Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá NK & xác định kết quả kinh doanh tại C.ty Vật tư & XNK hoá chất

Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá NK & xác định kết quả kinh doanh tại C.ty Vật tư & XNK hoá chất

Mục lục

TrangDanh mục những từ viết tắt

Lời mở đầu

Phần I Khái quát về Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất 01

I Khái quát về Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất .01

1 Quá trình hình thành và phát triển 01

2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty 02

3 Kết quả hoạt động một số năm gần đây 04

4 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty .07

5 Hệ thống tài khoản , sổ sách , báo cáo kế toán phản ánh quá trình lu chuyển hàng hoá tại công ty 08

1 Đặc điểm và phân loại hàng hoá nhập khẩu tại Công ty 12

2 Trình tự và thủ tục mua hàng NK tại công ty 13

3 Kế toán nghiệp vụ NK trực tiếp 15

3.1 Đặc điểm NK trực tiếp ở Công ty vật t và XNK hoá chất 15

3.2 Nhập khẩu hàng hoá 16

4 Kế toán nghiệp vụ NK Uỷ thác 27

5 Kế toán quá trình bán hàng NK 34

5 1 Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá NK 34

5 2 Phơng pháp xác định giá vốn hàng hoá xuất kho ở Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất 34

5 3 Tổ chức hạch toán tiêu thụ 35

6 Kế toán chi phí , thu nhập và kết quả hoạt động lu chuyển hoạt động NK 39

6 1 Hạch toán chi phí bán hàng 40

6.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp .40

6.3 Xác định kết quả kinh doanh 41

Phần III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất .45

I Nhận xét thực trạng lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất .45

2 Những tồn tại trong công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK 49

2.1.Trong tổ chức bộ máy kế toán 49

2.2 Về sử dụng tài khoản phản ánh nguyên tệ và phơng pháp hạch toán nguyên tệ 50

2.3 Về việc thực hiện các đơn hàng 50

2.4 Trong việc sử dụng các TK 151 , TK 156 , TK 157 ,TK 511 , TK 3333 51

2.5 Trong việc sử dụng TK ký quỹ , ký cợc ngắn hạn 52

2.6 Hệ thống sổ sách 52

2.7 Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 53

2.8 Trong việc lập dự phòng phải thu khó đòi 53

2.9 Tồn tại trong công tác quản lý và tổ chức xung quanh vấn đề NK hàng hoá 542.10 Tồn tại trong việc không có kế hoạch lu chuyển hàng hoá NK 54

II Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK

1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK 55

2 Nội dung và yêu cầu hoàn thiện 56

3 Một số ý kiến đề xuất đối với Công ty 58

3.1.Trong tổ chức bộ máy kế toán 58

3.2 ý kiến nhằm hoàn thiện việc sử dụng tài khoản và phơng pháp hạch toán ngoại tệ 58

3.3 ý kiến hoàn thiện việc thực hiện các đơn hàng 59

3.4 Hoàn thiện trong việc sử dụng các TK 151, TK 156 , TK 157 TK 511 ,TK3333 60

3.5 Hoàn thiện sử dụng tài khoản ký quỹ , ký cợc 62

3.6 Hoàn thiện hệ thống sổ sách 62

3 7 Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp .63

3 8 Hoàn thiện về lập dự phòng phải thu khó đòi 64

3.9 Hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức xung quanh vấn đề NK hàng hoá 65

3.10 Hoàn thiện kế hoạch lu chuyển hàng hoá NK 66

III phơng hớng hoàn thiện công tác lu chuyển hàng hoá và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất .67

1 Về phía Công ty 68

2 Về phía Nhà nớc 69Lời kết luận .

Phụ lục

Danh mục tài liệu tham khảo

Danh mục các từ viết tắt trong chuyên đề

NK : Nhập khẩu XNK : Xuất nhập khẩu TK : Tài khoản TSCĐ : Tài sản cố định NKTT : Nhập khẩu trực tiếp NKUT : Nhập khẩu uỷ thác QĐ - BTC : Quyết định TP : Thành phố GTGT : Giá trị gia tăng HĐ : Hoá đơn

BC : Báo có BN : Báo nợ

CTGS : Chứng từ ghi sổ PT : Phiếu thu

tăng trởng GDP của nớc ta phải đạt ít nhất từ 7 – 10% / năm liên tục trong vòng15 – 20 năm nữa Để duy trì đợc tốc độ này , Việt Nam cần có những chính sáchphù hợp , có hiệu quả trong hoạt động XNK nhằm phục vụ chiến lợc XK , đáp ứngyêu cầu thiết yếu của sản xuất , tiêu dùng trong nớc , đổi mới trang thiết bị kỹ thuậtvà công nghệ hiện đại

Hoạt động NK đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân , thôngqua NK chúng ta mới có cơ hội tiếp cận với máy móc công nghệ hiện đại , giảiquyết đợc nhu cầu tiêu dùng trong nớc , đảm bảo đầu vào cho quá trình sản xuất ,tạo việc làm ổn định cho ngời lao động

Để có thể thực hiện tốt quá trình NK thì kế toán – công cụ quan trọng đểquản lý kinh tế quốc dân nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng , nó cungcấp những thông tin một cách chính xác , đầy đủ về tình hình sản xuất , kinh doanh, tình hình tài chính cho các nhà quản lý Đối với những doanh nghiệp kinh doanhhàng NK , thông qua công tác kế toán , Ban lãnh đạo sẽ đa ra đợc quyết định nênchọn mặt hàng nào , thị trờng nào sẽ đem lại cho mình lợi nhuận nhiều nhất Điềunày không những giúp doanh nghiệp có thể cạnh tranh trên thị trờng đầy biến độngvà khó khăn mà còn đạt đợc những mục tiêu do mình đặt ra

Hoạt động kinh doanh NK là hoạt động chính đem lại doanh thu , lợi nhuậnnhiều nhất cho Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất , nên yêu cầu chính xác ,kịp thời của thông tin để giúp các nhà quản lý đa ra các quyết định quan trọng Điều này chỉ có đợc khi xây dựng đợc hệ thống hạch toán kế toán nhịp nhàng , đầyđủ và đúng với các quy định của Bộ tài chính Thực hiện đầy đủ , chính xác và kịpthời công tác hạch toán kế toán sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm đợc chi phí thu muahàng hoá , tránh tổn thất , chọn đợc hàng hoá tốt , giá cả hợp lý , phù hợp sản xuấtvà tiêu dùng sẽ tăng doanh thu và lợi nhuận Tổ chức hạch toán quá trình NK hànghoá có một ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với những công ty tiến hành nhập khẩuhàng tiêu dùng cũng nh đối với thiết bị khoa học công nghệ để phát triển đất nớctiến kịp các nớc phát triển trên thế giới

Qua một thời gian tìm hiểu tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất , emnhận thấy hoạt động lu chuyển hàng hoá NK có thời gian lu chuyển kéo dài , việcthanh toán chủ yếu bằng ngoại tệ qua các ngân hàng và là hoạt động chính đem lạilợi nhuận lớn cho doanh nghiệp Đạt đợc lợi nhuận cao , có phần đóng góp khôngnhỏ của công tác hạch toán kế toán Mặc dù vậy , trong quá trình hạch toán vẫncòn những sai sót và cha tuân thủ đúng theo quy định của Bộ tài chính Vì vậy ,viêch chọn đề tài “ Hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá NK và xác định kết quảkinh doanh tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất ” - Tổng công ty Hoá chất

Việt Nam nhằm phân tích , chỉ rõ mặt đợc và cha đợc của công tác kế toán tại đơnvị từ đó đa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại công ty

Mặc dù lợng kiến thức có hạn , thời gian tiếp xúc với Công ty cha nhiều ,cộng với những khó khăn , bỡ ngỡ do lần đầu tiên tiếp xúc với thực tế, nhng nhờ sựquan tâm , giúp đỡ nhiệt tình của các phòng , ban trong công ty và d ới sự hớng dẫn

của Th.s Phạm Bích Chi em đã hoàn thành đợc Chuyên đề của mình.

Chuyên đề ngoài phần mở đầu và phần kết luận bao gồm những phần sau :

Phần I Khái quát về Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất

Phần II Thực trạng hạch toán kế toán quá trình NK hàng hoá tại Công ty vật t

xuất nhập khẩu hoá chất

Phần III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập

khẩu tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất

Phần I : Cơ sở lý luận chung về kế toán lu chuyển hànghoá NK trong các doanh nghiệp kinh doanh XNK.

I Đặc điểm hoạt động kinh doanh XNK.

Kinh doanh XNK là sự trao đổi hàng hoá , dịch vụ giữa các nớc thông quahành vi mua bán trên phạm vi toàn thế giới.

Hoạt động NK là hoạt động kinh doanh có thị trờng rộng lớn, không giới hạngiữa các nớc, có ảnh hởng lớn đến sự phát triển sản xuất kinh doanh của các côngty Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay các doanh nghiệp đợc chủ động tiến hànhcác hoạt động kinh doanh NK theo yêu cầu của thị trờng và phù hợp với quy địnhchế độ luật pháp của Nhà nớc Tuy vậy, hoạt động XNK có những đặc điểm riêngcó vì vậy việc hạch toán các nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá NK cũng có những nétriêng.

1 Vai trò của hoạt động kinh doanh XNK trong nền kinh tế thị trờng có sựquản lý của Nhà nớc

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, xu hớng quan hệ hợp tác kinh tế giữacác nớc ngày càng phát triển Mỗi một quốc gia dù lớn hay nhỏ không thể pháttriển đợc nếu không tham gia vào sự phân công lao động trong khu vực và quốc tế.Hơn nữa trên thế giới luôn tồn tại sự khác biệt nhất định giữa các quốc gia về điềukiện tự nhiên cũng nh điều kiện xã hội Chính vì vậy, các quốc gia thực hiện chếđộ tự túc tự cấp, không tham gia trao đổi buôn bán với nớc ngoài thì khả năng sảnxuất, tiêu dùng trong nớc bị thu hẹp rất nhiều so với khi tiến hành hoạt động ngoạithơng.

