HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HANSAE TÂY NINH

Nhóm sinh viên thực hiện: Mã số SV Họ tên Lớp 15021451 Phạm Thị Minh Hiếu ĐHKT 11B 15026931 Phạm Thị Thu Hương ĐHKT 11B 15024311 Trần Thị Mỹ Linh ĐHKT 11B 15018671 Nguyễn Bích Ngọc ĐHKT 11B BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO BỘ CÔNG THƯƠNG TRỪƠNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TỐN - KIỂM TỐN ****** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HANSAE TÂY NINH Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Phương Thúy Nhóm sinh viên thực hiện: Mã số SV Họ tên Lớp 15021451 Phạm Thị Minh Hiếu ĐHKT 11B 15026931 Phạm Thị Thu Hương ĐHKT 11B 15024311 Trần Thị Mỹ Linh ĐHKT 11B 15018671 Nguyễn Bích Ngọc ĐHKT 11B TP HCM, THÁNG 5/2019 LỜI CẢM ƠN Lời xin cám ơn nhà trường khoa tạo điều kiện thay đổi chương trình học, quy trình đào tạo để sinh viên thực tập sớm từ năm để tơi tiếp cận sớm với cơng tác kế tốn, rèn luyện ý thức làm việc cách ứng xử công việc giao tiếp với người xung quanh Bên cạnh đó, trường khoa cung cấp cho lượng kiến thức, hiểu biết ngành nghề mà theo đuổi để làm hành trang cho chuyến thực tập công việc kế tốn sau Trường giúp chúng tơi tự tin bắt đầu công việc va chạm với thực tế, với khía cạnh chưa học nhà trường Thứ hai, Chúng muốn gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn cô Nguyễn Thị Phương Thúy Cô giảng viên tận tâm với sinh viên, ln địi hỏi chúng tơi tâm cao để hoàn thành báo cáo tốt rèn luyện cho thân cẩn trọng xác cho cơng việc, giúp chỉnh sửa từ chi tiết nhỏ câu cú, cách trình bày cách hồn thiện Đồng thời đưa lời khuyên dẫn trình thực tập làm báo cáo Cảm ơn ln dành nhiều thời gian cho tơi suốt q trình thực tập để hỗ trợ tơi hồn thành tốt lần thực tập báo cáo Và cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến phía Cơng ty Hansae Phía cơng ty hỗ trợ tơi hết mình, cung cấp cho chúng tơi thơng tin số liệu để chúng tơi hồn thành báo cáo Người phụ trách hướng dẫn tận tâm quan tâm dẫn công việc tạo cho chúng tơi bầu khơng khí thoải mái để học tập nghiên cứu Tóm lại suốt tập vừa qua thân học hỏi nhiều, không quan sát mà bên cạnh chúng tơi có cảm nhận cụ thể xác nghành nghề nhận thân chúng tơi nhiều hạn chế cần phải học hỏi nhiều LỜI CAM ĐOAN Nhóm tác giả xin cam đoan cơng trình nghiên cứu nhóm Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố phạm vi hiểu biết nhóm Nếu khơng nêu trên, nhóm tác giả xin hồn tồn chịu trách nhiệm đề tài nhóm Người cam đoan Nhóm tác giả MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÁC CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU ĐÃ ĐƯỢC CÔNG BỐ LIÊN QUAN ĐẾN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.2 PHÂN TÍCH CÁC CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU VÀ XÁC ĐỊNH KHE HỎNG NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 2.1 CÁC KHÁI NIỆM, ĐỊNH NGHĨA .10 2.1.1 Hệ thống thông tin 10 2.1.1.1 Định nghĩa hệ thống thông tin .10 2.1.1.2 Các thành phần hệ thống thông tin 10 2.1.1.3 Phân loại hệ thống thông tin 11 2.1.2 Hệ thống thông tin kế toán .11 2.1.2.1 Định nghĩa hệ thống thông tin kế toán 11 2.1.2.2 Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn .12 2.1.2.3 Các thành phần hệ thống thống thơng tin kế tốn 12 2.1.2.4 Vai trò hệ thống thống thơng tin kế tốn 13 2.1.3 Chu trình doanh thu 13 2.1.4 Hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo sử dụng 14 2.1.4.1 Hệ thống chứng từ sử dụng chu trình doanh thu 14 2.4.1.2 Các loại sổ thường sử dụng 16 2.4.1.3 Các báo cáo kế toán .16 2.2 CÁC HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU 16 2.2.1 Hoạt động nhận đặt hàng 17 2.2.1.1 Các hoạt động xử lý hoạt động nhận đặt hàng .17 2.2.1.2 Tổ chức kế toán ghi nhận cho hoạt động nhận đặt hàng .19 2.2.2 Các hoạt động xuất kho, giao hàng 21 2.2.2.1 Các hoạt động xử lý hoạt động xuất kho, giao hàng 21 2.2.2.2 Tổ chức kế toán ghi nhận cho hoạt động xuất kho, giao hàng 22 2.2.3 Hoạt động xuất hóa đơn theo dõi công nợ 24 2.2.3.1 Các hoạt động xử lý hoạt động xuất hóa đơn theo dõi cơng nợ .24 2.2.3.2 Tổ chức kế toán ghi nhận cho hoạt động xuất hóa đơn theo dõi cơng nợ 25 2.2.4 Hoạt động thu tiền 29 2.2.4.1 Các hoạt động xử lý hoạt động thu tiền 29 2.2.4.2 Tổ chức kế toán ghi nhận cho hoạt động thu tiền 30 2.3 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU 32 2.3.1 Khái niệm 32 2.3.1.1 Định nghĩa .32 2.3.1.2 Các thành phần 32 2.3.1.3 Mục tiêu 33 2.3.2 Các hoạt động kiểm soát nội chu trình doanh thu 33 2.3.2.1 Kiểm soát chung 33 2.3.2.2 Kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế 34 2.3.2.3 Kiểm soát ứng dụng .36 3.