Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp

Luận văn tốt nghiệp Lời mở đầu Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ với thành tựu kỳ diệu tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, kinh tế, xà hội giới nói chung Việt Nam nói riêng Cùng với phát triển nhanh chóng tin học vai trò ngày trội thông tin sau cách mạng quản lý, từ hai thập kỷ giới đà bớc vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên Công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đà bớc vào tất lĩnh vực, chiếm vị trí quan träng x· héi Cïng ph¸t triĨn víi khoa häc công nghệ, hoạt động quản lý có nhiều đổi theo xu đại hoá đáp ứng yêu cầu ngày cao xu hội nhập phát triển kinh tế Công nghệ thông tin ngày phát triển, có nhiều phát minh sáng chế đợc ứng dụng vào đời sống xà hội nhằm giải phóng sức lao động, làm phong phú thêm đời sèng vËt chÊt, tinh thÇn cđa ngêi ViƯn quy hoạch thiết kế nông nghiệp đơn vị thuộc Bộ nông nghiệp phát triển nông thôn có địa bàn hoạt động rộng khắp nớc, việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý thực cần thiết Xuất phát từ thực tiễn tình hình thực công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp, em đà mạnh dạn chọn đề tài ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trọng tâm chuyên đề nhằm đề cập đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động tổ chức quản lý Ngoài lời mở đầu phần kết luận, nội dung chuyên đề gồm phần chính: Phần I: Nhận thức chung văn phòng công nghệ thông tin công tác văn phòng Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp Phần II: Khái quát tổ chức hoạt động Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Phần III: Thực trạng giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Để có đợc chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, nỗ lực cố gắng thân, em nhận đợc giúp đỡ nhiệt tình quan thực tập nh nhà trờng thầy cô giáo Em xin bày tỏ cảm ơn chân thành tới cô cán công tác Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp thầy cô giáo Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hớng dẫn GS.TS Trần Minh Tuấn bảo tận tình đà giúp em hoàn thành chuyên đề Mặc dù đà có nhiều cố gắng song hạn chế kiến thức thời gian, nên không khỏi có thiếu sót Em mong nhận đợc ý kiến đóng góp quý báu thầy cô để giúp em hoàn thiện đợc chuyên đề bổ sung kiến thức cho thân Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp Chơng i Nhận thức chung văn phòng công nghệ thông tin công tác văn phòng I - nhận thức chung văn phòng Khái niệm văn phòng Văn phòng phận nằm tổ chức máy quan, đơn vị, tổ chức có chức trợ giúp cho nhà quản lý việc xử lý thông tin định Hiện có nhiều cách nhìn nhận văn phòng Theo tác giả sách Nghiệp vụ văn phòng- PGS.TS Nguyễn Hữu Tri văn phòng đợc tiếp cận cách toàn diện hai trạng thái động tĩnh Nếu quan sát văn phòng trạng thái động bao gồm toàn trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu đơn vị Nếu quan sát văn phòng trạng thái tĩnh bao gồm yếu tố vật chất hữu nh nhà cửa, xe cộ, thiết bị, ngời v.v có văn phòng quan, đơn vị đủ để thực mục tiêu tổ chức Ngoài ra, tác giả sách Quản trị hành Văn phòng- Nguyễn Hữu Thân cho : Văn phòng nơi diễn hoạt động kiểm soát, nghĩa nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin cho có hiệu Nhắc đến văn phòng, không nói đến công tác văn phòng Công tác văn phòng thuật ngữ có liên quan ®Õn nhiỊu néi dung ho¹t ®éng cđa mét tỉ chøc Nếu xem xét công tác theo quan điểm hệ thống đầu vào bao gồm hoạt Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp động trợ giúp lÃnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn hoạt động thông tin kinh tế, trị, xà hội, hành chính, môi trờngtheo phơng án sử dụng khác nhằm thu đợc kết tối u hoạt động đơn vị Còn đầu ra, hoạt động phân phối, truyền tải, thu xử lí thông tin phản hồi nội bên đơn vị theo yêu cầu lÃnh đạo Toàn hoạt động góp phần hoàn thiện bớc công tác tổ chức điều hành thông tin đơn vị, hay nói cách khác không ngừng củng cố hoạt động văn phòng quan, đơn vị Để công tác văn phòng đạt kết tốt cần phải có điều kiện sau: - Phải có máy văn phòng đợc tổ chức thích hợp quan, đơn vị có quy mô lớn máy văn phòng gồm đầy đủ phòng, phận với số lợng nhân cần thiết để thực thi hoạt động văn phòng cách độc lập, có liên quan đến nhiều đầu mối với tính chất khác Đối với đơn vị có quy mô nhỏ hoạt động mang tính nhất, đơn lẻ máy văn phòng gọn nhẹ mức tối thiểu, đồng thời kiêm nhiệm chức quản trị nhân sự, vật t, tài - Phải có địa điểm hoạt động, giao dịch với sở hạ tầng định nh nhà cửa, phơng tiện, thiết bịVị trí, quy mô yếu tố vật chất nêu phụ thuộc vào đặc tính tổ chức quản lí, vào quy mô hoạt động công tác văn phòng Từ quan niệm liên hệ hoạt động văn phòng với điều kiện kinh tế thị trờng công tác văn phòng toàn yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, định