Do đó, có thể nói hoạt động ngoại thơng mở rộng khả năng sản xuất và tiêudùng, cho phép một quốc gia có thể tiêu dùng những mặt hàng mà trong nớc khôngsản xuất đợc hoặc sản xuất cha đáp ứng đợc nhu cầu, thị hiếu của ngời tiêu dùnghay sản xuất đợc với chi phí cao Mặt khác thì ngời ta cũng nhận thấy lợi ích của cảhai bên khi mỗi nớc đi vào sản xuất chuyên môn những mặt hàng cụ thể mà nớc đócó lợi thế, xuất khẩu mặt hàng có lợi thế đó và nhập khẩu những mặt hàng mà trongnớc cha sản xuất đợc hoặc sản xuất cha đáp ứng đợc nhu cầu

Hiểu đợc tầm quan trọng của hoạt động ngoại thơng, Đảng và Nhà nớc ta đãnhận định “ Tăng cờng hoạt động ngoại thơng là đòi hỏi khách quan của thời đại”,và thực tế cho thấy từ khi nớc ta thực hiện chính sách mở cửa, đặc biệt từ khi ViệtNam trở thành nớc thành viên của ASEAN, lệnh cấm vận kinh tế của Mỹ đợc xoá

bỏ thì các mối quan hệ giao lu quốc tế của nớc ta ngày càng đợc tăng cờng và mởrộng Nếu nh trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, các doanh nghiệp hoạt độngnhất nhất theo sự chỉ đạo của Nhà nớc thông qua chỉ tiêu pháp lệnh thì hoạt độngXNK thờng đợc thực hiện dới hình thức Nghị định th và việc trao đổi buôn bán chủyếu với các nớc Đông Âu và Liên Xô Nhng ngày nay các doanh nghiệp có quyềntự do lựa chọn mặt hàng, bạn hàng cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệpmình, với nhu cầu thị trờng và không trái với pháp luật của Nhà nớc

Trong điều kiện nền kinh tế mở cửa ở nớc ta nh hiện nay thì NK có vai tròquan trọng vì NK tạo điều kiện thúc đẩy nhanh quá trình chuyển dịch cơ cấu kinhtế theo hớng CNH – HĐH đất nớc, bổ xung kịp thời những mặt mất cân đối củanền kinh tế, đảm bảo phát triển và ổn định Nhờ có NK mà mức sống của nhân dânta ngày càng đợc cải thiện và không ngừng đợc nâng cao vì họ đợc tự do chọn lựanhững hàng hoá phù hợp với nhu cầu, sở thích, thẩm mỹ … mà chất l mà chất lợng vẫn đảmbảo NK làm thoả mãn nhu cầu trực tiếp của ngời dân về hàng tiêu dùng, tạo việclàm ổn định cho ngời lao động trong nớc Ngoài ra, hàng NK còn làm tăng sứccạnh tranh trên thị trờng trong nớc, xoá bỏ thế độc quyền của hàng nội địa buộc cácdoanh nghiệp trong nớc muốn có chỗ đứng vững chắc trên thị trờng phải luôn thayđổi, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lợng và tìm mọi cách hạ giá thành

2 Đặc điểm của hoạt động lu chuyển hàng hoá NK.2.1 Khái niệm của hoạt động kinh doanh NK.

Hoạt động NK là một mặt của lĩnh vực ngoại thơng là sự trao đổi hàng hoá ,dịch vụ giữa quốc gia này với quốc gia khác Đối với Việt Nam, thực chất hoạtđộng NK là hoạt động mua bán hàng hoá giữa thơng nhân Việt Nam và thơng nhânnớc ngoài theo hợp đồng mua hàng hoá bao gồm cả hoạt động tạm nhập tái xuất vàchuyển khẩu hàng hoá

Lu chuyển hàng hoá là việc thực hiện quá trình đa hàng hoá từ nơi sản xuấttới nơi tiêu thụ qua hoạt động mua bán trên thị trờng Thực hiện lu chuyển hànghoá NK chính là hoạt động kinh doanh hàng hoá bao gồm cả quá trình mua vàdự trữ hàng hoá

Về cơ bản, hoạt động NK có những đặc điểm sau :

 Thị trờng NK rộng lớn, mặt hàng đa dạng, phức tạp về phơng tiện thanhtoán, thời gian giao nhận hàng và thanh toán thờng kéo dài hơn các đơn vị kinh

doanh hàng hoá trong nớc vì điều kiện về địa lý, về phơng tiện vận tải hay thủ tụchải quan thờng phức tạp hơn.

 Quá trình lu chuyển hàng hoá NK theo một công việc khép kín và phảiqua hai giai đoạn : Mua và bán hàng NK.

 Việc NK hàng hoá đòi hỏi phải qua nhiều khâu làm nhiều thủ tục do đóthời gian thu hồi vốn chậm

 Việc thanh toán hàng NK thờng bằng ngoại tệ do đó việc ghi chép, hạchtoán, kết quả kinh doanh chịu sự chi phối của biến động về tỷ giá ngoại tệ.

 Bên đối tác của hoạt động NK là phía nớc ngoài nên có trình độ quảnlý, cách thức kinh doanh và chính sách ngoại thơng khác so với nớc ta.

Nh vậy, hoạt động NK là hoạt động phức tạp về quy trình và đa dạng về hìnhthức Tuy nhiên trong cơ chế mới cùng sự quản lý, chỉ đạo hợp lý hiệu quả của Nhànớc, hoạt động NK đã phát huy đợc vai trò của mình trong việc phát triển kinh tế,đồng thời thúc đẩy việc khai thác tiềm năng thế mạnh trong nớc.

2.2 Đối tợng NK và điều kiện kinh doanh hàng hoá NK.

Đối t ợng NK :

Đối tợng NK là các mặt hàng phù hợp với ngành nghề ghi trong giấy chứngnhận kinh doanh trừ những mặt hàng ghi trong danh mục hàng hoá cấm nhập vànhững mặt hàng tạm ngừng NK.

Hàng hoá NK là mặt hàng trong nớc cha sản xuất đợc hay sản xuất cha đápứng đợc nhu cầu ngời tiêu dùng đặc biệt là trang thiết bị máy móc, công nghệ hiệnđại … mà chất l

Điều kiện kinh doanh NK.

Quyền kinh doanh NK : Là các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế,thành lập theo quy định của pháp luật, đợc quyền NK hàng hoá theo ngành nghềđã ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi đã đăng ký mã số tạiCục hải quan thành phố Hà Nội theo quy định.

3 Các phơng thức nhập khẩu hàng hoá.

3.1 Phơng thức nhập khẩu theo Nghị định th.

Nhập khẩu theo Nghị định th là phơng thức mà doanh nghiệp tiến hành NKdựa theo các chỉ tiêu Pháp lệnh của Nhà nớc Chính phủ Việt Nam ký kết với Chínhphủ các nớc khác những Nghị định th về trao đổi hàng hoá giữa hai nớc và giaocho một số đơn vị có chức năng kinh doanh XNK trực tiếp thực hiện Đối với ngoại

tệ thu đợc phải nộp vào quỹ tập trung của Nhà nớc thông qua tài khoản của Bộ ơng mại và đợc hoàn lại bằng tiền Việt Nam tơng ứng với số ngoại tệ đã khoán căncứ vào tỷ giá khoán do Nhà nớc quy định

th-3.2 Phơng thức nhập khẩu ngoài Nghị định th.

Nhập khẩu ngoài Nghị định th là phơng thức hoạt động trong đó các doanhnghiệp phải tự cân đối về tài chính và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhànớc Theo phơng thức này doanh nghiệp hoàn toàn chủ động tổ chức hoạt độngnhập khẩu của mình từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng Đơn vị phải tìm nguồnhàng, bạn hàng, tổ chức giao dịch, ký kết và thực hiện hơp đồng trên cơ sở tuân thủnhững chính sách, chế độ kinh tế của Nhà nớc Đối với số ngoại tệ thu đợc khôngphải nộp vào quỹ tập trung mà có thể bán ở trung tâm giao dịch ngoại tệ hoặc gửi ởNgân hàng NK theo phơng thức này tạo cho doanh nghiệp có sự năng động, sángtạo, độc lập trong kinh doanh thích ứng với cơ chế thị trờng.

4 Các hình thức NK hàng hoá.4.1 Hình thức NK trực tiếp.

Là hình thức NK mà các đơn vị kinh doanh XNK đợc Nhà nớc cấp giấyphép đăng ký kinh doanh sẽ trực tiếp tổ chức giao dịch, đàm phán, ký hợp đồngkinh tế với các tổ chức, các doanh nghiệp nớc ngoài Theo hình thức này chỉ cónhững đơn vị có uy tín trong giao dịch đối ngoại, có khả năng về tài chính đồngthời có đội ngũ nhân viên am hiểu về nghiệp vụ ngoại thơng thực hiện.

4.2 Hình thức nhập khẩu uỷ thác.

Là hình thức NK áp dụng đối với các đơn vị đợc Nhà nớc cấp giấy phép NKnhng cha có đủ điều kiện để tổ chức giao dịch trực tiếp với nớc ngoài để tiến hànhđàm phán, ký kết hợp đồng và giao nhận hàng với nớc ngoài nên phải uỷ thác chođơn vị khác có khả năng NK trực tiếp để họ thực hiện NK hàng hoá cho mình Khihàng về bên giao uỷ thác đợc quyền phân phối, tiêu thụ hàng NK còn bên nhận uỷthác đợc nhận hoa hồng theo tỷ lệ thoả thuận.

Ngoài ra, nếu các doanh nghiêp khả năng về tài chính có hạn nhng vẫn cóthể tự thực hiện các hợp đồng nhập khẩu nhỏ thì doanh nghiệp đó đợc phép thựchiện cả hai hình thức trên.

5 Các phơng thức thanh toán chủ yếu trong kinh doanh XNK.

Phơng thức thanh toán là một trong những điều khoản quan trọng nhất khi kýkết các hợp đồng nhập khẩu với nớc ngoài Phơng thức thanh toán đợc hiểu là cách

mà ngời bán dùng để thu tiền về , ngời mua dùng để trả tiền Trong xuất nhập khẩucó thể lựa chọn nhiều phơng thức khác nhau để thu tiền hoặc trả tiền, nhng xét chocùng việc lựa chọn phơng thức nào thì cũng phải xuất phát từ yêu cầu của ngời bánlà thu tiền nhanh, đầy đủ, đúng hạn và từ yêu cầu của ngời mua là nhập hàng đúngsố lợng, chất lợng và đúng thụứi gian.

Các phơng thức thanh toán chủ yếu bao gồm :5.1 Phơng thức chuyển tiền ( Remittence )

Phơng thức chuyển tiền là phơng thức mà trong đó khách hàng ( ngời trả tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho một ngời khác( ngời hởng lợi ) ở một địa điểm nhất định bằng phơng tiện chuyển tiền do kháchhàng yêu cầu

5.2 Phơng thức ghi sổ ( Open account )

Ngời xuất khẩu mở một tài khoản ( hoặc một quyển sổ ) để ghi nợ ngời nhậpkhẩu sau khi hoàn thành giao hàng hay dịch vụ, đến từng định kỳ ( tháng, quý, nửanăm) ngời nhập khẩu dùng phơng thức chuyển tiền để trả tiền cho ngời xuất khẩu

Phơng thức này chỉ nên áp dụng trong trờng hợp hai bên đã thực sự tin tởnglẫn nhau, phơng thức mua bán hàng đổi hàng, nhiều lần, thờng xuyên trong mộtthời kyứ nhất định.

5.3 Phơng thức nhờ thu ( Collection of payment )

Phơng thức nhờ thu là một phơng thức thanh toán trong đó ngời xuất khẩuhoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho khách hàng uỷ tháccho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở ngời nhập khẩu trên cơ sở hối phiếu củangời xuất khẩu lập ra.

5.4 Thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ ( Documentary Credit )

Phơng thức tín dụng chứng từ là một sự thoả thuận giửừa Ngân hàng mở th tớndụng vaứ khách hàng sẽ trả tiền một số tiền nhất định cho một ngời khác ( ngời h-ởng lợi số tiền của th tín dụng ) hoặc chấp nhận hối phiếu do ngời này ký pháttrong phạm vi số tiền đó khi ngời này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từthanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong th tín dụng.

