0129 tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty tnhh tổng hợp thương mại gia bảo luận văn tốt nghiệp

Mụctiêunghiêncứu

- Hệ thống hóa những lý luận, nghiên cứu về tổ chức thông tin kế toántrong chutrìnhdoanhthutrongcác doanhnghiệp.

Bài nghiên cứu này tiến hành khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán trong các khâu cơ bản của chu trình doanh thu, từ đó xác định được những hạn chế tồn tại trong việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Tổng hợp Thương mại Gia Bảo.

- Đề xuat một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông tinkế toán trong chu trình doanh thu tại công ty TNHH Tổng Hợp Thương MạiGia Bảo

- Đối tƣợng nghiên cứu là việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trìnhdoanh thutạicôngtyTNHHTHTMGia Bảo

- Phạmvinghiêncứulà tổchức thôngtin kếtoántrongchutrìnhdoanhthutạicôngtyTNHHTHTMGia Bảogiaiđoạn 2016- 2018

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều tổ chức hệ thống thông tin kếtoán theo phần hành với việc sử dụng phần mềm kế toán một cách riêng lẻ,dẫn đến việc chia sẻ, cập nhật thông tin giữa cácộ phận gặp nhiều khó khăn.Việc ứng dụng tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình còn khá mớiđốivớinhữngngườilàmcôngtáckếtoánnóichungvàcôngtáckếtoántrongcácd o a n h n g h i ệ p t h ƣ ơ n g m ạ i n ó i r i ê n g C h u t r ì n h d o a n h t h u t r o n g d o a n h nghiệp thương mại là chu trình bán hàng và thu tiền khách hàng của doanhnghiệp Tổ chức tốt thông tin kế toán trong chu trình doanh thu sẽ góp phầnđảm bảo những nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng đƣợc thựchiện nhanh chóng, chính xác và đƣợc kiểm soát tốt, hạn chế việc that thoát tàisảncủa côngty. b.Vềmặtthựctiễn Đềt à i đ ã h ệ t h ố n g h ó a n h ữ n g k i ế n t h ứ c c ơ b ả n v ề t ổ c h ứ c t h ô n g t i n kếtoán trongchutrìnhdoanh thutạicôngt y T N H H T H

T M G i a B ả o Thôngq u a v i ệ c p h â n t í c h , đ á n h g i á t h ự c t r ạ n g t ổ c h ứ c t h ô n g t i n k ế t o á n trong chu trình doanh thu tại công ty, tác giả rút ra những mặt còn tồn tại ởđơnvị,từđóđềxuatgiảiphápnhằmhoànthiệncôngtáctổchứcthôngtin kếtoántrongchutrìnhdoanhthutạicôngtyTNHHTHTMGiaBảo.

Chương1:Cơsởlýluậnvềtổchứcthôngtinkếtoántrongchutrìnhdoanh thu Chương2:Thựctrạngtổchứcthôngtinkếtoántrongchutrìnhdoanhthu tạicôngtyTNHHTHTMGia Bảo

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện thông tin kế toán trongchu trìnhdoanh thutạicông tyTNHH TH TMGia Bảo

Tổ chức thông tin kế toán là một trong các yếu tố quan trọng góp phầngiúp công ty có hoạt động kinh doanh vững mạnh.Van đề hoàn thiện tổ chứcthôngtinkếtoánđãđượcnhiềutổchứcvàcánhânquantâmnghiêncứudướicác góc độ, khía cạnh, lĩnh vực tiếp cận khác nhau Một số nghiên cứu liênquanđến lĩnh vựcnàycóthểkểđếnnhƣ:

Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011) đã hệ thống hóatoàn bộ lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán trong một tổ chức Đây là tàiliệunghiêncứu kháhoànchỉnhvềhệthống thôngtinkếtoán.

Trần Mậu Thông (2010)"Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tạiCông ty Cổ phần Lâm Đặc Sản Quảng Nam"– luận văn thạc sĩ quản trị kinhdoanh của Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng Ở đề tàinày tác giả cũng đã hệthống hóa các lý luận về hệ thống thông tin kế toán từ đó nêu thực trạng hệthốngthôngtinkếtoántạicôngtycũngnhƣcónhữnggiảiphápđểhoảnthiệnhệ thống thông tin kế toán tại công ty Tuy vậy luận văn vẫn chƣa bám sátthựctrạngđểcónhữnggiảipháp hiệuquảhơn.

Phạm Lê Hoài (2012) "Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chutrình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Pymepharco" – luận văn thạc sĩquản trị kinh doanh của Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng, trong công trìnhnghiêncứunày tác giả cũnghệ thống hóa lý luậnvề hệ thốngthôngt i n k ế toán cũng nhƣ ở phần thực trạng tác giả nêu về thực trạng ứng dụng tin học,xây dựng chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ, về tổ chức dữ liệu vàmã hóa các đối tƣợng quản lý…qua chương 3 tác giả cũng nêu các điều kiệnđể thực hiện các giải pháp để góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toántrong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Pymerpharco nhƣngluậnvănvẫncónhiềuđiểmcầnbổsungđểhoànthiện.

Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn MạnhToàn(2013), trong bài viết“Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kếtoán”,qua phương pháp tổng hợp và hệ thống hóa các nghiên cứu trong vàngoài nước, tác giả đã giới thiệu sáu cách tiếp cận về khái niệm và bản chatcủa HTTTKT hiện nay gồm: tiếp cận hướng đến đối tượng kế toán, tiếp cậntheo chu trình, tiếp cận theo hướng tổ chức công tác kế toán và bộ máy kếtoán,tiếpcậnvớitƣcáchlàmộthệthốngthôngtin,tiếpcậnthôngquaviệc xác định các yếu tố cau thành HTTTKT và tiếp cận trong điều kiện tin họchóa Tác giả chỉ ra mỗi cách tiếp cận đều có ý nghĩa lý luận và thực tiễn nhatđịnh, đồng thời cũng chỉ ra những hạn chế trong việc tiếp cận HTTTKT trênmộtkhíacạnhhoặcmộtsốyếutốcauthànhHTTTKT.Từđó,tácgiảtrìnhbàymột cách tiếp cận mới mang tính tổng thể và đa chiều về HTTTKT đó là tiếpcận dựa trên mối liên hệ giữa chu trình hoạt động và các phần hành kế toán vàcách tiếp cận dựa trên mối liên hệ giữa các phần hành kế toán với các nguồnlực, phương pháp và quy trình hạch toán Cách tiếp cận mới này mô tả mộtcách khái quát và trực quan về mối liên hệ và tính thống nhat giữa các yếu tốcau thành của HTTTKT, giúp hiểu r hơn bản chat HTTTKT và nhờ đó có thểứngdụngtrongquátrìnhphântích,thiếtkếvàtổchứcmộtHTTTKThiệuquả.Tuy nhiên, nghiên cứu chỉ dừng ở giác độ lý thuyết, chƣa đi sâu vào tổ chứcthôngtinkếtoánchomộtđơnvịcụthể. Khi ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và tổ chức công tác quản lýtheo hệ thống quản trị ERP nói riêng, cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ chứcHTTTKT, mà cách tiếp cận HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận mới, phhợp để tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi thông tin giữa các bộ phậnnày.Cáchtiếpcậnnàyhướngđếncácđốitượngsửdụngthôngtinkếtoántrêncơ sở xác định r từng loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chứcnăngnàotrongmộtchutrìnhkinhdoanhđểtổchứcghinhận,theodi,báocáohoặcphân quyềntruycậpkhaithácdữliệu,thôngtinđómộtcáchnhanhchóngvà chính xác Để đảm bảo các hoạt động đƣợc diễn ra một cách nhịp nhàng,đồng bộ nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao, phối hợp hoạt động giữa các chức năng,bộphận,cánhânc ngth am giatrongc ngmộtc hu trình,khácvớiviệc tổchứcHTTTKTtheotừngphầnhành,theodivàcungcapthôngtinvềtừngđốitƣợng kế toán Điều này đã đƣợc phân tích làm r trong nghiên cứu“Tiếp cậntheochutrình-Cơsởđểnângcaohiệuquảcủahệthốngthôngtinkếtoán” của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011) Nghiên cứu này tổ chức các hoạt độngthànhbốnchutrìnhcơbảnlàchutrìnhbánhàngvàthutiền,chutrìnhmua hàngvàthanhtoán,chutrìnhsảnxuatvàchutrìnhtàichính.Nghiêncứunàylàcơsởđểtácgiảtổc hứccácchutrìnhtrongcôngty,địnhhướnghoànthiệntổchứcthôngtinkếtoánđểđápứngđ ầyđủchứcnăngcủakếtoántrongchutrìnhTrầnT h ị T h a n h T â m ( 2 0 1 3 )"Hoànt h i ệ n h ệ t h ố n g t h ô n g t i n k ế t o á n trongc h u t r ì n h c u n g ứ n g t ạ i C ô n g t y Cổp h ầ n C ẩ m Hà"– l u ậ nv ă n thạc sĩ quản trị kinh doanh của Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng, với đề tài này tácgiả cũng đã nêu lý luận hệ thống thông tin kế toán ở phần thực trạng tác giảnêu về tổ chức hệ thống chứng từ trong chu trình cung ứng, tổ chức và mã hóadữ liệu, tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại công ty cổ phầnCẩm Hà cũng nhƣ ở phần đánh giá ƣu và khuyết điểm để từ đó tác giả cónhữngg i ả i p h á p h o à n t h i ệ n q u y t r ì n h l u â n c h u y ể n c h ứ n g t ừ ; h o à n t h i ệ n t ổ chức và mã hóa dữ liệu; hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trìnhcung ứng trong mục này tác giả đã đƣa ra sơ đồ hoàn thiện quy trình. Nhìnchungđềtàinàycũngkháhoànchỉnhvềmặtlýthuyếtnhữnggiảiphápđƣaralà bámsátthực trạng. Đề tài "Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công tyTNHH TH TM Gia Bảo" là đề tài nghiên cứu về tổ chức thông tin kế toántrong chu trình doanh thu Bên cạnh đó đề tài là kế thừa từ công trình nghiêncứu của các tác giả nói trên để vận dụng vào thực tế công ty để có những giảipháphợplýgiúpcôngtyngàycàngpháttriểnbềnvữnghơn.

Dữ liệukế toán(Chứn gtừ)

Thông tinkế toán(Báo cáotài chính,Báo cáokế toánquản trị)

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cau thành quan trọng của hệthống thôngtin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phươngtiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý vàcungcapthôngtinvềtìnhhìnhhuyđộngvàsửdụngvốncủadoanhnghiệpcũngnhƣk ếtquảhoạtđộngkinhdoanhcủadoanhnghiệptrongtừngkỳnhatđịnh.Haichứcnăngcủa hệthốngthôngtinkếtoánlàthôngtinvàkiểmtra[2].

Hệthốngthôngtinkếtoánlàsựkếthợpgiữahệthốngkếtoánvàhệthống thôngtin.Tổchứccôngtáckếtoántrongđiềukiện ứngdụngCNTT tạo ra một hướng nghiên cứu mới - nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán.Tacóthểhiểu“Hệthốngthôngtinkếtoánlàmộttậphợpcácnguồnlựcbaogồmc onngườivàcácmáymócthiếtbịnhằmbiếnđổidữliệukếtoánthànhcácthông tinkếtoán”,đƣợcminh họaquaHình1.1.

Hình1.1 Cácyếutố cơbảncủa hệthốngthông tin kếtoán

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Sổ nhật ký Chứng từ kế toán Kế toán chi tiết

Các bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối tài khoản

Hình1.2 Quy trình xửlý kếtoántrong doanhnghiệp

1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thốngthông tin khác trongdoanhnghiệp

Hệ thống thông tin doanh nghiệp là một hệ thống phức tạp, bao gồm nhiều chức năng khác nhau được thực hiện bởi nhiều bộ phận Các bộ phận này có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, liên tục trao đổi thông tin lẫn nhau Trao đổi thông tin này giúp đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả.

Các hệ thống thông tin chức năng nhƣ hệ thống thông tin tài chính, hệthống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin maketing, hệ thống thông tin cungứng, hệthốngthông tinsản xuat, hệthốngthôngtin bán hàng đềucóm ố i quan hệ chặt chẽ với nhau và có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tinkế toán tạo nên một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầuquảntrị củadoanhnghiệp[2].

Mối quan hệ giữa HTTTKT và các hệ thống thông tin khác đƣợc thể hiện quasơđồ ởHình1.3.

Hình 1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệthốngthông tinkháctrong doanh nghiệp

1.1.4 Tổ chức HTTTKTtheo phần hành và chu trìnha.Tổchức thôngtinkếtoán theophần hành

Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành là cách tổ chức dữ liệu kếtoán bằng việc phân loại và xử lý theo từng đối tƣợng kế toán nhat định. Mỗiphần hành do một nhân viên kế toán phụ trách độc lập Nhân viên kế toánphần hành nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra tat cả các chứng từ liênquan và thực hiện việc cập nhật dữ liệu theo từng đối tƣợng kế toán thuộcphầnhànhđó.Cụthể,kếtoáncácphầnhànhtheodõivàcungcapthôngti nvề số dƣ đầu kì, tình hình phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kì và số dƣcuốikìcủatừngđốitƣợng.

Ví dụ: Với phần hành kế toán vật tƣ, căn cứ vào các số liệu trên cácphiếu nhập – xuat kho, kế toán chi tiết vật tƣ sẽ theo dõi sự biến động về sốlƣợng, đơn giá, thành tiền vào sổ chi tiết mở cho từng loại vật tƣ theo trình tựthời gian Toàn bộ chứng từ, các sổ kế toán chi tiết liên quan đến vật tƣ do kếtoánvậttưquảnlývàlưutrữ.Cuốikì,kếtoánchitiếtvậttưsẽtiếnhànhkiểmtra, cộng sổ để xác định giá trị từng loại vật tƣ tồn kho và lập bảng tổng hợpnhập–xuat– tồnchotoànbộvậttƣ,hànghóa,trêncơsởđóđốichiếuđểđảmbảo khớpđúngvớisốliệucủa kếtoántổnghợp.

Trong doanh nghiệp thường có các phần hành kế toán chủ yếu như: kếtoánvốnbằngtiền,kếtoánvậttƣ,kếtoáncôngnợ,kếtoánTSCĐ,kếtoánchiphí sảnxuatvà giáthành sảnphẩm…

Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành nhằm mục đích cung cấp thông tin về tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp, thuận tiện cho việc ra quyết định quản lý Theo phương pháp này, thông tin được phân loại, thu thập và xử lý theo từng loại tài sản và nguồn vốn.