chuyển tải thông tin cấp quản lý đơn vị nhằm đạt đợc mục tiêu định Trong khái niệm khái niệm phù hợp vừa phản ánh đợc chất, trình hoạt động văn phòng, vừa đề cập đến điều kiện vật chất cần thiết cho công tác văn phòng Tất khái niệm cho thấy vai trò quan trọng văn phòng Không quan, đơn vị, tổ chức văn phòng Văn phòng tồn dới nhiều tên gọi khác nhau, tuỳ thuộc vào quy mô tính chất hoạt động quan mà có nơi gọi Văn phòng, có nơi gọi phòng Hành chính, phòng Tổng hợp Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp Tuy nhiên dù có tên gọi khác nhng tính chất công việc nh chức năng, nhiệm vụ giống nhau, máy giúp việc cho lÃnh đạo Chức năng, nhiệm vụ công tác văn phòng 2.1 Chức Văn phòng thực thể tồn khách quan có điều kiện tồn nh thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trng với môi trờng mà tồn Hay nói cách khác, văn phòng có lý tồn độc lập tơng đối nh tổ chức, đơn vị khác phơng diện tự nhiên (gồm chức theo quy luật chức liên hệ, tác động lẫn hệ thống) phơng diện xà hội (gồm chức hoạt động có ý thức, có mục tiêu chức tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trờng) Theo khái niệm công tác văn phòng thấy văn phòng có chức sau: 2.1.1 Chức tham mu Hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, có yếu tố chủ quan, muốn định mang tính khoa học, ngời quản lý cần vào yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia cấp quản lý, ngời trợ giúp Những ý kiến đợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để đa kết luận chung nhằm cung cấp cho lÃnh đạo thông tin, phơng án phán kịp thời đắn Hoạt động cần thiết tỏ hữu hiệu vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) tính chuyên sâu trờng hợp trợ giúp lÃnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh thực tế) Chức đợc gọi chức tham mu cho nhà lÃnh đạo, quản lý đơn vị công tác văn phòng 2.1.2 Chức tổng hợp Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp Kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngợc lĩnh vực, đối tợng mà văn phòng đầu mối thu thập, phân tích, quản lý sử dụng theo yêu cầu ngời lÃnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự định, mang lại hiệu thiết thực Hoạt động nh thuộc chức tổng hợp công tác văn phòng Chức tác dụng thiết thực đến chức tham mu văn phòng mà có vai trò quan trọng thành công hay thất bại quan, đơn vị (lợi thông tin) Chính ý nghĩa to lớn chức nên tổ chức, đơn vị quan tâm củng cố đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển thời đại 2.1.3 Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, thiết bị, công cụ, tài v.v Những thuộc hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho trình, lúc, nơi Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn quan văn phòng đơn vị, tổ chức Trong chức tổng hợp quan trọng, định đến thành bại công tác văn phòng 2.2 Nhiệm vụ văn phòng Từ chức chung, thực thể ngời ta phân thành chức cụ thể, chi tiết Các chức lý sinh tồn văn phòng Mỗi chức có thĨ cã nhiỊu nhiƯm vơ thĨ Nh÷ng nhiƯm vơ công việc, hoạt động nhằm cụ thể hoá chức văn phòng Trong ®iỊu kiƯn kh«ng gian, thêi gian, lÜnh vùc, tÝnh chÊt, hình thức nội dung cụ thể lại có nhiệm vụ cụ thể khác để thực chức Nhiệm vụ văn phòng bao gồm: Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị Mọi tổ chức muốn đợc sinh vận hành vào sống cần phải tuân theo quy định tổ chức, chế hoạt động điều kiện để trì hoạt động Mỗi tổ chức, quan có nội quy, quy chế hoạt động riêng phù hợp với tính chất hoạt động, chức vai trò Đây nhiệm vụ quan trọng mà văn phòng phải thực quan đợc tổ chức vào hoạt động Xây dựng quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị trình hoạt động có định hớng mục tiêu hoạt động Để đạt đợc mục tiêu, đơn vị cần lên kế hoạch cụ thể cho hoạt động Kế hoạch có nhiều loại nh kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩmMỗi phận xây dựng kế hoạch triển khai thực Tất kế hoạch đợc tổng hợp thành kế hoạch tổng thể quan Kế hoạch tổng thể văn phòng, phận tham mu dự thảo đôn đốc phận khác đơn vị triển khai thực hiện, giúp cho liên hệ, phối hợp phận mật thiết hơn, đồng Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Bất kỳ hoạt động đơn vị, quan cần phải có thông tin Thông tin giúp cho lÃnh đạo định Thông tin đa dạng phong phú, có thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo ngời lÃnh đạo tự thu thập, xử lý thông tin đợc mà cần phải có ngời trợ giúp, văn phòng Mọi thông tin đợc qua văn phòng xử lý, phân loại theo kênh thích hợp để chuyển tải hay lu trữ Một định hay sai phụ thuộc vào tiếp nhận xử lý thông tin có xác, đầy đủ, kịp thời hay không Đây hoạt động quan trọng liên quan đến thành bại hoạt động tổ chức, văn phòng phải tuân theo quy định nghiêm ngặt văn th lu trữ thu thập xử lý thông tin Trợ giúp văn Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp Văn phơng tiện