Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy
(Nguồn: phòng nhân sự)
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Phòng hành chính
• Bộ phận nhân sự:
Chịu trách nhiệm quản lý các vấn đề liên quan đến nhân sự tại mỗi kho: tuyển dụng, thuyên chuyển vị trí trong công ty…Phòng quản trị nguồn nhân lực giúp đảm bảo cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp được quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất. Các cán bộ phòng nhân sự đề xuất hoặc cùng lãnh đạo trực tiếp soạn thảo ra các chính sách, thủ tục cần thiết liên quan đến vấn đề quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức và thông báo cho toàn bộ nhân viên biết về các chính sách tại công ty như:
Các chính sách về quyền hạn, trách nhiệm, quy chế hoạt độn và việc làm chung các phòng ban nhân viên; các chính sách, quy chế về tuyển dụng gồm có các tiêu chuẩn, thủ tục tuyển dụng, các quy định về thời gian tập sự, giờ làm việc, ngày nghỉ trong tuần, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ không ăn lương, thuyên chuyển, và tuyển lại những nhân viên cũ của doanh nghiệp.
Các chính sách về chế độ lương bổng, phụ cấp, khen thưởng, thăng tiến, gồm có các quy định về cách thức thu nhập trong doanh nghiệp, các hình thức trả lương, xếp lương khởi điểm, điều kiện được tăng lương, các loại phụ cấp và điều kiện, mức độ được trả lương phụ cấp, các quy chế, loại hình và mức độ khen thưởng, quy chế và điều kiện được thăng cấp
Các chính sách đào tạo quy đinh các loại hình đào tạo; huấn luyện cho nhân viên được tham gia và chi phí cho các khóa đào tạo, huấn luyện; các chế độ ưu đãi, khuyến khích đối với nhân viên có thêm các văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp.
- Thực hiện phối hợp cùng các lãnh đạo trực tuyến hoặc các phòng ban khác thực hiện các chức năng, hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
- Cố vấn cho lãnh đạo trực tuyến về các kỹ năng quản trị nguồn nhân lực: Điều tra, trắc nghiệm tìm hiểu quan điểm, thái độ của nhân viên đối với một số chính sách mới dự định sửa đổi hoặc sẽ áp dụng trong doanh nghiệp; giúp lãnh đạo giải quyết những vấn đề khó khăn( sử dụng có hiệu quả nhất chi phí quản trị nguồn nhân lực như thế nào?, đối xử như thế nào đối với những nhân viên đã gắn
bó với doanh nghiệp trong nhiều năm, tuy chưa đến tuổi về hưu nhưng giờ không thể thực hiện công việc có hiệu quả nữa?....) Rất nhiều vấn đề liên quan đến nhân viên trong doanh nghiệp, khó lường trước, thường xuyên xảy ra, đòi hỏi bộ phận nhân sự phải hiểu biết và có kinh nghiệm mới có thể đưa ra chỉ dẫn, giải pháp thực hiện có hiệu quả giúp các lãnh đạo.
- Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các chính sách và thủ tục về nguồn nhân lực.
Phòng nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công ty được thực hiện đầy đủ, chính xác. Để làm tốt chức năng này, phòng nhân sự cần thiết phải:
Thu thập thông tin và phân tích tình hình tuyển dụng, chọn lựa, thay thế và đề bạt nhân viên nhằm đảm bảo mọi vấn đề đều được thực hiện theo đúng quy định
Phân tích kết quả thực hiện công việc của nhân viên nhằm đưa ra các điều chỉnh hoặc kiến nghị cải tiến phù hợp.
Phân tích các số liệu thống kê và tình hình vắng mặt, đi trễ, không quẹt thẻ vân tay, thuyên chuyển, kỷ luật và các khiếu tố, tranh chấp lao động để tìm ra các vấn đề tồn tại và biện pháp khắc phục.
• Bộ phận kế toán:
Có chức năng tham mưu cho giám đốc chi nhánh về công tác tài chính; công tác kế toán thời vụ; công tác kiểm toán nội bộ; công tác quản lý tài sản; công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế; kiểm soát chi phí hoạt động của công ty; quản lý vốn, tài sản của công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn công ty; thực hiện các nhiệm vụ do giám đốc giao.
