Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu xi măng

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu xi măng

Lời mở đầu

Trong những năm gần đây khi mà toàn cầu hoá trởthành xu thế chung của mọi thời đại thì bất kỳ quốc gianào muốn có điều kiện phát triển đều phải tham gia vàotiến trình hội nhập Nhất là khi nền kinh tế Việt Namchuyển từ nền kinh tế quan liêu bao cấp sang nền kinh tếthị trờng thì điều đó đã làm thay đổi lớn về cả kinh tếchính trị và xã hội Để đảm bảo ổn định, phát triển vàtăng trởng kinh tế thì Việt Nam cần thu hút mở rộng sựđầu t của các nớc trên thế giới Vì vậy, quan hệ hợp tác đaphơng với các nớc trên thế giới đợc mở rộng, giao lu buôn bánvới nớc ngoài là xu hớng chung ngày nay Hơn bao giờ hếtđây là thời điểm các doanh nghiệp Việt Nam cần khẳngđịnh trên trờng quốc tế, khi Việt Nam hội nhập với nền kinhtế khu vực mậu dịch ASEAN(AFTA), Tổ chức Thơng Mại thếgiới (WTO) mà trớc hết bằng con đờng ngoại giao, đầy mạnhhoạt động thơng mại mà trực tiếp là hoạt động xuất nhậpkhẩu.

Thơng mại là một trong những ngành có vị trí quantrọng trong nền kinh tế quốc dân, nhất là trong nền kinh tếthị trờng Chức năng hoạt động chủ yếu của một doanhnghiệp thơng mại là tổ chức quá trình xuất nhập khẩuhàng hoá trên thị trờng Chính vì vậy, thơng mại là nhịpcầu nối liền sản xuất với tiêu dùng, giữa các ngành kinh tế vớinhau, giữa thị trờng trong và ngoài nớc Thơng mại đợcĐảng và Nhà nớc ta vận dụng nh một công cụ có tác dụngthúc đẩy quá trình phát triển kinh tế và xã hội.

Thực tế cho thấy nền kinh tế quốc tế hoá đã và đangmở ra rất nhiều cơ hội cũng nh thách thức khó khăn đối với

các Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung và với cácDoanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam nói riêng Để cóthể tồn tại và khẳng định đợc vị trí của mình trên thị tr-ờng không chỉ trong nớc mà cả thị trờng thế giới thì đòihỏi ở mỗi Doanh nghiệp cần phải lựa chọn và kết hợp cáccông cụ quản lý hữu hiệu, đa ra các chính sách phù hợp vớithực trạng kinh doanh của Doanh nghiệp, không ngừng cảitổ cơ cấu, đổi mới máy móc thiết bị nâng cao chất lợngsản phẩm, dịch vụ nhằm đáp ứng tốt nhất của ngời tiêudùng trong và ngoài nớc Nhng một Doanh nghiệp để pháttriển và mở rộng thị phần của mình cả trong nớc và trênthế giới không chỉ cần đến những nhà quản lý, kinh doanhgiỏi mà cần phải có một bộ máy kế toán hoàn chỉnh có khảnăng cung cấp thông tin về tình hình mua bán hàng hoá vàsử dụng vốn của Doanh nghiệp một cách đầy đủ, chínhxác, kịp thời, là công cụ đắc lực giúp cho nhà quản lý đa ranhững quyết định tối u.

Nhận thức đợc tầm quan trọng cũng nh nhiệm vụ củacông tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu và qua quátrình thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu xi măng

(VINACIMEX), em đã chọn đề tài “ Một số giải pháp nhằm

hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tạicông ty xuất nhập khẩu xi măng (VINACIMEX)”.

Nội dung chuyên đề bao gồm:

Phần I: Khái quát chung về quản lý hoạt động sản xuấtkinh doanh và công tác kế toán tại công ty xuất nhậpkhẩu xi măng (VINACIMEX).

Phần II: Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hoá nhậpkhẩu tại công ty VINACIMEX.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán luchuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty xuất nhậpkhẩu xi măng.

Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Lê Kim Ngọc ngời

đã trực tiếp giúp đỡ em và các cô, chú trong Công ty xuấtnhập khẩu xi măng đã tạo điều kiện để em có thể hoànthành chuyên đề thực tập tốt nghiệp.

Dù có nhiều cố gắng nhng với sự hiểu biết và trình độ cònhạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót.

Em mong đợc sự giúp đỡ, đóng góp và hớng dẫn của cô giáovà các bạn để bài viết của em thêm hoànchỉnh

Phần I: khái quát chung về quản lý sản xuất kinh doanh vàcông tác kế toán tại công ty xuất nhập khẩu xi măng

I quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Tên gọi: Công ty xuất nhập khẩu xi măng

Tên giao dịch quốc tế: VINACIMEX ( Vietnam nationalCement Trading Company)

Công ty có trụ sở giao dịch tại 228 Lê Duẩn- QuậnĐống Đa - Hà Nội

1 Quá trình hình thành:

Công ty xuất nhập khẩu xi măng tiền thân là phòngxuất nhập khẩu của Tổng công ty xi măng Việt Nam Nhngdo yêu cầu ngày càng cao của việc mở rộng quan hệ với cácnớc trên thế giới, do nhu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoávà hiện đại hoá trong việc áp dụng khoa học kỹ thuật tiêntiến vào công nghệ sản xuất xi măng và việc xây dựngthêm ngày càng nhiều nhà máy xi măng ở nớc ta, nên Đảngvà Nhà nớc đã ra quyết định thành lập Công ty xuất nhậpkhẩu xi măng dựa trên những căn cứ sau:

+ Nghị định số 59/HĐBT ngày 14/4/1988 của Hộiđồng Bộ trởng (nay là chính phủ) quy định về chức năng,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức quản lý hoạt độngkinh doanhxuất nhập khẩu xi măng Nghị định số 64/HĐBT ngày10/06/1989 của Hội đồng Bộ trởng quy định về chế độ vàtổ chức quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.

+ Công văn thoả thuận số 1367/BNgT - TCCB ngày14/03/1988 của Bộ ngoại thơng đăng ký để Tổng công tyxi măng đợc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

+ Quyết định số 692/BXD - TCCB ngày 31/11/1990 vàquyết định số 025A/BXD - TCLĐ ngày 12/2/1993 của Bộxây dựng về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nớc theoquyết định 588/HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộtrởng Bộ xây dựng quyết định thành lập công ty xuấtnhập khẩu xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng ViệtNam Công ty bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày01/01/1991.

Đầu năm 1991, khi mới thành lập Công ty xuất nhậpkhẩu xi măng gồm 18 cán bộ công nhân viên Những cán bộnày đợc điều động từ các phòng của cơ quan Tổng côngty xi măng và các cán bộ của Bộ Thơng mại chuyển về.

Công ty xuất nhập khẩu xi măng là một đơn vị kinh tếquốc doanh hach toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhânvà có con dấu riêng theo mẫu quy định Công ty có tàikhoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng Ngoại thơngViệt Nam.

