Quản trị nguồn hàng là hoạt động điều phối hàng hóa nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu hàng hóa của khách hàng. Việc cung ứng hàng hóa kịp thời đầy đủ đảm bảo cho quá trình kinh doanh thương mại được tiến hành liên tục, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Những nội dung cơ bản của công tác quản trị nguồn hàng như: tổ chức công tác tiếp nhận hàng hóa, tổ chức trưng bày hàng
hóa, tổ chức bảo quản hàng hóa, tổ chức kiểm soát chất lượng, tổ chức dịch vụ hỗ trợ bán hàng.
Tổ chức công tác tiếp nhận hàng hóa: Nhằm đáp ứng tốt nhu cầu hàng hóa và chất lượng, Metro Việt Nam xây dựng các trung tâm phân phối hàng hóa để cung cấp kịp thời hàng hóa cho các siêu thị, vì vậy công tác tổ chức thu mua hàng hóa được thay bằng công tác tiếp nhận hàng hóa. Metro Nha Trang nhận hàng tại các trung tâm phân phối:
- Trung tâm Thu mua & chế biến rau quả Đà Lạt.
- Trung tâm Thu mua và chế biến Thủy hải sản Cần Thơ. - Trung tâm phân phối hàng lạnh Bình Dương.
- Trung tâm phân phối Hàng Thực phẩm khô và Phi thực phẩm Bình Dương.
Quy cách sản phẩm đều do Metro Việt Nam đặt nhà sản xuất, sau đó hàng hóa sẽ được chuyển về các trung tâm phân phối. Tại đây hàng hóa được phân lô, đóng gói, dán mã vạch làm mã hàng theo quy cách của Metro. Hàng hóa được vận chuyển về kho hàng Metro Nha Trang, bộ phận nhận hàng sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra, nhận hàng hóa nhập kho rồi phân về các ngành hàng tương ứng.
Tổ chức trưng bày hàng hóa Hàng hóa: sau khi nhập kho hàng sẽ được đưa ra trưng bày lên kệ. Các kệ hàng của Metro Nha Trang được thiết kế rộng và cao, phù hợp với cách thức đóng gói theo lốc lớn của Metro, sản phẩm đặt lên kệ hàng sẽ có tên sản phẩm dán kèm theo cùng với giá bán. Metro Nha Trang tổ chức trưng bày hàng hóa theo kích thước và theo khối.
- Trưng bày hàng hóa theo kích thước: những hàng hóa có kích thước lơn, nặng được đặt kệ dưới cùng, kệ trên cao dành cho những hàng hóa có kích thước nhỏ 45 hơn. Phần trên của kệ, Metro Nha Trang dùng làm chỗ để các thùng hàng dự trữ tại chỗ nhằm linh động trong việc lấy hàng khi hàng trên kệ hết.
- Trưng bày theo khối: những sản phẩm liên quan đến nhau được sắp xếp gần nhau. Sản phẩm cần bảo quản ở nhiệt độ thấp được thiết kế ở khu vực riêng. Khoảng cách giữa các gian hàng rộng rãi, dễ dàng tìm kiếm, ở giữa siêu thị là quầy
thông tin, tư vấn thắc mắc của khách hàng. Hàng ngày nhân viên ngành hàng sẽ kiểm tra, sắp xếp lại hàng hóa trên kệ, lau chùi vệ sinh kệ hàng sạch sẽ.
Quy mô của siêu thị Metro rất lớn, rộng rãi, phù hợp với những khách hàng mua hàng số lượng lớn, lối đi rộng, dễ dàng cho việc đẩy xe hàng. Các gian hàng được thiết kế theo khuôn viên riêng, trên mỗi đầu kệ đều có các biển thông tin kệ hàng hóa ví dụ: hàng hóa mĩ phẩm, hàng đồ khô, thịt, cá … Đối với những sản phẩm cần bảo quản lạnh, Metro Nha Trang thiết kế khu trưng bày hàng hóa riêng, thường tập trung thành một khu vực riêng, có máy lạnh để bảo quản hàng hóa. Công tác vệ sinh sàn siêu thị và các kệ thực hiện tốt.
Tổ chức bảo quản hàng hóa
Hệ thống cơ sở vật chất của Metro Nha Trang hiện đại, đáp ứng tốt các yêu cầu bảo quản hàng hóa.
Đối với thực phẩm tươi sống: tất cả 5 ngành hàng này đều có kho lạnh, những ngành hàng này có vị trí gần nhau nhằm tập trung hệ thống làm lạnh tốt nhất. Hàng hóa được bảo quản ở nhiệt độ thích hợp nhằm giữ chất lượng luôn được đảm bảo. Đặc biệt đối với khu hàng rau sẽ được lắp thêm máy phun sương tự động để rau luôn được tươi ngon, không bị héo. Sản phẩm đông lạnh được cho vào kho đông nhằm đảm bảo hàng hóa luôn ở nhiệt độ thấp và không bị rã đông.
Đối với cá sống, trong quá trình vận chuyển từ trung tâm phân phối về luôn được cung cấp oxy dưỡng khí trên xe, về đến kho hàng Metro Nha Trang chúng sẽ được cho vào bể cá có hệ thống máy sục khí cung cấp oxy cho cá, khi cá chết sẽ được vớt ra ngay và cho sang khu bảo quản lạnh (trở thành hàng cá tươi với mã vạch khác).