(6)

10 NH

(1) (7) (8)(4)

(3) (5) (8)

Chú giải ( Trình tự tiến hành nghiệp vụ ) :

(1) Ngời nhập khẩu làm đơn xin mở th tín dụng gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mở thtín dụng cho ngời XK hởng và tiến hành ký quỹ mở L/C, trả thủ tục phí L/C.

(2) Căn cứ vào đơn xin mở th tín dụng, NH mở th tín dụng sẽ lập một th tín dụng và thôngbáo cho ngân hàng đại lý của mình ở nớc ngời XK thông báo việc mở th tín dụng và chuyển th tíndụng gốc đến ngời XK.

(3) Khi nhận đợc th thông báo này, NH thông báo sẽ thông báo cho ngời XK toàn bộ nộidung thông báo về việc mở th tín dụng đó, và khi nhận đợc bản gốc th tín dụng thì chuyển ngaycho ngời XK.

(4) Ngời XK nếu chấp nhận th tín dụng thì tiến hành giao hàng, nếu không đề nghị ngân hàngmở L/C sửa đổi, bổ sung th tín dụng.

(5) Sau khi giao hàng, ngời XK lập bộ chứng từ theo yêu cầu của th tín dụng xuất trình thôngqua ngân hàng thông báo cho ngân hàng mở th tín dụng yêu cầu thanh toán.

(6) Ngân hàng mở th tín dụng kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với th tín dụng thì tiếnhành trả tiền cho ngời xuất khẩu Nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gửilại toàn bộ chứng từ cho ngời XK.

(7) Ngân hàng mở th tín dụng đòi tiền ngời NK và chuyển toàn bộ chứng từ cho ngời NK saukhi nhận đợc tiền hoặc chấp nhận thanh toán.

(8) Ngời NK kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với th tín dụng thì trả tiền cho NH, nếukhông thấy phù hợp thì có quyền từ chối hoàn trả tiền cho ngân hàng mở th tín dụng.

II hạch toán quá trình nhập khẩu hàng hoá

1 ý nghĩa và nhiệm vụ của hạch toán quá trình nhập khẩu.1 1 ý nghĩa của hạch toán quá trình kinh doanh NK.

Trong cơ chế mới các quan hệ hàng hoá - tiền tệ, quan hệ thị trờng đợc mởrộng, hoạt động XNK phát triển mạnh mẽ theo tinh thần đa phơng hoá, đa dạng hoáquan hệ ngoại thơng nhằm phát triển và mở rộng quan hệ buôn bán trong và ngoàinớc Để tiến kịp với các nớc phát triển cũng nh hoàn thành quá trình CNH – HĐHđất nớc, nớc ta đã có những chính sách, biện pháp để thúc đẩy hoạt động NK cácthiết bị khoa học công nghệ cũng nh hàng tiêu dùng Song đây là một công việc hếtsức khó khăn do khác nhau về tập quán kinh doanh, pháp luật, giá cả, phơng thứcthanh toán … mà chất l nên cần có một bộ máy quản lý tốt, đặc biệt là vai trò của bộ phậnkế toán nhằm thu thập và sử lý thông tin một cách chính xác, kịp thời, giúp ban

quản lý đa ra các quyết định liên quan đến NK hàng hoá hợp lý, đúng thời điểm vàcó lợi cho doanh nghiệp Tổ chức tốt quá trình thu mua cũng nh bán hàng NK giúpcho doanh nghiệp giảm đợc chi phí trong thu mua hàng hoá, đồng thời làm tăngdoanh thu cho công ty do hàng hoá nhập về tốt và giá cả hợp lý nên tiêu thụ thuậnlợi

1.2 Nhiệm vụ hạch toán kế toán quá trình NK hàng hoá.

Để thực hiện tốt quá trình NK các đơn vị kinh doanh cần phải thực hiện đầyđủ các nhiệm vụ sau :

- Phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ NK hàng hoá.

- Phản ánh chi tiết, tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong kinh doanh.- Thanh toán kịp thời công nợ trong mỗi thơng vụ NK để đảm bảo cán cân th-

ơng mại.

- Thực hiện nghiêm túc kế toán ngoại tệ của các chỉ tiêu để cung cấp thông tinchính xác cho quản lý hoạt động nhập khẩu.

2 Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách.2.1 Hệ thống chứng từ.

Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán là bằng chứng để chứngminh tính hợp pháp của nghiệp vụ, đồng thời là phơng tiện thông tin về kết qủanghiệp vụ đó Trong các nghiệp vụ kinh doanh XNK thì các chứng từ càng quantrọng hơn vì đây là mối quan hệ với đối tác nớc ngoài, sự chặt chẽ đợc đặt lên hàngđầu nhằm tránh xẩy ra sai sót.

Bộ chứng từ liên quan đến quá trình NK hàng hoá gồm có : Hợp đồngngoại, Hợp đồng nội, Hóa đơn ( GTGT ), Tờ khai hàng hóa NK, Giấy thông báothuế, thu chênh lệch giá, Vận đơn, Chứng từ bảo hiểm, Giấy chứng nhận phẩmchất, Bảng kê đóng gói bao bì, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá , Giấy chứngnhận số lợng, chất lợng, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Đơn xin mở L/C ( các chứngtừ thanh toán ), Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên lai thu thuế… mà chất l không phải bấtcứ nghiệp vụ nào cũng có đầy đủ các chứng từ trên mà tuỳ thuộc vào tính chất quantrọng và giá trị của hợp đồng.

2.2 Hệ thống tài khoản sử dụng cho kế toán NK.

Để HT quá trình lu chuyển hàng hoá NK KT sử dụng các tài khoản chủ yếusau :

 TK 151 - Hàng mua đang đi đờng

 TK 156 - Hàng hóa Tài khoản này đợc chi tiết thành 2 tiểu khoản : TK 1561 – Giá mua hàng hoá

 TK 1562 – Chi phí thu mua nh : Chi phí bảo hiểm, tiền thuê khobãi để chứa hàng hoá, chi phí vận chuyển bốc dỡ … mà chất l

 TK 157 – Hàng gửi bán : Tài khoản này đợc chấp nhận thanh toán hoặcnhờ đại lý bán hộ.

 TK 611 - Mua hàng ( dùng cho phơng thức KKĐK ) TK 131 - Phải thu khách hàng hoặc khách hàng ứng trớc. TK 331 - Phải trả ngời xuất khẩu

 TK632 - Giá vốn hàng bán : phản ánh trị giá vốn của hàng tiêu thụ trongkỳ.

 TK413 – Chênh lệch tỷ giá : Tài khoản này theo dõi các khoản chênhlệch về tỷ giá ngoại tệ cũng nh tình hình xử lý chênh lệch đó.

 TK 144 – Ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.

Ngoài ra, để hạch toán quá trình lu chuyển hàng hoá NK kế toán còn sửdụng các TK khác nh : TK111, TK112, TK311, TK333,TK641, TK642, TK911,TK421, TK141 … mà chất l

3 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá.3.1 Nguyên tắc xác định giá trị hàng NK.

Xác định thời điểm hàng hoá đ ợc coi là NK

Việc xác định hàng hoá đợc coi là NK có ý nghĩa rất quan trọng đối với côngtác kế toán Theo thông lệ chung và nguyên tắc kế toán đợc thừa nhận thì thời điểmxác định là hàng NK khi có sự chuyển quyền sở hữu hàng hoá và tiền tệ Tuy nhiênđiều này còn phụ thuộc rất lớn vào điều kiện giao hàng và chuyên chở Vì VN chủyếu NK hàng hoá theo điều kiện CIF, do đó ta có thể xem xét điều kiện sau :

 Nếu vận chuyển bằng đờng biển : Thời điểm ghi nhận hàng NK tính từngày Hải quan cảng ký vào tờ khai hàng hoá NK.

 Nếu vận chuyển bằng đờng hàng không : Tính từ ngày hàng đợc chuyểnđến sân bay đầu tiên của nớc ta theo xác nhận của Hải quan sân bay.

 Nếu vận chuyển bằng đờng sắt hoặc đờng bộ : Tính từ ngày hàng đợcvận chuyển đến sân ga hoặc trạm biên giới.

Nếu hàng NK thuộc đối tợng tính thuế GTGT, doanh nghiệp tính thuế GTGTtheo phơng pháp trực tiếp thì giá thực tế hàng hoá NK đợc xác định theo công thứcsau :

Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí Giảm giá hàng hoá = hàng hoá + nhập + thu mua - hàng NK nhập khẩu nhập khẩu khẩu hàng NK đợc hởng

Nếu hàng NK thuộc đối tợng tính thuế GTGT, doanh nghiệp tính thuế GTGTtheo phơng pháp trực tiếp hoặc hàng hoá NK không thuộc đối tợng tính thuế GTGThay hàng NK dùng vào hoạt động sự nghiệp, dự án, văn hoá, phúc lợi … mà chất l ợc trangđtrả bằng nguồn kinh phí khác thì giá thực tế hàng NK đợc xác định theo công thứcsau :

Giá thực tế Giá mua Thuế Thuế Chi phí Giảm giáhàng hoá = hàng hoá + nhập + GTGT + thu mua - hàng NK nhập khẩu nhập khẩu khẩu hàng NK hàng NK đợc hởng

Giá mua hàng NK : Giá mua của hàng NK đợc tính theo nhiều điều kiện

khác nhau nh : EXW, FCA, FOB, CFR, CIF,DAF, DES, DEQ, DDU, DDP Tuynhiên ở Việt Nam các doanh nghiệp thờng NK theo giá CIF là chủ yếu.

Giá CIF ( Cost issurranse Freight ) : Nghĩa là ngời bán sẽ giao hàng tại

cảng, ga của ngời NK Ngời XK phải chịu chi phí bảo hiểm và vận chuyển Mọi rủiro tổn thất trong quá trình vận chuyển do bên bán chịu Ngời mua nhận hàng và trảtiền khi có hoá đơn, vận đơn đã đợc giao cho mình.

Thuế nhập khẩu : Đợc xác định theo công thức :

Số thuế NK Số lợng hàng Giá tính thuế Thuế suất Tỷ phải nộp từng = hoá nhập khẩu x nhập khẩu của x nhập khẩu x giá mặt hàng từng mặt hàng từng mặt hàng từng mặt hàng

Số lợng hàng hoá nhập khẩu: Là số lợng ghi trong tờ khai của các tổ chức,

cá nhân có hàng NK.

nớc quản lý thì giá tính thuế NK là giá CIF ( tức giá mua tại cửa khẩu ngời nhập).Còn những mặt hàng thuộc diện Nhà nớc quản lý thì tuỳ thuộc vào sự so sánh giữagiá ghi trên bảng giá tối thiểu của Bộ tài chính và giá NK mà tính.

Tỷ giá : là tỷ lệ quy đổi giữa các đồng tiền của các nớc khác nhau Tỷ giá để

tính thuế NK là tỷ giá do ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm đăngký tờ khai hàng NK.