lu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu, nhiều quan, đơn vị sử dụng quản lý, điều hành hoạt động Hiện nớc ta đà có luật ban hành văn quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh phát sinh liên quan đến văn quan Nhà nớc có thẩm quyền Văn luật pháp quy để quan, đơn vị ban hành văn nội nh điều lệ, nội quy, quy chế, định hành quản lý thờng nhật Để ban hành văn hợp pháp hợp lý cần phải có phận chuyên trách trợ giúp cho lÃnh đạo Văn phòng sinh để đảm nhận nhiệm vụ Bảo đảm yếu tố vật chất, tài cho hoạt động quan Muốn tồn phát triển, quan, đơn vị cần phải có yếu tố kỹ thuật vật chất cần thiết Các yếu tố vừa nguyên liệu trì tổ chức tồn tại, vừa vật trung gian kết gắn tổ chức với môi trờng, đồng thời phơng tiện truyền dẫn trình hoạt động tổ chức đến mục tiêu kinh tế- xà hội Các yếu tố ®ã bao gåm nhµ cưa, xe cé, bµn ghÕ, trang thiết bị, chi phí cần thiết mang tính thờng xuyên liên tục, vậy, văn phòng phải vào tiến độ thực công việc mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Công việc có ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động đơn vị Củng cố tổ chức máy văn phòng Đây việc làm thiết thực, mang tính ổn định máy văn phòng nhằm thực tốt nhiệm vụ nêu Việc tổ chức máy văn phòng cần tuân thủ nguyên tắc tổ chức chung đơn vị để đảm bảo tính thống hệ thống Tuy nhiên phải thấy đợc tính thống nhất, đa dạng, phong phú công tác văn phòng để tổ chức máy cho đáp ứng đợc cao yêu cầu nhiệm vụ đặt với công tác văn phòng Không thời đại bùng nổ thông tin này, đòi hỏi quan, đơn vị phải cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, nỗ lực lớn nằm khối văn phòng Yêu cầu đặt với văn phòng cao mặt tổ chức quản lý điều hành công việc Duy trì hoạt động thờng nhật văn phòng Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp Khác với hoạt động quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thờng xuyên, liên tục lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra vừa giám sát Đặc tính hoạt động xuất phát từ chức văn phòng để đảm bảo tiếp nhận đợc nguồn tin đối tợng hoạt động quan, đơn vị Văn phòng có phận làm việc hành chính, bên cạnh có phận làm việc liên tục ngày đêm, lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh thông tin đợc thông suốt Hoạt động văn phòng gắn liền với hoạt động lÃnh đạo đơn vị thông qua nhiệm vụ trợ giúp tham mu, vừa gắn với c¸c bé phËn kh¸c b»ng c¸c nhiƯm vơ kiĨm tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chức , quản lý lấy hoạt động cho phù hợp với hoạt động Vì để trì đợc hoạt động văn phòng cần có phối hợp chặt chẽ, đồng phận cấp quản lý quan, đơn vị Trên số nhiệm vụ công tác văn phòng mà quan, đơn vị phải thực Bên cạnh văn phòng có nhiệm vụ khác tuỳ theo tính chất, đặc trng quan, đơn vị Vai trò công tác văn phòng Trong thời kỳ bùng nổ thông tin quan kinh tế, xà hội hay hành quan tâm đến việc thu thập, phân tích xử lý thông tin để đợc định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu cao cho đơn vị cho xà hội Hiện nay, ngời ta cho yếu tố định đến việc thành bại tổ chức họ có lợi thông tin họ coi thông tin cã quan hƯ sèng cßn víi bÊt kú mét tỉ chức, đơn vị Chúng ta biết hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng tổ chức Tuy nhiên, để tăng cờng phát huy đợc vai trò công tác văn phòng đòi hỏi lÃnh đạo quan, đơn vị tổ chức đạo công tác cách khoa học Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp II - công nghệ thông tin công tác văn phòng Khái niệm đặc điểm công nghệ thông tin 1.1 Khái niệm Cuộc cách mạng Công nghệ thông tin diễn sôi động tác động sâu sắc trực tiếp đến hoạt động kinh tế, xà hội qc gia trªn thÕ giíi, më mét thêi kú phát triển nhân loại bớc vào kỷ XXI Nội dung chủ đạo bớc chuyển lần phát triển từ văn minh công nghiệp tiến lên văn minh thông tin trí tuệ, mà sở phát triển từ nỊn kinh tÕ c«ng nghiƯp trun thèng sang nỊn kinh tế tri thức Về bản, bớc chuyển biến đợc nảy sinh đợc thực chủ yếu nớc có kinh tế công nghiệp phát triển Tuy nhiên, với xu toàn cầu hoá nhanh chóng nay, tác động bớc chuyển biến vĩ đại đà lan toả nhanh chóng đến khắp nớc giới Xu tạo hội to lớn đồng thời tạo thách thức gay gắt cho nớc phát triển tìm đờng công nghiệp hóa đại hoá kinh tế xà hội Công nghệ thông tin tập hợp phơng pháp khoa học, phơng tiện, công cụ kỹ thuật đại - chủ yếu máy tính điện tử mạng viễn thông - nhằm cung cấp giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm tàng lĩnh vực hoạt động ngời xà hội Trong giai đoạn phát triển kinh tế, xà hội dới tác động công nghệ thông tin tri thức ý tởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa định Vì vậy, hầu hết quốc gia, tổ chức công ty hiểu vị trí tơng lai họ giới thị trờng quốc tế phụ thuộc cách định vào việc liệu họ có tận dụng đợc công nghệ thông tin để phát triển cách nhanh chóng lực đổi sản xuất kinh tế họ đợc