9. Bố cục của luận văn
2.1.3.Cơ sở vật chất kỹ thuật
Hiện nay, TVHD có khuôn viên rộng 8.500m2
, không gian yên tĩnh, nằm ở trung tâm thành phố thuận tiện cho bạn đọc đến thư viện. Trụ sở làm việc của thư viện là một tòa nhà 5 tầng, mỗi tầng rộng 1600m2
được thiết kế theo kiến trúc Pháp rất đẹp với nhiều phòng ban được trang bị các thiết bị hiện đại, tiện nghi phục vụ cho các hoạt động của thư viện.
Ngày 25 tháng 3 năm 2011, UBND tỉnh có văn bản chấp thuận cho Thư viện tỉnh triển khai “Dự án Trang thiết bị nội thất và Thư viện điện tử” với kinh phí 20 tỷ đồng. Từ tầng 1 đến tầng 4 là thư viện truyền thống. Tầng 5 là thư viện hiện đại đang trong quá trình xây dựng. Bước đầu, thư viện đã trang bị được một số thiết bị cần thiết như: cầu thang máy, hệ thống bàn ghế, tủ, giá sách hoàn toàn mới; hệ thống chiêu sáng, máy hút bụi, máy hút ẩm; hệ thống máy tính gồm 20 máy được kết nối mạng LAN, Interrnet, 6 máy in, 2 máy quét, 1 máy ảnh kỹ thuật số, 1 máy scan,1 máy ép ảnh, 3 máy khuếch đại phục vụ người khiếm thị…
TVHD là trung tâm văn hoá thông tin lớn nhất của tỉnh với các hoạt động đa dạng, phong phú. Ngoài các cơ cấu phục vụ đã có từ trước sẽ triển khai thêm các cơ cấu phục vụ và dịch vụ thông tin như: thư viện thiếu nhi, kho sách ngoại văn, thư viện cho người khiếm thị, tổ chức các hoạt động tra cứu sách quý hiếm và các tài
liệu đa phương tiện băng đĩa, tranh ảnh, bản đồ; các dịch vụ phục vụ cho hoạt động văn hoá đọc, tổ chức sự kiện, hội thảo, triển lãm, chiếu phim....
2.2. Thực trạng hoạt động của Thƣ viện tỉnh Hải Dƣơng
2.2.1. Hoạt động phát triển vốn tài liệu
VTL luôn giữ vị trí quan trọng, quyết định sự tồn tại và phát triển thư viện. Xây dựng nguồn lực thông tin tốt là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của bất cứ cơ quan TTTV nào. TVHD cũng không ngoại lệ, nhằm cung cấp các tài liệu cho cán bộ, nhân dân Tỉnh nhà. Chính vì vậy, thư viện phải có VTL phong phú và đa dạng về các lĩnh vực, phù hợp với đặc điểm kinh tế, văn hóa, xã hội của Tỉnh và NCT của NDT.
Thư viện luôn quan tâm đến hoạt động phát triển VTL. Tất cả các khâu trong công tác bổ sung đều được quan tâm: xác định nhu cầu bạn đọc, phạm vi thu thập, lĩnh vực bổ sung, diện bổ sung, phương thức bổ sung….
