Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD

Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD

LỜI NÓI ĐẦU

Trong xu hướng hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, phát triển hoạt độngngoại thương đóng một vai trò quan trọng thúc đẩy nền kinh tế tăng trưởng vàphát triển Hoạt động ngoại thương như một sợi dây nối đưa thị trường trongnước đến với thị trường các nước trong khu vực và thế giới Với chiến lượcphát triển đúng đắn, phù hợp hoạt động ngoại thương bao gồm hoạt độngnhập khẩu và xuất khẩu sẽ giúp cho nền kinh tế nước ta nhanh chóng bắt nhịpđược với tốc độ phát triển của các nền kinh tế phát triển trên thế giới.

Nhập khẩu là một hoạt động cơ bản củ1a hoạt động ngoại thương, có tácđộng trực tiếp tới sự phát triển kinh tế đất nước Việc nhập khẩu hợp lý, mộtmặt thỏa mãn nhu cầu thị trường trong nước Mặt khác, nó thúc đẩy sản xuấttrong nước phát triển, tạo sức ép buộc các doanh nghiệp trong nước phải cảitiến công nghệ, tạo ra khả năng cạnh tranh, nâng cao hiệu quả kinh doanh củadoanh nghiệp Để có kế hoạch nhập khẩu hợp lý cần phải có đầy đủ thông tinđể các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định Và một công cụ không thểthiếu có thể cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin cho các nhàquản trị về hoạt động nhập khẩu đó là kế toán lưu chuyển hàng hóa nhậpkhẩu Do vậy công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu cần phải đượctổ chức một cách hợp lý để có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóngvà hiệu quả nhất.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán lưu chuyển hàng hóanhập khẩu Qua quá trình học tập, nghiên cứu tại trường và thời gian thực tậptại Công ty TNHH EDD, em đã tìm hiểu về công tác kế toán lưu chuyển hàng

hóa nhập khẩu tại công ty Nên em xin nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kếtoán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD” Nghiên

cứu đề tài này nhằm thấy được tình hình kế toán lưu chuyển hàng hóa tại côngty và những ưu, nhược điểm còn tồn tại Từ đó, em đưa ra một số biện phápnhằm hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty.

Ngoài lời mở đầu và kết luận, Chuyên đề của em được trình bày thành 3chương, cụ thể như sau:

Chương 1: Tổng quan về Công ty trách nhiệm hữu hạn EDD

Chương 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu

tại Công ty TNHH EDD.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty

TNHH EDD.

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo TrươngAnh Dũng và sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của các cô, chú, anh, chị trongCông ty TNHH EDD nói chung và phòng kế toán nói riêng đã giúp đỡ emhoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆMHỮU HẠN EDD

1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH EDD

Là một doanh nghiệp được sinh ra từ nền kinh tế thị trường, Công tyTNHH EDD được thành lập theo.

- Đăng ký kinh doanh số : 0102002565 do phòng đăng ký kinh doanh Sở Kếhoạch và Đầu tư Hà Nội cấp phép.

- Trụ sở chính của Công ty tại Phòng 12, B2 Tập thể Kim Liên, Đống Đa - HàNội và văn phòng tại 181 Đại La, Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội.

- Ngành nghề kinh doanh:

+ Buôn bán hàng hoá tư liệu sản xuất+ Buôn bán hàng hoá tư liệu tiêu dùng+ Đại lý mua, bán và ký gửi hàng hoá.

Công ty TNHH EDD là một đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động dưới sựkiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý thành phố Hà Nội Công ty có vănphòng tại 181 Đại La, Hai Bà Trưng, Hà Nội Địa bàn hoạt động chủ yếu củaCông ty là các tỉnh phía bắc nước ta.

Công ty TNHH EDD ngay từ khi mới thành lập đã xác định được rõ vaitrò từ khi mới thành lập công ty còn gặp nhiều khó khăn về nguồn nhân lực cảvề mặt số lượng và chất lượng; về công tác tổ chức quản lí và về cơ sở vậtchất kĩ thuật Song do sự cố gắng phấn đấu của các công nhân viên trong côngty cùng với sự phát triển không ngừng của đất nước Công ty đã không ngừngmở rộng quy mô kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, nguồn nhân lực cũngkhông ngừng được tăng lên về cả số lượng và trình độ chuyên môn nghiệpvụ… Đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Vì thế mối quan hệcủa công ty không chỉ với bạn hàng trong địa bàn và còn mở rộng sang cácTỉnh ở phía Bắc Công ty đã đóng góp một phần lớn vào nền kinh tế củaThành Phố Hà Nội.

Quá trình hình thành và phát triển của công ty bao gồm các giai đoạnnhư sau:

Từ năm 1997 đến năm 2000: Đây là giai đoạn xây dựng và trưởng thành.

Những ngày đầu mới thành lập, công ty còn gặp nhiều khó khăn về nguồnnhân lực cả về mặt số lượng và chất lượng, về công tác tổ chức và về cơ sởvật chất kĩ thuật Trong giai đoạn này công ty mới chỉ kinh doanh một số mặthàng như máy móc,thiết bị, Hoá chất, Caco2, phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng…Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn song giai đoạn này công ty cũng đã đạt đượcnhững thành tựu đáng kể Từ một cơ sở nhỏ công ty đã mở rộng quy mô hoạtđộng kinh doanh với nhiều chi nhánh ở các tỉnh trong nước, mối quan hệ vớicác khách hàng cũng được mở rộng…

Giai đoạn từ năm 2000 đến đầu năm 2003: Đây là giai đoạn phát triển.

