I Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong phòng hành chính quản trị Viện quy hoạch và thiết
1. Trang thiết bị kỹ thuật thông tin.
Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp là một đơn vị trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nớc. Chính vì vậy, công tác thông tin là một nhu cầu rất quan trọng trong hoạt động chuyên môn của Viện. Để đảm bảo cho thông tin luôn đợc cập nhật thông suốt, đáp ứng kịp thời cho công tác quy hoạch nông nghiệp, Viện đã đầu t cho các phòng ban các đơn vị trực thuộc các trang thiết bị hiện đại, tiên tiến.
Hiện nay, tất cả các phòng ban của Viện đều đợc trang bị máy vi tính với nhiều chủng loại, nguồn gốc khác nhau và tơng đối đồng bộ, phục vụ công tác của Viện với tổng số 45 bộ. Trong đó:
- Phòng Hành chính quản trị: 2 bộ. - Phòng Tổ chức lao động: 2 bộ. - Phòng Kế toán tài vụ: 2 bộ. - Phòng Kế hoạch: 2 bộ.
- Phòng Hợp tác quốc tế: 2 bộ.
- Các phòng nghiên cứu kỹ thuật: 10 bộ. - Các trung tâm nghiên cứu ứng dụng: 8 bộ. - Các đoàn quy hoạch: 6 bộ.
- Các xí nghiệp và phân Viện: 8 bộ.
Bên cạnh đó, hầu hết các phòng đều có máy in Lazer với nhiều chủng loại, phục vụ trực tiếp cho việc in ấn tài liệu của từng phòng cũng nh tài liệu trình lên lãnh đạo.
Về việc đáp ứng nhu cầu sao chép công văn, tài liệu, Viện có 2 máy photo trong đó có một máy photo màu có thể photo khổ Ao dùng cho việc in sao bản đồ, 1 máy hiệu Ricoh phục vụ cho việc sao chép văn bản thông thờng.
Trên quan điểm chú trọng đến trang bị một số trang thiết bị hiện đại, máy vi tính có tốc độ xử lý cao, Viện đã cho lắp đặt một hệ thống máy vi tính có dung l- ợng bộ nhớ cao, tốc độ xử lý nhanh chóng tại trung tâm ứng dụng công nghệ để phục vụ những công việc mang tính khẩn trơng, có độ chính xác cao. Về thông tin liên lạc, các phòng đều đợc trang bị máy điện thoại để tiện trong việc truyền tải thông tin trong Viện. Máy Fax là thiết bị không thể thiếu trong việc thông tin vì nó cho phép truyền thông tin ở dạng ký tự hay hình vẽ, bảng biểu, sơ đồ trong thời gian ngắn đến bất kỳ địa điểm nào. Hiện nay Viện có 3 máy phục vụ cho công việc liên quan đến thông tin liên lạc, ký kết hợp đồng …
Tuy nhiên, Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp lại cha có mạng nội bộ để quản lý cũng nh truyền đạt thông tin từ lãnh đạo tới nhân viên. Đây là một hạn chế mà lãnh đạo và nhân viên trong Viện cần phải quan tâm và có cái nhìn đúng mức hơn về tác dụng của hệ thống mạng trong đơn vị.
Một yếu tố quan trọng không thể thiếu đó là con ngời. Đội ngũ cán bộ nhân viên trong Viện phần lớn đều có chuyên môn trong việc sử dụng công nghệ thông tin trong công tác quy hoạch thiết kế, đo đạc bản đồ Nh… ng vẫn còn có một số ng-
ời cha đợc đào tạo bài bản về tin học, sử dụng máy tính cha thành thạo. Việc sử dụng máy tính chỉ dừng ở mức độ một vài thao tác đơn giản, chủ yếu thay thế máy chữ thủ công trớc kia. Do đó việc khai thác sử dụng máy tính còn cha triệt để, cha tạo thành thói quen và phơng thức làm việc của mọi ngời.