Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu xi măng

Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu xi măng

Lời mở đầu

Trong những năm gần đây khi mà toàn cầu hoá trở thànhxu thế chung của mọi thời đại thì bất kỳ quốc gia nào muốn cóđiều kiện phát triển đều phải tham gia vào tiến trình hộinhập Nhất là khi nền kinh tế Việt Nam chuyển từ cơ chế quanliêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng thì điều đó đã làmthay đổi lớn về cả kinh tế chính trị và xã hội Để đảm bảo ổnđịnh, phát triển và tăng trởng kinh tế thì Việt Nam cần thuhút mở rộng sự đầu t của các nớc trên thế giới Vì vậy, quan hệhợp tác đa phơng với các nớc trên thế giới đợc mở rộng, giao lubuôn bán với nớc ngoài là xu hớng chung ngày nay Hơn bao giờhết đây là thời điểm các doanh nghiệp Việt Nam cần khẳngđịnh trên trờng quốc tế, khi Việt Nam hội nhập với nền kinh tếkhu vực mậu dịch ASEAN(AFTA), Tổ chức Thơng Mại thế giới(WTO) mà trớc hết bằng con đờng ngoại giao, đẩy mạnh hoạtđộng thơng mại mà trực tiếp là hoạt động xuất nhập khẩu.

Thực tế cho thấy nền kinh tế quốc tế hoá đã và đang mởra rất nhiều cơ hội cũng nh thách thức khó khăn đối với cácDoanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung và với các Doanhnghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam nói riêng Để có thể tồn tạivà khẳng định đợc vị trí của mình trên thị trờng không chỉtrong nớc mà cả thị trờng thế giới thì đòi hỏi ở mỗi Doanhnghiệp cần phải lựa chọn và kết hợp các công cụ quản lý hữuhiệu, đa ra các chính sách phù hợp với thực trạng kinh doanh củaDoanh nghiệp, không ngừng cải tổ cơ cấu, đổi mới máy mócthiết bị nâng cao chất lợng sản phẩm, dịch vụ nhằm đáp ứngtốt nhất của ngời tiêu dùng trong và ngoài nớc Nhng một Doanhnghiệp để phát triển và mở rộng thị phần của mình cả trongnớc và trên thế giới không chỉ cần đến những nhà quản lý, kinh

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

doanh giỏi mà cần phải có một bộ máy kế toán hoàn chỉnh cókhả năng cung cấp thông tin về tình hình mua bán hàng hoávà sử dụng vốn của Doanh nghiệp một cách đầy đủ, chínhxác, kịp thời, là công cụ đắc lực giúp cho nhà quản lý đa ranhững quyết định tối u.

Nhận thức đợc tầm quan trọng cũng nh nhiệm vụ của côngtác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu và qua quá trìnhthực tập tại Công ty xuất nhập khẩu xi măng (VINACIMEX), em

đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá

nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu xi măng(VINACIMEX)”.

Nội dung chuyên đề bao gồm:

Phần I: Khái quát chung về quản lý hoạt động sản xuấtkinh doanh và công tác kế toán tại Công ty xuất nhậpkhẩu xi măng (VINACIMEX).

Phần II: Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hoá nhậpkhẩu tại Công ty VINACIMEX.

Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán luchuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty VINACIMEX.

Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Lê Kim Ngọc ngời đã

trực tiếp giúp đỡ em và các cô, chú trong Công ty xuất nhậpkhẩu xi măng đã tạo điều kiện để em có thể hoàn thànhchuyên đề thực tập tốt nghiệp.

Dù có nhiều cố gắng nhng với sự hiểu biết và trình độ còn hạnchế nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót Emmong đợc sự giúp đỡ, đóng góp và hớng dẫn của cô giáo và các

bạn để bài viết của em thêm hoànchỉnh

Phần I: khái quát chung về quản lý sản xuất kinh doanh vàcông tác kế toán tại công ty xuất nhập khẩu xi măng

I quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Tên gọi: Công ty xuất nhập khẩu xi măng

Tên giao dịch quốc tế: VINACIMEX ( Vietnam nationalCement Trading Company)

Công ty có trụ sở giao dịch tại 228 Lê Duẩn- Quận ĐốngĐa - Hà Nội

1 Quá trình hình thành:

Công ty xuất nhập khẩu xi măng tiền thân là phòng xuấtnhập khẩu của Tổng công ty xi măng Việt Nam Nhng do yêucầu ngày càng cao của việc mở rộng quan hệ với các nớc trênthế giới, do nhu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá và hiệnđại hoá trong việc áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến vàocông nghệ sản xuất xi măng và việc xây dựng thêm ngày càngnhiều nhà máy xi măng ở nớc ta, nên Đảng và Nhà nớc đã raquyết định thành lập Công ty xuất nhập khẩu xi măng dựatrên những căn cứ sau:

+ Nghị định số 59/HĐBT ngày 14/4/1988 của Hội đồngBộ trởng (nay là chính phủ) quy định về chức năng, nhiệmvụ, cơ cấu tổ chức quản lý hoạt độngkinh doanh xuất nhậpkhẩu xi măng Nghị định số 64/HĐBT ngày 10/06/1989 của Hộiđồng Bộ trởng quy định về chế độ và tổ chức quản lý hoạtđộng kinh doanh xuất nhập khẩu.

+ Công văn thoả thuận số 1367/BNgT - TCCB ngày14/03/1988 của Bộ ngoại thơng đăng ký để Tổng công ty ximăng đợc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

+ Quyết định số 692/BXD - TCCB ngày 31/11/1990 vàquyết định số 025A/BXD - TCLĐ ngày 12/2/1993 của Bộ xâydựng về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nớc theo quyếtđịnh 588/HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trởng Bộxây dựng quyết định thành lập công ty xuất nhập khẩu ximăng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam Công ty bắtđầu đi vào hoạt động từ ngày 01/01/1991.

Đầu năm 1991, khi mới thành lập Công ty xuất nhập khẩu ximăng gồm 18 cán bộ công nhân viên Những cán bộ này đợcđiều động từ các phòng của cơ quan Tổng công ty xi măngvà các cán bộ của Bộ Thơng mại chuyển về.

Công ty xuất nhập khẩu xi măng là một đơn vị kinh tếquốc doanh hach toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân vàcó con dấu riêng theo mẫu quy định Công ty có tài khoản tiềnViệt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam.

Để tạo điều kiện cho hoạt động của Công ty trên địa bàncả nớc, ngày 15/3/1991 Bộ xây dựng đã có quyết định số154/TCLĐ thành lập chi nhánh công ty Xuất nhập khẩu xi măngtại Thành phố Hồ Chí Minh Ngày 14/7/1993 đại diện công ty tạiHải phòng đợc thành lập theo quyết định sô 33/BXD - TCLĐ.Đến ngày 25/12/1997 theo quyết định số 469/XMVN - TCLĐnâng cấp thành chi nhánh tại Hải Phòng Hiện nay, công ty cóhai chi nhánh đặt tại Hải phòng (số 48 đờng Trần Phú, QuậnNgô Quyền thành phố Hải Phòng) và Thành Phố Hồ Chí Minh(số 19 Hồ Tùng Mậu, Quận 1 Thành Phố Hồ Chí Minh).

Khi thành lập công ty có tổng số vốn ngân sách cấp vàvốn tự bổ sung là : 6418000000 đ.

Trong đó: + Vốn cố định: 362.000.000 đ + Vốn lu động: 6.056.000.000 đ

Phân theo nguồn vốn:

+ Vốn ngân sách cấp: 3.151.000.000 đ + Vốn công ty tự bổ sung: 3.267.000.000 đNguồn vốn mà công ty đợc Nhà nớc cho phép huy độngthêm là: 35.000.000.000 đ

Lợi nhuận tổng cộng trong mời năm đạt trên 90 tỷ đồng,việc làm của cán bộ công nhân viên luôn luôn ổn định, từ năm1995 đến nay thu nhập bình quân đạt mức trên 1,2triệuđồng/tháng/ngời.