Nhiệm vụ: Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của công ty trình giám đốc chi nhánh phê quyệt để làm cơ sở thực hiện ; chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ có điều chuyển vốn và hoàn trả vốn vay, lãi vay trong toàn công ty; tham mưu cho giám đốc phân bổ kế hoạch tài chính cho các bộ phận trực thuộc; triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong công ty; thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ và tham gia cùng với phòng nghiệp vụ của công ty để hạch toán lỗ từng bộ phận trực thuộc, giúp giám đốc nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận; Lập
báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định hiện hành của nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của công ty; phân tích tình hình tài chính của công ty, cân đối nguồn vốn, công nợ trong công ty và báo cáo định kỳ co giám đốc; chủ trì làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính; lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn ngân hàng, lập kế hoạch và quy định huy động vốn từ các nguồn khác phụ vụ cho hoạt động của công ty.
• Bộ phận IT:
- Chức năng: Hỗ trợ công việc liên quan đến thiết kế đồ họa, thiết kế website, mạng nội bộ, domain, hosting, quản lý website nội bộ, email, các vấn đề liên quan đến kỹ thuật; Hỗ trợ các phòng ban khác các vẫn đề về kỹ thuật chuyên môn.
- Nhiệm vụ: Hỗ trợ , giải đáp thắc mắc, giá cả, kỹ thuật, công nghệ liên quan; Nhận lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, xây dựng, phản hồi website; Quản lý hệ thống mạng nội bộ, phần mềm chuyển giao của công ty; Quản lý, đăng lý, gia hạn, khắc phục sự cố, sao lưu, phục hồi các vấn đề liên quan đến domain và hosting, email; Lập kế hoạch, nâng cấp các sản phẩm kinh doanh của công ty; Quản lý về kỹ thuật các website nội bộ của công ty; Khắc phục sự cố máy tính nội bộ của công ty về mặt tổng thể của công ty; Hỗ trợ hành chính nhân sự đào tạo nhân viên về: giới thiệu tính năng, thông số kỹ thuật của các công cụ , đào tạo sử dụng phần mềm tin học hóa công ty, hướng dẫn nhân viên sử dụng email nếu họ chưa biết.
Phòng chăm sóc khách hàng:
Hỗ trợ bộ phận bán hàng quản lý thông tin khách hàng và hỗ trợ hoạt động bán hàng. Tổ chức ghi nhận, tổng hợp ý kiến khiếu nại của khách hàng, tổ chức việc phân tích nguyên nhân, hành động khắc phục phòng ngừa và theo dõi quá trình thực hiện. Hằng năm tổng kết hoạt động khiếu nại của khách hàng, phân tích chỉ số khiếu nại. Tổ chức và xây dựng các kênh thông tin cho khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng các thông tin về công ty, tính năng của sản phẩm, giá cả, phương thức thanh toán, .... Định kì hàng năm đánh giá mức độ, hiệu quả của các kênh thông tin cho khách hàng, báo cáo trưởng phòng bán hàng. Tổ chức thực hiện các cuộc thăm hỏi khách hàng. Lập báo cáo phân tích ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc. Chủ trì trong việc chuẩn bị quà, tặng cho từng khách hàng trong các dịp đặc biệt.
Theo dõi kế hoạch bảo hành sản phẩm, kiểm tra kế hoạch bảo hành sản phẩm, hoạt động bảo hành, hoạt động bảo trì sửa chữa để nắm được mức thỏa mãn của công ty với hoạt động này. Bao gồm các bộ phận:
• Bộ phận thu ngân:
Chịu trách nhiệm giúp khách hàng thanh toán khi khách hàng tới kho mua hàng, xuất hóa đơn cho khách hàng. Công việc của thu ngân đó là: tạo ấn tượng tốt đẹp sau cùng về công ty đối với khách hàng vì vậy thu ngân cần có tác phong nhanh nhạy, lịch sự luôn chào khách gọi bằng tên của họ, quét mã hàng của các sản phẩm khách hàng chọn, xuất hóa đơn, thu tiền từ khách hàng, chúc khách hàng có một ngày tốt lành, đảm bảo rằng khách hàng rời công ty với ấn tượng tốt đẹp. Vì vậy thu ngân là người tạo ấn tượng sau cùng đối với khách hàng, do đó cần phải cẩn thận chính xác và nhanh nhẹn trong cách xử lí, tiếp xúc với khách hàng trong mọi tình huống xảy ra đối với quy trình trong hoạt động của công việc.
