Hoạt động bảo quản tồn trữ thuốc đóng vai trò quan trọng trong quy trình cung ứng thuốc, góp phần đảm bảo chất lượng thuốc và liên quan đến chất lượng điều trị. Công việc cấp phát đảm bảo đúng, đủ thuốc và kịp thời đến tay người bệnh.
Với lợi thế là BV đầu ngành của tỉnh, BVĐK tỉnh Hà Tĩnh được tạo điều kiện và đầu tư cơ sở hạ tầng tương đối tốt. Hệ thống kho kiên cố, rộng rãi thoáng mát. Kho Dược nằm ở một khu riêng, tách biệt với các khoa lâm sàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản, giao nhận thuốc không bị bó hẹp hoặc quá đông đúc.
Về tổ chức các kho tương đối hợp lý. Toàn bộ có 14 kho, gồm kho chính và kho đông y, dưới kho chính có các kho lẻ phân chia theo dạng bào chế để thuận tiện cho việc bảo quản. Thuốc sắp xếp trong kho theo nhóm tác dụng dược lý ABC… FIFO (first in first out) và FEFO (first expiry first out). Các kho được kiểm tra định kì, có hệ thống sổ sách để đánh giá theo dõi số lượng thuốc trong kho cũng như các điều kiện bảo quản thuốc hàng ngày.
Hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản đã được đầu tư, tuy nhiên vẫn còn thiếu. Các thiết bị như điều hòa, ẩm kế, nhiệt kế đã có nhưng chưa đủ và chưa được hiệu chỉnh thường xuyên. Đặc biệt trong điều kiện khí
57
hậu vùng duyên hải miền trung nắng ẩm, mưa nhiều thì việc khống chế nhiệt độ và độ ẩm tương đối khó khăn.
Đội ngũ nhân sự trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kho hiện tại gồm 6 DSTH và 2 dược tá, chưa có DSĐH nào (chỉ ở NTBV có 1DSĐH kiêm nhiệm). Vì nhân lực thiếu và trình độ chuyên môn có hạn, công việc lại nhiều bắt buộc một người phải kiêm nhiệm nhiều việc nên hoạt động bảo quản tồn trữ của khoa Dược vẫn có một số mặt hạn chế.
Hiện tại thì khoa Dược vẫn chưa xây dựng được quy trình thao tác chuẩn trong bảo quản và tồn trữ thuốc. Đây là phương tiện hạn chế sai sót đồng thời nâng cao tính trách nhiệm của nhân viên và cũng là điều kiện tiên quyết trong quy định của GSP.
Công tác cấp phát thuốc đã được quy trình hóa theo các bước rõ ràng, thuận lợi. Tuy nhiên, do đội ngũ nhân sự còn thiếu nên chưa tiến hành đưa thuốc đến tận người bệnh mà chỉ đưa thuốc theo phiếu lĩnh hàng ngày đến bàn giao tại khoa lâm sàng. Khoa Dược chỉ quản lý được việc phát đúng, phát đủ số lượng và chủng loại thuốc. Chưa có thời gian để tiến hành thêm các công tác khác về quản lý dược như tương tác thuốc, sự phù hợp của đơn thuốc, liều dùng, đường dùng… Đồng thời, không tiếp xúc trực tiếp với người bệnh nên mảng tư vấn, hướng dẫn người bệnh còn chưa được thực hiện.
Công tác quản lý cấp phát thuốc được hỗ trợ bởi phần mềm chuyên dụng đã đưa lại hiệu quả rõ rệt: Nhanh gọn hơn, chính xác hơn, hiệu quả và tiết kiệm nhân lực. Quản lý thuốc bằng công nghệ thông tin giúp cho việc cấp phát thuốc thuận tiện hơn cho người bệnh đồng thời khoa Dược chủ động hơn.
Ưu điểm của ứng dụng công nghệ thông tin vào cấp phát thuốc: Nắm bắt chính xác số lượng thuốc còn trong kho để có thông báo kịp thời cho các khoa phòng, công tác kiểm tra đối chiếu giữa giấy tờ sổ sách và số lượng thực dễ dàng hơn, các công cụ thống kê của phần mềm cho phép báo cáo định kì
58
hoặc đột xuất một cách chính xác và hiệu quả, các mẫu báo cáo được in ra tuân theo đúng quy chế bảo quản và tồn trữ do Bộ Y tế ban hành. Các mẫu phiếu xuất nhập sử dụng trong cấp phát cũng được tuân thủ theo đúng quy định hiện hành.