9. Bố cục của luận văn
3.2.2.Nâng cao hiệu quả xử lý tài liệu
Chuẩn hóa các công cụ xử lý tài liệu
Trong những năm gần đây, vấn đề chuẩn hóa nói chung và chuẩn hóa trong công tác xử lý tài liệu là điều kiện tiên quyết để các thư viện có thể hội nhập và phát triển.
Để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ TTTV có thể đáp ứng nhu cầu tin của NDT một cách tốt nhất TVHD cần phải nâng cao hơn nữa chất lượng xử lý tài liệu, cần có sự thống nhất trong việc áp dụng các chuẩn vào công tác xử lý tài liệu. Việc thiết lập các chỉ số phân loại, hay định từ khóa tài liệu trong quá trình xử lý tài liệu đôi khi vẫn chưa có sự thống nhất trong quá trình xử lý. Các chỉ số này bị chi phối rất lớn bởi yếu tố chủ quan của người xử lý tài liệu nên cần có những giải pháp để có thể thống nhất trong công tác xử lý nội dung tài liệu như: mức độ phân loại chi tiết tài liệu đến mức nào, cách lấy từ khóa, chủ đề như thế nào cho chính xác... Chính vì vậy, bộ phận xử lý nghiệp vụ cần có những kế hoạch cho chuẩn hóa nghiệp vụ, đảm bảo sự thống nhất trong xử lý tài liệu như tổ chức các lớp tập huấn hoặc cử cán bộ tham gia những khóa tập huấn về nghiệp vụ ở trong nước…
Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác biên mục và xử lý tài liệu sẽ giúp cho NDT có thể tìm tin một cách chính xác và nhanh chóng hơn.
Cần có sự thống nhất trong công tác xử lý tài liệu: mô tả, phân loại... Việc xử lý tài liệu không thể dựa hoàn toàn trên ý kiến chủ quan, kinh nghiệm của các nhân mà còn phải dựa vào các công vụ như : chuẩn mô tả tài liệu AACR2, khung phân loại, bảng từ khóa…
Bản thân cán bộ thư viện phải luôn cập nhật những thay đổi của các công vụ để xử lý tài liệu đạt chất lượng cao. Đồng thời tăng cường, đôn đốc, giúp đỡ về chuyên môn nghiệp vụ cho các thư viện cơ sở cấp dưới.
Hoàn thiện xử lý nội dung
Việc xử lý tài liệu không chỉ dừng lại ở xử lý hình thức mà cần quan tâm đến xử lý nội dung tài liệu như: định chủ đề, làm tóm tắt, chú giải, tổng quan, tổng luận… Việc xử lý cần đảm bảo sự nhất quán và chính xác.
Cập nhật, kiểm tra, hiệu đính dữ liệu thường xuyên, đảm bảo sự thống nhất và chính xác.