Công tác quản lý luôn đợc hoàn thiện theo hớng phù hợp vớiquy chế quản lý của Nhà nớc, quy chế của Tổng công ty ximăng Việt Nam nhất là trong việc quản lý tài chính và xuấtnhập khẩu Đồng thời phải đảm bảo các hợp đồng thơng mại phùhợp với thông lệ quốc tế Công ty luôn thực hiện đầy đủ và kịpthời trách nhiệm với Nhà nớc nhất là về thuế và trái phiếu doNgành, Nhà nớc huy động Công ty luôn xác định lấy công táckế toán tài chính làm trọng tâm, thờng xuyên phân tích hợpđồng kinh tế để rút ra các bài học kinh nghiệm.

2 Kết quả kinh doanh của Công ty.

Công ty xuất nhập khẩu xi măng ngày một hoàn thiện vềcơ cấu tổ chức, hoạt động ngày càng đi vào ổn định làm ăncó hiệu quả Đặc biệt trong những năm vừa qua với sự cố gắngnỗ lực của cán bộ công nhân viên đã góp phần giúp cho việcbình ổn thị trờng xi măng trong nớc và phát triển ngành ximăng ngày một tốt hơn.

Điều này thể hiện rất rõ nét qua việc công ty luôn luônhoàn thành kế hoạch và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối vớinhà nớc.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Năm 2002-2003

Phần I: Lãi (lỗ) (Đơn vị

tính: VND)

Chỉ tiêu2002NămNăm 2003

Chênh lệch

Số tiềnTỷlệ(%)

Tổngdoanh thu

trong đó:DT hàng xuất

khẩuCác khoản

giảm trừ

1Doanh thu

thuần 245.121.867.307 449.614.278.210 204.492.410.903 1832Giá vốn hàng

bán 236.369.842.883 434.125.228.542 197.755.385.659 1863Lợi nhuận gộp7.642.024.4

24 15.489.049.668 6.737.025.244 1774Chi phí bán

hàng 1.914.401.799 9.195.904.509 7.281.502.710 4805 Chi phí quản lý

doanh nghiệp 4.779.955.177 5.897.536.574 1.117.581.397 1236 Lợi nhuận thuần

từ hoạt động 2.057.667.448 395.608.585 (1.662.058.863) 19

KD7Thu nhập từ

hoạt động tàichính

00 2.004.191.844 53.989.944 102,88Chi phí hoạt

động tài chính 314.818.852 719.551.506 404.732.654 228,29Lợi nhuận từ

hoạt động tàichính

48 1.284.640.338 (350.742.710) 78,551

0nhập bất thờngCác khoản thu 1.851.443.131 1.000.610.409 (850.832.722) 541

1 Chi phí bất th-ờng 47.692.250 33.376.445 (14.315.805) 701

2 Lợi nhuận bấtthờng 1.803.750.881 967.233.964 (836.516.917) 53,61

3 Tổng lợi nhuậntrớc thuếCác khoản chiphí không tính

5 Lợi nhuận sauthuế 2.625.764.464 926.732.933 (1.699.031.529) 35,29

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Qua những số liệu trên cho ta thấy rõ tình hình hoạtđộng kinh doanh của công ty trong 2 năm gần đây Các chỉtiêu về doanh thu thuần, tổng lợi nhuận trớc thuế và lợi nhuậnsau thuế ở mức ổn định Doanh số của công ty ngày một tăngcao

Cụ thể là:

Tỷ trọng về doanh thu thuần của năm 2003 so với năm 2002tăng là:

= 183%245.121.867.

Tơng ứng là 204.492.410.900 (đ), việc tăng doanh thunày là do công ty đã biết áp dụng khoa học kỹ thuật vào quátrình sản xuất cũng nh việc mở rộng thị trờng Tuy nhiên, lợinhuận sau thuế của công ty đã giảm đáng kể cụ thể là lợinhuận năm 2003 đã giảm so với năm 2002 là 1.699.031.529 (đ)tơng ứng là 35,29% Việc giảm lợi nhuận này nguyên nhân làdo giá cả của thị trờng có nhiều biến động, cũng nh các chiphí cho hoạt động nhập khẩu của công ty ngày một tăng cao.

Nhìn chung là tình hình hoạt động sản xuất kinh doanhcủa Công ty năm 2003 là đi theo chiều hớng tơng đối tốt Mặcdù so với những năm trớc thì vẫn cha đợc cao.

 Chiến lợc phát triển của công ty trong những năm tới

Ngoài những thuận lợi căn bản của một doanh nghiệp nhànớc (nh những u đãi về vốn ngân sách cấp, đợc sự hỗ trợ củaTổng công ty ) Công ty cũng gặp không ít khó khăn do yêucầu ngày càng cao đối với hàng nhập khẩu, đòi hỏi Công tyxuất nhập khẩu xi măng phải phấn đấu đổi mới không nhữngđể đáp ứng cho nhu cầu sản xuất mà còn phải cải tiến vànâng cao chất lợng dịch vụ sau bán hàng ngoài ra các mặthàng nhập khẩu của Công ty còn chịu tác động của tỷ giá hốiđoái giữa đồng tiền Việt Nam và các đồng tiền thanh toán(thờng là đồng đô la - USD) Nếu tỷ giá giữa đồng ngoại tệ vàVNĐ biến động tăng sẽ ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động kinhdoanh hàng nhập khẩu của công ty Bên cạnh đó nguồn ngoại tệở các ngân hàng cũng hạn chế đã gây không ít khó khăn chocông ty trong việc mua ngoại tệ để trả nợ ngời bán bên nớcngoài.

Thấy đợc những thuận lợi và khó khăn đó, Công ty xuấtnhập khẩu xi măng đã đa ra những biện pháp nhằm tháo gỡ khókhăn, từng bớc cải tiến cách nghĩ cách làm, nên cơ bản đã hoànthành đợc các chỉ tiêu đề ra của năm 2003 Đồng thời đa racác định hớng phát triển tiếp theo cho công ty trong nhữngnăm tới để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Các mục tiêu cụthể nh: Phấn đấu tạo thêm việc làm đảm bảo doanh thu, lợinhuận, đảm bảo nghĩa vụ nộp ngân sách, các khoản trích nộptheo Luật định và nâng cao đời sống CBCNV; tập trung chỉđạo thực hiện đầy đủ trách nhiệm với các công trình đầu tphát triển đang triển khai nh công trình dự án xi măng HảiPhòng mới, dự án nhà máy sản xuất vỏ bao Đà Nẵng và các công

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

trình đang thực hiện các thủ tục xin phép đầu t; phối hợpchặt chẽ với các đơn vị thuộc Tổng công ty và các đơn vịkhác trong ngành xi măng để nắm rõ những đòi hỏi, nhữngyêu cầu và cụ thể là nhu cầu về mặt hàng mình cung cấp; tạouy tín vững chắc cho bạn hàng trong và ngoài nớc

II Chức năng và nhiệm vụ

Công ty xuất nhập khẩu xi măng có chức năng kinh doanhchủ yếu là: Nhập khẩu xi măng, clinker, tấm lợp và thiết bị phụtùng vật t cho ngành sản xuất xi măng.

Theo quyết định của Bộ trởng Bộ xây dựng, công ty có 7nhiệm vụ và quyền hạn chính sau:

- Thực hiện chức năng kinh tế đối ngoại của Tổng Công tyxi măng.

- Nghiên cứu điều tra tìm hiểu thị trờng trong và ngoài ớc để xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu hàng năm và dài hạnnhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất kinh doanh và tiêu thụcủa các đơn vị trong Tổng Công ty xi măng.

n Tìm hiểu xu hớng phát triển ngành xi măng của các nớctrên thế giới, khả năng hợp tác đầu t với nớc ngoài, khả năng nhậpkhẩu vật t phụ tùng thiết bị lẻ chuyên ngành và khả năng xuấtkhẩu sản phẩm ra thị trờng thế giới.

- Thu thập và phổ biến thông tin kinh tế kỹ thuật, thị ờng giá cả trên thế giới cho các đơn vị thành viên trong TổngCông ty để tiếp cận với thị tròng thế giới.

tr Chịu trách nhiệm quản lý tập trung quỹ ngoại tệ của toànTổng công ty dể thanh toán và sử dụng có hiệu quả theo kếhoạch đã đợc cấp trên phê duyệt Tuân thủ đúng các chế độchính sách về quản lý kinh tế, tài chính, xuất nhập khẩu vàcác quy chế giao dịch đối ngoại của Bộ, Nhà nớc quy định.