Để tạo điều kiện cho hoạt động của Công ty trên địabàn cả nớc, ngày 15/3/1991 Bộ xây dựng đã có quyết địnhsố 154/TCLĐ thành lập chi nhánh công ty Xuất nhập khẩu ximăng tại Thành phố Hồ Chí Minh Ngày 14/7/1993 đại diệncông ty tại Hải phòng đợc thành lập theo quyết định sô33/BXD - TCLĐ Đến ngày 25/12/1997 theo quyết định số469/XMVN - TCLĐ nâng cấp thành chi nhánh tại Hải Phòng.Hiện nay, công ty có hai chi nhánh đặt tại Hải phòng (số 48đờng Trần Phú, Quận Ngô Quyền thành phố Hải Phòng) vàThành Phố Hồ Chí Minh (số 19 Hồ Tùng Mậu, Quận 1 ThànhPhố Hồ Chí Minh).

Khi thành lập công ty có tổng số vốn ngân sách cấpvà vốn tự bổ sung là : 6418000000 đ.

Trong đó: + Vốn cố định: 362.000.000 đ

+ Vốn lu động: 6.056.000.000 đPhân theo nguồn vốn:

+ Vốn ngân sách cấp: 3.151.000.000 đ + Vốn công ty tự bổ sung: 3.267.000.000 đNguồn vốn mà công ty đợc Nhà nớc cho phép huy độngthêm là: 35.000.000.000 đ

Lợi nhuận tổng cộng trong mời năm đạt trên 90 tỷđồng, việc làm của cán bộ công nhân viên luôn luôn ổnđịnh, từ năm 1995 đến nay thu nhập bình quân đạt mứctrên 1,2triệu đồng/tháng/ngời.

Công tác quản lý luôn đợc hoàn thiện theo hớng phù hợpvới quy chế quản lý của Nhà nớc, quy chế của Tổng công tyxi măng Việt Nam nhất là trong việc quản lý tài chính vàxuất nhập khẩu Đồng thời phải đảm bảo các hợp đồng th-ơng mại phù hợp với thông lệ quốc tế Công ty luôn thực hiệnđầy đủ và kịp thời trách nhiệm với Nhà nớc nhất là về thuếvà trái phiếu do Ngành, Nhà nớc huy động Công ty luôn xácđịnh lấy công tác kế toán tài chính làm trọng tâm, thờngxuyên phân tích hợp đồng kinh tế để rút ra các bài họckinh nghiệm.

2.Tình hình và kết quả kinh doanh của công ty.

Công ty xuất nhập khẩu xi măng ngày một hoàn thiệnvề cơ cấu tổ chức, hoạt động ngày càng đi vào ổn địnhlàm ăn có hiệu quả Đặc biệt trong những năm vừa qua vớisự cố gắng nỗ lực của cán bộ công nhân viên đã góp phầngiúp cho việc bình ổn thị trờng xi măng trong nớc và pháttriển ngành xi măng ngày một tốt hơn.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Điều này thể hiện rất rõ nét qua việc công ty luôn luônhoàn thành kế hoạch và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối vớinhà nớc.

báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Năm 2002-2003

Phần I: Lãi (lỗ) (Đơn

vị tính: VND)

Chênh lệch

Số tiềnTỷlệ(%)

183

2Giá vốnhàng

4Chi phíbánhàng

5Chi phíquản lýdoanhnghiệp

nhuậnthuầntừ hoạt

395.608.585 (1.662.058.863)

nhập từhoạtđộng

8Chi phíhoạtđộng

314.818.852 719.551.506 404.732.654 228,2

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

nhuậntừ hoạtđộng

khoảnthunhậpbất th-

11Chi phíbất th-

47.692.25033.376.445 (14.315.805)70

nhuậnbất th-ờng

967.233.964 (836.516.917)

13Tổng lợinhuận

Cáckhoảnchi phí

436.109.616 (799.544.249)

35,29

926.732.933 (1.699.031.529)

Qua những số liệu trên cho ta thấy rõ tình hình hoạtđộng kinh doanh của công ty trong 2 năm gần đây Cácchỉ tiêu về doanh thu thuần, tổng lợi nhuận trớc thuế và lợinhuận sau thuế ở mức ổn định Doanh số của công ty ngàymột tăng cao

Cụ thể là:

Tỷ trọng về doanh thu thuần của năm 2003 so với năm 2002tăng là:

= 183%245.121.867.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Tơng ứng là 204.492.410.900 (đ), việc tăng doanh thunày là do công ty đã biết áp dụng khoa học kỹ thuật vào quátrình sản xuất cũng nh việc mở rộng thị trờng Tuy nhiên, lợinhuận sau thuế của công ty đã giảm đáng kể cụ thể là lợinhuận năm 2003 đã giảm so với năm 2002 là 1.699.031.529(đ) tơng ứng là 35,29% Việc giảm lợi nhuận này nguyênnhân là do giá cả của thị trờng có nhiều biến động, cũngnh các chi phí cho hoạt động nhập khẩu của công ty ngàymột tăng cao.

Nhìn chung là tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty năm 2003 là đi theo chiều hớng tơng đốitốt Mặc dù so với những năm trớc thì vẫn cha đợc cao.

 Chiến lợc phát triển của công ty trong những năm tới

Ngoài những thuận lợi căn bản của một doanh nghiệpnhà nớc (nh những u đãi về vốn ngân sách cấp, đợc sự hỗ trợcủa Tổng công ty ) Công ty cũng gặp không ít khó khăndo yêu cầu ngày càng cao đối với hàng nhập khẩu, đòi hỏiCông ty xuất nhập khẩu xi măng phải phấn đấu đổi mớikhông những để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất mà cònphải cải tiến và nâng cao chất lợng dịch vụ sau bán hàng.ngoài ra các mặt hàng nhập khẩu của Công ty còn chịu tácđộng của tỷ giá hối đoái giữa đồng tiền Việt Nam và cácđồng tiền thanh toán (thờng là đồng đô la - USD) Nếu tỷgiá giữa đồng ngoại tệ và VNĐ biến động tăng sẽ ảnh hởngtrực tiếp đến hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu củacông ty Bên cạnh đó nguồn ngoại tệ ở các ngân hàng cũnghạn chế đã gây không ít khó khăn cho công ty trong việcmua ngoại tệ để trả nợ ngời bán bên nớc ngoài.

Thấy đợc những thuận lợi và khó khăn đó, Công ty xuấtnhập khẩu xi măng đã đa ra những biện pháp nhằm tháo gỡkhó khăn, từng bớc cải tiến cách nghĩ cách làm, nên cơ bản

đã hoàn thành đợc các chỉ tiêu đề ra của năm 2003 Đồngthời đa ra các định hớng phát triển tiếp theo cho công tytrong những năm tới để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.Các mục tiêu cụ thể nh: Phấn đấu tạo thêm việc làm đảmbảo doanh thu, lợi nhuận, đảm bảo nghĩa vụ nộp ngânsách, các khoản trích nộp theo Luật định và nâng cao đờisống CBCNV; tập trung chỉ đạo thực hiện đầy đủ tráchnhiệm với các công trình đầu t phát triển đang triển khainh công trình dự án xi măng Hải Phòng mới, dự án nhà máysản xuất vỏ bao Đà Nẵng và các công trình đang thực hiệncác thủ tục xin phép đầu t; phối hợp chặt chẽ với các đơn vịthuộc Tổng công ty và các đơn vị khác trong ngành ximăng để nắm rõ những đòi hỏi, những yêu cầu và cụ thểlà nhu cầu về mặt hàng mình cung cấp; tạo uy tín vữngchắc cho bạn hàng trong và ngoài nớc

II Chức năng và nhiệm vụ

Công ty xuất nhập khẩu xi măng có chức năng kinhdoanh chủ yếu là: Nhập khẩu xi măng, clinker, tấm lợp vàthiết bị phụ tùng vật t cho ngành sản xuất xi măng.

Theo quyết định của Bộ trởng Bộ xây dựng, công tycó 7 nhiệm vụ và quyền hạn chính sau:

- Thực hiện chức năng kinh tế đối ngoại của Tổng Côngty xi măng.

- Nghiên cứu điều tra tìm hiểu thị trờng trong vàngoài nớc để xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu hàng nămvà dài hạn nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất kinhdoanh và tiêu thụ của các đơn vị trong Tổng Công ty ximăng.

- Tìm hiểu xu hớng phát triển ngành xi măng của các ớc trên thế giới, khả năng hợp tác đầu t với nớc ngoài, khả năng

n-Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

nhập khẩu vật t phụ tùng thiết bị lẻ chuyên ngành và khảnăng xuất khẩu sản phẩm ra thị trờng thế giới.

- Thu thập và phổ biến thông tin kinh tế kỹ thuật, thịtrờng giá cả trên thế giới cho các đơn vị thành viên trongTổng Công ty để tiếp cận với thị tròng thế giới.

- Chịu trách nhiệm quản lý tập trung quỹ ngoại tệ củatoàn Tổng công ty dể thanh toán và sử dụng có hiệu quảtheo kế hoạch đã đợc cấp trên phê duyệt Tuân thủ đúngcác chế độ chính sách về quản lý kinh tế, tài chính, xuấtnhập khẩu và các quy chế giao dịch đối ngoại của Bộ, Nhànớc quy định.

Đợc vay vốn tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàngViệt Nam và nớc ngoài, đợc phép huy động vốn của các tổchức kinh tế trong và ngoài nớc theo hớng dẫn chung của Nhànớc để phục vụ cho sản xuất kinh doanh phát triển ngànhtrên nguyên tắc tự chịu trách nhiệm trang trải vốn vay.

- Thực hiện các cam kết trong hợp tác quốc tế thôngqua hợp đồng thơng mại thờng xuyên bồi dỡng nâng caotrình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên thực hiện đầyđủ các nghĩa vụ đối với nhà nớc.

- Công ty thực hiện các nghiệp vụ kinh tế đối ngoại vàkinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng đã đợcBộ ngoại thơng nay là Bộ Thơng mại thoả thuận tại công vănsố 1387/HĐBT - TCCB ngày 12/5/1988.

Đợc trực tiếp quan hệ với các tổ chức kinh tế và thơngnhân nớc ngoài để ký các hợp đồng kinh tế, tiến hành cáchợp đồng mua - bán, hợp tác đầu t Đợc cử cán bộ tham giahội thảo, hội chợ, đợc trao đổi thông tin kinh tế kỹ thuậtcủa các ngành công nghiệp xi măng theo các quy định tiếnhành của Bộ, Nhà nớc và luật Quốc tế.

III Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lýcủa công ty

1 Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh

Công ty Xuất nhập khẩu xi măng là công ty xuất nhậpkhẩu chuyên ngành xi măng với quy mô lớn, tập trung chuyênmôn hoá phục vụ cho toàn ngành xi măng về công tác đầut phát triển ngành với doanh số kim ngạch xuất nhập khẩulớn Công ty kinh doanh theo lĩnh vực kinh tế thơng mại vềnhập khẩu chuyên ngành vật t, thiết bị phụ tùng và thiết bịtoàn bộ phục vụ sản xuất xi măng; nhập khẩu xi măng,clinker thực hiện mục tiêu ổn định thị trờng trong nớc trêncơ sở hạch toán đủ bù đắp chi phí có lợi nhuận, bảo toàn vàphát triển đợc vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụnộp ngân sách Nhà nớc theo luật định.

Ngoài các mặt hoạt động phục vụ trực tiếp cho cácđơn vị thành viên trong Tổng công ty xi măng Việt Nam,trong những năm qua công ty cũng tham gia một số côngviệc cho các công ty liên doanh nh: t vấn trong thơng thảohợp đồng cho Công ty xi măng Nghi sơn, tham gia thảo luậnhợp đồng cung cấp thiết bị vật t cho công ty xi măngChinfon và công ty xi măng Sao Mai, tham gia nhập khẩu uỷthác cho các đơn vị ngoài ngành nh: Nhà máy vỏ bao NamHà, Công ty cổ phần bao bì Bỉm sơn

Với chức năng hoạt động trên lĩnh vực kinh tế đối ngoạithông qua các nghiệp vụ xuất nhập khẩu trực tiếp và uỷthác, công ty đã xây dựng đợc mối quan hệ bạn hàng với trên100 công ty nớc ngoài trong đó có nhiều bạn hàng đợc xâydựng thành những mối quan hệ hợp tác lâu dài nh: Nhữngnhà cung cấp thiết bị và dịch vụ kỹ thuật cho các dâychuyền sản xuất xi măng: FLS (Đan Mạch), Polysius (Đức),Tecknik CLE (Pháp) ; các nhà sản xuất thiết bị chuyên dụng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

cho khai thác vận chuyển nguyên liệu nh: Volvo, Atlat Copco(Thuỵ Điển), Sumitomo (Nhật Bản), CICA (Anh) ; Các nhàcung cấp clinker ( nguyên liệu chính để sản xuất xi măng)nh: Indo Energy PTE (Indonexia), SGS (Thái Lan)

Công ty xuất nhập khẩu xi măng là một đơn vị trựcthuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam với chức năng hoạtđộng trên lĩnh vực kinh tế đối ngoại thông qua nhân viêntrực tiếp Là công ty xuất nhập khẩu nhng hoạt động chủyếu là nhập khẩu.

2 Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh.

Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là xuất nhậpkhẩu chuyên ngành xi măng Do đó nó sẽ tác động trực tiếpđến các mặt hàng kinh doanh của công ty Các mặt hàngchính mà công ty tiến hành xuất nhập khẩu là: Clinker, cácchủng loại xi măng, vật t, thiết bị phụ tùng và thiết bị toànbộ cho ngành xi măng trong nớc.

+ Vật t: Giấy krat, hạt nhựa PP dùng để sản xuất vỏ baoxi măng, gạch chịu lửa, vữa chịu lửa để xây lò xi măng,thạch cao để pha cùng phụ gia và clinker thành xi măng, sợiamiăng sản xuất tấm lợp.

+ Thiết bị phụ tùng: Các loại thiết bị chuyên dùng trongdây chuyền sản xuất xi măng, các loại xe chuyên dùng nh xeủi, xe xúc, xe tải trọng lớn và các phụ tùng thay thế trongdây chuyền sản xuất.

+ Thiết bị toàn bộ cho cả nhà máy mới công suất 1,2đến 1,4 triệu tấn/1 năm chủ yếu phục vụ cho việc đầu t vàphát triển ngành xi măng hoặc thiết bị toàn bộ để cải tạomôi trờng hoặc nâng cấp công suất của các nhà máy ximăng.

Khác với các công ty xuất nhập khẩu khác, công ty Xuấtnhập khẩu xi măng chuyên nhập khẩu thiết bị vật t phục vụsản xuất trong ngành Vì vậy từ đầu năm công ty luônnắm bắt đựơc nhu cầu về thiết bị vật t toàn bộ cho cácđơn vị thành viên.

