Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu lý thuyết về nội dung và các nhân tố tác động đến ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng, đưa ra những kết quả, những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân làm hạn chế trong việc ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang. Đề xuất một số giải pháp nhằm khắc các tồn tại hạn chế nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang.
Trang 1TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ
PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài nghiên cứu
Quản trị văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong các cơ quan, tổ chức, do vậy việc đầu tư cho công tác quản trị văn phòng sẽ giúp đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, mà một trong những việc quan trọng và cấp thiết hàng đầu là đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng
Trong những năm qua, NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang đã ứng dụng khá hoàn chỉnh các tiện ích của CNTT trong các nghiệp vụ Ngân hàng như: Công tác thanh toán, quản lý kho quỹ, công tác thanh tra, Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang lại còn nhiều hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác quản lý, như: Việc trao đổi văn bản, chỉ đạo điều hành của các cấp lãnh đạo còn mang nặng tính thủ công, gây chậm trễ, tốn kém Việc báo cáo, kiểm tra, kiểm soát chưa áp dụng triệt để công nghệ điện tử, còn thiên về thực hiện trên giấy tờ, không đáp ứng tính kịp thời, hiệu quả thấp, một số cán bộ, công chức chưa tương xứng với các yêu cầu thực tiễn
Vì vậy, việc lựa chọn đề tài: “Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản trị văn phòng của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang” là cần thiết và quan trọng đối với NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên
Quang
2 Mục đích nghiên cứu
- Nghiên cứu lý thuyết về nội dung và các nhân tố tác động đến ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng, đưa ra những kết quả, những tồn tại, hạn chế và
Trang 2nguyên nhân làm hạn chế trong việc ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
- Đề xuất một số giải pháp nhằm khắc các tồn tại hạn chế nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của chuyên đề
- Đối tượng nghiên cứu Công tác ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng
của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
- Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu việc ứng dụng CNTT
trong quản trị văn phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang Thời gian nghiên cứu từ năm 2010 đến năm 2013
4 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài trên tôi đã sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thu thập số liệu và Phương pháp phân tích số liệu
5 Một số công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Trong phần này, luận văn đưa ra một số Hội thảo, diễn đàn về lĩnh vực CNTT, thể hiện việc Chính phủ Việt Nam đã thực hiện nhiều chủ trương, chính sách, biện pháp thích hợp về “Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đồng thời các chuyên gia trong lĩnh vực CNTT cũng đề xuất nhiều giải pháp cụ thể để thúc đẩy ứng dụng và phát triển CNTT trong giai đoạn 2011-2020
Luận văn cũng nêu ra một số luận văn thạc sĩ về các vấn đề ứng dụng CNTT trong giáo dục và trong cơ quan hành chính Nhà nước
Tuy nhiên, những diễn đàn, hội thảo, công trình nghiên cứu và các luận văn ở trên chỉ khái quát những vấn đề chung việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản
lý, mà chưa đi vào giải quyết trong một mảng nghiệp vụ cụ thể nào, đặc biệt là đối với NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
Trang 3Vì vậy, đề tài “Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng
của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang” sẽ kế thừa những luận điểm của các
công trình nghiên cứu trên, đồng thời mang lại cái nhìn toàn diện, cụ thể nhằm
giúp NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang ứng dụng CNTT trong quản trị văn
phòng đạt hiệu quả quản lý tốt hơn trong thời gian tới
6 Kết cấu của luận văn
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn
phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Hiện nay có nhiều cách nhìn nhận về văn phòng Theo tác giả cuốn Quản trị
văn phòng, Nguyễn Thành Độ, Trường ĐH KTQD HN Văn phòng là bộ phận
đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập, xử lý phân phối, truyền tải, quản lý,
sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt
động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
- Chức năng của văn phòng: Với khái niệm trên, văn phòng có 3 chức năng
chủ yếu: Chức năng tham mưu, tổng hợp; Chức năng giúp việc điều hành và Chức
năng hậu cần Các chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ
chức Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành
bại của công tác văn phòng
- Nhiệm vụ của văn phòng: Mỗi một chức năng có thể có nhiều nhiệm vụ cụ
thể Những nhiệm vụ này chính là những công việc, hoạt động nhằm cụ thể hoá các