Thuế GTGT hàng NK đợc xác định theo công thức :

Giá tính thuế khi NK : Trờng hợp thuế NK đợc miễn hoặc giảm thì giá tính

thuế là giá tính theo số thuế NK sau khi đợc miễn hoặc giảm

Thuế GTGT hàng NK = ( Giá CIF + Thuế NK ) x Thuế suất thuế GTGT hàng NK

Giá CIF

Thuế NKPhải nộp

TK151Hàng đang

đi đờng

TK138, 331Hàng đang đi đờng

kỳ trớc về NK kỳ này

Trị giá hàng thiếu ,Các khoản đợc giảm

trừ Hàng NK kiểm nhận , NK kỳ này

Hàng NK chuyển đi tiêu thụ kỳ này

TK632Hàng NK tiêu thụ ngay (Giao tay ba )

Thuế suất thuế GTGT đối với hàng NK có 4 mức : 0%, 5%, 10%, 20%.

Chi phí thu mua hàng NK : Là các chi phí phát sinh trong quá trình tìm

kiếm nguồn hàng, ký kết hợp đồng, thuê kho tại biên giới ( cảng ), bảo quản, kiểmđịnh, lệ phí hải quan, vận chuyển hàng về kho … mà chất l

Giảm giá hàng mua ( nếu có ) : Là một khoản tiền bên bán hàng chấp nhận

giảm giá cho bên mua nếu bên mua mua với khối lợng lớn hoặc bên bán có chínhsách giảm giá để khuyến khích lợng hàng tiêu thụ

3.2 Kế toán nghiệp vụ NK hàng hoá theo phơng thức trực tiếp.

Nhập khẩu trực tiếp có thể đợc tiến hành theo Hiệp định th hay Nghị định thký kết giữa hai Nhà nớc, hoặc có thể NK trực tiếp ngoài hiệp định th theo hợp đồngthơng mại ký kết giữa hai hay nhiều tổ chức buôn bán thuộc nớc NK hàng và nớcXK hàng NK hàng có nhiều mục đích : NK để bán, vật t nguyên liệu, tài sản cốđịnh để sử dụng trong kinh doanh tại đơn vị

Sau đây là sơ đồ tổng quát hạch toán kế toán quá trình NK hàng hoá trực tiếp :

Sơ đồ 2 : quy trình tổng quát hạch toán kế toán quá trình NK hàng hoá trực tiếp :

Chênh lệchtỷ giá

TK1562TK111 ,112

Trị giámuahàngNKtínhtheoTGTT

TK 111,112TK 338(3388)(1)

(2)(3)TK 3333

TK 151

TK 157,632(4b)

TK 1561

Khi NK hàng hoá và thanh toán tiền hàng NK, nếu xẩy ra trờng hợp thừa,thiếu hàng hoá so với chứng từ, hoặc đợc chiết khấu thanh toán … mà chất lkế toán căn cứvào chứng từ báo Có bổ sung để ghi giảm trị giá hàng NK.

Trờng hợp kiểm nhận hàng NK rồi phát hiện thiếu, ghi chờ xử lý :Nợ TK 138 (1381)

Có TK 151 : Hàng thiếu hụt chờ xử lý. Trờng hợp giảm giá :

Nợ TK 331 :Phải trả ngời bán.

Có TK 156,152,153… mà chất lHàng hoá, vật t nhận giữ hộ (KKTX)

3.3 Kế toán NK hàng hoá theo phơng thức uỷ thác.

Để thực hiện việc NK uỷ thác phải thực hiện ký kết hai hợp đồng :

 Hợp đồng uỷ thác NK : Đợc ký kết giữa hai bên giao NK và bên nhận NK,trong đó quy định các điều khoản liên quan đến nghĩa vụ của mỗi bên tham gia hợpđồng Hợp đồng này chịu sự điều chỉnh của luật KD trong nớc.

Hợp đồng mua bán ngoại thơng đợc thực hiện giữa bên nhận NKUT và bênXK, trong đó có điều khoản quy định về NK hàng hoá, hợp đồng này chịu sự điềuchỉnh theo luật KD trong nớc, luật KD quốc tế, và luật của nớc XK.

Vì vậy, để hiểu chính xác công tác kế toán của mỗi bên tham gia NK uỷthác, ta tiến hành xem xét từ hai đơn vị : Đơn vị uỷ thác NK và tại đơn vị nhậnNK uỷ thác.

Kế toán nghiệp vụ NK hàng hoá tại đơn vị giao uỷ thác NK.

Đơn vị giao uỷ thác NK là đơn vị chủ hàng đợc ghi sổ doanh số mua, bánhàng NK Khi giao quyền NK cho bên nhận uỷ thác, đơn vị giao uỷ thác phảichuyển tiền hàng NK để mở L/C, chuyển tiền thuế NK nhờ nộp qua đơn vị nhậnuỷ thác và chịu trách nhiệm chi trả phí dịch vụ uỷ thác gồm : Hoa hồng uỷ thác,các phí tổn giao dịch ngân hàng và phí tổn tiếp nhận hàng tại cửa khẩu nhập hàng.Trong quan hệ với bên nhận uỷ thác NK, bên giao uỷ thác là bên sử dụng (bên muadịch vụ ) uỷ thác, vì thế, kế toán sử dụng TK 338(3388 hoặc TK 331 ), mở chi tiếttheo từng đơn vị nhận uỷ thác NK để theo dõi tình hình thanh toán hoa hồng cùngcác khoản thuế và chi phí chi hộ khác.

Sơ đồ3: trình tự hạch toán NKUt tại đơn vị giao uỷ thác NK

TrịgiámuahàngNKtínhtheoTGTT

(5a) : Hoa hồng uỷ thác NK chuyển gửi bán hoặc giao bán thẳng.(5b) : Thuế GTGT đợc khấu trừ.

Đối với các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ thì kế toán phải theo dõi trênTK 007 : “ Nguyên tệ các loại” nh trờng hợp đã đề cập đến ở trên.

Kế toán nghiệp vụ NK uỷ thác tại đơn vị nhận uỷ thác NK.

Đơn vị nhận uỷ thác NK là đơn vị trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ đàmphán, ký kết hợp đồng, tổ chức tiếp nhận hàng NK, thanh toán với nhà cung cấp n-ớc ngoài tiền mua hàng NK, kết thúc dịch vụ uỷ thác, đơn vị đợc hởng hoa hồngtính theo tỷ lệ quy định thoả thuận tính trên giá trị của lô hàng NK và mức độ uỷthác Trong nhiều quan hệ uỷ thác, đơn vị uỷ thác NK chỉ giao cho ngời nhận uỷthác thực hiện hợp đồng thơng mại đã ký bao gồm các khâu : Tiếp nhận, thanh toánchi trả hộ tiền hàng, thuế NK … mà chất l Trong quan hệ này, bên nhận NK uỷ thác ( bênnhận uỷ thác NK ) là bên cung cấp dịch vụ, bên uỷ thác ( bên giao uỷ thác ) giữvai trò là bên mua ( bên sử dụng) dịch vụ uỷ thác.

Về nguyên tắc, hạch toán hàng NK nhận uỷ thác phải ghi chép, phản ánh cácchỉ tiêu và quan hệ thanh toán tài chính từ phía chủ hàng giao uỷ thác (ngời muadịch vụ uỷ thác ) và từ phía nhà cung cấp nớc ngoài Khi nhận tiền của ngời giao uỷthác để mở L/C, Kế toán theo dõi trên TK 138 (1388 hoặc TK 131 ) – Phải thukhác TK138 đợc chi tiết theo chủ hàng giao uỷ thác và chi tiết theo thơng vụ nhậnuỷ thác phải thanh toán

S ơ đồ 4 : Hạch toán NKUT tại đơn vị nhận UTNK.

 Đối với các khoản chi liên quan đến hàng NK (Chi giám định, bốc xếp,vận chuyển … mà chất l ) nếu trong hợp đồng quy định bên uỷ thác chịu ( các chứng từ cóghi rõ họ tên, địa chỉ, mã số thuế của bên uỷ thác ) mà bên nhận uỷ thác đã chi hộthì kế toán bên nhận uỷ thác ghi :

Nợ TK 138 ( hoặc TK 131 : Chi tiết đơn vị nhận uỷ thác ) Có TK 111, 112.

Trờng hợp các khoản này hợp đồng quy định do bên nhận uỷ thác chịu, kếtoán ghi : Nợ TK 641 : Tập hợp chi phí.

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ.Có TK 111,112 : Tổng giá thanh toán.

 Phản ánh số thuế NK và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp kê khai nộp hộchủ hàng ( nếu có trong hợp đồng uỷ thác NK )

Nợ TK 1388 ( TK 131 ) : Phải thu khác.Có TK 111,112 … mà chất l

- Trờng hợp đơn vị không nhận khoán uỷ thác theo hợp đồng uỷ thác, thì nếucó chi hộ các chi phí tiếp nhận hàng tại cửa khẩu hải quan thì kế toán sử dụng tàikhoản 1388 : Phải thu khác hoặc TK 3388 : Chi tiết trả cho ngời giao uỷ thác.

Nợ TK 1388 : Phải thu khác hoặc TK 3388 Có TK 111,112 : Chi phí chi hộ bằng tiền.

4 Tổ chức hạch toán nghiệp vụ bán hàng NK.

Tiêu thụ hàng NK là khâu cuối cùng kết thúc quá trình NK của một doanhnghiệp kinh doanh XNK Kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hoá là các khoản lỗhoặc lãi Đó là số chênh lệch giữa bán hàng NK và toàn bộ chi phí mà doanh

Thuế GTGT đầu ra Hoa hồng đợc h-

ởngTK 3331

TK 511

Xuất trả chobên giao UTGiá hàng

nhập khẩu Thanh toán tiền hàng

cho ngời bánNhận tiền của

bên giao UT

TK131TK 151,156

TK 331TK 111,112

TK 131, 138

TK 111,112,131

nghiệp phải bỏ ra để NK hàng Kết quả của hoạt động tiêu thụ quyết định đến sựtồn tại và phát triển của doanh nghiệp Do đó các doanh nghiệp phải có phơngpháp tính giá hàng hoá nhanh nhất, phù hợp nhất nhằm nâng cao hiệu quả của hoạtđộng tiêu thụ hàng NK.

4.1 Nguyên tắc xác định giá trị xuất của hàng NK.

Có rất nhiều phơng pháp để tính giá thực tế hàng hoá xuất kho, doanh nghiệptuỳ thuộc vào đặc điểm hàng hoá và lựa chọn phơng pháp tính giá thích hợp.

ơng pháp nhập tr ớc, xuất tr ớc ( FIFO ) : Theo phơng pháp này dựa trên

giả định hàng hoá nhập kho trớc thì xuất ra trớc

Nhợc điểm của phơng pháp này là giá vốn của hàng bán không thích ứng đợcgiá cả của thị trờng

ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc (LIFO) : Theo phơng pháp này hàng hoá

nhập kho sau sẽ đợc xuất bán trớc Ưu điểm của phơng pháp này là giá vốn củahàng bán phản ứng kịp với giá cả hàng hoá trên thị trờng.

Ph ơng pháp giá thực tế đích danh : Theo phơng pháp này thì lô hàng nào

nhập với giá nào thì sẽ xuất theo giá ấy Ưu điểm của phơng pháp này là việc xácđịnh giá vốn hàng bán một cách chính xác, đơn giản.

