II. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY: 1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước:
2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa: 1) Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực
2.1.2) Thủ tục nhập khẩu và kiểm nhận hàng nhập khẩu:
nhận hàng nhập khẩu:
_ Phòng kinh doanh tiến hành lập phương án cho lô hàng sẽ nhập khẩu, trong đó ghi rõ xuất xứ lô hàng, trị giá của lô hàng, thuế nhập khẩu sẽ nộp, phương thức thanh toán, thời gian tiêu thụ, giá bán dự tính, lãi dự tính rồi trình cho trưởng phòng kinh doanh và trưởng phòng tài chính kế toán để xem xét khả năng tài chính của đơn vị về lô hàng này và tính hiệu quả của nó. Nếu Công ty có khả năng tài chính để nhập lô hàng này cùng với các điều kiện khác có thể chấp nhận được, thì kế toán trưởng sẽ duyệt. Cuối cùng, phương án này
cuối. Nếu được Ban Giám Đốc chấp nhận thì phòng kinh doanh nhanh chóng hoàn thành thủ tục nhập khẩu lô hàng này.
_ Tại Công ty hàng nhập khẩu theo điều kiện CIF-Cost, Insurance and Freight (tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí vận chuyển).
Người bán phải trả các phí tổn và cước phí cần thiết để đưa hàng tới cảng đến quy định. Nhưng sau đó rủi ro và bất kỳ chi phí nào phát sinh khi giao hàng, người mua chịu.
Người bán ký hợp đồng bảo hiểm. Theo điều kiện CIF, người mua chỉ được đòi hỏi mua bảo hiểm ở mức tối thiểu. Bảo hiểm tối thiểu bao gồm giá quy định trong hợp đồng cộng 10% (tức là 11%) và phải được thể hiện bằng đồng tiền của hợp đồng.
_ Công ty sẽ tiến hành thanh toán tùy theo hình thức quy định như D/P, D/A, L/C, TTR.
_ Nhận hàng, kiểm tra hàng nhập khẩu và hoàn thành thủ tục hải quan:
+ Nhà xuất khẩu gửi Bộ chứng từ về cho Ngân hàng. Sau khi đối chiếu, nếu Bộ chứng từ hoàn toàn hợp lệ thì Ngân hàng sẽ gửi thông báo để quy định thời hạn cho Công ty thanh toán. Đúng thời hạn quy định, Ngân hàng sẽ tự động cắt số dư trên tài khoản của Công ty để thanh toán với bên nước ngoài. Nếu số dư trên tài khoản của Công ty không đủ so với trị giá thanh toán thì Công ty phải làm đơn đề nghị mua ngoại tệ của Ngân hàng để thanh toán cho bên nước ngoài.
+ Sau khi thanh toán xong, Ngân hàng sẽ giao Bộ chứng từ cho Công ty. Kế toán thanh toán ngoại tệ đem Bộ chứng từ về giao cho kế toán theo dõi hàng nhập khẩu. Phòng nhập khẩu sẽ trực tiếp liên hệ với khách hàng lên nhận Bộ chứng từ để đến nhận hàng tại cảng.
+ Nhân viên phòng nhập khẩu của Công ty sẽ cùng với đại diện bên người mua đem một B/L gốc lên hãng tàu nhận lệnh giao hàng, đây là chứng từ quan trọng để cảng và hải quan làm thủ tục giao hàng. Sau đó, Công ty cầm Bộ chứng từ đầy đủ và lập tờ khai nhập khẩu nộp cho hải quan xin kiểm hàng, lập thủ tục đăng ký cho cảng để nhận hàng.
+ Sau khi cơ quan hải quan kiểm tra hàng hóa, đối chiếu với tờ khai nhập khẩu cùng các chứng từ có liên quan và xác định số thuế nhập khẩu phải nộp, hoàn thành thủ tục hải quan.
2.1.3) Chứng từ sử dụng:
_ Bản hợp đồng (Contract note).
_ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
_ Chứng từ bảo hiểm của người bán (Insurance Policy/Certificate).
_ Phiếu đăng ký đóng gói (Packing list). _Vận đơn (Bill of lading).