Việctổchứccôngtáckếtoántheochutrìnhđộclậpđápứngđƣợcyêu cầuvề cungcapthôngtintheotừngđốitƣợngk ế t o á n , l ậ p b á o c á o t à i chính và kiểm tra bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Tuy nhiên, thông tin kếtoán cungcap ngày càng đóngvaitròquantrọngt r o n g c ô n g t á c q u ả n l í , điều hành các hoạt động của doanh nghiệp Tat cả các bộ phận trong doanhnghiệp đều cầnthông tind o k ế t o á n c u n g c a p v à n g ƣ ợ c l ạ i k ế t o á n k h ô n g phảilàđiểm khởiđầ um à t h ƣ ờ n g l àg h i n hậ n v à tiếpt ục xửlíkế t qu ảcủacácb ộ p h ậ n k h á c t r o n g t o à n h ệ t h ố n g d o a n h n g h i ệ p D o v ậ y , v i ệ c t ổ c h ứ c dữ liệu kế toán theo từng chu trình một cách riêng lẻ, độc lập sẽ không giúpkhaithác, kế thừa hếtcác dữ liệuvà thôngtint ừ c á c b ộ p h ậ n c h ứ c n ă n g kháctrong do an hn gh iệ p H ơ n n ữ a việc c h i a sẻthông t i n gi ữa c á c b ộ p h ậ n củad o a n h n g h i ệ p t r o n g đ i ề u k i ệ n t ổ c h ứ c t h ô n g t i n k ế t o á n t h e o c h u t r ì n h cònnhiềuhạnchế.

Phươngphápnghiêncứu

Ýnghĩacủa đềtàinghiêncứu

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều tổ chức hệ thống thông tin kếtoán theo phần hành với việc sử dụng phần mềm kế toán một cách riêng lẻ,dẫn đến việc chia sẻ, cập nhật thông tin giữa cácộ phận gặp nhiều khó khăn.Việc ứng dụng tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình còn khá mớiđốivớinhữngngườilàmcôngtáckếtoánnóichungvàcôngtáckếtoántrongcácd o a n h n g h i ệ p t h ƣ ơ n g m ạ i n ó i r i ê n g C h u t r ì n h d o a n h t h u t r o n g d o a n h nghiệp thương mại là chu trình bán hàng và thu tiền khách hàng của doanhnghiệp Tổ chức tốt thông tin kế toán trong chu trình doanh thu sẽ góp phầnđảm bảo những nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng đƣợc thựchiện nhanh chóng, chính xác và đƣợc kiểm soát tốt, hạn chế việc that thoát tàisảncủa côngty. b.Vềmặtthựctiễn Đềt à i đ ã h ệ t h ố n g h ó a n h ữ n g k i ế n t h ứ c c ơ b ả n v ề t ổ c h ứ c t h ô n g t i n kếtoán trongchutrìnhdoanh thutạicôngt y T N H H T H

T M G i a B ả o Thôngq u a v i ệ c p h â n t í c h , đ á n h g i á t h ự c t r ạ n g t ổ c h ứ c t h ô n g t i n k ế t o á n trong chu trình doanh thu tại công ty, tác giả rút ra những mặt còn tồn tại ởđơnvị,từđóđềxuatgiảiphápnhằmhoànthiệncôngtáctổchứcthôngtin kếtoántrongchutrìnhdoanhthutạicôngtyTNHHTHTMGiaBảo.

Chương1:Cơsởlýluậnvềtổchứcthôngtinkếtoántrongchutrìnhdoanh thu Chương2:Thựctrạngtổchứcthôngtinkếtoántrongchutrìnhdoanhthu tạicôngtyTNHHTHTMGia Bảo

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện thông tin kế toán trongchu trìnhdoanh thutạicông tyTNHH TH TMGia Bảo

Tổ chức thông tin kế toán là một trong các yếu tố quan trọng góp phầngiúp công ty có hoạt động kinh doanh vững mạnh.Van đề hoàn thiện tổ chứcthôngtinkếtoánđãđượcnhiềutổchứcvàcánhânquantâmnghiêncứudướicác góc độ, khía cạnh, lĩnh vực tiếp cận khác nhau Một số nghiên cứu liênquanđến lĩnh vựcnàycóthểkểđếnnhƣ:

Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011) đã hệ thống hóatoàn bộ lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán trong một tổ chức Đây là tàiliệunghiêncứu kháhoànchỉnhvềhệthống thôngtinkếtoán.

Lý luận về hệ thống thông tin kế toán đã được Trần Mậu Thông (2010) hệ thống hóa trong luận văn "Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Lâm Đặc Sản Quảng Nam" Tác giả đã chỉ ra thực trạng hệ thống thông tin kế toán của công ty, đồng thời đề xuất các giải pháp để hoàn thiện hệ thống này Tuy nhiên, luận văn vẫn còn hạn chế trong việc bám sát thực tế để đưa ra những giải pháp hiệu quả hơn.

Phạm Lê Hoài (2012) "Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chutrình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Pymepharco" – luận văn thạc sĩquản trị kinh doanh của Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng, trong công trìnhnghiêncứunày tác giả cũnghệ thống hóa lý luậnvề hệ thốngthôngt i n k ế toán cũng nhƣ ở phần thực trạng tác giả nêu về thực trạng ứng dụng tin học,xây dựng chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ, về tổ chức dữ liệu vàmã hóa các đối tƣợng quản lý…qua chương 3 tác giả cũng nêu các điều kiệnđể thực hiện các giải pháp để góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toántrong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Pymerpharco nhƣngluậnvănvẫncónhiềuđiểmcầnbổsungđểhoànthiện.

Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn MạnhToàn(2013), trong bài viết“Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kếtoán”,qua phương pháp tổng hợp và hệ thống hóa các nghiên cứu trong vàngoài nước, tác giả đã giới thiệu sáu cách tiếp cận về khái niệm và bản chatcủa HTTTKT hiện nay gồm: tiếp cận hướng đến đối tượng kế toán, tiếp cậntheo chu trình, tiếp cận theo hướng tổ chức công tác kế toán và bộ máy kếtoán,tiếpcậnvớitƣcáchlàmộthệthốngthôngtin,tiếpcậnthôngquaviệc xác định các yếu tố cau thành HTTTKT và tiếp cận trong điều kiện tin họchóa Tác giả chỉ ra mỗi cách tiếp cận đều có ý nghĩa lý luận và thực tiễn nhatđịnh, đồng thời cũng chỉ ra những hạn chế trong việc tiếp cận HTTTKT trênmộtkhíacạnhhoặcmộtsốyếutốcauthànhHTTTKT.Từđó,tácgiảtrìnhbàymột cách tiếp cận mới mang tính tổng thể và đa chiều về HTTTKT đó là tiếpcận dựa trên mối liên hệ giữa chu trình hoạt động và các phần hành kế toán vàcách tiếp cận dựa trên mối liên hệ giữa các phần hành kế toán với các nguồnlực, phương pháp và quy trình hạch toán Cách tiếp cận mới này mô tả mộtcách khái quát và trực quan về mối liên hệ và tính thống nhat giữa các yếu tốcau thành của HTTTKT, giúp hiểu r hơn bản chat HTTTKT và nhờ đó có thểứngdụngtrongquátrìnhphântích,thiếtkếvàtổchứcmộtHTTTKThiệuquả.Tuy nhiên, nghiên cứu chỉ dừng ở giác độ lý thuyết, chƣa đi sâu vào tổ chứcthôngtinkếtoánchomộtđơnvịcụthể. Khi ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và tổ chức công tác quản lýtheo hệ thống quản trị ERP nói riêng, cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ chứcHTTTKT, mà cách tiếp cận HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận mới, phhợp để tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi thông tin giữa các bộ phậnnày.Cáchtiếpcậnnàyhướngđếncácđốitượngsửdụngthôngtinkếtoántrêncơ sở xác định r từng loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chứcnăngnàotrongmộtchutrìnhkinhdoanhđểtổchứcghinhận,theodi,báocáohoặcphân quyềntruycậpkhaithácdữliệu,thôngtinđómộtcáchnhanhchóngvà chính xác Để đảm bảo các hoạt động đƣợc diễn ra một cách nhịp nhàng,đồng bộ nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao, phối hợp hoạt động giữa các chức năng,bộphận,cánhânc ngth am giatrongc ngmộtc hu trình,khácvớiviệc tổchứcHTTTKTtheotừngphầnhành,theodivàcungcapthôngtinvềtừngđốitƣợng kế toán Điều này đã đƣợc phân tích làm r trong nghiên cứu“Tiếp cậntheochutrình-Cơsởđểnângcaohiệuquảcủahệthốngthôngtinkếtoán” của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011) Nghiên cứu này tổ chức các hoạt độngthànhbốnchutrìnhcơbảnlàchutrìnhbánhàngvàthutiền,chutrìnhmua hàngvàthanhtoán,chutrìnhsảnxuatvàchutrìnhtàichính.Nghiêncứunàylàcơsởđểtácgiảtổc hứccácchutrìnhtrongcôngty,địnhhướnghoànthiệntổchứcthôngtinkếtoánđểđápứngđ ầyđủchứcnăngcủakếtoántrongchutrìnhTrầnT h ị T h a n h T â m ( 2 0 1 3 )"Hoànt h i ệ n h ệ t h ố n g t h ô n g t i n k ế t o á n trongc h u t r ì n h c u n g ứ n g t ạ i C ô n g t y Cổp h ầ n C ẩ m Hà"– l u ậ nv ă n thạc sĩ quản trị kinh doanh của Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng, với đề tài này tácgiả cũng đã nêu lý luận hệ thống thông tin kế toán ở phần thực trạng tác giảnêu về tổ chức hệ thống chứng từ trong chu trình cung ứng, tổ chức và mã hóadữ liệu, tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại công ty cổ phầnCẩm Hà cũng nhƣ ở phần đánh giá ƣu và khuyết điểm để từ đó tác giả cónhữngg i ả i p h á p h o à n t h i ệ n q u y t r ì n h l u â n c h u y ể n c h ứ n g t ừ ; h o à n t h i ệ n t ổ chức và mã hóa dữ liệu; hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trìnhcung ứng trong mục này tác giả đã đƣa ra sơ đồ hoàn thiện quy trình. Nhìnchungđềtàinàycũngkháhoànchỉnhvềmặtlýthuyếtnhữnggiảiphápđƣaralà bámsátthực trạng. Đề tài "Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công tyTNHH TH TM Gia Bảo" là đề tài nghiên cứu về tổ chức thông tin kế toántrong chu trình doanh thu Bên cạnh đó đề tài là kế thừa từ công trình nghiêncứu của các tác giả nói trên để vận dụng vào thực tế công ty để có những giảipháphợplýgiúpcôngtyngàycàngpháttriểnbềnvữnghơn.

Dữ liệukế toán(Chứn gtừ)

Thông tinkế toán(Báo cáotài chính,Báo cáokế toánquản trị)

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cau thành quan trọng của hệthống thôngtin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phươngtiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý vàcungcapthôngtinvềtìnhhìnhhuyđộngvàsửdụngvốncủadoanhnghiệpcũngnhƣk ếtquảhoạtđộngkinhdoanhcủadoanhnghiệptrongtừngkỳnhatđịnh.Haichứcnăngcủa hệthốngthôngtinkếtoánlàthôngtinvàkiểmtra[2].

Hệthốngthôngtinkếtoánlàsựkếthợpgiữahệthốngkếtoánvàhệthống thôngtin.Tổchứccôngtáckếtoántrongđiềukiện ứngdụngCNTT tạo ra một hướng nghiên cứu mới - nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán.Tacóthểhiểu“Hệthốngthôngtinkếtoánlàmộttậphợpcácnguồnlựcbaogồmc onngườivàcácmáymócthiếtbịnhằmbiếnđổidữliệukếtoánthànhcácthông tinkếtoán”,đƣợcminh họaquaHình1.1.

Hình1.1 Cácyếutố cơbảncủa hệthốngthông tin kếtoán

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Sổ nhật ký Chứng từ kế toán Kế toán chi tiết

Các bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối tài khoản

Hình1.2 Quy trình xửlý kếtoántrong doanhnghiệp

1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thốngthông tin khác trongdoanhnghiệp

Hệ thống thông tin doanh nghiệp là một tập hợp các thành phần liên quan chặt chẽ với nhau, thực hiện nhiều chức năng khác nhau thông qua các bộ phận khác nhau Hệ thống này là một mạng lưới cung cấp thông tin lẫn nhau, đảm bảo cho các hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả.

Các hệ thống thông tin chức năng nhƣ hệ thống thông tin tài chính, hệthống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin maketing, hệ thống thông tin cungứng, hệthốngthông tinsản xuat, hệthốngthôngtin bán hàng đềucóm ố i quan hệ chặt chẽ với nhau và có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tinkế toán tạo nên một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầuquảntrị củadoanhnghiệp[2].

Mối quan hệ giữa HTTTKT và các hệ thống thông tin khác đƣợc thể hiện quasơđồ ởHình1.3.

Hình 1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệthốngthông tinkháctrong doanh nghiệp

1.1.4 Tổ chức HTTTKTtheo phần hành và chu trìnha.Tổchức thôngtinkếtoán theophần hành

Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành là phương pháp phân loại và xử lý dữ liệu kế toán theo từng đối tượng kế toán cụ thể Mỗi phần hành do một nhân viên kế toán chịu trách nhiệm độc lập, thu thập và kiểm tra toàn bộ chứng từ liên quan, cập nhật dữ liệu theo từng đối tượng kế toán thuộc phần hành đó Cụ thể, kế toán các phần hành theo dõi và cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ, tình hình phát sinh tăng, giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng kế toán.

Ví dụ: Với phần hành kế toán vật tƣ, căn cứ vào các số liệu trên cácphiếu nhập – xuat kho, kế toán chi tiết vật tƣ sẽ theo dõi sự biến động về sốlƣợng, đơn giá, thành tiền vào sổ chi tiết mở cho từng loại vật tƣ theo trình tựthời gian Toàn bộ chứng từ, các sổ kế toán chi tiết liên quan đến vật tƣ do kếtoánvậttưquảnlývàlưutrữ.Cuốikì,kếtoánchitiếtvậttưsẽtiếnhànhkiểmtra, cộng sổ để xác định giá trị từng loại vật tƣ tồn kho và lập bảng tổng hợpnhập–xuat– tồnchotoànbộvậttƣ,hànghóa,trêncơsởđóđốichiếuđểđảmbảo khớpđúngvớisốliệucủa kếtoántổnghợp.

