Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật việt nam

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM (VINATECH)

Quá trình hình thành và phát triển của công ty Vinatech

Công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) là một công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm liên quan đến lĩnh vực y tế Tuy là một công ty mới thành lập nhưng trong những năm vừa qua công ty đã đạt được khá nhiều thành tựu đáng kể Công ty Vinatech được thành lập vào năm 2000 với số vốn điều lệ là 7 tỷ đồng do ba cổ đông sáng lập Trong thời gian đầu công ty đã gặp không ít khó khăn về vấn đề nhân sự Y tế là lĩnh vực không phải mới mẻ nhưng đòi hỏi rất khắt khe về trình độ cũng như kiến thức của nhân viên, vì vậy việc tuyển chọn được nhân viên am hiểu về lĩnh vực này không hề dễ dàng Những ngày đầu mới thành lập công ty chỉ mang hình thức là một cơ sở kinh doanh chưa được coi là một doanh nghiệp thực sự Đến ngày 27 tháng 4 năm 2003 công ty mới chính thức đăng ký kinh doanh tại Sở

Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội:

Giấy phép đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số 0103007137

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM

Tên giao dịch: VIET NAM TECHNOLOGY – TRADING JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: VINATECH.,JSC Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Hải Bối, xã Hải Bối, huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội Điện thoại: (04)9438471 Fax: (04)9437738

Văn phòng đại diện: số 17 ngõ 182/22 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân– Hà Nội

Các nhân viên đều làm việc tại văn phòng đại diện và mọi giao dịch của công ty đều qua văn phòng đại diện.

Tháng 06 năm 2006 công ty làm hồ sơ xin thay đổi đăng ký kinh doanh lần một Mục đích của việc thay đổi đăng ký kinh doanh là đăng ký bổ sung ngành nghề mà công ty kinh doanh đồng thời thay đổi số điện thoại liên lạc:

Số điện thoại mới: (04)5658501 Số Fax mới: (04)35658507

Trong lần đăng ký kinh doanh đầu tiên công ty chỉ chuyên kinh doanh các máy móc, trang thiết bị kỹ thuật ngành y tế Trong lần thay đổi này công ty đã đăng ký thêm một số mặt hàng ngoài máy móc thiết bị liên quan đến lĩnh vực y tế như vật tư tiêu hao, hóa chất xét nghiệm Đến ngày 16 tháng 03 năm 2007 công ty lại đăng ký thay đổi kinh doanh lần thứ hai Đây là lần tạo bước ngoặt khá quan trọng đối với công ty. Ngoài việc kinh doanh các thiết bị y tế công ty còn cung cấp dịch vụ cho thuê các trang thiết bị đó, không những kinh doanh trong nước mà còn xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty Trong lần đăng ký này công ty cũng đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện:

Văn phòng đại diện mới: 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy – Hà Nội Mặc dù đăng ký thêm hình thức xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty nhưng hiện tại công ty chỉ chuyên nhập khẩu thiết bị và các mặt hàng khác từ Nhật Bản, công ty cũng đang liên hệ với các đối tác nước ngoài để mở rộng thêm thị trường tiên thụ sản phẩm nhưng triển vọng của kế hoạch này không cao.

Trước đây mọi giao dịch của công ty đều qua ngân hàng Hàng Hải,nhưng hiện nay do nhu cầu về ngoại tệ cũng như giao dịch với nước ngoài ngày càng nhiều nên công ty chủ yếu giao dịch tại ngân hàng Ngoại thươngViệt Nam (Vietcombank) Là một công ty nhỏ và mới thành lập nên công ty chưa tạo lập được uy tín đối với các ngân hàng Vì vậy công ty hoạt động chủ yếu dựa vào nguồn vốn chủ sở hữu. Đến nay công ty đã có thêm hai cổ đông mới, làm tăng vốn điều lệ của công ty lên thành 10 tỷ.

Qua hơn 8 năm hình thành và phát triển công ty đã tạo lập được uy tín đối với khách hàng Điều này được chứng minh bằng việc rất nhiều bệnh viện lớn như Viện mắt Trung ương, bệnh viện Bưu điện, bệnh viện Việt Đức đều là khách hàng thường xuyên của công ty Ngoài việc cung ứng sản phẩm cho các bệnh viện lớn công ty còn hướng đến các khách hàng nhỏ như là các trung tâm y tế, các trạm xá ở cả thành thị và nông thôn, đồng bằng và miền núi. Bằng việc tăng trưởng nhanh công ty đã khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực y tế.

Bảng số liệu phát triển của công ty trong 4 năm gần đây

Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008

Lợi nhuận sau thuế 218,532,609 450,430,567 591,179,494 641,754,650 Giá trị hợp đồng kinh tế

Trong những năm qua đội ngũ nhân viên luôn cố gắng hết mình để đem lại cho công ty sự phát triển khá vững chắc như hiện nay Dựa vào khả năng và các mối quan hệ của mình, họ không ngừng mang lại cho công ty những hợp đồng có giá trị lớn về mặt kinh tế Trong những năm đầu mới thành lập đội ngũ nhân viên còn thiếu kinh nghiệm nhưng hiện nay họ đã có đủ khả năng để xử lý hầu hết các tình huống khó khăn trong công việc nhất là về vấn đề kỹ thuật Tất cả các khâu từ việc kiểm tra thiết bị trước khi lắp đặt, lắp đặt rồi bảo trì, bảo dưỡng thiết bị đều do nhân viên của công ty thực hiện Mọi sản phẩm đều được nhân viên kỹ thuật kiểm tra kỹ càng trước khi giao cho khách hàng Điều này không phải bất kỳ công ty nào cũng có thể làm được Đây là một trong những điều để khẳng định công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam tuy là một công ty không lớn nhưng lại mang tính chuyên nghiệp cao.

Ban giám đốc công ty cũng không ngừng cải thiện điều kiện làm việc cho đội ngũ nhân viên của công ty, tạo điều kiện tốt nhằm nâng cao năng suất lao động và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech

1.2.1 Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Vinatech

Trải qua hơn 8 năm hoạt động công ty đã tạo được uy tín đối với khách hàng không những ở trong mà còn ngoài Hà Nội Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty ngày càng lớn, ban đầu mở rộng ra các địa bàn lân cận Hà Nội, giờ đây công ty đã có khá nhiều đơn đặt hàng từ các tỉnh xa như Lào Cai, Lâm Đồng

Ngoài việc mở rộng địa bàn tiêu thụ sản phẩm công ty còn hướng tới việc mở rộng hình thức kinh doanh, không những bán mà còn cho thuê máy móc thiết bị rồi còn cung cấp các dịch vụ bảo hành, sửa chữa trang thiết bị ngành y tế.

Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của công ty:

- Tư vấn, lắp đặt, thiết kế hệ thống khí y tế, hệ thống khí sạch, phòng mổ hệ thống báo gọi y tá (không bao gồm thiết kế công trình)

- Sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các máy móc, thiết bị y tế

- Kinh doanh, mua bán vật tư, trang thiết bị, máy móc kỹ thuật ngành y tế

- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa

- Chuyển giao công nghệ thiết bị y tế

- Buôn bán hóa chất xét nghiệm, vật tư tiêu hao (trừ các loại hóa chất nhà nước cấm)

- Cho thuê xe ô tô, máy móc, thiết bị công ty kinh doanh

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

- Đại lý phân phối hóa chất xét nghiệm, vật tư tiêu hao

- Đại lý độc quyền phân phối máy sinh hóa, máy huyết học ERNA – Nhật, Monitor theo dõi bệnh nhân Infinium – Mỹ

1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech a Đặc điểm về sản phẩm và thị trường kinh doanh của công ty Vinatech: Vinatech là công ty chuyên nhập khẩu thiết bị y tế theo đơn đặt hàng của bệnh viện mà mỗi một bệnh viện lại có nhu cầu về cấu hình các sản phẩm là khác nhau Vì vậy các mặt hàng của công ty đều là những sản phẩm ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, nó mang tính đơn chiếc và có tính đặc thù. Các mặt hàng của công ty có thể chia ra thành 3 nhóm chính như sau:

 Máy móc, trang thiết bị y tế bao gồm một số chủng loại chủ yếu:

TÊN HÃNG XUẤT XỨ TÊN/LOẠI THIẾT BỊ

ACKERMANN Đức Hệ thống gọi y tá trung tâm

Nhật Bản Hệ thống khí y tế trung tâm bao gồm khí O2, Khí nén và khí hút.

