Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp

Lời mở đầuCuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ diệucủa nó đang tác động mạnh mẽ tới mọi hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội trên thếgiới nói chung và ở Việt Nam nói riêng Cùng với sự phát triển nhanh chóng của tinhọc và vai trò ngày càng nổi trội của thông tin sau cuộc cách mạng về quản lý, từ haithập kỷ nay thế giới đã bớc vào một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của Công nghệ thôngtin Công nghệ thông tin đã và đang từng bớc đi vào tất cả các lĩnh vực, chiếm một vịtrí quan trọng trong xã hội Cùng phát triển với khoa học công nghệ, hoạt động quản

lý đang có nhiều đổi mới theo xu thế hiện đại hoá đáp ứng những yêu cầu ngày càngcao của xu thế hội nhập và phát triển kinh tế Công nghệ thông tin càng ngày càngphát triển, càng có nhiều phát minh sáng chế đợc ứng dụng vào đời sống xã hội nhằmgiải phóng sức lao động, làm phong phú thêm đời sống vật chất, tinh thần của con ng-ời

Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp là một đơn vị thuộc Bộ nông nghiệp vàphát triển nông thôn có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nớc, vì vậy việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong quản lý là thực sự cần thiết

Xuất phát từ thực tiễn của tình hình thực hiện công tác văn phòng của Viện quy

hoạch và thiết kế nông nghiệp, em đã mạnh dạn chọn đề tài “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp”

làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình Trọng tâm của chuyên đề này nhằm đềcập đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện và một

số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động

tổ chức quản lý

Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, nội dung chuyên đề gồm 3 phần chính:

Phần I: Nhận thức chung về văn phòng và công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.

Phần II: Khái quát về tổ chức hoạt động của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.

Phần III: Thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.

Để có đợc bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, ngoài sự nỗ lực và cố gắng củabản thân, em còn nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của cơ quan thực tập cũng nh của nhàtrờng và các thầy cô giáo Em xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các cô chú cán bộ

đang công tác tại Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp và các thầy cô giáo Đặcbiệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hớng dẫn – GS.TS Trần Minh Tuấn về sựchỉ bảo tận tình đã giúp em hoàn thành bản chuyên đề này Mặc dù đã có nhiều cốgắng song do còn hạn chế về kiến thức và thời gian, nên không khỏi có những thiếusót Em mong nhận đợc những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô để giúp emhoàn thiện đợc chuyên đề này và bổ sung kiến thức cho bản thân

Em xin chân thành cảm ơn!

Chơng i Nhận thức chung về văn phòng và công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Hiện nay có nhiều cách nhìn nhận về văn phòng Theo tác giả cuốn sách “Nghiệp

vụ văn phòng”- PGS.TS Nguyễn Hữu Tri thì văn phòng đợc tiếp cận một cách toàndiện ở hai trạng thái động và tĩnh Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nóbao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị.Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì nó bao gồm những yếu tố vật chất hiệnhữu nh nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con ngời v.v… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị có trong văn phòng cơ quan, đơn vị

đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức

Ngoài ra, tác giả cuốn sách “ Quản trị hành chính Văn phòng”- Nguyễn HữuThân cho rằng : “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa là nơi soạnthảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho cóhiệu quả”

Nhắc đến văn phòng, không thể không nói đến công tác văn phòng Công tác vănphòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một tổ chức.Nếu xem xét công tác này theo quan điểm hệ thống thì ở đầu vào bao gồm các hoạt

động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế,chính trị, xã hội, hành chính, môi trờng… có trong văn phòng cơ quan, đơn vịtheo các phơng án sử dụng khác nhau nhằmthu đợc kết quả tối u trong hoạt động của đơn vị Còn ở đầu ra, là những hoạt độngphân phối, truyền tải, thu và xử lí thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vịtheo yêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ hoạt động trên đây sẽ góp phần hoàn thiện từng b-

ớc công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị, hay nói cách khác là khôngngừng củng cố hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị Để công tác vănphòng đạt kết quả tốt cần phải có những điều kiện cơ bản sau:

- Phải có một bộ máy văn phòng đợc tổ chức thích hợp ở các cơ quan, đơn vị cóquy mô lớn bộ máy văn phòng có thể gồm đầy đủ các phòng, các bộ phận với số l ợngnhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn phòng một cách độc lập, có liên quan

đến nhiều đầu mối với các tính chất khác nhau Đối với các đơn vị có quy mô nhỏ vàcác hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mứctối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân sự, vật t, tài chính… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị

- Phải có địa điểm hoạt động, giao dịch với những cơ sở hạ tầng nhất định nh nhàcửa, phơng tiện, thiết bị… có trong văn phòng cơ quan, đơn vịVị trí, quy mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụthuộc vào đặc tính tổ chức quản lí, vào quy mô hoạt động của công tác văn phòng

Từ những quan niệm trên và liên hệ hoạt động văn phòng với các điều kiện củakinh tế thị trờng thì công tác văn phòng là toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp vớiyêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của cáccấp quản lý đơn vị nhằm đạt đợc mục tiêu nhất định Trong các khái niệm trên thì kháiniệm này là phù hợp nhất vì nó vừa phản ánh đợc bản chất, quá trình của hoạt độngvăn phòng, vừa đề cập đến những điều kiện vật chất cần thiết cho công tác văn phòng.Tất cả các khái niệm trên cho thấy vai trò hết sức quan trọng của văn phòng.Không một cơ quan, đơn vị, tổ chức nào là không có văn phòng Văn phòng có thể tồntại dới nhiều tên gọi khác nhau, tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của cơquan mà có nơi gọi là Văn phòng, có nơi gọi là phòng Hành chính, phòng Tổng hợp… có trong văn phòng cơ quan, đơn vịTuy nhiên dù có những tên gọi khác nhau nhng tính chất công việc cũng nh chứcnăng, nhiệm vụ là giống nhau, đều là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo

2 Chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng.

2.1 Chức năng.

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó cũng có những điềukiện tồn tại nh bất kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trng với môi trờng

mà nó tồn tại Hay nói cách khác, văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tơng

đối nh các tổ chức, đơn vị khác về cả phơng diện tự nhiên (gồm chức năng theo quyluật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống) và phơng diện xã hội(gồm chức năng hoạt động có ý thức, có mục tiêu và chức năng tự điều chỉnh cho phùhợp với môi trờng)

Theo khái niệm về công tác văn phòng có thể thấy văn phòng có những chứcnăng cơ bản sau:

2.1.1 Chức năng tham m u

Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan,bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, ngời quản lý cần căn cứ vàocác yếu tố khách quan nh những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngờitrợ giúp Những ý kiến đó đợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để đa ra những kết luậnchung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phơng án phán quyếtkịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừamang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trờng hợp trợgiúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) Chức năng này đợcgọi là chức năng tham mu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác vănphòng

2.1.2 Chức năng tổng hợp.

Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra

và thông tin ngợc trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tợng mà văn phòng là đầu mối thuthập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của ngời lãnh đạo, quản lý Quá trìnhthu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất

định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực Hoạt động nh trên thuộc về chức năngtổng hợp của công tác văn phòng Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đếnchức năng tham mu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành cônghay thất bại của cơ quan, đơn vị (lợi thế của thông tin) Chính vì ý nghĩa to lớn củachức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tácvăn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại

chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tácvăn phòng.