Trong doanh nghiệp thường có các phần hành kế toán chủ yếu như: kếtoánvốnbằngtiền,kếtoánvậttƣ,kếtoáncôngnợ,kếtoánTSCĐ,kếtoánchiphí sảnxuatvà giáthành sảnphẩm…

Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành hướng đến các đối tượng kếtoán, chú trọng đến việc phân loại, thu thập, xử lý và cung cap thông tin vềtình hình và sự biến động theo từng loại tài sản và nguồn vốn trong quá trìnhkinh doanhcủa côngty[2]. b.Tổchứcthông tinkếtoántheo chutrình

Việc tổ chức công tác kế toán theo chu trình độc lập đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin theo từng đối tượng kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm tra bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, song thông tin kế toán ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý, điều hành các hoạt động của doanh nghiệp, nên việc tổ chức theo từng chu trình cố định, độc lập sẽ cản trở việc khai thác, kế thừa thông tin từ các bộ phận khác trong toàn hệ thống doanh nghiệp.

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, các chu trình kế toán đóng vai trò tích cực trong việc xử lý các công việc lặp lại, diễn ra liên tục theo trình tự nhất định Để đảm bảo hoạt động nhịp nhàng, đồng bộ và hiệu quả cao, cần phối hợp chặt chẽ giữa các chức năng, bộ phận và cá nhân tham gia trong cùng một chu trình Điều này đòi hỏi phải tổ chức trao đổi dữ liệu và thông tin khoa học giữa các bộ phận, tạo cơ sở xác định trách nhiệm của từng đơn vị trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót.

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhƣ hiện nay, nhằm tăngcường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các chu trình kếtoán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, bên cạnh việctổchứctheotừngphầnhành,cầnthiếtphảixâydựngHTTTKTtheocácchu trình Cách này hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toántrên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phậnchứcn ă n g n à o t r o n g m ộ t c h u t r ì n h đ ể t ổ c h ứ c g h i n h ậ n , t h e o d õ i , b á o c á o hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu thông tin đó một cách nhanhchóng và chínhxácnhat[2].

Tổngquan cáccôngtrìnhnghiên cứu cóliên quan đếnđềtài

TỔNGQUANVỀHỆTHỐNGTHÔNGTINKẾTOÁN

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cau thành quan trọng của hệthống thôngtin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phươngtiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý vàcungcapthôngtinvềtìnhhìnhhuyđộngvàsửdụngvốncủadoanhnghiệpcũngnhƣk ếtquảhoạtđộngkinhdoanhcủadoanhnghiệptrongtừngkỳnhatđịnh.Haichứcnăngcủa hệthốngthôngtinkếtoánlàthôngtinvàkiểmtra[2].

Hệthốngthôngtinkếtoánlàsựkếthợpgiữahệthốngkếtoánvàhệthống thôngtin.Tổchứccôngtáckếtoántrongđiềukiện ứngdụngCNTT tạo ra một hướng nghiên cứu mới - nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán.Tacóthểhiểu“Hệthốngthôngtinkếtoánlàmộttậphợpcácnguồnlựcbaogồmc onngườivàcácmáymócthiếtbịnhằmbiếnđổidữliệukếtoánthànhcácthông tinkếtoán”,đƣợcminh họaquaHình1.1.

Hình1.1 Cácyếutố cơbảncủa hệthốngthông tin kếtoán

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Sổ nhật ký Chứng từ kế toán Kế toán chi tiết

Các bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối tài khoản

Hình1.2 Quy trình xửlý kếtoántrong doanhnghiệp

1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thốngthông tin khác trongdoanhnghiệp

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống phức tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ Các bộ phận trong doanh nghiệp cung cấp thông tin lẫn nhau để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả.

Các hệ thống thông tin chức năng nhƣ hệ thống thông tin tài chính, hệthống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin maketing, hệ thống thông tin cungứng, hệthốngthông tinsản xuat, hệthốngthôngtin bán hàng đềucóm ố i quan hệ chặt chẽ với nhau và có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tinkế toán tạo nên một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầuquảntrị củadoanhnghiệp[2].

Mối quan hệ giữa HTTTKT và các hệ thống thông tin khác đƣợc thể hiện quasơđồ ởHình1.3.

Hình 1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệthốngthông tinkháctrong doanh nghiệp

1.1.4 Tổ chức HTTTKTtheo phần hành và chu trìnha.Tổchức thôngtinkếtoán theophần hành

Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành là cách tổ chức dữ liệu kếtoán bằng việc phân loại và xử lý theo từng đối tƣợng kế toán nhat định. Mỗiphần hành do một nhân viên kế toán phụ trách độc lập Nhân viên kế toánphần hành nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra tat cả các chứng từ liênquan và thực hiện việc cập nhật dữ liệu theo từng đối tƣợng kế toán thuộcphầnhànhđó.Cụthể,kếtoáncácphầnhànhtheodõivàcungcapthôngti nvề số dƣ đầu kì, tình hình phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kì và số dƣcuốikìcủatừngđốitƣợng.

Ví dụ: Với phần hành kế toán vật tƣ, căn cứ vào các số liệu trên cácphiếu nhập – xuat kho, kế toán chi tiết vật tƣ sẽ theo dõi sự biến động về sốlƣợng, đơn giá, thành tiền vào sổ chi tiết mở cho từng loại vật tƣ theo trình tựthời gian Toàn bộ chứng từ, các sổ kế toán chi tiết liên quan đến vật tƣ do kếtoánvậttưquảnlývàlưutrữ.Cuốikì,kếtoánchitiếtvậttưsẽtiếnhànhkiểmtra, cộng sổ để xác định giá trị từng loại vật tƣ tồn kho và lập bảng tổng hợpnhập–xuat– tồnchotoànbộvậttƣ,hànghóa,trêncơsởđóđốichiếuđểđảmbảo khớpđúngvớisốliệucủa kếtoántổnghợp.

Trong doanh nghiệp thường có các phần hành kế toán chủ yếu như: kếtoánvốnbằngtiền,kếtoánvậttƣ,kếtoáncôngnợ,kếtoánTSCĐ,kếtoánchiphí sảnxuatvà giáthành sảnphẩm…

Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành hướng đến các đối tượng kếtoán, chú trọng đến việc phân loại, thu thập, xử lý và cung cap thông tin vềtình hình và sự biến động theo từng loại tài sản và nguồn vốn trong quá trìnhkinh doanhcủa côngty[2]. b.Tổchứcthông tinkếtoántheo chutrình

Việctổchứccôngtáckếtoántheochutrìnhđộclậpđápứngđƣợcyêu cầuvề cungcapthôngtintheotừngđốitƣợngk ế t o á n , l ậ p b á o c á o t à i chính và kiểm tra bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Tuy nhiên, thông tin kếtoán cungcap ngày càng đóngvaitròquantrọngt r o n g c ô n g t á c q u ả n l í , điều hành các hoạt động của doanh nghiệp Tat cả các bộ phận trong doanhnghiệp đều cầnthông tind o k ế t o á n c u n g c a p v à n g ƣ ợ c l ạ i k ế t o á n k h ô n g phảilàđiểm khởiđầ um à t h ƣ ờ n g l àg h i n hậ n v à tiếpt ục xửlíkế t qu ảcủacácb ộ p h ậ n k h á c t r o n g t o à n h ệ t h ố n g d o a n h n g h i ệ p D o v ậ y , v i ệ c t ổ c h ứ c dữ liệu kế toán theo từng chu trình một cách riêng lẻ, độc lập sẽ không giúpkhaithác, kế thừa hếtcác dữ liệuvà thôngtint ừ c á c b ộ p h ậ n c h ứ c n ă n g kháctrong do an hn gh iệ p H ơ n n ữ a việc c h i a sẻthông t i n gi ữa c á c b ộ p h ậ n củad o a n h n g h i ệ p t r o n g đ i ề u k i ệ n t ổ c h ứ c t h ô n g t i n k ế t o á n t h e o c h u t r ì n h cònnhiềuhạnchế.

Quy trình kinh doanh của các doanh nghiệp thường bao gồm những công việc lặp lại, liên tục theo trình tự nhất định, đòi hỏi sự tham gia tích cực của các chu trình kế toán Để đảm bảo hoạt động diễn ra nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt hiệu quả cao nhất, cần phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong một chu trình Do đó, việc tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin khoa học giữa các bộ phận là rất cần thiết để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, tạo cơ sở xác định trách nhiệm của từng bộ phận, tránh chồng chéo, sai sót.

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhƣ hiện nay, nhằm tăngcường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các chu trình kếtoán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, bên cạnh việctổchứctheotừngphầnhành,cầnthiếtphảixâydựngHTTTKTtheocácchu trình Cách này hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toántrên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phậnchứcn ă n g n à o t r o n g m ộ t c h u t r ì n h đ ể t ổ c h ứ c g h i n h ậ n , t h e o d õ i , b á o c á o hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu thông tin đó một cách nhanhchóng và chínhxácnhat[2].

Tuy mỗidoanhnghiệpcóthể kinh doanhcácngành nghề,l ĩ n h v ự c khác nhau Một cách khái quát, hoạt động chủy ế u t r o n g m ộ t d o a n h n g h i ệ p đều cóthể tổc h ứ c t h à n h 4 c h u t r ì n h c ơ b ả n b a o g ồ m : C h u t r ì n h d o a n h t h u (bánhàng và thu tiền),chu trìnhcungứng (muahàng và thanht o á n ) , c h u trình chuyển đổi (sản xuat), chu trình tài chính Chức năng và hoạt động chủyếucủacácchutrìnhnàyđƣợc môtảtrongBảng 1.1.

Bảng1.1.Bảngmô tảchứcnăng vàh ạt độngchínhcủacácchutrình

1 Chu trình doanh thu:Mục đích chủ yếu củachu trình doanh thu làtạosựthuậntiện choviệc trao đổi hàng hoáhay dịch vụ với kháchhàngđểthutiền.N hững mục tiêu chínhcủam ụ c đ í c h n à y l à :

- Ghi nhận các đơn đặthàng kịp thời và chínhxác.

- Xác định các kháchhàngđángđƣợch ƣởngtín dụng

- Giao hàng hay cungcapdịchvụđúngn gày thoảthuận.

Nhân viên bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng có nhiệm vụ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng qua các hình thức khác nhau Họ phải đảm bảo rằng đơn đặt hàng ghi nhận đầy đủ và chính xác thông tin của khách hàng.

- Kiểm tra tín dụng và tồn kho:Kiểmtrasốdƣcôngnợcủakhá ch hàng trước khi chap nhậnbánnợchokháchhàng;K i ể m tra lƣợng hàng khách hàng yêucầu có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thờiđiểmgiaohàngchokhách

- Chap nhận bán hàng: Lập lệnhbánh à n g d o b ộ p h ậ n b á n h à n g tiến hành lập; Lệnhbánhàng sau

- Xuat hoá đơn về sảnphẩm,dịchvụm ộ t c áchchínhxácv à đúng thờihạn.

- Ghinhậnvàphânloại hoá đơn tiền mặtkịp thời vàchínhxác. khiđƣợclậpsẽđƣợcchuyểnđếnkhách hàng và các bộ phận cóliênquan.

- Chuẩnbịhàngvà giaohàng:Nhânviênkhohàngtiếnhà nhchuẩnbịhàngtheolệnhbánhàng, đóng gói và làm thủtụcxuat hàng giao cho khách hàngtạiđịa điểmtheoyêucầu.

- Xuat hóa đơn cho khách hàng:Hóa đơn bán hàng là chứng từxácđịnhquyềnsởhữuhàngchuyể n cho người mua và nghĩavụ thanh toán của người mua; làcơsởđểghinhậndoanht h u , thu ế GTGT và theo dõi công nợcủakháchhàng.

- Theodõicôngnợphảithu:Theod õ i t h a n h t o á n t h e o t ừ n g h óa đơn bán hàng và kết chuyểnsố dƣ nợ khách hàng vào cuốikỳ.

- Xửlýcácnghiệpvụbatthường:G i ả i q u y ế t h à n g b ị t r ả lại và giảm giá hàng bán (căn cứbiên bản ghi nhận các thỏa thuậnghi giảm doanh thu và công nợkháchhàng);Xửlýc á c k h o ả n nợquáhạn(thôngbáođ ế n kháchh àngcáckhoảnnợquáhạn, lập thủ tục xử lý và hạchtoáncáckhoảnnợkhôngđòi đƣợc);Xửlýđơnhàngđặtlại

2 Chu trình cung ứng:làtậphợpcáchoạtđ ộng liên quan đến nộidungmuahànghóa,ng uyênvậtliệu,dịchvụ vàthanhtoántiềncho nhà cung cap baogồm:đặthàng,nhậnh àng,nhậnhóađơn và thanh toán chonhà cungcap.

- Nhận biết nhu cầu vật tƣ, hànghóa, dịch vụ: So sánh số lƣợngtồn kho hiện tại với kế hoạch sửdụngtừngloạihàngtồnkhotrong thời gian sắp tới hoặc sốlƣợng tồn kho tối thiểu để xácđịnh nhu cầu vật tƣ, hàng hóa,dịch vụ cần; bộ phận mua hàngxác định lƣợng nhu cầu mua vàlập yêucầu mua hàng

- Đặt hàng: bộ phận mua hànglập đơn đặt hàng, lựa chọn nhàcungcap,thảoluậncácđ i ề u k iện giao hàng, thanh toán và kíkếthợpđồng;chuyểnđơnđặthàng đ ế n b ộ p h ậ n c ó l i ê n q u a n đểt hanhtoán.

- Nhậnhàng,nhậpkhovàbảoquản hàng: bộ phận nhận hàng(gồm cả thủ kho) tiến hành làmthủ tục kiểm tra, nhận hàng vànhập kho hàng hoặc chuyển giaođếnbộphậnsửdụngcóliênquan

; bảo quản lƣợng hàng hóatrong kho

- Xác nhận nghĩa vụ thanh toánvàtheodõicôngnợphảit r ả : Căn cứ bộ chứng từ nhận hàng,hóa đơn mua hàng, kế toán tiếnhànhkiểm tra,xácnhậnn g h ĩ a vụ thanh toán và theo dõi côngnợphảitrảchonhà cung cap

- Thanh toán tiền cho nhà cungcap:T h e o p h ƣ ơ n g t h ứ c t h a n h toánđ ã t h ỏ a t h u ậ n , k ế t o á n t i ế n hành các thủ tục để thanh toántiền chonhàcungcap.