Trong công tác lựa chọn, bổ sung tài liệu, thư viện luôn quan tâm đến đối tượng bạn đọc đến thư viện, xem họ là ai, làm công việc gì; sách báo, tài liệu họ quan tâm là môn ngành khoa học nào. Từ những dữ kiện thông qua khảo sát, phân tích cụ thể chi tiết hoặc trao đổi trực tiếp với bạn đọc để biết được nhu cầu tin, lấy đó làm cơ sở bổ sung những tài liệu phù hợp với nhu cầu của họ. Năm 2008, thư viện đã mở rộng phạm vi bổ sung tài liệu thông qua các thư mời, danh mục thông báo sách mới, tìm kiếm website của các nhà xuất bản, công ty phát hành sách để biết được nội dung tài liệu qua lời giới thiệu, bài tóm tắt của những ấn phẩm vừa được xuất bản. Hạn chế tối đa bổ sung trùng tên, giảm số lượng sách trên một tên để có kinh phí mua thêm đầu ấn phẩm khác, bổ sung hoàn bị với những sách bộ, sách tập, sách hay mà thư viện chưa có…
VTL của thư viện được xây dựng phong phú, đa dạng. Đến nay, TVHD có kho tài liệu tương đối đồ sộ với 52.500 tên sách tương ứng hơn 200.000 bản, 165 loại tương ứng hơn 100.000 đơn vị báo - tạp chí, gần 400 tên sách tương ứng hơn 1.000 bản sách chữ nổi, hơn 1.000 CD – ROM, 100 tranh ảnh, 15 bản đồ…
Hình 2.2. Biểu đồ số lƣợng vốn tài liệu của Thƣ viện 0 20000 40000 60000 80000 100000 120000 140000 160000 180000 200000
Sách Báo - Tạp chí Tài liệu khác 200000
100000
2000
Phân tích số liệu của Hình 2.2 ta thấy, sách là tài liệu chủ yếu của thư viện. Sách chiếm hơn 66% số lượng tài liệu thư viện. Báo – tạp chí chiếm 33%. Trong khi đó, các tài liệu khác chỉ chiếm 1% như: tài liệu chữ nổi, CD – ROM, băng hình, phim cuộn, tranh ảnh, bản đồ…
Bảng 2.2. Bảng thống kê số lượng vốn tài liệu của Thư viện
Năm Sách (bản) Báo – Tạp chí (tên) CD – ROM (bản) Sách chữ nổi (bản) 2008 120.050 165 500 720 2009 132.443 165 560 750 2010 145.281 160 720 800 2011 154.503 165 790 810 2012 172.644 164 860 900 2013 183.186 165 920 918 2014 200.000 165 1.000 1.000
Nhìn vào Bảng 2.2. cho thấy, từ năm 2008 đến 2014, thư viện bổ sung gần 80.000 bản sách, 500 bản sách chữ nổi và 300 bản CD – ROM. Số lượng tên báo – tạp chí tương đối ổn định. Trung bình, mỗi năm bổ sung gần 12.000 bản sách, 100 bản sách chữ nổi, 40 đến 50 bản CD – ROM, 250 báo - tạp chí các loại.
Với ý nghĩa là loại hình tài liệu chủ yếu của thư viện, sách thuộc các lĩnh vực, chuyên ngành khác nhau đều được quan tâm bổ sung. Vì vậy, số lượng đầu sách và bản sách tăng lên nhanh chóng qua các năm. Điều đó được minh chứng qua Hình 2.3.
Hình 2.3. Biểu đồ số lƣợng sách của thƣ viện từ 2008-2014
Đơn vị: bản 0 50000 100000 150000 200000 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 120050132443 145281154503 172644183186 200000
VTL của thư viện được bổ sung bằng nhiều nguồn khác nhau: mua, tặng biếu, tài trợ… Vì vậy, vốn tài liệu của thư viện liên tục được tăng lên.
Bảng 2.3. Bảng thống kê các nguồn tài liệu bổ sung
Năm Mua (bản) Tài trợ (bản) Tặng biếu (bản) Tổng (bản)
2008 5.193 5.685 650 11.528 2009 5.966 5.384 1.043 12.393 2010 7.212 4.820 806 12.838 2011 4.250 4.225 747 9.222 2012 15.204 2.230 707 18.141 2013 7.788 2.189 565 10.542 Tổng (bản) 45.613 24.533 4.518 74.664
Nguồn mua
Trong các phương thức bổ sung, mua bằng ngân sách Nhà nước là phương thức chủ yếu. Từ 2008-2013, trong số gần 75.000 tài liệu được bổ sung thì có gần 46.000 tài liệu là mua, chiếm 62%.