2.2 Nhiệm vụ của văn phòng.

Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi thực thể ngời ta phân thành các chức năng

cụ thể, chi tiết Các chức năng này là lý do sinh ra và tồn tại của văn phòng Mỗi mộtchức năng có thể có nhiều nhiệm vụ cụ thể Những nhiệm vụ này chính là những côngviệc, hoạt động nhằm cụ thể hoá các chức năng của văn phòng Trong từng điều kiệnkhông gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể lại có nhữngnhiệm vụ cụ thể khác nhau để thực hiện các chức năng đó

Nhiệm vụ của văn phòng bao gồm:

 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị.Mọi tổ chức muốn đợc sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuântheo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt

động Mỗi tổ chức, cơ quan đều có một nội quy, quy chế hoạt động riêng phù hợp vớitính chất hoạt động, chức năng và vai trò mình Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên

mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đợc tổ chức và đi vào hoạt động

 Xây dựng và quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị.Mỗi một cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động đều có định hớng mục tiêuhoạt động Để đạt đợc mục tiêu, đơn vị cần lên kế hoạch cụ thể cho từng hoạt độngcủa mình Kế hoạch có nhiều loại nh kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sản xuấtkinh doanh, tiêu thụ sản phẩm… có trong văn phòng cơ quan, đơn vịMỗi bộ phận sẽ xây dựng kế hoạch và triển khai thựchiện Tất cả các kế hoạch đó sẽ đợc tổng hợp thành một kế hoạch tổng thể của cơquan Kế hoạch tổng thể này sẽ do văn phòng, bộ phận tham mu dự thảo và đôn đốccác bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện, giúp cho sự liên hệ, phối hợpgiữa các bộ phận này mật thiết hơn, đồng bộ hơn

 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có thông tin Thôngtin giúp cho lãnh đạo ra quyết định Thông tin rất đa dạng và phong phú, có thông tinxuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị ngời lãnh đạo không thể

tự thu thập, xử lý thông tin đợc mà cần phải có ngời trợ giúp, đó là văn phòng Mọi

thông tin đều đợc qua văn phòng xử lý, phân loại theo các kênh thích hợp để chuyểntải hay lu trữ Một quyết định đúng hay sai phụ thuộc vào sự tiếp nhận và xử lý thôngtin có chính xác, đầy đủ, kịp thời hay không Đây là hoạt động quan trọng liên quan

đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức, vì vậy văn phòng phải tuân theo nhữngquy định nghiêm ngặt về văn th lu trữ khi thu thập và xử lý thông tin

 Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan

Muốn tồn tại và phát triển, các cơ quan, đơn vị cần phải có các yếu tố kỹ thuật vàvật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vậttrung gian kết gắn tổ chức với môi trờng, đồng thời còn là phơng tiện truyền dẫn cácquá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế- xã hội Các yếu tố đó bao gồmnhà cửa, xe cộ, bàn ghế, trang thiết bị, các chi phí cần thiết mang tính thờng xuyênliên tục, vì vậy, văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện công việc mà cung cấpkịp thời, đầy đủ Công việc này có ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động của đơn vị

 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằmthực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũngcần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhấttrong hệ thống Tuy nhiên cũng phải thấy đợc tính thống nhất, đa dạng, phong phútrong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng đợc cao nhất yêu cầunhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng Không những thế trong thời đại “bùng nổthông tin” này, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độphát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng Yêu cầu đó đặt ravới văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc

 Duy trì hoạt động thờng nhật của văn phòng.

Khác với các hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thờngxuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểmtra vừa giám sát Đặc tính của hoạt động này là do xuất phát từ chức năng của vănphòng để đảm bảo tiếp nhận đợc mọi nguồn tin của mọi đối tợng đối với hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị Văn phòng luôn có một bộ phận làm việc trong giờ hành chính,bên cạnh đó có một bộ phận làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả lúc đơn vị ngừnghoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin đợc thông suốt

Hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thôngqua các nhiệm vụ trợ giúp tham mu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụkiểm tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chức , quản lý lấy các hoạt động của chính mình chophù hợp với các hoạt động trên Vì thế để duy trì đợc hoạt động của văn phòng cần có

sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.Trên đây là một số nhiệm vụ chính của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn vịnào cũng phải thực hiện Bên cạnh đó văn phòng có thể có những nhiệm vụ khác tuỳtheo tính chất, đặc trng của cơ quan, đơn vị

3 Vai trò của công tác văn phòng.

Trong thời kỳ “bùng nổ thông tin“ các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính

đều rất quan tâm đến việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể ra đợc nhữngquyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội Hiệnnay, ngời ta cho rằng yếu tố quyết định đến việc thành bại của một tổ chức là do họ cólợi thế về thông tin và họ coi thông tin có quan hệ sống còn với bất kỳ một tổ chức,

đơn vị nào Chúng ta biết rằng hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng,cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào.Tuy nhiên, để tăng cờng và phát huy đợc vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh

đạo các cơ quan, đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác này một cách khoa học

II - công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

1 Khái niệm và đặc điểm của công nghệ thông tin.

1.1 Khái niệm

Cuộc cách mạng Công nghệ thông tin diễn ra sôi động hiện nay đang tác độngsâu sắc và trực tiếp đến mọi hoạt động kinh tế, xã hội của các quốc gia trên thế giới,

mở ra một thời kỳ phát triển mới khi nhân loại bớc vào thế kỷ XXI Nội dung chủ đạocủa bớc chuyển lần này là sự phát triển từ nền văn minh công nghiệp tiến lên nền văn

minh thông tin và trí tuệ, mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tế công nghiệp

truyền thống sang nền kinh tế tri thức Về cơ bản, bớc chuyển biến này đợc nảy sinh

và đợc thực hiện chủ yếu tại các nớc có nền kinh tế công nghiệp phát triển Tuy nhiên,với xu thế “toàn cầu hoá” nhanh chóng hiện nay, tác động của bớc chuyển biến vĩ đạinày đã lan toả nhanh chóng đến khắp các nớc trên thế giới Xu thế này cũng tạo ranhững cơ hội to lớn và đồng thời cũng tạo ra những thách thức gay gắt cho các nớc

đang phát triển đang tìm đờng công nghiệp hóa và hiện đại hoá nền kinh tế và xã hộicủa mình

Công nghệ thông tin là tập hợp các phơng pháp khoa học, các phơng tiện, công

cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông - nhằm cungcấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tàinguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ngời

và xã hội

Trong giai đoạn mới của sự phát triển kinh tế, xã hội dới tác động của công nghệthông tin tri thức và các ý tởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết định.Vì vậy, hầu hết các quốc gia, các tổ chức và các công ty đều hiểu rằng vị trí tơng laicủa họ trong thế giới và trên thị trờng quốc tế phụ thuộc một cách quyết định vào việcliệu họ có tận dụng đợc công nghệ thông tin để phát triển một cách nhanh chóng mọinăng lực đổi mới nền sản xuất và kinh tế của họ đợc không? Không những đối với cácnớc phát triển, mà nhiều nớc đang phát triển trong khu vực cũng có những chính sáchmạnh mẽ phát triển công nghệ thông tin trong những thập niên gần đây và đã đạt đợcnhiều thành tựu to lớn Không nằm ngoài luồng xoáy của sự phát triển nh vũ bão củacông nghệ thông tin, Việt Nam đã và đang thực hiện nhiều chơng trình, dự án nhằmphát triển công nghệ thông tin trong nớc Chính phủ đã ra Nghị quyết 49/CP ngày

6/8/1993 xác định Chính sách quốc gia về phát triển công nghệ thông tin đến năm

2000 và một Chơng trình quốc gia về công nghệ thông tin đang đợc bắt đầu triển khai.