_ Lệnh giao hàng của hãng tàu). _ Tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu.
_ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin-CO).
_ Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (Certificate of Quanlity).
_ Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight). _ Giấy thông báo thuế, phụ thu.
_ Biên lai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu.
_ Phiếu nhập xuất hàng chuyển thẳng (nếu bán ngay tại cảng).
_ Phiếu nhập kho (nếu nhập kho).
2.1.4) Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hóa” Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”
Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” (khách nội)
Tài khoản 331 “Phải trả người bán” (khách ngoại)
Tài khoản 33312 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu”
Tài khoản 1122 “Tiền ngoại tệ gửi Ngân hàng”
2.1.5) Quy trình ghi sổ:
Các loại sổ sách kế toán dùng để theo dõi nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa bao gồm:
+ Sổ đăng ký hợp đồng ngoại + Sổ mua hàng nhập khẩu + Sổ tiêu thụ hàng nhập khẩu
Khi Công ty ký kết hợp đồng nhập khẩu với khách hàng đối tác ở nước ngoài, kế toán theo dõi hàng nhập khẩu sẽ ghi vào sổ đăng ký hợp đồng ngoại các nội dung sau:
* Số của hợp đồng ngoại.
* Ngày ký kết hợp đồng ngoại. * Tên của khách hàng ngoại. * Tên của mặt hàng nhập khẩu. * Tổng số tiền (ghi theo ngoại tệ).
Sau khi ký hợp đồng ngoại thì khoảng vài ngày sau Công ty sẽ ký hợp đồng nội với khách hàng trong nước, kế toán sẽ ghi số của hợp đồng nội vào sổ đăng ký hợp đồng ngoại.
Mẫu sổ mua hàng nhập khẩu: So á th ứ tự Hợp đồng
(Contract) Hóa đơn(Invoice) Tên hàn g Số lượn g Đơ n gia ù Thà nh tiền
Thanh toán Tiêu thụ trong nước Chứng từ So á tie àn Hợp đồng Đơ n vị Số lượn g So á Ngày Soá Ngày So á Ngày Soá Ngày
Sổ mua hàng nhập khẩu được mở chi tiết cho từng khách hàng ngoại.
Nội dung ghi sổ: * Số thứ tự.
* Hợp đồng (Contract): + Số: số của hợp đồng ngoại đã ký với khách hàng ngoại.
+ Ngày: ngày ký kết hợp đồng. * Tên hàng: tên của mặt hàng nhập khẩu.
* Số lượng: số lượng hàng cần nhập đã ký trong hợp đồng.
* Đơn giá: đơn giá của mặt hàng (ghi theo ngoại tệ). * Thành tiền: Số lượng * Đơn giá.
* Tiêu thụ trong nước: + Số: số của hợp đồng nội đã ký với khách hàng trong nước.
+ Ngày: ngày ký kết hợp đồng nội.
Khi nào hàng về và nhận được Invoice của nhà xuất khẩu gửi thì kế toán mới ghi vào cột Hóa đơn (Invoice) và cột Thanh toán.
* Hoá đơn: + Số:số của Invoice. + Ngày: ngày ghi trên Invoice. * Thanh toán: + Số: số của Invoice.
+ Số tiền: giá trị của lượng hàng ghi trên Invoice.
Mẫu sổ tiêu thụ hàng nhập khẩu (xem phần phụ lục)
Sổ tiêu thụ hàng nhập khẩu được mở chi tiết cho từng khách hàng trong nước.
Nội dung ghi sổ: * STT
* Số hợp đồng: số của hợp đồng nội ký với khách hàng trong nước.
* Ngày: ngày ký kết hợp đồng nội.
* Tên hàng: tên của mặt hàng nhập khẩu. * Số lượng: số lượng của hàng nhập khẩu. * Đơn giá: đơn giá của mặt hàng nhập khẩu. * Thành tiền: Số lượng*Đơn giá.
* Khách ngoại: tên của khách hàng ngoại (nhà xuất khẩu).
* Hợp đồng: + Số: số của hợp đồng ngoại ký với khách hàng nước ngoài.
