6. Kết cấu của Luận văn
2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của các Phòng ban
- Phòng kinh doanh: Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh, xây dựng mạng lƣới kênh phân phối, chính sách phân phối, chính sách giá. Xây dựng hệ thống tiêu thụ và tổ chức thực hiện tiêu thụ sản phẩm phù hợp với kế hoạch của Công ty giao hàng tháng, quý, năm. Nghiên cứu khai thác các tiềm năng để phát triển thị phần, mở thêm thị trƣờng mới. Kiểm tra theo dõi các chi nhánh, các miền thực hiện tốt chính sách bán hàng của Công ty, chăm sóc khách hàng, thực hiện nhiệm vụ hậu mãi, thúc đẩy công tác bán hàng có hiệu quả tại từng miền, vùng, khu vực phân công, giữ vững và phát triển thị phần, nâng cao doanh số tiêu thụ. Kiểm tra việc quản lý hàng hóa trong kho hàng tại các nhà phân phối theo đúng quy định về bảo quản, sắp xếp và nhập xuất hàng hóa, an toàn sản phẩm, sử dụng kho hàng đạt hiệu quả cao nhất…
- Phòng Marketing: Hoạch định chiến lƣợc xây dựng nhãn hiệu các sản phẩm, phát triển thƣơng hiệu, xây dựng chiến lƣợc giá, phân tích và xác định nhu cầu thị trƣờng…
- Phòng nhân sự: Phụ trách các vần đề về nhân sự.
- Phòng dự án: Lập, triển khai, giám sát đầu tƣ dự án mới và mở rộng sản xuất cho các nhà máy…
- Phòng cung ứng điều vận: Mua sắm, cung cấp nguyên nhiên liệu, vật tƣ kỹ thuật, thực hiện các công tác xuất nhập khẩu, nhận đơn đặt hàng của khách hàng…
- Phòng tài chính kế toán: Quản lý, điều hành các hoạt động tài chính kế toán.
- Trung tâm nghiên cứu dinh dưỡng và phát triển sản phẩm: Nghiên cứu sản phẩm mới, công bố sản phẩm, giám sát quy trình, công nghệ, nghiên cứu và tìm hiểu thị trƣờng.
- Phòng phát triển vùng nguyên liệu: Xây dựng và phát triển trại chăn nuôi bò, tăng số lƣợng đàn bò đáp ứng cung cấp nguyên liệu cho sản xuất, phát triển con giống nhập ngoại tăng chất lƣợng nguồn nguyên liệu…
- Phòng khám đa khoa: Khám, tƣ vấn dinh dƣỡng và sức khỏe, tƣ vấn các sản phẩm của Công ty cho khách hàng, phối hợp với Trung tâm nghiên cứu dinh dƣỡng và phát triển sản phẩm mới trong việc đƣa ra các sản phẩm có thành phần dinh dƣỡng phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
- Phòng sản xuất phụ trách các nhà máy sản xuất: Thực hiện kế hoạch sản xuất đảm bảo về số lƣợng và chất lƣợng.
- Phòng kiểm soát nội bộ: Trợ giúp Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát nhằm đảm bảo các hành động đƣợc khắc phục kịp thời, kiểm soát việc thực hiện quy chế, chính sách, thủ tục của Công ty đề ra.
- Xí nghiệp kho vận: Thực hiện giao hàng và thu tiền, quản lý cơ sở vật chất, nguyên vật liệu.
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh của Công ty Vinamilk
(Nguồn: Phòng nhân sự)
Vai trò các thành viên Phòng kinh doanh của Công ty
- Giám đốc điều hành kinh doanh: Là ngƣời đứng đầu phòng kinh doanh của Công ty, là ngƣời quản lý, đánh giá và chịu trách nhiệm hoạt động kênh phân phối sản phẩm của Công ty.
- Giám đốc chi nhánh (hoặc Giám đốc miền) và Trưởng bán hàng vùng: Là ngƣời chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kênh phân phối của chi nhánh hoặc miền và của vùng do mình quản lý. Trƣởng vùng báo cáo trực tiếp cho Giám đốc chi nhánh (hoặc Giám đốc miền).
- Giám sát nhà phân phối (hoặc Chuyên viên kinh doanh): Là ngƣời chịu trách nhiệm tất cả hoạt động tại nhà phân phối mình quản lý. Có nhiệm vụ quản lý, huấn luyện đội ngũ nhân viên bán hàng tại nhà phân phối theo đúng vai trò trách nhiệm. Báo cáo trực tiếp cho Trƣởng vùng.
Giám sát nhà phân phối(hoặc Chuyên viên kinh doanh)
Trƣởng bán hàng vùng hoặc trƣởng bán hàng kênh siêu thị
GĐ miền(GĐ chi nhánh) và GĐ Siêu thị
GĐ điều hành kinh doanh
Trƣởng các ban khác trực
thuộc phòng kinh doanh Nhân viên bán hàng tại nhà phân
phối Giám sát đội bán
- Giám sát đội bán hàng: Hỗ trợ công việc cho giám sát nhà phân phối, quản lý một phần công việc kinh doanh tại nhà phân phối, giúp giám sát nhà phân phối quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng và kiểm tra hoạt động bán hàng ngoài thị trƣờng. Tùy thuộc số lƣợng nhân viên bán hàng và doanh thu của nhà phân phối, Công ty sẽ phân công thêm một giám đội bán hàng tại nhà phân phối đó. Báo cáo trực tiếp cho giám sát nhà phân phối.
- Nhân viên bán hàng tại nhà phân phối: Ký hợp đồng lao động với nhà phân phối, đƣợc Công ty Vinamilk hỗ trợ thu nhập theo kết quả hoàn thành các chỉ tiêu công việc hàng tháng. Thực hiện các công vệc bán hàng đƣợc giao dƣới sự quản lý của giám sát đội bán hàng và giám sát nhà phân phối.