Sau nhiều năm chuẩn bị cơ sở vật chất, điều chỉnh bộ máy tổ chức Song songvới việc xây dựng cơ sở vật chất, kĩ thuật, công ty có kế hoạch từng bước đàotạo đội ngũ nhân viên, gửi nhân viên đào tạo, có thêm nhiều chính sách thu

hút nhân lực bên ngoài Vì vậy, nguồn nhân lực trong giai đoạn này đã tănglên cả về mặt số lượng lẫn trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năm 2003 doanhthu đạt khoảng 16 tỷ đồng, cao gấp 2 lần so với năm 2000 Với đội ngũ nhânviên lành nghề có trình độ chuyên môn , công ty đã đáp ứng ngày càng tốthơn nhu cầu của khách hàng Vì vậy, từ chỗ quan hệ với các bạn hàng trongTỉnh đến các bạn hàng ngoài tỉnh,công ty dã được đông đảo khách hàng biếtđến,hình thành nền nhiều hợp đồng mua hàng ở ngoài Tỉnh Đây là thời kìđánh dấu sự trưởng thành vượt bậc của công ty, vững và bước sang một thờikì mới, đặt nền tảng cho sự phát triển lâu dài của công ty.

Giai đoạn từ 2003 đến nay: Do nhu cầu của thị trường ngày càng tăng

tiềm lực công ty Công ty đã quyết định mở rộng quy mô hoạt động kinhdoanh, tăng vốn kinh doanh mở rộng thị trường trong các Tỉnh phía Bắc Từđó tới nay vẫn trên đà phát triển với tốc độ cao.

Qua sự cố gắng, nỗ lực của ban lãnh đạo, các phòng ban cùng toàn bộcông nhân viên trong công ty, công ty kịp thời thay đổi về mọi mặt, không chỉcải tiến, trang bị máy móc thiết bị hiện đại đáp ứng nhu cầu kinh doanh màcòn không ngừng cải thiện điều kiện làm việc của nhân viên, áp dụng các biệnpháp khuyến khích vật chất và tinh thần đặc biệt là khuyến khích vật chất chongười lao động Trong đó tiền lương là một biện pháp khuyến khích hữuhiệu Công ty áp dụng chính sách trả lương theo thời gian làm việc, trình độlành nghề, trách nhiệm công việc Đây là một hình thức trả lương khoa học vàphù hợp với chính sách tiền lương của Nhà nước.

Ngoài ra, công ty còn có nhiều biện pháp khuyến khích vật chất khác:phát động phong trào thi đua vào các dịp lễ, tết, hàng quý tiến hành đánh giákhả năng và thái độ làm việc của các phòng ban và cá nhân để có chính sáchkhen thưởng, kỉ luật kịp thời, đúng đắn Kết hợp với chính sách hoạt động

kinh doanh đúng đắn kết hợp với đào tạo nguồn nhân lực, luôn luôn triển khaimở rộng thị trường kinh doanh Nhờ vậy, sau 11 năm hoạt động công ty đãtạo được uy tín và chỗ đứng vững chắc trên thị trường công nghệ thông tin.Công ty ngày càng khẳng định mình để tồn tại và phát triển với tốc độ nhanh,vững chắc.

1.2.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ

Công ty TNHH EDD hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực kinh doanh thươngmại về nhập khẩu chuyên ngành vật tư, thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộphục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty Giúp cho Công ty ngày càng cónhiều bạn hàng kể cả trong và ngoài nước Đứng vững trên thị trường và làmcho Công ty ngày càng phát triển với quy mô ngaỳy càng rộng trên địa bàn,các Tỉnh… Góp phần thêm vào nền kinh tế cuả nước ta thêm giàu mạnh vàđứng vững trên thị trường.

1.2.2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh.

- Đảm bảo hoạt động có hiệu quả, giữ vững vai trò chủ đạo của ngành trướchết là những mặt thiết yếu ở những thời điểm và địa bàn trọng điểm Đáp ứngtốt nhất nhu cầu tiêu dùng về hàng hoá và đồ trang trí của nhân dân thủ đô.Đồng thời đẩy mạnh bán buôn, bán lẻ.

- Thực hiện chỉ tiêu nộp ngân sách (nộp thuế doanh thu) thuế vốn, khâu haocơ bản, bảo hiểm xã hội và chịu trách nhiệm về kết quả lao động của mình,quản lý và kinh doanh có hiệu quả tài sản, tiền vốn, đội ngũ lao động và bảotoàn vốn được thực hiện phân phối theo lao động.

- Mở rộng lao động, liên kết với các thành phần kinh tế góp phần tổ chức hoạtđộng thương mại và dịch vụ trên địa bàn thành phố để chứng tỏ công ty làmột doanh nghiệp có tầm cỡ trên địa bàn thủ đô Hà Nội.

Cùng với thủ đô từng bước hiện đại hóa ngành kinh doanh công ty đãnhập hàng gia dụng nhập khẩu từ Italia, hàng gia dụng nhập khẩu từ TháiLan, phục vụ người tiêu dùng trong cả nước Đầu tư xây dựng hệ thống quảnlý chất lượng hàng hoá tiêu chuẩn, chất lượng cao Để thực hiện tốt việc nắmnguồn hàng, đẩy mạnh bán ra, công ty đã thành lập một mối quan hệ bạn hànglâu dài ngày càng được củng cố và càng chiếm được sự ưu ái và chữ tín củangười tiêu dùng.

