II Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Viện
1.Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
phòng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đã có nhiều bớc đổi mới. Công tác soạn thảo văn bản đợc thực hiện chủ yếu trên máy tính thông qua phần mềm soạn thảo.
Hiện có rất nhiều phần mềm phục vụ cho hoạt động này nh Word Perfect, Ami Proffesional, Word Star, Microsoft Word trong đó Word Perfect, Ami… Proffesional cho phép kết hợp văn bản và đồ hoạ trên cùng một trang. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng còn giúp nâng cao chất lợng văn bản, rút ngắn thời gian soạn thảo cũng nh chuyển văn bản. Các văn bản đợc ban hành đúng thể thức, đúng theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, việc truyền tải thông tin giữa các bộ phận, giữa Viện với các đối tác nớc ngoài diễn ra nhanh chóng nhờ các phơng tiện truyền thông hiện đại nh fax, điện thoại tiết… kiệm đợc không ít công sức, tiền của, thời gian.
1.2. Hạn chế:
Mặc dù Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng có hiệu quả, tuy nhiên bên cạnh đó, công tác văn phòng cũng bộc lộ một số hạn chế:
- Các trang thiết bị máy tính điện tử đợc trang bị ở tất cả các phòng ban những hầu hết chúng không đợc sử dụng hết tính năng và hiệu suất làm việc, thật là lãng phí.
- Công tác lu trữ hồ sơ tài liệu trên máy tính còn cha xây dựng đợc phần mềm riêng sử dụng trong công tác văn th lu trữ nên hầu nh nhân viên lu trữ cũng mới chỉ nhập phần nội dung và danh mục hồ sơ của tài liệu, hợp đồng một cách thủ công, do vậy cha đảm bảo về mặt khoa học cũng nh yêu cầu của công tác lu trữ hiện đại. Việc bảo quản lu trữ tài liệu vẫn còn dùng những cặp tài liệu đợc lu trong tủ đựng hồ sơ. Nh vậy, việc tra cứu, truy tìm tài liệu sẽ mất nhiều thời gian.
- Các cán bộ trong văn phòng đều đã có thâm niên nên trình độ ngoại ngữ còn hạn chế, các phần mềm tin học hầu nh bằng tiếng Anh, vì vậy việc khai thác cũng nh sử dụng chúng cũng cha triệt để.
- Công tác thu thập và xử lý các nguồn thông tin còn thủ công qua nhiều tầng lớp trung gian, phức tạp và tốn khá nhiều thời gian.
1.3. Nguyên nhân:
Sở dĩ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp còn bộc lộ một số hạn chế là do một số nguyên nhân chủ yếu sau:
+ Ban lãnh đạo Viện còn cha chú trọng quan tâm đúng mức về công nghệ thông tin, còn cha hiểu hết những giá trị, lợi ích to lớn mà ứng dụng công nghệ thông tin mang lại.
+ Bên cạnh đó, vấn đề tài chính cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan Viện còn cha đợc toàn diện và triệt để. Vì đây là một đơn vị sự nghiệp có thu, hàng năm ngoài kinh phí hạn hẹp từ trên bộ cấp xuống, các hoạt động của cơ quan chủ yếu dựa vào thu nhập từ các hợp đồng kinh tế kí kết với các đối tác. Do vậy, việc xem xét đến việc ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ hơn hiện nay đặc biệt là xây dựng hệ thống mạng nội bộ cũng đang là một vấn đề cần cấp lãnh đạo bàn bạc và giải quyết.
+ Thêm vào đó, trình độ cán bộ nhân viên trong phòng Hành chính quản trị cũng là một nguyên nhân ảnh hởng ít nhiều đến tình hình ứng dụng công nghệ thông tin . Vì các cán bộ nhân viên đã có thâm niên công tác nên trình độ tin học và ngoại ngữ còn hạn chế, nhất là khi các phần mềm đợc cài đặt trong máy tính là của các công ty nớc ngoài sản xuất. Điều này cũng ảnh hởng không nhỏ đến việc khai thác tối đa các tính năng u việt của máy tính.
Ngoài những nguyên nhân chủ yếu trên, còn một số những nguyên nhân khác nh trên bộ cha có chủ trơng chính sách mạnh mẽ hơn nữa để khuyến khích những cơ quan trực thuộc của mình tăng cờng đầu t hơn nữa vào công nghệ thông tin, tăng thế cạnh tranh trên trờng quốc tế; còn cấp dới cũng cha mạnh dạn đề xuất ý kiến với cấp trên về vấn đề này nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý điều hành còn cha sâu rộng, cha triệt để.