+ Ngày: ngày ký kết hợp đồng ngoại. * Hóa đơn: + Số: số của Invoice.
+ Ngày: ngày ghi trên Invoice.
* Thực hiện: + Hoá đơn: số và ngày của hóa đơn Công ty xuất cho khách hàng nội.
* Số lượng: số lượng hàng xuất bán .
* Đơn giá: đơn giá bán của hàng nhập khẩu. * Thành tiền: Số lượng * Đơn giá.
* Thu tiền: theo dõi việc khách hàng trong nước thanh toán.
Quy trình ghi sổ của nhập khẩu trực tiếp cũng giống như nghiệp vụ mua hàng trong nước, chỉ khác là có thêm sổ sách của hai tài khoản 3333 và 33312.
Đối với sổ chi tiết công nợ cũng được theo dõi theo từng tháng và từng người bán.
Sổ sách kế toán nghiệp vụ nhập khẩu được theo dõi riêng đối với sổ sách kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước và bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào đối với hàng nhập khẩu được theo dõi chi tiết riêng với bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào trong nước (nhưng vẫn hạch toán VAT đầu vào trên cùng sổ sách kế toán nghiệp vụ mua hàng trong
2.1.6) Phương pháp hạch toán:
Trong các trường hợp XNK hàng hóa, khi hạch toán, kế toán của Công ty dùng tỷ giá mua của Ngân hàng, sau đó khi thanh toán thì sử dụng tỷ giá bán của Ngân hàng. Chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”.
a) Trường hợp nhập khẩu hàng hóa nhập kho bình thường: 1122 144 331 1561 (1) (4) (2a) (4’) 3333 (6) (2b) 33312 111,112,331 1562 (3) 1331 641 (5) 1331
(1) Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu hàng hóa với khách hàng ngoại, kế toán TGNH làm đơn xin mở L/C gửi đến Ngân hàng để mở một tài khoản ký quỹ L/C. Ngân hàng sẽ mở tài khoản ký quỹ. (2) Khi nhận hàng nhập kho.
(2a) Giá trị hàng nhập khẩu theo Invoice. (2b) Thuế nhập khẩu phải nộp
Tại Công ty không sử dụng bút toán hạch toán thuế GTGT phải nộp đối với hàng hóa nhập khẩu (bút toán Nợ TK 1331/Có TK 33312). Sau khi làm thủ tục hải quan, Công ty sẽ nhận được giấy thông báo thuế (thuế nhập khẩu và thuế GTGT). Kể từ khi nhận được thông báo thì Công ty phải nộp thuế trong vòng 30 ngày, do đó để đơn giản kế toán sẽ phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu như sau:
Nợ TK 33312 Có TK 1122
Nợ TK 1331
Có TK 33312
(3) Chi phí thu mua hàng nhập khẩu.
(4) & (4’) thanh toán tiền hàng cho người bán. (5) Thủ tục phí hàng nhập khẩu.
(6) Nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT của hàng nhập khẩu.
VÍ DỤ: Ngày 31/12/2003 Công ty ký hợp đồng nhập khẩu
số KV312225/MT với K&V Global Co, LTD.
Tên hàng Nhãn hiệu/ xuất xứ
Số lượng +/-10%(KGS)
Đơn giá (CIF Hochiminh Port)
ITY 190/108F
ITY135D/108F HUVIS/KOREAACELAN/KOREA 19.20034.560 1,57 USD1,65 USD
Thuế suất thuế nhập khẩu: 0%.
Ngày 05/01/2004 Công ty ký hợp đồng nội số 02/NK- MT/04 với Công ty TNHH dệt Minh Thắng. Công ty sẽ bán cho Công ty TNHH dệt Minh Thắng:
Tên hàng Nhãn hiệu/ xuất xứ Số lượng +/-10% (KGS) Đơn giá (USD/KG) Trị giá +/-10%(USD)
Sợi Polyester Filament Yarn 100% CIF Hochiminh Port ITY 190/108F ITY135D/108 F HUVIS/KOREA ACELAN/KOREA 19.20034.560 1,5951,676 30.62457.922,56 Cộng 53.760 88.546,56 Thuế GTGT 10% 8.854,66 Tổng cộng 97.401,22
Công ty TNHH dệt Minh Thắng :_ Chịu trách nhiệm về hàng hóa và mọi thiệt hại của hợp đồng vì Công ty Minh Thắng đàm phán trực tiếp với khách ngoại.