ơng pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ : Kế toán căn cứ vào tình hình tồn

cuối kỳ và nhập trong kỳ rồi tính ra giá bình quân của đơn vị hàng hoá Sau đódựa vào giá đơn vị bình quân và lợng xuất ra trong kỳ để tính giá thực tế.

Ngoài ra còn có thể xác định trị giá xuất kho hàng hoá theo các phơng phápnh : Phơng pháp giá đơn vị bình quân liên hoàn, phơng pháp hệ số giá nhng hai ph-ơng pháp này ít đợc sử dụng trong các công ty XNK.

4.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng.

Bán hàng là quá trình thực hiện giá trị và chuyển giao giá trị sử dụng của sảnphẩm hàng hoá cho khách hàng Chỉ tiêu quan trọng trong quá trình bán hàng làdoanh thu tiêu thụ Đó là toàn bộ khoản tiền về bán sản phẩm, hàng hoá đợc kháchhàng chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu tiền đợc hay cha

Để xác định chính xác doanh thu thì việc xác định thời điểm ghi nhận doanhthu có ý nghĩa rất quan trọng Doanh nghiệp phải xác định đợc thời điểm chuyểngiao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá cho ngời muatrong trờng hợp cụ thể Trong hầu hết các trờng hợp, thời điểm chuyển giao phần lớnrủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháphoặc quyền kiểm soát hàng hoá cho ngời mua.

a) Doanh nghiệp áp dụng phơng pháp KKTX.

Việc tiêu thụ hàng NK đợc thực hiện theo các phơng thức khác nhau nh :Bán buôn, bán lẻ, bán hàng qua đại lý, bán hàng trả góp Mỗi phơng thức tiêu thụhình thành nên cách thức hạch toán nh sau :

Hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá

Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hoá giao cho khách hàng đợc khách hàngchấp nhận thanh toán hoặc nhập khẩu hàng hoá về tiêu thụ thẳng thì kế toán phảnánh nh sơ đồ sau :

Sơ đồ 5: Trình tự hạch toán bán buôn hàng hoá theo phơng pháp KKTX

Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá

Bán lẻ hàng hoá đợc thực hiện dới hình thức : bán lẻ thu tiền tại chỗ, bán lẻ thu tiền tập trung, thu tiền tự chọn :

Sơ đồ 6 : Trình tự hạch toán kế toán bán lẻ hàng hoá

Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì quytrình hạch toán tơng tự nh doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừchỉ khác phần doanh thu TK 511 bao gồm cả thuế GTGT.

Khi áp dụng phơng pháp KKĐK để hạch toán qúa trình lu chuyển hàng hoáthì việc ghi doanh thu bán hàng theo các phơng thức bán hàng đợc thực hiện nh ph-

TK 111, 112,113

Giá vốn hàng bán Giá trị hàng gửi

bán qua kho

Thuế GTGT đầu ra phải nộpTK 3331

Xác định

kết quả Doanh thu bán hàngKết chuyển

giá vốnGiá vốn

hàng bán Trị giá hàng

gửi bán TK 1561

hàng NKKết chuyển

doanh thu Kết chuyển giá

vốn hàng bán Giá vốn hàng

xuất kho

TK 3331

TK 511TK 911

TK 632TK 156

ơng pháp KKTX Riêng giá vốn hàng bán đợc ghi một lần vào thời điểm cuối kỳtheo trình tự sau :

Sơ đồ 7 : Lu chuyển hàng hoá theo phơng pháp KKĐK

Trên đây là trình tự khái quát nhất của quá trình hạch toán nghiệp vụ bánhàng NK, tuỳ theo từng trờng hợp mà có cách hạch toán chi tiết hơn nữa cho cácnghiệp vụ đó, tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp

5 Hạch toán chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.

Chiết khấu thơng mại và giảm giá hàng bán là các khoản doanh nghiệp giảmtrừ cho khách hàng do khách hàng mua với khối lợng lớn hoặc hàng bán kém phẩmchất, không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng

Hàng bán bị trả lại là các khoản bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân :do vi phạm hợp đồng, hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quycách.Sơ đồ hạch toán nh sau :

6 Hạch toán các chi phí liên quan tới lu chuyển hàng hoá NK.6 1 Hạch toán chi phí thu mua hàng hoá NK.

Chi phí thu mua hàng NK là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản haophí lao động sống và lao động vật hoá mà đơn vị kinh doanh hàng NK đã bỏ ra có

K/c giá thực tế hàng tồn cuối kỳ TK 151, 156, 157

Thuế GTGT đầu raTK 3331

Doanh thu bán hàngKết chuyển

doanh thu K/c giá vốn

hàng bánGiá vốn

hàng bánTK 632Kết chuyển giá thực tế

hàng tồn đầu kỳ

TK 111,112,131TK 511

TK 911TK 611

TK 111,112, 131

Tập hợp các khoản giảm trừ doanh thu

Thuế GTGT của các khoản giảm trừdoanh thu thu

Tập hợp các khoản giảm trừ doanh thu

K/c các khoản giảm trừ doanh thu

TK 3331

liên quan đến việc thu mua hàng Nk Chi phí thu mua hàng NK bao gồm cả chi phíthu mua trong nớc và ngoài nớc.

Chi phí thu mua trong nớc bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản,hàng hoá, tiền thuê kho bãi, hoa hồng thu mua … mà chất l

Chi phí thu mua ngoài nớc bao gồm tất cả những chi phí liên quan đến hàngNK phát sinh ngoài biên giới nớc mua nh cớc phí vận chuyển hàng hoá từ nớc bánđến nớc mua, chi phí bảo hiểm hàng hoá trong quá trình vận chuyển.

Trong doanh nghiệp kinh doanh XNK, chi phí thu mua đợc tập hợp vàoTK1562.

 Chi phí thu mua thực tế phát sinh, kế toán ghi :

Nợ TK 156 ( 1562 ) : Chi phí thu mua hàng hoá Có TK 111,112,331

 Khi hàng hoá đợc tiêu thụ, phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ,kế toán ghi :

Nợ TK 632 : Giaự voỏn haứng baựn.

Có TK 156 ( 1562 ) : Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ.Tuy nhiên, do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ hàng hoá trong kỳ nêncần thiết phải phân bổ chi phí này cho hàng tiêu thụ và hàng còn lại cuối kỳ theophơng thức phù hợp ( theo doanh thu, theo giá mua, theo số lợng, trọng lợng … mà chất l ).Công thức phân bổ nh sau :

+

6 2 Hạch toán chi phí bán hàng hoá NK.

Chi phí bán hàng là toàn bộ những khoản chi phí phát sinh có liên quan đếnhoạt động tiêu thụ hàng NK trong kỳ Chi phí bán hàng bao gồm chi phí quảngcáo, giao hàng, vận chuyển, giao dịch, giới thiệu sản phẩm, hoa hồng uỷ thác, tiềnlơng nhân viên bán hàng và các chi phí khác có liên quan đến bộ phận bán hàng.Kế toán nên tiến hành tính riêng chi phí cho quá trình NKTT, NKUT cũng nh phânbổ chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ trong kỳ cũng nh hàng còn tồn cuối kỳ Khiphát sinh các khoản chi phí bán hàng, kế toán ghi :

Nợ TK 641

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ

Chi phí thu mua của hàng

tồn đầu kỳ

CP thu mua phát sinh

trong kỳTổng tiêu thức phân bổ của

hàng tiêu thụ trong kỳ

Tiêu thức phân bổ của hàng tiêu thụ

trong kỳ

Có TK 111,112, 131 … mà chất l

7 Hệ thống sổ sách áp dụng cho quá trình lu chuyển hàng hóa NK.

Hiện nay, các doanh nghiệp XNK ở nớc ta thờng sử dụng một trong các hìnhthức : Hình thức chứng từ ghi sổ, Hình thức Nhật ký chung, Hình thức nhật kýchứng từ và hình thức Nhật ký - sổ cái Nhng ở đây em chỉ trình bầy hình thức Nhậtký chung.

Đặc điểm cơ bản của hình thức Nhật ký chung là mọi nghiệp vụ kinh tề, tàichính phát sinh đều đợc ghi vào sổ nhật ký theo thứ tự thời gian và nội dụng kinh tếcủa nghiệp vụ, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái.

Sơ đồ 9 : Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.

Ghi cuối tháng hoặc định kỳĐối chiếu

8 Hạch toán chi tiết hàng hoá NK.

Để phục tốt cho việc tổ chức hạch toán quá trình lu chuyển hàng hoá NK thìngoài việc theo dõi về mặt giá trị kế toán cần theo dõi chi tiết hàng hoá NK Hạchtoán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị và hiện vật của từng loại hàng hoá vàtheo từng kho, từng ngời phụ trách và đợc tiến hành ở cả kho và Phòng kế toán.

Tuỳ theo điều kiện của từng doanh nghiệp mà có thể áp dụng một trong baphơng pháp hạch toan sau :

- Phơng pháp Thẻ song song.- Phơng pháp Sổ số d.

- Phơng pháp Sổ đối chiếu luân chuyển.

Chứng từ NK hàng hoá

Sổ, thẻ KT chi tiết Sổ Nhật ký chung

Sổ NK chuyên dùng

Sổ cái TK 151, 156, 131, 331 … mà chất l

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Đối với các doanh nghiệp thơng mại thờng sử dụng phơng pháp Thẻ songsong hoặc phơng pháp Sổ số d để theo dõi chi tiết hàng hoá ở kho.

8 1 Phơng pháp thẻ song song.

Tại kho : Hàng ngày,căn cứ vào chứng từ nhập, xuất hàng hoá thủ kho ghi

số lợng hàng hoá thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệpvụ nhập, xuất hoặc cuối ngày tính ra số tồn trên thẻ kho, mỗi chứng từ đợc ghi trênmột dòng thẻ kho.

Thủ kho có nhiệm vụ thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho vớisố hàng hoá thực tế còn lại trong kho hàng ngày hoặc định kỳ Khi đã ghi xongThẻ kho thì thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ về Phòng kế toán.

Tại Phòng kế toán : Kế toán phải mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết hàng hoá

cho từng loại hàng hoá tơng ứng với thẻ kho Nội dung của thẻ kho kế toán chi tiếttơng tự nh thẻ kho nhng theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị.

Hàng ngày hoặc định kỳ nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toánphải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền ghi vào thẻ chi tiết cóliên quan Cuối tháng, kế toán cộng thẻ tính ra tổng nhập, xuất, tồn của từng hànghoá và đối chiếu với kế toán tổng hợp Trên cơ sở lập bảng kê Nhập- Xuất – Tồnvề giá trị của từng loại hàng hoá Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viênkế toán hàng hoá còn mở sổ Đăng ký thẻ kho Khi giao Thẻ kho cho thủ kho kếtoán phải ghi vào sổ.

Phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu songviệc ghi chép giữa kho và Phòng kế toán còn nhiều trùng lặp, tốn nhiều thời gian vàcông sức nên nó không phù hợp với những đơn vị kinh doanh có quy mô lớn, nhiềuchủng loại hàng hoá

8 2 Phơng pháp sổ số d.