1.2 Tác dụng của công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin ra đời và phát triển đã đem lại cho xã hội loài ngời một bớcngoặt lớn, đánh dấu bớc chuyển sang một nền kinh tế mới - nền kinh tế tri thức Với

những tiến bộ nhanh chóng kỳ diệu của kỹ thuật máy tính và kỹ thuật viễn thông trongvài thập niên gần đây, công nghệ thông tin đã thực sự thâm nhập rộng khắp vào mọimặt của hoạt động của con ngời Công nghệ thông tin có một số đặc điểm sau đây:

- Công nghệ thông tin ra đời đã đa loài ngời thoát khỏi nền kinh tế công nghiệp

và tiến tới nền kinh tế tri thức - nền kinh tế mà vai trò của con ngời đợc đề cao hơnbao giờ hết

- Công nghệ thông tin với những thành tựu của nó đã làm cho cuộc cách mạngkhoa học công nghệ phát triển nh vũ bão, đã tạo nên hệ quả là rút ngắn chu kỳ đổi mớicông nghệ Đây là nhân tố quan trọng hàng đầu trong cạnh tranh kinh tế và phát triểnxã hội

- Công nghệ thông tin đã làm thay đổi khái niệm về xử lý thông tin, khiến conngời phải công nhận rằng yếu tố vô hình nh thông tin và khả năng sáng tạo mới chính

là nhân tố quyết định sức mạnh cạnh tranh của mỗi quốc gia trong khi nền kinh tếcông nghiệp các yếu tố nh nguồn vốn, lao động, tài nguyên là những nhân tố quyết

định sự cạnh tranh

- Công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng hình thành mối quan hệ kinh tế

th-ơng mại toàn cầu, đòi hỏi các nớc phải mở cửa, gấp rút hội nhập thị trờng thế giới nếukhông muốn tụt hậu so với các quốc gia khác

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin cho phép con ngời có thể làm đợc nhữngviệc mà mình mong muốn, từ đó phát triển nền kinh tế, nâng cao đời sống

2 Thành phần cơ bản của công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin bao gồm 3 thành phần cơ bản sau:

2.1 Thành phần máy tính

Máy tính điện tử là thành phần cơ bản của công nghệ thông tin Theo cách hiểu

đơn giản, máy tính là thiết bị điện tử dùng để thu nhận, xử lý, lu cất và hiển thị thôngtin Máy tính có nhiều loại khác nhau, thông dụng nhất là máy vi tính để gọn trên bànlàm việc, ngoài ra còn có các loại lớn về kích thớc và tính năng, ví dụ: máy mini dùng

để xử lý những công việc đồng thời, máy Super rất mạnh dùng để giải các bài toán lớn

và phức tạp Máy tính cùng với các thiết bị đi kèm nh màn hình, máy in, thiết bị ngoại

vi đợc gọi là phần cứng (Hardware) Nếu nh phần cứng đứng riêng rẽ thì sẽ không làm

đợc gì cả mà nó cần phải có các chơng trình hay còn gọi là phần mềm đi kèm để điềukhiển hoạt động của phần cứng (còn gọi là phần mềm hệ thống) Ngoài ra một số yếu

tố quan trọng của công nghệ thông tin là hệ thống (tổ chức, xã hội) mà qua đó dòngthông tin chuyển vận từ cá nhân hoặc cơ quan này sang cơ quan khác Nh vậy hiểutheo nghĩa rộng, máy tính gồm phần cứng, phần mềm và thông tin

2.2 Thành phần mạng truyền thông

Một tính năng nữa của công nghệ thông tin đó là việc cho phép liên kết, gửi vànhận thông tin qua mạng Qua mạng truyền thông, các máy tính (còn gọi là trạm làmviệc) ở các vị trí khác nhau đợc nối lại với nhau bằng các đờng truyền thông dụngnhất Việc đa các mạng truyền thông vào sử dụng mang tính chất cách mạng khôngchỉ cho cá nhân ngời dùng mà cho cả quản lý, sản xuất, dịch vụ của các doanh nghiệp

và các cơ quan quản lý Nhà nớc … có trong văn phòng cơ quan, đơn vị Bản thân mạng truyền thông cũng bao gồm cảphần cứng, phần mềm để điều khiển các thông tin trong quá trình chuyển vận trênmạng

2.3 Thành phần bí quyết

Thành phần thứ 3 của công nghệ thông tin có tầm quan trọng không kém 3 thànhphần trên là Know-how (tức là biết làm một điều gì đó sao cho tốt) Bí quyết bao gồm:

- Quen với các công cụ của công nghệ thông tin

- Có kỹ năng cần thiết để sử dụng đợc các công cụ này

- Hiểu cách thức dùng công nghệ thông tin để giải quyết vấn đề

Lợi ích của công nghệ thông tin đợc quyết định chủ yếu bởi thành phần thứ 3này, từ việc biết dùng công nghệ thông tin có thể làm đợc gì, làm nh thế nào? Bí quyếtbao gồm: con ngời, các quy trình nghiệp vụ và các phần mềm ứng dụng

Ba thành phần cơ bản của công nghệ thông tin đợc liên kết chặt chẽ, không táchrời nhau tạo các cơ hội cho cá nhân và tổ chức hoạt động có hiệu quả hơn, năng suấthơn

3 Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin.

Công nghệ thông tin khởi đầu từ lúc con ngời sáng chế ra các loại máy móc tự

động thực hiện một số chức năng xử lý thông tin, trớc hết là các máy tính điện tử Để

chế tạo ra các máy tính điện tử, ngời ta phải tìm đợc cách biểu diễn thông tin bằng cáctín hiệu kỹ thuật và thực hiện các hoạt động lu trữ, chế biến thông tin bằng các biệnpháp xử lý kỹ thuật trên các tín hiệu tơng ứng.

Máy tính điện tử và mọi thiết bị thông tin hiện đại đều làm việc với các thông tin

đợc biểu diễn bởi các dãy chữ số nhị phân (binary digits), tức là dãy các tín hiệu 0;1.

Mọi dạng thông tin (số, chữ, tiếng nói, âm thanh, hình ảnh, màu sắc,… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị) đều có thể –những cách làm rời rạc và mã khóa thích hợp – biểu diễn lại bằng các dãy chữ số nhịphân Khả năng biểu diễn mọi thông tin bất kỳ một hệ thống tín hiệu đơn giản vàthống nhất bằng chữ số nhị phân là cơ sở cho việc phát triển nhanh chóng các thiết bị

kỹ thuật xử lý thông tin làm việc đợc với mọi dạng thông tin khác nhau

Máy tính điện tử đợc thiết kế trên nguyên tắc: mọi quá trình xử lý thông tin đều

có thể quy về một trình tự thực hiện liên tiếp các phép toán sơ cấp đơn giản Vì vậy,

cấu trúc một máy tính điện tử gồm có: bộ logic – số học thực hiện các phép toán sơ cấp; bộ điều khiển để chỉ huy việc thực hiện các phép toán theo chơng trình tự quy