không? Không nớc phát triển, mà nhiều nớc phát triển khu vực có sách mạnh mẽ phát triển công nghệ thông tin thập niên gần đà đạt đợc nhiều Nguyễn Thanh Hà - 846018 10 Luận văn tốt nghiệp - Công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn đợc nâng cao cách rõ rệt, mà trình độ chuyên môn cán nhân viên phòng Hành quản trị đợc đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ - Tài sản chung Viện nh tài sản cá nhân cán nhân viên đến làm việc quan đợc bảo quản an toàn, không để xảy tình trạng mát năm qua Công tác phòng chống cháy nổ đợc phận hành quản trị đặt lên hàng đầu - Công tác hậu cần đáp ứng đợc đầy đủ nhanh chóng sở vật chất kỹ thuật, phơng tiện trang thiết bị máy móc phục vụ cho hoạt động văn phòng nh công tác chuyên môn Viện Nhợc điểm: Tuy nhiên, hoạt động phòng Hành quản trị bộc lộ số điểm hạn chế cần phải khắc phục nhằm nâng cao hiệu qủa chất lợng công tác văn phòng - Một vài nhân viên trình độ hạn chế nên gặp lúng túng giải công việc đột xuất hay công việc khó khăn phức tap - VÃn tình trạng nhân viên tán gẫu làm việc, sang phòng khác để nói chuyện, sử dụng ®iƯn cđa c¬ quan ®Ĩ ®un nÊu - ViƯc øng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn cha đợc triển khai, phần lớn phòng ban sử dụng cặp tài liệu tủ đựng hồ sơ để lu trữ tài liệu - Một số trang thiết bị máy móc đà lạc hậu, cha đợc thay mới, làm giảm hiệu nh tÝnh chÝnh x¸c, thÈm mÜ sư dơng B - Cơ cấu tổ chức máy phòng Hành quản trị Phòng Hành quản trị có 28 ngời làm việc phận theo sơ đồ sau: Nguyễn Thanh Hà - 846018 39 Luận văn tốt nghiệp Sơ đồ 2: Tổ chức máy phòng Hành quản trị Trưởng phòng Phó phòng Bộ phận Văn thư Lưu trữ Bộ phận Quản trị Nguyễn Thanh Hà - 846018 Bé phËn §éi xe Bé phËn Y tÕ Bé phËn Tạp vụ Bộ phận Bảo vệ 40 Luận văn tốt nghiệp Chơng iii Thực trạng số kiến nghị nhằm nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp I - Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin phòng hành quản trị Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Trang thiết bị kỹ thuật thông tin Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp đơn vị trực thuộc Bộ nông nghiệp phát triển nông thôn, có địa bàn hoạt động rộng khắp nớc Chính vậy, công tác thông tin nhu cầu quan trọng hoạt động chuyên môn Viện Để đảm bảo cho thông tin đợc cập nhật thông suốt, đáp ứng kịp thời cho công tác quy hoạch nông nghiệp, Viện đà đầu t cho phòng ban đơn vị trực thuộc trang thiết bị đại, tiên tiến Hiện nay, tất phòng ban Viện đợc trang bị máy vi tính với nhiều chủng loại, nguồn gốc khác tơng đối đồng bộ, phục vụ công tác Viện với tổng số 45 Trong đó: - Phòng Hành quản trị: - Phòng Tổ chức lao động: - Phòng Kế toán tài vụ: - Phòng Kế hoạch: - Phòng quản lí dự án: Nguyễn Thanh Hà - 846018 41 Luận văn tốt nghiệp - Phòng Hợp tác quốc tế: - Các phòng nghiên cứu kỹ thuật: 10 - Các trung tâm nghiên cứu ứng dụng: - Các đoàn quy hoạch: - Các xí nghiệp phân Viện: Bên cạnh đó, hầu hết phòng có máy in Lazer với nhiều chủng loại, phục vụ trực tiếp cho việc in ấn tài liệu phòng nh tài liệu trình lên lÃnh đạo Về việc đáp ứng nhu cầu chép công văn, tài liệu, Viện có máy photo có máy photo màu photo khổ Ao dùng cho việc in đồ, máy hiệu Ricoh phục vụ cho việc chép văn thông thờng Trên quan điểm trọng đến trang bị số trang thiết bị đại, máy vi tính có tốc độ xử lý cao, Viện đà cho lắp đặt hệ thống máy vi tính có dung lợng nhớ cao, tốc độ xử lý nhanh chóng trung tâm ứng dụng công nghệ để phục vụ công việc mang tính khẩn trơng, có độ xác cao Về thông tin liên lạc, phòng đợc trang bị máy điện thoại để tiện việc truyền tải thông tin Viện Máy Fax thiết bị thiếu việc thông tin cho phép truyền thông tin dạng ký tự hay hình vẽ, bảng biểu, sơ đồ thời gian ngắn đến địa điểm Hiện Viện có máy phục vụ cho công việc liên quan đến thông tin liên lạc, ký kết hợp đồng Tuy nhiên, Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp lại cha có mạng nội để quản lý nh truyền đạt thông tin từ lÃnh đạo tới nhân viên Đây hạn chế mà lÃnh đạo nhân viên Viện cần phải quan tâm có nhìn mức tác dụng hệ thống mạng đơn vị Một yếu tố quan trọng thiếu ngời Đội ngũ cán nhân viên Viện phần lớn có chuyên môn việc sử dụng công nghệ thông tin công tác quy hoạch thiết kế, đo đạc đồ Nhng cã mét sè ngNgun Thanh Hµ - 846018 42 Ln văn tốt nghiệp ời cha đợc đào tạo tin học, sử dụng máy tính cha thành thạo Việc sử dụng máy tính dừng mức độ vài thao tác đơn giản, chủ yếu thay máy chữ thủ công trớc Do việc khai thác sử dụng máy tính cha triệt để, cha tạo thành thói quen phơng thức làm việc ngời Tổ chức công tác ứng dụng công nghệ thông tin văn phòng Việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý văn phòng đợc thể chủ yếu qua việc sử dụng máy tính để soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu, phơng tiện để lu trữ tài liệu, tra cứu cần thiết Tuy nhiên