Bàn mổ đa chức năng Đèn mổ

Dao mổ điện Máy hút dịch Đức Dao mổ điện

Nhật Bản Máy huyết học tự động18 thông số

Máy xét nghiệm sinh hoá Máy phân tích Bilirubin

Nhật Bản Máy điện tim 1, 3, 6, 12 cần Đức

Máy li tâm Máy li tâm lạnh Hermatocrit Đức

Hệ thống mổ nội soi cho các chuyên khoa

Máy nội soi Tai-Mũi-Họng Optic các loại

Máy gây mê kèm thở Monitor bệnh nhân Monitor trung tâm Đức Máy rửa phim x-quang tự động

Mỹ Bồn Ôxy cao áp điều trị

Máy siêu âm đen trắng Máy siêu âm màu KT số Monitor bệnh nhân, Monitor trung tâm

Mỹ Nồi hấp tiệt trùng

U ltrasonix Canada Máy siêu âm mầu

Máy siêu âm màu 3D, 4D thời gian thực

 Dụng cụ y tế bao gồm một số sản phẩm: Tai nghe huyết áp, kìm kẹp kim, ống thủy tinh xét nghiệm

 Các loại hóa chất xét nghiệm

Ba nhóm sản phẩm chính này đã đem lại những hợp đồng trị giá rất lớn cho công ty đặc biệt là nhóm máy móc, trang thiết bị y tế Mỗi hợp đồng nằm trong nhóm này đều có giá trị lên đến hàng tỷ đồng Trong năm 2008 vừa qua công ty đã nhận được một hợp đồng với giá trị là 70 tỷ đồng.

Ngoài việc nhập khẩu thiết bị theo đơn đặt hàng công ty còn có những hợp đồng bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, trang thiết bị cho các bệnh viện Các hợp đồng này đều do chính nhân viên kỹ thuật của công ty thực hiện Tuy đây không phải là lĩnh vực chính của công ty nhưng đem lại cho công ty một nguồn lợi nhuận khá lớn do phần trăm lợi nhuận tính trên tổng giá trị hợp đồng khá cao. Công ty còn có một nguồn thu nhập khác đó là từ việc làm trung gian nhập khẩu hàng hóa cho các công ty trong cùng lĩnh vực Đây chỉ là hình thức hỗ trợ lẫn nhau giữa các công ty nhỏ cùng kinh doanh các sản phẩm có tính năng giống nhau Việc nhập khẩu thiết bị y tế phải trải qua khá nhiều thủ tục phức tạp Vì vậy nếu công ty bạn chỉ cần một (hoặc vài) sản phẩm để cung cấp cho khách hàng của họ, mà trong đợt này Vinatech đang nhập khẩu loại mặt hàng đó thì Vinatech sẽ trở thành trung gian và hưởng phần trăm hoa hồng trên giá trị sản phẩm đó, phần trăm này nhiều hay ít phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai công ty.

Một vấn đề cần nhắc đến nữa đó là thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty ngày càng được mở rộng, có được điều này là do đội ngũ nhân viên công ty đều rất tận tình với công việc, không ngại khổ, ngại xa, luôn cố gắng hết mình vì lợi ích chung của toàn công ty Không chỉ bán sản phẩm cho các bệnh viện nằm trên địa bàn thành phố Hà Nội, công ty còn có mối quan hệ kinh doanh với các bệnh viện thuộc các tỉnh lân cận Hà Nội như Bắc Giang, Hưng Yên, Hải Dương, Vĩnh Phúc và còn ở các tỉnh xa hơn nữa như Hà Giang, Lào Cai, Lâm Đồng.

Hiện nay nhu cầu về các sản phẩm ngành y tế ngày càng tăng, điều này dẫn đến quy mô kinh doanh của công ty ngày càng lớn, tạo đà vững chắc cho sự phát triển bền vững và lâu dài của Vinatech Với xu thế phát triển của công ty như hiện nay thì việc mở rộng quy mô công ty trong tương lai sẽ không còn xa. b Đặc điểm về quy trình kinh doanh của công ty:

 Quy trình kinh doanh máy móc, thiết bị y tế (theo hình thức đấu thầu):

Là một công ty chuyên nhập khẩu thiết bị y tế từ nước ngoài theo đơn đặt hàng của các bệnh viện cho nên đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty cũng có những nét riêng biệt so với các công ty khác Việc nhập khẩu hàng từ nước ngoài phụ thuộc vào đơn đặt hàng ở trong nước Để có được các đơn đặt hàng từ các bệnh viện công ty phải tham gia đấu thầu Quá trình từ khi đấu thầu đến khi bàn giao máy móc thiết bị và kết thúc bảo hành diễn ra theo quy trình như sau:

Khi một bệnh viện có nhu cầu về một loại máy móc thiết bị nào đó thì sẽ tiến hành mời thầu Việc cập nhật thông tin về các đợt mời thầu của các bệnh viện sẽ do nhân viên kinh doanh của công ty đảm nhiệm Đội ngũ nhân viên này sẽ phải tìm hiểu về các quy định của đợt mời thầu và loại sản phẩm mà bệnh viện đó yêu cầu Sau khi có các thông tin cụ thể về sản phẩm công ty sẽ tổ chức một cuộc họp để xem xét việc có thể tham gia đấu thầu hay không Một điều quan trọng hơn cả là công ty phải giành được quyền mua hồ sơ dự thầu Sau khi mua được hồ sơ dự thầu phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập dự toán sơ bộ kinh doanh Việc lập dự toán chịu ảnh hưởng của các điều khoản mà nhà cung cấp đưa ra, vì vậy lựa chọn nhà cung cấp là một khâu rất quan trọng để đem lại lợi thế cho doanh nghiệp Dự toán sơ bộ này sẽ xác định mức giá của gói thầu và trên cơ sở xem xét các đối thủ cạnh tranh cùng tham gia dự thầu phòng kinh doanh sẽ đưa ra giá thầu Mức giá này phải đủ nhỏ để thắng thầu nhưng vẫn đảm bảo công ty có được một mức lợi nhuận mong muốn Tuy nhiên việc chọn thầu của đơn vị mời thầu còn phụ thuộc vào các yếu tố như năng lực tài chính, uy tín của đơn vị nhận thầu, thời hạn bảo hành và thời gian giao hàng cho đơn vị mời thầu Vì vậy để có được giá thầu hợp lý nhất thì còn phải xem xét đến các yếu tố trên nhằm mang lại mức lợi nhuận cao nhất có thể cho công ty

Sau khi thắng thầu đơn vị mời thầu và công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng và công ty phải bảo lãnh thầu thông qua ngân hàng với giá trị từ 5% đến 7% giá trị gói thầu Việc bảo lãnh gói thầu nhằm đảm bảo đơn vị trúng thầu không bỏ thầu đồng thời nếu hợp đồng không được thực hiện thì đó là tiền bồi thường cho đơn vị đặt hàng.

Mua sản phẩm từ nhà cung cấp: Hầu hết các máy móc thiết bị nằm trong gói thầu đều phải nhập khẩu từ nước ngoài (Nhật, Mỹ, Đức, Canada ).

Trong thời gian chờ phê duyệt đơn xin nhập khẩu công ty sẽ tiến hành xem xét các báo giá của một số nhà cung cấp nước ngoài Các báo giá này đều rất chi tiết về đặc tính và cấu hình sản phẩm, một loại sản phẩm của các nhà cung cấp khác nhau lại có cấu hình khác nhau mặc dù cùng có chức năng như nhau Vì vậy nhân viên kỹ thuật của công ty phải có trách nhiệm dịch các bản báo giá và hướng dẫn sử dụng thiết bị sang tiếng Việt nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc sau này.Sau khi đơn xin nhập khẩu được Vụ trang thiết bị và công trình y tế - Bộ y tế phê duyệt thì lúc đó công ty mới ký kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài mà công ty cho là sản phẩm của nhà cung cấp đó đáp ứng được yêu cầu của đơn vị đặt hàng đồng thời đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty Trong một số trường hợp công ty không trực tiếp nhập khẩu hàng hóa mà ủy thác cho đơn vị khác làm thay việc này Nhưng công ty chỉ giao cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu thực hiện hợp đồng thương mại đã ký bao gồm các khâu: Tiếp nhận, thanh toán, chi trả hộ tiền hàng, thuế nhập khẩu Trong mối quan hệ này bên nhận ủy thác nhập khẩu là bên cung cấp dịch vụ còn công ty giữ vai trò là bên mua dịch vụ ủy thác. Sau khi làm xong tất cả các thủ tục hàng sẽ về đến kho của công ty.

