M C
3.2.2.2.1 Thủ tục phỏng vấn
Phỏng vấn là hình thức thu thập thơng tin qua sự trao đổi với những người cĩ liên quan đến vấn đề cần tìm hiểu. Thủ tục này quan trọng vì giúp kiểm tốn viên thu thập bằng chứng kiểm tốn mà các thủ tục kiểm tra và phân tích khĩ cĩ thể đạt được. Chẳng hạn như khi tìm hiểu về tình hình tài chính của đơn vị, trên báo cáo
kết quả kinh doanh thể hiện đơn vị thua lỗ nhiều năm liền thế nhưng đơn vị vẫn hoạt động tốt, khả năng thanh tốn các khoản nợ ngắn hạn thực tế rất cao. Nếu áp dụng thủ tục kiểm tra, phân tích thì khĩ cĩ thể phát hiện được gian lận mà phải điều tra, phỏng vấn những người cĩ hiểu biết về đơn vị như phỏng vấn trợ lý, trưởng phịng nhân sự, trưởng phịng hành chính sự nghiệp, nhân viên.…hoặc nếu được thì nên trao đổi với nhà cung cấp, khách hàng, luật sư...như vậy khả năng phát hiện được gian lận sẽ cao hơn. Phỏng vấn cịn cĩ thể giúp KTV thu thập được những bằng chứng chưa cĩ hoặc cĩ thể củng cố thêm luận cứ đã cĩ. Để đạt được kết quả tốt, KTV cần nghiên cứu kỹ những nội dung cần trao đổi, cần cĩ thái độ thân thiện, hịa nhã, lựa chọn các câu hỏi khơng gây hoang mang cho người được phỏng vấn. Khi phỏng vấn kiểm tốn viên cần chú ý đến tính khách quan và sự hiểu biết của người được phỏng vấn. Kết quả phỏng vấn liên quan đến những vấn đề quan trọng cần được tài liệu hĩa để lưu vào hồ sơ kiểm tốn.
Cĩ nhiều cách đặt câu hỏi để thu thập thơng tin, khi thiết kế câu hỏi cần tránh sự đối đầu, quy kết, tránh các câu hỏi nhạy cảm, cần phỏng vấn độc lập và tránh phỏng vấn nhiều người cùng lúc. Sử dụng từ ngữ thơng dụng, nội dung rõ ràng, dễ hiểu.
Ví dụ: khi tìm hiểu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm của người lãnh đạo chúng ta khơng nên hỏi “Anh cĩ đủ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm để điều hành cơng việc khơng?”, câu hỏi này làm xúc phạm đến lịng tự trọng của người được hỏi. Nên hỏi là “ Với khối lượng cơng việc như vậy, anh cĩ đủ thời gian để giải quyết khơng?”. Hay khi tìm hiểu tính chính trực của Ban lãnh đạo, khơng nên hỏi “Ban lãnh đạo cĩ liêm chính trong quá trình điều hành cơng việc hay khơng?”, mà nên hỏi “cơng ty mình cĩ đặt ra các biện pháp để hạn chế những hành vi khơng được đẹp hay khơng?”….Nĩi chung, hỏi để người khác cảm thấy hài lịng, sẵn sàng hợp
tác, khơng nên hỏi những câu hỏi mang tính đối đầu, gây khĩ chịu cho người được hỏi.
Nhìn chung, thiết kế một bảng câu hỏi chuẩn thường khơng khả thi cho tất cả các cơng ty khách hàng. Tuy nhiên, khơng vì lý do đĩ mà khơng xây dựng được bảng câu hỏi mang tính khái quát để hướng dẫn KTV các khía cạnh cần phỏng vấn. Do phạm vi đề tài cĩ hạn, chúng tơi chỉ đề xuất một vài gợi ý để kiểm tốn viên cĩ thể căn cứ vào đĩ phỏng vấn người quản lý, nhân viên đơn vị khi tìm hiểu về mơi trường kinh doanh, mơi trường kiểm sốt, chu trình bán chịu, chu trình mua hàng. (xem phụ lục 3).
Bên cạnh đĩ, KTV cần chú ý tới hành vi của người được hỏi, những câu trả lời biểu thị sự lúng túng, khơng dứt khốt, KTV cần tập trung theo dõi. Một số hành vi của người trả lời biểu hiện sự khơng trung thực như: căng thẳng, hay nổi nĩng; khơng muốn hợp tác, khơng hịa nhã; giữ khoảng cách, đề phịng; viện lý do từ chối trả lời. Tuy nhiên, khơng nên quy kết những hành vi trên là gian lận mà phải xem xét thận trọng trong từng trường hợp cụ thể. Các thành viên trong nhĩm kiểm tốn cần tăng cường thảo luận để đánh giá xem liệu cĩ tồn tại hay khơng hành vi gian lận.