Đối với thực phẩm khô và phi thực phẩm: những sản phẩm thuộc những ngành hàng này đều cần bảo quản ở nơi thoáng mát, khô ráo nên Metro Nha Trang đã xây dựng kho hàng riêng, rộng rãi, khô rao, có hệ thống thông gió.
Với hệ thống bảo quản lạnh hiện đại, cơ chế kiểm soát nhiệt độ hoàn hảo, Metro Nha Trang luôn đảm bảo chất lượng và độ tươi của sản phẩm.
Tổ chức kiểm soát chất lượng hàng hóa
Các loại sản phẩm bày bán tại siêu thị Metro Nha Trang đều được đảm bảo chất lượng. Để đảm bảo an toàn thực phẩm tại các trung tâm siêu thị, Metro đã áp dụng hệ thống HACCP. HACCP có nghĩa là phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn, một hệ thống để đảm bảo an toàn thực phẩm và duy trì những tiêu chuẩn vệ sinh. HACCP đã trở thành một phương pháp được công nhận và chấp thuận trên toàn thế giới để đảm bảo an toàn thực phẩm. Tại METRO, HACCP không là một chương trình riêng lẻ, mà được xây dựng trên nền tảng của những hoạt động hàng ngày, còn được gọi là chương trình tiên quyết. Sự thành công của chương trình HACCP phụ thuộc vào hai yếu tố là cơ sở hạ tầng và con người.
Đối với sản phẩm tươi sống, nhà cung cấp phải đảm bảo sản phẩm của họ đáp ứng tiêu chuẩn sản phẩm, bao gồm các yêu cầu về chất lượng, đóng gói và nhiệt độ vận chuyển. Sản phẩm thịt và trứng phải được giao kèm với giấy chứng nhận kiểm dịch. Nhân viên METRO sẽ kiểm tra tất cả các lô sản phẩm được giao, và những lô sản phẩm không đáp ứng yêu cầu sẽ bị từ chối.
Tất cả sản phẩm thực phẩm chế biến và bao bì bao gói, chứa đựng thực phẩm phải được cấp chứng nhận hợp quy hoặc phù hợp quy định an toàn thực phẩm. Metro yêu cầu nhà cung cấp xuất trình hồ sơ, bao gồm cả mẫu nhãn cuả sản phẩm và kết quả kiểm nghiệm.
Những sản phẩm hóa mỹ phẩm và chế phẩm diệt côn trùng gia dụng phải được cấp giấy chứng nhận đăng ký lưu hành.
Những sản phẩm phi thực phẩm như đồ chơi, mũ bảo hiểm, thiết bị điện, thiết bị viễn thông … phải được cấp chứng nhận hợp quy và dán tem hợp quy theo quy định. Việc ghi nhãn cho các sản phẩm đóng gói sẵn là một yêu cầu quan trọng đối với nhà cung cấp của METRO. Tất cả các sản phẩm này phải tuân thủ quy định về ghi nhãn hàng hoá, nhằm cung cấp tất cả các thông tin cần thiết về sản phẩm cho khách hàng.
Theo định kỳ, bộ phận Đảm bảo Chất lượng sẽ lấy mẫu kiểm nghiệm. Metro chọn lựa những phòng thí nghiệm độc lập có uy tín để thực hiện việc phân tích các sản phẩm thực phẩm và phi thực phẩm. Bộ phận đảm bảo chất lượng cũng kiểm tra
việc ghi nhãn và kiểm tra về định lượng tất cả các sản phẩm nhằm phát hiện các sản phẩm không phù hợp và yêu cầu các nhà cung cấp cải thiện chất lượng sản phẩm.
Hàng ngày nhân viên ngành hàng sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra hàng hóa, hàng nào sẽ bị lỗi (do quá trình lấy hàng làm bao bì bị rách, méo mó, biến dạng,…) sẽ được lấy khỏi kệ hàng và trả lại kho, báo cho trưởng ngành hàng. Hàng bị lỗi sẽ được sử dụng cho nội bộ hoặc làm quà tặng. Đặc biệt, khi nhập hàng vào kho hàng, bộ phận nhận hàng sẽ kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa và nhập vào hệ thống dữ liệu, nếu hàng hóa nào còn thời gian sử dụng còn 3 tháng thì hàng đó được ưu tiên đưa xuống khỏi kệ hàng đặt thành đảo hàng tạo sự thu hút với khách hàng để bán đi trước, nếu vẫn không bán được thì hàng đó sẽ tiến hành đóng gói lại làm quà tặng làm quà tặng kèm, hàng giảm giá lớn (thường giảm 50%, tặng sản phẩm lớn…), trường hợp hàng không thể bán hết được thì sẽ tiến hành hủy hàng. Đối với sản phẩm “ăn liền” như bánh mì, thịt quay thì sản xuất và bán trong ngày. Nếu những sản phẩm đến 21 giờ hàng ngày mà không bán hết sẽ phải đem đi hủy. Đối với sản phẩm tươi sống khi hàng hóa bán không được, có dấu hiệu giảm chất lượng thì phải đem đi hủy.