Cần lu ý rằng: Do công ty áp dụng hai phơng thức nhậpkhẩu là: nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác, nên cácmặt hàng nhập khẩu chính tạo nên doanh thu kinh doanhcủa công ty là mặt hàng: clinker, gạch chịu lửa, hạt nhựaPP , còn đối với doanh thu từ hoạt động uỷ thác thì côngty chủ yếu nhập khẩu các thiết bị phụ tùng lẻ, đơn chiếc vàdây chuyền đồng bộ cho các nhà máy xi măng

3 Thị trờng kinh doanh.

Với chức năng nhập khẩu thiết bị phụ tùng, vật t, clinkerphục vụ cho dây chuyền sản xuất xi măng trong nớc và nhậpkhẩu xi măng nhằm ổn định thị trờng Do đó thị trờngtiêu thụ hàng nhập khẩu của công ty là những đơn vị trongngành sản xuất xi măng nh: Công ty xi măng Hoàng Thạch,Công ty bao bì Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hà Tiên, Công tyxi măng Nghi Sơn, Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty ximăng Bút sơn công ty xuất nhập khẩu xi măng thực hiệnbán hàng tại các cảng, kho đầu mối của các nhà máy ximăng trong ngành Công ty ngày càng tạo dựng đợc uy tínvề chất lợng cũng nh giá cả của các mặt hàng nhập khẩutrực tiếp, uỷ thác đối với các công ty xi măng trong toànquốc.

Về xuất khẩu, với xu hớng hội nhập ASEAN, hiện tạiTổng công ty xi măngViệt Nam đã bắt đầu nghiên cứuđến thị trờng tiềm năng để tiến tới xuất khẩu xi măng vàCông ty xuất nhập khẩu xi măng sẽ là đầu mối trong việc

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

xúc tiến thơng mại và tiến hành xuất khẩu uỷ thác mặthàng này.

IV Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại côngty xuất nhập khẩu xi măng

1 Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý.

Công ty xuất nhập khẩu xi măng VINACIMEX là đơn vịtrực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam (VNCC) trong số17 đơn vị trực thuộc Tổng công ty nh: Công ty xi măng HảiPhòng, Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng BútSơn, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Mai,Công ty xi măng Hải Vân, Công ty xi măng Hà Tiên Cho nênhoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu của công ty cũngtheo sự chỉ đạo, hớng dẫn, điều hành của Tổng công ty ximăng Công ty hàng năm thực hiện nhập khẩu clinker, ximăng, vật t, thiết bị phụ tùng theo các chỉ tiêu kế hoạch màTổng công ty xi măng Việt Nam giao cho.

VINACIMEX là một công ty tuy mới thành lập không lâunhng đã thực hiện đợc các quy chế về tổ chức quản lýđiều hành sản xuất kinh doanh về mọi mặt đợc quán triệttheo chế độ quản lý và pháp luật của Nhà nớc hiện hành.Căn cứ vào:

+ Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công tác xuấtnhập khẩu xi măng.

+ Phơng án tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.+ Các yêu cầu quản lý của nhà nớc.

Hiện nay công ty có trên 65 cán bộ công nhân viên cóđầy đủ các ngành nghề chuyên môn, nhân viên đợc bố trítại văn phòng công ty gồm 5 phòng và 2 chi nhánh:

- Phòng tổng hợp

- Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh- Phßng thiÕt bÞ phô tïng- Phßng vËt t

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Trong đó:

- Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của công tyđiều hành hoạt động kinh doanh của công ty theo chế độmột thủ trởng và chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốcTổng công ty xi măng Việt Nam và Hội Đồng Quản Trị Tổngcông ty xi măng Việt Nam về việc điều hành hoạt động củaCông ty theo quy định của cấp trên và luật pháp hiện hànhcủa Nhà nớc Chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các mặtchính sau: Công tác tổ chức cán bộ, công tác kế toán thốngkê tài chính, công tác kế hoạch, công tác lao động tiền l-ơng, công tác đầu t phát triển công ty và các công tácnghiệp vụ khác theo chức năng nhiệm vụ của công ty

- Hai phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực công tácphân công và giúp giám đốc trong công tác quản lý.

Phó giámđốc 1

Giám đốc

Phó giám đốc 2Phòng

kế toán

tài chínhPhòng

tổng hợpPhòng

thiết bị phụ

Phòng vật t

xi măng

Phòng

dự án nhánh Chi tại Hải Phòng

Chi nhánh

tại TPHC

M

+ Phó giám đốc 1 giúp giám đốc chỉ đạo các mặtcông tác sau:

Công tác xuất nhập khẩu cuả phòng Xi măng - Clinker,phòng thiết bị - phụ tùng ( trừ thiết bị toàn bộ)

Công tác hành chính, quản trị, đoàn thể và thi đuakhen thởng

Chỉ đạo việc giao nhận hàng hoá của các chi nhánh+ Phó giám đốc 2 giúp Giám đốc chỉ đạo các mặtcông tác sau:

Công tác nhập khẩu thiết bị toàn bộ

Công tác đào tạo, kỷ luật, an toàn lao động

Chỉ đạo việc giao nhận hàng hoá của các chi nhánh

- Phòng Tổng hợp : với chức năng Kế hoạch, Tổ chức

hành chính , phòng làm kế hoạch cho các kỳ, các năm, thamgia theo dõi thực hiện kế hoạch đề xuất và t vân cho Giámđốc công ty trong quá trình thực hiện kế hoạch hoạt độngkinh doanh trong kỳ, chịu trách nhiệm trợ giúp Giám đốccông ty làm công việc quản lý tổ chức hành chính của côngty Phòng tổng hợp gồm có 10 ngời, với cơ cấu gồm 1 trởngphòng phụ trách chung , 1 phó phòng trợ giúp công việc chotrởng phòng và các nhân viên

- Phòng Kế toán tài chính : là một trong những

phòng ban quan trọng nhất, với chức năng thực hiện công táchạch toán kế toán, tổ chức bộ máy quản lý tài chính củacông ty :

Thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạtđộng kinh doanh của công ty, trợ giúp Giám đốc công ty tổchức công tác thông tin kế toán tài chính , phân tích hoạtđộng kinh tế tài chính Thực hiện các báo kế toán tài

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

chính theo qui định của nhà nớc và các báo cáo quản trị ợc giao Hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trongcông ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chếđộ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính.

đ-Phòng Kế toán tài chính có 8 ngời, với cơ cấu tổ chứcgồm 1 Kế toán trởng, 1 phó phòng kế toán tài chính và cácnhân viên chuyên quản các phần việc đợc giao

- Phòng Xi măng - Clinker : với nhiệm vụ chính là

nhập clinker và xi măng đáp ứng cho nhu cầu clinker chosản xuất xi măng nhằm bình ổn thị trờng xi măng trong nớc, nhập khẩu xi măng để tạo sự ổn định giá cả thị trờng ximăng trong nớc khi có yêu cầu, chống lại những cơn sốt ximăng ở trong nớc góp phần giúp Tổng công ty xi măng ViệtNam thực hiện tốt nhiệm vụ của Chính phủ giao cho Phòngxi măng - clinker t vấn cho Giám đốc công ty trong công tácxuất nhập xi măng - clinker, tìm nguồn hàng từ nớc ngoài,tiến hành thơng thảo và làm các thủ tục nhập hàng cho cácnhà máy theo chỉ đạo của Tổng công ty, tiến hành thơngthảo với các nhà máy với số lợng thời gian nhập hàng, hoànthiện các thủ tục giao hàng, hồ sơ, hoá đơn chứng từ giaohàng cho các nhà máy trong Tổng công ty.