định; bộ nhớ để ghi các chơng trình tính toán và dữ liệu; các thiết bị đa vào (chuột,

bàn phím, đĩa mềm… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị) và đa kết quả ra (màn hình, máy in, đĩa mềm … có trong văn phòng cơ quan, đơn vị Cấu trúc đó)

tạo thành phần cứng của máy tính điện tử, sẵn sàng tổ chức thực hiện các trình tự tính

toán đợc quy định bởi các chơng trình bất kỳ Tuỳ theo từng bài toán cụ thể, ngời ta

viết một chơng trình để giải nó trong một ngôn ngữ máy tính nào đó và chơng trình

đ-ợc đa vào máy tính để máy thực hiện Các chơng trình làm thành phần mềm của máy

tính điện tử Tuỳ theo tính chất và phạm vi tác động của các loại chơng trình mà ta có:phần mềm hệ thống, phần mềm tiện ích và phần mềm ứng dụng

Máy tính điện tử là thành phần cơ bản của công nghệ thông tin Tuy nhiên, theonghĩa rộng thờng dùng hiện nay, công nghệ thông tin là tập hợp các phơng pháp khoahọc, các phơng tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là máy tính điện tử và cácmạng viễn thông – nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sửdụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọilĩnh vực hoạt động của con ngời và xã hội

Trong hơn nửa thế kỷ qua, kỹ thuật máy tính điện tử, viễn thông đã phát triển mộtcách mạnh mẽ, nhanh chóng và liên tục, tạo tiền đề cho sự thâm nhập sâu rộng củacông nghệ thông tin vào mọi mặt hoạt động của con ngời Năm 1946, các máy tính

điện tử đầu tiên ra đời, kéo theo việc sản xuất hàng loạt máy tính điện tử thế hệ thứnhất và thứ hai dùng đèn điện tử Giữa thập kỷ 60, sự ra đời của các máy tính điện tử

thế hệ thứ 3 với kỹ thuật mạch tích hợp và các bộ nhớ bán dẫn, máy tính điện tử bắt

đầu đợc ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh, quản lý kinh tế Đến giữa thập kỷ 70, ra

đời các bộ vi xử lý, đó là các linh kiện thực hiện chức năng của cả bộ xử lý trung tâmcủa một máy tính điện tử đợc chứa trong chỉ một “chíp” bán dẫn có diện tích khoảng1-2 cm2 Cho đến cuối thập kỷ 80 sang đầu thập kỷ 90, sự phát triển bùng nổ của cácmạng viễn thông truyền dữ liệu quốc gia và quốc tế trên cơ sở kỹ thuật cáp quang, vệtinh và vi ba số đã có khả năng nối mạng không những giữa các trung tâm tính toán

mà còn nối đợc đến từng máy vi tính cá nhân Xuất hiện những hệ thống “siêu xa lộthông tin” liên kết hàng trăm triệu ngời trong từng quốc gia cũng nh trong phạm vikhu vực và toàn cầu Xây dựng “kết cấu hạ tầng về thông tin” làm nền móng cho một

“xã hội thông tin” trong những năm cuối của thế kỷ này đang trở thành hiện thực và

đ-ợc xác định trong những chính sách của nhiều nớc trên thế giới trong đó có nớc ta.Cũng trong thập kỷ 90 này, thế giới đã có những bớc phát triển vợt bậc về côngnghệ thông tin Những bớc tiến bộ đó đã tạo nên những sự chuyển dịch công nghệquan trọng sau:

 Từ kỹ thuật tơng tự (analog) sang kỹ thuật chữ số (digital)

 Từ các dạng thông tin riêng rẽ (số liệu, văn bản, tiếng nói, hình ảnh) đến

kỹ thuật đa phơng tiện (multimedia)

 Từ các hệ dùng riêng đến các hệ thống mở

 Từ các mạng “câm lặng” đến các hệ thống mở

 Từ kiểu lập trình thủ công, mu mẹo sang lập trình hớng đối tợng

 Từ giao diện ngời dùng đồ hoạ đang phổ biến hiện nay sẽ tiến đến giaodiện ngời dùng đa phơng tiện, hớng đối tợng,… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị.

Những sự chuyển dịch công nghệ này đang trong quá trình thực hiện và sẽ tạo ranhững khả năng mới với nhiều thuận lợi mới cho việc ứng dụng công nghệ thông tinvào mọi lĩnh vực hoạt động của con ngời trong đó có hoạt động văn phòng

4 Tác động của công nghệ thông tin tới sự phát triển của nền kinh tế xã hội.

Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động của đời sống kinh tế vàxã hội của con ngời ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp Thông tintrong thời kỳ sơ khai của con ngời chỉ đơn thuần ở dạng cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, rồiphát triển đến tiếng nói, chữ viết Thế nhng, thông tin đã đóng vai trò vô cùng quantrọng, vì không xã hội nào có thể tồn tại nếu không có thông tin, tức là sự trao đổi,truyền tải thông tin Xã hội càng phát triển, nhu cầu về thông tin và xử lý thông tinngày càng lớn, đòi hỏi phải đợc đáp ứng kịp thời Sự ra đời của máy tính điện tử và kỹthuật tính toán đã đa đến một cuộc cách mạng trong sản xuất nông nghiệp: tự độnghóa các thiết bị sản xuất và các dây chuyền sản xuất, tin học hoá các hoạt động quản

lý, kinh doanh… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị Và đến khi công nghệ thông tin đợc ứng dụng rộng rãi đã thúc đẩynhanh chóng các hoạt động thông tin trong mọi lĩnh vực, tạo ra ngày càng nhiều giá trịgia tăng trong các khu vực kinh tế, làm cho thông tin trở thành nguồn tài nguyên quốcgia quan trọng hàng đầu Những tác động chủ yếu của công nghệ thông tin tới sự pháttriển của nền kinh tế và xã hội đợc đề cập trong các lĩnh vực sau:

+ Đối với công nghiệp, một mặt công nghệ thông tin đã tạo ra một ngành côngnghiệp công nghệ thông tin, hiện đang phát triển rất nhanh chóng, mặt khác, đợc ứngdụng trong các quá trình sản xuất và trong tổ chức của các ngành công nghiệp vốn có

để tăng năng suất và chất lợng sản phẩm, tạo ra sản phẩm mới với nhiều tính nănghiện đại, tự động hoá các hoạt động thiết kế và chế tạo sản phẩm, tin học hóa các hoạt

động tiếp thị, kinh doanh… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị Có thể nói, với công nghiệp,công nghệ thông tin là mộtcông nghệ tạo khả năng Làm chủ đợc công nghệ đó thì có thể sáng tạo ra nhiều cách

sử dụng linh hoạt trong nhiều lĩnh vực của sản xuất

+ Đối với các ngành dịch vụ, công nghệ thông tin đã làm thay đổi một cách sâusắc nội dung và cách thức hoạt động của nhiều loại hình dịch vụ vốn có nh trong th-

ơng mại, quảng cáo, tiếp thị, giao thông vận tải, bảo hiểm, thông tin liên lạc… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị và đặcbiệt là các dịch vụ tài chính và ngân hàng Công nghệ thông tin cũng tạo ra nhiềungành dịch vụ mới nh dịch vụ thông tin và tri thức, văn hóa, t vấn, giáo dục từ xa, y tế

từ xa… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị Công nghệ thông tin đã góp phần làm biến đổi các hoạt động theo hớng tănghàm lợng trí tuệ, vì vậy, trong nhiều trờng hợp làm chuyển đổi vai trò của các dịch vụ

đó từ chỗ phục vụ thụ động sang trợ giúp quyết định đối với khách hàng

+ Khu vực quản lý công cộng vẫn là khu vực lớn nhất trong việc đầu t ứng dụngcông nghệ thông tin và phần lớn là thuộc các cơ quan Nhà nớc Vì vậy, tin học hoáquản lý Nhà nớc, quản lý công cộng và quản lý văn phòng, bao gồm các lĩnh vực quản

lý tài chính, ngân sách, kho bạc, thuế, hải quan, đầu t, quản lý giao thông công cộng,hàng hải, hàng không, quản lý dân c và lao động, bảo hiểm xã hội… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị vẫn luôn có ýnghĩa quan trọng hàng đầu và có thể mang lại những hiệu quả kinh tế và xã hội vôcùng to lớn

5 Đặc điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.

