lý như sau: - Lập hồ sơ xử lý bao gồm: + Biên bản... thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các cô chú, anh chị trong phòng kế toán Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của thầy giáo Trương Anh Dũng và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty TNHH EDD đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thiện chuyên đề này