 Tiếp nhận hàng và tiến hành chạy thử:

Việc nhận hàng chủ yếu là kiểm tra về số lượng cũng như quy cách sản phẩm đã đúng so với hợp đồng hay chưa Sau khi nhập kho các máy móc, thiết bị sẽ được kiểm tra sơ bộ bằng việc chạy thử, công việc này do nhân viên kỹ thuật thực hiện Khi đã xác định được một cách căn bản tình trạng của thiết bị thì phòng kỹ thuật sẽ tiến hành lập biên bản xác nhận tình trạng thiết bị

 Bàn giao và bảo hành:

Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ lắp đặt và hướng dẫn cách sử dụng cho nhân viên bệnh viện Công ty chỉ chịu trách nhiệm bảo hành trong trường hợp máy móc, thiết bị do chính công ty cung cấp gặp trục trặc Do đặc tính chuyên biệt của sản phẩm nên công ty sẽ cung cấp luôn các dịch vụ sửa chữa sau thời hạn bảo hành cũng như cung cấp các phụ tùng thay thế chính hãng.

 Quy trình kinh doanh máy móc, thiết bị (theo đơn đặt hàng) Đội ngũ nhân viên kinh doanh sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm các đơn đặt hàng phù hợp với khả năng cung ứng của công ty Việc có thực hiện tốt đơn đặt hàng hay không còn phụ thuộc vào việc lựa chọn nhà cung cấp Các nhân viên kinh doanh sẽ phải cân nhắc thật kỹ lưỡng để chọn ra nhà cung cấp nhằm đem lại lợi nhuận cao cho công ty và chất lượng sản phẩm được đảm bảo Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, nhân viên kinh doanh đó phải lập báo cáo phân tích lợi nhuận hợp đồng Trong báo cáo này điều quan trọng nhất đó là chỉ tiêu phần trăm lợi nhuận hợp đồng trên tổng giá trị hợp đồng Giám đốc sẽ phê duyệt kế hoạch nếu như tỷ lệ phần trăm này cao hơn lãi suất ngân hàng Theo đánh giá

P KINH DOANH P NHÂN SỰ P KẾ TOÁN P KỸ THUẬT

GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ của ban giám đốc hợp đồng này sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho công ty mặc dù tỷ lệ lợi nhuận nhỏ hơn lãi suất thì ban giám đốc sẽ thông qua kế hoạch này.

Việc mua sản phẩm, tiếp nhận hàng và chạy thử, bàn giao và bảo hành tương tự như phần đấu thầu.

Quy trình thực hiện các dịch vụ sửa chữa máy móc, thiết bị y tế:

Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech

Những ngày đầu mới thành lập, bộ máy quản lý của công ty còn khá đơn giản Nhưng sau này do yêu cầu của công việc nên bộ máy đó đã dần dần được thay đổi cho phù hợp với quy mô ngày càng mở rộng của công ty Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức tập trung và được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Vinatech

BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY VINATECH

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty bao gồm:

Hội đồng quản trị là cơ quan có quyền hành cao nhất tại công ty Hội đồng quản trị có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu và quyền lợi của toàn công ty Cả 5 cổ đông của công ty đều là thành viên hội đồng quản trị.

Giám đốc do hội đồng quản trị bầu ra, chịu mọi trách nhiệm trước hội đồng quản trị và pháp luật Giám đốc cũng chính là cổ đông chiếm số cổ phần lớn nhất trong công ty Vì vậy quyền hành của giám đốc trong công ty là rất lớn Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động lớn và chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề của công ty Giám đốc có nhiệm vụ xây dựng phương án kinh doanh hàng năm của công ty, có quyền quyết định, tuyển chọn, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp, quyết định khen thưởng, kỷ luật, mức lương, phụ cấp đối với nhân viên, tiến hành tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, quyết định các giải pháp phát triển và mở rộng thị trường.

Dưới quyền giám đốc là hai phó giám đốc, phòng nhân sự và phòng kế toán Phó giám đốc kinh doanh: Giúp giám đốc điều hành tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty, trực tiếp giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh , duyệt các phương án do phòng kinh doanh đề ra trước khi trình lên giám đốc.

Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách tất cả các vấn đề về kỹ thuật, và có quyền quyết định các vấn đề thuộc chuyên môn của mình mà không cần trình lên giám đốc.

Phòng nhân sự: Đóng một vai trò rất quan trọng trong công ty, trực tiếp nhận lệnh từ giám đốc và có quyền điều phối tất cả nhân viên trong công ty bao gồm cả hai phó giám đốc và kế toán trưởng Trong trường hợp không có lệnh trực tiếp của giám đốc thì phó giám đốc có quyền quyết định việc điều phối nhân sự trong phạm vi mình quản lý, nhưng nếu phó giám đốc không có mặt tại công ty thì sẽ giao cho phòng nhân sự Mối quan hệ giữa phòng nhân sự và các phòng ban khác khá chặt chẽ

Phòng kế toán: Nhận lệnh trực tiếp từ giám đốc về các vấn đề tài chính, kế toán trong công ty Giám đốc có thể thông qua phòng nhân sự để giao nhiệm vụ cho kế toán trưởng Nhiệm vụ của phòng kế toán là khai thác mọi nguồn vốn nhằm đảm bảo quá trình kinh doanh của công ty Tham mưu cho giám đốc xét duyệt các phương án kinh doanh, thực hiện các hợp đồng bảo đảm an toàn cho đồng vốn và kinh doanh có lãi Theo dõi quá trình kinh doanh của công ty, tình hình công nợ, phát hiện, báo cáo kịp thời cho giám đốc những hoạt động lãng phí, những vi phạm trong việc sử dụng tài sản mà có thể gây tổn thất cho công ty Thực hiện quyết toán quý, sáu tháng, năm theo đúng tiến độ và tham gia cùng các phòng ban hạch toán lãi, lỗ, giúp giám đốc công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuân của toàn công ty Phân tích hoạt động kinh doanh của toàn công ty để tìm ra ưu nhược điểm, qua đó tiến hành báo cáo ban giám đốc để kịp thời điều chỉnh

Phòng kinh doanh: Trưởng phòng kinh doanh tiến hành nghiên cứu kỹ khách hàng, nhà cung cấp về đăng ký kinh doanh, khả năng tài chính để tiến hành kinh doanh trên cơ sở phương án kinh doanh được duyệt, chịu trách nhiệm thanh toán các khoản phải thu, phải trả, khiếu nại bồi thường do vi phạm hợp đồng, hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh của công ty

Phòng kinh doanh có quyền dùng vốn của công ty theo quy định và phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình trước phó giám đốc kinh doanh.

Phòng kỹ thuật: Phụ trách việc kiểm tra thiết bị, máy móc trước khi mang đi lắp đặt và giao cho khách hàng, đồng thời phải chịu trách nhiệm bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị Trưởng phòng kỹ thuật có nhiệm vụ phân công công việc cho nhân viên trong phòng mình để đảm bảo hoàn thành công việc một cách tốt nhất Đồng thời sẽ phải giải trình cho phó giám đốc kỹ thuật tất cả những hoạt động do mình phụ trách và sẽ phải chịu trách nhiệm về tất cả những sai sót gặp phải trong quá trình phòng kỹ thuật thực hiện công việc.

Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty Vinatech

1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp Dù là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nào, quy mô nhỏ hay lớn, hình thức sở hữu ra sao thì việc làm tốt khâu quản lý sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho doanh nghiệp Kế toán là một trong những công cụ đắc lực giúp cho việc quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh Bộ máy kế toán cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp về tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, tình hình kinh doanh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời Với các chức năng như trên mà tổ chức công tác kế toán là một trong những mặt quan trọng được các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Vinatech cũng không ngoại lệ, ban giám đốc công ty cũng rất chú trọng trong việc xây dựng bộ máy kế toán hợp lý nhất nhằm mang lại thông tin nhanh nhạy, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định một cách đúng đắn nhất.

Nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và đặc biệt là phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty

Phòng kế toán của công ty bao gồm 4 nhân viên, được bố trí và phân công như sau:

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình Kế toán trưởng phải tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty, điều

Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹKế toán hàng tồn kho, tiền lương và thủ khoKế toán công nợ kiêm kế toán vốn bằng tiền

Kế toán trưởng hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán của các nhân viên kế toán Đồng thời hướng dẫn, cụ thể hóa kịp thời các chế độ, chính sách, quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính liên quan đến lĩnh vực kế toán cho các nhân viên kế toán khác Ngoài ra kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ đã được duyệt để ghi vào sổ tổng hợp, tổng hợp chi phí, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh, phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ theo quy định

Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quỹ: theo dõi tình hình biến động tài sản cố định (TSCĐ), tính và phân bổ khấu hao TSCĐ đồng thời là người giữ tiền của doanh nghiệp.

Kế toán vật tư, hàng hóa kiêm thủ kho và kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương: Ngoài nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động hàng hóa tại kho của công ty, có trách nhiệm bảo quản hàng hóa không để xảy ra thâm hụt, mất mát, định kỳ nhân viên kế toán này còn phải căn cứ vào các bảng chấm công do phòng nhân sự cung cấp để tính ra lương phải trả cho từng nhân viên, lập bảng tống hợp thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Kế toán công nợ kiêm kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi tình hình công nợ của toàn công ty, tình hình biến động tăng giảm tiền mặt, TGNH, trực tiếp thực hiện các giao dịch với ngân hàng.

BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY VINATECH

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Vinatech

Tuy mỗi kế toán viên có một chức năng và nhiệm vụ riêng biệt nhưng đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ phận kế toán đó là:

 Phản ánh, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách trung thực và kịp thời theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.

 Phân tích, tổng hợp số liệu, lập hệ thống sổ sách, báo cáo một cách kịp thời để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng

 Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định về quản lý kinh tế nói chung và các quy định, chế độ kế toán nói riêng.

 Phân tích các thông tin kế toán tài chính để có cái nhìn sâu hơn về tình hình tài chính của công ty, từ đó đưa ra đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty cũng như tăng cường hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

 Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung:

Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung đã tạo ra rất nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra, thu thập số liệu, thông tin cho hoạt động kế toán Điều này cũng giúp cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo công ty, tạo điều kiện cho việc ra quyết định một cách nhanh chóng và đúng đắn nhất Mặc dù quy mô công ty không lớn nhưng lại có khá nhiều hoạt động phức tạp Tuy vậy nhưng ban lãnh đạo vẫn bao quát và giám sát được hoạt động của các phòng ban trong công ty, đó là nhờ có bộ máy kế toán làm việc rất có hiệu quả, luôn cung cấp thông tin một cách trực tiếp và kịp thời cho lãnh đạo công ty Phòng kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc tạo cho việc ký duyệt các chứng từ thuận lợi và dễ dàng hơn Cách phân công công việc trong phòng kế toán cũng đảm bảo cho các chứng từ được kiểm tra một cách chặt chẽ về tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp, được phân loại và bảo quản theo một quy chuẩn nhất định do kế toán trưởng đề ra Việc tổng hợp thông tin kế toán do đích thân kế toán trưởng thực hiện, vì vậy kế toán trưởng tiếp cận được với thông tin tài chính kế toán một cách đầy đủ và sâu sắc dẫn đến việc tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến tài chính cũng xác đáng và đạt hiệu quả cao hơn.

1.4.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán

Vinatech vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC Do là một công ty có quy mô không lớn nên công ty không đầu tư một phần mềm chuyên về kế toán mà sử dụng kế toán trên Excel Đến năm 2008 công ty được công ty phần mềm kế toán Misa cung cấp miễn phí phần mềm MISA-SME Express 7.9 Hiện nay đây là phần mềm được khá nhiều công ty sử dụng Tuy phần mềm giúp giảm bớt khối lượng công việc kế toán đi rất nhiều nhưng các nhân viên kế toán trong công ty trước đây chưa được tiếp cận với phần mềm này, vì vậy hiện nay phòng kế toán đang sử dụng cả phần mềm kế toán Misa và phần mềm Excel Cụ thể là các kế toán phần hành vẫn sử dụng trên Excel còn riêng kế toán tổng hợp thì sử dụng phần mềm Misa

Dưới đây là trang màn hình tổng quát của phần mềm Misa:

Mặc dù thuế nằm trong phần hành công nợ nhưng kế toán phần hành đó không trực tiếp lập báo cáo thuế mà do kế toán trưởng trực tiếp đảm nhiệm công việc này Trong 4 hình thức ghi sổ kế toán Vinatech đã lựa chọn hình thức Chứng từ ghi sổ Việc lựa chọn Chứng từ ghi sổ là do hình thức này phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý công ty và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán, đặc biệt hình thức này phù hợp với việc làm kế toán trên máy tính.

Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, và sử dụng các loại sổ kế toán sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ Cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết Các sổ, thẻ chi tiết mà kế toán sử dụng đều là biểu mẫu có sẵn do Bộ Tài chính quy định Căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc Các chứng từ gốc cũng là căn cứ để lập Chứng từ ghi sổ và ghi sổ kế toán tổng hợp Mẫu chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tại công ty cũng tuân theo biểu mẫu chung của Bộ Tài chính.

Hàng ngày kế toán phần hành căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết Cuối tháng căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại kế toán lập Chứng từ ghi sổ rồi chuyển các Chứng từ ghi sổ này cho kế toán tổng hợp để nhập số liệu vào phần mềm kế toán.

Cuối tháng kế toán tổng hợp in ra sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các sổ kế toán tổng hợp Trên cơ sở đó kế toán tổng hợp và kế toán phần hành đối chiếu số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) Sau khi khớp đúng số liệu kế toán tổng hợp tiến hành in báo cáo tài chính, công việc này chỉ được thực hiện vào cuối mỗi quý, 6 tháng và cuối niên độ Ngoài việc in báo cáo vào các thời điểm này thì Vinatech còn lập các báo cáo tài chính dự thầu nhằm phục vụ cho việc tham gia đấu thầu các dự án mua sắm thiết bị lớn của các bệnh viện.

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty Vinatech

Ghi số liệu hàng ngày Nhập số liệu cuối tháng, quý, năm

In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, năm Đối chiếu, kiểm tra

Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM (VINATECH)

Kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty cổ phần Vinatech

2.1.1 Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hóa tại công ty Vinatech

Việc nhập khẩu tại công ty Vinatech được thực hiện dưới hai phương thức sau:

 Phương thức nhập khẩu trực tiếp

 Phương thức nhập khẩu ủy thác (Vinatech đóng vai trò là công ty ủy thác nhập khẩu)

Tùy thuộc vào công việc hiện tại của các nhân viên trong công ty mà việc nhập khẩu hàng hóa được diễn ra theo phương thức trực tiếp hoặc ủy thác Các mặt hàng mà công ty kinh doanh đều mang hàm lượng công nghệ cao, giá trị lớn vì vậy việc nhập khẩu hàng hóa cũng rất phức tạp, phải trải qua nhiều giai đoạn và thủ tục mới có thể hoàn thành việc nhập khẩu một cách cách trọn vẹn và thành công Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp phòng kinh doanh của công ty sẽ thực hiện tất cả các thủ tục cần thiết để việc nhập khẩu hàng hóa được diễn ra một cách thuận lợi Trong việc nhập khẩu hàng hóa này phòng kinh doanh đóng vai trò chủ đạo và chịu toàn bộ trách nhiệm nếu có rủi ro xảy ra Phó giám đốc kinh doanh phải có trách nhiệm đôn đốc phòng kinh doanh làm việc hiệu quả hơn đồng thời phải giải trình với giám đốc mọi diễn biến cũng như kết quả công việc của phòng kinh doanh.

Còn đối với phương thức nhập khẩu ủy thác, phòng kinh doanh sẽ có trách nhiệm tìm công ty nhận dịch vụ ủy thác tin cậy và uy tín để việc nhập khẩu của Vinatech được thuận lợi và hoàn thành đúng thời gian quy định Hiện tại có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu, vì vậy phòng kinh doanh luôn phải cân nhắc thật kỹ lưỡng để lựa chọn ra một công ty đáp ứng được yêu cầu về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả của dịch vụ đó.

Một khâu rất quan trọng trong kế toán hàng nhập khẩu là việc xác định giá trị từng mặt hàng nhập khẩu, công việc này được phòng kế toán thực hiện sau khi đã tiếp nhận đầy đủ chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu Việc tính toán này cung cấp thông tin cho phòng kinh doanh hiểu biết về giá trị thực của hàng hóa, làm cơ sở cho việc xác định giá bán một cách hợp lý, đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho doanh nghiệp.