Bảng 2.4. Bảng thống kê kinh phí mua tài liệu
Năm Tổng kinh phí Kinh phí bổ sung (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tên sách Số lƣợng Tên báo, tạp chí 2008 1 tỷ 163 triệu 228 triệu 940 5.193 165 2009 1 tỷ 446 triệu 246 triệu 790 5.966 165 2010 1 tỷ 579 triệu 271 triệu 1.050 7.212 160 2011 2 tỷ 265 triệu 435 triệu 850 4.250 165 2012 2 tỷ 930 triệu 747 triệu 2.050 15.204 164 2013 2 tỷ 950 triệu 603 triệu 1.345 7.788 165 2014 2 tỷ 980 triệu 585 triệu 970 5.800 165
Qua Bảng 2.3 và 2.4. cho thấy trên 60% tài liệu trong thư viện được bổ sung bằng nguồn ngân sách. Đây là nguồn bổ sung chủ yếu và tương đối ổn định. Trung bình, mỗi năm thư viện chi 500 triệu đồng để mua gần 10.000 cuốn sách và 165 loại báo – tạp chí.
Nguồn tài trợ
Từ 2008 đến 2013, gần 25.000 tài liệu được tài trợ, chiếm 32%, chủ yếu là của Quỹ Châu Á và Quỹ Nhi đồng Liên Hợp Quốc UNICEF tài trợ.
Bảng 2.5. Bảng thống kê tài liệu tài trợ
Năm Tiếng Việt Ngoại văn Tổng (bản)
Tên sách Số lƣợng (bản) Tên sách Số lƣợng (bản) 2008 742 4709 802 976 5.685 2009 924 4980 359 399 5.384 2010 861 4550 235 270 4.820 2011 705 4030 170 195 4.225 2012 323 2035 164 195 2.230 2013 330 2105 84 84 2.189
Nguồn tặng biếu
Tài liệu do một số Nhà xuất bản tặng biếu như: Nhà xuất bản Văn hóa Dân tộc, Mỹ thuật, Thể dục thể thao, Thông tin và truyển thông… và một số Tạp chí như: Tạp chí Lao động Công đoàn, VHTTDL, Toàn cảnh…Ngoài ra còn có các tài liệu tặng biếu của các cá nhân, tổ chức khác như: Chùa Thanh Quang ở huyện Nam Sách tặng 215 cuốn sách Hán cổ viết trên giấy dó, giáo sư Văn Tạo tặng tài liệu quý hiếm, Trường Đại học Sao Đỏ tặng Bản tin Sao Đỏ….
Bảng 2.6. Bảng thống kê tài liệu tặng biếu
Năm Tên sách Số lƣợng (bản) 2008 102 650 2009 362 1043 2010 482 806 2011 244 747 2012 300 707 2013 205 565
Hình 2.4. Biểu đồ số lƣợng tài liệu bổ sung từ các nguồn
0 5000 10000 15000 20000 2008 2009 2010 2011 2012 2013 5193 5966 7212 4250 15204 7788 5685 5384 4820 4225 2230 2189 650 1043 806 747 707 565
Ngoài ra, TVHD còn có mối quan hệ hợp tác, trao đổi, chia sẻ nguồn thông tin với một số cơ quan, tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước. Đặc biệt với các thư viện tỉnh bạn như Thư viện tỉnh Hưng Yên, Thư viện Phú Yên... và thư viện các trường cao đẳng, đại học, thư viện trường học trên địa bàn tỉnh.
Với VTL như hiện nay, thư viện cơ bản đã đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin, thưởng thức văn hoá tinh thần cho đông đảo bạn đọc.
