II Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Viện
2.3.Trang bị phơng tiện kỹ thuật công nghệ thông tin.
2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
2.3.Trang bị phơng tiện kỹ thuật công nghệ thông tin.
Cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đang có những bớc tiến triển nhanh chóng từng ngày, từng giờ. Văn phòng tơng lai sẽ phát triển theo hớng “Văn phòng tự động hoá”, “Văn phòng hiện đại hoá”. Việc trang bị các phơng tiện kỹ thuật hiện đại sẽ trợ giúp đắc lực cho con ngời trong công tác quản trị. Các phơng tiện đó gồm có: máy tính, máy in, máy scan, máy fax, máy photocopy và rất nhiều thiết bị kèm theo. Hoàn thiện hệ thống mạng nội bộ, mạng thông tin quốc gia, mạng thông tin toàn cầu nhằm thu thập, phân tích, xử lý,và chuyển tải thông tin một cách thông suốt, kịp thời và chính xác, giúp cho lãnh đạo ra quyết định đúng.
Việc trang bị các phơng tiện kỹ thuật hiện đại là cần thiết song cũng cần chú ý tính đồng bộ,tính hiệu quả và kinh tế trong việc sử dụng các phơng tiện đó nhằm
Qua quá trình thực tập tại Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp, ngoài những trang thiết bị đã có, em xin đề xuất thêm một số loại thiết bị sau:
a) Máy vi tính.
Tác dụng của máy vi tính là vô cùng to lớn trong công tác thông tin hiện nay. Điều này không ai không biết. Máy vi tính ra đời là thành tựu to lớn của nhân loại, đáp ứng đợc mọi yêu cầu công việc đề ra. Máy vi tính đã giúp cho ngời làm công tác văn phòng giải quyết đợc những khó khăn trong việc quản lý văn bản, tài liệu cũng nh quản lý con ngời. Máy tính với những chức năng của nó sẽ là công cụ hữu hiệu trợ giúp cho ngời làm công tác văn phòng. Để tăng hiệu quả hoạt động của công tác quản lý của phòng hành chính quản trị, lãnh đạo Viện cần xem xét để có thể trang bị đồng bộ cho phòng hành chính quản trị, trang bị thêm máy tính cho những phòng ban còn thiếu. Hơn nữa, các máy tính cũng phải đợc thiết lập mối quan hệ với nhau thông qua hệ thống mạng, trớc hết là mạng nội bộ, sau tiến tới nối mạng với cấp trên là Bộ NN và PTNT. Đây là việc làm vô cùng cần thiết trong quá trình quản lý của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp trong thời gian tới.
b) Máy in văn bản.
Các văn bản đợc soạn thảo trên máy tính cha có đầy đủ thể thức theo quyết định của Nhà nớc về ban hành văn bản. Chỉ khi nào nó đợc thể hiện trên giấy thì nó mới có thể ký và đóng dấu đợc. Khi đó văn bản mới hợp pháp. Để tài liệu, văn bản biểu đồ trên máy tính đợc thể hiện trên giấy thì phải sử dụng máy in. Đây là thiết bị đợc nối với máy tính qua một cổng ra của máy tính để có thể hiển thị những dữ liệu, bảng biểu, văn bản trên máy tính ra giấy. Đây mới chính là khâu kết thúc của quy trình soạn thảo văn bản. So với máy chữ thì văn bản đợc in ra từ máy in sẽ có độ tơng phản rõ nét, với tính thẩm mĩ rất cao. Không chỉ thế, máy in còn cho phép in các bảng biểu, số liệu thống kê, bảng lơng, sơ đồ, bản đồ đất đai một… cách thật dễ dàng và nhanh chóng. Đó là u điểm mà máy chữ không thể đáp ứng đ- ợc. Do vậy mà máy in là thiết bị rất quan trọng không thể thiếu đợc trong công tác văn phòng của mọi cơ quan đơn vị.
Máy photocopy đã đợc sử dụng từ rất lâu trên thế giới. Hiện nay thiết bị này đã đợc cải tiến, hiện đại hơn rất nhiều so với trớc đây. Tính năng của nó ngày càng đợc hoàn thiện hơn. Tốc độ sao chụp đã đợc nâng lên, với kích thớc ngày càng nhỏ gọn hơn. Máy photocopy có thể sao chụp đợc các loại khổ giấy từ A4 cho đến Ao. Thiết bị này đợc dùng thay cho máy in trong việc nhân in văn bản với số lợng nhiều và rất nhanh chóng. Điều này nếu thực hiện với máy in thì sẽ mất nhiều thời gian hơn và rất tốn kém. Trong khi đó việc nhân in bằng máy photocopy sẽ tạo ra đợc những văn bản có chất lợng gần tơng đơng bản gốc, nhanh chóng dễ dàng chỉ qua vài thao tác đơn giản mà lại tiết kiệm. Hiện nay, máy photocopy ở phòng Hành chính quản trị của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đã cũ, tuy còn dùng đợc song chất lợng của các văn bản tài liệu sao chụp không đợc cao, thờng bị lem mực và phải mất chi phí gọi ngời đến sửa chữa. Vì vậy, để nâng cao chất lợng trong việc sao chụp văn bản tài liệu, em xin kiến nghị Viện nên đầu t thêm một máy photocopy để có thể đáp ứng đợc nhu cầu in sao tài liệu văn bản.
d) Máy Facsimile – Fax.
Máy Fax hay còn gọi là máy truyền văn bản, có thể truyền bất kỳ văn bản tài liệu nào chỉ cần nó đợc nối qua một đờng dây điện thoại. Thiết bị này cho phép truyền đi văn bản cùng với chữ ký và con dấu thật dễ dàng trong thời gian ngắn tới bất kỳ nơi nào trên thế giới. Hơn nữa, thiết bị này còn có chức năng copy văn bản đợc dùng rộng rãi trong các cơ quan, đơn vị. Sử dụng máy Fax tiết kiệm đợc rất nhiều thời gian và chi phí. Chỉ cần so sánh chi phí dịch vụ viễn thông phải trả và chi phí cử cán bộ đi công tác thì ta sẽ thấy ngay đợc tính hiệu quả mà việc sử dụng máy Fax mang lại. Tuy nhiên hiện nay, phòng Hành chính quản trị cha đợc trang bị máy Fax, điều này sẽ ảnh hởng tới sự chuyển tải thông tin trong công tác văn phòng của phòng Hành chính quản trị.
Tóm lại, bên cạnh việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng là rất cần thiết nhng phòng Hành chính quản trị vẫn cần phải chú trọng tới việc đào tạo nhân sự trong phòng. Đây mới là mục tiêu lâu dài mà phòng Hành chính quản trị cần phải đạt tới. Trong văn phòng hiện đại, yếu tố con ngời luôn là yếu tố quan trọng nhất, là yếu tố trung tâm của sự quản lý. Nếu không có con ngời thì các thiết bị cho dù
có hiện đại đến đâu chăng nữa cũng chỉ là vô dụng. Chú trọng công tác đào tạo nhân sự sẽ tạo động cơ thúc đẩy con ngời phát huy hết năng lực, kích thích sự sáng tạo trong công việc, mở ra cơ hội thăng tiến trong con đờng sự nghiệp của mình.