Giá thực tế hàng nhập khẩu

= Giá mua hàng nhập khẩu

+ Thuế nhập khẩu + Thuế TTĐB hàng nhập khẩu

+ Chi phí mua hàng nhập khẩu

Chi phí mua hàng nhập khẩu được phân bổ như sau:

Chi phí mua hàng nhập khẩu phân bổ cho hàng i

= Tổng chi phí mua hàng nhập khẩu

X Giá trị của mặt hàng i Tổng giá trị hàng nhập khẩu

2.1.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp

 Hợp đồng nhập khẩu (Sales contract): Đây là chứng từ xác định mối quan hệ thương mại giữa bên mua và bên bán Nó là một chứng từ rất quan trọng để xác định quyền lợi cũng như nghĩa vụ của các bên trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa.

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):

Là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa Hóa đơn do người bán lập sau khi đã gửi hàng nhằm yêu cầu người mua trả tiền theo tổng số hàng đã được ghi trên hóa đơn Hóa đơn thương mại là cơ sở cho việc theo dõi, thực hiện các hợp đồng và khai báo hải quan, điều kiện cơ sở giao hàng,phương thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng Hóa đơn thương mại được lập thành nhiều bản và dùng cho nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hảng để yêu cầu ngân hàng thanh toán tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho cơ quan quản lý ngoại hối để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính thuế.

 Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality):

Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng hóa Người cấp giấy chứng nhận sản xuất có thể là người sản xuất cũng có thể là cơ quan chuyên môn như Cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu hay công ty giám định.

 Bảng kê chi tiết (Specification):

Là chứng từ trong đó thống kê tất cả các loại hàng và các mặt hàng của lô hàng trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng.

 Phiếu đóng gói (Packing list):

Là một chứng từ hàng hóa do nhà cung cấp lập ra để liệt kê những mặt hàng, những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định.

 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin):

Là chứng từ do phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp cho nhà cung cấp xác nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc hàng hóa.

 Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity):

Là chứng từ xác nhận số lượng hàng hóa mà người bán giao cho người mua Giấy này có thể do cục kiểm nghiệm phẩm chất hàng hóa xuất nhập khẩu hoặc công ty giám định cấp hoặc do đơn vị xuất khẩu lập và được công ty giám định hay hải quan kiểm nghiệm và xác nhận.

 Vận đơn (Bill of lading – B/L hoặc Bill of air – B/A):

Là chứng từ chuyên chở hàng hóa do người vận chuyển cung cấp cho chủ hàng nhằm xác định quan hệ pháp lý giữa người vận chuyển với chủ hàng.

 Bảo hiểm đơn (Insurance policy):

Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm Bảo hiểm đơn có tác dụng xác nhận đã ký kết một hợp đồng bảo hiểm và các điều khoản của hợp đồng đó, đây là chứng từ cần thiết để khiếu nại công ty bảo hiểm và để nhận tiền bồi thường bảo hiểm khi gặp rủi ro.

Hóa đơn này thuận tiện cho việc thống kê của hải quan nước nhập khẩu, thuận tiện cho việc xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa Hóa đơn hải quan còn được dùng để ngăn chặn việc bán phá giá, mặt khác nó còn xác định chính xác giá của hàng hóa nhằm ngăn chặn việc báo giá giả để trốn thuế.

Ngoài các chứng từ do phía nước ngoài cung cấp phần hành kế toán nhập khẩu còn sử dụng các chứng từ sau:

 Giấy báo nợ của ngân hàng

 Phiếu thu, chi tiền mặt

 Giấy đề nghị nhập hàng hóa

 Bản dịch hóa đơn của nhà cung cấp nước ngoài

 Biên bản xác nhận tình trạng thiết bị Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp, phòng kinh doanh tiến hành tìm hiểu khách hàng trong nước và nhà cung cấp nước ngoài Phòng kinh doanh lập giấy đề nghị nhập hàng và phương án kinh doanh trình giám đốc xem xét và phê duyệt Giám đốc căn cứ vào điều kiện thực tế sẽ viết giấy ủy quyền cho phó giám đốc kinh doanh hoặc trưởng phòng kinh doanh thay mặt giám đốc ký kết hợp đồng nhập khẩu thông qua hình thức đàm phán giao dịch trực tiếp hoặc thông qua các đơn chào hàng của nhà cung cấp nước ngoài Khi hợp đồng đã được ký kết phòng kinh doanh chuyển bản hợp đồng chính và đơn xin mở L/C để làm thủ tục mở L/C Ngân hàng gửi cho bên bán một bảnL/C, bên bán (nhà xuất khẩu) tiến hành kiểm tra nội dung L/C xem có phù hợp không, nếu thỏa mãn các điều kiện đã ký kết trong hợp đồng thì sẽ tiến hành chuyển hàng và lập một bộ chứng từ gửi cho ngân hàng Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng mở L/C, ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán bộ của công ty kiểm tra lại, nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiền cho ngân hàng để thanh toán cho nhà xuất khẩu, đồng thời ngân hàng sẽ trao bộ chứng từ này cho công ty để đi nhận hàng Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ trực tiếp nhận hàng tại cảng và vận chuyển hàng về nhập kho của công ty

2.1.2.2 Hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp

Quá trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra trong một thời gian khá dài, thường là kéo dài từ 15 - 30 ngày Khi tập hợp đầy đủ chứng từ kế toán các phần hành liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết các TK 151,

TK 331, TK 3333, TK 3332, TK 133, TK 111, TK112…

Việc hạch toán chi tiết quá trình này được diễn ra theo sơ đồ sau:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, quý, năm Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 4: Hạch toán chi tiết quá trình nhập khẩu hàng hóa tại Vinatech

Sổ kế toán chi tiết các TK

- Giấy báo Nợ của Ngân hàng

Bảng tổng hợp chi tiết

2.1.2.3 Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp

Sau khi kế toán các phần hành hàng tồn kho, công nợ phải thu phải trả, đã phản ánh hết vào các sổ chi tiết thì sẽ tập hợp chứng từ ghi sổ kèm theo các chứng từ gốc để kế toán tổng hợp nhập số liệu vào phần mềm Misa và từ đó kết xuất ra các Sổ cái có liên quan.

Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp phần hành nhập khẩu hàng hóa

Ghi số liệu hàng ngày Nhập số liệu cuối tháng, quý, năm

In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, năm Đối chiếu, kiểm tra Để thấy rõ hơn quá trình nhập khẩu hàng hóa theo phương thức nhập khẩu trực tiếp em xin dẫn chứng một giao dịch kinh tế giữa bên nhập khẩu là công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) và bên xuất khẩu là công ty Central Uni Co.,Ltd.

Hóa đơn, phiếu nhập kho

Bảng phân bổ chi phí mua hàng

Bảng tổng hợp giá trị hàng nhập kho

Phần mềm kế toán Misa

Hoạt động tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech)

2.2.1 Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu:

Công ty Vinatech nhập khẩu hàng hóa là dựa trên đơn đặt hàng của các bệnh viện và các công ty dược phẩm, vì vậy quá trình tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu là giai đoạn công ty thực hiện hợp đồng bao gồm việc lắp đặt thiết bị và hướng dẫn sử dụng dụng cụ, trang thiết bị y tế Việc tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu có sự tham gia của cả nhân viên kỹ thuật và nhân viên kinh doanh Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm giao nhận hàng và làm các thủ tục để kết thúc hợp đồng với khách hàng Còn việc lắp đặt và hướng dẫn sử dụng do chính nhân viên kỹ thuật của công ty đảm nhiệm.

Thông thường khách hàng không thanh toán toàn bộ tiền hàng mà giữ lại từ 5 – 10% giá trị hợp đồng để bảo hành Nhưng trong hợp đồng việc bảo hành này không bao gồm thay thế hoặc lắp đặt trang thiết bị mới Vì công ty nhập khẩu hàng từ những nhà cung cấp có uy tín nên việc sai hỏng trang thiết bị ít khi xảy ra và điều này cũng đã tạo lập được hình ảnh tốt cho công ty trong lĩnh vực kinh doanh trang thiết bị y tế.