Trang 4chức năng của văn phòng Những nhiệm vụ chủ yếu gồm: Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị; Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị; Thu thập, xử lý thông tin; Trợ giúp
về văn bản; Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan; Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
Bên cạnh đó văn phòng có thể có những nhiệm vụ khác tuỳ theo tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị
1.1.3 Khái niệm Công nghệ thông tin và vai trò, đặc điểm của ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
- Khái niệm: Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học,
các phương tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông - nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội
- Vai trò, đặc điểm của ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng
Có thể nói công nghệ thông tin đã mang lại rất nhiều lợi ích không chỉ trong công tác văn phòng mà trong tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội khác Sự phát triển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại
Làm thay đổi phương thức hoạt động của văn phòng từ thủ công sang sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại là chủ yếu; chuyển tải nhanh chóng thông tin tới các bộ phận để phân tích, xử lý, thông tin đầu ra được truyền tới các bộ phận cần thiết để thực hiện công việc; tiết kiệm chi phí đi lại cho con người mà vẫn đạt được hiệu quả cao như làm việc tại văn phòng
Trang 51.2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng đã cho thấy sự thay đổi theo chiều hướng tích cực hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan Hiệu quả của nó được thể hiện qua một số công tác sau:
1.2.1 Đối với công tác lập kế hoạch, tham mưu
Đây là nhiệm vụ mà văn phòng cần phải rất thận trọng trong việc tìm hiểu thông tin, trên thực tế hiện tại và quá khứ, cần phân tích, sàng lọc những thông tin
đã cũ, chọn lọc những thông tin mới để tìm ra được quyết định đúng đắn cho cơ quan, nên việc trang bị các phương tiện thông tin là rất cần thiết
1.2.2 Đối với công tác thu thập và xử lý thông tin
Hiện nay, có rất nhiều các phần mềm về quản trị cơ sở dữ liệu như Ms Foxpro và mới nhất là phần mềm Ms Access cho phép quản lý dữ liệu dễ dàng hơn
… nhanh chóng cho ra được kết quả phân tích chính xác, tạo điều kiện cho việc lựa chọn các phương án tốt nhất trong thời gian ngắn nhất
1.2.3 Đối với công tác soạn thảo văn bản
Nhờ ứng dụng CNTT trong văn phòng, thì việc soạn thảo văn bản trên máy tính
là rất đơn giản, nhanh chóng mà hiệu quả rất cao
1.2.4 Đối với công tác quản lý văn bản
Quản lý văn bản với phần mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn bản đến,
sổ đăng ký văn bản đi…Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt
Trang 61.2.5 Đối với công tác lưu trữ
Việc ứng dụng CNTT đối với công tác lưu trữ sẽ góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản
1.3 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng
Để ứng dụng tốt CNTT trong quản trị văn phòng, cần thiết phải có máy tính, thiết bị, phần mềm và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin văn phòng như: Máy vi tính; Máy in; Máy scaner; Máy photocopy; Máy fax Và phải chú trọng đến công tác đào tạo nhân lực: Ngoài việc có chuyên môn sâu về nghiệp vụ văn phòng, phải được đào tạo, bồi dưỡng về tin học, ngoại ngữ
1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Bao gồm các nhân tố khách quan như: Chế độ chính sách của Nhà nước và
Cơ cấu tổ chức hành chính phù hợp với việc ứng dụng CNTT và các nhân tố chủ quan như: Khả năng nhận thức của lãnh đạo về hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động tác nghiệp; Tính sẵn sàng của cơ sở hạ tầng CNTT như máy tính, mạng cục bộ, Internet, ; Yếu tố trình độ và nhận thức của người sử dụng về
sự cần thiết phải ứng dụng CNTT trong hoạt động tác nghiệp của mình hàng ngày; Khả năng lựa chọn được đối tác và sản phẩm tốt
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN
TRỊ VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC CHI NHÁNH TỈNH TUYÊN QUANG
2.1 Khái quát về ngân hàng nhà nước chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
Trang 72.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang được thành lập ngày 06/5/1951, tại Hang Bòng xã Tân Trào, huyện Sơn Dương, tỉnh Tuyên Quang, theo sắc lệnh số 15/SL của Chủ tịch Hồ Chí Minh Là cơ quan quản lý Nhà nước về tiền tệ và hoạt động Ngân hàng trên địa bàn tỉnh Hoạt động chuyên môn nghiệp vụ theo sự chỉ đạo của NHNN Việt Nam, nhưng là một cơ quan tham mưu của Cấp ủy và chính quyền địa phương về thực thi chính sách tiền tệ, tín dụng của Đảng và Nhà nước ở địa phương
Chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang: NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang có chức năng tham mưu, giúp Thống đốc NHNN thực hiện quản lý nhà nước về tiền tệ, hoạt động Ngân hàng và ngoại hối trên địa bàn và thực hiện một số nghiệp vụ Ngân hàng TW theo ủy quyền của Thống đốc và thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn trên địa bàn theo quy định của NHNN và của pháp luật
