MỘT SỐ í KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VINACIMEX

MỘT SỐ í KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VINACIMEX I. NHẬN XẫT VÀ ĐÁNH GIÁ Là đơn vị trực thuộc Tổng cụng ty xi măng Việt Nam nờn sự phỏt triển của Cụng ty xuất nhập khẩu xi măng gắn liền với sự phỏt triển của cỏc đơn vị sản xuất xi măng thuộc Tổng cụng ty. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, Cụng ty đó khụng ngừng vươn lờn đa dạng hoỏ loại hỡnh kinh doanh xuất nhập khẩu để đỏp ứng mọi nhu cầu trong nước cũng như cỏc đơn vị khỏc thuộc Tổng cụng ty. Qua thời gian tỡm hiểu thực tế tại Cụng ty em thấy cú một số điểm nổi bật sau: - Về cụng tỏc quản lý: Cụng ty đó xõy dựng cho mỡnh một bộ mỏy quản lý khỏ khoa học. Cơ cấu tổ chức của bộ mỏy quản lý gọn nhẹ, khụng cồng kềnh song vẫn đảm bảo được hiệu quả cụng việc. Cỏc phũng ban khụng cú sự chồng chộo do được phõn cụng nhiệm vụ rừ ràng. Phũng kế toỏn cú nhiệm vụ huy động vốn tạo nguồn vốn một cỏch kịp tỡnh hỡnh để tiến hnàh cỏc hoạt động kinh doanh đồng thời giỏm sỏt theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh thực hiện cỏc phương ỏn kinh doanh từ lỳc bắt đầu cho đến khi kết thỳc thụng qua việc ghi chộp phản ỏnh trờn sổ kế toỏn. - Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức một cỏch gọn nhẹ, hoàn chỉnh và hợp lý, cụng tỏc kế toỏn được phõn cụng nhiệm vụ rừ ràng phự hợp với năng lực trỡnh độ chuyờn mụn. Vỡ cụng ty cú đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn kế toỏn vững vàng về nghiệp vụ và giàu kinh nghiệm trong kinh doanh. Chớnh những điều đú đó gúp phần nõng cao hiệu quả trong cụng việc. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn hợp lý đó giỳp cho phũng kế toỏn tổ chức tốt việc quản lý tài sản, sử dụng và phỏt triển nguồn vốn một cỏch cú hiệu quả đỏp ứng kịp thời cho hoạt động của cụng ty. - Chứng từ sử dụng trong quỏ trỡnh hạch toỏn được lập theo đỳng mẫu của Bộ tài chớnh ban hành, phự hợp với từng nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và bảo đảm được tớnh phỏp lý của cỏc nghiệp vụ này. Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều được ghi chộp đầy đủ và chớnh xỏc vào cỏc chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trờn sổ sỏch kế toỏn. - Cụng ty chỉ tiến hành nhập khẩu khi cú đơn đặt hàng chớnh thức của đơn vị khỏch hàng, điều này giỳp Cụng ty trỏnh được tỡnh trạng ứ đọng vốn giảm được cỏc chi phớ dự trữ, bảo quản hàng hoỏ và khụng lo hàng hoỏ bị ứ thừa hay khú tiờu thụ. - Cựng với xu hướng đổi mới của đất nước mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp núi chung cũng như cụng tỏc kế toỏn núi riờng phải khụng ngừng đổi mới để tiếp thu cỏc thành tựu khoa học kỹ thuật vào trong cụng việc để giảm thiểu cụng việc chõn tay. Một trong những thành tựu cú tớnh hữu dụng nhất là việc sử dụng mỏy vi tớnh. Hiện nay, tại cụng ty cỏc