công việc mang tính thủ công nhiều, công tác văn th lu trữ Nó thể loạt tủ đựng hồ sơ với nhiều cặp đựng tài liệu phòng ban Việc lu trữ văn tài liệu quan trọng máy tính rÊt h¹n chÕ Trong thêi gian thùc tËp t¹i ViƯn, em đợc biết chủ yếu họ lu trữ hợp đồng kinh tế máy tính, khối lợng văn tài liệu lớn Viện họ lu trữ theo phơng pháp thủ công Bên cạnh đó, việc quản lý công văn giấy tờ họ dừng lại việc ghi chép vào sổ theo quy định cha có sổ công văn máy tính Đây hạn chế công tác văn phòng việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Rất tiếc Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp lại cha nối mạng nội (Lan) mạng diện rộng (Wan) nên hầu nh việc thông tin truyền tải đợc thực qua bu điện Điều làm giảm tốc độ truyền tải thông tin quản lý nh thông tin công tác quy hoạch đo đạc, trắc địa Hiệu cđa viƯc øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin c«ng tác văn phòng Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng đà cho thấy thay đổi theo chiều hớng tích cực hoạt động quản lý, điều hành quan Hiệu đợc thể qua số công tác sau: 3.1 Công tác soạn thảo văn Công tác soạn thảo văn công việc quan trọng văn phòng Với số lợng lớn văn đợc hình thành từ văn phòng, khoảng gần 3000 văn Nguyễn Thanh Hà - 846018 43 Luận văn tốt nghiệp năm, công việc soạn thảo đòi hỏi tính xác cao theo quy định Nhà nớc Trớc đây, công việc soạn thảo văn đợc thực theo phơng thức thủ công, tức nhân viên văn phòng phải thảo công văn hay định đa cho lÃnh đạo duyệt sau tới công đoạn đánh máy văn Quy trình đòi hỏi tốn nhiều thời gian, việc đánh máy yêu cầu độ xác cao, nhng tốc độ lại chậm, ảnh hởng tới việc ban hành văn Công việc chuẩn bị trớc đánh máy nhân viên phải xếp giấy đánh máy giấy than xen kẽ tuỳ theo số lợng văn cần thiết, sau thực thao tác gõ phím chữ máy chữ Để hoàn thiện văn ngời đánh máy cần phải tập trung vào thao tác mình, sai xót phải đánh lại từ đầu mà sửa chữa đợc Hơn phím chữ máy chữ nặng, ảnh hởng không nhỏ tới tốc độ soạn thảo nhức mỏi đôi tay Một nhợc điểm máy chữ tính thẩm mĩ không cao, dẫn đến văn không đợc trình bày đẹp mắt, chữ in khó đọc, mực in nhoè nhoẹt khó nhìn Nhng nhờ ứng dụng công nghệ thông tin văn phòng, việc soạn thảo văn máy tính đơn giản, nhanh chóng mà hiệu cao Hiện có phần mềm Ms Word cho phép soạn thảo văn theo ý muốn nhờ tính u việt Ngời soạn thảo sử dụng phím chức bàn phím để trực tiếp gõ văn vào máy tính Các phím cho phép ngời soạn thảo kiểm tra, sửa chữa, trang trí văn thời gian ngắn, chẳng hạn nh sửa lỗi tả, tạo tiêu đề, đánh số trang cho văn bản, tự động ®iỊn tªn cho nhiỊu ngêi víi cïng mét néi dung văn bản, chỉnh lề văn hoàn chỉnh thể thức quy định Nhà nớc trớc cho in Đặc biệt văn có bảng biểu thống kê với nhiều số việc soạn thảo máy tính thật dễ dàng với chức kẻ bảng nhanh chóng tính toán xác phần mềm Ms Excel Ngoài phần mềm Word Perfect Ami Proffesional cho phép kết hợp văn với đồ hoạ trang Trong trình soạn thảo ban hành văn bản, phòng Hành quản trị luôn trọng việc đảm bảo quy định, văn ban hành thẩm quyền, thể thức Nguyễn Thanh Hà - 846018 44 Luận văn tốt nghiệp Tóm lại, việc ứng dụng phần mềm soạn thảo văn đà góp phần nâng cao chất lợng, tính xác thẩm mĩ văn bản, tiết kiệm không thời gian công sức, mang lại hiệu cao công tác văn phòng 3.2 Công tác văn th lu trữ Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn th đà trở thành nhu cầu thiếu đợc quan Bộ phận văn th phòng Hành quản trị thờng xử lý luồng thông tin đầu vào (công văn, giấy tờ ) qua sổ công văn đến luồng thông tin đầu qua sổ công văn Còn nội quan Viện, công văn đợc nhân thành nhiều để gửi tới phòng ban, phận quan Tình hình tổ chức công tác văn th Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp đợc tổ chức tơng đối khoa học thuận tiện Phòng Hành quản trị đợc bố trí tầng gần cầu thang cửa vào quan thuận tiện cho việc trao đổi thông tin, giao dịch công tác cán Viện khách đến làm việc với Viện Bộ phận văn th đợc xếp bố trí phòng với trởng phòng, thuận lợi việc trình ký công văn giấy tờ nh việc truyền đạt ý kiến từ trởng phòng tới nhân viên Hàng năm Viện ban hành khối lợng văn lớn, đòi hỏi việc xếp lu trữ phải khoa học, hợp lí Trớc kia, công việc cần nhiều ngời đảm nhận, quản lý, xếp lu trữ văn ngăn tủ với đủ thể loại kẹp tài liệu dày, mỏng khác Trong trình thực công việc không tránh khỏi văn dễ bị nhàu nát, khó khăn việc lu nghiên cứu văn cần Trong thời đại mới, công tác văn th không khó khăn, tốn nh trớc nhờ áp dụng công nghệ thông tin Công tác văn th đợc thực máy tính với thao tác đơn giản, bảo quản cách dễ dàng Máy tính cho phép phân loại văn theo thứ tự chữ cái, theo chủ đề, theo thời gian giúp cho viƯc tra cøu tµi liƯu nhanh chãng vµ tiƯn lợi Có thể ứng dụng phần mềm access việc vào sổ công văn đi, sổ công văn đến phân loại văn Việc lu giữ văn đĩa mềm giảm bớt nhớ cho