Tại kho : Tơng tự phơng pháp trên Định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho thủ kho

phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất kho phát sinh theo từng hàng hoá Sau khilập Phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuấthàng hoá Cuối tháng thủ kho phải ghi số lợng hàng hoá tồn kho theo từng loạihàng hoá và Sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho trong cả năm, trớc ngàycuối tháng, kế toán giao cho thủ kho ghi vào sổ Sau khi ghi xong thủ kho phải gửivề Phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền

Tại phòng kế toán : Định kỳ, kế toán xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra

việc ghi thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng từ kế toán

kiểm tra và tính giá chứng từ, tổng cộng số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ đồngthời ghi số tiền vừa tính đợc vào Bảng luỹ kế N- X - T kho hàng hoá Cuối thángđối chiếu bảng luỹ kế N-X-T kho hàng hoá với Sổ số d và đối chiếu với kế toántổng hợp về mặt giá trị.

Phơng pháp này có u điểm không trùng lắp khi ghi sổ, giảm bớt số lợng ghisổ, phân công trách nhiệm giữa thủ kho và kế toán tạo điều kiện cho việc kiểm tragiữa thủ kho và kế toán đợc thờng xuyên

III Kế toán quốc tế.

1 Chuẩn mực kế toán quốc tế với kế toán lu chuyển hàng hóa.

Kế toán lu chuyển hàng hoá là tổng hợp quá trình mua hàng, nhập kho, xuấtbán, thu tiền Trong chuẩn mực kế toán quốc tế không quy định chung cho quátrình lu chuyển hàng hoá mà phân thành từng chuẩn mực riêng biệt, ta xét nh sau :

 Đối với chuẩn mực hàng tồn kho ( IAS 2)

 Hàng tồn kho phải đợc ghi nhận theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trịthuần có thể thực hiện đợc theo nguyên tắc thận trọng.

 Giá gốc hàng hoá bao gồm tất cả các chi phí thu mua và các chi phí khácphát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

Để tính giá hàng tồn kho có thể sử dụng các phơng pháp sau :  Giá đích danh.

 Bình quân gia quyền. Nhập trớc, xuất trớc. Nhập sau, xuất trớc.

Giá trị thuần có thể thực hiện đợc ( NRV ) là giá bán ớc tính trừ đi các chiphí ớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ Những ớc tính này phải dựa trên bằng chứngđáng tin cậy nhất thu thập đợc vào thời điểm ớc tính Mục đích giữ hàng tồn khophải tính đến khi đa ra ớc tính, HTK thờng đợc điều chỉnh giảm bằng giá trị thuầncó thể thực hiện đợc theo các nguyên tắc sau :

o Theo từng khoản mục.

o Các khoản mục tơng tự nhau thờng đợc nhóm lại.

o Từng dịch vụ đợc hạch toán nh một khoản mục riêng biệt. Đối với chuẩn mực ghi nhận doanh thu ( IAS 18 )

Doanh thu cần đợc tính toán theo giá trị hợp lý của khoản tiền nhận đợc : o Chiết khấu thơng mại và giảm giá bán hàng đợc giảm để xác định giá trịhợp lý Tuy nhiên chiết khấu thanh toán không đợc tính giảm vào doanh thu.

o Khi dòng tiền cha thu đợc ngay sẽ hình thành một giao dịch cấp vốn Lãisuất ngầm định phải đợc tính toán Số chênh lệch giữa giá trị hợp lý và giá trị danhnghĩa đợc ghi nhận riêng và công bố là tiền lãi.

Quy tắc nhận biết các giao dịch tạo doanh thu :

o Khi giá bán của một sản phẩm bao gồm một khoản dịch vụ kèm theo sauđó thì khoản này sẽ đợc tính vào kỳ thực hiện dịch vụ.

o Khi doanh nghiệp bán hàng hoá và ký tiếp ngay một hợp đồng mua lạihàng hoá đó vào một ngày khác, ảnh hởng trực tiếp của giao dịch bị loại trừ và haigiao dịch đợc thực hiện nh một

Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi :

o Những rủi ro và lợi ích quan trọng gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa đợcchuyển sang cho ngời mua

o DN không tiếp tục tham gia quản lý quyền sở hữu cũng không kiểm soáthàng bán ra.

o Giá trị doanh thu có thể đợc tính toán một cách đáng tin cậy.

o DN có khả năng là sẽ thực hiện đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.o Chi phí liên quan đến giao dịch có thể đợc tính toán một cách đáng tin cậy.o Giai đoạn hoàn thành của một giao dịch có thể đợc xác định theo nhiều ph-ơng pháp tơng tự nh : tỷ lệ chi phí phát sinh so với tổng chi phí ớc tính.

 Trong các công ty kinh doanh XNK thì thay đổi tỷ giá ảnh hởng rấtlớn đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Các nguyên tắc sau đợc áp dụngcho việc ghi nhận và tính toán các giao dịch bằng ngoại tệ :

 Sử dụng tỷ giá giao ngay quy định vào ngày phát sinh nghiệp vụ.

 Nếu không đợc thanh toán trong cùng kỳ kế toán mà nghiệp vụ phát sinhthì các khoản tiền nhận đợc ( tức là các khoản đợc nhận hoặc phải trả bằng tiền mặt) đợc chuyển đổi theo tỷ giá đóng cửa.

 Chênh lệch tỷ giá phát sinh khi thanh toán các khoản có tính chất tiền tệ ợc ghi nhận là một khoản thu nhập

đ- Các khoản không phải bằng tiền đã ghi nhận theo giá trị hợp lý sẽ đợc báocáo theo tỷ giá giao ngay vào ngày tiến hành đánh giá.

2 ) Đặc điểm kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu ở một số nớc.

Tham khảo kinh nghiệm của một số nớc trên thế giới đại diện là Pháp, Mỹgiúp ta có thể hoàn thiện hệ thống kế toán nói chung và hệ thống kế toán lu chuyển

hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng đồng thời giúp ta hoà nhập kịp thờivới công tác kế toán trong khu vực và trên thế giới.

2 1 Kế toán lu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Pháp.

Kế toán Pháp sử dụng phơng pháp KKĐK để hạch toán hàng tồn kho (trong kếtoán tài chính) theo giá thực tế Cụ thể:

Đối với hàng hoá mua vào: Là giá mua thực tế Giá mua thực tế bao gồm: giáthoả thuận và phụ phí mua (không kể thuế di chuyển tài sản, thù lao hay tiền hoahồng, lệ phí chứng th).

Đối với hàng hoá xuất kho: giá hàng hoá xuất kho đợc tính theo một trong 3cách: giá bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân sau mỗi lần nhập, giá nhập trớc xuất tr-ớc.

Khi mua hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn báo đòi của ngời bán để làm chứngtừ ghi sổ Trờng hợp hàng mua không đúng quy cách phẩm chất trả lại ngời bán,cần lập hoá đơn báo Có Kế toán mua hàng sử dụng các TK sau để hạch toán:

TK 607 “Mua hàng hoá ”

TK 40 “Nhà cung cấp”; TK 530 “Quỹ tiền mặt”; TK 512 “Ngân hàng”TK 765 “Chiết khấu nhận đợc”; TK 4456 “TVA-Trả hộ nhà nớc”Kế toán tổng hợp quá trình mua hàng đợc thực hiện theo sơ đồ sau:

Với nghiệp vụ bán hàng thì kế toán Pháp tuân thủ theo những nguyên tắc sau:Giá bán hàng hoá đợc xác định là giá bán thực tế, tức là giá ghi trên hoá đơntrừ đi các khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu chấp thuận cho ngời mua Điểm nàykhác so với kế toán Việt Nam, phần giảm giá, bớt giá cho khách hàng không đợctrừ trực tiếp vào giá bán, giá dùng để hạch toán vẫn là giá ghi trên hoá đơn, phầngiảm giá, bớt giá đợc coi là một khoản giảm trừ doanh thu.

TVA của hàng mua trả lại

TK 530, 512, 40

Hàng mua trảlạiTVA đầu

vàoChiết

khấu thanh

K/c tổng giá trị hàng mua thực tếK/c các khoản giảm giá, bớt giá,hồi khấu

Giảm giá, bớt giá, hồi khấu sau hoáđơn

Phần chiết khấu dành cho khách hàng mặc dù đợc trừ vào tổng số tiền trên hoáđơn nhng vẫn tính vào giá bán và đợc hạch toán nh một khoản chi phí tài chính Vềđiểm này giống với kế toán Việt Nam.

Cuối kỳ kế toán loại bỏ các chi phí, thu nhập ghi nhận cho năm sau và ghi vàochi phí, thu nhập kỳ này những khoản thu, chi thuộc kỳ hạch toán nhng cha cóchứng từ, đồng thời thực hiện các bút toán điều chỉnh chênh lệch tồn kho hàng hoáđể xác định giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ

Chứng từ bán hàng sử dụng là hoá đơn báo đòi.

Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ sử dụng TK 707 : Bán hàng hoá.Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác nh: TK 41“Khách hàng”, TK 4457 “TVA thu hộ Nhà nớc”, TK 665 “Chiết khấu đã chấpthuận”, TK 530 “Quỹ tiền mặt”, TK 512 “Ngân hàng”.

Kế toán tổng hợp quá trình bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ đợc thựchiện theo các sơ đồ sau:

2 2 Kế toán lu chuyển hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Mỹ.

Tại các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại của Mỹ, khái niệm hàng tồn khogiống nh Việt Nam, chúng đợc phản ánh theo giá thực tế Với hàng mua vào đó làgiá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán cộng với các chi phí thu mua phát sinh trừ đicác khoản chiết khấu, giảm giá đợc hởng (nếu có) Với hàng xuất kho đó là giáthực tế đợc tính theo một trong các phơng pháp sau: Giá thực tế đích danh, giá đơn

Hàng bán bị trả lạiThuế TVA thu hộ nhà

n ớc

Doanh thu bán hàng (không có thuế)

TK 530, 512, 41TK 707

trên hoá đơn

TK 4457

TK 665

vị bình quân (cả kỳ dự trữ và sau mỗi lần nhập), giá nhập trớc xuất trớc, giá nhậpsau xuất trớc.

Kế toán theo dõi hàng hoá mua vào và bán ra tuỳ thuộc vào phơng pháp quảnlý hàng tồn kho là KKTX hay KKĐK Xét trờng hợp KKTX ta thấy:

Kế toán sử dụng TK “Hàng hoá tồn kho” để theo dõi tình hình hiện có và biếnđộng tăng giảm hàng hoá tồn kho theo giá thực tế TK này có kết cấu nh TK 156của kế toán Việt Nam.

Ngoài ra còn có TK “Giá vốn hàng bán”, TK “Giảm giá hàng mua và hàngmua trả lại”, TK “Chiết khấu thanh toán”, TK “Nợ phải trả nhà cung cấp”,

Hệ thống kế toán Mỹ có điểm khác biệt cơ bản đối với kế toán Việt Nam làkhông áp dụng thuế GTGT và việc phản ánh trên sổ sách rất đơn giản với hìnhthức ghi sổ là hình thức Nhật ký chung Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêuthụ đợc hạch toán theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 14 : Sơ đồ hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Mỹ.TK chiết khấu mua

Cuối kỳ k/c chi phí thu mua hàng hoá

Giá vốn hàng xuất bánMua hàng

TK Hàng hoá tồn kho

TK giảm giá hàng mua, hàng mua trả

lạiTK giá vốn hàng bán

TK chi phí thu mua hàng hoá

Hàng bán bị trả lại Cuối kỳ k/c giảm giá hàng mua, hàng mua trả

lại

Cuối kỳ k/c chiết khấu mua hàng

Chênh lệch (Doanh thu > chi phí)

Khoá sổ các TK thu nhậpTK “Chi phí”

TK “Tổng hợp thu

TK “Doanh thu”

TK “Tiền mặt”, “Phải thu ở khách hàng”

TK “Lãi l u giữ”

Doanh thu bán hàng hoá

Khoá sổ các TK chi phí

Phần II Thực trạng hạch toán kế toán quá trình NK hànghoá tại công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất.

I - Khái quát về Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất

1 Quá trình hình thành và phát triển.

Vào ngày 4/11/1969 Tổng cục hoá chất đã ra quyết định số 327/ HC- QLKTthành lập Công ty vận tải hoá chất nhằm thực hiện chức năng đợc giao là cơ quanchuyên môn duy nhất giúp Tổng cục quản lý và cung ứng vật t kỹ thuật cho toànngành hóa chất

Tổng cục hoá chất nhận thấy trong xu hớng hội nhập toàn cầu hoá, nhu cầutiêu dùng hoá chất trong nớc ngày càng tăng, đã ra quyết định số 824/HC-TCCBĐTngày 25/12/1985 đổi tên Công ty vật t vận tải hóa chất thành Công ty vật t và xuấtnhập khẩu hoá chất Ngoài nhiệm vụ quản lý và cung ứng vật t kỹ thuật cho toàn

ngành hoá chất, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất còn có thêm nhiệm vụxuất nhập khẩu và cung ứng vật t, đợc đảm nhận uỷ thác các nguồn xuất nhập khẩucủa các cơ sở trong Tổng cục hoá chất.

Ngày 20/11/1992, Hội đồng bộ trởng ra quyết định 388- HĐBT về việc thànhlập lại các doanh nghiệp nhà nớc, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất cũngkhông nằm ngoài quyết định này, do đó Công ty cũng đã tiến hành thành lập lạitheo quyết định số 60/CNNg ngày 13/2/1993 Quyết định này quy định ngành nghềkinh doanh chủ yếu : Vật t thiết bị, vận tải, các loại hoá chất, nguyên liệu hoá chất,thiết bị văn phòng, phân bón, phân NPK và các loại hàng hoá khác

Ngày 9/1/1997, để đáp ứng đợc theo cơ chế thị trờng cũng nh xu thế toàn cầuhoá, nhất là khi Việt Nam đã ra nhập khối ASEAN, và tới đây cố gắng ra nhập tổchức quốc tế WTO – Tổ chức thơng mại thế giới, theo QĐ số 13/QĐ/HĐQT củahội đồng quản trị đã ra quyết định phê chuẩn điều lệ tổ chức và hoạt động của Côngty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất

Theo quyết định này, Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất hạch toán độclập trực thuộc Tổng công ty Hoá chất Việt Nam, là tổ chức kinh tế do Nhà nớc đầu t,thành lập và tổ chức quản lý, hoạt động kinh doanh nhằm thực hiện các mục tiêukinh tế – xã hội do Nhà nớc giao Công ty có :

1 Tên giao dịch quốc tế : VINACHIMEX ( Vietnam Chemical Import andExport Corporation )

2 Trụ sở tại : Số 4 Phạm Ngũ Lão, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

Cho đến nay, trải qua 35 năm hoạt động và phát triển không ngừng, Công tyvật t và xuất nhập khẩu hoá chất đã đạt đợc gần 2 tỷ lợi nhuận mỗi năm, kết quảnày là một cố gắng rất lớn của toàn thể doanh nghiệp và là mục tiêu phấn đấu trongnhững năm tiếp theo.

2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty.

Công ty thực hiện quản lý theo hình thức trực tuyến, chức năng, nghĩa là cácnhân viên trong công ty tổ chức thực hiện theo một đờng thẳng, ngời thừa hành chỉnhận và thi hành mệnh lệnh của ngời phụ trách cấp trên trực tiếp ngời phụ tráchchịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những ngời dới quyền mình.Những quyết định quản lý do các phòng ban chức năng nghiên cứu, đề xuất khi đợc

thủ trởng thông qua biến thành mệnh lệnh đợc truyền đạt từ trên xuống dới Dới

đây là mô hình tổ chức quản lý của công ty ( Sơ đồ số 1 ) :

Chức năng và nhiệm vụ của một số phòng ban trong Công ty :

Phòng xuất nhập khẩu : Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xuất, nhập khẩu vật

t, thiết bị, các loại hoá chất, phân bón, các nguyên liệu hoá chất và các loại hànghoá khác.Thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ kinh doanh nhập khẩu, xuất khẩu của giámđốc giao, hạch toán đầy đủ mọi hoạt động kinh tế đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.

Phòng kế hoạch : Tiến hành lập kế hoạch chung của Công ty về các mặt : Tài

chính, lao động và tiền lơng, kỹ thuật cơ bản, vận chuyển trình Giám đốc ký duyệtđể giao chỉ tiêu cho các đơn vị thực hiện

Phòng vận tải : Nắm chắc số lợng, chất lợng phơng tiện vận tải của Công ty

để điều động cho các đơn vị hoặc hợp đồng vận chuyển hàng hoá cho khách hàngkhi có yêu cầu.

3 Kết quả hoạt động một số năm gần đây.

Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2000, 2001, 2002( Bảng 1)

P.Kế hoạch

P.Vận tải P.Xuất nhập khẩu

P.Kế toán, tài chính

P.Xây dựng cơ bản

Chi nhánh vật t XNK hoá chất

Chi nhánh vật t XNK Hải

Chi nhánh vật t hóa chất Đà

Xí nghiệp vật t vận tải Hoá

chất

( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2000, 2001, 2002 )

Sau đây là bảng phân tích một số chỉ tiêu trong 3 năm trở lại đây của doanh

nghiệp ( Bảng số 2) để thấy và so sánh đợc tình hình hoạt động kinh doanh của

doanh nghiệp, qua đó ta có thể có một cái nhìn tổng quát về kết quả của những cốgắng mà doanh nghiệp đang tiến hành ngày một tốt hơn hay không.

các khoản nợ ngắn hạn và tình hình tài chính của doanh nghiệp là bình thờng càngkhẳng định vay ngắn hạn để tiến hành lu chuyển vốn nên số vốn vay ngắn hạn củadoanh nghiệp là tăng dần và rất cao Nhìn vào tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu cả 3năm đã tăng dần, chứng tỏ doanh nghiệp đã cố gắng để tăng lợi nhuận mặc dù thìtỷ lệ này không phải là cao cho lắm nên doanh nghiệp nên cố gắng đẩy nhanh hơnnữa tốc độ tăng lợi nhuận Thu nhập bình quân của doanh nghiệp đã tăng dần vàthuộc vào mức thu nhập khá, đây quả là một cố gắng lớn của doanh nghiệp trongviệc tăng thu nhập cho ngời lao động theo từng năm, nhng so với mức lạm pháttrong những năm gần đây thì mức tăng này cũng cha phải là cao bởi nếu so vớimức tăng 25% của giá vàng trong năm 2002 so với các năm trớc thì mức tăng thunhập nh vậy cũng cha đảm bảo cho lắm Lợi nhuận của công ty có đợc là từ hoạtđộng kinh doanh, ngoài ra còn do thu nhập từ hoạt động tài chính mà chủ yếu là từcác khoản đầu t tài chính ngắn hạn ( gồm có góp vốn liên doanh và các khoản đầut dài hạn khác ) Thu nhập HĐBT chủ yếu là do thu từ thanh lý TSCĐ và một vàicác khoản thu khác còn chi phí cho HĐBT thì chỉ có giá trị còn lại của TSCĐ Nhìnchung tình hình tài chính cũng nh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp là rất tốt,các chỉ tiêu tài chính là ổn định và đảm bảo, các tỷ suất đều đang tăng dần theo thờigian là dấu hiệu tốt Tuy nhiên phần nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp cầntăng thêm để đảm bảo một phần tài trợ cho tài sản của doanh nghiệp đợc đảm bảohơn nữa Phần thu nhập hoạt động tài chính là cao so với loại hình hoạt động củadoanh nghiệp là kinh doanh chứ không phải loại hình hoạt động cho thuê tài chínhdo đó cần tăng cờng thu nhập từ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và sản xuấthơn nữa.

4 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Để đáp ứng yêu cầu cho hạch toán kế toán thì công ty tiến hành tổ chức bộmáy kế toán nh sau :

Sơ đồ số 16 : Tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán tr ởng

Kế toán tổng hợp (kế toán TSCĐ)

Kế toán thanhtoán và theo dõi tiền l ơng

Kế toán các nghiệp vụ mua

bán hàng hoá

Kế toán ngânhàng

Thủ quỹ

Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán xí nghiệp

Bộ phận kế toán chi nhánh TP Hải Phòng

Phòng kế toán có các chức năng, nhiệm vụ sau :

 Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sửdụng tài sản, vật t, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanhcủa đơn vị.

 Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạchthu, chi tài chính , tiến hành thu, nộp, tính toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụngcác loại tài sản, vật t, tiền vốn, kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời nhữnghành động tham ô , lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế tài chínhcủa nhà nớc.

 Phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ xuất, nhập khẩu, thanh toán kịpthời công nợ trong mỗi thơng vụ xuất, nhập khẩu để đảm bảo cán cân ngoại thơng

5 Đặc điểm vận dụng tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phản ánh quá trìnhlu chuyển hàng hoá NK tại công ty.

5 1 Đặc điểm hệ thống tài khoản.

Tổ chức tài khoản kế toán chính là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoảnhạch toán kế toán cho các đối tợng hạch toán kế toán nhằm cung cấp các thông tintổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị Dựatrên quyết định số : 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính cũngnh đặc thù về quản lý của đơn vị mình Công ty đã sử dụng cả hệ thống tài khoảnghi kép và ghi đơn, sử dụng tài khoản dự phòng, sử dụng các tài khoản nguồn vốncũng nh tài khoản nguồn kinh phí Chỉ có các tài khoản thuộc nhóm đầu t tài chínhngắn hạn, TSCĐ thuê tài chính, TSCĐ vô hình, nợ dài hạn và nợ khác là không sửdụng đến hoàn toàn Riêng trong phần lu chuyển hàng hoá , kế toán sử dụng cáctài khoản sau để hạch toán ( Kể cả NK trực tiếp và NKUT ).

 Tiền mặt tại quỹ : TK 1111,TK 1112

 Hệ thống tài khoản ngân hàng : TK1121C ‘ Tiền gửi ngân hàng công thơngbằng VND’ ; TK 1122C ‘ Tiền gửi ngân hàng Công thơng bằng USD’ ; TK1123C ‘Ký quỹ ngân hàng Công thơng’ … mà chất l

 TK 156 “ Hàng hoá nhập kho” ; TK 632 “ Giá vốn hàng bán” ;

 TK 511 “ Doanh thu bán hàng và Phí uỷ thác” ; TK 911 “ Xác định kết quảkinh doanh”.