Công tác văn phòng là toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thuthập, tổng hợp phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản lý

đơn vị nhằm đạt mục tiêu nhất định

Với chức năng và nhiệm vụ của công tác văn phòng, việc ứng dụng công nghệthông tin vào công tác văn phòng có ý nghĩa hết sức to lớn, góp phần nâng cao hiệuquả hoạt động của văn phòng trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết

định Nó đợc thể hiện qua một số đặc điểm sau:

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng làm thay đổi

ph-ơng thức hoạt động của văn phòng từ thủ công sang sử dụng các phph-ơng tiện kỹ thuậthiện đại là chủ yếu

- Thông qua mạng máy tính, thông tin đợc tiếp nhận và chuyển tải nhanh chóngtới các bộ phận để phân tích, xử lý, thông tin đầu ra đợc truyền tới các bộ phận cầnthiết để thực hiện công việc Hệ thống mạng còn cho phép mọi ngời chia sẻ thông tin,tài nguyên mạng, dùng chung máy in, gửi và nhận th điện tử… có trong văn phòng cơ quan, đơn vịtiết kiệm thời gian vàtiền của, nâng cao hiệu quả công việc Mạng máy tính còn tạo điều kiện làm việc tạinhà, tiết kiệm chi phí đi lại cho con ngời mà vẫn đạt đợc hiệu quả cao nh làm việc tạivăn phòng

- Sự ra đời của “Văn phòng không giấy” là một tất yếu khách quan thay thế chovăn phòng trớc đây, hệ thống các ngăn tủ đựng hồ sơ đợc thay bằng hệ thống tủ, khayhoặc bao lu trữ hệ thống đĩa mềm và đĩa cứng trên trục quay… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị ngày càng hiện đại

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin đòi hỏi đội ngũ cán bộ làm công tác vănphòng phải tự bồi dỡng, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ tin học, ngoạingữ để có thể cập nhật thông tin một cách nhanh nhạy, chính xác trong xu thế toàncầu hoá hiện nay.

- Phong cách làm việc trong điều kiện hiện nay là làm việc theo nhóm, tổ chức cơquan rất uyển chuyển linh hoạt

- Trong văn phòng hiện đại, vai trò của con ngời đợc đề cao, đợc phát huy nănglực, tài năng, đợc cung cấp thông tin, đợc quan tâm đến cái đẹp, làm đẹp cho bản thân

và cho xã hội (đặc biệt là phụ nữ)

6 Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.

Trong đời sống hằng ngày, các quá trình thông tin thờng bao gồm các loại hoạt

động nh thu thập, lựa chọn, sắp xếp, lu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền đa, khai thác và

sử dụng thông tin… có trong văn phòng cơ quan, đơn vịMột quá trình gồm một số các hoạt động đó nhằm đạt một mục

đích nhất định thờng đợc gọi chung là quá trình xử lý thông tin Quản lý và lãnh đạo,

về thực chất là thực hiện các quá trình xử lý thông tin, mà sản phẩm là các thông tin

điều khiển nhằm mang lại những kết quả tối u trong quá trình hoạt động

Văn phòng với chức năng tham mu, giúp việc thờng phải xử lý thông tin để giúplãnh đạo cơ quan, đơn vị điều hành công việc một cách có hiệu quả Với một khối l-ợng công việc bao gồm rất nhiều khâu từ thu thập, xử lý thông tin cho đến công tác lập

kế hoạch, kiểm tra đánh giá… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị rồi soạn thảo văn bản, lu trữ tài liệu… có trong văn phòng cơ quan, đơn vịthì việc ứng dụngcông nghệ thông tin vào trong công tác văn phòng là một bớc ngoặt lớn, đánh dấu sựthay đổi về phơng pháp quản lý thông tin Trớc đây khi nói đến văn phòng ngời ta hìnhdung ngay tới những tập hồ sơ, những chồng tài liệu cao ngất, nhng bây giờ hình ảnh

đó đã đợc thay bằng những chiếc máy tính hiện đại với những phần mềm tiện ích chophép lu trữ một khối lợng lớn dữ liệu và vô vàn những tính năng u việt của nó Hơn thếnữa, công nghệ mạng máy tính còn cho phép các máy tính đợc nối mạng có thể chia

sẻ nguồn tài nguyên, dùng chung dữ liệu, trao đổi thông tin, truy cập và tìm hiểuthông tin một cách nhanh chóng Trong nội bộ cơ quan, đơn vị có hệ thống mạngLAN (local area network) giúp cho việc xử lý luồng thông tin đầu vào và nối với mạngWAN (wide area netword) để xử lý thông tin đầu ra Mạng toàn cầu INTERNET còn

cho phép truy cập đến bất cứ nơi nào trên thế giới chỉ trong một vài phút, thay vì trớc

đây phải mất hàng tuần, thậm chí hàng tháng

Có thể nói công nghệ thông tin đã mang lại rất nhiều lợi ích không chỉ trongcông tác văn phòng mà trong tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội khác Sự phát triểncủa các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa cácvùng và các đơn vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại

Chơng ii khái quát chung về tổ chức bộ máy

Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp

I - Quá trình hình thành và phát triển của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.

Bốn mơi năm trớc, ngày 29.9.1961, Hội đồng chính phủ đã ra quyết định số 134/

CP về việc thành lập Cục quy hoạch thuộc Bộ Nông trờng – tổ chức tiền thân củaViện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp ngày nay

Ban đầu đơn vị có tên gọi là Cục quy hoạch thuộc Bộ Nông trờng, sau đó từ năm

1971, đơn vị lại đổi tên là Ban phân vùng quy hoạch nông nghiệp Cái tên này cũngchỉ tồn tại trong 3 năm và đến cuối năm 1973, nó có tên là Cục điều tra khảo sát vàquy hoạch nông nghiệp Từ tháng 3 năm 1977 đơn vị đổi tên là Viện quy hoạch vàthiết kế nông nghiệp Quá trình 40 năm xây dựng Viện, mặc dù qua nhiều lần thay đổitên gọi nhng chức năng nhiệm vụ chính của Viện vẫn là điều tra, quy hoạch và thiết kếnông nghiệp

Từ đầu những năm 60, công tác phân vùng quy hoạch nông nghiệp đã đợc nhấnmạnh trong các Nghị quyết Đại hội Đảng lần 3, 4, 5 đợc coi là một trong những nhiệm

vụ quan trọng hàng đầu đa nông nghiệp đi lên sản xuất lớn XHCN

Từ năm 1961, Viện đã trực tiếp khảo sát quy hoạch cho trên 100 nông trờngquốc doanh ở miền Bắc,với sự hớng dẫn của chuyên gia Liên Xô, Trung Quốc Sự hìnhthành và phát triển hệ thống nông trờng quốc doanh miền Bắc vào thời kỳ đó đánh dấubớc đi đầu tiên của nền nông nghiệp XHCN, là niềm tự hào của nhiều thế hệ cán bộquy hoạch trong suốt quá trình xây dựng và trởng thành

Từ 1970-1974, dới sự lãnh đạo của Viện Khoa học nông nghiệp, Viện đã phốihợp với các cơ quan liên quan nghiên cứu xây dựng đề án phát triển 4 vùng nôngnghiệp, 16 tiểu vùng chuyên môn hoá ở miền Bắc trực tiếp khảo sát quy hoạch vùng:mía sông Lam, ngô Lục Ngạn, bò sữa Mộc Châu… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị; một số vùng kinh tế mới: NamTuyên Quang, Mộc Châu, Nam bắc Long Đại, Phủ Quỳ, Ba Chẽ… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị; quy hoạch một sốhuyện điểm: Tân Lạc, Gia Lộc, Đông Hng, Nam Ninh, Quỳnh Lu.

