: Phòng Kế hoạch xây dựng (các phòng ban chưc năng) làm hồ sơ yêu Phòng kế hoạch
(các Ban chức năng)
cầu, gửi hồ sơ yêu cầu cho đơn vị dự thầu, tổ chức đấu thầu, xét thầu, và trình CĐT quyết định phê duyệt trúng thầu, ký hợp đồng xây dựng.
STT Tên gói thầu gói thầu theo dự toán cuối cùng đề xuất trúng thầu Hạng mục: HTKT khu A
I.1 San nền , đường giao thông 74,194,721 74,194,721 74,194,720
I.2 Thoát nước mưa, nước thải 43,647,156 43,647,156 43,647,156
10 Tường rào , kè chắn 2,896,567 3,194,877 3,104,389
I.4 Cấp nước 11,115,018 12,976,481 12,402,048
I.6 Điện 35,054,732 40,621,284 40,621,284
Hạng mục: HTKT khu B
I.1 San nền , đường giao thông 17,657,926 17.657.926 19,115,841
Hạng mục: HTKT khu C
I.1 San nền , đường giao thông, thoát nước mưa, nước thải 190,121,073 203,055,167 196,024,218
I.2 Kè chắn đất và tường rào 4,549,089 5,651,685 5,608,827
I.3 Cấp nước 3,422,647 3,422,647 3,345,223
Hạng mục: HTKT khu D
San nền , đường giao thông, thoát nước mưa, nước thải 171,556,255 182,480,248 181,027,982
I.3 Kè chắn đất và tường rào 5,031,281 7,062,064 6,623,521
I.4 Cấp nước 7,740,032 8,828,390 4,877,706
Điện 1,548,999 1,731,457 1,731,456
Bảng 2.11: Bảng tổng hợp kế hoạch đấu thầu
Đấu thầu là hình thức cạnh tranh giữa các đơn vị dự thầu về năng lực, kinh nghiệm. thông qua đấu thầu sẽ tạo động lực cho sự phát triển kinh tế và xã hội nói chung. Về mặt công trình xây dựng sẽ lựa chọn được nhà thầu có năng lực kinh nghiệm hoàn thành công trình xây dựng với giá thành hợp lý nhất. Thực tế nhà nước đã ban hành cụ thể các thông tư nghị định về việc hướng dẫn thi hành luật đấu thầu, các hình thức gói thầu, qua đó xác định các loại hợp đồng.
Theo sơ đồ trên Phòng Kế hoạch - Xây dựng ( các Ban chức năng) là đơn vị trực tiếp thực hiện việc lập hồ sơ mới thầu, xét thầu, Đề xuất Giám đốc ký hợp đồng xây lắp với đơn vị trúng thầu.
Trong bước thiết kế , BVTC và dự toán được CĐT phê duyệt đó là hạng mục của cả một khu, dự toán là giá trị tổng của một khu. Nhưng khi triển khai đấu thầu, việc triển khai đồng bộ toàn bộ khối lượng của một khu là rất khó khăn vì những lý do như giải phóng mặt bằng khó khăn, nhà thầu khó có thể đủ năng lực để triển khai khối lượng thi công lớn. Do vậy vấn đề cần phải đặt ra là bóc tách khối lượng chia nhỏ khối lượng của cả một khu thành nhiều gói thầu nhỏ. Với chức năng phòng ban của Chi nhánh, các đơn vị như Phòng kế hoạch xây dựng (các phòng ban chức năng) sẽ là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc trên. Và việc thẩm tra lại là rất hạn chế, dẫn đến nhiều sai lệch phát sinh trong quá trình thanh quyết toán.
Những tồn tại
Một tồn tại cho thấy là hầu hết các dự án KĐT đều thực hiện đấu thầu những gói thầu trong KĐT theo hình thức chỉ định thầu. Điều này mang nặng tính thủ tục bắt buộc phải tuân theo quy định của pháp luật. Trong quy định pháp luật công trình bắt buộc phải thông qua đấu thầu, và quy định một số hình thức đấu thầu, đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế và hình thức chỉ định thầu. Trong đó hình thức chỉ định thầu là hình thức có tính cạnh tranh hạn chế nhất.