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HANSAE .38 3.1.1 Giới thiệu tổng quan công ty 38 3.1.1.1 Q trình hình thành cơng ty 38 3.1.1.2 Chức nhiệm vụ công ty .39 3.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý công ty 39 3.1.2.1 Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty 39 3.1.2.2 Chức nhiệm vụ 40 3.1.3 Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn cơng ty .42 3.1.3.1 Cơ cấu tổ chức phận kế toán 42 3.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ .42 3.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn công ty 45 3.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP 49 3.2.1 Các hoạt động chu trình doanh thu Cơng ty TNHH Hansae Tây Ninh 49 3.2.1.1 Hoạt động nhận đặt hàng .49 3.2.1.2 Hoạt động xuất kho giao hàng 53 3.2.1.3 Hoạt động lập hóa đơn theo dõi cơng nợ 56 3.2.1.4 Hoạt động thu tiền 58 3.2.2 Các hoạt động kiểm sốt chu trình doanh thu cơng ty TNHH Hansae .65 3.2.2.1 Các hoạt động xử lý .65 3.2.2.2 Kiểm soát hệ thống kế toán xử lý máy 67 4.1 NHẬN XÉT VỀ CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP .70 4.1.1 Nhận xét tổ chức cơng tác kế tốn chu trình doanh thu doanh nghiệp 70 4.1.1.1 Về máy kế toán 70 4.1.1.2 Về trình lập luân chuyển chứng từ .71 4.1.1.3 Về phần mềm kế toán 73 4.1.2 Nhận xét hệ thống kiểm sốt nội cơng ty 74 4.1.2.1 Về hệ thống kiểm soát nội 74 4.1.2.2 Về hệ thống kiểm sốt nội chu trình doanh thu 75 4.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP 77 4.2.1 Một số kiến nghị tổ chức cơng tác kế tốn chu trình doanh thu doanh nghiệp 77 4.2.1.1 Về tổ chức máy kế toán 77 4.2.1.2 Về trình lập luân chuyển chứng từ .77 4.2.1.3 Về phần mềm kế toán 78 4.2.2 Một số kiến nghị kiểm soát nội công ty .79 C PHẦN KẾT LUẬN 81 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BCTC: Báo cáo tài BP: Bộ phận BTC: Bộ tài ĐĐH: Đơn đặt hàng GTGT: Giá trị gia tăng HBBTL: Hàng bán bị trả lại HĐ: Hóa đơn HTK: Hàng tồn kho HTTTKT: Hệ thống thơng tin kế tốn KSNB: Kiểm sốt nội KT: Kế toán KTTH: Kế toán tổng hợp LBH: Lệnh bán hàng PGS.TS: Phó giáo sư- tiến sĩ PNK: Phiếu nhập kho SXKD: Sản xuất kinh doanh Ths: Thạc sĩ TNCN: Thu nhập cá nhân TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TPHCM: Thành phố Hồ Chí Minh TSCĐ: Tài sản cố định DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ LƯU ĐỒ A Danh mục sơ đồ Sơ đồ 2.1 Các thành phần HTTTKT 12 Sơ đồ 2.2 Những hoạt động chu trình DT 17 Sơ đồ 2.3 Sơ đồ hoạt động nhận xử lí đơn đặt hàng 19 Sơ đồ 2.4 Sơ đồ hoạt động xuất kho giao hàng 22 Sơ đồ 2.5 Sơ đồ hoạt động lập hóa đơn theo dõi cơng nợ 25 Sơ đồ 2.6 Sơ đồ hoạt động thu tiền 30 Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức máy công ty 40 Sơ đồ 3.2 Cơ cấu tổ chức phận kế toán 42 Sơ đồ 3.3 Hình thức ghi nhận kế tốn áp dụng công ty .46 Sơ đồ 3.4 Hình thức kế tốn áp dụng cơng ty 47 B Danh mục lưu đồ Lưu đồ 2.1 Lưu đồ chứng từ hoạt động nhận xử líđơn đặt hàng 20 Lưu đồ 2.2 Lưu đồ chứng từ hoat động xuất kho giao hàng .23 Lưu đồ 2.3 Lưu đồ chứng từ hoạt động lập hóa đơn 26 Lưu đồ 2.4 Lưu đồ chứng từ hoạt động thu tiền 31 Lưu đồ 3.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ hoạt động nhận đặt hàng 52 Lưu đồ 3.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ hoạt động xuất kho giao hàng 55 Lưu đồ 3.3 Lưu đồ luân chuyển chứng từ hoạt động lập HĐ theo dõi công nợ 57 Lưu đồ 3.