Phòng có 6 ngời với cơ cấu tổ chức gồm 1 trởng phòng,1 phó phòng và các chuyên viêc thực hiện theo dõi và nhậpkhẩu theo các đơn đặt hàng cho từng công ty xi măng đợcphân công cụ thể.

- Phòng Thiết bị phụ tùng : Với chức năng nhiệm vụ

nhập khẩu các thiết bị phụ tùng theo dây chuyền và cácthiết bị phụ tùng đơn chiếc cho các nhà máy xi măng trongTổng công ty

Thực hiện nhiệm vụ t vấn cho các đơn vị về các thiếtbị cần nhập , tham gia đàm phán các hợp đồng ủy thác mà

công ty ký với các công ty về khẩu nhập khẩu các thiết bịphụ tùng theo dây chuyền cũng nh các thiết bị phụ tùngđơn chiếc của ngành xi măng

Tìm nguồn hàng từ nớc ngoài, tiến hành thơng thảođàm phán để ký kết các hợp đồng thơng mại với các hãng n-ớc ngoài, tiến hành theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng,làm các thủ tục nhập hàng , hoàn thiện các thủ tục giaohàng, hồ sơ, hoá đơn chứng từ giao hàng cho các công ty.

T vấn cho các công ty lập kế hoạch nhập các thiết bịphụ tùng lẻ theo nhu cầu của các công ty.

Phòng có 6 ngời với cơ cấu tổ chức gồm 1 trởng phòng,1 phó phòng và các chuyên viêc thực hiện theo dõi và nhậpkhẩu theo các đơn đặt hàng cho từng công ty xi măng đợcphân công cụ thể.

- Phòng Dự án : Đây là một phòng ban mới đợc thành

lập do tính chất và yêu cầu của công ty Phòng có nhiệm vụtham gia lập dự án, nhập khẩu các dây chuyền thiết bịtoàn bộ cho các dự án nhà máy xi măng, tham gia thơngthảo các hợp đồng thơng mại cũng nh t vấn cho các chủ đầut khi mua sắm trong các dự án mới của Tổng công ty ximăng Việt nam Tham gia công tác chấm xét thầu các dự ánnhà máy xi măng mới của Tổng công ty T vấn trợ giúp choGiám đốc coong ty trong công tác đợc giao

Phòng có 7 ngời với cơ cấu tổ chức gồm 1 trởng phòng,1 phó phòng và các chuyên viêc thực hiện theo dõi theo từngdự án đợc phân công

Bên cạnh các phòng ban chức năng ở trên , công ty cònthành lập có 2 chi nhánh:

- Chi nhánh công ty xuất nhập khẩu xi măng tại TP HồChí Minh : là đơn vị trực thuộc Công ty xuất nhập khẩu xi

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

măng, chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/04/1991theo quyết định số 154/BXD - BTLĐ, trụ sở của công ty đặttại 19 Hồ Tùng Mậu, Quận 1 Tp Hồ Chí Minh, chi nhánh nàyđợc sử dụng con dấu riêng theo quy định và đợc mở tàikhoản riêng tại ngân hàng và tài khoản chuyên thu ngoại tệđể hoạt động :

Chức năng của chi nhánh là thực hiện các thủ tục nhậpxuất hàng tại khu vực phía nam, tham gia theo dõi lợng hàngnhập cho các đơn vị trong Tổng công ty ở khu vực phíanam, thay mặt công ty sử lý các phát sinh trong quá trìnhthực hiện các hợp đồng này với các đơn vị

- Chi nhánh của công ty xuất nhập khẩu xi măng tại HảiPhòng : Đợc thành lập theo quyết định số 333/BXD - TCLĐ,trụ sở của công ty đặt tại 48 đờng Trần Phú, Quận NgôQuyền , TP Hải Phòng và cũng đợc sử dụng con dấu riêngtheo quy định và đợc mở tài khoản riêng tại ngân hàng.

Chức năng của chi nhánh là thực hiện các thủ tục nhậpxuất hàng tại khu vực phía bắc, tham gia theo dõi lợng hàngnhập cho các đơn vị trong Tổng công ty ở khu vực phíabắc, thay mặt công ty sử lý các phát sinh trong quá trìnhthực nhập xuất hàng tại cảng Hải phòng

Theo điều lệ hoạt động của công ty và chức năngnhiêm vụ đợc giao, hai chi nhánh có chức năng nhiệm vụsau:

+ Khi có giấy báo hàng và giấy phép nhập khẩu của lôhàng, chi nhánh cần liên hệ với các cơ quan chức năng đểlàm thu tục nhập khẩu, kiểm tra hàng hoá và thủ tục nhậnhàng.

+ Phối hợp với khách hàng để bố trí phơng tiện bốc dỡ,vận chuyển làm thủ tục giao nhận hàng.

+ Tổ chức điều hành khâu bốc dỡ để đảm bảo hàngbốc dỡ nhanh chóng, thuận tiện, an toàn và theo đúng hợpđồng quy định Trờng hợp có tổn thất xảy ra trong quátrình vận chuyển bốc dỡ, chi nhánh thay mặt công ty lậpbiên bản với các bên liên quan để làm hồ sơ khiếu nại.

Cơ cấu bộ máy quản lý công ty đợc tổ chức theo môhình trực tuyến Đặc điểm của cơ cấu này là mối quan hệgiữa các thành viên đợc thực hiện theo đờng thẳng Ngờithừa hành chỉ ghi nhận và thi hành mệnh lệnh của ngờiphụ trách cấp trên trực tiếp Ngời phụ trách chịu trách nhiệmvề kết quả công việc của những ngời dới quyền mình.

2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công tyxuất nhập khẩu xi măng.

Do đặc thù của công ty xuất nhập khẩu xi măng là nhậpkhẩu vật t, thiết bị, phụ tùng phục vụ cho ngành sản xuất ximăng trong nớc Mặc dù là công ty xuất nhập khẩu nhng hoạtđộng chủ yếu của công ty là nhập khẩu Công ty tiến hànhcả hai phơng thức nhập khẩu là: Nhập khẩu trực tiếp vànhập khẩu uỷ thác.

2.1 Hoạt động nhập khẩu trực tiếp:

Việc nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng kinh doanh củacông ty chủ yếu dựa vào nhu cầu của các đơn vị sản xuấtxi măng trong Tổng công ty xi măng Việt Nam, thực chất làviệc mua và bán lại cho các nhà máy Công ty bắt đầunghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp khi biết mình trúng thầu.Sau đó công ty sẽ ký hợp đồng với đơn vị cần nhập khẩu vàbắt đầu xúc tiến việc thực hiện hợp đồng.

Trình tự nhập khẩu trực tiếp nh sau:

- Khi công ty bạn cần nhập khẩu một mặt hàng nào vớisố lợng bao nhiêu trong năm, thời gian giao hàng nh thế nào

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

công ty sẽ mở một đợt thầu với nhà cung cấp nớc ngoài, rồi từđó chọn ra một nhà cung cấp thích hợp Nhà cung cấp nàysẽ gửi cho công ty xuất nhập khẩu xi măng một bản hợp đồngngoại thơng (contract) trong đó bao gồm các điều khoảnthanh toán, địa điểm giao hàng và chi tiết mặt hàng côngty cần.

