3.1.1. Giới thiệu sơ lƣợc về công ty
- Tên gọi Công ty: Công ty TNHH dƣợc phẩm AAA.
- Tên giao dịch đối ngoại: AAA Pharmaceutical Co., Ltd.
- Địa chỉ giao dịch: 18 Luỹ Bán Bích, Phƣờng Tân Thới Hoà, Quận Tân Phú,
Thành phố Hồ Chí Minh.
- Điện thoại: (84.8) 961 0704
- Fax: (84.8)961 0705
- Mã số thuế: 0301000691
- Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VND
- Vốn điều lệ hiện tại: 70.032.280.147 VND
3.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH dƣợc phẩm AAA đƣợc thành lập theo giấy phép số 1155GP/TLDN do Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố Hồ Chí Minh cấp ngày 26/05/1997 và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 041476 ngày 05/06/1997 do Sở Kế Hoạch Đầu Tƣ cấp, vốn điều lệ ban đầu 1.000.000.000 VND và chính thức hoạt động vào đầu tháng 6/1997.
Đến năm 2007 Công ty đã thành lập các văn phòng chi nhánh tại các tỉnh thành trải khắp cả nƣớc:
+ Tại Hà Nội: Ngày thành lập: 18/03/1998
A13 lô 3 Khu Đô Thị Mới Định Công, Phƣờng Định Công, Quận Hoàng Mai, Thành Phố Hà Nội
40
+ Tại Cần Thơ: Ngày thành lập: 15/09/2004
176 B Trần Hƣng Đạo, Phƣờng An Hiệp, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ
+ Tại Đà Nẵng: Ngày thành lập: 15/12/2004
124 Hoàng Hoa Thám, Phƣờng Thạc Gián, Quận Thanh Khê, Thành Phố Đà Nẵng.
+ Tại Hải Phòng: Ngày thành lập: 01/06/2006
310- 312 Văn Cao, Phƣờng Đằng Lâm, Quận Hải An, Thành Phố Hải Phòng.
3.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty TNHH dƣợc phẩm AAA đƣợc tổ chức và hoạt động tuân thủ theo:
- Luật Doanh nghiệp đã đƣợc Quốc hội nƣớc Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt
Nam thông qua
- Điều lệ công ty đƣợc Hội đồng thành viên nhất trí thông qua.
- Hiện công ty chỉ có trụ sở đặt tại:
Địa chỉ: 18 Lũy Bán Bích, Phƣờng Tân Thới Hoà, Quận Tân Phú, Thành phố
Hồ Chí Minh.
Điện thoại: 083.972.2570
3.1.4. Cơ cấu bộ máy quản lý công ty
41
Hình 3.1: cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức)
3.1.5. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý
3.1.5.1. Hội đồng thành viên
- Có nhiệm vụ tƣ vấn cho giám đốc để chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh phục vụ Công ty.
- Tham gia bàn bạc góp ý xây dựng các định hƣớng phát triển và phƣơng pháp hoạt động kinh doanh.
- Tham gia ý kiến với Giám Đốc về việc lựa chọn, đào tạo, bố trí sử dụng và kiểm tra thƣờng xuyên việc thi hành kỷ luật của các cán bộ công nhân viên trong Công ty.
- Tham gia bàn bạc góp ý xây dựng các định hƣớng phát triển và các biện pháp theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty.
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN Phòng Kế Hoạch - Phát Triển BAN GIÁM ĐỐC Phòng Hành Chánh Phòng Kinh Doan h Phòng Trade Marketin g Phòng Kế Toán Văn Phòng Chi Nhán h Bộ phận Vi Tính Bộ phận Kho Hàng Bộ phận Xuất Nhập Khẩu Bộ phận Kế Toán
42
3.1.5.2. Ban Giám Đốc
- Giám đốc: Ông Quách Hƣng Chánh. - Trợ lý giám đốc: Ông Phạm Văn Năng.
- Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc hội đồng thành viên công ty và là ngƣời quyết định bổ nhiệm và điều hành hoạt động công ty. Giám đốc công ty có những quyền hạn sau:
Sử dụng bảo toàn và phát triển vốn.
Xây dựng chiến lƣợc phát triển, ké hoạch dài hạn và hàng năm của công
ty, dự án đầu tƣ, phƣơng án kinh doanh, đề án tổ chức của công ty qui hoạch đào tạo lao động.
Xây dựng các mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn sản phẩm, đơn giá tiền
lƣơng phù hợp với các qui định nhà nƣớc.
Quyết định giá mua, giá bán sản phẩm phù hợp với qui định nhà nƣớc.
3.1.5.3. Phòng Hành Chánh
Có nhiệm vụ quản trị về mặt nhân sự và quản lý trang thiết bị máy móc cho Công ty. Đồng thời phòng hành chánh còn có chức năng quan trọng là tham mƣu cho ban Giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, lao động, tiền lƣơng, công tác hành chánh thực hiện chế độ và chính xác cho nhân viên: bảo hiểm xã hội, chấm công, soạn thảo và lƣu trữ các tài liệu công văn.
Điều hành trực tiếp các công việc ở bộ phận vi tính và bộ phận kho hàng:
- Bộ phận vi tính: Chịu trách nhiệm về việc phát hành hóa đơn bán hang và
quản lý hệ thống vi tính của toàn Công ty.
- Bộ phận kho hàng: Chịu trách nhiệm xuất hàng và giao hàng cho khách
hàng.
Phòng kinh doanh
- Chịu trách nhiệm về doanh số bán hàng của công ty, đồng thời xây dựng các
hoạt động khuyến mãi và quảng cáo, mở rộng thị trƣờng, hệ thống phân phối của công ty.
43
- Tìm khách hàng mới. - Phân phối sản phẩm.
- Giúp công ty hoàn thành kế hoạch kinh doanh.
- Cơ cấu quản lý của khối kinh doanh: Quản lý 6 khu vực chính là 4 Zone.
3.1.5.3. Phòng Kế Toán
- Tổ chức toàn bộ hệ thống kế toán, thống kê, hạch toán kinh tế tài chính. - Lập và lƣu trữ các hồ sơ chứng từ.
- Quản lí vốn, phân phối thu nhập và tích lũy lợi nhuận.
- Giải quyết các thủ tục khi nhập hàng (bộ phận xuất nhập khẩu).
3.1.5.4. Văn phòng chi nhánh
- Hỗ trợ và thay thế công việc cho văn phòng Thành Phố Hồ Chí Minh nhƣ: kinh doanh, giám sát, tìm hiểu thị trƣờng và có cách giải quyết nhanh chóng và kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng tại các tỉnh miền Trung.
- Ngoài ra, công ty còn có một đội ngũ nhân viên thuê ngoài với số lƣợng trên 100 ngƣời hoạt động bán hàng trên cả nƣớc.
3.1.5.5. Phòng Kế Hoạch và Phát Triển
- Nắm bắt kịp thời các thông tin thị trƣờng, về đối thủ cạnh tranh để đƣa ra chiến lƣợc phù hợp nhằm đối phó kịp thời các diễn biến của thị trƣờng.
3.1.5.6. Phòng Trade Marketing
- Chuyển tải những chiến lƣợc của phòng Marketing (văn phòng đại diện) ra thị trƣờng, các chiến lƣợc sản phẩm, giá, phân phối, xúc tiến…
- Phản hồi những thông tin từ tình hình thị trƣờng về cho phòng Marketing để họ có thể cải thiện chiến lƣợc cho phù hợp.
- Phối hợp với phòng Marketing để thực hiện các kế hoạch Marketing đã đề ra.
- Hỗ trợ phòng kinh doanh về doanh số bán hàng, tăng độ bao phủ của các sản phẩm trên thị trƣờng.
- Lên chƣơng trình khuyến mãi, trƣng bày cho ngƣời tiêu dùng, cho nhà phân phối, cửa hàng bán lẻ, siêu thị, nhà thuốc.
44
- Lên kế hoạch phân phối, đào tạo cho đội ngũ bán hàng. - Hỗ trợ các chi nhánh ở các tỉnh thành.
- Lấy thông tin ở phòng kinh doanh để theo dõi thị phần, số doanh thu, đối thủ cạnh tranh từ đó đƣa ra chiến lƣợc xúc tiến bán hàng.
3.1.6. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của chi nhánh
Công ty TNHH dƣợc phẩm AAA là công ty chuyên kinh doanh và nhận phân phối độc quyền các loại sản phẩm Johnson và dƣợc phẩm có chất lƣợng cao trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Sản phẩm phân phối của công ty chủ yếu là các mặt hàng về dƣợc phẩm, công ty mới chỉ nhận phân phối độc quyền sản phẩm Johnson Baby từ năm 2003.
Nhóm hàng dƣợc phẩm của công ty bao gồm nhiều sản phẩm, sản phẩm chủ yếu mà công ty tiêu thụ với nhiều loại khác nhau. Các loại sản phẩm chăm sóc trẻ em bao gồm Classic, Blosssoms… các loai thuộc về dƣợc phẩm nhƣ: K-Y, Listerine... Dựa trên tính chất đặc điểm của các loại san công ty phẩm chia sản phẩm của mình thành 2 loại là hàng bệnh viện và hàng thị trƣờng.
- Hàng bệnh viện: Chúng ta đã biết kinh doanh dƣợc phẩm là một lĩnh vực kinh doanh đặc biệt bởi vì nó liên quan đến sức khoẻ của ngƣời dùng. Những loại thuốc mà ngƣời bệnh không quen dùng hoặc những loại thuốc đặc trị đƣợc công ty phân ra là hàng bệnh viện, ví dụ nhƣ: Listerine, K-Y, Baby Oil, Top To Toe...
- Hàng thị trƣờng: Trong một thời gian dài tham gia vào thị trƣờng khi đa số ngƣời tiêu dùng đã biết đƣợc công dụng, tính năng của sản phẩm, họ có thể mua và sử dụng mà không cần sự tƣ vấn của chuyên đƣợc công ty gọi là hàng thị trƣờng. Một sản phẩm của công ty tiêu biểu cho nhóm hàng này là JBC, Cologne, Carefree…
Từ đặc điểm của các loại hàng trên ta có thể thấy đƣợc hai loại trung gian chủ yếu củ chi nhánh là các nhà thuốc bán lẻ và các bệnh viện
45
3.2. Quy trình cung ứng sản phẩm của công ty
Sau 13 năm hoạt động, mặc dù gặp nhiều khó khăn và luôn phải đƣơng đầu với nhiều sự cạnh tranh trên thị trƣờng, công ty vẫn luôn thể hiện đƣợc chính mình trên thƣơng trƣờng và ngày càng mở rộng quy mô hoạt động. Toàn công ty có 425 ngƣời, trong đó nhân viên toàn thời gian chiếm 295 nhân viên, bán thời gian là 130 nhân viên
Có 4 mạng lƣới phân phối chính tại Việt Nam là Zone 1, Zone 2, Zone 3, Zone 4 - Zone 1 (Thành Phố Hồ Chí Minh và khu vực Đông Nam Bộ)
- Zone 2 (Các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long)
- Zone 3 (Các tỉnh Miền Bắc)
- Zone 4 (Các tỉnh Miền Trung)
3.3. Công tác tổ chức, quản lý hệ thống kênh phân phối tại công ty Dƣợc phẩm AAA phẩm AAA
3.3.1. Nhu cầu khách hàng
Khi kinh tế phát triển sức mua của ngƣời tiêu dùng cũng mạnh hơn, sản phẩm mỗi lúc cũng tinh tế hơn. Vì thế cho phép ngƣời tiêu dùng có thể mua những hàng hóa ƣa thích. Điều này đƣợc thể hiện qua các chỉ số sau:
Biểu đồ 3.1. Tốc độ phát triển và tăng trƣởng GDP Việt Nam qua các năm
GDP bình quân thu nhập đầu ngƣời tăng cho thấy nhu cầu và mức sống của ngƣời tiêu dùng cũng tăng theo. Về sản phẩm dành cho trẻ em, những sản phẩm chiếm
46
lĩnh thị trƣờng là những sản phẩm ngoại nhập. Một điểm thuận lợi khác là ngƣời tiêu dùng Việt nam có tâm lý chuộng hàng ngoại nhập, thƣơng hiệu nổi tiếng, lâu năm. Sản phẩm của Johnson hiện nay đƣợc tiêu thụ mạnh nhất là ở miền Nam và Miền Trung. Đây cũng là một thị trƣờng lớn và tiềm năng, đòi hỏi công ty phải đầu tƣ và phát triển thị phần, đảm bảo có hệ thống phân phối vững chắc.
3.3.2. Tổ chức quản lý kênh phân phối của công ty Dƣợc phẩm AAA
3.3.2.1. Cấu trúc kênh phân phối
Hệ thống phân phối này đƣợc duy trì qua chính sách chiết khấu hợp lý theo từng thời kỳ của thị trƣờng. Đồng thời mối liên hệ của các thành viên trong kênh cũng đƣợc xác lập theo lợi nhuận đặc thù của từng thành viên. Chẳng hạn có một số cửa hàng bán lẻ mua trực tiếp từ công ty vì lý do giao hàng tận nơi mặc dù họ phải trả tiền liền, có một số cửa hàng bán lẻ mua hàng mua hàng từ các đại lý vì họ đƣợc lợi trong việc gôí đầu vốn. Chính sách chiết khấu của công ty tùy vào từng thành viên trong kênh (trong từng thời kỳ công ty áp dụng những chính sách chiết khấu khác nhau).
Kênh cấp 1: Kênh này chỉ có môt trung gian bán hàng
Hình 3.2. Kênh bán hàng cấp 1
Cửa hàng bán lẻ ở đây là những cửa hàng bách hóa, cửa hàng tạp hóa, các sạp trong chợ, siêu thị.
Trong trƣờng hợp này, đội ngũ nhân viên bán hàng của công ty cho từng khu vực, từng địa bàn sẽ cung cấp hàng hóa cho các cửa hàng lớn, nhỏ trên địa bàn hoặc siêu thị lớn, nhỏ trong thành phố kể cả những quầy sạp nhỏ ở các chợ. Hằng ngày đội ngũ này sẽ đến từng cửa hàng để thăm hỏi khách hàng, nhận đơn hàng về công ty để xuất hóa đơn bán hàng.
Công ty AAA Bán lẻ Ngƣời tiêu dùng
47
Hiện nay công ty đã thực hiện phân phối cho hơn 3000 cửa hàng lớn nhỏ và hầu hết các siêu thị tổng hợp trong thành phố. Tuy nhiên với số lƣợng cửa hàng và siêu thị nêu trên vẫn chƣa đáp ứng đủ nhu cầu hằng ngày của thị trƣờng. Sức cầu của thị trƣờng ngày càng lớn vì thế trong tƣơng lai công ty dự kiến mở rộng thêm kênh phân phối để có thể kịp thời cung cấp hàng hóa đến tay ngƣời tiêu dùng.
Kênh cấp 2:
Hình 3.3. Kênh bán hàng cấp 2
Công ty cung ứng hàng hóa cho các đại lý lớn, các nhà đại lý này sẽ cung cấp hàng hóa cho ngƣời tiêu dùng thông qua hệ thống bán sỉ và lẻ của mình.
Đối với các nhà phân phối công ty có chính sách chiết khẩu ƣu đãi, hỗ trợ trƣng bày, đồng thời có chính sách hỗ trợ về mặt nhân sự. Hiện nay các nhà phân phối hoạt động rất hiệu quả. Biểu hiện là mức sản lƣợng tiêu thụ tăng và luôn ở mức cao, đồng thời các nhà phân phối luôn đảm bảo thanh toán tiền hàng đúng thời hạn quy định (12 ngày công nợ)
Kênh Zero cấp:
Hình 3.4. Kênh bán hàng cấp Zero
Công ty có đội ngũ bán hàng trực tiếp đến ngƣời tiêu dùng khi họ có nhu cầu sử dụng, qua các buổi bán hàng tại các nhà trẻ, nhà sách và tại các buổi hội thảo tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Qua những buổi bán hàng này những thông tin về sản phẩm sẽ đƣợc đƣa đến tay ngƣời tiêu dùng và giúp họ có thể biết kỹ hơn về thành phần và công dụng của sản phẩm. Công ty AAA Nhà phân phối Bán sỉ/lẻ Ngƣời tiêu dùng
Công ty AAA Ngƣời
48
Hoạt động của kênh này mang tính quảng cáo lâu dài hơn là bán hàng thu lợi nhuận. Vì đây là nơi quảng cáo tốt nhất. Hiện nay các hoạt động của kênh phân phối này luôn đƣợc cải tiến để tìm và giới thiệu sản phẩm đến cho ngƣời tiêu dùng.
3.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến quá trình hoạt động kinh doanh của chi nhánh Đà Nẵng công ty Dƣợc phẩm AAA Đà Nẵng công ty Dƣợc phẩm AAA
3.4.1. Các yếu tố thuộc môi trƣờng vi mô.
- Ngƣời cung ứng: Chi nhánh Đà Nẵng công ty TNHH dƣợc phẩm AAA phân phối độc quyền hơn 20 loại hàng hoá. Những sự kiện xảy ra trong môi trƣờng ngƣời cung ứng có thể ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động marketing cũng nhƣ hoạt động kinh doanh của công ty. Dƣợc phẩm là một loại hàng hoá đặc biệt do đó nhà nƣớc có quy định các doanh nghiệp tƣ nhân không đƣợc phép nhập trực tiếp. Do đó các loại sản phẩm mà công ty phân phối phải nhập khẩu qua một số doanh nghiệp đƣợc quyền nhập khẩu dƣợc phẩm
Công ty TNHH dƣợc phẩm AAA có mối quan hệ mật thiết với văn phòng đại diện của hãng Johnson’s tại Việt Nam, đây là một công ty của Mỹ chuyên nhập khẩu và tiếp thị các loại sản phẩm chăm sóc sức khỏe em bé mà AAA là công ty độc quyền cho sản phẩm của hãng này. Nhiệm vụ chủ yếu của Johnson’s tại Việt Nam là quảng cáo và tiếp thị cho các loại sản phẩm dành cho em bé và mở rộng một số mặt hàng dành cho ngƣời lớn. Johnson’s phối hợp với AAA làm nhiệm vụ này nhằm đẩy mạnh doanh số bán ra mang lại lợi ích cho cả hai bên
- Khách hàng của công ty: Yếu tố khách hàng là yếu tố quan trọng ảnh hƣởng đến hoạt động marketing cũng nhƣ kinh doanh của công ty. Đối tƣợng khách hàng của công ty có thể đƣợc xác định là các trung gian, những ngƣời tiêu dùng cuối cùng. Khách hàng ở đây có những nét đặc biệt đó là nó gắn liền với lĩnh vực y tế, chăm sóc sức khỏe. Khách hàng của công ty bao gồm:
+ Các công ty dƣợc phẩm: thông thƣờng các nhà phân phối ở các tỉnh kinh doanh đa dạng hoá các loại mặt hàng, họ sẽ phải mua nhiều loại mặt hàng của