II Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Viện
2.1.Đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ.
2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
2.1.Đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ.
Trong thời đại mới, thời đại của công nghệ thông tin, những ngời làm công tác văn phòng ngoài kiến thức chuyên môn cần phải có những kiến thức cơ bản trong lĩnh vực tin học, đặc biệt là ứng dụng các phần mềm trong quản lý công tác văn phòng, trau dồi tri thức, kỹ năng, tập quán làm việc với máy tính. Ngời quản trị văn phòng hiện đại phụ thuộc nhiều vào nơi làm việc, nơi đặt máy tính của họ.
Với văn phòng hiện đại, cách tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên, cũng nh quản lý các công việc trong văn phòng sẽ có nhiều thay đổi. Các cơ sở dữ liệu, các thông tin đợc trao đổi qua máy tính, qua fax, qua e-mail, qua Web site là chủ… yếu. Văn phòng tơng lai sẽ đón nhận những ngời quản trị văn phòng thông minh sáng tạo, giàu lòng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên môn và ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy vi tính và công nghệ thông tin sẽ góp phần đa đất nớc tiến lên sánh vai với các nớc trong khu vực và trên thế giới.
Do vậy, để nâng cao trình độ tin học của cán bộ nhân viên trong Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp lãnh đạo Viện cần quan tâm hơn nữa đến việc tổ chức những lớp đào tạo ngắn ngày về tin học cho cán bộ nhân viên trong cơ quan.
vấn đề quan trọng về tin học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện. Lãnh đạo Viện cũng có thể tổ chức một vài cuộc thi nhỏ về tin học trong công tác văn phòng nh thi hiểu biết về công nghệ thông tin, về ứng dụng phần mềm tin học trong công tác văn phòng và trong đời sống Có rất nhiều lĩnh… vực của công nghệ thông tin mà ngời làm công tác văn phòng có thể tham mu cho lãnh đạo trong việc nghiên cứu để phục vụ cho cuộc thi trên. Chính trong thời gian chuẩn bị cho cuộc thi, mọi ngời đi sâu tìm hiểu về công nghệ thông tin sẽ học hỏi đợc không ít những điều thú vị và rất có ích cho công việc của chính mình.
Bên cạnh đó, bản thân các cán bộ nhân viên trong phòng hành chính quản trị cũng nh toàn Viện cũng cần phải có tinh thần say mê học hỏi, nghiên cứu tìm tòi khám phá về những điều cha biết về công nghệ thông tin, đặc biệt là ứng dụng nó trong công tác văn phòng và công tác chuyên môn của mình.
Các cán bộ nhân viên của Viện cũng phải chú trọng hơn nữa đến ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Ngày nay, nớc ta đang trong tiến trình hội nhập khu vực và quốc tế, vì vậy biết ngoại ngữ là hết sức cần thiết. Hơn thế nữa, Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp cũng có những mối quan hệ với một số nớc bạn, nên ngoại ngữ lại càng quan trọng. Bên cạnh đó, một lí do mà cán bộ nhân viên thậm chí cả lãnh đạo Viện cần phải biết ngoại ngữ đó là hệ thống máy tính hiện nay ở Viện có phần mềm của các hãng máy tính nớc ngoài viết nên ngôn ngữ là tiếng Anh. Để có thể khai thác và hiểu hết những dòng thông báo trên máy tính thì không thể không biết tiếng Anh. Có thể nói, biết một chút tiếng Anh sẽ giúp ngời làm công tác văn phòng cũng nh chuyên môn hiệu quả hơn rất nhiều. Ngoài ra hiểu biết về một ngôn ngữ là ta có thể hiểu hơn về một nền văn hóa khác, học tập những cái hay, cái tiến bộ của họ sẽ giúp ta rất nhiều trong việc nâng cao vốn sống của mình cũng nh có thể truyền đạt đợc những giá trị văn hóa truyền thống của dân tộc mình cho bạn bè quốc tế. Đó chính là xu thế chung trên thế giới mà nớc ta đang bớc vào, xu thế hội nhập và phát triển.