Trong trờng hợp công ty và đối tác xuất khẩu có mốiquan hệ bạn hàng lâu dài thì sau khi ký kết hợp đồng th-ơng mại có giá trị trong thời hạn 1 năm, nhng hết thời hạnhợp đồng hai bên vẫn muốn tiếp tục buôn bán với nhau thìchỉ ký thêm phụ lục ( Annex 01, Annex 02 )

- Nhận đợc bản hợp đồng ngoại, phòng nghiệp vụ kếtoán sẽ lên phơng án giá cho mặt hàng cần nhập khẩu Trongđó bao gồm trọn gói các chi phí về đến cảng nhận hàngbên ngời mua bằng nội tệ, cả bằng ngoại tệ Sau đó inthành một bảng tính giá thành hoàn chỉnh chuyển chophòng nghiệp vụ đi bỏ thầu Nếu đơn vị bạn thấy giá cảcủa công ty phải chăng và hàng hoá đạt chất lợng cao thì sẽký mua lô hàng này Lúc đó công ty tiến hành nhập khẩu.

Phòng nghiệp vụ vật t xi măng làm đơn xin mở L/Ccùng với cam kết thanh toán với ngân hàng chuyển chophòng kế toán tài chính để giao dịch với ngân hàng (thờnglà ngân hàng ngoại thơng), thủ tục phí đợc tiến hành nhsau:

+ Trớc khi mở L/C cần cân đối nguồn vốn hiện có trêncơ sở xác định nguồn vốn của công ty có đủ khả năngthanh toán hàng nhập khẩu hay không?

+ Sau đó công ty tiến hành chuyển tiền của mìnhvào tài khoản ký quỹ tại ngân hàng ngoại thơng Nếu côngty không có đủ ngoại tệ thì cần vay ngắn hạn ngân hàngđể thanh toán Số tiền ký quỹ do ngân hàng quy định tuỳ

theo mối quan hệ và độ tin cậy lẫn nhau giữa doanhnghiệp và ngân hàng mà ngân hàng quy định tỉ lệ kýquỹ dao động từ 10% tới 50% giá trị lô hàng.

+ Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C, xem xéttình hình tài chính của công ty nếu thấy không có gì bấthợp lý thì ngân hàng tiến hành mở L/C.

+ Ngân hàng gửi cho bên bán thông qua ngân hàngcủa họ (ngân hàng thông báo) một bản L/C và gửi cho côngty một bản Hai bên tiến hành kiểm tra xem xét nếu thấysai xót thì sẽ báo cho ngân hàng biết và cùng thoả thuậnsửa đổi.

+ Nếu hai bên chấp nhận mọi điều khoản trong L/Cthì bên bán sẽ gửi cho công ty một bản chứng từ trớc khi tiếnhành giao hàng, thông thờng bộ chứng từ bao gồm:

 Hoá đơn thơng mại (Comercial Invoice) Vận đơn (Bill of Lading)

 Giấy chứng nhận bảo hiểm ( Certifycate of insurance)nếu là nhập khẩu theo giá CIF

 Giấy chứng nhận phẩm chất (Certifycate of quality) Giấy chứng nhận xuất sứ (C/O: Certifycate of oirigin) Phiếu đóng gói (Packing list)

Bộ chứng từ này đợc quy định rõ về số lợng, chủng loạitrong L/C khi công ty chấp nhận bộ chứng từ thanh toán dobên xuất khẩu gửi qua ngân hàng ngoại thơng và báo chongân hàng thì ngân hàng sẽ tự động trích từ tài khoảntiền gửi của công ty tại ngân hàng để thanh toán cho ngờibán (bên xuất khẩu).

Trên đây là trờng hợp công ty thanh toán cho bên xuấtkhẩu bằng phơng thức L/C, nếu giữa công ty và ngời bán đã

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

có quá trình hợp tác lâu dài hiểu biết lẫn nhau thì thờng ápdụng phơng thức thanh toán TTR (điện chuyển tiền) màkhông cần mở L/C.

- Chi phí nhận hàng nhập khẩu:

+ Khi nhận đợc thông báo hàng đã về cảng, cán bộ tạicác chi nhành ở Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh trựctiếp ra nhận hàng Trớc khi ra nhận hàng, ngời đại diện nhậnhàng sẽ mang bộ chứng từ do bên bán gửi đến (thông thờngchỉ cần mang vận đơn_Bill of lading, phiếu đónggói_Packing list và giấy chứng nhận xuất sứ_C/O)

+ Khi đến cảng hay sân bay nhận hàng cán bộ đợc cửnhận hàng sẽ xuất trình vận đơn và phiếu đóng gói chongời chuyên chở đến dỡ hàng Đồng thời cán bộ nhận hànglàm thủ tục giám định hàng hoá và các thủ tục hải quan cầnthiết.

+ Đối với hàng thiếu hụt sai quy cách, công ty phát hiệnsẽ có FAX giao dịch với bên bán và hai bên thống nhất giảiquyết trong trờng hợp này Sau đó hàng sẽ đợc giao chokhách hàng ngay tại cảng hay chuyển về tận kho của ngờimua.

- Trình tự giao hàng nhập khẩu cho khách hàng:

ở công ty xuất nhập khẩu xi măng tiến hành giaothẳng cho khách hàng không qua kho, cán bộ giao hàng sẽlập biên bản bàn giao vật t, thiết bị đợc lập bởi các bên liênquan nh : bên giao hàng ; công ty VINACIMEX; bên nhậnhàng: tên công ty ngời mua; các bên hữu quan tham gia:giám định VINACOTROL Hải Phòng, giám định công ty bảohiểm Hải Phòng, hải quan Cùng với chữ ký của ngời giaohàng, ngời nhận hàng và thủ trởng đơn vị giao hàng tại chi

nhánh Hải Phòng Đồng thời công ty lập hoá đơn GTGT gồm3 liên:

+ Liên 1 (liên đen): để lu lại phòng kế toán+ Liên 2 (liên đỏ ): giao cho khách hàng+ Liên 3 (liên xanh): dùng để thanh toán

- Trình tự hạch toán các khoản thuế phải nộp liên quanđến hàng nhập khẩu:

+ Sau khi nhận đợc thông báo thuế, biên lai thu lệ phíHải quan công ty cần xác định số tiền thuế nhập khẩu,thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp để thanh toán chonhà nớc Thời hạn thanh toán các thông báo thuế này khôngquá 30 ngày Nếu quá thời hạn quy định công ty không nộpthuế, phụ thu sẽ bị phạt do chậm nộp; tiền phạt bằng 1% sốthuế.

+ Căn cứ vào thông báo thuế, kế toán viết giấy uỷnhiệm chi hoặc sử dụng séc chuyển khoản để nhờ ngânhàng thanh toán thuế.

+ Sau khi ngân hàng trả hộ tiền thuế, căn cứ vảo uỷnhiệm chi công ty sẽ nhận đợc sổ phụ thu ngân hàng (giấybáo nợ) và biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhậpkhẩu Đồng thời kết thúc nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp.