máy tính, thuận lợi bảo quản, lu chuyển tài liệu, hồ sơ Nguyễn Thanh Hà - 846018 45 Luận văn tốt nghiệp Chẳng hạn, muốn tra cứu văn có tên Hợp đồng việc đo đạc đồ nông nghiệp huyện Thạch Thất tỉnh Hà Tây ký kết ngày 30/7/2001 quan Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp UBND huyện Thạch Thất Nếu nh tìm tài liệu phơng pháp thủ công văn th phải thực số thao tác sau: trớc hết văn th phải tìm tài liệu cần theo năm 2001, sau tra theo tên tài liệu Hợp đồng, tìm văn có số hiệu 69 VQHTKNN-HCQT/HĐ tìm đợc tài liệu Thời gian tìm tài liệu phải đến 30 phút Cha kể tài liệu bị thất lạc văn th tìm thấy tài liệu Nhng áp dụng công nghệ thông tin việc tìm tra cứu văn công việc lại trở nên nhẹ nhàng qua việc thực vài thao tác đơn giản máy tính không tốn nhiều thời gian Để tìm văn có tên nh văn th cần nhấp chuột vµo nót Start, chän search, chän For File or Folder cửa sổ chơng trình tìm văn Gõ tên phần nội dung văn cần tìm vào, máy tính tự tìm hiển thị tệp văn Muốn xem nội dung, kích đúp chuột vào tệp văn Thời gian khoảng đến phút tìm đợc văn cần tra cứu Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin công tác đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ công tác lÃnh đạo Đảng quản lý Nhà nớc, giải công việc quan đợc nhanh chóng, chất lợng, đờng lối, sách chế độ Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc tổng công ty đợc dễ dàng Hơn nữa, ứng dụng công nghệ thông tin góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu làm văn trang thiết bị dùng trình xây dựng ban hành văn 3.3 Công tác lập kế hoạch, tham mu Trong Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp phận tham mu riêng, phòng hành quản trị đà kiêm chức Với chức này, phòng Hành quản trị có nhiệm vụ phải dựa thông tin thu thập đợc, từ qua trình xử lý, phân tích, tổng hợp, đa phơng án thích hợp cho lÃnh đạo Từ đó, lÃnh đạo xem xét lựa chọn phơng án tối u để thực Nguyễn Thanh Hà - 846018 46 Luận văn tốt nghiệp Một nhiệm vụ quan trọng phòng hành quản trị tham mu cho lÃnh đạo việc lập chơng trình kế hoạch tuần, tháng, quý Đây nhiệm vụ mà phòng hành quản trị cần phải thận trọng việc tìm hiểu thông tin, thực tế khứ Hơn nữa, ngời tham mu cần có nhìn tổng thể vận động phát triển vật, tợng, phát sớm xu mới, để từ phân tích, sàng lọc thông tin đà cũ, chọn lọc thông tin để tìm đợc hớng cho đơn vị Vì nhiệm vụ phòng hành quản trị cần lợng thông tin đa dạng phong phú nên việc trang bị phơng tiện thông tin cần thiết Thế nhng phòng hành quản trị lại khai thác thông tin qua hệ thống mạng đợc, tìm hiểu thông tin báo chí, thực tếĐiều ảnh hởng không nhỏ tới tốc độ cập nhật thông tin nhanh nhạy việc đa định lÃnh đạo, đặc biệt định mang tính chiến lợc 3.4 Công tác thu thập xử lý thông tin Thông tin yếu tố quan trọng trình định, việc thu thập xử lý thông tin công việc đòi hỏi tính cập nhật thờng xuyên, xác đầy đủ Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc nhiều tỉnh nớc nên việc tiếp nhận thông tin từ sở nhiều thời gian Bên cạnh đó, việc phân tích, xử lý thông tin theo cách thủ công tốn kém, sai lệch, thiếu xác, với thông tin dạng bảng biểu thống kê số liệu diện tích đất đai, toạ độHiện nay, Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp đà ứng dụng phần mềm quản trị sở liệu nh Ms Foxpro phần mềm Ms Access cho phép quản lý liệu dễ dàng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp cịng sư dơng phÇn mỊm Ms Excel viƯc tÝnh toán, phân tích thông tin số liệu,lập bảng biểu, bảng cân đối kế toán nhanh chóng cho đợc kết phân tích xác, tạo điều kiện cho việc lựa chọn phơng án tốt thời gian ngắn Đối với tổ chức, đơn vị thông tin luôn cần thiết cho hoạt động quan, đơn vị Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Viện trởng muốn đợc định cần phải có lợng thông tin Nguyễn Thanh Hà - 846018 47 Luận văn tốt nghiệp tối thiểu Những thông tin dễ dàng mà có đợc mà phải tìm kiếm từ nguồn liệu khác nh thông tin thực, thông tin trị, x· héi, th«ng tin vỊ kinh tÕ, th«ng tin vỊ điều kiện tài nguyên tự nhiênDo vậy, Viện phải có hệ thống trang thiết bị để thu thập xử lý thông tin, đáp ứng yêu cầu lÃnh đạo nh yêu cầu công tác quy hoạch thiết kế nông nghiệp Hiện nay, việc thu thập xử lý thông tin Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp chủ yếu qua phơng tiện thông tin đại chúng, báo chí, khảo sát thực tế sở Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp gặp không khó khăn việc trao đổi thông tin từ lÃnh đạo tới nhân viên, từ quan tới đơn vị sở Ngoài việc gặp trực tiếp trao đổi qua điện thoại, fax không cách Vì vậy, nhanh nhạy việc nắm bắt thông tin cha đáp ứng đợc yêu cầu công tác, nhiều thông tin đến chậm, thông tin thờng đà cũ, ảnh hởng đến tốc độ thời gian hoàn thành tiến độ chơng trình Trong đó, Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp áp dụng công nghệ thông tin nối