Đợc vay vốn tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng ViệtNam và nớc ngoài, đợc phép huy động vốn của các tổ chứckinh tế trong và ngoài nớc theo hớng dẫn chung của Nhà nớc đểphục vụ cho sản xuất kinh doanh phát triển ngành trên nguyêntắc tự chịu trách nhiệm trang trải vốn vay.

- Thực hiện các cam kết trong hợp tác quốc tế thông quahợp đồng thơng mại thờng xuyên bồi dỡng nâng cao trình độnghiệp vụ cho cán bộ nhân viên thực hiện đầy đủ các nghĩavụ đối với nhà nớc.

- Công ty thực hiện các nghiệp vụ kinh tế đối ngoại và kinhdoanh xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng đã đợc Bộ ngoạithơng nay là Bộ Thơng mại thoả thuận tại công văn số1387/HĐBT - TCCB ngày 12/5/1988.

Đợc trực tiếp quan hệ với các tổ chức kinh tế và thơngnhân nớc ngoài để ký các hợp đồng kinh tế, tiến hành các hợpđồng mua - bán, hợp tác đầu t Đợc cử cán bộ tham gia hội thảo,hội chợ, đợc trao đổi thông tin kinh tế kỹ thuật của các ngànhcông nghiệp xi măng theo các quy định tiến hành của Bộ, Nhànớc và luật Quốc tế.

III Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý củacông ty

1 Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh

Công ty Xuất nhập khẩu xi măng là công ty xuất nhập khẩuchuyên ngành xi măng với quy mô lớn, tập trung chuyên môn hoáphục vụ cho toàn ngành xi măng về công tác đầu t phát triểnngành với doanh số kim ngạch xuất nhập khẩu lớn Công ty kinhdoanh theo lĩnh vực kinh tế thơng mại về nhập khẩu chuyênngành vật t, thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ phục vụ sảnxuất xi măng; nhập khẩu xi măng, clinker thực hiện mục tiêu ổnđịnh thị trờng trong nớc trên cơ sở hạch toán đủ bù đắp chi

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

phí có lợi nhuận, bảo toàn và phát triển đợc vốn kinh doanh,thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc theo luậtđịnh.

Ngoài các mặt hoạt động phục vụ trực tiếp cho các đơnvị thành viên trong Tổng công ty xi măng Việt Nam, trongnhững năm qua công ty cũng tham gia một số công việc chocác công ty liên doanh nh: t vấn trong thơng thảo hợp đồng choCông ty xi măng Nghi sơn, tham gia thảo luận hợp đồng cungcấp thiết bị vật t cho công ty xi măng Chinfon và công ty ximăng Sao Mai, tham gia nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vịngoài ngành nh: Nhà máy vỏ bao Nam Hà, Công ty cổ phần baobì Bỉm sơn

Với chức năng hoạt động trên lĩnh vực kinh tế đối ngoạithông qua các nghiệp vụ xuất nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác,công ty đã xây dựng đợc mối quan hệ bạn hàng với trên 100công ty nớc ngoài trong đó có nhiều bạn hàng đợc xây dựngthành những mối quan hệ hợp tác lâu dài nh: Những nhà cungcấp thiết bị và dịch vụ kỹ thuật cho các dây chuyền sản xuấtxi măng: FLS (Đan Mạch), Polysius (Đức), Tecknik CLE (Pháp) ;các nhà sản xuất thiết bị chuyên dụng cho khai thác vậnchuyển nguyên liệu nh: Volvo, Atlat Copco (Thuỵ Điển),Sumitomo (Nhật Bản), CICA (Anh) ; Các nhà cung cấp clinker( nguyên liệu chính để sản xuất xi măng) nh: Indo Energy PTE(Indonexia), SGS (Thái Lan)

Công ty xuất nhập khẩu xi măng là một đơn vị trực thuộcTổng công ty xi măng Việt Nam với chức năng hoạt động trênlĩnh vực kinh tế đối ngoại thông qua nhân viên trực tiếp Làcông ty xuất nhập khẩu nhng hoạt động chủ yếu là nhập khẩu.

2 Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh.

Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là xuất nhập khẩuchuyên ngành xi măng Do đó nó sẽ tác động trực tiếp đến cácmặt hàng kinh doanh của công ty Các mặt hàng chính màcông ty tiến hành xuất nhập khẩu là: Clinker, các chủng loại ximăng, vật t, thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ cho ngành ximăng trong nớc.

+ Vật t: Giấy krat, hạt nhựa PP dùng để sản xuất vỏ bao ximăng, gạch chịu lửa, vữa chịu lửa để xây lò xi măng, thạchcao để pha cùng phụ gia và clinker thành xi măng, sợi amiăngsản xuất tấm lợp.

+ Thiết bị phụ tùng: Các loại thiết bị chuyên dùng trongdây chuyền sản xuất xi măng, các loại xe chuyên dùng nh xe ủi,xe xúc, xe tải trọng lớn và các phụ tùng thay thế trong dâychuyền sản xuất.

+ Thiết bị toàn bộ cho cả nhà máy mới công suất 1,2 đến1,4 triệu tấn/1 năm chủ yếu phục vụ cho việc đầu t và pháttriển ngành xi măng hoặc thiết bị toàn bộ để cải tạo môi tr-ờng hoặc nâng cấp công suất của các nhà máy xi măng.

Khác với các công ty xuất nhập khẩu khác, công ty Xuấtnhập khẩu xi măng chuyên nhập khẩu thiết bị vật t phục vụ sảnxuất trong ngành Vì vậy từ đầu năm công ty luôn nắm bắtđựơc nhu cầu về thiết bị vật t toàn bộ cho các đơn vị thànhviên.

Cần lu ý rằng: Do công ty áp dụng hai phơng thức nhậpkhẩu là: nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác, nên các mặthàng nhập khẩu chính tạo nên doanh thu kinh doanh của côngty là mặt hàng: clinker, gạch chịu lửa, hạt nhựa PP , còn đốivới doanh thu từ hoạt động uỷ thác thì công ty chủ yếu nhậpkhẩu các thiết bị phụ tùng lẻ, đơn chiếc và dây chuyền đồngbộ cho các nhà máy xi măng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

3 Thị trờng kinh doanh.

Với chức năng nhập khẩu thiết bị phụ tùng, vật t, clinkerphục vụ cho dây chuyền sản xuất xi măng trong nớc và nhậpkhẩu xi măng nhằm ổn định thị trờng Do đó thị trờng tiêuthụ hàng nhập khẩu của công ty là những đơn vị trong ngànhsản xuất xi măng nh: Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty baobì Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hà Tiên, Công ty xi măng NghiSơn, Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty xi măng Bút sơn công ty xuất nhập khẩu xi măng thực hiện bán hàng tại cáccảng, kho đầu mối của các nhà máy xi măng trong ngành Côngty ngày càng tạo dựng đợc uy tín về chất lợng cũng nh giá cảcủa các mặt hàng nhập khẩu trực tiếp, uỷ thác đối với các côngty xi măng trong toàn quốc.

Về xuất khẩu, với xu hớng hội nhập ASEAN, hiện tại Tổngcông ty xi măngViệt Nam đã bắt đầu nghiên cứu đến thị tr-ờng tiềm năng để tiến tới xuất khẩu xi măng và Công ty xuấtnhập khẩu xi măng sẽ là đầu mối trong việc xúc tiến thơng mạivà tiến hành xuất khẩu uỷ thác mặt hàng này.

IV Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại công tyxuất nhập khẩu xi măng

1 Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý.

Công ty xuất nhập khẩu xi măng VINACIMEX là đơn vị trựcthuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam (VNCC) trong số 17 đơnvị trực thuộc Tổng công ty nh: Công ty xi măng Hải Phòng,Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bút Sơn, Công tyxi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty xi măngHải Vân, Công ty xi măng Hà Tiên Cho nên hoạt động kinhdoanh hàng nhập khẩu của công ty cũng theo sự chỉ đạo, hớngdẫn, điều hành của Tổng công ty xi măng Công ty hàng nămthực hiện nhập khẩu clinker, xi măng, vật t, thiết bị phụ tùng

theo các chỉ tiêu kế hoạch mà Tổng công ty xi măng Việt Namgiao cho.