Ngoài ra công ty còn nhập khẩu trực tiếp: Dầu mỡ, chất cách điện chocáp thông tin, hàng tiêu dùng và vật tư phục vụ cho hoạt động tiêu dùng củangười dân Công ty đã kinh doanh những ngành nghề phù hợp với chỉ tiêunhiệm vụ được giao và nhu cầu của thị trường nên đã đạt được hiệu quả kinhtế cao.Như vậy quá trình phát triển cho thấy sự cố gắng phấn đấu khôngngừng của tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty cũng như trong hoạtđộng kinh doanh đã đưa công ty từng bước phát triển vững chắc trong việckinh doanh.

Hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ nhưng chủ yếu là kinhdoanh mặt hàng chủ yếu là: Hoá chất, Caco2, chất cách điện cho cáp thôngtin, dầu mỡ, hàng gia dụng nhập khẩu từ Italia, hàng gia dụng nhập khẩu từThái Lan.

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH EDD tổ chức quản lý theomột cấp : Đứng đầu là giám đốc Công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban.Giúp việc cho giám đốc là các phòng ban chức năng :

Sơ đồ 1 Mô hình bộ máy quản lý tổ chức của công ty

Chức năng và nhiệm vụ của từng người, từng phòng ban:

Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động chính của

công ty là người có thẩm quyền quyết định, tuyển dụng, sắp xếp, đề bạt, kỷluật, khen thưởng và nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên chức Làngười đại diện cho toàn bộ các cán bộ nhân viên của Công ty, giám đốc Côngty là người trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động trong Công ty Giámđốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Công ty gồm 04 phòng ban chức năng :

- Phòng hành chính: Tham mưu cho giám đốc xây dựng và áp dụng các

chế độ, quy định về quản lý, sử dụng lao động trong toàn Công ty Chịu tráchnhiệm trước pháp luật, trước giám đốc công ty về quyết định của mình vềquản lý nhân sự.

- Phòng kế toán: Có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc trong việc lập các

chứng từ sổ sách thu chi, báo cáo với giám đốc về kết qủa sản xuất kinhdoanh theo chế độ kế toán Nhà nước, quy chế Công ty Chịu trách nhiệmtrước pháp luật, trước Giám đốc công ty về mọi quyết định quản lý tài chínhtrong toàn Công ty.

Giám đốc

Phòng kinh doanh

Phòng hành chính

Phòng kỹ thuật

Phòng kế toán

- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo công tác kinh

doanh của Công ty, xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt độngcủa Công ty Xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt động củaCông ty Ký kết các hợp đồng với khách hàng.

- Phòng kỹ thuật: Giúp giám đốc về công tác quản lý chất lượng sảnphẩm, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật, phụ trách nghiên cứu sảnphẩm mới, đào tạo tay nghề nhân viên.

1.4 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty.

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán.

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau:

Sơ đồ 2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

* Phòng kế toán Công ty gồm :

-Kế toán trưởng : Phụ trách chung, giúp giám đốc Công ty trong công táctham mưu về mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi tổng hợp sốliệu phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại Công ty.

- Kế toán hàng hoá : Theo dõi tình hình nhập, xuất - tồn kho hàng hoá.- Kế toán thanh toán : Theo dõi các khoản công nợ với khách hàng

- Kế toán xuất nhập khẩu : Làm thủ tục xuất nhập khẩu, tính giá vốn hàng hoánhập kho.

Thủ quỹ : Bảo quản tiền và theo dõi phiếu thu phiếu chi một cách chínhxác và trung thực.

Kế toán trưởng

Kế toánthanh

Kế toánvật tư,

Kế toánXNK

Thủ quỹ

1.4.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH EDD

1.4.2.1 Tổ chức vận dụng các chính sách kế toán chung.

Các chính sách kế toán Công ty TNHH EDD đang áp dụng:

- Chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày01/11/1995 của Bộ Tài chính,

- Chế độ báo cáo tài chính ban hành theo Quyết định số BTC ngày 25/10/2000.

167/2000/QĐ Quyết định số 12/2005/QĐ167/2000/QĐ BTC ngày 15/02/2005 của Bộ trưởng BộTài

1.4.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định số 1141 –TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Các chứng từ được lậptheo mẫu quy định của Bộ Tài chính.

1.4.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán.

Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu, trình độ quản lý, cũng nhưyêu cầu về trình độ và năng lực của cán bộ kế toán, Công ty TNHH EDD lựachọn hình thức sổ áp dụng là hình thức sổ nhật ký chung.

Từ năm 2004, nắm bắt được khoa học kỹ thuật, nhằm nâng cao hiệu quảkinh tế, tăng tính chính xác và để đáp ứng việc hạch toán một khối lượng lớncông việc kế toán, Công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính, áp dụng phầnmềm kế toán FAST ACCOUNTING 2003.

Có thể khái quát trình tự ghi sổ Nhật ký chung qua sơ đồ sau:

Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ

Sơ đồ 3 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo kế toán: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả

kinh doanh và các báo cáo quản trị

Nhập dữ liệu vào máy tính qua màn hình nhập liệu:

Phiếu chi, Giấy báo Có (Nợ) của ngân hàng, Hoá đơn bánhàng kiêm phiếu xuất kho, Hoá đơn dịch vụ

Chứng từ gốc: Phiếu chi, Giấy báo Nợ (có) của ngân

hàng, Đơn mua ngoại tệ, Điện mở L/C, Tờ khai hải quan,Thông báo thuế, Hoá đơn GTGT….