mạng để truy cập xử lý thông tin, chuyển tải thông tin cải thiện đợc đáng kể tình hình Việc trao đổi thông tin dễ dàng nhanh chóng nhiều Mọi việc trao đổi liên lạc qua th điện tử thật thuận tiện mà lại không nhiỊu thêi gian, c«ng søc Víi c«ng nghƯ th«ng tin, nhân viên phòng hành quản trị thu thập thông tin mạng Internet, mạng diện rộng hay tìm kiếm liệu mạng nội đơn vị mà qua báo cáo trung gian Điều làm cho thông tin đợc xác, nhanh chóng bí mật đáp ứng đợc yêu cầu công tác thu thập xử lý thông tin công tác văn phòng 3.5 Công tác kiểm tra, giám sát Công tác kiểm tra, giám sát phòng hành quản trị có liên quan mật thiết đến chất lợng,tiến độ hoàn thành chơng trình, kế hoạch toàn Viện dvị sở Bởi chức phòng hành quản trị quản lý chung hoạt động toàn Viện, vậy, việc kiểm tra, giám sát phòng hành quản trị giúp cho lÃnh đạo kịp thời có định khắc phục sai sót rút đợc học kinh nghiệm Nguyễn Thanh Hà - 846018 48 Luận văn tốt nghiệp Với chức tham mu cho lÃnh đạo định, công tác kiểm tra, giám sát phòng hành quản trị công việc vô quan trọng, liên quan tới kết công tác chuyên môn Kết công việc có tốt hay không phụ thuộc nhiều vào hiệu công tác kiểm tra, giám sát Mặc dù Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp đà ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhng cha triệt để nên khiến cho công tác kiểm tra, giám sát phải thực theo hình thức thủ công, không tránh khỏi sai sót Hiện tại, phòng ban Viện đợc trang bị máy tính, nhng tiếc cha có mạng nội nên thực việc giám sát lÃnh đạo với phận cấp dới đợc Vì phòng ban Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp đợc tổ chức theo cấu chức năng, hoạt động tơng đối độc lập nên việc kiểm tra, giám sát gặp nhiều trở ngại LÃnh đạo muốn trao đổi tìm hiểu tình hình phải gặp trực tiếp trởng, phó phòng trao đổi họp Nh thật tốn thời gian, đặc biệt với đợt kiểm tra đột xuất, đích thân lÃnh đạo phải xem xét tình hình công việc Có thể nói, lợi ích việc nối mạng nội Viện vô lớn, làm thay đổi mặt nh hình thức thực công tác kiểm tra, giám sát phòng ban nh nâng cao hiệu công việc chuyên môn Thực trạng đội ngũ cán phòng Hành quản trị Văn phòng với chức tham mu giúp việc cho lÃnh đạo việc định, đội ngũ cán văn phòng phải ngời có chuyên môn sâu rộng nghiệp vụ văn phòng Bên cạnh đó, văn phòng phải phận nắm rõ đợc thông tin để triển khai phân tích xử lý Xem xét tình hình thực tế phòng Hành quản trị Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp, em thấy đội ngũ cán đà thực tốt công việc cấp giao, đạt hiệu cao Các văn đầu đà đợc kiểm tra, ấn loát, phát hành hoàn toàn xác sai sót cho thấy trình độ phân tích, xử lý thông tin đầu vào tốt Để làm đợc việc trởng phòng phải ngời có lực để nhận biết đợc thông tin đến thông tin xử lý đợc, thông tin đòi hỏi Nguyễn Thanh Hà - 846018 49 Luận văn tốt nghiệp phải trình Viện trởng, Viện phóPhòng Hành quản trị đà đảm bảo tốt công tác phòng chống cháy nổ, bảo vệ tốt trụ sở quan, không để xảy an, cháy nổ, đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản quan cán nhân viên làm việc trụ sở Điều cho thấy nghiệp vụ chuyên môn ngời phòng Hành quản trị tốt Khi đến thực tập Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp, bảo vệ ngời tiếp xúc đà gây đợc thiện cảm tốt cho ngời đến làm việc với quan Trởng phòng nhiệt tình, chu đáo việc giới thiệu tổ chức máy quan, khiến cho em cảm thấy gần gũi thân thiết Phòng hành quản trị đà đợc Bộ trởng tặng nhiều khen cho tập thể cá nhân Tuy nhiên, bên cạnh đội ngũ cán phòng bộc lộ số hạn chế nh không đợc đào tạo chuyên môn văn phòng nên vớng mắc việc nghiên cứu lý luận công tác văn phòng để áp dụng vào thực tiễn công việc Kiến thức ngoại ngữ, tin học cha sâu để đáp ứng đợc điều kiện quan hệ với đối tác nớc Phòng Hành quản trị cần có biện pháp nhằm đào tạo đội ngũ cán bộ, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để nâng cao hiệu công việc II - Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Đánh giá chung ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp 1.1 u điểm: Nguyễn Thanh Hà - 846018 50 Luận văn tốt nghiệp việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp đà có nhiều bớc đổi Công tác soạn thảo văn đợc thực chủ yếu máy tính thông qua phần mềm soạn thảo Hiện có nhiều phần mềm phục vụ cho hoạt động nh Word Perfect, Ami Proffesional, Word Star, Microsoft Word…trong ®ã Word Perfect, Ami Proffesional cho phép kết hợp văn đồ hoạ cïng mét trang ViƯc øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin công tác văn phòng giúp nâng cao chất lợng văn bản, rút ngắn thời gian soạn thảo nh chuyển văn Các văn đợc ban hành thể thức, theo quy định pháp luật Bên cạnh đó, việc truyền tải thông tin phận, Viện với đối tác nớc diễn nhanh chóng nhờ phơng tiện truyền thông đại nh fax, điện thoạitiết kiệm đợc không công sức, tiền của, thời gian 1.2 Hạn