VINACIMEX là một công ty tuy mới thành lập không lâu ng đã thực hiện đợc các quy chế về tổ chức quản lý điềuhành sản xuất kinh doanh về mọi mặt đợc quán triệt theo chếđộ quản lý và pháp luật của Nhà nớc hiện hành Căn cứ vào:

nh-+ Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công tác xuất nhậpkhẩu xi măng.

+ Phơng án tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.+ Các yêu cầu quản lý của nhà nớc.

Hiện nay công ty có trên 65 cán bộ công nhân viên có đầyđủ các ngành nghề chuyên môn, nhân viên đợc bố trí tại vănphòng công ty gồm 5 phòng và 2 chi nhánh:

- Phòng tổng hợp

- Phòng kế toán tài chính- Phòng thiết bị phụ tùng- Phòng vật t

- Phòng dự án

- Chi nhánh công ty xuất nhập khẩu xi măng tại Hải Phòng- Chi nhánh công ty xuất nhập khẩu xi măng tại Thành phốHồ Chí Minh

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Chuyên đề thực tập tốt nghiệpNguyễn Thị Phơng Mai

Giám đốc

Phó giám đốc 2Phòng

kế toán

tài Phòng

tổng hợpPhòng

thiết bị phụ

Phòng vật t

xi măng

Phòng

dự án nhánh Chi tại Hải Phòng

Chi nhánh

tại TPHC

Trong đó:

- Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của công tyđiều hành hoạt động kinh doanh của công ty theo chế độ mộtthủ trởng và chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc Tổng côngty xi măng Việt Nam và Hội Đồng Quản Trị Tổng công ty ximăng Việt Nam về việc điều hành hoạt động của Công ty theoquy định của cấp trên và luật pháp hiện hành của Nhà nớc.Chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các mặt chính sau: Côngtác tổ chức cán bộ, công tác kế toán thống kê tài chính, côngtác kế hoạch, công tác lao động tiền lơng, công tác đầu t pháttriển công ty và các công tác nghiệp vụ khác theo chức năngnhiệm vụ của công ty

- Hai phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực công tác phâncông và giúp giám đốc trong công tác quản lý.

+ Phó giám đốc 1 giúp giám đốc chỉ đạo các mặt côngtác sau:

Công tác xuất nhập khẩu cuả phòng Xi măng - Clinker,phòng thiết bị - phụ tùng ( trừ thiết bị toàn bộ)

Phó giámđốc 1

Công tác hành chính, quản trị, đoàn thể và thi đua khenthởng

Chỉ đạo việc giao nhận hàng hoá của các chi nhánh

+ Phó giám đốc 2 giúp Giám đốc chỉ đạo các mặt côngtác sau:

Công tác nhập khẩu thiết bị toàn bộ

Công tác đào tạo, kỷ luật, an toàn lao động

Chỉ đạo việc giao nhận hàng hoá của các chi nhánh

- Phòng Tổng hợp : với chức năng Kế hoạch, Tổ chức

hành chính , phòng làm kế hoạch cho các kỳ, các năm, tham giatheo dõi thực hiện kế hoạch đề xuất và t vân cho Giám đốccông ty trong quá trình thực hiện kế hoạch hoạt động kinhdoanh trong kỳ, chịu trách nhiệm trợ giúp Giám đốc công tylàm công việc quản lý tổ chức hành chính của công ty Phòngtổng hợp gồm có 10 ngời, với cơ cấu gồm 1 trởng phòng phụtrách chung , 1 phó phòng trợ giúp công việc cho trởng phòng vàcác nhân viên

- Phòng Kế toán tài chính : là một trong những phòng

ban quan trọng nhất, với chức năng thực hiện công tác hạch toánkế toán, tổ chức bộ máy quản lý tài chính của công ty :

Thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt độngkinh doanh của công ty, trợ giúp Giám đốc công ty tổ chức côngtác thông tin kế toán tài chính , phân tích hoạt động kinh tếtài chính Thực hiện các báo kế toán tài chính theo qui địnhcủa nhà nớc và các báo cáo quản trị đợc giao Hớng dẫn chỉ đạovà kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ chếđộ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lýkinh tế tài chính.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Phòng Kế toán tài chính có 8 ngời, với cơ cấu tổ chức gồm1 Kế toán trởng, 1 phó phòng kế toán tài chính và các nhânviên chuyên quản các phần việc đợc giao

- Phòng Xi măng - Clinker : với nhiệm vụ chính là nhập

clinker và xi măng đáp ứng cho nhu cầu clinker cho sản xuất ximăng nhằm bình ổn thị trờng xi măng trong nớc , nhập khẩu ximăng để tạo sự ổn định giá cả thị trờng xi măng trong nớc khicó yêu cầu, chống lại những cơn sốt xi măng ở trong nớc gópphần giúp Tổng công ty xi măng Việt Nam thực hiện tốt nhiệmvụ của Chính phủ giao cho Phòng xi măng - clinker t vấn choGiám đốc công ty trong công tác xuất nhập xi măng - clinker,tìm nguồn hàng từ nớc ngoài, tiến hành thơng thảo và làm cácthủ tục nhập hàng cho các nhà máy theo chỉ đạo của Tổngcông ty, tiến hành thơng thảo với các nhà máy với số lợng thờigian nhập hàng, hoàn thiện các thủ tục giao hàng, hồ sơ, hoáđơn chứng từ giao hàng cho các nhà máy trong Tổng công ty.

Phòng có 6 ngời với cơ cấu tổ chức gồm 1 trởng phòng, 1phó phòng và các chuyên viêc thực hiện theo dõi và nhập khẩutheo các đơn đặt hàng cho từng công ty xi măng đợc phâncông cụ thể.

- Phòng Thiết bị phụ tùng : Với chức năng nhiệm vụ

nhập khẩu các thiết bị phụ tùng theo dây chuyền và các thiếtbị phụ tùng đơn chiếc cho các nhà máy xi măng trong Tổngcông ty

Thực hiện nhiệm vụ t vấn cho các đơn vị về các thiết bịcần nhập , tham gia đàm phán các hợp đồng ủy thác mà côngty ký với các công ty về khẩu nhập khẩu các thiết bị phụ tùngtheo dây chuyền cũng nh các thiết bị phụ tùng đơn chiếc củangành xi măng

Tìm nguồn hàng từ nớc ngoài, tiến hành thơng thảo đàmphán để ký kết các hợp đồng thơng mại với các hãng nớc ngoài,tiến hành theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, làm các thủtục nhập hàng , hoàn thiện các thủ tục giao hàng, hồ sơ, hoáđơn chứng từ giao hàng cho các công ty.

T vấn cho các công ty lập kế hoạch nhập các thiết bị phụtùng lẻ theo nhu cầu của các công ty.

Phòng có 6 ngời với cơ cấu tổ chức gồm 1 trởng phòng, 1phó phòng và các chuyên viêc thực hiện theo dõi và nhập khẩutheo các đơn đặt hàng cho từng công ty xi măng đợc phâncông cụ thể.