X ử l ý t r ả l ạ i h à n g h ó a vàgiảm giáhàngmua;c h i ế t khau hàng mua; các khoản chiphí muahàngphát sinh.

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANHTHU

Doanh thu không phải là mục đích cuối c ng của doanh nghiệp nhƣngnó lại là điều kiện quan trọng hàng đầu đảm bảo cho doanh nghiệp tiếp tục tồntại và phát triển trong môi trường kinh doanh cạnh tranh Muốn vậy doanhnghiệp phải xác định đúng nhu cầu của khách hàng và tìm cách đáp ứng tốtnhatcácnhucầu đó.Doanhthucủamộtdoanhnghiệp cóthểtừhoạtđộ ngtiêu thụsảnphẩm,hànghóa hoặc cungcapdịch vụ.

Chu trình doanh thu là một quy trình kế toán liên tục ghi nhận các hoạt động liên quan đến bán hàng và thu tiền từ khách hàng Các nghiệp vụ trong quy trình này lặp lại đối với mỗi lần bán hàng và chỉ kết thúc khi doanh nghiệp ngừng hoạt động Doanh nghiệp có thể thiết lập một chu trình doanh thu hiệu quả bằng cách tận dụng công nghệ thông tin hiện đại, giúp đảm bảo các hoạt động bán hàng và thanh toán được thực hiện nhanh chóng, chính xác và được kiểm soát chặt chẽ.

Chu trình doanh thu bao gồm ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng và thu tiền nhằm mục tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng và thu đúng hạn tiền thanh toán Hệ thống xử lý bán hàng và hệ thống xử lý thu tiền là hai hệ thống chức năng chính của chu trình này Các bộ phận trực tiếp tham gia là phòng kinh doanh và phòng kế toán Việc trao đổi thông tin đóng vai trò quan trọng trong phối hợp giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như giữa hai bộ phận với nhau.

Hnh1.4 Cácchứcnăng chnh củachutr nhd anhthu

(Nguồn: [2]) a Nhậnđơnđặthàng Đây là khâu đầu tiên của chu trình doanh thu, thường được thực hiện ởbộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh Đặt hàng của khách hàng có thểđƣợc ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau nhƣ gửi trực tiếp, email, điệnthoại,…

Y ê u c ầ u c ủ a k h á c h h à n g p h ả i đ ƣ ợ c g h i n h ậ n m ộ t c á c h c ụ t h ể v à chính x á c v ề c h ủ n g l o ạ i h à n g h ó a , s ố l ƣ ợ n g t ừ n g m ặ t h à n g , t h ờ i g i a n , đ ị a đ iểm giao hàng cũng nhƣ các điều kiện thanh toán, vận chuyển hàng hóa… Đâychínhlàc ác thôngtinlàmcơsởđểthựchiệncácbướccôngviệctiếp theocủachutrình[2]. b iểt r a tndụngvàtồnh

Thôngt hƣ ờn g m ỗ i k há ch h à n g c hỉ đƣ ợc phépm u a c hị uđ ến m ộ t g i ới hạn nhat định Do vậy, trước tiênnhân viên bán hàngcần phải kiểm tra sốdƣc ô n g n ợ c ủ a k h á c h h à n g h o ặ c s ự đ ả m b ả o t à i c h í n h c ủ a k h á c h h à n g trướck h i q u y ế t đ ị n h c h a p n h ậ n đ ơ n đ ặ t h à n g t h a n h t o á n s a u T r o n g k h â u nàybộphậnbánhàngvàbộphậnếtáncngnợphảiphốihợp chặtchẽvới nhau Trước khi chap nhận đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng cũng cầnphải xác định lƣợng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tạithời điểm giao hàng Do vậy bước kế tiếp nhân viên bán hàng cần thực hiệnkiểm tralƣợnghàngtồnkho.Để thực hiện việck i ể m t r a l ƣ ợ n g t ồ n k h o phục vụ cho công tác bán hàng, tình hình biến động của hàng tồn kho phảiđƣợcết ánhàngtồnhcậpn h ậ t c h í n h x á c v à k ị p t h ờ i n g a y t ạ i m ỗ i thờiđiểm phátsinhtănggiảm.

Trong doanh nghiệp thương mại, nhân viên bán hàng phải liên hệ với bộphận mua hàng để xác định ngày hàng về trước khi chap nhận đơn đặt hàngcủakháchhàng[2]. c ậplệnhbánhàng Đơn đặt hàng sau khi đƣợc chap nhận sẽ là cơ sở để lập lệnh bán hàng.Lệnhbánhàngdobộ phậnbánhànglập,đƣợcinranhiềuliênvàchu yểnđến các bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình (nhƣbộ phận chuẩn bịhàngđể chuẩn bị, đóng gói;bộ phận hđ ể l à m c á c t h ủ t ụ c x u a t k h o h à n ghóa và đóng vai trò nhƣ phiếu xuat kho,bộ phậnế t á nđể bộ phận này biếtvàchuẩnbịlậphóa đơnbánhàng,theodicôngnợ và thutiềnbánhàng). d Chuẩnbịhàng

Sau khi nhận được lệnh bán hàng, nếu hàng có sẵn trong kho, bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành chuẩn bị theo đúng số lượng, chủng loại, đóng gói và làm các thủ tục để xuất hàng cho khách Trong trường hợp phải cung ứng thì đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ và hiệu quả giữa phòng kinh doanh và các bộ phận cung ứng để đảm bảo việc giao hàng đúng thời hạn thỏa thuận Đến ngày giao hàng, khách hàng có thể nhận hàng tại kho hoặc DN chuyển hàng giao cho khách tại địa điểm chỉ định Bộ phận giao hàng phải lập giấy báo gửi hàng để gửi kèm với hàng hóa Giấy báo gửi hàng có thể là bản sao của phiếu xuất kho hoặc vận đơn Các chứng từ chi phí liên quan đến việc vận chuyển sẽ được tập hợp và chuyển về phòng kế toán để thanh toán và theo dõi.

Sau khi hàng hóa đƣợc giao cho khách hàng, một liên của giay báo gửihàng đƣợc chuyển đếnb ộ p h ậ n l ậ p h ó a đ ơ n Lúc này bộ phận lập hóa đơnđãcóđầyđủchứngtừđểchứngminhhoạtđộngbánhàngđãhoàntat.Sa ukhi kiểm tra, đối chiếu các chứng từ có liên quan, bộ phận này tiến hành lậphóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng Đây chính là chứng từ quantrọng nhat trong hệ thống nghiệp vụ bán hàng, đƣợc lập thành nhiều liên đểgửi cho khách hàng, làm cơ sở đểbộ phận ế t án bán hàngghi nhận vàhạch toán doanh thu, thuế GTGT,bộ phận ế t áncng nợtheo dõi cáckhoảnphải thukháchhàngvàlưu tạibộ phận lậphóađơn. h.Thed õ i cách ả n phảithucủahách hàng

Các khoản phải thu đƣợc theo d i riêng biệt cho từng khách hàng Có haiphươngpháp tổ chứctheodi phải thucủakháchhàng:

- Phương pháp theo d i thanh toán theo từng hóa đơn: Khách hàng sẽthanh toán dứt điểm từng hóa đơn Bộ phận kế toán theo d i trên sổ chi tiếtcông nợ khách hàng các khoản phải thu, đã thu và số dƣ nợ chi tiết theo từnghóađơn.

- Phương pháp kết chuyển số dư: Bộ phận kế toán chỉ theo d i tổng sốdƣ đầu kì, tổng số nợ phát sinh trong kì, tổng số tiền đã thanh toán và số cònnợ của mỗi khách hàng vào cuối kì Phương pháp này tuy đơn giản nhƣngkhông hỗ trợ thực hiện chính sách chiết khau bán hàng cũng nhƣ cung capthôngtinvề cáckhoảnkháchhàng chậmthanhtoán. k.Nhận tiềnthanhtán

Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Trongtrườnghợpkháchhàngthanhtoánbằngtiềnmặt,bộphậnế tántiềnặ t lập phiếu thu vàthủ qutiến hành thu tiền Khi khách hàng mua hàng thanhtoán ngay bằng tiền mặt, không cần phải theo d i các khoản phải thu.

Khi khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng, bộ phận tiếp nhận tiền gửi ngân hàng dựa vào giấy báo có của ngân hàng để kiểm tra và ghi vào sổ kế toán và tài khoản tiền gửi ngân hàng Đồng thời, thông báo cho bộ phận kế toán theo dõi công nợ để cập nhật tình hình thanh toán của khách hàng.

Mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu là phối hợp nhịp nhàng và hiệuquả giữa các bộ phận trong việc xử lý bán hàng (thường do bộ phận kinh do-anh của doanh nghiệp trực tiếp tham gia), theo d i thanh toán và thu tiền củakhách hàng (thường do bộ phận kế toán của doanh nghiệp trực tiếp tham gia).Đây là hai chức năng cơ bản tạo nên chu trình doanh thu trong doanh nghiệp.Việc trao đổi thông tin giữa hai bộ phận nhịp nhàng, hiệu quả đóng vai tròquan trọng trong chu trình doanh thu Bên cạnh đó, mục đích cuối c ng củadoanh nghiệp là xác định lãi lỗ nên cần phải biết doanh thu và chi phí, trongchu trình này kế toán tổng hợp theo d i chung về doanh thu. Khi nào thu đượctiền bán hàng thì nghiệp vụ đó cham dứt, kế toán là một bước trong chu trìnhkhôngp h ả i đ ộ c l ậ p t r o n g c h u t r ì n h v à c ầ n p h ả i c ó s ự p h ố i h ợ p v ớ i c á c b ộ phận khác để đạt đƣợc mục đích của doanh nghiệp Do vậy có thể nói rằngchu trình doanh thu liên quan đến mối quan hệ mật thiết giữa hệ thống thôngtin bán hàng thuộc phòng kinh doanh và hệ thống thông tin kế toán thuộcphòngkế toán.

Bphắn k nh do nh:Cú chức năng xỏc định và thỏa món nhu cầu kháchhàng, thực hiện các công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây dựng kếhoạch phát triển sản phẩmv à d ị c h v ụ , b á n h à n g v à c h ă m s ó c k h á c h h à n g Mục tiêu của phòng kinh doanh là tối đa doanh số thực hiện và tối thiểu chiphí trong hoạt động bán hàng Hệ thống thông tin bán hàng bao gồm conngười, thiết bị và quy trình nhằm thu thập, xử lí và cung cap những thông tinkịp thời và chính xác phục vụ cho việc phối hợp giữa các cá nhân, bộ phậntrong quá trìnhbánhàng.

Bp h ắ n k e t o ỏ n : C út r ỏ c h n h i ệ m g h i n h ậ n , x ử l ớ , p h õ n t ớ c h , l ƣ u t r ữ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động của hàng hóa,doanhthutheotừng kháchhàng, từngthịtrường, theod õ i c ô n g n ợ t h e o từngk h á c h h à n g , g h i n h ậ n đ ầ y đ ủ c á c k h o ả n t h u ế l i ê n q u a n đ ế n q u á t r ì n h tiêu thụ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, chi phí, xác định kết quả tiêu thụ…,cungc a p t h ô n g t i n c h o b ộ p h ậ n b á n h à n g v à n h à q u ả n t r ị c á c c a p thôngquacácbáocáothíchhợp[2].

Hình 1.5 mô tả các chức năng cũng nhƣ phân công trách nhiệm và sựphốihợpgiữaphòngkinhdoanhvàphòngkếtoántrongchutrìnhdoanhthu.

Kiêm tra tín dụng và hàng tồn kho

Hnh1.5Quan hệgiữacácbộ phậntr ngchutrnh danhthu

TỔCHỨCTHÔNGTINTRONGCHUTRÌNHDOANHTHU

Tổchứcthôngtintrongchutrìnhdoanhthugồm4nútxửlítươngứngvới4ch ứcnăngcơbảncủachutrìnhdoanhthu,đólà(1)tiếpnhận,xửlíđơn

Dũ li u khách hàng Ð t hàng

Chap thu n đ t hàng Mã khách hàng và các dũ li u khác 1.0L nh bán hàng

Dũ li u ve công nợ

Kiem tra tín dụng Dũ li u đ t hàng

Dũ li u hàng ton kho

4.0 Phân tích Dũ li u giá bán

Các nhà quán lí đặt hàng và lập lệnh bán hàng, (2) chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng và giaohàng cho khách, (3) lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền và (4) phântích tìnhhìnhtiêuthụthểhiệnqua Hình1.6.

Tại nút xử lý này, thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng đƣợc doanhnghiệp nhập vào hệ thống máy tính bởi nhân viên bán hàng Chương trình sẽtự động thực hiện việc kiểm tra số lƣợng hàng hóa tồn kho hiện có và công nợhiện tại của khách hàng để thực hiện đơn đặt hàng Một hệ thống tốt sẽ chophépkiểmtrađồngthờisốlƣợnghàngtồnkhovàcôngnợcủakháchhàng,h ỗtrỡphảnhồiđơnđặt hàng củakhách hàng một cách nhànhchóng.

“Số lượntồn kho h ện tạ” của hàng hóa ngay lập tức đƣợccập nhật Nếu lƣợng hàng có sẵn của công ty không đủ để giao cho khách,nhân viên bán hàng phải thỏa thuận với khách về thời gian giao hàng và khaibáo với hệ thống máytínhđể chuẩnbị mộtđơn hànggiao trễ.

Thông tin về tình hình công nợ của từng khách hàng đến thời điểm hiệntại được cập nhật theo thời gian thực vào trường “Số dư côn nợ h ện tạ” trêntậptin Nếugiátrịđơnđặthàng khônglàmchosốdƣ công nợ của khách hàng vƣợt quá hạn mức cho phép, đơn đặt hàng sẽ đượcchap nhận và đưa vào lưu trữ trong hồ sơ đơn đặt hàng Nếu giá trị đơn đặthàngvƣ ợt qu á h ạ n mứ cc h o p h é p , n hâ n v i ê n s ẽ y ê u c ầ u k h á c h h à n g t h a n h toán khoản nợ cũ hoặc trình lên trưởng phòng kinh doanh xem xét để đưa raquyết địnhcuốicng. SaukhiđơnđặthàngđượcchapnhậnthìdữliệusẽđượclưuvàohaitậptinĐơn đặt h n( c á c t h ô n g t i n c h u n g v ề đ ơ n đ ặ t h à n g ) v à Cht e t đ ơ n đ ặ t hàng(cácthôngtin cụ thểvềloại hàngvàsốlƣợnghàng).

