III Tổ chức hoạt động của văn phòng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp
A Chức năng, nhiệm vụ phòng hành chính quản trị 1 Chức năng
Văn phòng là bộ máy làm việc của thủ trởng cơ quan, là cầu nối giữa lãnh đạo với các đơn vị các cơ quan liên quan và cấp trên. Công tác văn phòng đòi hỏi phải thực hiện tốt vai trò này.
Văn phòng - phòng Hành chính quản trị của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp có chức năng tham mu giúp việc cho lãnh đạo Viện về lĩnh vực công tác văn phòng, đợc ghi trong quyết định thành lập số 52/CP ngày 11/3/1977.
1.1. Chức năng tham mu.
Trong Viện, viện trởng là ngời lãnh đạo điều hành chung, là ngời chỉ đạo mọi công việc liên quan tới hoạt động của Viện và các đơn vị trực thuộc. Viện trởng ra các chỉ thị , quyết định về đờng lối, phơng hớng cho công tác quản lý để mọi bộ phận mọi đơn vị thực hiện một cách ăn khớp nhịp nhàng. Để làm tốt công việc trên đòi hỏi phải có một bộ phận trợ giúp tham mu cho lãnh đạo, tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Viện. Bộ phận đó chính là phòng Hành chính quản trị. Bộ phận này sẽ tham mu, trợ giúp lãnh đạo trong việc ra quyết định. Phòng Hành chính quản trị sẽ tham mu cho lãnh đạo trong việc giải quyết những công việc, nhiệm vụ của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn giao cho Viện, chẳng hạn nh thực hiện chỉ thị số 52 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn về công tác điều tra, quy hoạch và sử dụng quỹ đất nông nghiệp năm 2005.
Trên cơ sở dự báo nhu cầu thị trờng, xu thế phát triển của khoa học công nghệ, phòng Hành chính quản trị đa ra những ý kiến của mình về kế hoạch rà soát điều chỉnh quy hoạch, chuyển đổi cơ cấu sản xuất nông nghiệp của các tỉnh thành trong cả nớc Hoặc khi có bạn hàng đến ký kết hợp đồng, bộ phận tham m… u cần phải tìm hiểu rõ mọi thông tin liên quan đến bạn hàng và xu hớng cũng nh giá cả thị trờng để đề xuất ý kiến về việc ký kết và thực hiện hợp đồng.
Đối với kế hoạch, phơng hớng công tác quy hoạch, bộ phận tham mu cần đề xuất với lãnh đạo thực hiện những kế hoạch ấy nh thế nào cho hợp lý, khoa học mà lại tiết kiệm, đạt đợc hiệu quả cao nhất có thể.
cho lãnh đạo dựa trên các phơng án, ý kiến của các đơn vị cá nhân nh làm thế nào để nâng cao chất lợng của các chơng trình dự án điều tra cơ bản và thiết kế quy hoạch; đa ra những phơng pháp mới trong việc rà soát quỹ đất nông nghiệp…
1.2. Chức năng tổng hợp.
Để làm tốt chức năng này, phòng Hành chính quản trị cần phải có đầy đủ những thông tin cần thiết về những vấn đề cần giải quyết nh thông tin trong nội bộ cơ quan, thông tin bên ngoài, thông tin xuôi, thông tin phản hồi Những thông tin… này có thể đợc thu thập qua nhiêù kênh khác nhau nh qua các cuộc họp, qua việc đi khảo sát thực tế, qua các phơng tiện thông tin đại chúng, qua các tài liệu gốc Để… có đợc những phơng án đề xuất cho lãnh đạo, dựa trên những thông tin này, phòng Hành chính quản trị cần phải chắt lọc các thông tin đầu vào, phân tích, xử lí để cho ra các thông tin chính xác nhằm trợ giúp lãnh đạo về một vấn đề nào đó mà lãnh đạo cần giải quyết. Bên cạnh đó, phòng hành chính quản trị cũng cần phải nắm đợc các luồng thông tin phản hồi để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Chẳng hạn căn cứ vào thông tin về quỹ đất nông nghiệp tỉnh Hà Tây, phòng hành chính quản trị sẽ tham mu cho lãnh đạo xem xét đề ra các phơng án quy hoạch đất nông nghiệp, chuyển đổi cơ cấu cây nông sản cho phù hợp…
Chức năng này cần đợc thực hiện thật cẩn thận, chính xác vì nếu thông tin bị sai lệch ở bất kỳ khâu nào thu thập hay xử lý đều có thể dẫn đến thông tin đầu ra thiếu tính chính xác, từ đó lãnh đạo sẽ ra những quyết định sai lầm, không chính xác, hậu quả sẽ khó lờng.
1.3. Chức năng hậu cần.
Đây là chức năng không thể thiếu vì nó là cơ sở cho việc thực hiện tốt các chức năng trên. Chức năng Hậu cần là cung ứng các điều kiện vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động quy hoạch, thiết kế , đo đạc bản đồ hay đơn giản chỉ là cung cấp đầy đủ giấy, mực, đồ dùng cần thiết cho lãnh đạo và các bộ phận trong Viện. Các phơng tiện kỹ thuật luôn luôn đợc trang bị đầy đủ, sẵn sàng phục vụ lãnh đạo và các phòng ban khi cần thiết.
Trong bất cứ một phòng ban nào cũng cần có sự hiện diện của “bàn tay” ngời làm công tác văn phòng. Phòng Hành chính quản trị phải lo liệu, sắp xếp bố trí phòng làm việc cho lãnh đạo, mọi phòng ban sao cho thật khoa học, hợp lí. Đây là nguyên tắc cũng nh nghệ thuật bài trí nơi làm việc của phòng Hành chính quản trị. Công việc này đòi hỏi ngời làm công tác văn phòng cần có một chút am hiểu về nghệ thuật và nguyên tắc sắp xếp đồ vật.
Nếu lãnh đạo chuẩn bị đi công tác thì không ai khác phòng Hành chính quản trị là ngời chuẩn bị lên kế hoạch cho chuyến đi, lo liệu đầy đủ các văn bản, tài liệu cũng nh mọi thông tin liên quan cho lãnh đạo. Quan trọng nhất đó là việc chuẩn bị xe cộ cho lãnh đạo. Xe cộ phải luôn luôn ở tình trạng tốt nhất, đảm bảo an toàn cho lãnh đạo trong chuyến đi. ở bát cứ một cơ quan, đơn vị nào cũng có rất nhiều những cuộc hop, hội nghị. Để những cuộc họp, hội nghị này đợc diễn ra thành công tốt đẹp, chính là phụ thuộc vào sự chuẩn bị của phòng Hành chính quản trị. Tất cả đều đợc phòng gánh vác từ việc trang trí hội trờng, gửi giấy mời đại biểu, chuẩn bị các phơng tiện kỹ thuật âm thanh ánh sáng, chuẩn bị tài liệu cho hội nghị Có thể nói, công tác văn phòng cần đáp ứng đầy đủ mọi cơ sỏ vật chất kỹ… thuật của cơ quan. Nó góp phần làm cho bộ máy của đơn vị vận hành đợc liên tục, nhịp nhàng, ăn khớp. Vì vậy, đây là chức năng phòng Hành chính quản trị cần chú trọng để thực hiện thật tốt.
Các chức năng này có quan hệ mật thiết với nhau, hoạt động tơng đối độc lập và hỗ trợ nhau khi cần thiết. Chính vì thế, ngời làm công tác văn phòng cần phải thực hiện các chức năng này thật khoa học và hợp lí, tạo điều kiện cho mọi hoạt động trong cơ quan Viện đợc ăn khớp, nhịp nhàng, liên tục.
2. Nhiệm vụ
Từ những chức năng trên, phòng hành chính quản trị phải thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Trợ giúp lãnh đạo trong việc ra quyết định, truyền đạt các quyết định, chỉ thị đến các phòng ban trong Viện.
- Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị cho lãnh đạo Viện với các phòng ban trong nội bộ cơ quan và với các đơn vị cơ sở.
- Tổ chức tiếp khách đến liên hệ công tác hay tiếp đón các cán bộ từ trên xuống kiểm tra, khảo sát tình hình hoạt động của Viện.
- Xây dựng các kế hoạch công tác tuần của đồng chí lãnh đạo, giúp cho lãnh đạo có thể sắp xếp thời gian một cách hợp lí, khoa học.
- Tổ chức sử dụng và bảo vệ các trang thiết bị của Viện, đảm bảo an toàn tuyệt đối về tài sản công của Viện cũng nh tài sản cá nhân của các cán bộ nhân viên và khách đến làm việc tại trụ sở.
- Quản lý thống nhất trình tự, thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng quyết định của Nhà nớc.
- Đảm bảo luồng thông tin đợc chuyển tải nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, đáp ứng kịp thời yêu cầu chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
- Kí kết các hợp đồng kinh tế với các đối tác trong và ngoài nớc, thanh lý hợp đồng kinh tế đã hết hạn.
- Xây dựng nội qui, qui chế làm việc (theo quyết định số 32 QH- TKNN/TC ngày 12/2/2000) và nội qui về chế độ làm việc; xây dựng nội qui về sử dụng ôtô, phòng cháy chữa cháy và một số quyết định khác.
- Tổ chức duy trì và thực hiện nề nếp, xây dựng công sở và môi trờng làm việc khang trang, hiện đại, sạch đẹp, văn minh.
- Tổ chức công tác chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác, đa các đoàn cán bộ đi thực tế tại địa phơng.
- Đảm bảo cung cấp kịp thời các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cho lãnh đạo và các đơn vị phòng ban trong Viện.