Nhật ký chung

Trước khi sử dụng phần mềm kế toán này cần phải xây dựng hệ thốngdanh mục bằng cách mã hoá các đối tượng quản lý trước khi sử dụng

- Mã hoá vật tư, hàng hoá- Mã hoá khách hàng

Bước 4: Sau khi đã thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, căn cứ vàosố liệu từ bảng cân đối số phát sinh lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quảkinh doanh và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của công ty.

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ LƯUCHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI

- Công ty luôn bảo toàn, phát triển vốn và tài sản, đã bổ sung tích luỹ thêmcho vốn lưu động trên 50 tỷ đồng.

- Nộp vào ngân sách Nhà nước khoảng 900 tỷ đồng.- Lợi nhuận của công ty tổng cộng đạt trên 95 tỷ đồng.

Có thể nhận thấy thông qua Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trongnhững năm gần đây:

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM2004 - 2005

Đơn vịn vịtính:VNĐ

Biểu 1 Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2004-2005

Tình hình biến động kinh tế trên thế giới tác động không tốt đến hoạt động kinh doanh của công ty Qua số liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh chothấy tình hình hoạt động của công ty trong 2 năm gần đây:

- Doanh thu qua các năm, cụ thể là:

Doanh thu năm 2005 tăng 8% so với năm 2004 tương ứng tăng34.727.867.209 đồng.

- Nhưng lợi nhuận sau thuế của Công ty lại biến động ngược lại, cụ thể là:

Lợi nhuận sau thuế giảm 44% tương ứng là 859.004.651 đồng Ta thấydoanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm đó là do chi phí bán hàng tăng cao.

2.2 Kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD.

2.2.1 Hạch toán quá trình mua hàng hóa nhập khẩu.

2.2.1.1 Phương thức mua hàng và thanh toán áp dụng tại Công ty.

* Phương thức mua hàng

Hàng hoá cho luân chuyển được mua chủ yếu từ nơi sản xuất đến đơn vịbán buôn …Hàng hoá mua vào được thực hiện theo phương thức như: muahàng trực tiếp, mua theo hợp đồng cung cấp, theo phương thức gửi hàng, …+ Với phương thức mua hàng trực tiếp: Công ty có nhu cầu mua hàng thì cửngười đến tận nơi cung cấp để mua hàng, xác định phương thức thanh toán vàvận chuyển hàng hoá về nhập kho.

+ Với phương thức mua hàng theo gửi hàng: Công ty có nhu cầu mua hàng,liên lạc với nhà cung cấp bằng điện thoại, fax, hợp đồng cung cấp nhữngthông tin về nhu cầu hàng hoá của mình cho nhà cung cấp Người bán hàngtrên cơ sở đó sẽ chuyển hàng tới công ty bằng phương tiện vận chuyển của

mình hoặc thuê Công ty sẽ kiểm hàng, nhập kho và thanh toán cho ngườibán.

+ Với phương thức mua hàng gửi tiền vào tài khoản qua hàng ngân: ngườimua hàng sẽ làm đơn hàng sau đó Fax đơn hàng về Công ty và chuyển tiềngửi vào tài khoản thông qua Ngân hàng Sau khi đã thoả thuận với nhau thìbên cung cấp hàng hoá sẽ chuyển hàng cho công ty thông qua phương tiệnvận tải.

* Phương thức thanh toán.

Công ty sử dụng một trong hai phương thức thanh toán là thanh toán bằngthư tín dụng (L/C) hoặc thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR) Nhưngthanh toán bằng L/C là chủ yếu

* Thanh toán bằng thư tín dụng L/C:

Tuỳ theo điều khoản trong hợp đồng quy định mà thanh toán theo loại thưtín dụng nào Nhưng chủ yếu áp dụng L/C trả tiền ngay (L/C at sight) Trìnhtự mở L/C trả tiền ngay được thực hiện như sau:

- Dựa vào nội dung hợp đồng nhập khẩu để mở L/C Công ty XNK Ximăng sẽ đến ngân hàng Ngoại thương yêu cầu mở L/C, đồng thời phải xuấttrình cho thanh toán viên, phụ trách thanh toán nhập khẩu bộ hồ sơ sau:

+ Đơn yêu cầu mở L/C at sight (theo mẫu in sẵn của ngân hàng)+ Hợp đồng nhập khẩu (bản sao)

+ Giấy phép nhập khẩu của Bộ thương mại nếu hàng được quản lýbằng giấy phép.

Ngoài ra, công ty còn phải nộp các giấy tờ liên quan đến thủ tục thanhtoán và ký quỹ như:

+ Giấy yêu cầu chi ngoại tệ để trả thủ tục phí cho ngân hàng+ Giấy yêu cầu chi ngoại tệ để ký quỹ mở L/C

Nếu không có đủ ngoại tệ trong tài khoản tại ngân hàng thì phải có đơnyêu cầu mua ngoại tệ để ký quỹ và trả thủ tục phí hoặc hợp đồng vay ngoại tệ.- Ký quỹ mở L/C nhằm đảm bảo an toàn trong thanh toán cho ngân hàngmở L/C Công ty thường ký quỹ từ 10% đến 30% giá trị lô hàng Do công tytạo được uy tín về thanh toán tiền hàng trong thời gian qua, mối quan hệ gắnbó giữa công ty và ngân hàng, số dư tài khoản tiền gửi tại ngân hàng luônđảm bảo thanh toán nên từ tháng 11/2005 công ty không phải ký quỹ để mởL/C.