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ hoạt động thu tiền TGNH 60 Lưu đồ 3.5 Lưu đồ luân chuyển chứng từ hoạt động thu tiền tiền mặt 62 Lưu đồ 3.6 Lưu đồ luân chuyển chứng từ trường hợp hàng bán bị trả lại .64 Chương Nhóm tác giả hóa đơn hàng bán bị trả lại từ khách hàng gửi đến Phịng Kinh doanh chuyển hóa đơn cho kế tốn kho để tiến hành lập phiếu nhập kho cho số hàng Kế toán vào phần hành Kho để lập phiếu nhập kho in chuyển cho phận kho để kí tên xác nhận lưu Căn phiếu nhập kho liên phận kho tiến hành nhận nhập hàng lại vào kho Liên phiếu nhập kho chuyển cho kế toán kho lưu trữ Hóa đơn hàng bán bị trả lại chuyển qua cho kế toán tổng hợp để tiến hành ghi nhận nghiệp vụ KTTH vào phần hành Bán hàng để ghi nhận nghiệp vụ in phiếu kế toán để lưu trữ đồng thời phần mềm cập nhật vào sổ kế toán tiến hành ghi nhận nghiệp vụ phát sinh 3.2.2 Các hoạt động kiểm sốt chu trình doanh thu cơng ty TNHH Hansae 3.2.2.1 Các hoạt động xử lý Các hoạt động kiểm sốt cơng ty TNHH Hansae Tây Ninh chủ yếu cá nhân phận thực hiện, cấp kiểm tra cấp thực kiểm tra chéo thành viên với Các hoạt động xử lý nghiệp vụ công ty được thực hỗ trợ máy tính nhiên bên cạnh cịn số hoạt động xử lý phương pháp thủ cơng Vì vậy, việc kiểm sốt thực hoạt động xử lý thủ công hoạt động hệ thống máy tính ❖ Kiểm tra hoạt động nhận đơn đặt hàng Đây hoạt động kiểm tra phòng Kinh doanh, kế tốn cơng nợ kế tốn kho thực Bắt đầu từ sau nhận đơn đặt hàng từ khách, người trực tiếp nhận đơn đặt hàng phải thực việc kiểm tra thông tin từ khách hàng để đảm bảo tính có thực, pháp lí chuyển qua cho kế tốn kiểm tra cơng nợ khách hàng sau chuyển lại cho trưởng phịng Kinh doanh để xét duyệt chuyển đến phận khác Đối với cách xử lí tại, rủi ro xảy hoạt động là: Đầu tiên phòng Kinh doanh rủi ro phát sinh từ việc xét duyệt kiểm tra không thực cách đắn dẫn đến việc nhận đặt hàng từ khách hàng không đảm bảo tính pháp lý, cơng ty khơng có thực Cịn với kế tốn cơng nợ đảm nhận việc xem xét cơng nợ hoạt động xảy rủi ro đối chiếu sai lệch gian lận nhằm đem đến lợi ích cho thân mà chấp nhận bán chịu cho khách hàng khơng có khả tốn q hạn mức tín dụng cho phép Cuối với vai trò xem xét hàng tồn kho kế tốn kho, rủi ro phát sinh từ việc tất trách công việc dẫn đến việc chấp nhận đơn hàng vượt khả thực cơng ty Ví dụ lượng hàng tồn kho không đáp ứng số lượng đặt mà khả sản xuất cơng ty khơng có sẵn lúc kế toán kho thông qua đơn đặt hàng ❖ Kiểm tra hoạt động xuất kho giao hàng Hoạt động kiểm tra chủ yếu việc đối chiếu phiếu yêu cầu đặt hàng đơn đặt hàng, sau xuất hàng khỏi kho Việc lập phiếu xuất kho địi hỏi kiểm sốt lẫn để tránh sai sót số lượng loại mặt hàng Khi phiếu xuất kho hàng hoá từ phận kho hàng để giao hàng, phận giao hàng đối chiếu phiếu xuất kho hàng hoá thực giao, có sai sót báo cáo lại với phận có chức để giải Căn vào cách thực công ty nay, rủi ro phát sinh q trình xuất kho giao hàng là: - Ở phận kho, sai sót q trình kiểm tra, xuất kho xảy việc xuất GVHD: Ths Nguyễn Thị Phương Thúy 65 Chương Nhóm tác giả sai mặt hàng, chênh lệch mặt số lượng chứng từ với chứng từ với số lượng thực xuất - Với vai trò giao hàng, phòng Xuất Nhập phải đối mặt với sai sót nhầm lẫn địa khách hàng, thời gian giao hàng không xác Bên cạnh đó, phịng cịn chịu trách nhiệm có mác xảy q trình xuất kho giao hàng phận không theo dõi, kiểm tra sát từ lức xuất kho hoàn tất việc giao hàng Kiểm tra hoạt động lập hóa đơn theo dõi cơng nợ Hố đơn bán hàng sau kế toán tổng hợp lập chuyển lên trình ký cho Kế tốn trưởng Giám đốc Tại đây, Kế toán trưởng kiểm tra thơng tin hố đơn Nếu có phát sai sót thơng tin khách hàng, đơn giá phản ánh lại Sau kế toán trưởng ký duyệt chuyển sang cho Giám đốc Hầu Kế tốn trưởng ký duyệt Giám đốc ký duyệt ❖ Sau hoàn tất việc ký duyệt hố đơn chuyển giao qua phận kế toán toán đồng thời gửi kèm liên cho khách hàng Ở hoạt động kế toán tổng hợp đảm nhiệm hầu hết bước từ việc lập hóa đơn đến việc vào chứng từ có hóa đơn để ghi nhận doanh thu lên sổ sách rủi ro phát sinh xoay quanh đến vấn đề hóa đơn việc không lập hay lập không kịp thời hóa đơn chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh hóa đơn bán hàng bị lập sai tên hay số lượng mặt hàng nhầm lẫn việc ghi nhận doanh thu dẫn đến việc chuyển liệu khơng xác dẫn đến ghi nhận cơng nợ sai cho khách hàng nhầm lẫn khách hàng với khách hàng khác Kiểm tra hoạt động thu tiền Cần