2.2.2. Hoạt động xử lý thông tin.
Công tác xử lý tài liệu của Thư viện đặc biệt được chú ý. Sách được bổ sung về Thư viện được đăng ký vào sổ đăng ký tổng quát chung, ghi rõ ngày tháng, năm, số hóa đơn, đơn vị cung cấp tài liệu, nhà xuất bản, số tiền và lô sách nhập về. Trong quá trình xử lý, cán bộ xử lý phân chia sách theo từng lĩnh vực để thuận tiện trong khâu bổ sung sách vào kho. Sau đó sách được chia theo kho, tùy từng số lượng ít nhiều của loại hình tài liệu mà cán bộ xử lý phân bổ kho, rồi được phân chia tới các phòng phục vụ, xếp giá, lưu trữ, bảo quản và đưa vào phục vụ bạn đọc.
Tất cả tài liệu khi xử lý đều được cán bộ xử lý ghi rõ số của tài liệu đó vào từng cuốn sách, các cuốn sách đều được đóng dấu ở trang tên sách và trang thứ 17 của cuốn sách đó và được ghi rõ số đăng ký cá biệt vào đó.
Sau khi xử lý kỹ thuật, tài liệu sẽ được tập hợp về Phòng Nghiệp vụ và Tin học để bắt đầu mô tả hình thức và nội dung.
Xử lý hình thức
Về xử lý hình thức, tất cả tài liệu được mô tả theo quy tắc mô tả Anh – Mỹ AACR2. Mỗi tài liệu được tạo lập một phiếu tiền máy trước khi nhập dữ liệu vào biểu ghi để xây dựng CSDL thư mục. Cấu trúc CSDL thư mục theo chuẩn MARC21. Hiện nay, thư viện sử dụng phần mềm ILIB 5.0 để quản lý tài liệu. Trên phần mềm này, Thư viện đã xây dựng 2 CSDL thư mục là CSDL sách và CSDL báo – tạp chí gồm 52.500 biểu ghi cho hầu hết các tên sách và báo – tạp chí nhận về thư viện.
Xử lý nội dung
Sau khi xử lý hình thức cho tài liệu, Thư viện thực hiện xử lý nội dung, gồm các công đoạn sau: phân loại tài liệu, định từ khóa.
Phân loại tài liệu
Năm 2008, Thư viện tỉnh chính thức ứng dụng bảng phân loại thập phân DDC ấn bản rút gọn 14 vào công tác biên mục xử lý nội dung tài liệu. Khung phân loại DDC là phân loại thập phân, trong toàn bộ tri thức của nhân loại được chia thành 10 lớp chính. Mỗi lớp lớn lại được phân chia thành 10 lớp con phụ thuộc. Đây được gọi là tính đẳng cấp của DDC.
000 Tổng loại 500 Khoa học tự nhiên 100 Triết học 600 Kĩ thuật
200 Tôn giáo 700 Nghệ thuật 300 Khoa học xã hội 800 Văn học
400 Ngôn ngữ 900 Lịch sử và địa lý
Hiện nay, DDC đã phổ biến trên toàn thế giới nên việc sử dụng khung phân loại này thực tế đã mang lại lợi ích cho Thư viện trong việc trao đổi và chia sẻ các nguồn dữ liệu biên mục sao chép qua mạng. Các biểu ghi được tải về đã được phân loại bằng kí hiệu của DDC, nên rất tiết kiệm được thời gian cho công tác của cán bộ thư viện.
Quy trình phân loại của TVHD được thực hiện như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phân tích và xác định nội dung của tài liệu: cán bộ phân loại nghiên cứu và xem xét trang tên sách (các tính chất mô tả mang tính chất thông tin để nắm sơ bộ về nội dung, tác dụng của tài liệu,…), tên tác giả, tên tài liệu, chi tiết xuất bản,…
- Xem xét lời giới thiệu của cuốn sách, lời tựa, mục lục của tài liệu,… - Xem xét phần chính văn của tài liệu
Sau khi phân tích kĩ nội dung của tài liệu cán bộ phân loại sẽ xác định được chủ đề chính của tài liệu và xác định vị trí môn loại trong khung phân loại.
Định kí hiệu phân loại cho tài liệu thể hiện được lĩnh vực tri thức mà tài liệu đề cập tới. Sau đây là một số ví dụ cụ thể:
Ví dụ 1. Định kí hiệu phân loại cho cuốn sách “Xuân Quỳnh – thơ và đời” 895.922 Văn học Việt Nam
1 Thơ 34 Thời kỳ
Vậy cuốn sách "Xuân Quỳnh - thơ và đời” có chỉ số phân loại là: 895.922134 Ví dụ 2. Định kí hiệu phân loại cho cuốn sách “Triết học Mác – Lênin”
335.4 Hệ thống Mácxít 411 Nền tảng triết học
Vậy cuốn sách “Triết học Mác – Lênin” có ký hiệu là: 335.411 Ví dụ 3. Định kí hiệu phân loại cho cuốn sách “Toàn tập Hồ Chí Minh”
335.4346 Chủ nghĩa cộng sản Việt Nam Xếp vào mục này tư tưởng Hồ Chí Minh
Vậy cuốn sách “Toàn tập Hồ Chí Minh” có kí hiệu phân loại là 335.4346 Ví dụ 4. Cuốn “Sách bài tập về sinh lí học động vật” có kí hiệu là 571.1076 Ví dụ 5. Cuốn “Gạch và ngói trang trí” có kí hiệu là 738.6
Công tác nghiệp vụ đòi hỏi mỗi cán bộ phải có kiến thức sâu về xử lý nội dung thông tin, kiến thức về các ngành khoa học khác nhau, tránh trường hợp xử lý sai, hoặc không phản ánh hết nội dung tài liệu chứa đựng khi dịch chủ đề của tác phẩm ra ký hiệu phân loại cho trước, điều này rất dễ gây nhầm lẫn cho bạn đọc. Đến nay, 100% cán bộ của thư viện tỉnh đã được tập huấn nghiệp vụ Khung phân loại DDC14 về xử lý nội dung tài liệu. Đó là điều kiện thuận lợi đảm bảo cho công tác biên mục sách, tài liệu được chính xác.
Định từ khóa
Thư viện sử dụng bảng từ khóa của TVQGVN để định từ khóa cho tài liệu. Trong quá trình thực hiện định từ khóa, cán bộ thư viện đã nghiên cứu, so sánh và tham khảo qua các CSDL của nhiều thư viện khác để công tác này đạt hiệu quả và chuẩn xác hơn. Mỗi từ khóa được xây dựng và nhập vào biểu ghi là cả một quá trình tìm tòi, nghiên cứu, phân tích nội của tài liệu. Từ khoá được xác định phải phản ánh đúng chủ đề nội dung tài liệu, thông dụng, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học; súc tích; ngắn gọn; chính xác; hiện đại; đơn nghĩa và khách quan. Để đạt được các yêu cầu này, đòi hỏi người làm công tác định từ khoá phải là người có sự hiểu biết sâu, rộng, có khả năng phân tích, tổng hợp thông tin. CBTV đã định từ khóa cho tài liệu theo các bước sau:
- Phân tích nội dung tài liệu;
- Xác định các khái niệm đặc trưng bằng từ khóa; - Sắp xếp các từ khóa và đưa vào biểu ghi.
Có như vậy quá trình tìm tin của bạn đọc mới thực sự hiệu quả.
2.2.3. Tổ chức kho và bảo quản tài liệu.
Công tác bảo quản tài liệu được thư viện quan tâm. Sách khi nhập về thư viện sẽ được khoan lỗ để may chỉ ở gáy sách trước khi phân chia về kho phục vụ.
Để thuận tiện cho việc bảo quản và sử dụng, TVHD được tổ chức thành nhiều kho. Các kho đều tổ chức theo hình thức kho mở để bạn đọc có thể tự vào kho tìm và lấy tài liệu phù hợp với nhu cầu vừa tiết kiệm thời gian vừa kích thích nhu cầu của bạn đọc. Ở mỗi kho, tài liệu được sắp xếp phù hợp, khoa học, gọn gàng.
Hiện nay, với khoảng gần 200.000 cuốn sách, chia thành 7 kho: kho sách