Nh vậy các chứng từ công ty sử dụng nhập khẩu baogồm:

 Hợp đồng nội

 Hợp đồng ngoại thơng

 Sổ phụ ngân hàng ký quỹ mở L/C Chứng từ mua bảo hiểm hàng hoá. Tờ khi hàng hoá nhập khẩu

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

 Biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng Nhập khẩu Biên lai thu lệ phí hải quan

 Biên bản bàn giao vật t, thiết bị

 Chứng từ thanh toán phí giám định, kiểm tra chất lợng Chứng từ bốc xếp, giao nhận vận chuyển

2.2 Hoạt động nhập khẩu uỷ thác.

Là một công ty chuyên nhập khẩu các thiết bị phụ tùng,vật t đặc thù cho ngành sản xuất xi măng trong nớc nênngay từ đầu năm công ty đã ký kết hợp dồng nội (hợp đồnguỷ thác) với các đơn vị thành viên Ngay sau khi ký xong hợpđồng uỷ thác nhập khẩu, công ty tiến hành việc nhập khẩucho ngời mua trong thời gian hiệu lực của hợp đồng (thờngngời mua của công ty cả bằng phơng thức nhập khẩu trựctiếp và nhập khẩu uỷ thác là công ty xi măng Hoàng Thạch)

Về cơ bản các bớc tiến hành nhập khẩu uỷ thác cũnggiống nh nhập khẩu trực tiếp, chỉ khác là công ty xuất nhậpkhẩu xi măng sẽ tiến hành nhập khẩu các mặt hàng với danhnghĩa của mình nhng bằng chi phí của bên giao uỷ thác.Mỗi chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng sẽ đợccông ty trực tiếp thanh toán hộ bên uỷ thác ( căn cứ vào cácđiều khoản trong hợp đồng uỷ thác quy định) Sau khinhập khẩu hàng về đã đợc bên mua (bên giao uỷ thác) chấpnhận căn cứ vào biên bản bàn giao vật t, thiết bị công typhát hành hóa đơn tiền hàng và hoá đơn GTGT ghi nhậnphí uỷ thác nhập khẩu lô hàng Đơn vị giao uỷ thác phải cónghĩa vụ trả tiền hàng cho công ty Đồng thời bên giao uỷthác phải trả thêm một khoản phí uỷ thác gọi là hoa hồng uỷthác (thờng là 0,9% giá trị lô hàng).

Để đảm bảo quyền lợi của công ty trong quá trìnhnhập khẩu uỷ thác, thông thờng bên giao uỷ thác phải ứng tr-

ớc tiền hàng cho lô hàng nhập khẩu (tỷ lệ % tiền tạm ứng ợc quy định rõ trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu thờng từ20% đến 50% giá trị lô hàng) Các chứng từ liên quan sẽ đợctrao đủ khi bên uỷ thác thanh toán đủ tiền hàng Kết thúchợp đồng, hai bên tiến hành quyết toán và thanh lý hợpđồng.

đ-Nh vậy, đối với trờng hợp nhập khẩu uỷ thác, các chứngtừ sử dụng là:

 Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Hợp đồng thơng mại

 Tờ khai hàng hoá nhập khẩu Hoá đơn GTGT

Biên lai thuế xuất khẩu, nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhậpkhẩu

Để hiểu một cách khái quát về thủ tục nhập khẩu tạicông ty xuất nhập khẩu xi măng ta có thể biểu diễn qua sơđồ sau:

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Kiểm tra hàng hoá(giám định Vinacontrol)

Kí kết hợp đồng nhập

hiểm hàng hóaGiao hàng cho

đơn vị nhận hàng

Khiếu nại về hàng hoá (nếu

Nhận hàng

Làm thủ tục thanh toán

Làm thủ tục hải quan

V đặc điểm Tổ chức bộ máy kế toán.

1 Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty.

Mô hình tổ chức công tác kế toán ở công ty xuất nhập khẩu xi măng

2 Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm ngànhnghề kinh doanh nên công ty tổ chức mô hình kế toán theohình thức tập trung Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụphản ánh, giám sát chặt chẽ tình hình kinh doanh Tổchức, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ

Kế toán tr ởng

PP Kế toán

Kế toán thanh

toán tiền VN

Kế toán thanh

toán ngoại

Kế toán công nợ

Kế toán

TSCĐ Kế toán tiền l ơng

Thủ quỹKế toán

Tổnghợp

công tác quản lý Kế toán công ty có nhiệm vụ theo dõi hạchtoán riêng của công ty và 2 chi nhánh tại Hải Phòng và thànhphố Hồ Chí Minh để lên báo cáo quyết toán toàn công ty,cung cấp số liệu đáng tin cậy để giám đốc điều hành raquyết định đúng đắn.

Để thực hiện tốt chức năng của mình, phòng kế toántài chính đợc tổ chức hợp lý với 8 kế toán, mỗi kế toán cónhiệm vụ khác nhau đợc phân công cụ thể nh sau:

- Kế toán trởng công ty: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máykế toán của công ty đảm bảo gọn nhẹ, hoạt động có hiệuquả Đồng thời là ngời giúp Giám đốc công ty tổ chức vàchỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tếvà tổ chức hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp, kiểm traviệc chấp hành chế độ kế toán tài chính , việc chấp hànhchế độ quản lý kinh tế và pháp luật nhà nớc.

- Phó phòng kế toán : Là ngời thay mặt sử lý công việctrong phòng khi kế toán trởng đi vắng, và giúp Kế toán tr-ởng công ty tham gia quản lý phòng và phụ trách mang côngviệc đợc phân công

- Kế toán tổng hợp: là ngời tổng hợp các nghiệp vụ kinhdoanh và chi phí cho quá trình kinh doanh, xác định kếtquả lãi lỗ của công ty và lên bảng cân đối kế toán.

- Kế toán thanh toán tiền Việt Nam: Phụ trách việcthanh toán tiền Việt nam Có nhiệm vụ ghi chép các nghiệpvụ kinh tế phát sinh làm biến dộng lợng tiền mặt của côngty và các quan hệ thanh toán với các đơn vị trong nớc, lậpcác báo cáo quản trị

- Kế toán thanh toán ngoại tệ: Phụ trách việc thu, chingoại tệ là ngời kiểm tra và ghi chép tình hình xuất nhậpkhẩu của công ty đối với các đơn vị nớc ngoài, các quá

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

trình thanh toán ngoại tệ giữa hai bên và quan hệ với cácngân hàng, lập các báo cáo quản trị.

- Kế toán công nợ: Là ngời giám sát việc thanh toán củacông ty với ngời cung cấp và tình hình thanh toán của côngty với các đơn vị khác Mở L/C lập hoá đơn bán hàng, quyếttoán, lập các báo cáo quản trị.

- Kế toán TSCĐ: là ngời ghi chép theo dõi phán ánh tìnhhình tăng giảm TSCĐ, tình hình khấu hao của TSCĐ tìnhhình sửa chữa lớn, sửa chữa thờng xuyên cúa TSCĐ trongđơn vị, lập các báo cáo quản trị về TSCĐ

- Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ theo dõi thanh toán ơng, bảo hiểm, tạm ứng cho công nhân viên, lập các báo cáoquản trị về tiền lơng và BHXH, tập hợp hồ sơ quyết toán vềtiền lơng và BHXH.

l Thủ quỹ: Là ngời ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụliên quan đến thu chi tiền mặt và ngoại tệ

Cán bộ trong phòng kế toán của công ty xuất nhập khẩuxi măng đều đợc tập huấn theo chế độ kế toán mới, nắmchắc mọi chế độ quản lý kế toán của Nhà nớc.

