II. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY: 1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước:
1.4) Quy trình ghi sổ:
Do Công ty không có kho hàng nên thông thường Công ty thường ký hợp đồng mua hàng với khách hàng A song song với việc ký hợp đồng bán hàng cho khách hàng B.
Mẫu sổ theo dõi hàng hóa mua vào (xem phần phụ lục)
Sau khi ký hợp đồng mua hàng thì kế toán hàng hóa nội tiêu sẽ ghi vào sổ mua hàng:
* Hợp đồng: + Số: ghi số của hợp đồng mua hàng.
+ Ngày: ngày ký kết hợp đồng.
+ Mặt hàng: tên mặt hàng cần mua. + Số lượng: số lượng hàng cần mua. + Đơn giá: đơng giá của mặt hàng.
Để tạo điều kiện cho bên bán thực hiện đúng quy định của hợp đồng, Công ty ứng trước cho bên bán tối đa 90% trị giá tiền hàng (chưa có thuế GTGT). Số tiền còn lại và thuế GTGT sẽ thanh toán sau khi bên bán giao hàng xong.
Khi ứng tiền, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu chi và kế toán hàng hóa nội tiêu sẽ ghi vào sổ theo dõi hàng hóa mua vào.
* Thanh toán: + Chứng từ: số của phiếu chi. + Ngày: ngày lập phiếu.
+ Số tiền: số tiền tạm ứng cho bên bán.
Khi nhận được phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT của người bán hàng chuyển đến, kế toán hàng hóa nội tiêu tiến hành kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và ra số tiền theo từng mặt hàng thực nhập.
+ Ngày: ngày ra hóa đơn.
+ Số lượng: số lượng nhập kho. + Đơn giá: đơn giá của mặt hàng nhập kho.
Đối với tài khoản 151:
Đối với tài khoản 331:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán nhập máy vi tính để ghi sổ nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản151, 331 để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh của các tài khoản này theo trình tự thời gian. Cuối tháng, căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi sổ cái. Vào cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp lập sổ cái theo từng quý để làm căn cứ lập Báo cáo quyết toán.
Sổ chi tiết công nợ được đóng thành từng quyển và được theo dõi cho từng tháng, mỗi người bán sẽ được theo dõi bằng một tài khoản chi tiết trên một hoặc một vài trang sổ tùy theo số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít.
Cuối tháng, phần mềm sẽ tự động cân đối, tổng hợp sổ chi tiết công nợ.