- Sau khi xác định tỷ lệ ký quỹ và kiểm tra nội dung của đơn yêu cầu mởL/C, nếu thấy không có gì sai sót hay bất hợp lý thanh toán viên sẽ mở L/Cbằng điện (TT).

- Khi L/C đã được gửi đi cho ngân hàng thông báo, thanh toán viên sẽ gửimột bản sao L/C cho công ty Nếu cần sửa đổi các điều khoản không chínhxác trong L/C thì sẽ lập đơn yêu cầu tu chỉnh L/C.

- Khi nhận được điện đòi tiền cùng với bộ chứng từ của ngân hàng thôngbáo gửi đến thì ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ:

+ Nếu bộ chứng từ hợp lệ, ngân hàng sẽ kiểm tra mã test Nếu đúng,ngân hàng sẽ thông báo cho công ty nộp tiền Khi nhận đủ tiền ngân hàng sẽtiến hành thanh toán cho bên nước ngoài

+ Nếu bộ chứng từ có sai sót thì ngân hàng báo ngay cho công ty vàyêu cầu họ có ý kiến giải quyết Nếu công ty chấp nhận thanh toán bộ chứngtừ có sai sót thì ngân hàng sẽ thanh toán cho bên nước ngoài Nếu công ty từchối thanh toán toàn bộ hay một phần L/C, ngân hàng sẽ điện báo cho ngân

hàng nước ngoài biết, đồng thời lưu bộ chứng từ tại ngân hàng mở và chờngân hàng nước ngoài cho ý kiến để giải quyết.

* Thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR):

Nếu giữa công ty XNK và nhà cung cấp có quan hệ lâu năm, hiểu biết lẫnnhau, có uy tín trong thanh toán thì có thể áp dụng phương thức TTR.Phương thức này thường áp dụng khi Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng phảiđặt cọc trước tiền hàng cho nhà xuất khẩu Công ty sẽ đến ngân hàng ngoạithương làm lệnh chuyển tiền Ngân hàng ngoại thương sẽ gửi điện tới ngânhàng thông báo Khi đặt cọc tiền hàng thì công ty sẽ nhận được thư bảo lãnhcủa ngân hàng về số tiền đặt cọc.

2.2.1.2 Phương thức tính giá hàng nhập khẩu.

Công ty áp dụng tính giá theo các cách khác nhau như tính giá theo giáFOB, giá CIP, giá CIF, giá DDU Nhưng chủ yếu tính theo 2 cách là giá CIPvà giá CIF.

Giá CIF: Là giá bao gồm trị giá lô hàng, phí bảo hiểm và tiền vận chuyển.Giá CIF chỉ dùng cho vận tải đường biển và đường thuỷ nội bộ.

Giá CIP: Là giá bao gồm cước phí và bảo hiểm trả tới nơi đến Giá CIP có thểdùng cho mọi phương thức vận tải như vận tải đường hàng không, đườngbiển, đường sắt Nên khi nhập khẩu qua đường hàng không công ty thườngáp dụng giá CIP.

Phương pháp tính giá mua hàng nhập khẩu

Công thức tính giá hàng nhập khẩu:

hàng nhậpkhẩu

hoặc giáCIF

TTĐB(nếu có)

phí khác

Công ty mua hàng khi có đơn đặt hàng và bán hàng theo phương thứcvận chuyển thẳng không qua kho Khi giao hàng cho khách hàng thì tính theogiá trị thực tế của lô hàng đó.

2.2.1.3 Kế toán tổng hợp nhiệm vụ mua hàng nhập khẩu.* Nhập khẩu uỷ thác

Để minh hoạ cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu uỷ thác của công ty, emxin trình bày một hợp đồng uỷ thác như sau:

Công ty TNHH EDD uỷ thác cho công ty TNHH Nhất Nam nhập khẩuHoá chất CaCO2, Dầu mỡ, Chất cách điện cho cáp quang thông tin theo hợpđồng uỷ thác số 201/ EDD - VT

Ngày 10/05/2005 Nhất Nam ký hợp đồng ngoại số 0520/NN – IHI/05 với

Công ty TNHH Hoa Mai IHI Nhập khẩu mới hai bộ (4 chiếc) chất cách điện

cho cáp quang thông tin theo giá CIF là 90.000 USD (trong đó, giá FOB là

89.000 USD và phí vận chuyển là 1.000USD) Trong hợp đồng qui định rõthành 13 mục, ví dụ như:

- Điều kiện giao hàng: phải giao hàng trong vòng 5 tháng 15 ngày kể từngày hợp đồng ngoại có hiệu lực, nhận hàng tại cảng Hải Phòng.

- Điều kiện thanh toán:

+ Đặt cọc 20% trị giá lô hàng bằng TTR sau khi nhận được Hoá đơnvà thư bảo lãnh của ngân hàng người bán thông qua Vietcombank.

+ 80% giá trị lô hàng sẽ được thanh toán bằng L/C thanh toán ngay,không huỷ ngang sau khi nhận được bộ chứng từ ngoại.