- Phòng Dự án : Đây là một phòng ban mới đợc thành lập

do tính chất và yêu cầu của công ty Phòng có nhiệm vụ thamgia lập dự án, nhập khẩu các dây chuyền thiết bị toàn bộ chocác dự án nhà máy xi măng, tham gia thơng thảo các hợp đồngthơng mại cũng nh t vấn cho các chủ đầu t khi mua sắm trongcác dự án mới của Tổng công ty xi măng Việt nam Tham giacông tác chấm xét thầu các dự án nhà máy xi măng mới củaTổng công ty T vấn trợ giúp cho Giám đốc coong ty trong côngtác đợc giao

Phòng có 7 ngời với cơ cấu tổ chức gồm 1 trởng phòng, 1phó phòng và các chuyên viêc thực hiện theo dõi theo từng dựán đợc phân công

Bên cạnh các phòng ban chức năng ở trên , công ty cònthành lập có 2 chi nhánh:

- Chi nhánh công ty xuất nhập khẩu xi măng tại TP Hồ ChíMinh : là đơn vị trực thuộc Công ty xuất nhập khẩu xi măng,chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/04/1991 theo quyếtđịnh số 154/BXD - BTLĐ, trụ sở của công ty đặt tại 19 Hồ TùngMậu, Quận 1 Tp Hồ Chí Minh, chi nhánh này đợc sử dụng con

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

dấu riêng theo quy định và đợc mở tài khoản riêng tại ngânhàng và tài khoản chuyên thu ngoại tệ để hoạt động :

Chức năng của chi nhánh là thực hiện các thủ tục nhập xuấthàng tại khu vực phía nam, tham gia theo dõi lợng hàng nhậpcho các đơn vị trong Tổng công ty ở khu vực phía nam, thaymặt công ty sử lý các phát sinh trong quá trình thực hiện cáchợp đồng này với các đơn vị

- Chi nhánh của công ty xuất nhập khẩu xi măng tại HảiPhòng : Đợc thành lập theo quyết định số 333/BXD - TCLĐ, trụsở của công ty đặt tại 48 đờng Trần Phú, Quận Ngô Quyền , TPHải Phòng và cũng đợc sử dụng con dấu riêng theo quy định vàđợc mở tài khoản riêng tại ngân hàng.

Chức năng của chi nhánh là thực hiện các thủ tục nhập xuấthàng tại khu vực phía bắc, tham gia theo dõi lợng hàng nhậpcho các đơn vị trong Tổng công ty ở khu vực phía bắc, thaymặt công ty sử lý các phát sinh trong quá trình thực nhập xuấthàng tại cảng Hải phòng

Theo điều lệ hoạt động của công ty và chức năng nhiêmvụ đợc giao, hai chi nhánh có chức năng nhiệm vụ sau:

+ Khi có giấy báo hàng và giấy phép nhập khẩu của lôhàng, chi nhánh cần liên hệ với các cơ quan chức năng để làmthu tục nhập khẩu, kiểm tra hàng hoá và thủ tục nhận hàng.

+ Phối hợp với khách hàng để bố trí phơng tiện bốc dỡ, vậnchuyển làm thủ tục giao nhận hàng.

+ Tổ chức điều hành khâu bốc dỡ để đảm bảo hàng bốcdỡ nhanh chóng, thuận tiện, an toàn và theo đúng hợp đồngquy định Trờng hợp có tổn thất xảy ra trong quá trình vậnchuyển bốc dỡ, chi nhánh thay mặt công ty lập biên bản với cácbên liên quan để làm hồ sơ khiếu nại.

Cơ cấu bộ máy quản lý công ty đợc tổ chức theo mô hìnhtrực tuyến Đặc điểm của cơ cấu này là mối quan hệ giữa cácthành viên đợc thực hiện theo đờng thẳng Ngời thừa hành chỉghi nhận và thi hành mệnh lệnh của ngời phụ trách cấp trêntrực tiếp Ngời phụ trách chịu trách nhiệm về kết quả côngviệc của những ngời dới quyền mình.

2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công tyxuất nhập khẩu xi măng.

Do đặc thù của công ty xuất nhập khẩu xi măng là nhập khẩuvật t, thiết bị, phụ tùng phục vụ cho ngành sản xuất xi măngtrong nớc Mặc dù là công ty xuất nhập khẩu nhng hoạt độngchủ yếu của công ty là nhập khẩu Công ty tiến hành cả hai ph-ơng thức nhập khẩu là: Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷthác.

2.1 Hoạt động nhập khẩu trực tiếp:

Việc nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng kinh doanh củacông ty chủ yếu dựa vào nhu cầu của các đơn vị sản xuất ximăng trong Tổng công ty xi măng Việt Nam, thực chất là việcmua và bán lại cho các nhà máy Công ty bắt đầu nghiệp vụnhập khẩu trực tiếp khi biết mình trúng thầu Sau đó công tysẽ ký hợp đồng với đơn vị cần nhập khẩu và bắt đầu xúc tiếnviệc thực hiện hợp đồng.

Trình tự nhập khẩu trực tiếp nh sau:

- Khi công ty bạn cần nhập khẩu một mặt hàng nào với sốlợng bao nhiêu trong năm, thời gian giao hàng nh thế nào côngty sẽ mở một đợt thầu với nhà cung cấp nớc ngoài, rồi từ đó chọnra một nhà cung cấp thích hợp Nhà cung cấp này sẽ gửi chocông ty xuất nhập khẩu xi măng một bản hợp đồng ngoại thơng(contract) trong đó bao gồm các điều khoản thanh toán, địađiểm giao hàng và chi tiết mặt hàng công ty cần.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Trong trờng hợp công ty và đối tác xuất khẩu có mối quanhệ bạn hàng lâu dài thì sau khi ký kết hợp đồng thơng mại cógiá trị trong thời hạn 1 năm, nhng hết thời hạn hợp đồng hai bênvẫn muốn tiếp tục buôn bán với nhau thì chỉ ký thêm phụ lục( Annex 01, Annex 02 )

- Nhận đợc bản hợp đồng ngoại, phòng nghiệp vụ kế toánsẽ lên phơng án giá cho mặt hàng cần nhập khẩu Trong đó baogồm trọn gói các chi phí về đến cảng nhận hàng bên ngời muabằng nội tệ, cả bằng ngoại tệ Sau đó in thành một bảng tínhgiá thành hoàn chỉnh chuyển cho phòng nghiệp vụ đi bỏ thầu.Nếu đơn vị bạn thấy giá cả của công ty phải chăng và hànghoá đạt chất lợng cao thì sẽ ký mua lô hàng này Lúc đó công tytiến hành nhập khẩu.

Phòng nghiệp vụ vật t xi măng làm đơn xin mở L/C cùng vớicam kết thanh toán với ngân hàng chuyển cho phòng kế toántài chính để giao dịch với ngân hàng (thờng là ngân hàngngoại thơng), thủ tục phí đợc tiến hành nh sau:

+ Trớc khi mở L/C cần cân đối nguồn vốn hiện có trên cơsở xác định nguồn vốn của công ty có đủ khả năng thanh toánhàng nhập khẩu hay không?

+ Sau đó công ty tiến hành chuyển tiền của mình vàotài khoản ký quỹ tại ngân hàng ngoại thơng Nếu công ty khôngcó đủ ngoại tệ thì cần vay ngắn hạn ngân hàng để thanhtoán Số tiền ký quỹ do ngân hàng quy định tuỳ theo mốiquan hệ và độ tin cậy lẫn nhau giữa doanh nghiệp và ngânhàng mà ngân hàng quy định tỉ lệ ký quỹ dao động từ 10%tới 50% giá trị lô hàng.

+ Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C, xem xét tìnhhình tài chính của công ty nếu thấy không có gì bất hợp lýthì ngân hàng tiến hành mở L/C.

+ Ngân hàng gửi cho bên bán thông qua ngân hàng củahọ (ngân hàng thông báo) một bản L/C và gửi cho công ty mộtbản Hai bên tiến hành kiểm tra xem xét nếu thấy sai xót thìsẽ báo cho ngân hàng biết và cùng thoả thuận sửa đổi.

+ Nếu hai bên chấp nhận mọi điều khoản trong L/C thìbên bán sẽ gửi cho công ty một bản chứng từ trớc khi tiến hànhgiao hàng, thông thờng bộ chứng từ bao gồm:

 Hoá đơn thơng mại (Comercial Invoice) Vận đơn (Bill of Lading)

 Giấy chứng nhận bảo hiểm ( Certifycate of insurance) nếulà nhập khẩu theo giá CIF

 Giấy chứng nhận phẩm chất (Certifycate of quality) Giấy chứng nhận xuất sứ (C/O: Certifycate of oirigin) Phiếu đóng gói (Packing list)

Bộ chứng từ này đợc quy định rõ về số lợng, chủng loạitrong L/C khi công ty chấp nhận bộ chứng từ thanh toán do bênxuất khẩu gửi qua ngân hàng ngoại thơng và báo cho ngânhàng thì ngân hàng sẽ tự động trích từ tài khoản tiền gửi củacông ty tại ngân hàng để thanh toán cho ngời bán (bên xuấtkhẩu).