Trong dự án KĐT mới LTT - GELEXIMCO, các gói thầu được áp dụng đều là hình thức chỉ định thầu. Trong đó có nhiều nhà thầu có năng lực trình độ thi công chưa lâu năm tuy nhiên vẫn đáp ứng được yêu cầu của hồ sơ yêu cầu do tính
chất đơn giản và yêu cầu đơn giản của gói thầu. Đối với trường hợp CĐT thầu, đấu thầu chỉ mang tính chất kiểm soát năng lực kinh nghiệm thi công của nhà thầu. Việc kiểm soát về giá là rất hạn chế, vì họ sẽ không chịu sự cạnh tranh với đối thủ khác về giá.
Đa số các gói thầu của khu A đều dùng hình thức thanh toán là thanh toán theo đơn giá điều chỉnh để thực hiện gói thầu. Điều này dẫn đến tình trạng là khi đấu thầu nhà thầu luôn luôn đề xuất gói thầu nhỏ hơn hoặc bằng giá gói thầu để được trúng thầu. tuy nhiên khi vào thực tế thi công thanh toán sẽ dẫn đến tình trạng đề xuất phát sinh tăng giá, giá thanh toán cao hơn nhiều so với giá đề xuất trúng thầu. Điều này không vi phạm hợp đồng đã khi tuy nhiên dẫn đến nhiều khó khăn cho nhà thầu trong việc chủ động kinh phí, khó khăn cho cán bộ thanh toán trong việc quản lý, xoát xét kinh phí gói thầu trong từng giai đoạn thanh toán.
Điều này đã được khắc phục trong các khu tiếp theo. Tuy các gói thầu vẫn là hình thức chỉ định thầu. Nhưng về đơn giá thanh toán, CĐT đã yêu cầu nhà thầu xây dựng đề xuất gói thầu theo đơn giá cố định không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện gói thầu. Điều này ưu điểm hơn những gói thầu khu A trong việc kiểm tra thanh quyết toán và kiểm soát chi phí gói thầu. Do vậy mà theo số liệu trong bảng trên. Đa số giá trúng thầu đều cao hơn giá gói thầu, tuy nhiên giá này đã được CĐT phê duyệt, và không thay đổi trong suốt quá trình.
Với chính sách của Nhà nước luôn thay đổi như hiện nay, đa số các gói thầu không thể triển khai ngay khi CĐT lập và phê duyệt dự toán thì giá trị của gói thầu khi trúng thầu sẽ cao hơn giá trị dự toán được CĐT phê duyệt lúc đầu.
Việc để phòng Kế hoạch hay các Ban chức năng trực tiếp làm việc với các nhà thầu sẽ dấn đến tính trạng trong cùng một dự án, cùng một thời điểm nhưng có thể giá trị vật tư vật liệu đơn giá hệ số khác nhau, vì tầng kiểm soát theo sơ đồ chức năng hoạt động của Chi nhánh là hạn chế.
Nguyên nhân
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên một phần là do những ý định chủ quan của CĐT và một phần là do yêu cầu khách quan về tiến độ xây dựng. Nếu áp dụng
hình thức đấu thầu rộng rãi, tất nhiên về thời gian sẽ kéo dài hơn nhiều so với hình thức chỉ định thầu. Nguyên nhân chủ quan là do cá nhân CĐT với những mối quan hệ, mà CĐT bắt buộc phải áp dụng hình thức chỉ định thầu để giao thầu cho những đối tác có quan hệ với CĐT.
Trong KĐT có rất nhiều các công trình to nhỏ khác nhau. Vì vậy việc lập kế hoạch chi tiết cho mọi gói thầu là rất khó khăn, có rất nhiều gói thầu có giá trị nhỏ phát sinh trong quá trình thi công xây dựng gói thầu. Điều này sẽ mất rất nhiều thời gian nếu CĐT tiến hành các công việc thực hiện theo nguyên tác đấu thầu, để có thể đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án CĐT phải căn cứ vào năng lực những nhà thầu đã biết, đã thực hiện thi công gói thầu tương tự trước để chỉ định thực hiện gói thầu.