Ngày 30/5/2005 Công ty Nhất Nam sẽ nhận được hoá đơn do Hoa Mai IHIlập và thông báo thư bảo lãnh của ngân hàng Mizuho Corporate bankLTD,Tokyo thông qua Vietcombank về số tiền đặt cọc 20% trị giá lô hàng là18.000USD.

Ngày 06/06/2005 sau khi kiểm tra hoá đơn của Công Ty Hoa Mai IHI,

phòng thiết bị phụ tùng lập giấy đề nghị đề nghị phòng kế toán xem xét và

chuyển số tiền đặt cọc cho Công Ty Hoa Mai IHI

Ngày 09/06/2005 Công ty Nhất Nam gửi thông báo yêu cầu Công ty EDDchuyển tiền vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Công thương Hai BàTrưng Hà Nội để đặt cọc trước ngày 10/06/2005 để công ty đặt cọc đúng thờihạn Khi Công ty TNHH EDD chuyển tiền thì công ty sẽ nhận được giấy báoCó của ngân hàng.

Ngày 10/06/2005 Công ty Nhất Nam lập đơn yêu cầu mua ngoại tệ và lệnhchuyển tiền yêu cầu Ngân hàng Ngoại Thương thanh toán số tiền đặt cọc là18.000 USD bằng TTR cho Công ty Hoa Mai IHI qua ngân hàng ngườihưởng lợi Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo.

Ngày 22/06/2005 Công ty Nhất Nam lập đơn yêu cầu mua ngoại tệ đơnyêu cầu mở L/C để ký quỹ mở L/C Công ty phải ký quỹ 10% tứclà7.200USD.

Ngày 27/06/2005 Công ty Nhất Nam gửi thông báo yêu cầu Công ty EDDchuyển tiền ký quỹ mở L/C vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Côngthương Hai Bà Trưng trước ngày 28/06/2005 Khi Công ty EDD chuyển tiềnvào tài khoản của công ty thì công ty sẽ nhận được giấy báo Có của ngânhàng.

Ngày 29/06/2005 ngân hàng mở L/C cho nhà cung cấp Hoa Mai IHI vàgửi thông báo tới ngân hàng Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo Đồng thời,gửi một bản sao cho Công ty Nhất Nam

Công ty Hoa Mai IHI chấp nhận L/C thì tiến hành thực hiện việc chuyểnhàng và lập 3 bộ chứng từ vận chuyển Mỗi bộ bao gồm:

Ngày 22/11/2005 Khi nhận được bộ chứng từ, phòng thiết bị kiểm tra bộchứng từ Sau khi kiểm tra thấy bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ thì đề nghị phòngkế toán làm thủ tục ký hậu để gửi chi nhánh Hải Phòng nhận lô hàng

Ngày 24/11/2005 gửi thông báo yêu cầu Công ty EDD chuyển 64.800USD vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng HàNội

Ngày 27/11/2005 Công ty Nhất Nam yêu cầu mua ngoại tệ tại ngân hàngngoại thương Sau đó, ủy quyền cho ngân hàng thanh toán cho công ty HoaMai IHI qua L/C và đề nghị ngân hàng ký hậu vận đơn Sau khi ngân hàng kýhậu vận đơn công ty chuyển bộ chứng từ cho chi nhánh Hải Phòng để chinhánh nhận hàng.

Ngày 28/11/2005 khi hàng về đến cảng Hải Phòng, chi nhánh thông báocho bên Công ty EDD chuẩn bị để nhận hàng Và mang bộ chứng từ vận

chuyển để đi nhận hàng Chi nhánh sẽ khai tờ khai hàng nhập khẩu và nhận

được biên lai thu lệ phí hải quan Căn cứ vào tờ khai hải quan, cơ quan thuếhải quan sẽ tính ra số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộpvà ra thông báo thuế Chi nhánh nộp tiền thuế và lệ phí hải quan cho cơ quanhải quan.

Ngày 28/11/2005 cùng với bộ chứng từ và tờ khai hàng nhập khẩu và chinhánh dịch vụ vận tải đường sắt Hải Phòng nhận thay Công ty EDD đến làmthủ tục nhận hàng Chi nhánh nhận được lệnh giao hàng và hóa đơn phí CFS(Phí khai thác hàng chung chủ) và phí bốc xếp do công ty TNHH TM – DVgiao nhận quốc tế Tân Cả Lợi lập để bàn giao hàng cho công ty Nhất Nam

Ngày 30/11/2005 yêu cầu công ty Thiên Trường giám định hàng hóa nhậpkhẩu Chi nhánh sẽ nhận được chứng thư giám định về số lượng và tình trạnghàng hóa và hóa đơn GTGT do công ty Thiên Trường lập Chi nhánh sẽ

chuyển tiền qua tài khoản ở ngân hàng ngoại thương Hải Phòng cho công tyThiên Trường Sau khi chuyển tiền chi nhánh sẽ nhận được giấy báo Nợ củangân hàng.

Ngày 02/12/2005 đại diện Công ty EDD và chi nhánh Vinacimex HảiPhòng lập Bản xác nhận kiểm tra kỹ thuật hàng nhập khẩu tại cảng Hải Phòng Đồng thời, chi nhánh lập Giấy gửi hàng kiêm giấy vận chuyển hàng hóa chochi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt chuyển hàng về kho vật tư của Công tyEDD.

