II. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY: 1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước:
1.1) Phương thức mua hàng:
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương thức mua hàng chủ yếu sau:
Phương thức chuyển hàng: đến ngày đã định trong
hợp đồng kinh tế, bên bán có trách nhiệm giao hàng tại kho của Công ty hay tại một địa điểm nào đó được quy định trong hợp đồng. Khi nhận hàng, Công ty sẽ lấy Hóa đơn bán hàng để làm cơ sở cho việc đánh giá tình hình thực hiện hợp đồng, đồng thời để ghi sổ kế toán và là căn cứ để thanh toán tiền hàng cho bên bán. Mọi sự hao hụt, mất mát xảy ra trong quá trình vận chuyển do bên bán chịu trách nhiệm.
1.2) Chứng từ sử dụng:
Do Công ty không có kho hàng nên chỉ khi nào có yêu cầu của khách hàng, Công ty mới tổ chức thu mua. Phòng XNK tìm kiếm và thu mua nguồn hàng. Khi mua phải chuyển cho phòng kế toán:
+ Hợp đồng mua hàng. + Phương án kinh doanh. + Giấy đề nghị thanh toán.
Từ các chứng từ trên, phòng kế toán lập phiếu chi để phòng XNK được ứng trước một khoản tiền cho người bán (thông thường theo thỏa thuận trên hơạp đồng, Công ty ứng trước cho người bán tối đa 90% trị giá tiền hàng (chưa có thuế VAT); số tiền còn lại và thuế GTGT sẽ thanh toán sau khi người bán giao hàng xong).
Khi người bán đã giao đủ số lượng hàng như trong hợp đồng đã ký trong khoảng thời gian thỏa thuận thì căn cứ vào phiếu nhập kho (địa điểm kho nhập do Công ty quy định) và Hóa đơn GTGT của người bán có xác nhận của Công ty, phòng kế toán sẽ lập tiếp 1 phiếu chi để thanh toán tiền hàng còn lại cho người bán.
1.3) Tài khoản sử dụng:
Các tài khoản được sử dụng chủ yếu để phản ánh các nghiệp vụ mua hàng là tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” và tài khoản 331 “Phải trả người bán”.
_ Kế toán sử dụng tài khoản 151 vì hàng hóa sau khi mua thường sẽ không nhập kho mà sẽ chuyển giao ngay cho người mua.
_ Tài khoản 331 dùng để hạch toán cho cả khách hàng trong và ngoài nước. Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” được theo dõi chi tiết cho từng người bán và mỗi người bán có mã số riêng.
Ví dụ: TK 331 DLOL Công ty Olam VN
TK 331 HCMLS Công ty cổ phần Long Sơn
TK 331 HCMDHPCông ty TNHH XD&TM Đông Hải Phương.
_ Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như:
TK 111 “Tiền Việt Nam”
TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”
TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” TK 141 “Tạm ứng”