thực hoạt động kiểm soát khách hàng toán tiền mặt Phiếu thu in từ phần mềm kế toán nên sai sót có sai sót phần nhập liệu Do chủ yếu cần kiểm soát kiểm tra xem việc nhận tiền có với số tiền khách thực nợ hay khơng? Tiền khách trả có phải tiền giả hay không? Rủi ro lớn hoạt động việc cập nhật khơng xác thất tiền dẫn đến việc ghi nhận sai lệch cơng nợ cho khách hàng ảnh hưởng đến việc xem xét công nợ trước chấp nhận đơn hàng 3.2.2.2 Kiểm soát hệ thống kế toán xử lý máy Máy móc cơng cụ hỗ trợ người tạo kết mà máy móc xử lý thơng thường nhanh xác tính tốn thủ cơng Tuy nhiên q trình máy xử lý chắn không tránh khỏi sai phạm định Hiện công ty sử dụng phần mềm Misa kết hợp với việc sử dụng bảng tính Excel để xuất liệu thực lưu trữ thủ cơng ❖ • Kiểm sốt nhập liệu Đối với hoạt động kiểm soát nhập liệu, cần thực kiểm sốt từ việc khai báo thơng tin có liên quan khách hàng, đơn hàng như: - Đơn giá - Mã hàng hoá - Mã khách hàng GVHD: Ths Nguyễn Thị Phương Thúy 66 Chương Nhóm tác giả - Mã phương thức toán - Ngày đến hạn toán - Ngày tháng năm mua hàng - Số lượng Rủi ro lớn hay gặp phải phần nhập liệu nhập sai giá bán mã số thuế hay địa khách hàng Kết việc nhập liệu việc xuất hoá đơn giá trị gia tăng cho khách hàng Khi xét duyệt hố đơn hoạt động kiểm sốt thủ cơng cấp thực Nếu có sai sót phản ánh lại cho phận lập hố đơn • Kiểm sốt xử lý Đa phần xảy lỗi xử lý hai yếu tố Yếu tố khâu nhập liệu khai báo từ đầu Yếu tố thứ hai phía nhà cung cấp phần mềm thực Để kiểm tra hoạt động xử lý có xác hay khơng dựa vào việc kiểm tra loại chứng từ, báo cáo mà máy xuất so với thực tế loại sổ làm thủ cơng, khơng có chênh lệch đánh giá máy xử lý Tuy nhiên để thực việc kiểm tra làm nhiều thời gian công sức nên việc kiểm tra cần thực từ ban đầu công ty tiến hành áp dụng sử dụng phần mềm kế toán phải đảm bảo từ khâu nhập liệu, hay khai báo liệu đầu vào GVHD: Ths Nguyễn Thị Phương Thúy 67 Chương GVHD: Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy Nhóm tác giả 68 Chương Nhóm tác giả - Các chứng từ lập mẫu quy định, ghi đầy đủ thông tin đáp ứng yếu tố pháp lý chứng từ; đảm bảo chế độ nhận liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ phận đơn vị phần hành kế toán b) Nhược điểm - Công ty không thực việc lập lệnh bán hàng trước giao hàng, có sai sót khâu lập hố đơn, xuất kho giao hàng không loại hàng, số lượng mà khách hàng u cầu phải tiến hành lập hố đơn giao hàng lại Đây rủi ro cao phương thức lập hóa đơn trước Tuy làm đơn giản hóa phịng Kinh doanh không cần phải lập nhiều chứng từ Nhưng phận khác khơng có chứng từ để lưu giữ - Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ cịn tồn thiếu sót, xảy tình trạng thất lạc chứng từ • Hoạt động xuất kho giao hàng a) Ưu điểm - Nhờ việc phân chia vai trò rõ ràng giúp việc luân chuyển chứng từ diễn nhanh hợp lí phận - Việc xét duyệt chứng từ thực đầy đủ đảm bảo tính pháp lý chứng từ - Sử dụng chứng từ hợp lý gần phù hợp với quy định chế độ kế tốn cơng ty áp dụng b) Nhược điểm - Do hoạt động nhận đặt hàng, công ty không lập lệnh bán hàng kéo theo hoạt động kế tốn khơng có lệnh bán hàng để làm vững mà sử dụng phiếu xuất kho kế toán kho lập để đối chiếu làm giao hàng cho khách Điều dễ dẫn sai sót nhầm lẫn số lượng, mặt hàng, - Cơng tác bảo quản, lưu trữ chứng từ cịn tồn thiếu sót, xảy tình trạng thất lạc chứng từ • Hoạt động lập hóa đơn theo dõi công nợ a) Ưu điểm - Việc phân chia vai trò rõ ràng giúp việc luân chuyển chứng từ diễn trôi chảy phận GVHD: Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy 69 Chương Nhóm tác giả - Sử dụng chứng từ hợp lý gần phù hợp với quy định chế độ kế tốn cơng ty áp dụng b) Nhược điểm - Công việc kế toán tổng hợp đảm nhiệm nên phát sinh vào ngày cuối quý tạo nên khó khăn việc kiểm sốt cơng việc - Do hệ lụy từ việc thiếu lệnh bán hàng hoạt động nhận đặt hàng nên hoạt động công tác lập hóa đơn phiếu xuất kho giấy gửi hàng Cách tạo thêm nhiều bước thực phần mềm phiếu xuất kho lập lúc với hóa đơn - Tình trạng thất lạc chứng từ xảy hạn chế cịn tồn cơng tác bảo quản lưu trữ • Hoạt động thu tiền a) Ưu điểm - Việc luân chuyển chứng từ công ty diễn nhanh