Ngày 05/12/2005 chi nhánh cùng với chi nhánh đường sắt Hải Phòng vàbên hữu quan tham gia khác như cơ quan giám định lập Biên bản bàn giao vậttư, thiết bị Sau khi lập biên bản bàn giao vật tư, thiết bị chi nhánh chuyển cácchứng từ liên quan lên phòng kế toán.

Ngày 23/02/2006 Căn cứ vào các chứng từ chi nhánh chuyển lên, kế toánhàng hóa, công nợ theo dõi Công ty EDD lập các hoá đơn sau:

- Hóa đơn GTGT phí giám định số 0046636

- Hóa đơn GTGT phí CFS và phí bốc xếp hàng số 0046637- Hóa đơn GTGT cho hàng nhập khẩu số 0046634

- Hóa đơn GTGT phí ủy thác nhập khẩu số 0046635

Kế toán lập Hóa đơn GTGT thành 3 liên, giao liên 2 cho Công ty EDD.Cuối năm 2006, Vinacimex sẽ lập biên bản quyết toán và đối chiếu thanhtoán tiền hàng uỷ thác giữa công ty Nhất Nam và Công ty EDD Từ đó sẽtổng hợp lên số tiền Công ty EDD đã trả và số tiền còn nợ Vinacimex, thựchiện quyết toán năm.

b Trình tự hạch toán

 Ngày 10/06/2005 Vinacimex mua ngoại tệ và thanh toán số tiềnđặt cọc là 18.000 USD cho công ty Hoa Mai IHI qua ngân hàng người hưởnglợi Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo.

Bút toán 1: Mua ngoại tệ

Nợ TK 112211: 18.000USD x 15.870đ/USD = 285.660.000đCó TK 5154: 198.000 đ

Có TK 112112: 18.000USD x 15.859 đ/USD = 285.462.000đ

(Tỷ giá bán của ngân hàng ngoại thương ngày 10/06/2005 là15.859đ/USD; tỷ giá hạch toán tháng 6/2005 là 15.870 đ/USD)

Đồng thời, ghi Nợ TK 007111(USD - Đô la Mỹ): 18.000

Bút toán 2: Đặt cọc cho công ty Hoa Mai IHI

Nợ TK 331388: 18.000USD x 15.870đ/USD =285.660.000đCó TK 112211: 18.000 USD x 15.870đ/USD =285.660.000đ(Theo tỷ giá hạch toán tháng 6/2005 là 15.870đ/USD)

Đồng thời, ghi Có TK 007111 (USD- Đô la Mỹ):18.000Đồng thời, kết chuyển tiền đặt cọc

(Theo tỷ giá ngân hàng ngoại thương Việt Nam ngày 06/06/2005 là15.850đ/USD)

 Ngày 29/06/2005 Vinacimex mua ngoại tệ và thực hiện việc kýquỹ mở L/C Công ty phải ký quỹ 10% tức là 7.200USD.

Bút toán 3: Mua ngoại tệ

Nợ TK 112211: 7.200USD x 15.870đ/USD = 114.264.000 đCó TK 112112: 7.200USD x 15.866 đ/USD = 114.235.200đCó TK 5154 : 28.800 đ

(Tỷ giá bán của ngân hàng ngoại thương ngày 10/06/2005 là 15.866/USD;tỷ giá hạch toán tháng 6/2005 là 15.870 đ/USD)

Đồng thời, ghi Nợ TK 007111 (USD - Đôla Mỹ): 7.200

Ngân hàng sẽ giữ 7.200 USD tài khoản tiền gửi ngoại tệ của công ty tạingân hàng để thực hiện việc ký quỹ Kế toán không phải định khoản này.

 Ngày 05/7/2005 Công ty EDD chuyển tiền ký quỹ mở L/C vào tàikhoản của công ty tại ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng.

Nợ TK 112111: 7.200USD x 15.870đ/USD = 114.264.000đCó TK 131113: 7.200USD x 15.870đ/USD = 114.264.000đ

(Theo tỷ giá ngân hàng ngoại thương ngày 21/06/2005 là 15.870đ/USD) Ngày 29/11/2005 Công ty EDD chuyển 64.800 USD vào tài khoảncủa công ty tại ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng Hà Nội để thanh toánnốt tiền hàng cho công ty Hoa Mai IHI.

Nợ TK 112111: 64.800USD x 15.908đ/USD = 1.030.838.400đCó TK 131113: 64.800USD x 15.908đ/USD = 1.030.838.400đ

(Theo tỷ giá ngân hàng ngoại thương ngày 23/11/2005 là 15.908đ/USD) Ngày 30/11/2005 công ty mua ngoại tệ tại ngân hàng ngoại thươngđể thanh toán cho công ty Hoa Mai IHI.