phũng ban đều được trang bị mỏy vi tớnh nhằm phục vụ cho cụng tỏc quản lý, cung cấp thụng tin. Việc sử dụng mỏy tớnh cũng giỳp cho cụng tỏc kế toỏn được thực hiện một cỏch chớnh xỏc, nhanh gọn và hiệu quả hơn gúp phần giảm nhẹ được cụng tỏc ghi chộp. Tuy nhiờn, bờn cạnh những cỏi mà Cụng ty đó đạt được cũn cú những mặt hạn chế: - Cụng ty VINACIMEX chỉ tiến hành nhập khẩu khi cú đơn đặt hàng của cỏc đơn vị thành viờn thuộc ngành xi măng trong nước. Bờn cạnh những thuận lợi đó nờu trờn thỡ cụng ty cũng gặp phải một số khú khăn nhất định. Cụ thể như hoạt động kinh doanh của cụng ty chỉ tiến hành nhập khẩu theo mựa vụ, theo nhu cầu của cỏc đơn vị thành viờn thuộc ngành xi măng trong nước. Như chỳng ta đó biết xi măng là nguyờn liệu chớnh phục vụ cho xõy dựng, mà nhu cầu trong nước thỡ biến động theo từng thời kỳ cụ thể. Do đú, nhu cầu xi măng cũng sẽ phụ thuộc rất nhiều về nhu cầu xõy dựng trong nước. Do chỉ nhập khẩu theo đơn đặt hàng nờn cú những mặt hàng mà khỏch hàng đặt, cụng ty mới tiến hành đàm phỏn với bờn nước ngoài và phải đợi một thời gian khỏ dài mới cú thể cung cấp mặt hàng đú cho khỏch hàng. Như vậy, cụng ty khụng thể đỏp ứng được nhu cầu đột xuất của khỏch hàng và điều đú làm giảm khả năng cạnh tranh của cụng ty trờn thị trường trong nước nhất là trong điều kiện hiện nay. - Cụng ty sử dụng mẫu sổ Nhật ký chung. Kết cấu sổ nhật ký chung mà cụng ty đang ỏp dụng chưa đỳng với mẫu sổ tài chớnh ban hành và chưa khoa học. Về mẫu sổ cỏi cụng ty chưa cú cột trong sổ Nhật ký chung điều này gõy khú khăn cho việc đối chiếu số liệu trờn cỏc sổ. Cụng ty sử dụng hệ thống sổ nhật ký chung nhưng khi một nghiệp vụ đó ghi sổ Nhật ký đặc biệt vẫn được ghi vào sổ Nhật ký chung gõy ra trựng lắp, khú khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu. Vỡ cụng ty hạch toỏn trờn mỏy nờn cỏc sổ kế toỏn in ra theo hỡnh thức sổ tờ rời, một số sổ sỏch kế toỏn của cụng ty in ra chưa đúng dấu giỏp lai và kớ duyệt khoỏ sổ hàng thỏng của kế toỏn theo dừi và kế toỏn trưởng. Như vậy, cụng ty chưa thực hiện đỳng cỏc quy định chung về hỡnh thức sổ kế toỏn. - Trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp Clinker khi thanh toỏn với nhà cung cấp, cỏc Cụng ty nước ngoài Cụng ty khụng hạch toỏn qua tài khoản 331 “phải trả nhà cung cấp” mà ghi thẳng vào TK151, chỉ khi nào phỏt sinh điều khoản trả chậm (quy định trong hợp đồng ngoại thương) Cụng ty mới hạch toỏn qua tài khoản 331. Điều đú đó gõy ra khú khăn cho việc theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ của Cụng ty đối với khỏch hàng. Việc khụng theo dừi qua tài khoản 331 nếu trong một thời điểm nào đú ban lónh đạo của Cụng ty muốn biết thực tế tỡnh hỡnh cụng nợ đối với bờn xuất khẩu nước ngoài, khi đú cỏn bộ kế toỏn rất khú tập hợp số liệu một cỏch chớnh xỏc và nhanh nhất cho nhà quản lý. Vớ dụ trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp Clinker (thỏng 11,12/2003), do Cụng ty thanh toỏn hết cho bờn xuất khẩu nen kế toỏn Cụng ty hạch toỏn: + Ngày 11/11/2003 Cụng ty rỳt TGNH ký quỹ mở L/C: Nợ TK144 : 817.324.100 Cú TK1122: 817.324.100 + Ngày 12/11/2003 khi kết chuyển tiền ký quỹ: Nợ TK151118 : 817.324.100 Cú TK144: 817.324.100 + Ngày 20/12/2003 Cụng ty thanh toỏn nốt giỏ trị L/C: Nợ TK 151118 : 7.355.916.281 Cú TK1122: 7.355.916.281 - Thuế là một phần rất quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, đặc biệt đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu càng thấy rừ nột điều này bởi cỏc khoản thuế cụng ty phải nộp cho hàng nhập khẩu thường là lớn (như tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu). Trong khi đú cụng tỏc kế toỏn của đơn vị trong lĩnh vực này vẫn chưa đạt yờu cầu. Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng thụng tư hướng dẫn “kế toỏn kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thỏc” số 108/2001/TT - BTC do Bộ Tài chớnh ban hành ngày 31/12/2001, nhưng hiện tại cụng ty chưa thực hiện kết chuyển thuế theo thụng tư này. Đối với hàng nhập khẩu uỷ thỏc kế toỏn phản ỏnh cỏc khoản thuế nộp hộ vào cụng nợ phải thu. Cụ thể ngày 30/11/2003 kế toỏn phản ỏnh thuế NK, thuế GTGT hàng NK phải nộp hộ: Nợ TK131 : 829.651.789 Cú TK33312: 642.512.288 Cú TK3333 : 187.139.501 Việc hạch toỏn cỏc loại thuế trờn vào cụng nợ phải thu, khiến cho những đối tượng sử dụng thụng tin khụng phõn biệt được khoản nào là khoản phải thu khỏch hàng, khoản nào hạch toỏn vào giỏ vốn của mặt hàng kinh doanh(TK151) II. MỘT SỐ í KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CễNG TY. - Cụng ty nờn tiến hành đa dạng hoỏ cỏc loại hỡnh nhập khẩu gồm cả nhập khẩu theo đơn đặt hàng và khụng theo đơn đặt hàng. Cỏn bộ ở phũng nghiệp vụ phải làm tốt khõu marketing tức là phải tham khảo, nghiờn cứu thị trường trong nước để xỏc định xem thị trường đang và sẽ cần những mặt hàng gỡ trước khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với bờn nước ngoài. Việc tỡm hiểu và nghiờn cứu thị trường là điều tối quan trọng nú giỳp cho doanh nghiệp cú được một cỏi nhỡn tổng thể về thị trường và dự bỏo được khả năng tiờu thụ của mặt hàng định kinh doanh. - Cụng ty nờn sử dụng TK331 để hạch toỏn đối với nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, theo dừi đối với từng người bỏn trị giỏ tiền hàng đó thanh toỏn và cũn phải thanh toỏn nhằm quản lý tốt hơn tỡnh hỡnh cụng nợ của Cụng ty. Bởi vỡ thời gian từ khi ký quỹ đến khi thanh toỏn hết cho người bỏn là khỏ dài (từ 1 - 3 thỏng tuỳ thuộc vào từng hợp đồng ) và trong khoảng thời gian đú, Cụng ty khụng thể theo dừi được tỡnh hỡnh cụng nợ phải trả của mỡnh đối với người bỏn là bao nhiờu. Cụng ty nờn hạch toỏn: + Khi nhận được thụng bỏo tàu hàng về đến cảng cựng với bộ chứng từ nhận hàng: Nợ TK151118 : 8.173.240.381 