Căn cứ vào các thông tin cơ bản trên Đơn đặt hàng, tiến hành in lệnhbánhàngđểlưuvàohồsơcủabộphậnbánhàngvàchuyểnđếncácbộphận khácđ ể t i ế p t ụ c t h ự c h i ệ n c h u t r ì n h b á n h à n g , g ồ m : b ộ p h ậ n q u ả n l í k h o chuẩn bị hàng và đóng gói, bộ phận lập hóa đơn khi nhận đƣợc đầy đủ cácchứng từgiaohàng[2].

Quá trình xuất kho gồm nhiều bước như sau: Sau khi nhận được lệnh bán hàng (phiếu đóng gói) từ bộ phận bán hàng, bộ phận chuẩn bị hàng sẽ lấy hàng và đóng gói Trong trường hợp lượng hàng thực tế tại kho không đủ để giao, lệnh bán hàng có thể được điều chỉnh, sửa đổi trước khi thực hiện Quy trình điều chỉnh, sửa đổi phải quay trở lại bộ phận bán hàng Sau khi hàng hóa được chuẩn bị xong ở kho, nhân viên giao hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu và in ra phiếu giao hàng Lúc này, thủ tục xuất hàng ra khỏi kho đã được hoàn tất, đồng thời cập nhật dữ liệu trên phiếu xuất kho để phục vụ hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết của từng loại hàng hóa và cập nhật dữ liệu về tồn kho hàng hóa Dữ liệu tại trường "giá vốn" xuất kho phụ thuộc vào phương pháp hạch toán giá trị hàng xuất kho.

Sau khi nhận đƣợc phiếu giao hàng do bộ phận giao hàng chuyển đến,nhân viên phụ trách lập hóa đơn truy cập dữ liệu trong hệ thống để tiến hànhđối chiếu, kiểm tra số liệu nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa phiếu giaohàng, lệnh bán hàng và đơn đặt hàng của khách hàng Bộ phận lập hóa đơntiến hành cập nhật giá bán trên hệ thống, việc quản lý giá tự động có thể giúptránh các sai sót xảy ra về giá bán trong quá trình bán hàng để từ đó tiến hànhlậphóađơnbánhàng(hóađơnđỏ).Cácthôngtintrênhóađơnbánhàngđƣợc layt ừ t h ô n g t i n c ó s ẵ n t r ê n h ệ t h ố n g ( đ ã n h ậ p t ừ b ƣ ớ c t i ế p n h ậ n đ ơ n đ ặ t hàng) Căn cứ vào hóa đơn đã lập, bộ phận theo dõi thanh toán tiến hành ghinhậnnghiệpvụbánhàng,ghinhậndoanhthutừbánhàng(baogồmdoa nhthu tổng hợp và doanh thu chi tiết cho đơn đặt hàng), đồng thời tiến hành theodõi việcthanh toánđơnhàng của kháchhàng [2].

Quy trình tổ chức thông tin lập hóa đơn và theo dõi đơn hàng đƣợc thểhiệntrênhình1.9.

1.3.4.Tổchứcthng tinthed õ i cn g nợ vàthutiền

Thông tin về lũy kế công nợ khách hàng đến thời điểm hiện tại đƣợc cậpnhậtn g a y v à o t r ƣ ờ n g “ Số dư cônnợ hệ n t ạ ” t r ê n t ậ p t i n hàng để đảm bảocung cap thôngtin nhanh,phụcvụcông táckiểm trat í n dụng của khách hàng.T ổ c h ứ c t h ô n g t i n t h e o d õ i c h i t i ế t c ô n g n ợ c ầ n p h ả i theo dõi đƣợc thời hạn thanh toán của khác hàng đồng thời có thể tự động cậpnhậtsốdƣcôngnợ củakháchhàng.

Nh p dũ li u Báo cáo quỹ

Dũ li u hóa đơn T p tinNh t kí

Kiem tra và Hi u ch nh dũ li u

Dũ li u công nợ T pChi tiet Nh t kí

Kế toán trưởng Khách hàng K.toán công nợ

Dựa vào dữ liệu trên các tập tin Hóa đơn bán hàng và Chi tiết Hóa đơnbán hàng, có thể tính toán, tổng hợp và báo cáo đƣợc tat cả các thông tin vềtổng doanh thu; thuế GTGT phải nộp; số lƣợng và doanh thu của từng mặthàng, ngành hàng; doanh thu theo từng khách hàng… Tương tự như vậy, dựavào dữ liệu trên tập tin Phiếu xuat kho và Chi tiết Phiếu xuat kho, có thể báocáo tình hình xuat hàng hóa tiêu thụ theo từng mặt hàng, giá vốn hàng bántheo từng mặt hàng Đây chính là các cơ sở số liệu để lập báo cáo tình hình vàkết quả kinh doanh của từng mặt hàng, ngành hàng, phục vụ cung cap thôngtin trên các báocáokếtoánquảntrị[2].

KIỂMSOÁTCHUTRÌNHDOANHTHU

Mục tiêu chính của chu trình doanh thu bao gồm: bán hàng đúng và đủ (khách hàng, giá, loại hàng, số lượng, thời hạn); thu tiền đúng và đủ (người, lô hàng, số tiền, thời gian); ghi nhận doanh thu bán hàng, đối chiếu và báo cáo về tình hình tiêu thụ đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu và khớp số liệu giữa bộ phận bán hàng và kế toán.

1.4.1 Mụctiêuiểs át chutrìnhd anh thu Để ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong chu trình doanh thu cầnthiết lập các chính sách và thủ tục nhằm đạt đƣợc các mục tiêu kiểm soát cụthểsau:

- Tatcảhànghóađƣợcgửiđến kh ác h h à n g theođ ú n g thờigian,địa điểm,s ố l ƣ ợ n g v à c h a t l ƣ ợ n g đ ƣ ợ c đ ặ t h à n g v à t h e o s ự t h ỏ a t h u ậ n g i ữ a haibên.

- Cáck h á c h h à n g đ ƣ ợ c p h é p m u a c h ị u c ầ n đ ƣ ợ c x e m xét k ĩ v ề k h ả năngtài chínhvàphải lànhữngngườiđáng tin cậy.

- Tatcảcáchàngbánbịtrảlại,cáckhoảnchiếtkhauthanhtoán,giảmgiáh àngbán,chiếtkhauthươngmạiđượcphêduyệtvàghichépchínhxác.

- Tatcả nhữngkhoảnthu tiền bán hàng đƣợcghilạikịpthời,chính xácvà đầyđủ.

- Tatcảchứngtừ,sổkếtoán(cáctậptindữliệukếtoán),hàngtồnkhovàtiền đềuđƣợc bảoquản antoàn.

Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò rat quan trọng trong việc thựchiện mục tiêu kiểm soát chu trình doanh thu nói riêng và các chu trình khácnói chung[2].

Các nghiệp vụ kinh tế diễn ra trong chu trình doanh thu thường phứctạp và tiềm ẩn nhiều sai sót, gian lận ảnh hưởng đến việc đạt được các mụctiêu của chu trình Đó là bán hàng và thu tiền không đúng, không đủ,khôngkịp thời cũng nhƣ không ghi nhận và báo cáo đúng bản chat các nghiệp vụkinh tế phát sinh, nội dung báo cáo không đầy đủ, không kịp thời,mẫu biểubáo cáo không phhợp và không thống nhat số liệu giữa các bộ phận.Nhữngsaisótxảyratrongchutrìnhnàycóthểdolỗivôýcủanhânviênbánhàng, nhân viên quản lí kho hàng, nhân viên giao hàng hoặc nhân viên kế toán. Tuynhiênthựctếcũngcóratnhiềutrườnghợpcốýgianlậnnhằmbiểnthủtàisảncủa doanh nghiệp và che dau bằng cách trì hoãn việc ghi sổ hoặc ghi khống,làmg i ả c á c c h ứ n g t ừ h o ặ c c ố t ì n h h ạ c h t o á n s a i …

C ó t h ể l i ệ t k ê m ộ t s ố trường hợp sai sót, gian lận thường gặp trong chu trình doanh thu cũng nhưhậu quả của nóvà cácbiệnphápkiểmsoátởbảngsau:

Bảng 1.2 Các rủi rsai sót gian lận thường gặpvàbiện phápiểsáttr ngchu trìnhd anhthu

STT Các rủi rsai sót vàgianlận Biện phápi ể s át

Chap nhận đơn đặt hàngchocáckháchhàngkh ông có khả năng thanhtoán hoặc không đáng tincậy.

-TổchứccôngtáctrongHTTTKTphải cung cap kịp thời, chính xác thông tin vềtình hình công nợ của từng khách hàngcho bộ phận kinh doanh (bán hàng) đểthựchiệnviệckiểmtratíndụngcủakhách hàngtrướckhitiếnhànhchapnhậnđơnđặth àng.

-Côngtycầnphảixâydựnghạnmứctín dụng cụ thể căn cứ trên các thông tinđƣợc cung cap về đánh giá và xếp hạnguytíncủa kháchhàng.

-C ác t h ô n g t i n phụcvụ phântích c ô n g nợ theo thời hạn nợ phải đƣợc cung capkịpthờinhằm kiểm soátchặtchẽ cáckhoản công nợ quáhạn,khó đòi.

Chapn h ậ n đ ặ t h à n g đ ố i vớihànghóakhôngcósẵn hoặc không thể sảnxuatvàcungứngk ị p th ời theo tiến độ kháchhàng yêucầu.

TổchứcH T T T K T t r o n g đ ơ n v ị p h ả i cungc a p k ị p t h ờ i , c h í n h x á c s ố l ƣ ợ n g tồn kho của từng loại hàng hóa, thànhphẩm cho bộ phận kinh doanh, bán hàngđể thực hiện việc kiểm tra hàng tồn khotrướckhichapnhậnđơnhàng.

II huchuẩnbịhàngv ậ n chuể n hàngvàgiah à n g chhách

-Hànggửiđinhƣngkhông đƣợc ghi lại hoặcghilạikhông chínhxác.

- Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trìnhtừ khâu chap nhận đặt hàng, xuat kho,gửihàng, lậphóađơnvàtheo dõicô ng nợ.

Giaohàngn h ƣ n g khôn g xuat hóa đơn hoặcsaisót,nhầmlẫntrong quát r ì n h l ậ p h ó a đ ơ n bánhàng.

- Công đoạn sau của chu trình phải dựatrêndữliệucủacáccôngđoạntrước,cácc ông đoạn trước phải theo dõi công việccủacáccôngđoạnsauchođếnkhihoàn tatchutrình.

- Ứng dụng công nghệ thông tin và quảnlí theo chu trình cho phép hệ thống tựđộngk i ể m s o á t h o ạ t đ ộ n g c ủ a t o à n b ộ chu trình, giảm thiểu trường hợp nhầmlẫn,bỏsótnghiệpvụ.

Giao hàng sai quy cách,phẩmchat,sốlƣợng, giaonhầm khách hàng, nhầmđịa điểm hoặc quên giaocáchàngđặtlại.

- Liênkếtdữliệutrongtoànbộc h u trình,dữli ệuvàthôngtinphảiđƣợcđồngbộ,xuyênsuốt quatatcảcáckhâu, cácbộphận.

Tổ chức HTTTKT trong đơn vị sẽ chophép tự động cập nhật đơn giá và tỉ lệchiếtk h a u k h i l ậ p h ó a đ ơ n , g i ả m t h i ể u sai sót do người lập hóa đơn nhớ sai đơngiá,tỉlệ chiếtkhau.

-Báocáochitiết,kịp thời tình hình hàngbánbịtrảlạivàchiếtkhau

Tự ý xóa nợ đƣợc thựchiệnbởinhữngngười

-Phân chiatráchnhiệmrõràng- không cóquyềnhạn P h â n q u y ề n c ụ t h ể tr o n g c ô n g t á c g h i chép sổkế toán

Việc truy cập vào các tàikhoản phải thu, hàng tồnkhovàcácsổkếtoánkhá cbởinhữngngườikhông cóquyềnhạn.

- Thiết kế hệ thống ngăn chặn các tìnhhuống xâm nhập trái phép, kiểm soát cáchoạtđộngtrênphầnmềm.

Nhiễmvirútdonhânviên giả mạo để phá hủydữliệutrêncácđĩatừ.

Trong chương 1, tác giả đã hệ thống hóa các van đề lý luận liên quanđến hệ thống thông tin kế toán: khái niệm về hệ thống thông tin kế toán; quytrình xử lý; mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thốngthông tin khác và tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và theochu trình; Đặc biệt trong chương này, tác giả tập trung hệ thống hóa lý thuyếtliên quan đến tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu (bán hàng và thutiền),t ừ v i ệ c g i ớ i t h i ệ u đ ặ c đ i ể m , c h ứ c n ă n g c ủ a c h u t r ì n h d o a n h t h u , m ố i quan hệ các bộ phận trong chu trình và tổ chức thông tin cụ thể cho các nút xửlýthôngtintrongchutrình:nhậnđặthàng,giaohàng,lậphóađơnvàthutiền.

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG

TINẾTOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI

TỔNGQUANVỀCÔNGTYTNHHTHTMGIABẢO

Công ty TNHH TH TM Gia Bảo đƣợc hình thành từ việc chuyển đổiDNTN Gia Bảo theo Giay chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4100461308đƣợc đăng ký lần đầu ngày 08/11/2002 do Sở kế hoạch và Đầu tƣ Bình Địnhcap Công ty có tổng nguồn vốn kinh doanh là 17.197.036.981 đồng (tính tới31/12/2014), trong đó nguồn vốn chủ sở hữu là 4.811.706.405 đồng.Ngày07/03/2017công tyđăng ký thay đổi lần thứ 9 với tổng số nhân viên hiện tại là50người.

Côngt y h o ạ t đ ộ n g t r o n g l ĩ n h v ự c b á n b u ô n t ổ n g h ợ p v ớ i c á c n g à n h nghề kinh doanh chủ yếu là: bán buôn và bán lẻ các mặt hàng công nghệ thựcphẩm; bán buôn và bán lẻ đồ uống; bán buôn tổng hợp; dịch vụ vận tải hànghóa bằng ô tô Công ty tiến hành hạch toán kế toán độc lập, có tƣ cách phápnhân, đƣợc cap con dau và có tài khoản tại ngân hàng theo qui định của phápluậtViệtNam,đƣợctổchứcvàhoạtđộngtheoluậtdoanhnghiệphiệnhành.

Kết quả kinh doanh trong 3 năm gần đây của công ty đƣợc thể hiện quabảng2.1.