chế: Mặc dù Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp đà ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng có hiệu quả, nhiên bên cạnh đó, công tác văn phòng bộc lộ số hạn chế: - Các trang thiết bị máy tính điện tử đợc trang bị tất phòng ban hầu hết chúng không đợc sử dụng hết tính hiệu suất làm việc, thật lÃng phí - Công tác lu trữ hồ sơ tài liệu máy tính cha xây dựng đợc phần mềm riêng sử dụng công tác văn th lu trữ nên hầu nh nhân viên lu trữ nhập phần nội dung danh mục hồ sơ tài liệu, hợp đồng cách thủ công, cha đảm bảo mặt khoa học nh yêu cầu công tác lu trữ đại Việc bảo quản lu trữ tài liệu dùng cặp tài liệu đợc lu tủ đựng hồ sơ Nh vậy, việc tra cứu, truy tìm tài liệu nhiều thời gian - Các cán văn phòng đà có thâm niên nên trình độ ngoại ngữ hạn chế, phần mềm tin học hầu nh tiếng Anh, việc khai thác nh sử dụng chúng cha triệt để Nguyễn Thanh Hà - 846018 51 Luận văn tốt nghiệp - Công tác thu thập xử lý nguồn thông tin thủ công qua nhiều tầng lớp trung gian, phức tạp tốn nhiều thời gian 1.3 Nguyên nhân: Sở dĩ việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp bộc lộ số hạn chế số nguyên nhân chủ yếu sau: + Ban lÃnh đạo Viện cha trọng quan tâm mức công nghệ thông tin, cha hiểu hết giá trị, lợi ích to lớn mà ứng dụng công nghệ thông tin mang lại + Bên cạnh đó, vấn đề tài nguyên nhân khiến cho việc ứng dụng công nghệ thông tin quan Viện cha đợc toàn diện triệt để Vì đơn vị nghiệp có thu, hàng năm kinh phí hạn hẹp từ cấp xuống, hoạt động quan chủ yếu dựa vào thu nhập từ hợp đồng kinh tế kí kết với đối tác Do vậy, việc xem xét đến việc ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ đặc biệt xây dựng hệ thống mạng nội vấn đề cần cấp lÃnh đạo bàn bạc giải + Thêm vào đó, trình độ cán nhân viên phòng Hành quản trị nguyên nhân ảnh hởng nhiều đến tình hình ứng dụng công nghệ thông tin Vì cán nhân viên đà có thâm niên công tác nên trình độ tin học ngoại ngữ hạn chế, phần mềm đợc cài đặt máy tính công ty nớc sản xuất Điều ảnh hởng không nhỏ đến việc khai thác tối đa tính u việt máy tính Ngoài nguyên nhân chủ yếu trên, số nguyên nhân khác nh cha có chủ trơng sách mạnh mẽ để khuyến khích quan trực thuộc tăng cờng đầu t vào công nghệ thông tin, tăng cạnh tranh trờng quốc tế; cấp dới cha mạnh dạn đề xuất ý kiến với cấp vấn đề nên việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý điều hành cha sâu rộng, cha triệt để Nguyễn Thanh Hà - 846018 52 Luận văn tốt nghiệp Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Tin học đà đợc ý xây dựng phát triển Việt Nam từ năm 60 Do nhiều khó khăn, năm 70 đầu năm 80, phát triển không đủ nhanh rộng Từ cuối năm 80, nhu cầu công đổi thâm nhập nhanh chóng công nghệ thông tin giới, việc ứng dụng tin học máy tính đà có bớc phát triển nhanh chóng rộng rÃi Nhằm đáp ứng đợc yêu cầu xu hội nhập phát triển, cập nhật thông tin giới mới, đội ngũ ngời làm công tác văn phòng phải tự bồi dỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ để phát huy hết nguồn lực, tạo hiệu công việc tốt Với lý trên, em xin mạnh dạn đề xuất số kiến nghị sau: 2.1 Đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ Trong thời đại mới, thời đại công nghệ thông tin, ngời làm công tác văn phòng kiến thức chuyên môn cần phải có kiến thức lĩnh vực tin học, đặc biệt ứng dụng phần mềm quản lý công tác văn phòng, trau dồi tri thức, kỹ năng, tập quán làm việc với máy tính Ngời quản trị văn phòng đại phụ thuộc nhiều vào nơi làm việc, nơi đặt máy tính họ Với văn phòng đại, cách tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên, nh quản lý công việc văn phòng có nhiều thay đổi Các sở liệu, thông tin đợc trao đổi qua máy tính, qua fax, qua e-mail, qua Web site chủ yếu Văn phòng tơng lai đón nhận ngời quản trị văn phòng thông minh sáng tạo, giàu lòng vị tha tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên môn ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy vi tính công nghệ thông tin góp phần đa đất nớc tiến lên sánh vai với nớc khu vực giới Do vậy, để nâng cao trình độ tin học cán nhân viên Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp lÃnh đạo Viện cần quan tâm đến việc tổ chức lớp đào tạo ngắn ngày tin học cho cán nhân viên quan Viện mời chuyên viên công nghệ thông tin đến trao đổi số Ngun Thanh Hµ - 846018 53 ... ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp I - Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin phòng hành quản trị Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Trang thiết. .. truyền tải thông tin quản lý nh thông tin công tác quy hoạch đo đạc, trắc địa Hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng đà cho... ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp 1.1 u điểm: Nguyễn Thanh Hà - 846018 50 Luận văn tốt nghiệp việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng