I Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong phòng hành chính quản trị Viện quy hoạch và thiết
3.Hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng đã cho thấy sự thay đổi theo chiều hớng tích cực hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Hiệu quả của nó đợc thể hiện qua một số công tác sau:
3.1. Công tác soạn thảo văn bản.
bản mỗi năm, công việc soạn thảo đòi hỏi tính chính xác cao theo đúng quy định của Nhà nớc. Trớc đây, công việc soạn thảo văn bản đều đợc thực hiện theo phơng thức thủ công, tức là nhân viên văn phòng sẽ phải thảo một công văn hay quyết định rồi đa cho lãnh đạo duyệt sau đó mới tới công đoạn đánh máy văn bản. Quy trình này đòi hỏi tốn rất nhiều thời gian, vì việc đánh máy yêu cầu độ chính xác cao, nhng tốc độ lại rất chậm, ảnh hởng tới việc ban hành văn bản. Công việc chuẩn bị trớc khi đánh máy là nhân viên phải xếp giấy đánh máy và giấy than xen kẽ nhau tuỳ theo số lợng văn bản cần thiết, sau đó thực hiện những thao tác gõ những phím chữ cái trên máy chữ. Để hoàn thiện một văn bản ngời đánh máy cần phải rất tập trung vào từng thao tác của mình, nếu sai xót sẽ phải đánh lại từ đầu mà không thể sửa chữa đợc. Hơn thế nữa phím chữ của máy chữ rất nặng, ảnh hởng không nhỏ tới tốc độ soạn thảo và sự nhức mỏi của đôi tay. Một nhợc điểm cơ bản của máy chữ là tính thẩm mĩ không cao, dẫn đến văn bản không đợc trình bày đẹp mắt, chữ in khó đọc, mực in thì nhoè nhoẹt rất khó nhìn. Nhng nay nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng, thì việc soạn thảo văn bản trên máy tính là rất đơn giản, nhanh chóng mà hiệu quả rất cao.
Hiện nay có phần mềm Ms Word cho phép soạn thảo văn bản theo ý muốn nhờ những tính năng u việt của nó. Ngời soạn thảo sử dụng các phím chức năng trên bàn phím để trực tiếp gõ văn bản vào trong máy tính. Các phím này cho phép ngời soạn thảo có thể kiểm tra, sửa chữa, trang trí văn bản trong thời gian ngắn, chẳng hạn nh sửa lỗi chính tả, tạo tiêu đề, đánh số trang cho văn bản, tự động điền tên cho nhiều ngời với cùng một nội dung văn bản, căn chỉnh lề để có thể cho ra… một văn bản hoàn chỉnh đúng thể thức quy định của Nhà nớc trớc khi cho in. Đặc biệt khi văn bản có các bảng biểu thống kê với nhiều con số thì việc soạn thảo trên máy tính thật dễ dàng với chức năng kẻ bảng nhanh chóng và tính toán chính xác trong phần mềm Ms Excel. Ngoài ra phần mềm Word Perfect và Ami Proffesional còn cho phép kết hợp văn bản với đồ hoạ trên cùng một trang.
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, phòng Hành chính quản trị luôn luôn chú trọng việc đảm bảo đúng mọi quy định, văn bản ban hành đúng thẩm quyền, đúng thể thức.
Tóm lại, việc ứng dụng các phần mềm về soạn thảo văn bản đã góp phần nâng cao chất lợng, tính chính xác và thẩm mĩ của văn bản, tiết kiệm không ít thời gian và công sức, mang lại hiệu quả cao trong công tác văn phòng.