• Bộ phận hậu mãi:
Chịu trách nhiệm xử lý những công việc sau bán hàng, phải qua khuyến mãi cho khách hàng; xử lý hóa đơn cho khách hàng trả hóa đơn; nhận hàng hóa khi khách hàng đổi trả hóa đơn; phụ trách việc phát hành thẻ hội viên cho khách hàng. Hỗ trợ giải đáp thắc mắc của khách hàng về dịch vụ cũng như hàng hóa tại Metro Nha Trang. Các dịch vụ cung cấp như: giải đáp thắc mắc về hàng hóa, dịch vụ của Metro; phát quà khuyến mãi; bảo hành sản phẩm và đổi trả hàng hóa. Ngoài ra, dịch vụ cấp phát thẻ hội viên Metro cũng do dịch vụ hậu mãi cung cấp, Nhằm đảm bảo lợi ích cho khách hàng khi đến mua sắm tại Metro Nha Trang.
• Bộ phận vận chuyển:
Nhận hàng hóa, hồ sơ tài liệu đầy đủ theo yêu cầu; Giao hàng hóa, tài liệu hồ sơ theo lịch phân công, theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất kinh doanh, của trưởng phòng; Kiểm tra hàng hóa, hồ sơ, sau đó ký vào phiếu xuất và sổ giao nhận; Ghi đầy đủ tên hàng hóa, số lượng, nơi giao, nơi nhận, thời hạn vào sổ giao nhận; thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hóa, tài liệu hồ sơ được giao đầy đủ, chính xác, đúng thời hạn; giao đầy đủ hàng hóa, tài liệu hồ sơ cho người nhận, sau đó yêu cầu ký tên vào sổ giao nhận của mình; chịu trách nhiệm về hàng hóa từ khi nhận đến khi giao trừ trường hợp bất khả kháng.
• Bộ phận IT:
Phòng kỹ thuật thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức năng tham mưu cho Giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm. Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế. Kết hợp với phòng Kế hoạch vật tư theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa, sản phẩm khi mua hoặc xuất ra. Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm.Quản lý các vấn đề liên quan đến máy móc, thiết bị, cơ sở vật chất của siêu thị.
Nhiệm vụ: Thiết kế, triển khai thi công sản phẩm ở các khâu sản xuất. Tổ chức quan lý, kiểm tra công nghệ và chất lượng sản phẩm, tham gia nghiệm thu sản phẩm. Căn cứ hợp đồng kinh tế lập phương án kỹ thuật, khảo sát, lên danh mục, hạng mực cung cấp cho Phòng kinh doanh để xây dựng giá thành sản phẩm. Quản lý kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các mặt hàng, sản phẩm theo đúng mẫu mã, quy trình kỹ thuật, nhiệm vụ thiết kế theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Là đơn vị chịu trách nhiệm chính về mặt kỹ thuật đối với các sản phẩm xuất xưởng. Tham gia vào việc kiểm tra xác định mức lao động trong các công việc sản xuất và xác nhận lệnh sản xuất. Trực tiếp làm các công việc về đăng ký, đăng kiểm chất lượng hàng hóa, sản phẩm, hàng hóa tại công ty. Quản lý chỉ đạo về an toàn kỹ thuật trong sản xuất. Kiểm tra xác định khối lượng, chất lượng, kỹ thuật của các sản phẩm xuất xưởng để làm cơ sở quyết toán và thanh lý hợp đồng kinh tế. Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa lớn các thiết bị của các bộ phận theo định kỳ. Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm và định mức kỹ thuật áp dụng trong công ty. Phối hợp với các đơn vị liên quan tham gia Hội đồng khảo thí tay nghề nâng bậc lương công nhân kỹ thuật. Biên soạn tài liệu về công nghệ kỹ thuật để đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên.
Bộ phận kinh doanh
Là bộ phận tham mưu, giúp cho Giám đốc về công tác bán các sản phẩm, dịch vụ của công ty, nghiên cứu phát triển thị trường, xây dụng và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
Có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu thị trường để có chiến lược kinh doanh trước mắt và lâu dài, tham mưu cho giám đốc và lên kế hoạch tiêu thụ, ký hợp đồng với bạn hàng; Là cầu nối giữa công ty với khách hàng, phản hồi những ý kiến chưa hài lòng về công ty và là người truyền đạt lại các trương trình, chính sách của công ty tới khách hàng; Tiếp nhận những đơn đặt hàng qua điện thoại, email, hợp đồng; Phối hợp với bộ phận quản lý ngành hàng thực hiện những chương trình khuyến mãi, quảng cáo nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh. Thực hiện xây dụng chiến lược, kế hoạch kinh doanh từng tháng để trình Giám đốc phê duyệt. Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu và các chương trình quảng bá, tiếp cận khách hàng để trình Giám đốc phê duyệt. Đề xuất chính sách cho khách hàng, trình Giám đốc và thực hiện theo chính sách được phê duyệt. Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng trình Giám đốc phê duyệt định kỳ và thực hiện tổ chức triển khai các san phẩm và dịch vụ thuộc chức năng nhằm đạt mục tiêu đã được phê duyệt. Tuân thủ các quy định của Công ty trong công tác đề xuất các chính sách cho khách hàng khi cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thuộc chức năng nhiệm vụ. Tìm kiếm và phát triển khách hàng tiềm năng, khách hàng mục tiêu của Công ty. Tìm kiếm và duy trì phát triển mối quan hệ với khách hàng, liên kết theo kế hoạch và chiến lược phát triển của công ty. Thu thập và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định, Đầu mối về thu nhập, quản lý thông tin khách hàng, tổ chức để phục vụ công tác đánh giá xếp hạng khách hàng, tổ chức, thẩm định và tái thẩm định hồ sơ khách hàng. Định kỳ thu thập và phân tích thông tin về sản phẩm của các bộ phận, nhu cầu của thị trường tham mưu cho Giám đốc định hướng, định vị thị trường, sản phẩm thỏa mãn nhu cầu thị trường. Tư vấn cho khách hàng về giá, sản phẩm, nhãn hàng phù hợp, cách thức thanh toán, …
Mối quan hệ với các phòng ban: Phối hợp với phòng nhân sự xây dựng cơ cấu tổ chức, phát triển nguồn nhân lực của Phòng phù hợp với chiến lược phát triển nhân lực của công ty; được yêu cầu phòng Hành chính – Nhân sự hỗ trợ về các hoạt động hành chính, nhân sự, truyền thông để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ của Phòng. Thực hiện các hướng dẫn của phòng Kế toán để đảm bảo đúng quy định về chế độ kế toán trong hoạt động chi tiêu của Phòng; Được yêu cầu phòng kỹ thuật hỗ trợ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động nghiệp vụ của Phòng;
Phòng ngành hàng
• Ngành hàng phi thực phẩm:
Chịu trách nhiệm quản lý ngành hàng phi thực phẩm( bao gồm phi thực phẩm: hàng gia dụng, văn phòng phẩm; Hóa mỹ phẩm: các loại chất tẩy rửa, vệ sinh, …) các vấn đề về giá và hàng tồn kho; lên chương trình khuyến mãi và các hội nghị bán hàng; tư vấn thông tin hàng hóa cho khách hàng.
• Ngành hàng thực phẩm tươi sống:
Chịu trách nhiệm quản lý các ngành hàng thực phẩm tươi sống: cá, thịt, rau, bơ sữa và đông lạnh, bánh tươi các vấn đề về hàng tồn kho và giá. Chịu trách nhiệm quản lý ngành hàng thực phẩm khô (bao gồm: bia, rượu, bánh kẹo, đồ hộp, …) các vấn đề về giá và hàng tồn kho; lên chương trình khuyến mãi và các hội nghị bán