chóng nhờ phân chia vai trị rõ ràng, hợp lý - Tính pháp lý chứng từ đảm bảo nhờ xét xuyệt đầy đủ - Sử dụng chứng từ hợp lý gần phù hợp với quy định chế độ kế tốn cơng ty áp dụng b) Nhược điểm - Việc lưu trữ bảo quản chứng từ chưa trọng nên thường hay xảy thất lạc, phải tiến hành in xét duyệt lại - Việc luân chuyển chứng từ chậm trễ phòng ban thường xảy ra, làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc kiểm tra chứng từ, hạch tốn kế toán 4.1.1.3 phần mềm kế toán a) Ưu điểm - Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp nhanh chóng phát hiện, xác định trách nhiệm có người sửa liệu dựa vào dấu vết truy cập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy 70 Chương Nhóm tác giả - Trong phịng kế tốn nay, máy chủ hệ thống, nhân viên kế tốn trang bị máy tính để bàn để làm việc Hệ thống máy tính nối mạng internet, dễ dàng cho việc truy cập trao đổi thơng tin - Giao diện chương trình kế tốn máy đơn giản, dễ hiểu, sử dụng tồn Tiếng Việt, tạo điều kiện cho người sử dụng làm việc dễ dàng với chương trình - Đối với hoạt động xử lý số liệu, phần mềm xuất bảng tính có chức giống Excel nên dễ dàng xử lý - Khi có sửa đổi chế độ, chuẩn mực kế toán, phần mềm bổ sung biểu mẫu báo cáo, hệ thống tài khoản (Do nhà cung cấp thực hiện) - Cho phép xuất loại báo cáo, thông tin khách hàng, tồn kho, thời gian ngắn b) Nhược điểm - Nhiều lúc, tất máy kết nối vào hệ thống, gây chậm trễ cơng việc - Trình độ nhân viên sử dụng phần mềm hạn chế, đặc biệt nhân viên có tuổi ảnh hưởng khơng nhỏ đến tốc độ xử lý, nhập liệu chưa xác, thường xuyên gặp lỗi hệ thống 4.1.2 Nhận xét hệ thống kiểm sốt nội cơng ty 4.1.2.1 Về hệ thống kiểm soát nội a) Ưu điểm - Có quy định quan, quy chế làm việc thiết lập rõ ràng, dễ hiểu phổ biến rộng rãi tồn thể cơng ty, tạo cho nhân viên có nề nếp từ vào làm việc - Đối với hoạt động kiểm soát quản lý chủ yếu thực kiểm soát tuân thủ nhân viên với sách quản lý Trong nội phịng, ban, phận có kiểm sốt lẫn nhau, theo dõi tình hình thực nội quy công ty thể qua bảng chấm cơng - Thường xun có nhân viên theo dõi tình hình làm việc đơn vị như: số lượng nhân viên có mặt bao nhiêu? Đi cơng tác bao nhiêu? Vắng mặt bao nhiêu? Lý vắng mặt? Tất theo dõi tổng hợp lại để làm tiêu chí bình xét, xếp loại nhân viên cuối quý, cuối năm b) Nhược điểm - Chưa thực có phận, ban chức đứng đảm trách công tác kiểm tra, tra nội mặt mà chủ yếu kiêm nhiệm Do việc kiểm tra chủ GVHD: Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy 71 Chương Nhóm tác giả yếu người có kinh nghiệm lực cao kiểm tra lại báo cáo tài nội dung nghiệp vụ thực - Các hoạt động kiểm tra, kiểm soát chủ yếu cấp cấp 4.1.2.2 hệ thống kiểm soát nội chu trình doanh thu Ở phần nhóm tác giả nhận thấy ưu điểm chung khâu kiểm soát chu trình doanh thu cơng ty có tách bạch phận thực phận có liên quan đến chu trình doanh thu nắm rõ bước quy trình nên xảy trường hợp làm sai quy trình Tuy nhiên cịn số hạn chế như: - Tồn chu trình xảy nhiều cơng đoạn, liên quan nhiều phận, phát sai sót phận thực trước - Các hoạt động kiểm sốt chu trình doanh thu ít, có phận tự kiểm tra nội kiểm tra lẫn qua khâu - Đối với chu trình doanh thu, khơng có phận phục trách công việc kiểm tra, kiểm soát mà hoạt động kiểm soát phận sau kiểm tra phận trước thơng qua chứng từ mà nhận từ trước chuyển sang - Không lập lệnh bán hàng nên khó kiểm sốt hoạt động bán hàng phịng kinh doanh Vì phần nhóm tập trung phân tích rủi ro cụ thể xảy hoạt động chu trình doanh thu để từ tạo tiền đề cho việc xây dựng phương pháp phù hợp với đơn vị doanh nghiệp • Kiểm soát hoạt động nhận đặt hàng □ Các nội dung hợp đồng kinh tế mà phía khách hàng gửi cho cơng ty có điều khoản khơng có lợi cho cơng ty □ Việc nhận đơn hàng từ hình thức qua điện thoại, miệng, chứa đựng nhiều rủi ro thông tin thông tin loại hàng, số lượng, địa điểm, thời gian giao hàng, □ Nhân viên bán hàng cấp nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng làm cho cơng ty phải chịu rủi ro tín dụng q mức • Kiểm sốt hoạt động xuất kho hàng hoá □ Bộ phận giao hàng làm hư hỏng, mát trình vận chuyển dẫn tới sai lệch số hàng hóa đơn số