2.2.2 Kế toán giá vốn hàng bán:

2.2.2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng:

Công ty chỉ sử dụng hình thức bán hàng trực tiếp thông qua kho mà không bán hàng theo hình thức vận chuyển thẳng Dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký kết, dựa trên hóa đơn GTGT, kế toán viết phiếu xuất kho Thủ kho tiến hành xuất hàng hóa cho khách hàng, ghi số lượng xuất của hàng hóa lên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng, sau đó căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho để điền vào cột đơn giá trên phiếu xuất, từ đó ghi sổ kế toán chi tiết có liên quan.

Hiện tại công ty đang áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng bán theo phương pháp giá thực tế đích danh

Hàng hóa được nhập khẩu theo theo nhu cầu của khách hàng, theo các đơn đặt hàng của bệnh viện nên có rất ít hàng tồn kho Khi xuất hàng chi phí mua hàng được tính ngay vào giá trị hàng nhập, vì vậy giá vốn hàng bán đã bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc mua hàng Như vậy sổ chi tiết hàng nhập khẩu cũng ghi nhận cả những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng hóa đó.

TK sử dụng: TK 632 – Giá vốn hàng bán

Biểu số 26: Phiếu xuất kho số 3325

26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy

- Họ và tên người nhận hảng: Nguyễn Trung Kiên

- Địa chỉ (bộ phận): Phòng kinh doanh

- Theo HĐ số 21 ngày 22 tháng 02 năm 2008

- Xuất tại kho công ty, địa điểm: 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa

Mã số Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành

Theo tiền chứng từ Thực nhập

4 Ống phân phối khí tự động

Lưu lượng kế giữ ẩm Ống dẫn khí oxy Ống nối dẫn khí oxy

- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Năm mươi năm triệu hai trăm hai mươi bảy nghìn

- Số chứng từ gốc kèm theo:

(Ký, họ tên) Kế toán trưởng

(Hoặc bộ phận có nhu cầu xuất)

Biểu số 27: Hóa đơn GTGT số 32625

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG ME/2008

Liên: 3 (dùng để thanh toán) 0 0 3 2 6 2 5

Ngày 27 tháng 03 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty CP thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) Địa chỉ: 26 – Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy – Hà Nội

Số tài khoản: Điện thoại: ………MS:

Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Bệnh viện huyện Phú Xuyên Địa chỉ:

Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Ống phân phối khí tự động Bộ 01 40,000,000 40,000,000

2 Lưu lượng kế giữ ẩm Bộ 10 1,800,000 18,000,000

3 Ống dẫn khí oxy Cái 10 1,500,000 15,000,000

4 Ống nối dẫn khí oxy Cái 05 500,000 2,500,000

Cộng tiền hàng: 75,500,000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 3,775,000 Tổng cộng thanh toán 79,275,000

Số tiền viết bằng chữ: (Bảy mươi chín triệu hai trăm bảy mươi năm nghìn đồng)

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)

Biểu số 28: Chứng từ ghi sổ số 564

Trích yếu Số hiệu TK

Xuất kho bán cho khách hàng 632 156 5,675,000

Kèm theo 15 chứng từ gốc

2.2.2.2 Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán:

Khi xuất bán hàng hóa, kế toán căn cứ vào số lượng hàng hóa xuất bán ghi trên hóa đơn, giá thực tế đích danh của hàng xuất kho để tính ra giá vốn hàng bán:

Ví dụ: Ở nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp ở trên, ngày 25/03/2008 hàng về nhập kho Theo hợp đồng đã ký kết ngày 22/02/2008 công ty tiến hành xuất kho hàng hóa giao cho khách hàng vào ngày 27/03/2008 Dựa vào sổ chi tiết của hàng hóa, kế toán xác định giá vốn xuất bán và ghi đơn giá xuất vào phiếu xuất kho Kế toán phản ánh giá vốn như sau:

Khi bán hàng dựa trên hóa đơn GTGT kế toán lập phiếu xuất kho Phiếu này được lập làm 3 liên: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhận hàng và liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.

Thủ kho ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho, vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng sau đó sẽ vào sổ chi tiết vật tư hàng hóa (biểu số 12 trang 44) và bảng tổng hợp chi tiết (biểu số 13 trang 45).

Cuối quý, căn cứ vào số liệu tổng hợp này để đối chiếu với sổ cái TK

156 được kế toán tổng hợp in ra từ phần mềm kế toán.

Biểu số 29: Sổ cái tài khoản 156

Số tiền TK cấp 2 hiệu Số Ngày, tháng Nợ Có TK 1561 TK 1562

Số phát sinh trong kỳ

30/03 561 30/03 Chi tiền mua hàng hóa 111 1,750,000

Mua hàng hóa bằng TGNH 112 25,540,000

Mua hàng chưa trả tiền 331 104,662,000

30/03 564 30/03 Xuất kho bán cho khách hàng 632 99,250,000

- Sổ này có trang đánh số từ trang 01 đến trang

(Ký, họ tên, đóng dấu)

2.2.3 Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng nhập khẩu

2.2.3.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng

Chứng từ nghiệp vụ bán hàng là hóa đơn GTGT do phòng kế toán lập và lập cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Hóa đơn GTGT ở công ty được lập thành 3 liên Liên 1 lưu tại phòng kế toán, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ. Sau khi làm xong mọi thủ tục chứng từ, lúc đó thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ rồi xuất giao cho khách hàng, đồng thời giữ lại liên

3 để thanh toán, ghi thẻ kho và ghi sổ chi tiết hàng tồn kho.

Công ty sử dụng tài khoản 511 để ghi nhận doanh thu

2.2.3.2 Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán:

Với hàng hóa nhập khẩu, bán theo đơn đặt hàng công ty áp dụng các phương thức thanh toán là khách hàng ứng trước hoặc bán hàng trả chậm.

Khi khách hàng chấp nhận thanh toán, dựa trên hóa đơn GTGT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:

Nợ TK 131 – chi tiết khách hàng

Trong quá trình bán hàng, các trường hợp phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại hầu như không xảy ra.

Như ví dụ ở trên, ngày 27/03/2008 xuất kho hàng hóa giao cho bệnh viện huyện Phú Xuyên theo hợp đồng số 21/HĐMB/2008 Kế toán xuất hóa đơn GTGT số 0032625 Kế toán ghi:

Từ hóa đơn GTGT và sổ chi tiết giá vốn của hàng hóa tương ứng, kế toán vào sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết bán hàng dùng để heo dõi doanh thu của từng loại hàng hóa hoặc từng hợp đồng bán ra trong kỳ và được mở theo quý cho toàn bộ doanh thu Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng kế toán lập sổ tổng hợp chi tiết bán hàng, chứng từ ghi sổ và kết xuất ra sổ cái TK

511 Tại Vinatech không lập sổ chi tiết tài khoản 511.

Về hạch toán thanh toán với người mua: Theo những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng, khách hàng tiến hành thanh toán cho công ty Từ hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán, số liệu sẽ được vào sổ chi tiết thanh toán với người mua Sổ này theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, từng lần thanh toán và số còn phải thu Ở công ty, sổ này được mở riêng cho các khách hàng chính, các khách hàng vãng lai được tập hợp chung trên một sổ Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết này để lập sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng.

Cuối quý, kế toán tổng hợp sẽ in ra sổ cái TK 131 để đối chiếu với sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng

Biểu số 30: Sổ chi tiết bán hàng

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG

Bán hàng theo hợp đồng số 21/HĐMB/2008 Đơn vị tính: 1000VND Ngày tháng ghi sổ

Diễn giải TK ứng đối

Doanh thu Các khoản tính trừ hiệu Số Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác(521,

625 27/3 Ống phân phối khí tự động 131 01 40,000 40,000

Lưu lượng kế giữ ẩm 131 10 1,800 18,000 Ống dẫn khí oxy 131 10 1,500 15,000 Ống nối dẫn khí oxy 131 05 500 2,500 Cộng số phát sinh

Biểu số 31: Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG

Năm 2008 Tài khoản: 131 Đối tượng: Bệnh viện huyện Phú Xuyên

Diễn giải TK ứng đối

Thời hạn được chiết khấu

Số phát sinh Số dư

Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có

- Số phát sinh trong kỳ

Bán chịu cho khách hàng 131 511 8,960,000

Bán hàng thu tiền mặt 111 511 3,250,000

Bán hàng thu bằng TGNH 112 511 37,780,000

Bán chịu cho khách hàng 131 511 75,500,000

Bán hàng thu tiền mặt 111 511 3,470,000

Số tiền hiệu Số Ngày, tháng Nợ Có

30/03 536 10/03 Bán hàng thu tiền mặt 111 7,400,000

Bán hàng thu bằng TGNH 112 24,700,000

30/03 565 30/03 Bán hàng thu tiền mặt 111 6,720,000

Bán hàng thu bằng TGNH 112 37,780,000

2.2.4 Kế toán chi phí bán hàng

2.2.4.1 Nội dung chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng của công ty bao gồm:

 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt

 Chi phí đóng gói, bao bì

 Chi phí bảo hành sản phẩm sau khi bán

 Chi phí khác (chi phí nhân viên đi giao hàng )

Vinatech vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC Vì vậy việc tập hợp chi phí bán hàng được thực hiện trên tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.