_ Chịu các khoản chi phí trực tiếp, cước phí vận tải đường biển, bảo hiểm hàng hải, bảo hiểm hàng hóa, vận chuyển nội địa, hàng hóa qua kho…(nếu có) và các chi phí Ngân hàng phát sinh khác ngoài quy định thông thường.
Phương pháp hạch toán:
_ Sau khi ký hợp đồng nội thì Công ty TNHH dệt Minh Thắng phải nộp 10% ký quỹ trên trị giá của hợp đồng để Công ty tiến hành thủ tục đăng ký mở L/C.
Nợ TK 1111 150.000.000
Có TK 131 150.000.000
_ Ngày 07/01/2004 Công ty nộp 8.717 USD để ký quỹ mở L/C số LA0021N406KH. Tỷ giá ngoại tệ:15.620 đ/USD.
Thanh toán phí mở L/C 97,43 USD, thuế VAT 9,74 USD. Nợ TK 6418 97,43*15.620=1.521.856
Nợ TK 1331 9,74*15.620= 152.139
Có TK 1122 107,17*15.620=1.673.995
_ Ngày 30/01/2004 nhận hàng về, chuyển thẳng đến kho của Công ty TNHH dệt Minh Thắng. Tỷ giá ngoại tệ: 15661 đ/USD. + Invoice KV14002-1: 19200 kg-1,57 USD/kg. Nợ TK 151 19.200*1,57*15661=472.085.184 Có TK 331 472.085.184 + Invoice KV14002-2: 18.720 kg-1,65 USD/kg. Nợ TK 151 18.720*1,65*15.661=483.736.968 Có TK 331 483.736.968 + Invoice KV14002-3:18.820 kg-1,65 USD/kg. Nợ TK 151 18.720*1,65*15.661=483.736.968 Có TK 331 483.736.968
Hàng hóa sẽ được Công ty niêm phong tại kho riêng của Công ty TNHH dệt Minh Thắng, giao cho Công ty Minh Thắng quản lý và chịu trách nhiệm bảo quản an toàn hàng hóa. Công ty Minh Thắng chỉ được sử dụng hàng hóa trên cơ sở đã nộp tiền và Công ty sẽ xuất Hoá đơn GTGT tương ứng cho việc thanh toán nhận hàng.
_ Khi xuất hàng cho Công ty Minh Thắng sử dụng thì phòng nhập khẩu của Công ty sẽ làm tờ trình gửi lên Ban giám đốc và phòng TCKT duyệt xuất hóa đơn cho Minh Thắng. Tỷ giá ngày 30/01/2004: 15.658 đ/USD
Nợ TK 632 1.439.559.120 Có TK 151 1.439.559.120 Nợ TK 131 1.608.245.456 Có TK 5111 (19.200*1,595+37.440*1,676)*15.658=1.462.041.324 Có TK 33311 146.204.132
_ Công ty Agrexport thanh toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu làm 2 đợt:
+ Đợt 1:
Ngày 02/02/2004: ký quỹ 27.130 USD thanh toán LA0021. TGHĐ: 15.668 đ/USD.
Nợ TK 144 27.130*15.668=425.072.840 Có TK 1122 425.072.840
Thanh toán phí thanh toán LA0021 56,63 USD, VAT:5,66 USD.
Nợ TK 1331 5,66*15.668=88.681 Có TK 1122 975.960
Ngày 04/02/2004 thanh toán LA0021 cho Invoice KV14002-1. TGHĐ:15.693 đ/USD.
Nợ TK 331 30144*15.693=473.049.792 Có TK 144 473.049.792 +Đợt 2:
Ngày 05/02/2004: Ký quỹ 56.073 USD thanh toán LA0021 cho Invoice KV14002-2 và Invoice KV14002-3. TGHĐ: 15.688 đ/USD.