3.2. Công tác văn th lu trữ.
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn th đã trở thành một trong những nhu cầu không thể thiếu đợc ở mọi cơ quan. Bộ phận văn th của phòng Hành chính quản trị thờng xử lý luồng thông tin đầu vào (công văn, giấy tờ..) qua sổ công văn đến và luồng thông tin đầu ra qua sổ công văn đi. Còn trong nội bộ cơ quan Viện, các công văn đợc sao nhân ra thành nhiều bản để gửi tới các phòng ban, bộ phận trong cơ quan. Tình hình tổ chức công tác văn th của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đợc tổ chức tơng đối khoa học và thuận tiện . Phòng Hành chính quản trị đợc bố trí ngay tầng 1 gần cầu thang và cửa ra vào cơ quan rất thuận tiện cho việc trao đổi thông tin, giao dịch công tác của cán bộ trong Viện và khách đến làm việc với Viện. Bộ phận văn th đợc sắp xếp bố trí cùng phòng với trởng phòng, rất thuận lợi trong việc trình ký công văn giấy tờ cũng nh việc truyền đạt ý kiến từ trởng phòng tới nhân viên.
Hàng năm Viện ban hành một khối lợng văn bản rất lớn, đòi hỏi việc sắp xếp lu trữ phải khoa học, hợp lí. Trớc kia, công việc này cần nhiều ngời đảm nhận, quản lý, sắp xếp và lu trữ văn bản trong các ngăn tủ với đủ thể loại kẹp tài liệu dày, mỏng khác nhau. Trong quá trình thực hiện công việc này không tránh khỏi các văn bản dễ bị nhàu nát, khó khăn trong việc lu và nghiên cứu văn bản khi cần. Trong thời đại mới, công tác văn th không còn khó khăn, tốn kém nh trớc nhờ áp dụng công nghệ thông tin . Công tác văn th hiện nay đợc thực hiện trong máy tính với những thao tác đơn giản, có thể bảo quản một cách dễ dàng. Máy tính cho phép phân loại các văn bản theo thứ tự chữ cái, theo chủ đề, theo thời gian giúp cho… việc tra cứu tài liệu nhanh chóng và tiện lợi. Có thể ứng dụng phần mềm access trong việc vào sổ công văn đi, sổ công văn đến và phân loại văn bản. Việc lu giữ các văn bản trên đĩa mềm sẽ giảm bớt bộ nhớ cho máy tính, thuận lợi trong bảo quản, lu chuyển tài liệu, hồ sơ.
Chẳng hạn, muốn tra cứu một văn bản có tên là “Hợp đồng về việc đo đạc bản đồ nông nghiệp huyện Thạch Thất tỉnh Hà Tây ” ký kết ngày 30/7/2001 giữa cơ quan Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp và UBND huyện Thạch Thất. Nếu nh tìm tài liệu bằng phơng pháp thủ công thì văn th sẽ phải thực hiện một số thao tác sau: trớc hết văn th phải tìm tài liệu cần theo năm 2001, sau đó tra theo tên của tài liệu là Hợp đồng, rồi tìm văn bản có số hiệu là 69 VQHTKNN-HCQT/HĐ thì mới có thể tìm đợc tài liệu đó. Thời gian tìm tài liệu cũng phải mất đến 30 phút. Cha kể có thể tài liệu đó bị thất lạc thì không biết bao giờ văn th mới có thể tìm thấy tài liệu đó. Nhng khi áp dụng công nghệ thông tin trong việc tìm và tra cứu văn bản thì công việc đó lại trở nên nhẹ nhàng qua việc thực hiện một vài thao tác đơn giản trên máy tính và không tốn nhiều thời gian. Để tìm một văn bản có tên nh vậy thì văn th chỉ cần nhấp chuột vào nút Start, chọn search, chọn For File or Folder sẽ hiện ra cửa sổ của chơng trình tìm văn bản. Gõ tên và một phần nội dung của văn bản cần tìm vào, máy tính sẽ tự tìm và hiển thị tệp văn bản đó. Muốn xem nội dung, kích đúp chuột vào tệp văn bản đó. Thời gian chỉ khoảng 1 đến 2 phút là có thể tìm đợc văn bản cần tra cứu.
Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nớc, giải quyết công việc của cơ quan đợc nhanh chóng, chất l- ợng, đúng đờng lối, chính sách chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong tổng công ty đợc dễ dàng. Hơn thế nữa, ứng dụng công nghệ thông tin sẽ góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản.
3.3. Công tác lập kế hoạch, tham mu.
Trong Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp không có bộ phận tham mu riêng, vì phòng hành chính quản trị đã kiêm luôn chức năng này. Với chức năng này, phòng Hành chính quản trị sẽ có nhiệm vụ phải dựa trên những thông tin mình thu thập đợc, từ đó qua quá trình xử lý, phân tích, tổng hợp, sẽ đa ra những phơng án thích hợp cho lãnh đạo. Từ đó, lãnh đạo sẽ xem xét và lựa chọn một phơng án tối u để thực hiện.
Một nhiệm vụ quan trọng của phòng hành chính quản trị đó là tham mu cho lãnh đạo về việc lập chơng trình kế hoạch tuần, tháng, quý Đây là nhiệm vụ mà… phòng hành chính quản trị cần phải rất thận trọng trong việc tìm hiểu thông tin, trên thực tế hiện tại và quá khứ. Hơn nữa, ngời tham mu cần có một cái nhìn tổng thể về sự vận động và phát triển của sự vật, hiện tợng, phát hiện sớm những xu thế mới, để từ đó phân tích, sàng lọc những thông tin đã cũ, chọn lọc những thông tin mới để tìm ra đợc hớng đi đúng cho đơn vị.
Vì nhiệm vụ của phòng hành chính quản trị cần một lợng thông tin rất đa dạng và phong phú nên việc trang bị các phơng tiện thông tin là rất cần thiết. Thế nhng phòng hành chính quản trị lại không thể khai thác thông tin qua hệ thống mạng đợc, chỉ có thể tìm hiểu thông tin trên báo chí, đi thực tế Điều này sẽ ảnh… hởng không nhỏ tới tốc độ cập nhật thông tin và sự nhanh nhạy trong việc đa ra quyết định của lãnh đạo, đặc biệt là những quyết định mang tính chiến lợc.
3.4. Công tác thu thập và xử lý thông tin.
Thông tin là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình ra quyết định, do vậy việc thu thập và xử lý thông tin là một công việc đòi hỏi tính cập nhật thờng xuyên, chính xác và đầy đủ. Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc ở trên nhiều tỉnh trong cả nớc nên việc tiếp nhận thông tin từ cơ sở mất rất nhiều thời gian. Bên cạnh đó, việc phân tích, xử lý thông tin theo cách thủ công sẽ tốn kém, đôi khi còn có thể sai lệch, thiếu chính xác, nhất là với những thông tin ở dạng bảng biểu thống kê các số liệu về diện tích đất đai, toạ độ Hiện nay, Viện… quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đã ứng dụng các phần mềm về quản trị cơ sở dữ liệu nh Ms Foxpro và mới nhất là phần mềm Ms Access cho phép quản lý dữ liệu dễ dàng hơn. Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp cũng sử dụng phần mềm Ms Excel trong việc tính toán, phân tích những thông tin số liệu,lập bảng biểu, bảng cân đối kế toán nhanh chóng cho ra đ… ợc kết quả phân tích chính xác, tạo điều kiện cho việc lựa chọn các phơng án tốt nhất trong thời gian ngắn nhất.