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
(Nguồn: Phòng HCNS)
GIÁM ĐỐC
PHÒNG
HÀNH
CHÍNH -
NHÂN SỰ
PHÒNG TỔNG HỢP VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
PHÒNG KẾ TOÁN - THANH TOÁN
THANH TRA, GIÁM SÁT NGÂN HÀNG
PHÒNG TIỀN
TỆ - KHO QUỸ
Trang 8Chức năng nhiệm vụ các phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang, gồm các phòng: Phòng HCNS; Phòng KTTT; Phòng TH&KSNB; Phòng TTKQ; Thanh tra, giám sát Ngân hàng Mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ riêng tham mưu cho Ban lãnh đạo Chi nhánh thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị được giao
2.1.2 Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang giai đoạn 2010-2013
Việc lãnh chỉ đạo các Tổ chức tín dụng trên địa bàn, thể hiện qua kết quả đạt được trong 4 năm như sau
Bảng 2.1: Kết quả lãnh đạo hoạt động Ngân hàng Tuyên Quang năm 2010-2013
TT Nội dung Đơn vị
tính
Năm
2010
Năm
2011
Năm
2012
Năm
2013
1 Vốn huy động tỷ đồng 4.812 6.283 7.421 8.583
2 Tiền gửi dân cư tỷ đồng 2.909 3.571 5.045 5.677
3 Dư nợ cho vay tỷ đồng 4.612 5.766 7.037 7.907
Nguồn: Phòng TH&KSNB
Qua bảng trên cho thấy, dưới sự lãnh đạo của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang, hoạt động của Ngân hàng Tuyên Quang ngày càng phát triển tích cực
Việc lãnh chỉ đạo nội bộ Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
Trong các năm qua, dưới sự lãnh đạo của Chi bộ NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang, toàn thể công chức NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang đã đoàn kết, đồng lòng thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đoàn thể
Văn phòng đã xử lý hơn 6.500 văn bản các loại, thể hiện cụ thể:
Bảng 2.2: Số lượng các văn bản đã xử lý từ năm 2010-2013
Năm Văn bản
đến
Văn bản đi
Tổng số
Trong đó Quyết
định
Văn bản chỉ đạo các TCTD
Văn bản khác
Trang 92010 1.644 1008 185 397 426
Nguồn: Phòng HCNS
2.1.3 Đánh giá chung về hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
Từ quá trình hoạt động của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang qua các năm đã cho thấy có những thuận lợi nhất định trong công tác chỉ đạo, điều hành về tiền tệ và hoạt động Ngân hàng Tuy nhiên cũng còn không ít những khó khăn cần phải nỗ lực giải quyết để hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ của Ngân hàng trên địa bàn tỉnh
2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng của ngân hàng nhà nước chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
2.2.1 Đối với công tác lập kế hoạch tham mưu
Thông qua việc phối hợp giữa các phòng ban để xây dựng chương trình công tác, chương trình làm việc, văn phòng đã thực hiện nhiệm vụ theo tính định sẵn, mang tính chất thủ công, mất nhiều thời gian, chi phí in ấn, luân chuyển, nhiều khi,
sự phối hợp chưa chặt chẽ, chưa ăn khớp nhịp nhàng giữa các phòng gây chậm chễ trong giải quyết nhiệm vụ được giao
2.2.2 Đối với công tác thu thập và xử lý thông tin
Công tác thu thập thông tin của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang chưa phong phú còn hạn chế, rất thủ công và lạc hậu Chủ yếu vẫn là hình thức thu thập qua các văn bản, điện thoại hay trực tiếp đến tận nơi để tìm kiếm thông tin Cho nên số lượng thông tin thu thập được là ít và rất thụ động Một trong những hình thức thu thập thông tin hiện đại ngày nay là qua mạng Internet Tại Chi nhánh hình
Trang 10thức này vẫn chưa được áp dụng do không được trang bị máy tính truy cập Internet
2.2.3 Công tác soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang được tiến hành hoàn toàn trên máy vi tính Tuy nhiên, quá trình soạn thảo văn bản cho đến khi được ký ban hành lại thực hiện một cách thủ công Mặc dù NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang đã có mạng nội bộ, xong quá trình trên chưa được ứng dụng chuyển qua mạng nội bộ gây lãng phí về chi phí in ấn, khó kiểm tra thể thức trình bày văn bản theo đúng quy định
2.2.4 Công tác quản lý văn bản
Việc quản lý văn bản đến, văn bản đi tại NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang được tiến hành hoàn toàn thủ công, gây tốn kém về chi phí, thời gian và công sức Mặc dù, NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang đã có hòm thư điện tử nội
bộ, xong chưa được triển khai rộng rãi tại tất cả các phòng, ban của các NHNN các tỉnh, nên gây hạn chế trong việc phát huy tối đa hiệu quả của công tác quản lý văn bản Ngoài ra, còn có nhiều các phần mềm quản lý văn bản của các Công ty phần mềm nổi tiếng, tuy nhiên NHNN tỉnh chưa xin kinh phí để tự trang cấp những phần mềm đó ứng dụng cho công tác văn phòng của cơ quan
2.2.5 Đối với công tác lưu trữ
NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang chưa được trang bị phần mềm lưu trữ
để đảm bảo các thông tin quan trọng được lưu trữ trong máy tính, trong các tệp tài liệu đã được mã hóa Như vậy các thông tin mới luôn được bảo quản một cách tốt nhất, đảm bảo tính bí mật của thông tin
2.3 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng của ngân hàng nhà nước chi nhánh tỉnh Tuyên Quang