VI tình hình vận dụng chế độ kế toán tại công ty

1 Chứng từ kế toán

Công ty sử dụng hệ thống chứng từ đúng với chế độchứng từ kế toán của Bộ tài chính quy định.

Danh mục chứng từ kế toán

chứng từ

2 Bảng thanh toán tiền lơng 02 - TĐTL3 Phiếu nghỉ hởng BHXH 03 - TĐTL4 Bảng thanh toán BHXH 04 - TĐTL5 Bảng thanh toán tiền thởng 05 - TĐTL

tạm ứng

04 - TT

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

IVTài sản cố định

22 Biên bản giao nhận TSCĐ 01 - TSCĐ

24 Biên bản thanh lý TSCĐ 03 - TSCĐ25 Biên bản giao nhận TSCĐ

sữa chữa lớn hoàn thành

04 - TSCĐ26 Biên bản đánh giá TSCĐ 05 - TSCĐ

2 Tài khoản kế toán.

Hệ thống tài khoản kế toán cung cấp các thông tin vềquá trình tái sản xuất, kết quả của quá trình kinh doanh,cung cấp những nội dung cần thiết cho quản lý của Nhà nớcnh: hệ thống các khoản phải nộp ngân sách nhà nớc, về giácả, các chính sách về tài chính tín dụng của doanh ngiệp

Công ty xuất nhập khẩu xi măng tổ chức mô hình hạchtoán tập trung tại công ty theo chế độ kế toán Công ty sửdụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệpban hành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày01/01/1995 , chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp banhành theo Quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày25/10/2000 của Bộ tài chính

Nhằm phục vụ yêu cầu quản lý và phù hợp với đặc điểmkinh doanh của đơn vị, Công ty xuất nhập khẩu xi măng đãđăng ký với Bộ tài chính hệ thống tài khoản chi tiết đểtheo dõi cụ thể từng đối tợng Số lợng tài khoản đang đợc sửdụng tại công ty là 774 tài khoản kế toán Ví dụ nh:

TK 131: phải thu của khách hàng

TK13111: Phải thu của công ty xi măng Hoàng thạch I

TK13112: Phải thu của BQL công trình xi măng Hoàng Thạch II

TK13113: Phải thu của công ty xi măng Hải PhòngTK13119: Phải thu của công ty tấm lợp vật liệu xây dựng Đồng Nai

TK511: Doanh thu bán hàng

TK5111: Doanh thu bán hàng hoá

TK51111: Kinh doanh hàng trong nớcTK51112: Kinh doanh hàng nhập khẩuTK51113: Kinh doanh hàng xuất khẩuTK5112: Doanh thu bán các thành phẩm

TK51121: Xi măngTK51122: ClinkerTK51123: Tấm lợp

TK51124: Sản phẩm khác

TK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụTK51131: Dịch vụ vận tải

TK51132: Nhận đại lý bán hàng ký gửiTK51133: Dịch vụ t vấn

- Tài khoản cấp 1: 74 tài khoản- Tài khoản cấp 2: 221 tài khoản- Tài khoản cấp 3: 214 tài khoản- Tài khoản cấp 4: 265 tài khoản

Các tài khoản cấp 1 và cấp 2 đều đợc công ty sử dụngtheo đúng quy định của Bộ tài chính Các tài khoản cấp 3và cấp 4 đợc lập ra phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết củacông ty và đợc Tổng công ty chấp thuận.

3 Sổ kế toán:

Công tác kế toán trong các doanh nghiệp thờng nhiềuvà phức tạp không chỉ thể hiện ở số lợng các phần hành màcòn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện Do vậy, cácđơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều sổ sáchkhác nhau về nhiều loại, kết cấu nội dung cũng nh phơngpháp hạch toán thành một hệ thống sổ mà trong đó các sổđợc liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạchtoán của mỗi phần hành Căn cứ vào đặc điểm, loại hìnhsản xuất kinh doanh, yêu cầu, trình độ quản lý cũng nh yêucầu về trình độ và năng lực của cán bộ kế toán Công ty đãthống nhất lựa chọn và đa ra chính sách kế toán áp dụng ởdoanh nghiệp:

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúcngày 31/12

- Đơn vị tiền tệ sử dụng là: VNĐ theo nguyên tắc giágốc phù hợp với các quy định của chế độ kế toán Việt Namdo Bộ Tài chính ban hành tại Quyết định số1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính.

- Phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷgiá hạch toán cuối kỳ Chênh lệch tỷ giá phát sinh đợc tập hợp

vào tài khoản 413 “chênh lệch tỷ giá” và cuối năm kếtchuyển vào doanh thu hoặc chi phí hoạt động tài chính.

Cuối năm, các tài sản dới dạng tiền và công nợ bằngngoại tệ đợc đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngânhàng phù hợp với thông t 38/2001/TT - BTC.

- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Sổ nhật ký chungNhật ký chung là hình thức sổ kế toán đơn giảnthích hợp với mọi đơn vị hạch toán độc lập và có nhiềuthuận lợi khi ứng dụng các phần mềm máy tính kế toántrong việc xử lý thông tin kế toán.

Trong hình thức kế toán nhật kí chung có các loại sổsách kế toán sau đợc sử dụng trong hạch toán hàng nhậpkhẩu.

- Sổ nhật kí chung

-Sổ cái các TK: 131, 133, 151, 331, 3331, 3388, 413,641.v.v

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết về TK: 131( chi tiết từngkhách hàng), 331(chi tiết từng ngời bán), 3388,.v.v

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Tính theo giáđích danh.

- Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Tính theogiá gốc

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thờngxuyên

Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh tại công ty xuất nhập khẩu ximăng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệpNguyễn Thị Phơng Mai

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chungSổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtNhật ký

đặc biệt

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Hiện nay, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán máy nên các nghiệp vụ phát sinh sẽ đợc cập nhật vào máy tính sau đó chơng trình sẽ xử lý thông tin để làm cơ sở cho việc lập báo cáo tài chính.

Các nghiệp vụ kinh tế phátsinh

Các chứng từ kế toán

Tệp số liệu chi tiết

Tệp số liệu

Lập chứng từCập nhật vào

Tổng hợp số liệu cuối

Sơ đồ: Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán trong hệthống kế toán máy

4 Vận dụng các báo cáo kế toán

Báo cáo tài chính là kết quả cuối cùng của công tác kếtoán tại công ty Báo cáo cung cấp thông tin về tình hìnhtài sản, nguồn vốn, năng lực tài chính và hiệu quả kinhdoanh cho Tổng công ty cho các nhà quản trị doanhnghiệp, cho các cơ quan chức năng, cho nhà đầu t, cho cáctổ chức cho vay công ty đã áp dụng 4 mẫu báo cáo tàichính bắt buộc dới đây:

- Bảng cân đối kế toán (Biểu số 01 - DN)

- Báo cáo kết quả kinh doanh (Biểu số 02 - DN)- Báo cáo lu chuyển tiền tệ (Biểu số 03 - DN)

- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính (Biểu số 04 - DN)Trong đó: