6. Kết cấu
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty:
Mô hình tổ chức:
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty
(Nguồn: Công ty TNHH MTV TM Thuỷ Lộc, năm 2014) 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận:
Giám đốc:
Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty, có quyền hành cao nhất, chịu trách nhiệm trƣớc Pháp luật, UBND Thành phố và các cơ quan quản lý nhà nƣớc về việc điều hành hoạt động của Công ty.
Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung và quyết định các mặt hoạt động trong quản lý kinh doanh, tổ chức đời sống, điều hành các hoạt động của Công ty.
Điều hành, bổ nhiệm hay miễn nhiệm các nhân viên trong Công ty.
Bộ phận kế toán:
Bộ phận kế toán quản lý công tác tài chính toàn công ty, tham mƣu và đề xuất các kế hoạch tài chính. Bộ phận kế toán gồm: Kế toán trƣởng; Kế toán tổng hợp, công nợ; Kế toán kho; Thủ quỹ.
Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê của Công ty theo đúng Luật Kế toán hiện hành, phân tích hoạt động kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Công ty.
Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống sự diễn biến các nguồn vốn cấp, vốn vay; giải quyết các loại vốn, phục vụ cho việc huy động các nguồn lực trong kinh doanh của Công ty.
Theo dõi công nợ, phản ánh và đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác. Thực hiện công tác thanh toán đối nội và thanh toán quốc tế.
GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN MARKETING BỘ PHẬN KHO CỬA HÀNG KINH DOANH
Thực hiện quyết toán đúng tiến độ và hạch toán lỗ, lãi giúp cho Giám đốc nắm rõ tình hình tài chính, kịp thời đƣa ra các quyết định phù hợp.
Bộ phận marketing:
Tìm nguồn cung ứng hàng hóa chất lƣợng cao, giá cả phù hợp.
Thu thập thông tin để lập kế hoạch kinh doanh; tìm kiếm thị trƣờng.
Tính và lập các bảng báo giá sản phẩm của công ty gửi đến khách hàng.
Chào hàng, tƣ vấn, thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng mua bán sản phẩm (hợp đồng kinh tế).
Thực hiện các chƣơng trình tiếp thị, quảng cáo năng lực, sản phẩm và phƣơng thức dịch vụ của công ty.
Bộ phận kho: Thủ kho quản lý hàng hóa
Nghiên cứu, đề xuất, cải tiến công tác quản lý kho hàng.
Theo dõi tình hình hàng hóa tồn kho, báo động hàng tồn kho quá thời hạn quy định, thông tin cho các cá nhân liên quan giải quyết.
Tổ chức công tác xuất, nhập hàng hóa: đúng chủng loại, đủ số lƣợng, kịp thời gian… theo đúng quy định.
Kiểm tra định kỳ, báo cáo hàng tồn đọng, chậm tiêu thụ, kịp thời tìm ra phƣơng hƣớng giải quyết.
Cửa hàng kinh doanh:
Thực hiện các hoạt động mua bán hàng hóa.
Hàng tháng báo cáo hoạt động cho các bộ phận có liên quan
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán
2.1.4.1: Cơ cấu bộ máy kế toán
Hình 2.2: Cơ cấu bộ máy kế toán
(Nguồn: Bộ phận kế toán, năm 2014)
Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp công nợKế toán Kế toán kho Thủ quỹ
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận
Kế toán trƣởng:
Kế toán trƣởng là ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán của Công ty; là ngƣời chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh; chịu trách nhiệm về mọi số liệu ghi trong các báo cáo....
Tổ chức bảo quản, lƣu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu, số liệu kế toán của Công ty.
Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế trong Công ty một cách thƣờng xuyên liên tục nhằm đánh giá đúng đắn tình hình kết quả và hiệu quả kế hoạch kinh doanh của Công ty, phát hiện những lãng phí và thiệt hại của Công ty đã xảy ra, các việc làm không có hiệu quả, những trì trệ trong kinh doanh để có biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo hiệu quả hoạt động và lợi nhuận ngày càng tăng.
Phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các kế toán viên của công ty.
Theo dõi chấm công, tiền lƣơng và phát lƣơng cho nhân viên.
Kế toán tổng hợp:
Thực hiện tổng hợp toàn bộ số liệu từ các chứng từ kế toán, tiến hành các phần hành kế toán:
Kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán, thu chi, tham gia thanh toán các khoản trong nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng
Lên kế hoạch tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng hằng tháng, đảm bảo chi phí lƣơng không vƣợt định mức đặt ra.
Lập bảng kê danh sách lƣu trữ, bảo quản hóa đơn thuế giá trị gia tăng theo thời gian, thứ tự số quyển không để thất thoát, hƣ hỏng.
In và lƣu chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh.
Kiểm soát thanh toán, xuất nhập kho: kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ do thủ quỹ và thủ kho trình lên, nếu không hợp lệ phải báo cáo ngay cho kế toán trƣởng.
Kế toán công nợ:
Theo d i công nợ khách hàng, thƣờng xuyên đối chiếu kiểm tra số liệu với các bộ phận liên quan; lập phiếu kế toán, kịp thời điều chỉnh công nợ khách hàng (cập nhật hàng ngày).
Chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản thu hồi công nợ gửi khách hàng, trình lãnh đạo ký.
Cuối tháng báo cáo số dƣ chi tiết nợ phải thu, phải trả cho kế toán trƣởng.
Kế toán kho:
Thực hiện việc lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ nhập, xuất hàng hóa...khi có các nghiệp vụ phát sinh.
Tính giá nhập xuất sản phẩm, hàng hóa, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.
Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất, xử lý tất cả các trƣờng hợp thiếu hụt vật tƣ, hàng hóa theo quy định.
Phối hợp với thủ kho nhanh chóng làm các thủ tục trong việc xuất hàng hóa cho khách hàng.
Theo dõi chặt chẽ lƣợng nhập, xuất, tồn vật tƣ ở tất cả các khâu, các bộ phận trong hệ thống, kịp thời đề xuất việc lập kế hoạch dự trữ vật tƣ... đảm bảo quá trình kinh doanh không bị gián đoạn.
Thƣờng xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, cách sắp xếp, bảo quản hàng hoá vật tƣ trong kho một cách khoa học, theo đúng chế độ quản lý kho và an toàn phòng cháy chữa cháy.
Trực tiếp tham gia kiểm, đếm số lƣợng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền.
Tham gia công tác kiểm kê định kỳ, đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán. Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất các biện pháp xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, nộp về Kế toán trƣởng.
Kế toán kho đòi hỏi phải có sự hiểu biết nhất định về vật tƣ hàng hóa trong kho, nhất là những vật tƣ có nhiều chủng loại, quy cách mẫu mã khác nhau, vật tƣ là hóa chất dễ cháy nổ, dễ hƣ hỏng ....Có trách nhiệm thu chi tiền mặt, bảo quản tiền mặt.
Ghi chép sổ sách theo đúng nguyên tắc, báo cáo sổ quỹ hàng ngày.
2.1.4.3 Hình thức kế toán
Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán, bảng hệ thống tài
khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
Hình thức tổ chức công tác kế toán: Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác
Hình thức này đƣợc áp dụng ở những doanh nghiệp mà phạm vi hoạt động kinh doanh tƣơng đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có quy mô vừa và nhỏ.
Toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp đƣợc tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phƣơng tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhƣng đảm bảo đƣợc việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp.
Hình thức kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trƣng cơ bản của hình thức này là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó.
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào nhật ký chung để ghi vào sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết. Định kỳ, kế toán cộng số phát sinh, khóa sổ và căn cứ vào số liệu này để lập các báo cáo tài chính.
Các loại sổ sách: Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
Sổ Nhật ký chung ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian.
Sổ Nhật ký đặc biệt.
Sổ Cái mở cho từng tài khoản mà công ty đang áp dụng.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ trình tự ghi sổ Nhật ký chung Trong đó: : Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
(Nguồn: Bộ phận kế toán, năm 2014)
Phƣơng pháp tính giá hàng xuất kho:
Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền.
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá vốn.
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
Đơn giá xuất kho
Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ Số lƣợng hàng tồn đầu kỳ + Số lƣợng hàng nhập trong kỳ Phƣơng pháp tính thuế Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt SỒ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ kế toán chi tiết Sổ Qũy
Công ty áp dụng phƣơng pháp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định
Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định:
o Tài sản cố định đƣợc ghi nhận theo nguyên giá đƣợc phản ánh trên bảng cân đối kế toán theo các chỉ tiêu nguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại.
o Việc ghi nhận tài sản cố định hữu hình và khấu hao tài sản cố định thực hiện theo chuẩn mực kế toán số 03 – TSCĐHH, quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính và quyết định 203/2009/QĐ – BTC ngày 20/10/2009 về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
o Công ty áp dụng phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng đối với TSCĐHH.
2.1.5 Đánh giá chung
2.1.5.1 Thuận lợi
Công ty có nguồn nhân lực trẻ, năng động, sáng tạo trong công việc
Bộ máy quản lý gọn nhẹ giúp việc quản lý hiệu quả hơn
Bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời giúp cho giám đốc đƣa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, kịp thời
2.1.5.2 Khó khăn
Các nhân viên trẻ nên chƣa có nhiều kinh nghiệm trong việc bán hàng và marketing
Số lƣợng nhân viên còn ít khó khăn cho việc mở rộng hoạt động kinh doanh
2.1.5.3 Phương hướng hoạt động trong thời gian tới
Tăng cƣờng hoạt động marketing để tăng doanh số bán hàng, đạt lợi nhuận cao
Tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới
2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY. ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY.
2.2.1 Đặc điểm kinh doanh, các phƣơng thức bán hàng và thanh toán tại công ty ty
2.2.1.1 Đặc điểm kinh doanh
2.2.1.1.1Các mặt hàng kinh doanh:
Phụ kiện trang điểm: Bông phấn MISSHA Powder Poly Puff, Cọ môi MISSHA Easy Lip Brush, Cọ kẻ mắt MISSHA Gel Eyeliner Brush, Cọ trang điểm màu mắt MISSHA Shadow Tip (4pcs), Bấm mi MISSHA Professional Eyelash Curler,…….
Sữa rửa mặt: Sữa rửa mặt MISSHA Super Aqua Refreshing Cleansing Foam, Sữa rửa mặt chống lão hóa da MISA Yei Hyun Pure Cleansing Foam, Sữa rửa mặt dƣỡng ẩm da MISSHA Near SKIN Extra Renew Cleansing Foam, Sữa rửa mặt MISSHA Creamy Strawberry Latte Cleansing Foam,……
Mỹ phẩm trang điểm: Tẩy trang mắt và môi MISSHA The Style Lip & Eye Makeup Remover,Son bóng nhũ MISSHA The Style Glam Pearl Gloss (WH101), Son môi MISSHA The Style Crystal Shine Rouge (PP01), Sáp mắt MISSHA The Style Dual Eye Tip (GL01), Kem lót MISSHA Signature Dramatic Base Boomer
Mặt nạ: Mặt nạ dƣỡng rau củ MISSHA Secret Recipe Clean Vegetables Mask, Mặt nạ gạo làm trắng da MISSHA Secret Recipe Brightening Rice Mask, Mặt nạ dƣỡng dƣa leo MISSHA Secret Recipe Cucumber Sleeping Mask,…..
Mỹ phẩm chăm sóc da: Kem dƣỡng cung cấp nƣớc MISSHA Super Aqua Water Supply Cream, Nƣớc tẩy trang MISSHA Super Aqua Mineral Cleansing Water, Nƣớc hoa hồng se MISSHA Super Aqua Pore Correcting Toner, Tẩy tế bào chết MISSHA Super Aqua Detoxifying Peeling Gel,…..
Hoa hồng se MISSHA Super Aqua Pore Correcting Toner, Tẩy tế bào chết MISSHA Super Aqua Detoxifying Peeling Gel,…..
2.2.1.1.2 Hình thức tiêu thụ:
Hình thức tiêu thụ hàng hóa chủ yếu hiện nay của Công ty là tiêu thụ nội địa. Sau khi thoả thuận những điều kiện cần thiết về giá cả, hợp đồng nếu hai bên chấp thuận thì Công ty sẽ tiến hành giao hàng cho khách trong thời gian quy định.
2.2.1.2 Các phương thức bán hàng tại công ty
Các phƣơng thức bán hàng hiện đang sử dụng tại doanh nghiệp là:
Bán buôn qua kho: Theo hình thức nhận hàng hoặc chuyển hàng tùy theo
thỏa thuận với ngƣời mua trong hợp đồng mua bán. Theo hình thức chuyển hàng thì ngƣời mua thƣờng đặt hàng qua điện thoại, email (hầu hết các khách hàng đều đã là đối tác giao dịch nhiều lần), sau khi nhận đƣợc ủy nhiệm chi do bên mua fax thì đơn vị sẽ chuyển hàng đi.
Bán lẻ: Theo hình thức thu tiền tập trung, kế toán tổng hợp xuất hóa đơn
GTGT; kế toán kho lập phiếu xuất kho và xuất hàng hóa giao; thủ quỹ lập phiếu thu tiền mặt; tất cả quy trình nghiệp vụ đều đặt dƣới sự giám sát và phê duyệt của kế toán trƣởng và giám đốc. Trƣờng hợp khách hàng yêu cầu giao hàng thì chi phí giao hàng sẽ do bên mua hoặc bên bán chịu tùy theo thỏa thuận.
Thủ tục bán hàng
Hàng hóa trƣớc khi nhập kho, xuất kho đều đƣợc kiểm tra kỹ lƣỡng về mặt số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng, vì vậy trong kỳ hạch toán này không xảy ra trƣờng hợp hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán do sản phẩm sai quy cách nhƣ trong hợp đồng. Thủ tục bán hàng của công ty nhƣ sau:
Đối với hoạt động bán buôn, khách hàng đến xem hàng trực tiếp tại kho công ty. Sau đó, bên mua sẽ cử đại diện thỏa thuận các điều khoản (hình thức thanh toán, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng…) với giám đốc công ty, hợp đồng mua bán có thể do bên mua hoặc bên bán soạn nhƣng phải đảm bảo đúng với các điều khoản đã cam kết khi thỏa thuận.
Đối với hoạt động bán lẻ, trình tự bán hàng đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bước 1: Khách hàng đến xem hàng đƣợc sự tƣ vấn của nhân viên bán hàng (trực tiếp
tại showroom Hai Bà Trƣng) và đồng ý mua.
Bước 2: Kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT theo số lƣợng mua và giá bán hàng hóa.
Bước 3: Thủ quỹ lập phiếu thu, thu tiền mặt của khách hàng.
Bước 4: Kế toán kho lập phiếu xuất kho, xuất giao hàng hóa cho khách hàng.
Các bƣớc 2, 3, 4 thực hiện đồng thời dƣới sự giám sát, phê duyệt của kế toán trƣởng và giám đốc công ty. Sau khi bán hàng, Bộ phận Kế toán tiến hành hạch toán, theo dõi