Năm 1975 dới sự chỉ đạo của Ban phân vùng quy hoạch nông lâm nghiệp TW,Viện là lực lợng nòng cốt phối hợp xây dựng dự án phân vùng nông lâm nghiệp toànquốc, phân chia 7 vùng nông lâm nghiệp, xây dựng phơng án phân vùng nông lâmnghiệp 40 tỉnh, thành phố

Năm 1978, sau khi chính phủ phê duyệt dự án phân vùng nông lâm nghiệp 40tỉnh thành, dới sự chỉ đạo của chính phủ, chỉ trong 3 năm từ 1978 đến 1980, Viện đã làlực lợng nòng cốt, phối hợp với các ngành quy hoạch cho trên 400 huyện thị trong cảnớc

Từ 1981, trớc yêu cầu triển khai 3 chơng trình phát triển lơng thực nguyên liệucho công nghiệp chế biến và chơng trình xuất khẩu, Viện đã quy hoạch hầu hết cácvùng chuyên canh cây lơng thực, cao su, chè, cà phê, mía đờng, bò sữa, bông, dâu tằmtơ… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đồng thời quy hoạch triển khai các nông trờng vùng lúa ĐBSCL lập luận chứngkinh tế kỹ thuật các vùng hợp tác với Liên Xô, Đức… có trong văn phòng cơ quan, đơn vịphát triển cà phê Tây Nguyên,cao su Đông Nam Bộ và các vùng khác

Từ 1986 đến nay, Viện đã phối hợp các ngành quy hoạch phát triển KTXH 7vùng kinh tế trọng điểm ở Bắc Bộ, miền Trung và Nam Bộ Bên cạnh đó,Viện cũng đisâu vào nghiên cứu bổ sung chỉnh lí chiến lợc phát triển nông nghiệp hàng hoá, quyhoạch chuyển dịch cơ cấu nông nghiệp các vùng, rà soát quy hoạch nông thôn cáctỉnh, đồng thời quy hoạch tái định c vùng di dân.Viện cũng chú trọng vào xây dựngcác công trình thuỷ lợi, thuỷ điện, quy hoạch các mô hình phát triển nông thôn mới.Bốn mơi năm qua, đặc biệt có trên 10 năm đổi mới theo tinh thần Nghị quyết Đạihội Đảng, công tác quy hoạch nông nghiệp đã thực sự vơn lên tiếp cận với nền nôngnghiệp sản xuất hàng hoá, nhiều chơng trình dự án quy hoạch đã và đang đợc triểnkhai, góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội đất nớc

II - Chức năng, nhiệm vụ của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.

1 Chức năng

Theo quyết định thành lập Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp, Viện cónhững chức năng chính sau:

- Phân vùng quy hoạch và thiết kế nông nghiệp

- Quản lý Nhà nớc về công tác điều tra cơ bản và công tác phân vùng nông thôn

- Tiến hành phân vùng nông nghiệp cả nớc, hớng dẫn chỉ đạo phân vùng nôngnghiệp ở các cấp tỉnh và quy hoạch sản xuất ở các chuyên ngành kinh tế kỹ thuật

- Nghiên cứu biên soạn và quản lý hớng dẫn thực hiện thống nhất trong ngành vềcác quy trình quy phạm, nội dung, phơng pháp và tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật của côngtác điều tra, phân vùng quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đã đợc Bộ và Nhà nớc banhành

- Tổ chức hớng dẫn chỉ đạo các địa phơng, các đơn vị thuộc bộ làm quy hoạch vàthiết kế vùng chuyên canh, huyện và xí nghiệp Nhà nớc ( nông trờng, trang trại, hợptác xã nông nghiệp); trực tiếp làm quy hoạch và thiết kế vùng chuyên canh, huyện xínghiệp trọng điểm trực thuộc TW, tiến hành khảo sát, thiết kế mẫu các xí nghiệpnông nghiệp về các mặt đồng ruộng, thuỷ lợi, giao thông, đai rừng, mặt bằng khutrung tâm… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị

- Quản lý, theo dõi việc thực hiện các phơng án quy hoạch và thiết kế nôngnghiệp từ TW đến địa phơng và các ngành liên quan

- Quản lý ruộng đất nông nghiệp

- Xây dựng lực lợng cán bộ, tổ chức và chỉ đạo việc bồi dỡng nghiệp vụ chuyênmôn về công tác điều tra quy hoạch và thiết kế nông nghiệp cho các địa phơng, các

đơn vị thuộc bộ; tổ chức đào tạo cán bộ trung học về điều tra, phân vùng quy hoạch vàthiết kế nông nghiệp cho bộ và địa phơng nh chuẩn bị mở trờng cao đẳng, đại học để

đào tạo loại cán bộ này

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.

Lãnh đạo

Phòng Hành chính quản trị

Phòng

Tổ chức Lao động

Phòng

Kế hoạch

Phòng Quản lý

Dự án

Phòng

Kế toán Tài vụ

Phòng Hợp tác Quốc tế

Phòng

Phân vùng NN Quy hoạchPhòng Thổ nh ỡngPhòng Phân tích đấtPhòng Đo đạcPhòng

Trung tâm Viễn thám tin học

Trung tâm ứng dụng tiến bộ

kỹ thuật

Trung tâm Tài nguyên Môi tr ờng

Trung tâm Quy hoạch PTNT

Trung tâm Hàng trắc nội

Đoàn Quy hoạch I Quy hoạch IIĐoàn ĐoànLào

4 Kết quả hoạt động của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.

Để thực hiện mục tiêu tổng quát của CNH – HĐH nông nghiệp nông thôn

là xây dựng một nền nông nghiệp hàng hoá hiệu quả bền vững có năng suất chấtlợng và cạnh tranh cao trên cơ sở ứng dụng thành tựu KHCN tiên tiến, Viện quyhoạch và thiết kế nông nghiệp cần phải có những biện pháp, phơng hớng thíchhợp để có thể đáp ứng nhu cầu trong mọi hoạt động quy hoạch khảo sát nôngnghiệp, góp phần xây dựng nông thôn giàu đẹp, dân chủ công bằng, văn minhtrên con đờng tiến lên CNXH

Công tác quy hoạch nông nghiệp đợc xác định là một trong những giải pháphàng đầu để thực hiện một bớc cơ bản mục tiêu tổng quát trên Từ khi bớc vào cơchế thị trờng, đặc biệt là từ 2001 đến nay, Bộ NN và PTNT đã giao cho Viện triểnkhai nhiều dự án điều tra cơ bản và thiết kế quy hoạch phục vụ quy hoạchchuyển đổi cơ cấu nông lâm nghiệp