Các loại chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ được tập hợp trên TK

Kế toán phản ánh toàn bộ chi phí bán hàng vào tài khoản này và không chi tiết thành các tài khoản cấp 3.

2.2.4.3 Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán

Trong kỳ, các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ, kế toán ghi:

Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chi phí sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ Sổ kế toán dùng để tập hợp chi phí bán hàng là sổ chi tiết chi phí sản xuất, kinh doanh, sổ này được mở cho toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Cuối kỳ kế toán lập chứng từ ghi sổ chuyển lên cho kế toán tổng hợp nhập dữ liệu vào máy tính và in ra sổ cái tài khoản 642.

Biểu số 34: Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh

SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH

Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Tổng số tiền

- Số phát sinh trong kỳ x

15/03 PX 3310 15/03 Chi phí bảo hành 156 145,000

- Cộng số PS trong kỳ

- Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang x

(Ký, họ tên) Ngày… tháng… năm…

Số tiền hiệu Số Ngày, tháng Nợ Có

30/03 568 30/03 Chi phí lắp đặt, bảo hành 111 1,178,000

Chi phí lắp đặt, bảo hành 156 455,000

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM (VINATECH)

Đánh giá khái quát về thực trạng kế toán luân chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech)

3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán

Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung đã tạo điều kiện cho kế toán trưởng dễ dàng chỉ đạo được các nhân viên khác một cách kỹ lưỡng và chặt chẽ, đồng thời thống nhất về mọi mặt trong quá trình hoạt động kinh doanh Hình thức tập trung còn rất thuận tiện cho việc sắp xếp các nhân viên kế toán vào từng công việc cụ thể, tạo nên một sự chuyên môn hóa cao và mang lại hiệu quả công việc tốt hơn Đồng thời hình thức này cũng giúp tinh giảm bộ máy kế toán, giảm được chi phí mà vẫn hoạt động có hiệu quả mặc dù khối lượng công việc kế toán lớn Công ty đã áp dụng kế toán trên máy tính cũng giảm nhẹ đi rất nhiều khối lượng công việc cho các kế toán viên. Hình thức kế toán tập trung và làm việc trên máy tính rất phù hợp với hoạt động quản lý và kinh doanh của công ty, tạo nên được hiệu quả cao trong quá trình kinh doanh.

Các nhân viên kế toán trong công ty đều là những người có trình độ, nắm chắc chuyên môn và có khá nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán cho nên phòng kế toán luôn xử lý các nghiệp vụ một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho hoạt động quản lý và là cơ sở cho việc ra những quyết định đúng đắn của ban lãnh đạo công ty Phòng kế toán đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của công ty trong suốt gần 10 năm hoạt động Đội ngũ kế toán viên, đặc biệt là kế toán trưởng có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, hiểu biết về ngoại thương Điều này đảm bảo công tác kế toán tại công ty luôn chính xác, đáp ứng được yêu cầu của nhà quản lý Các phần hành kế toán được nhân viên kế toán thực hiện khá tốt, đối chiếu, kiểm tra chéo thường xuyên đảm bảo tính chính xác, kịp thời của báo cáo kế toán.

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, thuận lợi cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp Các nhân viên kế toán của công ty có trình độ tương đối đồng đều nên thuận tiện cho việc tổng hợp và đối chiếu số liệu Ngoài ra, đội ngũ nhân viên kế toán còn nắm vững và am hiểu các kỹ thuật nghiệp vụ trong kinh doanh xuất nhập khẩu, sử dụng thành thạo ngoại ngữ và tin học, điều này giúp cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập khẩu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn Các phần hành kế toán được phân công tương đối rõ ràng cho từng nhân viên kế toán, có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành với nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán và ghi chép Từ đó tạo cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và phát hiện những sai sót để sửa chữa kịp thời, đảm bảo cung cấp những thông tin trung thực giúp giám đốc đánh giá được hiệu quả kinh doanh trong kỳ, qua đó xây dựng được kế hoạch kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trường.

Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên, chính xác về tình hình biến động của hàng hóa nhập khẩu trên các mặt cung ứng, tiêu thụ và dự trữ, tạo ra sự quản lý và bảo quản tốt hàng hóa cả về số lượng và giá trị Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song, phương pháp này giúp đối chiếu kịp thời về số liệu giữa thẻ chi tiết và thẻ kho mang lại thông tin chính xác, trung thực về số lượng và giá trị hàng tồn kho.

Công tác quản lý và tổ chức hoạt động lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty hết sức chặt chẽ Một hợp đồng được thực hiện phải được sự phê chuẩn của giám đốc công ty sau khi đã xem xét phương án kinh doanh và sự tham mưu của phó giám đốc kinh doanh, kế toán trưởng và các nhân viên phòng kinh doanh.

Nói tóm lại, tổ chức kế toán tại công ty là hợp lý và linh hoạt, luôn cập nhật tốt và chấp hành tốt quy định tài chính kế toán do nhà nước quy định.

Việc tổ chức hạch toán tại công ty không có sự thống nhất giữa các kế toán phần hành với kế toán tổng hợp về việc sử dụng phần mềm phục vụ cho công tác kế toán Kế toán viên các phần hành vẫn sử dụng kế toán trên Excel, riêng kế toán tổng hợp lại sử dụng phần mềm kế toán Misa Điều này tạo nên khó khăn trong việc nhập dữ liệu cũng như đối chiếu số liệu vào cuối mỗi quý Hơn nữa, cuối mỗi tháng các kế toán các phần hành mới chuyển chứng từ, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại và chứng từ ghi sổ cho kế toán tổng hợp để nhập dữ liệu vào máy tính gây nên sự chẫm trễ trong khâu tổng hợp số liệu dẫn đến phản ánh thông tin kế toán không kịp thời khiến cho ban giám đốc khó ra quyết định trong những trường hợp khẩn cấp.

Phòng kế toán không lập báo cáo kế toán quản trị cho nên thông tin do phòng kế toán cung cấp cho ban giám đốc chưa thật sự sâu sắc và kỹ lưỡng. Chính điều này đã tạo nên rất nhiều khó khăn trong việc ra quyết định của ban quản trị công ty.

Kế toán trưởng tổ chức bộ máy kế toán chưa hợp lý, cụ thể là sắp xếp cho kế toán hàng tồn kho kiêm thủ kho, điều này không tạo được sự khách quan trong vấn đề đối chiếu và so sánh số liệu giữa giá trị hàng hóa trên sổ kế toán và số lượng hàng hóa thực tế tồn kho.

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp dẫn đến khối lượng công việc của kế toán trưởng quá lớn, không đảm bảo được thời gian đôn đốc và hướng dẫn các nhân viên kế toán khác thực hiện tốt công việc của mình Đồng thời không có sự kiểm tra, giám sát trong việc tổng hợp thông tin kế toán dẫn đến thông tin có thể bị sai lệch do nhầm lẫn của kế toán tổng hợp.

3.1.2 Về vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Công ty sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh chế độ chứng từ theo quy định của Bộ tài chính Các thông tin, nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh một cách đầy đủ, chính xác trên các hóa đơn, chứng từ phù hợp về cả số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ Chứng từ là cơ sở ban đầu để thực hiện công việc hạch toán, do đó các chứng từ đều được đánh số thứ tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên về tính hợp lý, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Bên cạnh việc tổ chức kiểm tra chứng từ thường xuyên, kế toán không ngừng hợp lý hóa các thủ tục lập và xử lý chứng từ như: giảm các thủ tục xét duyệt, ký chứng từ đến mức tối đa Vì vậy, đôi khi quy trình luân chuyển chứng từ không được thực hiện theo đúng quy định dẫn đến sai sót trong việc phản ánh thoogn tin kế toán, không đảm bảo tính minh bạch và trung thực của thông tin, gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra.

3.1.3 Về vận dụng tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp luôn cập nhật theo quy định mới Là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh chủ yếu là nhập khẩu, khối lượng giao dịch ngoại tệ lớn nên công ty đã chi tiết TK 1122 theo ngoại tệ USD và JPY Điều này phù hợp với các hoạt động thường xuyên diễn ra tại công ty

Việc chi tiết TK 131, 331 theo khách hàng và nhà cung cấp cũng giúp cho kế toán xác định được các khoản phải thu, phải trả một cách dễ dàng và thuận lợi.

TK 156 được chi tiết cho từng đơn đặt hàng, hoặc từng mặt hàng cụ thể giúp cho kế toán dễ theo dõi từng loại hàng, từng đơn đặt hàng cụ thể dẫn đến xác định giá vốn một cách chính xác, làm cơ sở cho việc đưa ra giá bán một cách hợp lý, đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho công ty.

Doanh thu cũng được ghi nhận theo từng đơn đặt hàng cụ thể để tiện theo dõi và tính ra lợi nhuận hợp đồng nhanh chóng và chính xác.

Nói chung hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp đã đảm bảo được việc ghi nhận được thuận tiện, dễ dàng và mang lại thông tin kế toán đầy đủ và chính xác.

3.1.4 Về vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech)

3.2.1 Ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán trưởng nên sắp xếp lại cơ cấu các nhân viên trong phòng kế toán nhằm tạo nên sự khách quan, minh bạch trong việc phản ánh thông tin kế toán.

Cụ thể nên tách biệt giữa thủ kho và kế toán hàng tồn kho, như vậy số liệu mới được khớp đúng và không gây nên tình trạng sai sót cũng như gian lận Mặt khác kế toán trưởng cũng nên phân công bớt công việc do mình phụ trách cho các kế toán viên khác để kế toán trưởng có thêm thời gian điều hành đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt công việc, đồng thời kế toán trưởng cũng có thêm thời gian nghiên cứu về tình hình tài chính của công ty để tham mưu tốt hơn cho ban giám đốc.

3.2.2 Ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán

Công ty nên thống nhất việc sử dụng phần mềm trong công tác hạch toán kế toán Hiện tại phòng kế toán đang đang đồng thời sử dụng cả Excel và phần mềm kế toán Misa gây nên khó khăn trong việc nhập dữ liệu và đối chiếu, đối chiếu, kiểm tra vào cuối kỳ Để tiết kiệm thời gian và nhân lực công ty nên khuyến khích các nhân viên kế toán tự tìm hiểu về cách sử dụng phần mềm Misa để sử dụng đồng nhất trong công ty nhằm mang lại thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời cho những người quan tâm đến hoạt động của công ty.

Kế toán các phần hành định kỳ từ 3 – 5 ngày nên chuyển số liệu cho kế toán trưởng để việc hạch toán tổng hợp được kịp thời, cung cấp số liệu tổng hợp một cách trung thực và chính xác Hiện tại, đến cuối tháng kế toán các phần hành mới chuyển chứng từ cho kế toán trưởng, như vậy làm chậm trễ trong việc phản ánh số liệu kế toán và gây khó khăn cho việc ra quyết định của ban quản trị công ty.

3.2.3 Ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền

Ngoại tệ của công ty được hạch toán theo phương pháp tỷ giá thực tế. Khi có hoạt động liên quan đến ngoại tệ như ký quỹ, công ty phải mua ngoại tệ của ngân hàng Tỷ giá được xác định là tỷ giá ngày mua vào do ngân hàng thông báo Sau đó, khi hạch toán các nghiệp vụ có liên quan doanh nghiệp sẽ hạch toán theo tỷ giá này, có nghĩa là không quan tâm đến chênh lệch, biến động tỷ giá.

Tuy việc này làm giảm nhẹ được nhiều khâu trong công tác kế toán, làm đơn giản quá trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ nhưng như vậy không theo dõi được những biến động của tỷ giá ngoại tệ, không phản ánh đúng số dư các tài khoản có gốc ngoại tệ cũng như chi phí thực tế của hoạt động có liên quan đến ngoại tệ.

Với hoạt động giao dịch ngoại tệ diễn ra khá nhiều, số tiền có giá trị khá lớn, nếu theo dõi biến động tỷ giá công ty sẽ phản ánh đúng hơn chi phí hay giá trị của khối lượng giao dịch Đặc biệt khi tỷ giá có những biến động liên tục thì việc theo dõi càng trở nên cần thiết, phản ánh đúng hơn giá vốn hàng hóa nhập khẩu.

Ngoài ra, hiện nay công ty chưa có chính sách dự trữ ngoại tệ Mỗi khi thực hiện hợp đồng ngoại, công ty phải dùng tiền VND để mua số ngoại tệ bằng với giá trị hợp đồng Trong nhiều trường hợp việc mua ngoại tệ có thể sẽ không thể thực hiện được ngay mà phải đợi 2 – 3 ngày, làm ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hợp đồng Hơn nữa, công ty không chủ động được giá xuất ngoại tệ Điều này đặc biệt bất lợi khi có những biến động lớn về ngoại tệ trên thị trường, nhất là khi thị trường ngoại hối của Việt Nam đã gia nhập vào thị trường quốc tế.

Một hạn chế nữa trong việc hạch toán vốn bằng tiền là việc theo dõi tiền ký quỹ mở L/C nhập khẩu hàng hóa chưa hợp lý do chưa mở và sử dụng

TK 1388 – ký quỹ mở L/C để theo dõi tiền đặt cọc thực hiện thủ tục xin mở L/C, theo dõi thanh toán với người bán mà công ty theo dõi số tiền này trên

TK 1122 Điều này không thực hiện theo đúng chế độ doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để khắc phục những hạn chế trên đây, công ty nên chủ động dự trữ ngoại tệ, việc này không những giúp công ty chủ động trong việc thực hiện hợp đồng ngoại đồng thời cũng kiểm soát được tỷ giá xuất ngoại tệ, phản ánh đúng hơn giá trị hàng hóa, chủ động trước những biến động của thị trường.

Việc hạch toán liên quan đến ngoại tệ nên được thực hiện như sau: Khi ký quỹ, mua ngoại tệ: a Nợ TK 1388 – ký quỹ: Tỷ giá thực tế

Nợ TK 1122 (chi tiết loại ngoại tệ): Tỷ giá thực tế

Có TK 1121. b Nợ TK 007 (chi tiết loại ngoại tệ): Số nguyên tệ

Khi ghi nhận các khoản phải trả nhà cung cấp:

Có TK 331: Tỷ giá thực tế ngày nhận nợ Khi thanh toán: a Nợ TK 331: Tỷ giá ngày nhận nợ

Nợ TK 635/Có TK 515: Chênh lệch

Có TK 1388: Tỷ giá ngày ký quỹ

Có TK 1122: Tỷ giá xuất b Có TK 007 (chi tiết loại ngoại tệ): Số nguyên tệ đã thanh toán

3.2.4 Ý kiến nhằm hoàn thiện việc hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

Hiện tại công ty chưa áp dụng chế độ dự phòng phải thu khó đòi Trong khi đó thực tế công ty có phát sinh các khoản nợ khó đòi và quá hạn Xuất phát từ vấn đề đó, công ty nên áp dụng chế độ dự phòng cho đối tượng này.

Nghiệp vụ lập hoặc hoàn nhập dự phòng được thực hiện cuối niên độ báo cáo trên cơ sở thực tế của công ty Kế toán chỉ lập dự phòng phải thu khó đòi cho những khách hàng đang nợ doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lê, ghi rõ thời gian thanh toán

Mức dự phòng phải thu khó đòi = Số nợ phải thu khó đòi x Số phần trăm thất thu nợ theo dự báo

Phản ánh tình hình biến động của các khoản phải thu khó đòi được thực hiện trên TK 1592 – Dự phòng phải thu khó đòi và được ghi cho từng khoản nợ khó đòi.

Cuối niên độ kế toán, công ty căn cứ vào các khoản nợ phải thu khó đòi và không chắc chắn thu được, kế toán tính, xác định số dự phòng cần trích lập và ghi:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý kinh doanh

Tiêu đề	Hoàn Thiện Kế Toán Lưu Chuyển Hàng Hóa Nhập Khẩu Tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật Việt Nam
Tác giả	Nguyễn Hải Yến
Người hướng dẫn	TS. Phạm Thị Thủy
Trường học	Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	chuyên đề tốt nghiệp
Năm xuất bản	2009
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	102
Dung lượng	551,9 KB