Trong máy tính có hai chế độ xử lý tệp dữ liệu nghiệp vụ : chế độ theo lô vàchế độ trực tiếp, phần hành kế toán máy của công ty sử dụng chế độ xử lý trực tiếp,

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết Nhật ký chung

Sổ cái các TK

Báo cáo tài chính

nghĩa là tất cả các dữ liệu nghiệp vụ đợc lu giữ trong một tệp dữ liệu nghiệp vụ duynhất và từ tệp này chơng trình máy tính cho phép lên Sổ chi tiết, Sổ cái và các Báocáo tài chính, in các bảng, biểu của từng hình thức ghi chép sổ sách kế toán theoyêu cầu của ngời dùng.

5 3 - Báo cáo tài chính.

Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm, báo cáo tài

chính bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bản thuyếtminh báo cáo tài chính, ngoài ra còn có giải trình quyết toán tài chính, niên độ kếtoán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N Báo cáo tài chính hàng năm lập theo Mẫu số B1- DN ban hành theo quyết định số 167/2000QĐ - BTC ra ngày 25 /10/2000 của Bộtrởng Bộ tài chính.Các báo cáo trong phần lu chuyển hàng hoá NK bao gồm : Sổchi tiết các tài khoản, Sổ cái các tài khoản, ngoài ra còn có Sổ chi tiết của TK 131theo đối tợng công nợ phải thu.

5 4 Chứng từ sử dụng.

Do đặc thù của hình thức kinh doanh XNK là quan hệ giữa các quốc gia vớinhau do đó chứng từ sử dụng phải chặt chẽ và tuân thủ các quy định của Bộ tàichính Trong phần hành lu chuyển hàng hoá NK trực tiếp và NKUT Công ty sửdụng các chứng từ sau đây :

 Giấy nhận nợ, Hợp đồng tín dụng, Đơn xin mở th tín dụng, Phơng án kinhdoanh NK, Phiếu thanh toán L/C hàng nhập, Giấy đề nghị vay vốn ngắn hạn kiêmphơng án trả nợ.

 Hợp đồng nội, Hợp đồng ngoại.

 Hoá đơn thơng mại.

 Hoá đơn (GTGT)

 Tờ khai hàng hoá NK, Biên lai thu lệ phí hải quan.

 Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá.

 Vận tải đơn.

 Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Giấy báo Nợ, báo Có

 Giấy chứng nhận xuất xứ, Bảng kê đóng gói, Chứng từ bảo hiểm, Giấychứng nhận phẩm chất, trọng lợng.

II Thực trạng hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá tạiCông ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất

1 Đặc điểm và phân loại hàng hoá nhập khẩu tại Công ty.

Không giống nh những hàng hoá tiêu dùng khác, hoá chất là loại hàng hoáđặc biệt hơn bởi nó chứa đựng nhiều mối nguy hiểm đối với ngời sử dụng, ngoài rakhông chỉ NK mình hoá chất mà doanh nghiệp tiến hành NK nhiều loại khác nhautheo quy định trong giấy phép kinh doanh Các loại hàng hoá của Công ty đáp ứngnhu cầu sản xuất cho hầu hết các đơn vị sản xuất cuả ngành Công nghiệp hoá chấttrên phạm vi cả nớc Vì vậy, việc NK các hàng hoá này phải theo quy định của Nhànớc chứ không đợc NK tràn lan và theo nhu cầu của từng công ty Đây là đặc điểmnổi bật về hàng hoá NK mà Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất đang tiến hànhcác hoạt động NK.

Hàng hóa NK tại công ty đợc phân loại theo các nhóm sau :Nhóm 1 : Các loại hoá chất :

- Các loại Cacbonate (Soda), Sunfat (Na2SO4, Calcium carbibe, A.chloride ),các loại acid (Axit stearic, Silicon dioxide, Axit boric, Axit nitric ),

- Các loại hoá chất khác ( Than đen, Selenium, D-G : Hoá chất sản xuất sơn,Formalin, Jolene – hơng liệu, Laundrosil – hơng liệu, Cotlonfluer, Hydrogenperoxide, chất phòng lão, đất đèn, PAC – chất lọc nớc, Amina, thuốc tuyển,Titanium dioxide, oxit kẽm, Monolude, Vulcan 5H … mà chất l)

 Nhóm 2 : Các loại sản phẩm khác :

- Cao su tổng hợp,Vải mành, thép các loại ( Tanh, ống thép không gỉ )- Hạt nhựa các loại : PP, PE, APS, GPPS, PVC, HDPE, LLDPE

- Giấy bao bì - Phân bón.

 Nhóm 3 : Máy, thiết bị, phụ tùng : Phụ tùng máy lu loát, Buồng đốt thiết bịcô đặc , Máy luyện kín, Máy luyện hở, Máy đào, Máy đóng bao, cụm thiết bị làmlạnh, Xe cẩu, máy ủi … mà chất l

Nhóm 4 : Vật t, hàng hoá khác : Van, Feromangan, Bình ôxy, Cumaron,Juăng, thạch cao, thức ăn nuôi tôm.

2 Trình tự và thủ tục mua hàng NK tại công ty.

Công tác lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chấtđợc thực hiện theo hai giai đoạn : giai đoạn NK hàng hoá và giai đoạn tiêu thụ hàngNK tại thị trờng nội địa Quá trình lu chuyển hàng hoá NK đợc thực hiện bắt đầu từ

khi hàng về NK của công ty hoặc qua bán thẳng và tiền hàng đã đợc thanh toán.Quá trình đó đợc thực hiện qua các bớc sau :

ớc 1 : Ký kết hợp đồng kinh doanh NK.

Tùy theo từng thơng vụ NK mà Công ty có thể đàm phán trực tiếp với nhàcung cấp để ký kết hợp đồng kinh doanh NK hàng hoá hoặc có thể căn cứ vào cácĐơn chào hàng gửi từ phía nhà cung cấp nơc ngoài sau khi đã nghiên cứu nhu cầuthị trờng, giá cả trong và ngoài nớc cũng nh kế hoạch NK hàng hoá của công ty.Dựa vào Đơn đặt hàng hoặc Đơn chào hàng để hai bên tiến hành sửa đổi nhữngđiều khoản đã ghi trong đơn để đi đến quyết định cuối cùng là ký kết hợp đồng.

ớc 2 : Xin giấy phép NK

Sau khi lập phơng án kinh doanh và tiến hành ký kết hợp đồng, Công ty làmthủ tục xin giấy phép NK đối với những mặt hàng Nhà nớc hạn chế Hoá chất làmột ngành kinh doanh cần có sự thận trọng nên thờng có nhiều lô hàng cán bộphòng XNK phải tiến hành xin Tổng cục hoá chất cho phép NK Còn lại những lôhàng không bị hạn chế thì cán bộ phòng XNK có thể bỏ qua giai đoạn này.

ớc 3 : Mở L/C

Do công ty chỉ mở tài khoản tại 3 Ngân hàng là : NH Đầu t và phát triển,Ngân hàng Công thơng, Ngân hàng Ngoại thơng do đó thờng kế toán ngân hàngtiến hành mở L/C tại 1 trong 3 ngân hàng này Thời gian mở L/C đợc quy địnhtrong hợp đồng ký kết giữa hai bên với nhau, thông thờng mở khoảng 15 đến 20ngày trớc khi đến thời hạn giao hàng Khi mở L/C cán bộ phòng XNK phải làm bộthủ tục gồm : Đơn xin mở L/C (theo mẫu cuả Ngân hàng mở ), Hợp đồng mua hàngnớc ngoài, Hợp đồng bán hàng nội địa kèm theo 2 uỷ nhiệm chi : một để ký quỹmở L/C và một để trả phí cho ngân hàng về việc mở L/C Khi bộ chứng từ gốc từnớc ngoài chuyển đến, ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán bộ công ty kiểm tralại, nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiền và nhận chứng từ gốc có kèm theo chữ kýhậu cuả Ngân hàng để nhận hàng, sau đó Ngân hàng sẽ tiến hành chuyển tiền chongời xuất khẩu Thời hạn thanh toán L/ C trong Công ty tơng đối dài, thờng khoảng3 tháng trở lên, tính từ thời hạn L/C đợc mở tại 1 trong 3 ngân hàng có hiệu lựcthanh toán

ớc 4 : Đôn đốc ng ời bán giao hàng.

Cán bộ phòng XNK có trách nhiệm gửi th, Fax, hoặc gọi điện thúc giục ngờibán giao hàng theo đúng hợp đồng đã ký.

ớc 5 : Làm thủ tục hải quan.

Cán bộ phòng kinh doanh phải điền vào Tờ khai hải quan về loại hàng hoá ,tên hàng, số lợng, giá trị, phơng tiện vận tải, NK từ nớc nào … mà chất l đầy đủ các thông tintheo quy định của Nhà nớc và của Tổng cục hải quan, tiến hành theo dõi quá trìnhkiểm tra hàng hoá của Hải quan.

ớc 6 : Tiến hành giao nhận hàng và kiểm tra hàng

Bộ phận giao nhận hàng NK gồm có : Một cán bộ phòng tiếp nhận vậnchuyển, một cán bộ theo dõi hàng NK của phòng XNK, một cán bộ tổ chức theodõi, kiểm tra chất lợng hàng hoá do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lợnghàng hoá XNK Nhà nớc - Vinacontrol Tiến hành kiểm tra chứng từ giao nhận , sốlợng, chất lợng … mà chất l khi nào có chứng nhận kiểm tra của Vinacontrol cấp là hợp lý,hợp lệ thì tiến hành công việc tiếp nhận hàng từ bên bán để nhập kho ( Rất ít ) hoặcchuyển thẳng Khi kiểm nhận nhập kho xong, hai bên ký xác nhận vào các bộchứng từ có liên quan, nếu vật t hàng thiếu hụt thì xem xét phạm vi trách nhiệm củatừng bên để có kết luận và bồi thờng thoả đáng theo các chứng từ mua hàng , biênbản kiểm nhận ( hoặc hoá đơn GTGT ) và sau đó chuyển về phòng kế toán để ghisổ

ớc 7 : Tiến hành vận chuyển hàng hoá

Hàng hoá NK của Công ty chủ yếu đợc vận chuyển từ đờng biển ( vì có độan toàn cao và ít tốn phí ), thời điểm hàng đợc coi là NK tính từ ngày vào cảng Hảiphòng, Đà nẵng hoặc TP Hồ Chí Minh đợc hải quan ký vào Tờ khai NK Công tychỉ nhập hàng theo giá CIF và hàng hoá thờng đợc bán thẳng từ cảng đến các điểmbán hàng đã ghi trong Hợp đồng nội Công ty chỉ tiến hành vận chuyển đến các địađiểm đó theo yêu cầu của khách hàng do công ty có Phòng vận tải luôn điều hoàviệc chuyên chở hàng hoá

ớc 8 : Làm thủ tục thanh toán.

Sau khi đã kiểm tra và giao hàng cho bên mua theo đúng thoả thuận ghitrong hợp đồng, chuyển hàng đi bán đã thu đợc tiền thì Công ty tiến hành trả chongân hàng đã mở L /C.

ơc 9 : Khiếu nại ( Nếu có )