Nợ TK 144 56.073*15.688=879.673.224 Có TK 1122 879.673.224
Thanh toán phí thanh toán LA0021 115,97 USD, VAT: 11,59 USD.
Nợ TK 6418 115,97*15.688=1.819.337 Nợ TK 1331 11,59*15.688= 181.824
Có TK 1122 2.001.161
Thanh toán LA0021 cho Invoice KV14002-2 và Invoice KV14002-3: Nợ TK 331 61.776*15.688=969.141.888 Có TK 144 969.141.888 Chênh lệch tỷ giá: Nợ TK 413 2.632.560 Có TK 331 2.632.560
_ Ngày 27/02/2004 nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu theo TKHQ số 779,781, 782, lệ phí 9.000 (thuế VAT 10%).
Nợ TK 6418 9.000 Nợ TK 1331 900 Nợ TK 33312 143.955.910
Có TK 1121 143.965.810
Phần chênh lệch tỷ giá trên tài khoản 144 Công ty sẽ điều chỉnh vào cuối tháng cho từng Ngân hàng mà Công ty có giao dịch và cho từng loại ngoại tệ.
Nợ TK 144 hoặc Nợ TK 413
Có TK 413 Có TK 144
b) Trường hợp nhập khẩu phát sinh thừa, thiếu: _ Thiếu hàng:
Thiếu do khách quan (thiếu hàng do quá trình vận chuyển có xảy ra sai sót làm thất thoát hàng hóa) hoặc thiếu do chủ quan (thiếu do lỗi của bên bán), trường hợp này thì khách hàng nội chịu trách nhiệm về
hàng hóa và mọi thiệt hại của hợp đồng vì họ đàm phán trực tiếp với khách ngoại.
_ Thừa hàng:
+ Nếu Công ty đồng ý mua luôn số hàng thừa, kế toán sẽ hạch toán số hàng hóa đó vào tài khoản của người bán làm tăng số tiền phải trả.
Nợ TK 151
Có TK 331
+ Nếu Công ty không đồng ý mua luôn số hàng thừa, Công ty sẽ giữ hộ để trả cho người bán số hàng thừa và không hạch toán.
c) Trường hợp được giảm giá hàng mua: tại Công ty không phát sinh trường hợp được người bán cho hưởng giảm giá mà các trường hợp giảm giá trị hàng mua chủ yếu là do được giảm thuế nhập khẩu.
Nguyên nhân được giảm thuế nhập khẩu: khi nhận
hàng tại cảng, nếu Công ty không xuất trình được giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin -CO) thì cơ quan thuế sẽ quy định mức thuế suất cao. Sau khi Công ty liên hệ với đối tác nước ngoài và có được giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa để trình cho cơ quan thuế thì Công ty sẽ được giảm thuế nhập khẩu.
Khi có quyết định giảm thuế, kế toán sẽ hạch toán:
VÍ
DỤ: Ngày 24/05/2003 Công ty ký hợp đồng nhập khẩu
số 04/AGR-PRI/03 với Princo Corporation: nhập khẩu 665.000 đĩa CD, xuất xứ Taiwan, chưa ghi chương trình, với đơn giá 0,2 USD/cái, tổng số tiền là 133.000 USD, điều kiện giao hàng CIF Hochiminh Port, phương thức thanh toán L/C.
_ Ngày 22/08/2003 nhận hàng nhập khẩu, thuế suất thuế nhập khẩu 30%. TGHĐ: 15.482 đ/USD.
Nợ TK 1561 2.676.837.800 Có TK 331 133.000*15.482=2.059.106.000 Có TK 3333 2.059.106.000*30%=617.731.800 Nợ TK 33312 267.683.780 Có TK 1111 267.683.780 Nợ TK
151/1561 Ghi âm giá trị thuế nhập khẩu được giảm
Có TK 3333
_ Ngày 11/09/2003 nhận được quyết định số 32168X của cơ quan thuế, giảm thuế suất thuế nhập khẩu xuống còn 20%. Bút toán điều chỉnh giảm thuế nhập khẩu:
Nợ TK 1561 133.000*15.482*10%= -205.910.600 Có TK 3333 -205.910.600