Cú TK331: 8.173.240.381 + Ngày 20/12/2003 khi nhận được thụng bỏo của ngõn hàng về số tiền đó thanh toỏn cho nhà cung cấp: Nợ TK331 : 8.173.240.381 Cú TK1122: 7.335.916.281 Cú TK144 : 817.324.100 - Để thực hiện theo đỳng thụng tư do Bộ tài chớnh ban hành ỏp dụng đối với kế toỏn nhập khẩu uỷ thỏc về việc kết chuyển thuế NK, thuế GTGT hàng NK và để cho việc theo dừi được thuận lợi. Kế toỏn Cụng ty nờn ghi: Nợ TK151 : 829.651.789 Cú TK33312: 642.512.288 Cú TK3333 : 187.139.501 - Mẫu sổ Nhật ký chung mà Cụng ty đang sử dụng chưa đỳng với mẫu sổ của Bộ tài chớnh ban hành, việc lập sổ như vậy sẽ gõy ra việc khú kiểm tra đối chiếu. Vỡ vậy Cụng ty nờn lập lại sổ Nhật ký chung như sau: SỔ NHẬT Kí CHUNG Quý IV/2003 Ngày thỏng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đó ghi sổ cỏi Số hiệu TK Số phỏt sinh Ngày Số 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau KẾT LUẬN Cho dự ở mỗi doanh nghiệp, đơn vị khỏc nhau thỡ kế toỏn thể hiện chức năng tỏc dụng của mỡnh khỏc nhau để phự hợp với từng đặc điểm của doanh nghiệp. Nhưng dự ở thời điểm nào hướng đớch của nú cũng là đẩy mạnh sự phỏt triển, tăng trưởng tớch luỹ. Đỏnh giỏ được vai trũ của hệ thống kế toỏn và hơn thế nữa là một sinh viờn chuyờn ngành kế toỏn, em cho rằng cần phải cú bổn phận gúp phần làm hoàn thiện hơn nữa cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn núi chung và kế toỏn nghiệp vụ xuất nhập khẩu núi riờng nhằm nõng cao vai trũ, tỏc dụng của hệ thống kế toỏn tạo điều kiện cho doanh nghiệp cú cơ hội tốt trong kinh doanh với hy vọng đúng gúp vào sự nghiệp cụng nghiệp hoỏ hiện đại hoỏ đất nước. Cụng tỏc kế toỏn lưu chuyển hàng hoỏ nhập khẩu ở Cụng ty Xuất nhập khẩu xi măng tuy đó sửa đổi, bổ sung phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế và chế độ kế toỏn hiện hành, nhưng vẫn khụng trỏnh khỏi những hạn chế. Với vốn kiến thức cũn hạn chế, bài viết của em khụng trỏnh khỏi những sai sút em mongnhận được sự đúng gúp của cụ giỏo, cỏc cụ chỳ trong Cụng ty xuất nhập khẩu xi măng và cỏc bạn để bài viết của em thờm hoàn chỉnh. Em xin chõn thành cảm ơn Thạc sỹ Lờ Kim Ngọc người đó trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian qua để em hoàn thành chuyờn đề này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kế toỏn tài chớnh trong cỏc doanh nghiệp TS. Đặng Thị Loan- Nhà xuất bản giỏo dục 2001 2. Kế toỏn xuất nhập khẩu PGS.PTS Ngụ Thế Chi - Học viện Tài chớnh Kế toỏn 1997. 3. Một số tạp chớ, sỏch bỏo cú liờn quan. 4. Luận văn của cỏc anh chị khoỏ trước. 5. Lý thuyết và thực hành kế toỏn tài chớnh TS. Nguyễn Văn Cụng- ĐH Kinh Tế Quốc Dõn . MỘT SỐ í KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VINACIMEX I. NHẬN XẫT VÀ ĐÁNH GIÁ. hàng, khoản nào hạch toỏn vào giỏ vốn của mặt hàng kinh doanh(TK151) II. MỘT SỐ í KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CễNG TY.