Đặc biệt, bộ đã giao cho Viện trực tiếp chủ trì xây dựng dự án quy hoạchchuyển đổi cơ cấu sản xuất nông lâm nghiệp cả nớc và quy hoạch chuyển cơ cấusản xuất nông lâm nghiệp các vùng đồng bằng sông Hồng, bắc trung bộ, duyênhải Nam Trung Bộ, Đông Nam Bộ Đây là một dự án có quy mô lớn và quantrọng vì nó sẽ làm thay đổi bộ mặt nông thôn của đất nớc

Bên cạnh đó, việc rà soát bổ sung và điều chỉnh quy hoạch một số ngànhhàng chính trong nông nghiệp nh chè, cà phê, mía đờng, hồ tiêu, chăn nuôi, rauhoa quả… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị; quy hoạch bố trí dân c các công trình thuỷ lợi và thuỷ điện cũng lànhững nhiệm vụ trọng yếu

Để duy trì hoạt động chung, ngoài phần kinh phí Nhà nớc giao, Viện đã tiếnhành ký kết các hợp đồng kinh tế theo cơ chế của đơn vị sự nghiệp có thu Viện

đã phát huy tinh thần chủ động trong lĩnh vực khảo sát, quy hoạch tái định c, quyhoạch sử dụng đất, quy hoạch chuyển đổi cơ cấu cây trồng vật nuôi… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị Nguồn thu

từ các hợp đồng đó đã góp phần cải thiện nâng cao đời sống và thu nhập cho cán

bộ nhân viên trong toàn Viện Số lợng hợp đồng đã ký kết ngày càng nhiều vớigiá trị cao

Dới đây là bảng so sánh về số lợng và tổng giá trị các hợp đồng kinh tế

Nhìn vào bảng trên, có thể thấy số lợng và giá trị các hợp đồng mà Viện đã

ký kết là rất lớn Đây là một điều cần phải đợc phát huy hơn nữa để có thể cóthêm thu nhập cho đơn vị Tuy nhiên, việc thực hiện những hợp đồng đó sao cho

đạt đợc kết quả tốt nhất, nhanh nhất lại là một việc không phải dễ dàng gì Điềunày đòi hỏi đội ngũ cán bộ nhân viên của Viện phải có trình độ về chuyên môn

và các lĩnh vực liên quan Đây chính là một trong những nhiệm vụ đợc giao phó

mà Viện thực hiện rất tốt Hiện nay Viện có 5 giáo s, phó giáo s; 30 tiến sĩ; 49thạc sĩ; 306 kỹ s các chuyên ngành nông nghiệp lâm nghiệp, thuỷ lợi, xây dựng ,kinh tế… có trong văn phòng cơ quan, đơn vịcòn lại có trình độ trung học và công nhân kỹ thuật trở lên

Để có thể nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ nhân viên,ngoài việc khuyến khích họ tự bồi dỡng nâng cao thêm trình độ chuyên ngành vàxã hội, Viện cũng đã tổ chức các lớp bồi dỡng, đào tạo trung hạn và ngắn hạn,các lớp tập huấn cho cán bộ làm công tác quy hoạch, khảo sát Viện còn cử một

số đồng chí đi học các lớp chính trị cao cấp, học cao học hoặc làm giảng viên,phối hợp với các trờng cán bộ quản lý nông nghiệp và phát triển nông thôn , trựctiếp giảng dạy cho một số khoá học cho sinh viên, cán bộ hệ tại chức… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị Ngoài ra,Viện cũng cử một số cán bộ có kinh nghiệm biên soạn tài liệu giáo trình với cácnội dung chơng trình thuộc các lĩnh vực điều tra khảo sát, quy hoạch nôngnghiệp, nông thôn, phục vụ chơng trình giảng dạy của bộ

Các lớp bồi dỡng nghiệp vụ quy hoạch nông nghiệp, nông thôn tại Hà nội vàthành phố Hồ Chí Minh hiện nay đang bồi dỡng cho 65 cán bộ của Viện, kết quả

đạt đợc rất khả quan và sẽ đợc tiếp tục vào đầu tháng 3 năm 2005

5 Tình hình thực hiện kế hoạch nhiệm vụ bộ giao.

Kế hoạch bộ giao cho Viện bao gồm rất nhiều dự án về điều tra cơ bản, thiết

kế quy hoạch, rà soát quỹ đất nông nghiệp, chuyển đổi cơ cấu sản xuất nông lâmnghiệp vùng, quy hoạch mô hình phát triển nông nghiệp nông thôn theo hớngcông nghiệp hóa… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị Viện xác định đó là nhiệm vụ chính trị trọng tâm nên đã tậptrung mọi nguồn lực để hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo chất lợng chuyên môn

 Công tác thực hiện dự án.

+ Về điều tra cơ bản

Trong số hơn 30 dự án bộ giao, Viện đã hoàn thành và nghiệm thu hơn 20

dự án với chất lợng rất cao Một số dự án đang trong thời gian chờ nghiệm thu, sốcòn lại sẽ chuyển tiếp sang năm 2005

Các dự án điều tra cơ bản trọng tâm là bổ sung chỉnh lí xây dựng bản đồ đất,phục vụ quy hoạch chuyển đổi cơ cấu sản xuất nông lâm nghiệp ở các vùng cáctỉnh miền Trung, trong đó một số tỉnh đã đợc đăng kí bản quyền sở hữu với cáccơ quan Nhà nớc có thẩm quyền

+ Về thiết kế quy hoạch

Trong thời gian qua, Viện đã hoàn thành dự án quy hoạch ổn định dân c cácxã biên giới Việt Trung, Việt Lào Trong 2 năm2002-2003, Viện đã quy hoạchchuyển đổi cơ cấu sản xuất nông lâm nghiệp cho hầu hết các tỉnh phía bắc và một

số vùng Bắc Trung bộ Bộ đã nghiệm thu 14 trên tổng số 28 dự án quy hoạch.Các dự án này đợc bộ đánh giá là tốt và xuất sắc Trong năm 2004, Viện đã hoànthành 8 dự án trong số 30 dự án đợc giao Các dự án này bộ đã nghiệm thu và chờHội đồng thẩm định cấp Nhà nớc trình Chính phủ phê duyệt Các dự án còn lại đãhoàn thành khối lợng theo tiến độ, tiếp tục thực hiện và kết thúc trong năm 2005.Nhìn chung, các dự án điều tra quy hoạch đã bám sát tình hình sản xuất đápứng kịp thời các yêu cầu của bộ và các địa phơng Các dự án đều đợc triển khai

đúng tiến độ

 Công tác nghiên cứu khoa học.