hàng thực giao □ Xuất hàng chưa cho phép □ Xuất kho sai chủng loại hàng hoá GVHD: Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy 72 Chương Nhóm tác giả □ Xuất kho sai số lượng □ Giao sai cảng hàng • Kiểm sốt hoạt động lập hố đơn theo dõi cơng nợ □ Chọn sai đối tượng khách hàng □ Lập sai hoá đơn lập hoá đơn thành hai lần thực tế không giao hàng □ Nhân viên lập hố đơn qn lập số hoá đơn cho hàng hoá giao □ Nhập sai giá đối tượng khách hàng • Kiểm sốt hoạt động thu tiền □ Khách hàng không toán hạn so với cam kết, dẫn đến tình trạng doanh thu cao tiền cơng ty lại khơng có □ Khách hàng trả tiền giả □ Thủ quỹ nhân viên thu ngân biển thủ tiền mặt khách hàng toán trước khoản tiền mặt ghi nhận doanh thu 4.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP Trên sở nhận xét, đánh giá điểm mạnh yếu số mặt tổ chức cơng tác kế tốn chu trình doanh thu phân tích nhóm tác giả xin đưa số giải pháp sau: 4.2.1 Một số kiến nghị tổ chức cơng tác kế tốn chu trình doanh thu doanh nghiệp 4.2.1.1 Về tổ chức máy kế tốn Lượng cơng việc kế tốn tổng hợp lớn KTTH gần thay cho Kế tốn tốn trưởng cơng ty đảm nhận ln vai trị kế tốn bán hàng, kiểm sốt hầu hết cơng việc phịng kế tốn Do nên thực giảm bớt công việc KTTH, bổ sung thêm kế tốn làm vai trị kế tốn bán hàng Thực thay máu nguồn nhân lực phịng kế tốn cách bổ sung thêm nhân viên có tình độ tốt nghiệp đại học quy chun ngành kế tốn tài chẳng hạn bổ sung cho vị trí kế tốn bán hàng mà cơng ty cần bổ sung Thực phân chia kế toán theo xưởng để theo dõi cách xác nhanh Chẳng hạn vị trí kế tốn lương kế tốn sản xuất cơng ty thực bổ sung người chia người theo dõi xưởng 4.2.1.2 Về trình lập luân chuyển chứng từ GVHD: Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy 73 Chương Nhóm tác giả • Hoạt động nhận đặt hàng Cơng ty nên lập lệnh bán hàng trước giao hàng để hạn chế việc sai sót khâu lập hóa đơn, xuất kho giao hàng nhẫm lẫn mặt hàng, chênh lệch số lượng hàng mà khách hàng yêu cầu, tránh việc phải lập lại hóa đơn giao hàng lại Cịn cơng tác bảo quản, lưu trữ chứng từ, nhóm tác giả kiến nghị cơng ty nên phân loại chứng từ theo ngày tháng phát sinh để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu đồng thời hạn chế tình trạng thất lạc chứng từ thời điểm nhiều nghiệp vụ phát sinh xảy Bên cạnh đó, nên qui định người chịu trách nhiệm quản lí, kiểm sốt việc lưu trữ chứng từ • Hoạt động xuất kho giao hàng Để hạn chế rủi ro sai sót mặt số lượng hay mặt hàng vào phiếu xuất kho kế tốn lập Nhóm tác giả kiến nghị công ty nên lập lệnh bán hàng để làm đối chiếu trước xuất kho để giao hàng Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ công ty nên trọng nhiều Công ty lưu trữ chứng từ theo ngày tháng năm giúp việc kiểm tra, đối chiếu diễn trơi chảy, nhanh chóng có u cầu Thêm vào nên qui trách nhiệm người việc lưu trữ bảo quản chứng từ • Hoạt động lập hóa đơn Hiện tại, cơng ty thực theo hướng dùng phiếu xuất kho để làm lập hóa đơn để dẫn đến sai sót nhìn nhầm nên nhóm tác giả kiến nghị cơng ty nên lập lệnh bán hàng Từ đó, lập hóa đơn phần mềm đồng thời lập kèm phiếu xuất kho đảm bảo tính đồng hai chứng từ, giảm bớt lượng công việc cho kế tốn Đối với cơng tác bảo quản lưu trữ chứng từ, tác giả đề nghị nên để kế tốn cơng nợ đảm nhiệm cơng tác đồng thời lưu chứng từ theo ngày tháng phát sinh nghiệp vụ để tránh việc thất lạc chứng từ • Hoạt động thu tiền Vấn đề bảo quản, lưu trữ chứng từ nên trọng việc phân chia người chịu trách nhiệm mà tác giả kiến nghị kế tốn cơng nợ lưu trữ theo theo ngày tháng phát sinh để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu sau hạn chế việc thất lạc chứng từ 4.2.1.3 Về phần mềm kế toán Hiện phần lớn công việc thực hệ thống máy tính, số lượng người truy cập đơng, lượng cơng việc nhiều dẫn đến tình trạng đứng máy, lỗi hệ thống Do đó, cơng ty nên thường xun bảo trì, nâng cấp hệ thống máy tính để đáp ứng nhu cầu cơng việc GVHD: Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy 74 Chương Nhóm tác giả Do đặc thù nghành kế toán phải cập nhật phần mềm có thơng tư hay bổ sung thông tư ban hành điều cần thiết trình độ nhân viện sử dụng phần mềm cịn hạn chế cơng ty nên tổ chức buổi hướng dẫn người công ty cung cấp phần mềm dẫn dắt để nhân viên hiểu rõ vận dụng linh hoạt phần mềm Cần có chuyên viên máy tính phụ trách phần mềm để xử lý kịp thời phát sinh cố Bên cạnh cơng ty nên thường xun nâng cấp phần mềm diệt virus tránh tình trạng virus xâm nhập làm liệu kế toán 4.2.2 Một số kiến nghị kiểm sốt nội cơng ty Ở đây, nhóm tác giả đưa kiến nghị để ngăn chặn, khắc phục rủi ro nêu liên quan đến vấn đề kiểm soát nội hoạt động kinh tế chu trình doanh thu ❖ Kiểm soát việc nhận đặt hàng Nếu đơn đặt hàng đặt qua điện thoại miệng phải có xác minh thỏa đáng yêu cầu gửi mail xác nhận việc đặt hàng khách hàng khơng chấp nhận thực từ chối đơn đặt hàng Nên có qui định hạn mức bán chịu để giảm rủi ro tín dụng mức cho công ty nhân viên chấp nhận nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh số ❖ Kiểm soát hoạt động xuất kho giao hàng Trong hóa đơn đưa xuống cho phận kho hàng phải ghi rõ xác thơng tin liên quan hàng hóa xuất kho Bên cạnh người phụ trách kho phải nhận xét tín tính hợp lệ chứng từ để đảm bảo chứng từ lập xét duyệt theo qui định Nên có kiểm tra chéo phận kho phận xuất, nhập Phương tiện nhân viên vận chuyển phải đáp ứng đủ yêu cầu việc giao hàng Phiếu giao hàng phải khách hàng ký xác nhận để làm chứng việc nhận chấp nhận hàng ❖ Kiểm sốt hoạt động lập hóa đơn theo dõi cơng nợ Cơng ty nên đặt tính xác đơn đặt hàng lên hàng đầu để lập hóa đơn Đánh dấu hóa đơn toán, thường xuyên kiểm tra đối chiếu chứng từ với nghiệp vụ phát sinh để tránh sai sót việc lập hóa đơn Nên phân cơng người chịu trách nhiệm việc kiểm tra giá bán việc cộng trừ hóa đơn ❖ Kiểm sốt hoạt động thu tiền Khi thời hạn toán đến kế toán công nợ nên thực nhắc nhở khách hàng thông qua việc gửi mail gọi điện thoại nhắc nợ Việc sử dụng hóa đơn với hệ thống hàng tồn kho, kiểm kê định kỳ giúp đảm bảo giúp phát giao dịch bán hàng không tốn, giảm nguy biển thủ có GVHD: Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy 75 Chương Nhóm tác giả thể xảy ra, khuyến khích trả chuyển khoản thay tiền mặt để giảm bớt rủi ro, chi phí hành phát sinh liên quan đến bán hàng Thường xuyên kiểm tra đối chiếu tiền mặt quỹ với số tiền thủ quỹ ghi nhận sổ sách Công ty nên trang bị máy soi tiền tự động để hạn chế việc nhận tiền giả từ khách hàng toán GVHD: Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy 76 Phần kết luận Nhóm tác giả C PHẦN KẾT LUẬN Nhận xét Một doanh nghiệp hoạt động hiệu có hệ thống thơng tin kế tốn vững chu trình kinh doanh đảm bảo Chu trình doanh thu phần thiết yếu việc đánh giá công tác hoạt động doanh nghiệp Vì vậy, hồn thiện chu trình doanh thu điều cần thiết doanh nghiệp Trong suốt q trình thực tập Cơng ty TNHH Hansea Tây Ninh với hỗ trợ nhân viên phịng Kế tốn nhóm tác giả tiếp cận tìm hiểu cách cụ thể phần hành kế toán, cách tổ chức hoạt động kinh doanh đặc biệt chu trình doanh thu Bên cạnh việc cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết để hoàn thành đề tài nghiên cứu nhóm tác giả cịn tạo điều kiện cọ sát với phần hành kế toán khác để có kinh nghiệm cho cơng việc sau Về theo quan sát tìm hiểu nhóm tác giả chu trình doanh thu doanh nghiệp tổ chức hợp lý không chênh lệch nhiều so với quy trình lý thuyết mà nhóm biết đến suốt trình học tập Tuy nhiên có số hoạt động cơng ty thực lược bớt nhằm đơn giản công tác việc thực công việc Ở phần sở lý luận, nhóm thực hệ thống hóa số thơng tin chu trình doanh thu, hệ thống thơng tin kế toán vấn đề kiểm soát nội chu trình doanh thu Những hoạt động chu trình doanh thu nhóm thể thơng qua sơ đồ dòng liệu lưu đồ luân chuyển chứng từ để thể rõ công việc cụ thể cần thực hoạt động chu trình doanh thu Theo thực trạng đơn vị thực tập nhóm mơ tả lại chi tiết cách tổ chức hoạt động chu trình doanh thu mà công ty thực Để mơ tả hoạt động nhóm tiến hành vấn quan sát thực tế phận có liên quan để phản ánh cách xác thực trạng đơn vị Thông qua so sánh lý luận thực tiễn chu trình doanh thu nhóm đưa nhận xét số giải pháp nhằm hồn thiện chu trình doanh thu đơn vị thực tập Khóa luận đáp ứng hồn chỉnh mục tiêu đề phần mở đầu luận Kiến nghị Trong