Trên đây là trờng hợp công ty thanh toán cho bên xuấtkhẩu bằng phơng thức L/C, nếu giữa công ty và ngời bán đã cóquá trình hợp tác lâu dài hiểu biết lẫn nhau thì thờng áp dụngphơng thức thanh toán TTR (điện chuyển tiền) mà không cầnmở L/C.

- Chi phí nhận hàng nhập khẩu:

+ Khi nhận đợc thông báo hàng đã về cảng, cán bộ tại cácchi nhành ở Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp ra

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

nhận hàng Trớc khi ra nhận hàng, ngời đại diện nhận hàng sẽmang bộ chứng từ do bên bán gửi đến (thông thờng chỉ cầnmang vận đơn_Bill of lading, phiếu đóng gói_Packing list vàgiấy chứng nhận xuất sứ_C/O)

+ Khi đến cảng hay sân bay nhận hàng cán bộ đợc cửnhận hàng sẽ xuất trình vận đơn và phiếu đóng gói cho ngờichuyên chở đến dỡ hàng Đồng thời cán bộ nhận hàng làm thủtục giám định hàng hoá và các thủ tục hải quan cần thiết.

+ Đối với hàng thiếu hụt sai quy cách, công ty phát hiện sẽcó FAX giao dịch với bên bán và hai bên thống nhất giải quyếttrong trờng hợp này Sau đó hàng sẽ đợc giao cho khách hàngngay tại cảng hay chuyển về tận kho của ngời mua.

- Trình tự giao hàng nhập khẩu cho khách hàng:

ở công ty xuất nhập khẩu xi măng tiến hành giao thẳngcho khách hàng không qua kho, cán bộ giao hàng sẽ lập biên bảnbàn giao vật t, thiết bị đợc lập bởi các bên liên quan nh : bêngiao hàng ; công ty VINACIMEX; bên nhận hàng: tên công ty ngờimua; các bên hữu quan tham gia: giám định VINACOTROL HảiPhòng, giám định công ty bảo hiểm Hải Phòng, hải quan Cùngvới chữ ký của ngời giao hàng, ngời nhận hàng và thủ trởngđơn vị giao hàng tại chi nhánh Hải Phòng Đồng thời công ty lậphoá đơn GTGT gồm 3 liên:

+ Liên 1 (liên đen): để lu lại phòng kế toán+ Liên 2 (liên đỏ ): giao cho khách hàng+ Liên 3 (liên xanh): dùng để thanh toán

- Trình tự hạch toán các khoản thuế phải nộp liên quanđến hàng nhập khẩu:

+ Sau khi nhận đợc thông báo thuế, biên lai thu lệ phí Hảiquan công ty cần xác định số tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT

của hàng nhập khẩu phải nộp để thanh toán cho nhà nớc Thờihạn thanh toán các thông báo thuế này không quá 30 ngày Nếuquá thời hạn quy định công ty không nộp thuế, phụ thu sẽ bịphạt do chậm nộp; tiền phạt bằng 1% số thuế.

+ Căn cứ vào thông báo thuế, kế toán viết giấy uỷ nhiệmchi hoặc sử dụng séc chuyển khoản để nhờ ngân hàng thanhtoán thuế.

+ Sau khi ngân hàng trả hộ tiền thuế, căn cứ vảo uỷnhiệm chi công ty sẽ nhận đợc sổ phụ thu ngân hàng (giấy báonợ) và biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu.Đồng thời kết thúc nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp.

Nh vậy các chứng từ công ty sử dụng nhập khẩu bao gồm: Hợp đồng nội

 Hợp đồng ngoại thơng

 Sổ phụ ngân hàng ký quỹ mở L/C Chứng từ mua bảo hiểm hàng hoá. Tờ khi hàng hoá nhập khẩu

 Biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng Nhập khẩu Biên lai thu lệ phí hải quan

 Biên bản bàn giao vật t, thiết bị

 Chứng từ thanh toán phí giám định, kiểm tra chất lợng Chứng từ bốc xếp, giao nhận vận chuyển

2.2 Hoạt động nhập khẩu uỷ thác.

Là một công ty chuyên nhập khẩu các thiết bị phụ tùng,vật t đặc thù cho ngành sản xuất xi măng trong nớc nên ngay từđầu năm công ty đã ký kết hợp dồng nội (hợp đồng uỷ thác) vớicác đơn vị thành viên Ngay sau khi ký xong hợp đồng uỷ thácnhập khẩu, công ty tiến hành việc nhập khẩu cho ngời muatrong thời gian hiệu lực của hợp đồng (thờng ngời mua của công

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

ty cả bằng phơng thức nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷthác là công ty xi măng Hoàng Thạch)

Về cơ bản các bớc tiến hành nhập khẩu uỷ thác cũng giốngnh nhập khẩu trực tiếp, chỉ khác là công ty xuất nhập khẩu ximăng sẽ tiến hành nhập khẩu các mặt hàng với danh nghĩa củamình nhng bằng chi phí của bên giao uỷ thác Mỗi chi phí phátsinh trong quá trình nhập khẩu hàng sẽ đợc công ty trực tiếpthanh toán hộ bên uỷ thác ( căn cứ vào các điều khoản trong hợpđồng uỷ thác quy định) Sau khi nhập khẩu hàng về đã đợcbên mua (bên giao uỷ thác) chấp nhận căn cứ vào biên bản bàngiao vật t, thiết bị công ty phát hành hóa đơn tiền hàng vàhoá đơn GTGT ghi nhận phí uỷ thác nhập khẩu lô hàng Đơn vịgiao uỷ thác phải có nghĩa vụ trả tiền hàng cho công ty Đồngthời bên giao uỷ thác phải trả thêm một khoản phí uỷ thác gọi làhoa hồng uỷ thác (thờng là 0,9% giá trị lô hàng).

Để đảm bảo quyền lợi của công ty trong quá trình nhậpkhẩu uỷ thác, thông thờng bên giao uỷ thác phải ứng trớc tiềnhàng cho lô hàng nhập khẩu (tỷ lệ % tiền tạm ứng đợc quyđịnh rõ trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu thờng từ 20% đến50% giá trị lô hàng) Các chứng từ liên quan sẽ đợc trao đủ khibên uỷ thác thanh toán đủ tiền hàng Kết thúc hợp đồng, haibên tiến hành quyết toán và thanh lý hợp đồng.

Nh vậy, đối với trờng hợp nhập khẩu uỷ thác, các chứng từsử dụng là:

 Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Hợp đồng thơng mại

 Tờ khai hàng hoá nhập khẩu Hoá đơn GTGT

Biên lai thuế xuất khẩu, nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu

Để hiểu một cách khái quát về thủ tục nhập khẩu tại côngty xuất nhập khẩu xi măng ta có thể biểu diễn qua sơ đồ sau:

V đặc điểm Tổ chức bộ máy kế toán.

1 Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty.

Mô hình tổ chức công tác kế toán ở công ty xuất nhập khẩu xi măng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Kế toán tr ởng

PP Kế toán

Kế toán thanh

toán tiền VN

Kế toán thanh

toán ngoại

Kế toán công nợ

Kế toán

TSCĐ Kế toán tiền l ơng

Thủ quỹKế toán

TổnghợpKiểm tra hàng hoá

(giám định Vinacontrol)

Kí kết hợp đồng nhập

Mở L/C Mua bảo hiểm hàng

hóaGiao hàng cho

đơn vị nhận hàng

Khiếu nại về hàng hoá (nếu

Nhận hàng

Làm thủ tục thanh toán

Làm thủ tục hải quan

2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm ngànhnghề kinh doanh nên công ty tổ chức mô hình kế toán theohình thức tập trung Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụphản ánh, giám sát chặt chẽ tình hình kinh doanh Tổ chức,thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ công tácquản lý Kế toán công ty có nhiệm vụ theo dõi hạch toán riêngcủa công ty và 2 chi nhánh tại Hải Phòng và thành phố Hồ ChíMinh để lên báo cáo quyết toán toàn công ty, cung cấp số liệuđáng tin cậy để giám đốc điều hành ra quyết định đúngđắn.