Đối với bất cứ một tổ chức, đơn vị nào thì thông tin luôn luôn rất cần thiết cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp
tối thiểu . Những thông tin không phải dễ dàng mà có đợc mà phải tìm kiếm từ các nguồn dữ liệu khác nhau nh thông tin hiện thực, thông tin về chính trị, xã hội, thông tin về kinh tế, thông tin về điều kiện tài nguyên tự nhiên Do vậy, Viện phải… có một hệ thống trang thiết bị để thu thập và xử lý thông tin, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo cũng nh yêu cầu của công tác quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
Hiện nay, việc thu thập và xử lý thông tin ở Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp chủ yếu qua các phơng tiện thông tin đại chúng, báo chí, đi khảo sát thực tế tại cơ sở Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp cũng gặp không ít khó khăn… trong việc trao đổi thông tin từ lãnh đạo tới nhân viên, từ cơ quan tới các đơn vị cơ sở. Ngoài việc gặp trực tiếp hoặc trao đổi qua điện thoại, fax thì không còn cách nào hơn. Vì vậy, sự nhanh nhạy trong việc nắm bắt thông tin còn cha đáp ứng đợc yêu cầu của công tác, nhiều thông tin đến còn chậm, thông tin thờng đã cũ, ảnh h- ởng đến tốc độ và thời gian hoàn thành tiến độ chơng trình. Trong khi đó, nếu Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp áp dụng công nghệ thông tin nối mạng để truy cập và xử lý thông tin, chuyển tải thông tin thì sẽ cải thiện đợc đáng kể tình hình hiện nay. Việc trao đổi thông tin sẽ dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn rất nhiều. Mọi việc có thể trao đổi liên lạc qua th điện tử thật thuận tiện mà lại không mất nhiều thời gian, công sức. Với công nghệ thông tin, nhân viên phòng hành chính quản trị có thể thu thập thông tin trên mạng Internet, mạng diện rộng hay tìm kiếm dữ liệu trong mạng nội bộ của đơn vị mình mà không phải qua báo cáo trung gian. Điều này sẽ làm cho thông tin đợc chính xác, nhanh chóng và bí mật đáp ứng đợc yêu cầu của chính công tác thu thập và xử lý thông tin trong công tác văn phòng.
3.5. Công tác kiểm tra, giám sát.
Công tác kiểm tra, giám sát của phòng hành chính quản trị có liên quan mật thiết đến chất lợng,tiến độ hoàn thành chơng trình, kế hoạch của toàn Viện và các dvị cơ sở. Bởi vì chức năng của phòng hành chính quản trị là quản lý chung các hoạt động của toàn Viện, vì vậy, việc kiểm tra, giám sát của phòng hành chính quản trị sẽ giúp cho lãnh đạo kịp thời có những quyết định khắc phục những sai sót và rút ra đợc những bài học kinh nghiệm.
Với chức năng của mình là tham mu cho lãnh đạo ra quyết định, thì công tác kiểm tra, giám sát của phòng hành chính quản trị là một công việc vô cùng quan trọng, liên quan tới kết quả của công tác chuyên môn. Kết quả của công việc có tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả của công tác kiểm tra, giám sát. Mặc dù Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý nhng cha triệt để nên khiến cho công tác kiểm tra, giám sát vẫn còn phải thực hiện theo hình thức thủ công, không tránh khỏi những sai sót. Hiện tại, các phòng ban của Viện đều đợc trang bị máy tính, nhng rất tiếc là cha có mạng nội bộ nên không thể thực hiện việc giám sát của lãnh đạo với các bộ phận cấp dới đợc. Vì các phòng ban trong Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đợc tổ chức theo cơ cấu chức năng, hoạt động tơng đối độc lập nên việc kiểm tra, giám sát gặp nhiều trở ngại. Lãnh đạo muốn trao đổi tìm hiểu tình hình thì phải gặp trực tiếp các trởng, phó phòng hoặc trao đổi trong các cuộc họp. Nh vậy thật tốn thời gian, đặc biệt là với những đợt kiểm tra đột xuất, đích thân lãnh đạo phải đi xem xét tình hình công việc.
Có thể nói, lợi ích của việc nối mạng nội bộ trong Viện là vô cùng lớn, nó sẽ làm thay đổi bộ mặt cũng nh hình thức thực hiện công tác kiểm tra, giám sát các phòng ban cũng nh nâng cao hiệu quả trong công việc chuyên môn.