Bảng2.1.Kếtquảhoạtđộngkinhdoanh ĐVT:triệu đồng

Doanh thu của công ty có xu hướng tăng trưởng qua hàng năm, cụ thểdoanh thu năm 2016 là 184.460 triệu đồng thì đến năm 2018 đạt 248.899 triệuđồng,tăng12.531triệuđồng(tươngứng5%)sovớinăm2017,đâychủyếul à nhờ công ty mở rộng việc phân phối mặt hàng sữa của công ty Vinamilk.Ngoài ra, nguồn thu nhập khác của công ty cũng tăng khá mạnh, cụ thể năm2017 tăng 677 triệu đồng so với năm 2016 và năm 2018 đạt 8.343 triệu đồngtăng 1.656 triệu đồng so với năm

2017 (tương ứng 25%) Đây là các khoảnchiếtkhau,hoahồng,… từcácnhàcungcapsảnphẩm,nguồnthunhậpnàyđãhỗtrợhoạtđộngkinhdoanhc ủacôngtyđượchiệuquảhơn.Lợinhuậncủacông ty qua 3 năm 2016 đến 2018 có xu hướng tăng dần qua từng năm và códau hiệu chậm lại, năm 2017 đạt 422 triệu đồng (tăng 165 triệu đồng so vớinăm 2016) và năm 2018 đạt 432 triệu đồng chỉ tăng 10 triệu đồng so với năm2017 Cho thay, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty vẫn hiệu quả quacácnăm.

Nhìn chung trong năm 2018 vẫn là một năm khó khăn của nền kinh tếtrong nước và thế giới với nhiều biến động khó lường Tuy nhiên, với cácchínhsáchđiềuhànhnềnkinhtếvĩmôvàcácchínhsáchcủanhànướchiện

Phòng kinh doanh Phòng hành chính

Phòng kế toán đã góp phần tạo nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp, thúc đẩy doanh số bán hàng, doanh thu cũng như lợi nhuận duy trì sự ổn định và tăng trưởng tích cực Điều này thể hiện sự năng động, nhạy bén và khả năng quản lý hiệu quả của chủ doanh nghiệp trong việc điều hành công ty.

Sơđồ 2.1:Tổ chứcquảnlý Công ty

Bộ máy quản lý đƣợc phân công phân nhiệm rõ ràng nhằm phát huy tốiđanănglựcchuyênmôncủatừngbộphận.Vớichứcnăngnhiệmvụnhƣsau:

 Giá đốc:Là người điều hành chung mọi hoạt động sản xuat kinhdoanh và tổ chức bộ máy của công ty thích hợp, là người đưa ra những quyếtđịnh cuối cùng, quyết định chỉ tiêu tài chính cho công ty, chịu trách nhiệmtrướcpháp luật vàcán bộcông nhânviên.

Phòng Kế toán:Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về tình hình tàichính và theo dõi sổ sách, báo cáo kế toán, kiểm toán của công ty Tổ chức kếtoán và kiểm toán các hoạt động của công ty theo đúng luật và quy định củaNhà nước Ghi chép, giám sát về việc bảo quản và sử dụng tài sản, nguồnvốn.Tínhtoán,xácđịnhgiáthànhvà kếtquảSXKDcủacôngty.

Kế toán thanh toán và công nợ

Kế toán vốn bằng tiền

Kế toán tổng hợp tiền lương, sắp xếp cơ cau bộ máy nhân sự, tuyển dụng và giám sát theo dõinhân viên Xử lý các thủ tục, các van đề về hành chính quản lý, y tế, văn hoávănn g h ệ , t h ể d ụ c t h ể t h a o v à c á c v a n đ ề khácc ủ a c ô n g t y G i ả i q u y ế t c á c kiến nghị, khiếu nại và đề ra các biện pháp khen thưởng, kỷ luật công nhânviên, phổ biếnc h í n h s á c h c ủ a c ơ q u a n c h ủ q u ả n , c h í n h q u y ề n , t ổ c h ứ c h ộ i họp, hoạt động đối nội, đối ngoại và bố trí đào tạo bồi dƣỡng cán bộ côngnhânviêncủa côngty.

Phòng Kinh doanh:Đƣa ra ý khiến cho chủ doanh nghiệp về kếhoạch kinh doanh, phát triển và mở rộng thị trường, theo dõi mạng lưới bánhàng. Nghiên cứu nắm bắt thông tin về thị trường, tổ chức công tác quảng cáovàquanhệcôngchúng.Chủđộnggiaodịch,tìmkiếmbạnhàngvàcácđ ốitác, ký kết các hợp đồng phân phối và bao tiêu sản phẩm Mở rộng quan hệkhách hàng, lựa chọn phương án, cách thức phân phối tiêu thụ sản phẩm đạtkếtquảcao.Quan hệchặt chẽ vớicác đơnvịtrựcthuộccôngty,cáctru nggianphânphối đểxâydựngkếhoạch,tổchứckinhdoanh,tiêuthụsản phẩm.

Sơđồ 2.2 Sơđồ bộmáy kếtoán của Công ty

Xuatpháttừđặcđiểmtổchứchọatđộngkinhdoanhvàtổchứcbộmáyở trên phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý, công ty TNHH TH TM GiaBảo áp dụng hình thức tổ chức công tác bộ máy kế toán tập trung, hầu hết mọicông việc kế toán đƣợc thực hiện ở phòng kế toán trung tâm, từ khâu thu thậpkiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo kế toán, từ kế toánchitiếtđếnkếtoántổnghợp. Ở phòng kế toán mọi nhân viên kế toán đều đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếpcủa kế toán trưởng Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức bố trí các nhânviên cótrìnhđộvànắmvữngnghiệpvụchuyênmôn.

Kế toán trưởng:Là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh tế tàichính, lập báo cáo tài chính và phân phối hoạt động kinh doanh tài chính, lậpbáo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh tế một cách thường xuyên đểtìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuat kinh doanh, trực tiếp chỉ đạo điềuhành các bộ phận kế toán ký duyệt các chứng từ gốc, các thủ tục đầu tư trướckhi trìnhlãnhđạocôngty.

Kế toán tổng hợp:Là ghi sổ tổng hợp đối chiếu số liệu tổng hợp với chitiết,xác địnhkếtquảkinhdoanh,lậpbáo cáotàichính.

Kế toán vốn bằng tiền:Có nhiệm vụ lập các chứng từ kế toán vốn bằngtiền nhƣ phiếu thu, chi, ủy nhiệm chi, séc tiền mặt, séc bảo chi, séc chuyểnkhoản, ghi sổ kế toán chi tiết tiền mặt, sổ kế toán chi tiết gửi ngân hàng để đốichiếu với sổ tổng hợp… kịp thời phát hiện các khoản chi không đúng chế độ,sainguyêntắc,lậpbáocáothu chitiềnmặt.

Kế toán tiền lươngTính và phân bổ chính xác tiền lương và các khoảntrích theo lương cho các đối tượng sử dụng Lập báo cáo về lao động tiềnlươngkịpthờichínhxác.Phântíchtìnhhìnhquảnlý,sửdụngquỹtiềnlương, xâydựngphảnánhtrảlươnghợplý.

Kế toán tiêu thụ có vai trò thiết yếu trong việc tổ chức sổ sách kế toán dựa trên phương pháp kế toán bán hàng Bằng cách theo dõi các chứng từ hợp lệ, bộ phận này nắm bắt tình hình bán hàng hàng ngày, từ đó cập nhật biến động về số lượng và giá trị hàng hóa trong quá trình kinh doanh.

Kếtoánthuế:CăncứvàocácchứngtừđầuvàohóađơnGTGT,theo dõi và hạch toán các hóa đơn mua hàng hóa, hóa đơn bán hàng và lập bảng kêchitiết,tờkhaibáocáothuế.

Kế toán công nợ và thanh toán:Có nhiệm vụ lập chứng từ và ghi sổ kếtoán chi tiết công nợ, thanh toán, lập báo cáo công nợ và các báo cáo thanhtoán của côngty.

2.1.4 Đặc điểm hoạt độngkinh doanh tại công tyT N H H T H

THỰCTRẠNGTỔCHỨCTHÔNGTINKẾTOÁNTRONGCHUTRÌN HDOANHTHUTẠICÔNGTYTNHHTHTMGIABẢO

2.2.1 Quytrìnhmua vàbán thựcphẩmtại công ty

Quy trình mua và bán thực phẩm tại công ty TNHH TH TM GiaBảođƣợcthểhiệnqua sơđồ2.3.

Công ty Gia Bảo mua về nhập kho Mua hàng nhập về từ các DN sản xuat

(5) Đến người tiêu dùng Các cửa tiệm, cửa hàng Đội ngũ xe đi giao hàng

(2) Từkhocôngt yphânphốit ừn gloạimặth àn g đếnt ừn gđộingũtiếpthị chào hàng.

(6) Tại cửa hàng kinh doanh của công ty, nhân viên tiếp thị giới thiệu các sảnphẩmvàtưvansảnphẩmtheonhucầucủangườitiêudùng.

Căn cứ vào quy trình mua và bán thực phẩm trên, tại công ty tổ chứcHTTTKTtheocác nguyêntắc sau:

Một là nguyên tắc kiểm soát Theo nguyên tắc này, cách bố trí nhân sự,phân công công tác, trình tự luân chuyển chứng từ cũng nhƣ trình tự báo cáođƣợc lập ra phải đảm bảo nhà quản lý có thể kiểm soát đƣợc, giảm thiểu cácgian lận và sai sót có thể xảy ra Ví dụ nhƣ khi bán hàng cho khách hàng,giám đốc ký hợp đồng bán hàng thì phải có đầy đủ thông tin trong hợp đồngbán hàng liên quan tới chính sách bán hàng, tình trang thanh toán để bảo toàncho tài sản của công ty Hoặc trường hợp kế toán xuat hóa đơn bán hàng, kếtoán cần phải kiểm tra đầy đủ bộ hồ sơ thủ tục bán hàng (gồm đơn đặt hàng,hợp đồng bán hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuat kho, …) đểt r á n h t ì n h t r ạ n g gianlậncóthểxảyra.

Hai là nguyên tắc phù hợp Thông tin đƣợc cung cap phải phù hợp theoyêu cầuquảnlývàphụcvụ choviệc raquyết địnhcủanhàquảnlý.

Vídụ:Khi đề nghị thanhtoáncho nhà cungcap:đển h à q u ả n l ý k ý c h a p thuậnthanhtoánthìngườiđềnghịhoặcbộphậnđềnghịphảicungcapđầyđủhồ sơ chứng từ chứng minh đƣợc việc mua hàng đã đƣợc phê duyệt, giá đãđƣợc duyệt và chứng minh hàng đã nhập về kho (thông thường bộ chứng từgồm có: đề nghị mua hàng đã đƣợc duyệt, báo giá đã duyệt, phiếu giao hàng,phiếu nhậpkho,hóađơn mua hàng,hợpđồng mua hàng,…).

Để phù hợp với tiến bộ khoa học kỹ thuật và cơ sở vật chất của công ty, việc tổ chức hệ thống thông tin hỗ trợ kinh doanh (HTTTKT) phải hợp lý Tuy nhiên, hệ thống phần mềm kế toán hiện nay của công ty chưa liên kết được dữ liệu với bộ phận kinh doanh, bán hàng và cung cấp dịch vụ do bộ phận này sử dụng một hệ thống phần mềm theo dõi khác Điều này dẫn đến thông tin giữa các bộ phận không đồng bộ, ảnh hưởng đến việc ký kết hợp đồng, chậm trễ thời gian chấp nhận hợp đồng đặt hàng của khách hàng, từ đó gây trở ngại cho sự phát triển của công ty Do đó, theo nguyên tắc phù hợp, công ty cần xây dựng một hệ thống phần mềm xử lý dữ liệu thống nhất, xuyên suốt, đảm bảo an toàn và chính xác của thông tin, đồng thời liên kết dữ liệu của toàn công ty, đáp ứng khả năng phát triển và mở rộng quy mô của công ty.

Ba là tổ chức HTTTKT tại công ty cần tuân theo nguyên tắc tiết kiệm màhiệu quả Các nhân viên trong công ty đƣợc phân công công việc cụ thể, hợplý, đảm bảo về thời gian và chat lƣợng hoàn thành công việc Các nhân viêntrong cùng một bộ phận đƣợc luân chuyển các vị trí để đảm bảo có thể thaythế nhau khi có nhân viên nghỉ đột xuat Các chi phí phát sinh cân đƣợc theodõi chặt chẽ và có định mức nhằm kiểm soát chi phí hiệu quả và chống lãngphí Ví dụ: khi thanh toán xăng xe, nhân viên lái xe phải ghi đƣợc số kilomeđã sử dụng, số lƣợng xăng tiêu hao,… Ngoài ra theo nguyên tắc này, chi phíđểxâydựngHTTTKT bỏraphảithaphơnlợiíchmànómanglại.Chi p hícho xây dựng phần mềm hỗ trợ công việc và xử lý dữ liệu phải phù hợp vớihiệu quả của nó Ví dụ nhƣ công ty có thể sử dụng những phần mềm hỗ trợcông việc sẵn có, chi phí không lớn để tiết kiệm chi phí mà vẫn có thể kiểmsoátđƣợctatcảcácnghiệpvụkinhtếtài chínhphát sinh.

Qua kết quả khảo sát tại công ty TNHH TH TM Gia Bảo, tác giả nhậnthay việc phân công giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu có thể kháiquátquahình2.1.

Bộ phận kinh doanh: Nhận đơn đặt hàng, bán hàng

Bộ phận lập hóa đơn, theo dõi công nợ, thu tiền bán hàng

Bộ phận quản lý kho hàng: kiểm tra hàng tồn kho, lập phiếu xuất kho, giao hàng

Theo đó, phòng kinhdoanhcủacông ty tiếpnhậnđơn đặthàngc ủ a khách hàng, tiến hành kiểm tra các thông tin, đối chiếu thông tin trên đơn đặthàng với các bộ phận kho và bộ phận theo dõi công nợ của khách hàng, lậphợp đồng mua bán hàng theo yêu cầu trong đơn đặt hàng của khách hàng vàlậplệnhbánhàng.

Bộ phận kho hàng phối hợp với phòng kinh doanh đối chiếu kiểm tra sốlƣợng hàng tồn kho đáp ứng yêu cầu đặt hàng của khách hàng, tiến hành bảoquản hàng tồn kho, lập phiếu xuat kho và chịu trách nhiệm giao hàng chokháchhàng.