Nợ TK 112211: 64.800USD x 15.905đ/USD = 1.030.644.000đNợ TK 6353: 259.200 đ

Có TK 112112: 64.800USD x 15.909 đ/USD = 1.030.903.200đ

(Tỷ giá bán của ngân hàng ngoại thương ngày 30/11/2005 là15.909đ/USD; tỷ giá hạch toán tháng 11/2005 là 15.905 đ/USD)

Đồng thời, ghi Nợ TK 007111(USD - Đôla Mỹ): 64.800

 Ngày 01/12/2005 ngân hàng thanh toán cho công ty Hoa Mai IHIbằng L/C

Nợ TK 151114: 72.000 USD x 15.872đ/USD =1.142.784.000đ Có TK 112211: 72.000 USD x 15.872đ/USD =1.142.784.00đ (Theo tỷ giá hạch toán tháng 12/2005 là 15.872đ/USD)

Đồng thời, ghi Có TK 007111 (USD - Đôla Mỹ): 72.000

 Ngày 28/11/2005 Cơ quan hải quan sẽ lập tờ khai hàng nhập khẩu.Căn cứ vào tờ khai hải quan, cơ quan thuế hải quan sẽ tính ra số thuế nhậpkhẩu (Thuế suất 0%) và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp (thuế suất 5%)và ra thông báo thuế Chi nhánh sẽ thanh toán tiền thuế:

Nợ TK 33312213: 71.383.500đCó TK 112121 : 71.483.500đ

 Ngày 28/11/2005 Chi nhánh nhận được hóa đơn phí CFS (Phí khaithác hàng chung chủ) và phí bốc xếp Chi nhánh thanh toán bằng chuyểnkhoản

Nợ TK 131113 : 621.600đCó TK 11112 : 621.600đ

 Ngày 29/11/2005 Chi nhánh tập hợp các chi phí chi hộ phát sinhnhư

- Phí giám định: 300.000đ- Lệ phí hải quan:10.000đ

- Phí giao nhận, lưu kho: 58.000đ - Phí D/O: 90.000đ

Nợ TK 131113: 300.000 đ + 158.000 đ = 458.000 đCó TK 112112: 300.000 đ

(Theo tỷ giá ngân hàng ngoại thương ngày thanh toán L/C 1/12/2005 là15.905 đ/USD)

- Hóa đơn GTGT phí ủy thác nhập khẩu số 0046635Nợ TK 131113: 14.171.355 đ

Có TK 51134 :12.883.050 đCó TK 33311:1.288.305 đ

- Kết chuyển doanh thu uỷ thác sang để xác định kết quả kinh doanhNợ TK 51134: 12.883.050 đ

Nợ TK 5154: 3.006.000đCó TK 911: 15.889.050đ

Có thể khái quát trình tự hạch toán qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 4 Trình tự hạch toán quá trình nhập khẩu uỷ thác

Đinh Minh Quyết Kế toán - KV15

TK 151114

Sổ NHậT Ký CHUNG

TK 131113

Sổ NHậT Ký CHUNG

TK 112111

Sổ NHậT Ký CHUNGTK 112112

Sổ NHậT Ký CHUNG

TK

Sổ NHậT Ký CHUNG

TK

Sổ NHậT Ký CHUNG

TK 331138

Sổ NHậT Ký CHUNGTK 5154

Sổ NHậT

Ký CHUNGTK 635

Sổ NHậT

Ký CHUNG

TK

TK 5154

Sổ NHậT

Ký CHUNGTK51134

Sổ NHậT Ký CHUNGTK 911

Sổ NHậT

Ký CHUNG

TK 33311

Sổ NHậT Ký CHUNGThanh toán cho nhà

cung cấpMua ngoại tệ

Mua ngoại tệ

Chênh lệch

Chênh lệch

Giao hàng cho đơn vị uỷ thác

Bên uỷ thác chuyển tiền cho Vinacimex

Chênh lệchĐặt cọcKết

Hoa hồng uỷ thácKết chuyển

Thuế GTGT đầu raThanh toán các chi phí chi

hộ

Nộp hộ Thuế GTGT h ng nhàng nhập khẩu

Thuế GTGT h ng nhàng nhập khảu phải nộp

Kết chuyển

Kếtchuyển

Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Sau khi lập Hoá đơn GTGT cho hàng nhập khẩu và hóa đơn GTGT chophí uỷ thác hàng nhập khẩu Kế toán vào phần hành “Bán hàng và công nợphải thu”, vào phần “cập nhật chứng từ” Sau đó, vào màn hình nhập liệu củaHoá đơn dịch vụ và tiến hành cập nhật từng chứng từ một.

Kế toán tính ra số tiền chênh lệch tỷ giá, sau đó vào phần hành kế toán“tổng hơp”, vào phần “cập nhật số liệu” Sau đó, vào phiếu kế toán để tiếnhành cập nhật phần chênh lệch tỷ giá.

Phần mềm kế toán sẽ lưu chứng từ và tự động xử lý các dữ liệu đã cậpnhật vào Sổ nhật ký chung Sau đó, vào Sổ cái các tài khoản 112112, 112211,131113, 5154, 151114, Hàng tháng, hàng quý, kế toán vào phần hành kếtoán “tổng hợp”, vào phần “cập nhật chứng từ” để in “phiếu kế toán”, vàophần “hình thức sổ nhật ký chung” để in bảng cân đối phát sinh và vào phần“báo cáo tài chính” để in các báo cáo tài chính bắt buộc và các báo cáo quảntrị theo yêu cầu của ban giám đốc

Sổ NHậT Ký CHUNG

Ví d S nh t ký chung v m t s S cái nh sau:ụ Sổ nhật ký chung và một số Sổ cái như sau: ổ nhật ký chung và một số Sổ cái như sau: ật ký chung và một số Sổ cái như sau: àng nh ột số Sổ cái như sau: ố Sổ cái như sau: ổ nhật ký chung và một số Sổ cái như sau: ư sau:

Chi lương cho CBCNV Cty11110.000.000

n v : ngĐơn vị ị Đồng

Ngàyghi