Để thực hiện tốt chức năng của mình, phòng kế toán tàichính đợc tổ chức hợp lý với 8 kế toán, mỗi kế toán có nhiệm vụkhác nhau đợc phân công cụ thể nh sau:

- Kế toán trởng công ty: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kếtoán của công ty đảm bảo gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả.Đồng thời là ngời giúp Giám đốc công ty tổ chức và chỉ đạotoàn bộ công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế và tổ chứchoạt động kinh tế trong doanh nghiệp, kiểm tra việc chấphành chế độ kế toán tài chính , việc chấp hành chế độ quảnlý kinh tế và pháp luật nhà nớc.

- Phó phòng kế toán : Là ngời thay mặt sử lý công việctrong phòng khi kế toán trởng đi vắng, và giúp Kế toán trởngcông ty tham gia quản lý phòng và phụ trách mang công việcđợc phân công

- Kế toán tổng hợp: là ngời tổng hợp các nghiệp vụ kinhdoanh và chi phí cho quá trình kinh doanh, xác định kết quảlãi lỗ của công ty và lên bảng cân đối kế toán.

- Kế toán thanh toán tiền Việt Nam: Phụ trách việc thanhtoán tiền Việt nam Có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ kinhtế phát sinh làm biến dộng lợng tiền mặt của công ty và cácquan hệ thanh toán với các đơn vị trong nớc, lập các báo cáoquản trị

- Kế toán thanh toán ngoại tệ: Phụ trách việc thu, chi ngoạitệ là ngời kiểm tra và ghi chép tình hình xuất nhập khẩu củacông ty đối với các đơn vị nớc ngoài, các quá trình thanh toánngoại tệ giữa hai bên và quan hệ với các ngân hàng, lập các báocáo quản trị.

- Kế toán công nợ: Là ngời giám sát việc thanh toán củacông ty với ngời cung cấp và tình hình thanh toán của công tyvới các đơn vị khác Mở L/C lập hoá đơn bán hàng, quyết toán,lập các báo cáo quản trị.

- Kế toán TSCĐ: là ngời ghi chép theo dõi phán ánh tìnhhình tăng giảm TSCĐ, tình hình khấu hao của TSCĐ tìnhhình sửa chữa lớn, sửa chữa thờng xuyên cúa TSCĐ trong đơnvị, lập các báo cáo quản trị về TSCĐ

- Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ theo dõi thanh toán lơng,bảo hiểm, tạm ứng cho công nhân viên, lập các báo cáo quản trịvề tiền lơng và BHXH, tập hợp hồ sơ quyết toán về tiền lơngvà BHXH.

- Thủ quỹ: Là ngời ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụ liênquan đến thu chi tiền mặt và ngoại tệ

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Cán bộ trong phòng kế toán của công ty xuất nhập khẩu ximăng đều đợc tập huấn theo chế độ kế toán mới, nắm chắcmọi chế độ quản lý kế toán của Nhà nớc.

VI tình hình vận dụng chế độ kế toán tại công ty

1 Chứng từ kế toán

Công ty sử dụng hệ thống chứng từ đúng với chế độchứng từ kế toán của Bộ tài chính quy định.

Danh mục chứng từ kế toán

chứng từ

1 Bảng chấm công 01 - TĐTL2 Bảng thanh toán tiền lơng 02 - TĐTL3 Phiếu nghỉ hởng BHXH 03 - TĐTL4 Bảng thanh toán BHXH 04 - TĐTL5 Bảng thanh toán tiền thởng 05 - TĐTL

6 Hoá đơn bán hàng 01a - BH7 Hoá đơn bán hàng 01b - BH8 Hoá đơn dịch vụ 04 - BH9 Hoá đơn giám định hàng

10 Hoá đơn cảng phí 06 - BH11 Hoá đơn tiền điện 07 - BH12 Hoá đơn tiền nớc 08 - BH

13 Hoá đơn thu phí bảo hiểm 011 - BH14 Phiếu mua hàng 013 - BH

15 Phiếu thu 01 - TT16 Phiếu chi 02 - TT17 Giấy đề nghị tạm ứng 03 - TT18 Giấy đề nghị thanh toán

tạm ứng 04 - TT19 Biên lai thu tiền 05 - TT20 Bảng kiểm kê quỹ 07a - TT21 Bảng kiểm kê quỹ 07b - TT

22 Biên bản giao nhận TSCĐ 01 - TSCĐ23 Thẻ TSCĐ 02 - TSCĐ24 Biên bản thanh lý TSCĐ 03 - TSCĐ25 Biên bản giao nhận TSCĐ

sữa chữa lớn hoàn thành 04 - TSCĐ26 Biên bản đánh giá TSCĐ 05 - TSCĐ

2 Tài khoản kế toán.

Hệ thống tài khoản kế toán cung cấp các thông tin về quátrình tái sản xuất, kết quả của quá trình kinh doanh, cung cấpnhững nội dung cần thiết cho quản lý của Nhà nớc nh: hệ thốngcác khoản phải nộp ngân sách nhà nớc, về giá cả, các chínhsách về tài chính tín dụng của doanh ngiệp

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Công ty xuất nhập khẩu xi măng tổ chức mô hình hạchtoán tập trung tại công ty theo chế độ kế toán Công ty sửdụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp banhành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 , chếđộ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết địnhsố 167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính

Nhằm phục vụ yêu cầu quản lý và phù hợp với đặc điểmkinh doanh của đơn vị, Công ty xuất nhập khẩu xi măng đãđăng ký với Bộ tài chính hệ thống tài khoản chi tiết để theodõi cụ thể từng đối tợng Số lợng tài khoản đang đợc sử dụng tạicông ty là 774 tài khoản kế toán Ví dụ nh:

TK 131: phải thu của khách hàng

TK13111: Phải thu của công ty xi măng Hoàng thạch ITK13112: Phải thu của BQL công trình xi măng Hoàng Thạch II

TK13113: Phải thu của công ty xi măng Hải Phòng

TK13119: Phải thu của công ty tấm lợp vật liệu xây dựng Đồng Nai

TK511: Doanh thu bán hàng

TK5111: Doanh thu bán hàng hoá

TK51111: Kinh doanh hàng trong nớcTK51112: Kinh doanh hàng nhập khẩuTK51113: Kinh doanh hàng xuất khẩuTK5112: Doanh thu bán các thành phẩm

TK51121: Xi măngTK51122: ClinkerTK51123: Tấm lợp

TK51124: Sản phẩm khác

TK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụTK51131: Dịch vụ vận tải

TK51132: Nhận đại lý bán hàng ký gửiTK51133: Dịch vụ t vấn

Các tài khoản cấp 1 và cấp 2 đều đợc công ty sử dụngtheo đúng quy định của Bộ tài chính Các tài khoản cấp 3 vàcấp 4 đợc lập ra phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết của công ty vàđợc Tổng công ty chấp thuận.

3 Sổ kế toán:

Công tác kế toán trong các doanh nghiệp thờng nhiều vàphức tạp không chỉ thể hiện ở số lợng các phần hành mà còn ởmỗi phần hành kế toán cần thực hiện Do vậy, các đơn vịhạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều sổ sách khác nhau vềnhiều loại, kết cấu nội dung cũng nh phơng pháp hạch toánthành một hệ thống sổ mà trong đó các sổ đợc liên hệ với

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phầnhành Căn cứ vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh,yêu cầu, trình độ quản lý cũng nh yêu cầu về trình độ vànăng lực của cán bộ kế toán Công ty đã thống nhất lựa chọn vàđa ra chính sách kế toán áp dụng ở doanh nghiệp:

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúcngày 31/12

- Đơn vị tiền tệ sử dụng là: VNĐ theo nguyên tắc giá gốcphù hợp với các quy định của chế độ kế toán Việt Nam do BộTài chính ban hành tại Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày01/11/1995 của Bộ Tài chính.

- Phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giáhạch toán cuối kỳ Chênh lệch tỷ giá phát sinh đợc tập hợp vàotài khoản 413 “chênh lệch tỷ giá” và cuối năm kết chuyển vàodoanh thu hoặc chi phí hoạt động tài chính.