Bộ phận kế toán theo dõi công nợ của khách hàng và cập nhật tình hìnhcông nợ của khách hàng để bộ phận kinh doanh có căn cứ tiếp nhận đơn đặthàng của khách hàng Kế toán thanh toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng theobộh ồ sơ d o p h ò n g k i n h d o a n h c h u y ể n đ ế n v à h ồ s ơ x u a t k h o c ủ a b ộ p h ậ n kho; theo dõi việc thanh toán của khách hàng và thường xuyên cập nhật tìnhhình thành toán của khách hàng Khách hàng có thể thanh toán tiền hàng bằngtiền mặt hoặc chuyển khoản Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiềnmặt, kế toán vốn bằng tiền lập phiếu thu tiền và ghi sổ kế toán Trường hợpkhách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào giay báo có củangân hàng để ghi sổ kế toán. Nếu khách hàng thanh toán ngay khi mua hàngthì khôngcầntheo dõicôngnợcủakháchhàng.

2.2.3 Tổ chức thông tin chu trình doanh thu tại công ty TNHH THTMGiaBảo

Công tác kế toán doanh thu bán hàng tại công ty sử dụng TK 511:Doanh thubánhàngvà cungcap dịchvụ.

Quá trình bán hàng là quá trình công ty chuyển giao quyền sở hữu hànghóa cho khách hàng, còn khách hàng có nghĩa vụ phải thanh toán tiền chocôngty.

Thời điểm quan trọng trong ghi nhận doanh thu là khi doanh nghiệp đã hoàn tất quá trình chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm cho khách hàng và thủ tục bán hàng Đơn hàng chính thức được tiếp nhận khi công ty hoàn tất nhập đơn đặt hàng, xử lý thông tin và lập lệnh bán hàng Đây là khâu đầu tiên trong chu trình tạo doanh thu của doanh nghiệp, khách hàng có thể đến trực tiếp, gửi email, hoặc gọi điện đặt hàng Ngoài ra, nhân viên tiếp thị có nhiệm vụ tiếp cận khách hàng để truyền đạt chính sách bán hàng, khuyến mãi và ghi nhận đơn đặt hàng từ doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ, đại lý.

Minh họa đơn đặt hàng của cửa hàng Hoàng Mai gửi đến công tyTNHHTHTMGia Bảo:

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt NamĐộc lập– Tựdo –Hạnhphúc ĐƠNĐẶTHÀNG

STT Tên mặt hàng ĐVT Sốlƣợng Đơngiá Thành tiền

Sốtiềnbằngchữ:Mười bảy triệu támtrǎmbảymươilǎmngànđồngchẵn./

Thờigiangiaohàng:Ngày04tháng08năm2018 Địa điểmgiao hàng:Cửahàng Hoàng Mai,Cát Tài,PhC á t , Bình Định.

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Căn cứ vào đơn đặt hàng của cửa hàng Hoàng Mai, nhân viên kinh do- anh của công ty liên hệ với nhân viên phòng kế toán để kiểm tra công nợ củacửa hàng Hoàng Mai, đồng thời đối chiếu với lƣợng tồn kho sản phẩm trongcôngty.

Tại công ty, bộ phận kho hàng quản lý hàng tồn kho và cung cap thôngtinsốlƣợnghàngtồnkhohiệntạichoviệcxửlýđơnđặthàngcủakháchhàngtrên giao diệncủaExcelvớicautrúcbảngDanh mụchànghóa ởbảng2.2.

Sốlƣ ợngtồn kho tốith iểu

Sốlƣ ợngtồ nkho hiện tại

Khi sản phẩm đã đúng theo chủng loại, số lƣợng theo yêu cầu đơn đặthàng của cửahàngHoàngMai,côngtytiếnhànhxuat bán.

Phòng kinh doanh tiến hành nhập đơn đặt hàng của cửa hàng Hoàng Maivàophânhệbánhàngcủaphầnmềmphụcvụhoạtđộngkinhdoanhcủacôngty,sauđ óphòngkinhdoanhsẽbáochophòngkếtoánnhậnlệnhbánhàng.

Nếuđơnđặthàngđượcchapnhậnthìdữliệusẽđượclưuvàohaitậptin Đơnđặthàng.Trong tậptinđơnđặthàng,cácthôngtinchungtrênmỗiđơn đặt hàng đƣợc ghi nhận trên một mẫu tin duy nhat Do mỗi đơn đặt hàng cóthể liên quan đến nhiều loại hàng hóa cụ thể, do vậy các thông tin chi tiết vềtừng loại hàng hóa đƣợc ghi nhận trên tập tin chi tiết đơn đặt hàng Thông tinđơn đặt hàng của khách hàng đƣợc theo dõi trên hệ thống phần mềm của bộphậnkinh doanhnhƣbảng2.3

Mã kh ách hà ng

Ngày giaohà ng Điềuk i ệ n thanhtoán Mãnhânviên bán hàng

Khi đơn đặt hàng của khách hàng đã đƣợc kiểm tra và nhập dữ liệu vàohệ thống máy tính, nhân viên kế toán in phiếu xuat kho đơn hàng để kho hàngcócăncứxuathànggiaochokháchhàng.

Ngày04tháng08năm2018 Họvàtênngườinhận:NguyễnThùyLinh-CửahàngHoàngMai

Lýdoxuatkho:XuatbánhànghóachocửahàngHoàngMaiTheođơnđặthàngs ố109ngày02tháng08năm2018.

Thờigianxuatkhotại côngty:ngày04tháng08năm2018

STT Tên mặt hàng Mã số ĐVT Sốlƣợng

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên, đóngdấu)

Tại kho hàng của công ty, nhân viên tiến hành chuẩn bị hàng, xuat hàngtheo lệnh xuat kho và tiến hàng đóng gói hàng hóa Nhân viên kho lập phiếuxuat kho để xuat bán hàng hóa cho cửa hàngH o à n g M a i Đ ể g h i v à o ô đ ơ n giá của hàng xuat trên Phiếu xuat kho số 01/08, tại công ty áp dụng phươngphápxuatkho lànhậptrướcxuattrước(FIFO). Đơnvị:CôngtyTNHHTổngHợpThươngMạiGiaBảo

-Theo HĐGTGTsố 0025962 ngày04tháng08năm2018.

-Xuattạikho:03-địađiểm988TrầnHƣngĐạo-QN-BĐ

STT Tênhàng hoá Mã số Đơn vị

-Tổng sốtiền (Vietbằng chữ):Mười haitriệunǎmtrǎmnghìnđồngchẵn.

Ngày 04 tháng 08 nǎm 2018Người lập Ngườinhận Thủkho Kếtoántrưởng

Giáđốc (Ký,họtên) (Ký,họtên) (Ký,họ tên) (Ký,họtên) (Ký,họ tên)

Căn cứ vào PXK 01/08, kế toán tiến hành ghi Sổ chi tiết giá vốn hàngbán Sau khi hàng hóa đã chuẩn bị xong ở kho, nhân viên giao hàng truy cậpvàohệthốngđểkiểmtra,đốichiếuvàinraphiếugiaohàng.Tạithờiđiể mnày thủ thục xuat kho đã đƣợc hoàn tat , do vậy hệ thống cập nhật dữ liệu trênphiếu xuat kho vàoSỔ GIÁ VỐN

HÀNG BÁNđể phục vụ hạch toán tổng hợp,cập nhật các số liệu chi tiết về xuat kho của từng loại hàng hóa trên tập tinPhieuxuấtkhocậpnhậtdữliệuvào“Sốlượngtồnkhohiệntại”củatừngloại hàngh ó a t r ê n t ậ p t i nD a n h m ụ c h à n g h ó a”.T h ô n g t i n v ề p h i ế u g i a o h à n g đƣợcthểhiệnqua bảng2.4.

Số phiếu xuat Ngày Số phiếu gửi hàng

988TrầnHƣngĐạo,QuyNhơn,BìnhĐịnh (BanhànhtheoThôngtƣsố200/2014/TT-

Tên,quycáchnguyên liệu,vậtliệu, côngcụ, dụngcụ (sảnphẩm, hànghoá):Marvela Đơnvị tính: đồng Chứng từ

Số hiệu Ngày, chú tháng SL Thành tiền

-Sổ nàycó 1 trang, đánh sốtừ trang01 đến trang

(Ký, họ tên) (Ký, họtên) (Ký, họ tên,đóng dấu)

SỔCHI TIẾT TK6321:Giávốnhàng hóa

( Ký,họ tên) (Ký,họtên) (Ký,họtên)

ĐÁNHGIÁTỔCHỨCTHÔNGTINKẾTOÁNTRONGCHUTRÌNHDO ANHTHUTẠICÔNGTYTNHHTHTMGIABẢO

Với một công ty kinh doanh đa dạng mặt hàng từ công nghệ thực phẩm,đến đồ uống và cả dịch vụ vận tải hàng hóa, HTTTKT đƣợc xây dựng rat phùhợpvớiđặtđiểmvàđặcthùcủađơnvị.Trongthờigianđầumớichuyểnđổitừdoanh nghiệp tƣ nhân sang công ty TNHH, HTTTKT của công ty có ƣu điểmtrong xây dựng quy trình làm việc cũng nhƣ nề nếp công việc HTTTKT đãcungcapđƣợccácthôngtinđểlậpcácchỉtiêutrênbáocáotàichính,phântíchtìnhhìnhtàich ínhvàgiúpnhàlãnhđạocủacôngtyđƣaraquyếtđịnhhiệuquả vàgópphầnkhôngnhỏgiúpkiểmsoáttàisảncủacôngty.

- Công ty đã triển khai ứng dụng CNTT trong việc tổ chức công tác kếtoán (sử dụng phần mềm kế toán Bravo) và các công tác bán hàng (phần mềmbán hàng), hệ thống kho hàng (Excel) bước đầu phát huy hiệu quả trong việcđối chiếu số liệu giữa các bộ phận giúp công tác bán hàng và thu tiền trongdoanh nghiệpđƣợc thuận lợi.

- Quy trình bán hàng – thu tiền của công ty đƣợc thiết lập khá chặt chẽ,phânc ô n g , p h â n n h i ệ m giữac á c b ộ p h ậ n rõr à n g n ê n t hô ng ti n t h u th ậptừ hoạtđộng bánhàng tươngđốiđầyđủ,kịpthời.

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp đầy đủ theo quyđịnh hiện hành giúp cung cap thông tin nhanh chóng, kịp thời phục vụ hoạtđộng tác nghiệp và điều hành quản lý của nhà quản trị trong các hoạt động tạicông ty Hệ thống báo cáo của công ty hiện nay đƣợc sửa đổi theo hướng đơngiản hơn về biểu mẫu và phương pháp lập tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vịtrong việc thực hiện công tác quyết toán tài chính ở đơn vị mình Việc thựchiện công tác công khai tài chính khá tốt đã góp phần đảm bảo tính minh bạchtrong van đề công bố thông tin, từ đó củng cố niềm tin và nâng cao tinh thầnđoànkếtnộibộ.

- Hệ thống máy móc và trang thiết bị phục vụ các hoạt động của công tyđƣợc trang bị đầy đủ và luôn đƣợc sửa chữa, bảo trì kịp thời để không ảnhhưởng tớihoạtđộngkinh doanh củacôngty.

- Công ty liên tục cập nhật chính sách giá và các chương trình khuyếnmãi mới để tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh trong kỳ Hàng hóa luôn đảmbảo trữ lƣợng tồn kho để có thể xuat kho kịp thời phục vụ hoạt động kinh do-anh trongkỳ.

Thứ nhat, trong HTTTKT, thông tin không có sự liên kết chặt chẽ giữacác bộ phận, do công ty sử dụng nhiều hệ thống phần mềm khác nhau: phầnmềm hỗ trợ bộ phận kinh doanh bán hàng, phần mềm kế toán Bravo, các filetổng hợp báo cáo bằng excel tai bộ phận kho hàng Vì vậy cùng một cơ sở dữliệu, cùng một nội dung kinh tế tài chính nhưng người sử dụng phải nhập đinhập lại nhiều lần ở các phần mềm khác nhau Điều đó vừa gây mat thời gian,vừa làm giảm mứcđộc h í n h x á c c ủ a t h ô n g t i n v à t ạ o k h ó k h ă n t r o n g v i ệ c kiểmsoáttàisảncủacôngty.

Thứ hai, hạn chế của HTTTKT của công ty hiện nay là số liệu kế toán docông ty vừa có hình thức bán buôn (bán hàng từ nhà sản xuat cho các cửahàng, đại lý) lại vừa có hình thức bán lẻ tại cửa hàng của công ty Số liệu củakế toán cập nhật vào cuối tháng do công ty sử dụng hình thức ghi sổ là chứngtừ kế toán Điều này làm giảm độ chính xác của các báo cáo tài chính và gâyảnh hưởng tới quá trình ra quyết định của nhà quản lý khi nhận đơn đặt hàng,hợp đồng mua hàng của khách hàng vì không thể xác định đƣợc ngay lƣợnghàng hóa tồn kho tại đơn vị mà phải chờ tới cuối tháng Do đó các thông tincủa kế toán thường ít hỗ trợ cho các quyết định nhanh của nhà quản lý Bêncạnh đó phần mềm kế toán chƣa hỗ trợ cảnh báo lƣợng tồn kho âm khi thựchiện xuat kho, nên hạn chế trong việc quản lý dữ liệu về hàng tồn kho. Nhânviênkhophảisửdụngthêmbáocáotừexcelkhicầnthiết.

Do thiếu đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban, nhân viên kinh doanh không thể kiểm soát nhanh chóng tình trạng thanh toán của khách hàng, dẫn đến phải yêu cầu xác nhận từ phòng kế toán Việc làm này gây bất cập trong quản lý, mất thời gian cho nhân viên và khách hàng.

Thứ tƣ, trong chu trình doanh thu của công ty, các mặt hàng đang đượckinh doanh hầu hết là những mặt hàng có thời gian sử dụng tương đối ngắn,nên việc theo dõi lƣợng hàng tồn kho là rat quan trọng và phải đƣợc cập nhậtmột cách thường xuyên, đồng thời công ty cũng thường xuyên phải cập nhậtcác chính sách giá mới từ nhà sản xuat để có thay đổi hợp lý trong chính sáchbán hàng Nhƣng do thiếu đồng bộ dữ liệu từ các bộ phận dẫn đến việc cậpnhậtdữliệutừkhođếncácbộphậnliênquan(bộphậnkinhdoanh,bộphậnk ế toán) còn chậm, gây ảnh hưởng không nhỏ tới nguồn vốn và tài sản củacôngty.