Đối với bất cứ một lĩnh vực gì thì công tác nghiên cứu luôn là một vấn đềtrọng tâm Từ sự tìm tòi, nghiên cứu, tìm ra những cái mới, những phơng phápmới để cải thiện và nâng cao chất lợng công việc, góp phần thúc đẩy sự phát triểncủa đơn vị và xã hội.Trong công tác quy hoạch và thiết kế nông nghiệp cũng cầnphải có những phát minh sáng chế, các đề tài nghiên cứu khoa học để đa vào ứngdụng phục vụ cho công tác của ngành nông nghiệp

Chính vì vậy, việc nghiên cứu các đề tài khoa học đã đợc Viện chú trọngquan tâm Đã có nhiều đề tài ra đời góp phần nâng cao chất lợng và hiệu quảcông tác quy hoạch và thiết kế nông nghiệp Có thể kể đến là đề tài KC 07.03 là

đề tài về ứng dụng công nghệ thông tin để hình thành hệ thống thông tin hiện đạiphục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn Đây là một trong những đề tài đợchội đồng khoa học cấp Nhà nớc nghiệm thu và đánh giá xuất sắc

Ngoài ra, Viện còn có nhiều đề tài hay, đợc đánh giá cao và có khả năngthực thi nh đề tài KC 08 nghiên cứu đề xuất những giải pháp tổng thể nhằm sửdụng hợp lý và bảo vệ các loại đất, phát triển trên sản phẩm phong hoá của đábazan Tây Nguyên

Trong 3 năm qua, Viện đã đi sâu nghiên cứu khoảng hơn 50 đề tài các cấp

từ cấp Viện tới cấp Nhà nớc và hầu hết đợc hội đồng khoa học đánh giá cao Đây

là một mặt mạnh mà lãnh đạo Viện cũng nh các cán bộ nhân viên phải cố gắng

và phát huy hơn nữa nhằm đa nền nông nghiệp nớc ta bớc vào công cuộc CNH –HĐH

 Công tác quản lý kế hoạch và tổ chức.

Trớc yêu cầu của bộ về tiếp tục đổi mới và tăng cờng công tác quản lý, nângcao chất lợng công tác quy hoạch, công tác kế hoạch đã đạt đợc một số kết quả:+ Về xây dựng quy hoạch hàng năm

Viện luôn bám sát các chỉ thị, nghị quyết của Đảng Nhà nớc và bộ nôngnghiệp về phát triển nông nghiệp, nông thôn Các chơng trình dự án với trọng tâm

là phục vụ chuyển dịch cơ cấu nông lâm nghiệp, xây dựng nền nông nghiệp theohớng hàng hoá, nâng cao hiệu quả sản xuất

Viện đã rất nghiêm túc trong việc chấp hành các quy định của bộ về xâydựng kế hoạch xuất phát từ các yêu cầu của các địa phơng, các ngành, các cơquan chức năng Các dự án đã tuân thủ chặt chẽ quy trình xây dựng và bảo vệ đềcơng, dự toán qua hội đồng thẩm định xét duyệt từ cơ sở và đợc hội đồng thẩm

định của bộ thông qua

+ Về tổ chức triển khai

Trên cơ sở kế hoạch của Bộ, Viện đã kịp thời giao nhiệm vụ cho các đơn vị,chủ động hơn trớc Hơn nữa, Viện đã bổ sung cập nhật thông tin mới tập huấncho các cán bộ làm quy hoạch, nhất là các cán bộ chủ chốt của Viện và các phânviện Đối với các chơng trình, chủ nhiệm chơng trình phải chịu trách nhiệm vềchất lợng, tiến độ và chi tiêu tài chính theo quy định Tuy nhiên việc phối hợpgiữa các đơn vị thuộc Viện thực hiện ở một số chơng trình còn cha tốt, cha thực

sự ăn khớp

+ Về tổ chức nghiệm thu dự án

Việc tổ chức nghiệm thu các dự án hoàn thành đảm bảo nguyên tắc thôngqua từ đơn vị cơ sở đến cấp có thẩm quyền phê duyệt Tuy vậy, do đặc thù củacông tác quy hoạch, một số chơng trình,dự án tiến độ nghiệm thu còn chậm sovới quy định Một số chơng trình giao nộp sản phẩm chậm, cha nghiệm thu kịpthời, do một số cán bộ chủ nhiệm chơng trình cha chú trọng đến các chơng trìnhtrọng điểm, đồng thời do kinh phí Nhà nớc cấp chậm và còn thiếu cán bộ đủ nănglực chủ trì

 Hợp tác quốc tế.

Viện vẫn tiếp tục duy trì mối quan hệ với các tổ chức quốc tế để triển khaimột số dự án, đặc biệt là xây dựng làm thủ tục tiếp nhận thực hiện dự án tăng c-ờng năng lực cho nhóm nghèo dân tộc thiểu số tại KTom với kinh phí 390.000

EUR; hoặc là cùng với chuyên gia Thuỵ Điển nghiên cứu tác động xã hội cho dự

án quy hoạch thuỷ điện quốc gia… có trong văn phòng cơ quan, đơn vị

Trên đây chỉ là hai trong số hơn 100 dự án có sự hỗ trợ của các tổ chức quốc

tế với nguồn kinh phí lên tới hơn 2 triệu EUR Tất cả các dự án này thực sự có ýnghĩa, phù hợp với chiến lợc xoá đói giảm nghèo, chính sách dân tộc góp phần bổsung ngoại tệ cho các vùng khó khăn, tăng thêm uy tín và quan hệ của Viện vớicác địa phơng

 Công tác tổ chức lao động, hoạt động đoàn thể thi đua khen thởng.

+ Công tác tổ chức lao động

Tổng số cán bộ nhân viên của Viện hiện là 630 ngời, tăng hơn trớc 4% Sở

dĩ có sự thay đổi nh vậy là do Viện luôn luôn rà soát sắp xếp lại tổ chức để phùhợp hơn với công tác chuyên môn của Viện Bên cạnh đó, Viện cũng đã thành lậpthêm phòng quy hoạch nông nghiệp để thực hiện chức năng và nhiệm vụ quyhoạch của Viện

+ Về thực hiện chế độ chính sách

Lãnh đạo Viện luôn luôn quan tâm và thực hiện tốt các chế độ chính sách

mà cán bộ nhân viên có quyền đợc hởng do Nhà nớc quy định Viện đã tổ chứcnhiều cuộc thi nâng ngạch, nâng lơng cho cán bộ nhân viên Đối với những ngời

về hu, Viện đã rất nhanh chóng trong việc giải quyết các thủ tục về giấy tờ, chế

độ để họ thuận tiện trong quá trình nhận tiền lơng hu sau này Hơn nữa một việclàm mang tính truyền thống đợc Viện thực hiện hàng năm, đó là vào dịp giáp tếtNguyên Đán, Viện lại tổ chức một buổi gặp mặt các cụ hu trí của Viện để giao l-

u, học hỏi kinh nghiệm và trao quà tết cho các cụ Đó là một việc làm cần pháthuy và nhân rộng trong các cơ quan, đơn vị khác

Bên cạnh đó, việc giải quyết chế độ bảo hiểm cũng đợc Viện thực hiệnnhanh chóng, thủ tục đơn giản giúp cho ngời đợc bảo hiểm thuận tiện và dễ dàngkhi lĩnh bảo hiểm

+ Công tác Đảng, đoàn thể

Lãnh đạo Viện đã phối hợp chặt chẽ với Đảng uỷ Viện, ban chấp hành công

đoàn và các đoàn thể tổ chức thành công đại hội Đảng bộ Viện nhiệm kỳ

2002-2004, đại hội công đoàn Viện 2002-2004 Viện còn tổ chức cho Đảng viên họctập chỉ thị, nghị quyết của Đảng, kết nạp cho 20 đồng chí vào Đảng

Công tác về Đảng, đoàn thể rất đợc lãnh đạo Viện quan tâm chú trọng vìngày nay, đất nớc ta đang đi theo con đờng XHCN, theo sự lãnh đạo của Đảngcộng sản Việt Nam Chính ở những buổi họp rút kinh nghiệm những gì còn hạnchế và phát huy những mặt mạnh trong công tác chỉ đạo, điều hành Viện theochủ trơng, đờng lối của Đảng

+ Công tác thi đua khen thởng