Công ty TNHH may mặc Excel Việt Nam là một công ty loại vừa và nhỏ. Để đảm bảo công tác quản lý và điều hành một cách thuận lợi và có hiệu quả, công ty đã áp dụng cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Tổng giám đốc nắm mọi quyền quyết định của công ty, sau đó là Phó giám đốc sản xuất điều hành mọi hoạt động sản xuất dưới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc, các phòng ban theo một cơ chế từ trên xuống dưới. Kiểu cơ cấu tổ chức này vừa phát huy năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH may mặc Excel Việt Nam
(Nguồn: Phòng hành chính) Tổng giám đốc Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Sản xuất Phòng kỹ thuật Phòng kiểm soát Phòng xuất nhập khẩu Phòng cơ điện Nhà kho Phân xưởng sản xuất
Phòng kế hoạch Phòng hành chính
Trang 23
Là người điều hành phụ trách chung, chịu trách nhiệm quản lý sử dụng vốn, chỉ đạo các mặt kế hoạch, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức lao động … trong công ty. Đại diện cho công ty trước cơ quan nhà nước, cơ quan pháp luật, thay mặt công ty ký kết các hợp đồng.
- Phó tổng giám đốc sản xuất
Là người giám sát quản lý, đảm bảo các vấn đề liên quan đến bộ phận may, hậu chỉnh, kiểm hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa, kho, cắt, sửa máy…. Có quyền phê duyệt các quyết định về sản xuất như thẩm định chất lượng sản phẩm, tham mưu tư vấn về mặt chuyên môn nghiệp vụ sản xuất cho tổng giám đốc.
- Phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật của công ty có nhiệm vụ quản lý các mẫu hàng theo các đơn đặt hàng của các đối tác, phân tích các mẫu hàng mà đối tác đặt gia công theo yêu cầu từ đó lắp ghép tạo nên các mẫu mã sản phẩm theo đúng đơn đặt hàng.
- Phòng kiểm soát
Thực hiện việc kiểm tra công tác sản xuất xem từng công đoạn có đúng tiêu chuẩn sản xuất hay không, thành phẩm tạo ra từng công đoạn có đạt yêu cầu về thẩm mĩ, kích cỡ, chất lượng hay không. Nếu không đạt yêu cầu về chất lượng sản phẩm đề ra thì đó là do lỗi của bộ phận nào, cần quy trách nhiệm cho ai để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Phòng cơ điện
Quản lý các trang thiết bị, vật tư, máy móc của công ty. Chịu trách nhiệm bảo trì, bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa các thiết bị trong dây chuyền sản xuất như máy may, máy cắt, ke, máy so màu, bền màu, máy đo độ ma sát….
- Nhà kho
Nhà kho có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu cũng như thành phẩm không bị hư hỏng và tổn thất (trong phạm vi trách nhiệm của nhà kho). Phối hợp với các phòng ban để khi có lệnh là có thể cung ứng nguyên vật liệu theo số lượng yêu cầu phục vụ cho công tác sản xuất.
- Phân xưởng sản xuất
Là đơn vị thuộc bộ phận sản xuất của công ty, đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của PTGĐ SX, là đơn vị chủ lực của công ty trong hoạt động sản xuất bao gồm 12 tổ các
Trang 24
hoạt động như chuyền, cắt, may, là ủi ….chịu trách nhiệm sản xuất toàn bộ các sản phẩm của công ty.
- Phòng hành chính
Có nhiệm vụ nắm bắt một cách cụ thể nhất tình hình nhân sự của công ty. Từ đó tham mưu giúp ban giám đốc về mặt tổ chức của các phòng ban của công ty, cũng như lên kế hoạch công tác tuyển mộ tuyển dụng hợp lý.
- Phòng kế toán
Quản lý tất cả các vấn đề có liên quan đến tài chính của công ty. Tất cả các khoản thu, chi của công ty từ việc trả lương công nhân viên, mua bán trang thiết bị sản xuất, tiền hàng thu được từ bên đặt gia công … đều được phòng kế toán nắm bắt và tổng hợp để trình duyệt ban giám đốc từ đó sẽ có những chiến lược để điều chỉnh hoạt động của công ty sao cho hợp lý nhất.
Có nhiệm vụ lập ra các bản báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, cân đối tài khoản một cách trung thực nhất để trình duyệt lên giám đốc, cũng như cơ quan nhà nước có thẩm quyền …
- Phòng xuất nhập khẩu
Phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban khác trong công ty để biết được khả năng sản xuất của Công ty từ đó lập ra các kế hoạch xuất nhập khẩu phù hợp với năng lực của Công ty. Có nhiệm vụ liên hệ với các đối tác nước ngoài, tìm hiểu đối tác để biết được nhu cầu cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu của các đối tác từ đó đi đến ký kết hợp đồng trong xuất nhập khẩu. Phòng xuất nhập khẩu còn có nhiệm vụ kê khai các giấy tờ liên quan (hóa đơn, vận đơn, tờ khai…) với các cơ quan nhà nước có liên quan như hải quan, bộ thương mại …
- Phòng kế hoạch
Phòng kế hoạch có nhiệm vụ xây dựng lên kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty dựa trên các điều khoản trong các hợp đồng nhận gia công với các đối tác nước ngoài làm sao để cho tiến độ sản xuất kinh doanh không bị chậm trễ so với hợp đồng.
Phòng kế hoạch còn có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch phát triển về quy mô sản xuất của Excel như mở rộng hay thu hẹp phân xưởng, xây mới hay sửa sang công trình cũ, trình ban giám đốc để có ý kiến chỉ đạo cũng như quyết định chính thức.
Trang 25
Phòng kế hoạch còn phải phân chia, lập kế hoạch cụ thể cho các tổ sản xuất để làm sao các tổ sản xuất có những nhiệm vụ rõ ràng, không bị chồng chéo công việc.