Sự phát triển quy mô hoạt động, các mặt hàng sản xuất kinh doanh của công ty có thể dẫn đến những tiêu cực như lượng hàng hóa tồn kho quá nhiều, dẫn đến tình trạng hàng tồn kho quá hạn sử dụng, hư hỏng và thiếu vốn hoạt động Trong trường hợp ngược lại, tồn kho quá ít sẽ không đáp ứng đủ nhu cầu đơn đặt hàng của khách hàng Bên cạnh đó, công nợ khách hàng không chính xác, số nợ quá hạn tăng cao là những vấn đề nghiêm trọng, ảnh hưởng đến sự phát triển và tồn tại của công ty trong bối cảnh hội nhập mạnh mẽ hiện nay Do đó, những tiêu cực này cần được ngăn chặn và giải quyết triệt để để công ty có thể phát triển an toàn và bền vững.

Trong chương 2, bên cạnh việc giới thiệu hoạt động kinh doanh, cơ cautổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán, tác giả đi sâu mô tả thực trạng tổchức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty TNHH TH TMGia Bảo, từ quy trình tổ chức hoạt động tiếp nhận đặt hàng, giao hàng, lập hóađơn, đến việc tổ chức số kế toán theo dõi doanh thu, giá vốn, theo dõi thanhtoánvà báocáohoạtđộngbánhàng.

Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng, tác giả cũng đƣa ra những đánh giá vềviệc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty, trong đónhan mạnh những hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động tác nghiệp và điều hànhquản lý tại công ty Từ những đánh giá trên tác giả thay rằng việc hoàn thiệncông tác tổ chức thông tin chu trình doanh thu tại công ty TNHH TH

CHƯƠNG3.MỘTSỐGIẢIPHÁPHOÀNTHIỆNCÔNGTÁC TỔ CHỨC THÔNG TINẾ TOÁN TRONG CHUTRÌNHDOANHTHU

3.1 ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁNTRONGC H U T R Ì N H D O A N H T H U T Ạ I C Ô N G T Y T N H

Với việc nghiên cứu thực trạng tổ chức thông tin kế toán đã đề cập ởchương 2, để nâng cao hiệu quả tổ chức thông tin kế toán tại công ty nóichung,t ổ c h ứ c t h ô n g t i n t r o n g c h u t r ì n h d o a n h t h u n ó i r i ê n g t h ì v i ệ c h o à n thiệnHTTTKTphảichútrọng theo cácđịnhhướngsau:

- ViệcứngdụngCNTTtrongquảnlýlàxuthếtatyếuhiệnnay,trong đóc á c p h ầ n h à n h đ ƣ ợ c t ổ c h ứ c t í c h h ợ p đ ể h ì n h t h à n h h ệ t h ố n g q u ả n t r ị thông tin xuyên suốt, quản lý nhanh chóng, chính xác và toàn bộ nguồn lựccủadoanhnghiệp.

Hoàn thiện quy trình hoạt động trong chu trình giúp xác định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận, chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ quy trình Công ty có thể dễ dàng phối hợp, truyền tải số liệu giữa các bộ phận, tiết kiệm thời gian, thống nhất số liệu và giảm sai sót Từ đó, công ty kiểm soát tốt hơn các hạng mục như tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, đơn hàng, tiến độ giao hàng, thanh toán Điều này cũng giúp tối ưu hóa các nguồn lực doanh nghiệp như nhân công, máy móc thiết bị trong hoạt động kinh doanh.

- Hoànthiệnhệthốngsổkếtoán,báocáokếtoánđápứngyêucầuquảnlývàđúngtheoq uyđịnhhiệnhành.Hệthốngsổsách,báocáophảithểhiệnđƣợcmột cách rõràng,chính xác tìnhhìnhnguồn lực trong doanhnghiệp cũngnhƣ tình hình kinh doanh giúp nhà quản trị của công ty có những quyết định đúngđắntrongquátrìnhhoạtđộngkinhdoanh.

- Hoàn thiện cơ cau tổ chức bộ máy, nhân sự để có thể bố trí đúng ngườiđúngviệc,phâncôngtráchnhiệmrõràngđảmbảokhônglãngphínhânsựvàcóth ểtậndụngđƣợctốiđanănglựccủanhânviên.

GIẢIPHÁPHOÀNTHIỆNHTTTKTTRONGCHUTRÌNHDOANHTHU TẠICÔNGTYTNHHTHTMGIABẢO

Qua phân tích thực trạng tổ chức dữ liệu của chu trình doanh thu tại côngty TNHH TH TM Gia Bảo cho thay cơ sở dữ liệu còn rời rạc, chƣa có sự chiasẻ và tích hợp thông tin giữa các bộ phận chức năng Vì vậy, nhằm nâng caohiệuquảkhaithácsửdụngthôngtin,phốihợpđồngbộnguồnlựcvềthôn gtin,phầnmềmkếtoáncầnphảiđƣợctíchhợp,kếtnốivớicácphầnmềmquảnlí của các hệ thống chức năng trong toàn công ty Khi đó hệ thống thông tincủa công ty sẽ chia sẻ và sử dụng chung một cơ sở dữ liệu thống nhat, chophép người sử dụng truy van dữ liệu mọi nơi, mọi lúc theo phân quyền truycập Các nghiệp vụ phát sinh tại các bộ phận ngay lập tức đƣợc cập nhật vàocơ sở dữ liệu thống nhat của công ty thông qua hệ thống mạng máy tính nộibộ Một hệ thống nhƣ vậy đƣợc gọilà hệ thống hoạch định nguồn lực doanhnghiệp (ERP) Theo đó, nếu công ty sử dụng hệ thống ERP công ty không cầnphải sử dụng nhiều loại phầnmềm song song độc lập cho nhiều công việckhácnhau.Sơđồhệthốngquảnlýbánhàng đƣợcminhhọaquasơđồ3.1.

Hàng tại kho Đơn đặt hàng

Phiếu Xuat kho Bộ phận Kế hoạch

Kho hàng hóa Xuat bán Giao Hàng Bộ phận kiểm hàng

Tập hợp hàng hóa, tính giá thành Bộ phận Kế toán

Cácchứcnăng chnhtrong hệthống quảnlýhàng bán:

- Thiếtlậpgiátrịsảnphẩmtạikho:Khaibáohànghóađƣợcnhậpvàotạikhokhaib áotỷlệhaohụthànghóakhiđãcólệnhxuatkho.Chươngtrìnhcho phép hỗ trợ khai báo nhanh bằng tính năng sao chép danh mục hàng tồnkho hoặc nhậpdữliệu từcácsốliệuhàngxuatđitrongfile excel.

- Đơn đặt hàng: Dữ liệu đơn hàng thông thường do bộ phận kế toán kinhdoanh lập căn cứ vào yêu cầu trực tiếp từ khách hàng hoặc từ kế hoạch dự trữhàng hóa Bộ phận kế hoạch đƣợc quyền truy cập vào dữ liệu đơn hàng đểxem thông tin đơn hàng và lập kế hoạch đặt hàng cho phù hợp Chương trìnhphần mềmsẽcónhắcnhởđơnhàng mới chocácbộphận cóliên quan.

- Lậpkếhoạchnhậpxuathàng:Kếthừadữliệutừđơnđặthàngđểlậpkế hoạch xuat bán hàng hóa với đơn hàng, tính toán dự kiến thời gian kết thúcđơn hàng Chức năng này cho phép bộ phận lập kế hoạch quản lý đƣợc thôngtin kế hoạch hàng hóa ở đơn vị Phân hệ lập kế hoạch nhập kho sản phẩmđƣợc tích hợp với phân hệ hoạch định nhu cầu xuat hàng bán để tính toán nhucầu khách hàng lay sàn phẩm để dự trữ hàng hóa trong kho Lệnh xuat bán sẽđƣợclậptừdữliệu đơn đặthàng củakhách hàng.

Phân hệ hoạch định nhu cầu hàng hóa giúp tính toán nhu cầu hàng hóa cần thiết dựa trên các đơn đặt hàng của khách hàng, đảm bảo đủ số lượng hàng tồn kho tối thiểu để đáp ứng nhu cầu Bộ phận cung ứng có thể truy cập phân hệ này để theo dõi tình trạng thiếu hụt sản phẩm và thực hiện quá trình cung ứng phù hợp.

- Quản lý hàng hóa: cho phép bộ phận kế toán tại kho luôn có đƣợc sốliệu hàng hóa trong tùng ngày, từng ca làm việc và từ các công đoạn kháchnhau của quá trình nhập xuat hàng hóa Chức năng này cho phép ghi chép tatcả sản phẩm xuat ra cho các đơn hàng tại mỗi công đoạn nhập hàng hóa ở mỗithời điểm nhat định, hàng hóa luôn đƣợc cập nhập giá thành, kiểm tra hànghóa cònhạnhaykhông,tồntạikhobaolâu.

Chương trình tự động tập hợp và phân bổ hàng hóa nhập kho, mỗi sản phẩm có mức giá khác nhau Do đó, kế toán kho phải cập nhật giá thành hàng hóa chính xác tại thời điểm nhập kho Báo cáo hàng nhập phải lưu trữ số liệu chính xác, tránh sai sót để quá trình nhập kho không thiếu hụt sản phẩm.

- Chức năng báo cáo: Chương trình sẽ tự động thiết lập báo cáo nhu cầuhàng hóa, báo cáo tiến độ đơn đặt hàng, báo cáo số lƣợng sản phẩm nhập kho,báo cáogiá thành từng sản phẩm…

Với cách tổ chức này, dữ liệu đƣợc cập nhật một lần và sử dụng trongsuốt chu trình, thông tin không bị chồng chéo, trùng lắp; giảm bớt khới lượnglưu trữ, thời gian xử lý và khối lượng công việc của các bộ phận Hệ thống cơsở dữ liệu giữa các bộ phận chức năng sẽ đƣợc liên kết chặt chẽ, thống nhatnhằm cung cap thông tin một cách kịp thời, chính xác phục vục ô n g t á c l ậ p đặt hàng, kiểm soát hàng hóa và đánh giá đƣợc quá trình kinh doanh trongngàymộtcáchtốiưu.

Trên cơ sở phần mềm Bravođ a n g đ ƣ ợ c s ử d ụ n g , c ô n g t y c ó t h ể t i ế n hành nâng capvà mở rộng phạm visử dụng đồngbộở tatc ả c á c b ộ p h ậ n chức năng của toàn công ty Đồng thời thực hiện phân quyền quản lý và sửdụngCSDLphùhợp vớichứcnăng của mỗibộphận,mỗinhânviên.

Trong điều kiện ứng dụng tin học, việc mã hóa thông tin kế toán giúpngười quản lý truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng, hạn chế những rủi rogây nhầm lẫn, sai sót Hiện nay, bộ phận kế toán công ty đã xây dựng bộ mãđối tƣợng một cách khoa học, nhƣng bộ mã này mới chỉ đƣợc sử dụng chủyếu ở bộ phận kế toán mà chƣa đƣợc sử dụng thống nhat trong toàn công ty.Vì vậy, công ty cần xây dựng bộ mã thống nhat cho các đối tƣợng đƣợc theodõi trong toàn công ty để đồng bộ hóa tat cả các khâu nhập liệu nhằm tạo sựliênkết,đốichiếudữliệuđƣợcdễdàng.

3.2.2 Hoàn thiện mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận trong chu trìnhdoanhthu

Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu đòi hỏi phải có sựkếthợpmậtthiếtgiữacácbộphậnchứcnăngtrongchutrìnhnhƣ:Bộphận kinh doanh, bộ phận kế hoạch, bộ phận kho hàng, bộ phận kế toán… Vì vậy,trước tiên công ty cần thiết phải tổ chức một cách chặt chẽ, liên kết thông tingiữa các bộ phận chức năng trong chu trình doanh thu để quá trình bán hàngđạthiệuquảtốiưu.

Mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận chức năng trong chu trình doanhthuđƣợctácgiảđềxuatthểhiện quaHình3.1.

Chi phí giá vốnhàngbán Chiphígiaohàng

Công ty TNHH TM Gia Bảo đang hướng tới mục tiêu hoàn thiện HTKT thông qua hệ thống quản trị ERP bằng phần mềm Bravo Đây là giải pháp tối ưu vì phần mềm này vốn đã quen thuộc với hầu hết các bộ phận trong công ty Tuy nhiên, hiện tại phần mềm Bravo chỉ hỗ trợ cho bộ phận kế toán, nên tác giả đề xuất công ty nâng cấp phần mềm để phục vụ toàn thể công ty, tránh chi phí đào tạo phần mềm mới và thay thế hệ thống hiện tại Để đảm bảo hiệu quả triển khai, công ty cần đầu tư máy chủ mạnh mẽ, ổn định, có hệ thống quét vi-rút bảo vệ dữ liệu Bên cạnh đó, do các máy trạm lâu năm, công ty nên cân nhắc thay thế một số thiết bị để đảm bảo hiệu suất sử dụng phần mềm Bravo tối ưu.

Phòng kế toán của công ty hiện tại có 8 nhân viên gồm: Kế toán trưởng,kế toán tổng hợp, thủ quỹ và 5 nhân viên kế toán chi tiết Khi áp dụng hệthống quản trị ERP, nhân viên đƣợc giải phóng khỏi khâu cập nhật chứng từ,vì vậy có thể tăng cường các hoạt động kiểm soát và có thể kiêm nhiệm nhiềucôngviệc,giảmsố lƣợngnhân sự.

Hiện tại công ty sử dụng 5 nhân sự kế toán chi tiết cho các vị trí: kế toántiêuthụ,kếtoánthuế,kếtoánvốnbằngtiền,kếtoánthanhtoánvàkết oántiền lương Khi áp dụng hệ thống ERP, kế toán thanh toán, kế toán vốn bằngtiền và kế toán tiêu thụ có thể kiểm nhiệm công việc đƣợc vì thực chat việcbánhàngđềucóliênquan tớithu vàchi tiền,mặtkhácbộ phận kinhdoanhđã

Kế toán Vốn bằng tiền

Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Thủ quỹ

Việc áp dụng hệ thống ERP giúp tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu và nâng cao độ chính xác Hệ thống tự động cập nhật dữ liệu thanh toán của khách hàng, cung cấp quyền truy cập dễ dàng để xem chi tiết các giao dịch Do đó, với ERP, cấu trúc bộ máy kế toán được đề xuất như sau: Kế toán trưởng quản lý chi phí, Kế toán tổng hợp kiêm nhiệm Kế toán thuế, loại bỏ vai trò của Kế toán tiêu thụ.