Cuối năm, các tài sản dới dạng tiền và công nợ bằng ngoại tệđợc đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng phù hợpvới thông t 38/2001/TT - BTC.

- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Sổ nhật ký chung

Nhật ký chung là hình thức sổ kế toán đơn giản thíchhợp với mọi đơn vị hạch toán độc lập và có nhiều thuận lợi khiứng dụng các phần mềm máy tính kế toán trong việc xử lýthông tin kế toán.

Trong hình thức kế toán nhật kí chung có các loại sổ sáchkế toán sau đợc sử dụng trong hạch toán hàng nhập khẩu.

- Sổ nhật kí chung

-Sổ cái các TK: 131, 133, 151, 331, 3331, 3388, 413,641.v.v

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết về TK: 131( chi tiết từng kháchhàng), 331(chi tiết từng ngời bán), 3388,.v.v

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Tính theo giá đíchdanh.

- Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Tính theo giágốc

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên

Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh tại công ty xuất nhập khẩu ximăng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chungSổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtNhật ký

đặc biệt

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Hiện nay, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán máy nên các nghiệp vụ phát sinh sẽ đợc cập nhật vào máy tính sau đó chơng trình sẽ xử lý thông tin để làm cơ sở cho việc lập báo cáo tài chính.

Các nghiệp vụ kinh tế phátsinh

Các chứng từ kế toánTệp số liệu chi tiết

Tệp số liệutổng hợp tháng

Lập chứng từCập nhật vào

Tổng hợp số liệu cuối

Sơ đồ: Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán trong hệthống kế toán máy

4 Báo cáo kế toán

Báo cáo tài chính là kết quả cuối cùng của công tác kế toántại công ty Báo cáo cung cấp thông tin về tình hình tài sản,nguồn vốn, năng lực tài chính và hiệu quả kinh doanh choTổng công ty cho các nhà quản trị doanh nghiệp, cho các cơquan chức năng, cho nhà đầu t, cho các tổ chức cho vay côngty đã áp dụng 4 mẫu báo cáo tài chính bắt buộc dới đây:

- Bảng cân đối kế toán (Biểu số 01 - DN)

- Báo cáo kết quả kinh doanh (Biểu số 02 - DN)- Báo cáo lu chuyển tiền tệ (Biểu số 03 - DN)

- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính (Biểu số 04 - DN)Trong đó:

+ Bảng cân đối kế toán: là một báo cáo tài chính tổnghợp để phản ánh tổng quát toàn bộ tài sản hiện có và nguồn

hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại thời điểm lập báocáo.

+ Báo cáo kết quả kinh doanh: là báo cáo tổng hợp phảnánh tổng quát tình hình kết quả kinh doanh trong một kỳ kinhdoanh của doanh nghiệp và chi tiết cho hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp, chi tiết cho hoạt động kinh doanh chính vàhoạt động khác.

+ Báo cáo lu chuyển tiền tệ: là báo cáo kế toán tổng hợpvà là một bộ phận hợp thành của báo cáo kế toán

Công ty còn lập các báo cáo tháng về nhập khẩu, về tìnhhình thanh toán, về lợi nhuận để nộp cho Tổng công ty ximăng Việt Nam, Cục thuế, Tổng cục Thống kê các báo cáothuế GTGT đợc lập và nộp cho Cục thuế trớc ngày 10 hàngtháng

Mỗi tháng một lần báo cáo kế toán ( theo hình thức báosổ) từ hai chi nhánh của công ty ở Hải Phòng và thành phố HồChí Minh gửi đến công ty Công ty có trách nhiệm tổng hợp cácbáo cáo trên để lập thành báo cáo tổng hợp cho toàn công ty.

Các báo cáo tháng, quý đợc lập sau 5 ngày kể từ ngày kếtthúc tháng, quý đó.

Các báo cáo năm đợc lập sau 20 ngày kể từ ngày kết thúcnăm.

Ngoài ra, còn có một số báo cáo trong nội bộ công ty dớihình thức báo cáo quản trị đợc lập thờng xuyên nh: Báo cáocông nợ ( chi tiết cho từng đối tợng), báo cáo tình hình tàichính

Phần II: Thực trạng kế toán lu chuyển hàng hoá nhậpkhẩu tại công ty VINACIMEX.

I ý nghĩa:

Hoạt động luân chuyển hàng hoá nhập khẩu là hoạt độngkinh doanh chủ yếu, thờng xuyên và thờng chiếm tỉ trọng lớntrong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu ở Công ty xuất nhập khẩuxi măng Vì vậy hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu làmột trong những công việc thờng xuyên trong công tác kế toántại Công ty

Một đặc điểm nổi bật của công ty xuất nhập khẩu ximăng là thực hiện nhập khẩu hàng hoá dù bằng hình thức nào,uỷ thác hay trực tiếp đều dựa trên nhu cầu của các công tytrong ngành Vì vậy, khi hàng về đến cảng, sân bay đềucó đại diện của bên mua hoặc bên giao uỷ thác ra trực tiếpnhận Việc thanh toán tiền hàng đợc thực hiện theo phơng thứcmở th tín dụng L/C và thanh toán bằng ngoại tệ Doanh nghiệpsử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tếphát sinh và đến cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giáhạch toán về tỷ giá thực tế do Ngân hàng Công thơng ViệtNam công bố tại thời điểm đó Những mặt hàng nhập khẩucủa Công ty thờng là vật t, thiết bị, phụ tùng, Clinker phục vụcho ngành sản xuất xi măng trong nớc mà Clinker là nguyên liệuchính trong quá trình sản xuất xi măng, việc nghiên cứu mặthàng Clinker không nằm ngoài danh mục những mặt hàngnhập khẩu của Công ty Không những thế mặt hàng Clinkercòn là mặt hàng kinh doanh chủ lực tạo lợi nhuận lớn trong tổnglợi nhuận của Công ty Tuy nhiên, bên cạnh mặt hàng ClinkerCông ty còn nhập khẩu các mặt hàng khác nh Vật liệu chịu lửađó là những mặt hàng mà Công ty thờng nhập khẩu uỷ tháckhi có đơn đặt hàng của khách hàng Do đó , em xin trìnhbày nội dung kế toán nghiệp vụ nhập khẩu theo các hình thức.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Đó là: nhập khẩu trực tiếp đối với mặt hàng Clinker và nhậpkhẩu uỷ thác đối với mặt hàng là Vật liệu chịu lửa.

Clinker là bán thành phẩm trong cả công đoạn sản xuất ximăng (là nguyên liệu chính trong quá trình sản xuất xi măng,có dạng viên), nó chiếm khoảng 70% khối lợng nguyên liệu đểsản xuất xi măng và 65% giá thành xi măng Đối với các nhà máysản xuất xi măng khai thác từ nguyên liệu ban đầu là đá vôithì chủ động đảm bảo đợc nguồn nguyên liệu cho sản xuất ximăng và một phần Clinker để cung cấp cho các trạm nghiền ximăng Còn đối với các nhà máy sản xuất xi măng từ nguyên liệuban đầu là Clinker (gọi là trạm nghiền xi măng) thì bắt buộcphải mua Clinker từ các nhà máy sản xuất xi măng khác Nh vậy,Clinker cũng là một sản phẩm, một hàng hoá Ngoài việc cáctrạm nghiền xi măng lấy nguồn Clinker từ các nhà máy sản xuấtxi măng, khi nhu cầu trong nớc tăng cao nguồn Clinker từ các nhàmáy sản xuất xi măng trong nớc không đủ cung cấp cho các trạmnghiền thì khi đó bắt buộc phải nhập khẩu Clinker từ các nớckhác có nguồn cung Clinker nhiều hơn.

Hiện nay và trong những năm tới (2004 - 2010) với việcđầu t các nhà máy xi măng và các trạm nghiền cũng nh nhu cầuxi măng tăng cao của cả nớc, việc nhập khẩu Clinker sẽ là tấtyếu.

II Tài khoản sử dụng:

1 TK111: Tiền mặt

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, thừa,thiếu, tồn quỹ hiện đang quản lý tại doanh nghiệp bao gồmgiấy bạc ngân hàng Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng,bạc

- Bên Nợ: