Hoạt động thống kê và kiểm kê thuốc: Hệ thống kho có các loại sổ sách để theo dõi và quản lý việc cấp phát thuốc như: Sổ xuất nhập thuốc thường, phiếu xuất nhập thuốc thường, sổ xuất nhập thuốc GN – HTT... Cán bộ thủ kho phải tự cập nhật số lượng xuất nhập trong ngày trên máy tính và cuối tháng sẽ tổng hợp vào sổ theo dõi. Hoạt động thống kê thuốc được thực hiện trên phần mềm chuyên dụng.
Thường kì vào cuối tháng hoặc khi có yêu cầu đột xuất, khoa Dược tiến hành kiểm kê để đối chiếu số lượng thuốc xuất, nhập, tồn giữa lý thuyết với thực tế và giữa số liệu của thủ kho với số lượng thực kiểm kê có. Quá trình kiểm kê giúp khoa Dược theo dõi số lượng các thuốc cận hạn, thuốc ít được
Lên phiếu hoàn trả thuốc
Khoa lâm sàng xác nhận
Trưởng khoa lâm sàng Nhập lại kho Trả thuốc và Khoa Dược xác nhận Cán bộ dược -Điều dưỡng trả -Dược sĩ nhận Điều dưỡng khoa lâm sàng
45
sử dụng để có biện pháp điều chỉnh, tránh để lãng phí và tồn đọng thuốc. Hội đồng kiểm kê thuốc hàng tháng gồm có: Trưởng khoa Dược, phòng Kế toán, thống kê, thủ kho, và dược chính.
Việc theo dõi đồng thời phiếu nhập xuất trên phần mềm và số lượng thực tế tồn trữ trong kho nên việc kiểm kê đối chiếu thuốc được tiến hành thuận lợi, dễ dàng phát hiện sai sót trong quá trình xuất nhập thuốc, tránh thất thoát không đáng có.
Tình hình thuốc xuất – nhập – tồn kho
Bảng 3.15: Giá trị thuốc xuất – nhập – tồn kho
STT Nội dung Giá trị (triệu đồng)
1 Thuốc nhập kho 51.970
2 Thuốc xuất kho 46.528
3 Thuốc dự trữ bình quân/tháng 4.331
4 Thuốc sử dụng bình quân/ tháng 3.877 5 Thời gian sử dụng lượng thuốc dự trữ 1,1
Mỗi tháng bình quân BVĐK tỉnh Hà Tĩnhsử dụng gần 3,9 tỷ đồng và dự trữ hơn 4,3 tỷ đồng tiền thuốc. Với lượng thuốc dự trữ này đảm bảo nhu cầu sử dụng của bệnh viện khoảng 1,1 tháng. Các thuốc tồn kho thường là các thuốc ít sử dụng do đặc thù bệnh tật và các thuốc thiết yếu dự trữ cho nhu cầu điều trị. Thời gian tồn trữ 1,1 tháng đã đáp ứng nhu cầu thuốc trong các trường hợp có vấn đề bên phía nhà cung ứng, hoặc các trường hợp đột xuất do dịch, điều kiện ngoại cảnh tác động, chủ động đáp ứng nhu cầu sử dụng thuốc của BV. Mặt khác, về mặt hiệu quả kinh tế thì không gây tồn đọng vốn, tiết kiệm chi phí bảo quản.
46 Giá trị thuốc hủy trong năm 2011
Bảng 3.16: Giá trị thuốc hủy năm 2012
STT Nguyên nhân hủy S.lượng Tỷ lệ (%) Giá trị (triệu đồng) Tỷ lệ (%) 1 Hủy do hết hạn sử dụng 4 14,3 2,15 34,8 2
Hủy do nguyên nhân khác (vỡ, hỏng, mối mọt, côn trùng cắn...)
24 85,6 4,02 65,2
Tổng 28 100,0 6,17 100,0
Giá trị thuốc hủy là 6,17 triệu đồng, chiếm tỉ lệ 0,01% so với giá trị thuốc nhập kho. Trong đó, hủy do hết hạn sử dụng chỉ chiếm 34,8% còn lại là hủy do các nguyên nhân khác. Giá trị thuốc hủy chỉ chiếm tỷ lệ rất nhỏ so với lượng thuốc nhập về cho thấy khoa Dược đã có những biện pháp phù hợp để sử dụng lượng thuốc nhập về.Công tác bảo quản, luân chuyển, cấp phát hoạt động hiệu quả giảm thiếu tình trạng thất thoát lãng phí thuốc.