9. Bố cục của luận văn
2.2.2.Hoạt động xử lý thông tin
Công tác xử lý tài liệu của Thư viện đặc biệt được chú ý. Sách được bổ sung về Thư viện được đăng ký vào sổ đăng ký tổng quát chung, ghi rõ ngày tháng, năm, số hóa đơn, đơn vị cung cấp tài liệu, nhà xuất bản, số tiền và lô sách nhập về. Trong quá trình xử lý, cán bộ xử lý phân chia sách theo từng lĩnh vực để thuận tiện trong khâu bổ sung sách vào kho. Sau đó sách được chia theo kho, tùy từng số lượng ít nhiều của loại hình tài liệu mà cán bộ xử lý phân bổ kho, rồi được phân chia tới các phòng phục vụ, xếp giá, lưu trữ, bảo quản và đưa vào phục vụ bạn đọc.
Tất cả tài liệu khi xử lý đều được cán bộ xử lý ghi rõ số của tài liệu đó vào từng cuốn sách, các cuốn sách đều được đóng dấu ở trang tên sách và trang thứ 17 của cuốn sách đó và được ghi rõ số đăng ký cá biệt vào đó.
Sau khi xử lý kỹ thuật, tài liệu sẽ được tập hợp về Phòng Nghiệp vụ và Tin học để bắt đầu mô tả hình thức và nội dung.
Xử lý hình thức
Về xử lý hình thức, tất cả tài liệu được mô tả theo quy tắc mô tả Anh – Mỹ AACR2. Mỗi tài liệu được tạo lập một phiếu tiền máy trước khi nhập dữ liệu vào biểu ghi để xây dựng CSDL thư mục. Cấu trúc CSDL thư mục theo chuẩn MARC21. Hiện nay, thư viện sử dụng phần mềm ILIB 5.0 để quản lý tài liệu. Trên phần mềm này, Thư viện đã xây dựng 2 CSDL thư mục là CSDL sách và CSDL báo – tạp chí gồm 52.500 biểu ghi cho hầu hết các tên sách và báo – tạp chí nhận về thư viện.
Xử lý nội dung
Sau khi xử lý hình thức cho tài liệu, Thư viện thực hiện xử lý nội dung, gồm các công đoạn sau: phân loại tài liệu, định từ khóa.
Phân loại tài liệu
Năm 2008, Thư viện tỉnh chính thức ứng dụng bảng phân loại thập phân DDC ấn bản rút gọn 14 vào công tác biên mục xử lý nội dung tài liệu. Khung phân loại DDC là phân loại thập phân, trong toàn bộ tri thức của nhân loại được chia thành 10 lớp chính. Mỗi lớp lớn lại được phân chia thành 10 lớp con phụ thuộc. Đây được gọi là tính đẳng cấp của DDC.
000 Tổng loại 500 Khoa học tự nhiên 100 Triết học 600 Kĩ thuật
200 Tôn giáo 700 Nghệ thuật 300 Khoa học xã hội 800 Văn học
400 Ngôn ngữ 900 Lịch sử và địa lý
Hiện nay, DDC đã phổ biến trên toàn thế giới nên việc sử dụng khung phân loại này thực tế đã mang lại lợi ích cho Thư viện trong việc trao đổi và chia sẻ các nguồn dữ liệu biên mục sao chép qua mạng. Các biểu ghi được tải về đã được phân loại bằng kí hiệu của DDC, nên rất tiết kiệm được thời gian cho công tác của cán bộ thư viện.
Quy trình phân loại của TVHD được thực hiện như sau:
- Phân tích và xác định nội dung của tài liệu: cán bộ phân loại nghiên cứu và xem xét trang tên sách (các tính chất mô tả mang tính chất thông tin để nắm sơ bộ về nội dung, tác dụng của tài liệu,…), tên tác giả, tên tài liệu, chi tiết xuất bản,…
- Xem xét lời giới thiệu của cuốn sách, lời tựa, mục lục của tài liệu,… - Xem xét phần chính văn của tài liệu
Sau khi phân tích kĩ nội dung của tài liệu cán bộ phân loại sẽ xác định được chủ đề chính của tài liệu và xác định vị trí môn loại trong khung phân loại.
Định kí hiệu phân loại cho tài liệu thể hiện được lĩnh vực tri thức mà tài liệu đề cập tới. Sau đây là một số ví dụ cụ thể:
Ví dụ 1. Định kí hiệu phân loại cho cuốn sách “Xuân Quỳnh – thơ và đời” 895.922 Văn học Việt Nam
1 Thơ 34 Thời kỳ
Vậy cuốn sách "Xuân Quỳnh - thơ và đời” có chỉ số phân loại là: 895.922134 Ví dụ 2. Định kí hiệu phân loại cho cuốn sách “Triết học Mác – Lênin”
335.4 Hệ thống Mácxít 411 Nền tảng triết học
Vậy cuốn sách “Triết học Mác – Lênin” có ký hiệu là: 335.411 Ví dụ 3. Định kí hiệu phân loại cho cuốn sách “Toàn tập Hồ Chí Minh”
335.4346 Chủ nghĩa cộng sản Việt Nam Xếp vào mục này tư tưởng Hồ Chí Minh
Vậy cuốn sách “Toàn tập Hồ Chí Minh” có kí hiệu phân loại là 335.4346 Ví dụ 4. Cuốn “Sách bài tập về sinh lí học động vật” có kí hiệu là 571.1076 Ví dụ 5. Cuốn “Gạch và ngói trang trí” có kí hiệu là 738.6
Công tác nghiệp vụ đòi hỏi mỗi cán bộ phải có kiến thức sâu về xử lý nội dung thông tin, kiến thức về các ngành khoa học khác nhau, tránh trường hợp xử lý sai, hoặc không phản ánh hết nội dung tài liệu chứa đựng khi dịch chủ đề của tác phẩm ra ký hiệu phân loại cho trước, điều này rất dễ gây nhầm lẫn cho bạn đọc. Đến nay, 100% cán bộ của thư viện tỉnh đã được tập huấn nghiệp vụ Khung phân loại DDC14 về xử lý nội dung tài liệu. Đó là điều kiện thuận lợi đảm bảo cho công tác biên mục sách, tài liệu được chính xác.
Định từ khóa
Thư viện sử dụng bảng từ khóa của TVQGVN để định từ khóa cho tài liệu. Trong quá trình thực hiện định từ khóa, cán bộ thư viện đã nghiên cứu, so sánh và tham khảo qua các CSDL của nhiều thư viện khác để công tác này đạt hiệu quả và chuẩn xác hơn. Mỗi từ khóa được xây dựng và nhập vào biểu ghi là cả một quá trình tìm tòi, nghiên cứu, phân tích nội của tài liệu. Từ khoá được xác định phải phản ánh đúng chủ đề nội dung tài liệu, thông dụng, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học; súc tích; ngắn gọn; chính xác; hiện đại; đơn nghĩa và khách quan. Để đạt được các yêu cầu này, đòi hỏi người làm công tác định từ khoá phải là người có sự hiểu biết sâu, rộng, có khả năng phân tích, tổng hợp thông tin. CBTV đã định từ khóa cho tài liệu theo các bước sau:
- Phân tích nội dung tài liệu;
- Xác định các khái niệm đặc trưng bằng từ khóa; - Sắp xếp các từ khóa và đưa vào biểu ghi.
Có như vậy quá trình tìm tin của bạn đọc mới thực sự hiệu quả. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});