chương 3, nhóm thực nhận xét ưu, nhược điểm hệ thống tổ chức máy kế toán, đặc biệt chu trình doanh thu thực hiên công ty Tuy nhiên, nhận xét cịn mang tính chủ quan cá nhân giải pháp đưa mang tính chất tham khảo mảng nhỏ, chưa thực đầy đủ Tất giải pháp nhóm đưa nhằm giải vấn đề tồn công tác tổ chức đặc biệt chu trình doanh thu doanh nghiệp Những kiến nghị nhóm đưa đánh vào việc xây dựng tổ chức công tác kế toán từ việc điều chỉnh nhân lực phân chia công việc cho phù hợp đến việc bổ sung chứng từ cịn thiếu hay quy trình xử lý chứng từ hoạt động chu trình doanh thu Và cuối nhóm thực đưa số giải pháp cụ thể để tránh rủi ro xảy hoạt động kiểm sốt nội chu trình doanh thu Do hạn chế thời gian thực tập khn khổ khóa luận nên khóa luận nên viết nhóm cịn nhiều hạn chế Ở đây, nhóm thực mơ tả trình bày lại hoạt động kinh tế chu trình doanh thu hoạt động kiểm soát chu trình này, chưa sâu vào phân tích cách hạch tốn nghiệp vụ, giải pháp đưa giới hạn bước thực quy trình Bên cạnh đó, việc tìm hiểu hệ thống phần mềm kế tốn máy sử dụng cơng ty chưa thực kỹ càng, vậy, hoạt động kiểm sốt chu trình doanh thu xử lý máy chưa sâu Nguyên nhân chủ yếu tính bảo mật thơng tin cơng ty cao nên số phần hành phần mềm quản lý chặt chẽ, GVHD: Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy 77 Phần kết luận Nhóm tác giả nghiên cứu Nhóm tiếp xúc nhiều trực tiếp phần hành nhóm giao phần hành kế toán toán Các phần hành khác chủ yếu nhóm quan sát nhân viên phịng kế tốn hỗ trợ mơ tả lại Hướng mở rộng để tài Một số hướng mở rộng đề tài thực dựa điểm mạnh, yếu mà nhóm thực phân tích sau: - Nghiên cứu mối quan hệ chu trình doanh thu với chu trình khác chu trình kinh doanh, thơng qua tìm yếu tố tác động đến chu trình doanh thu, đưa giải pháp để hồn thiện chu trình doanh thu mối quan hệ với tổng thể - Thực nghiên cứu sâu vấn đề kiểm sốt thơng tin, mã hóa thơng tin đối tượng chu trình doanh thu GVHD: Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy 78 Tài liệu tham khảo Nguyễn Hữu Ánh Nguyễn Thị Khánh Phương, 2012 Nội dung rủi ro chu trình kế tốn doanh thu doanh nghiệp sản xuất kinh doanh điều kiện tin học hóa cơng tác kế tốn Tạp chí kinh tế phát triển, số 186, trang 91-99 Lê Thanh Hằng Dương Cơng Hiệp, 2019 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Tạp chí tài < http://tapchitaichinh.vn/nghien-cuu-trao- doi/kiem-soatnoi-bo-chu-trinh-ban-hang-va-thu-tien-tai-doanh-nghiep-302785.html> [Truy cập ngày: 24 tháng năm 2019] Phạm Lê Hoài, 2012 Hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Pymepharco Luận văn Thạc sĩ Đại học Đà Nằng Bùi Đức Huy, 2013 Chu trình doanh thu kiểm sốt chu trình doanh thu Cơng ty Cổ phần vật tư Nơng nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế Khóa luận tốt nghiệp Đại học Kinh tế Huế Trần Duy Vũ Ngọc Lan cộng sự, 2018 Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn phần Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Văn Liêm, 2017 Quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Dược Danapha Tạp chí Cơng Thương [Truy cập ngày: 23 tháng năm 2019] Nguyễn Thị Mai, 2015 Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Cổ phần Xi Măng Vicem Hải Vân Luận văn Thạc sĩ Đại học Đà Nằng Nguyễn Hồng Hoàng Nhi, 2015 Kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Kế tốn - Kiểm tốn Phương Nam Khóa luận tốt nghiệp Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Thị Thủy, 2013 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Cổ phần Tập đồn Hồnh Sơn Hà Tĩnh Khóa luận tốt nghiệp Đại học Kinh tế Huế ... nội chu trình doanh thu 75 4.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP 77 4.2.1 Một số kiến nghị tổ chức công tác kế tốn chu trình doanh thu doanh. .. công trình nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận chu trình doanh thu Chương 3: Thực trạng chu trình doanh thu Cơng ty TNHH Hansae Tây Ninh Chương 4: Một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện chu. .. chức cơng tác kế tốn công ty 45 3.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP 49 3.2.1 Các hoạt động chu trình doanh thu Cơng ty TNHH Hansae Tây Ninh 49 3.2.1.1 Hoạt