7. Kết cấu khóa luận
1.3.2.Quy trình xây dựng và áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 trong giả
trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực đất đai
Thực hiện quyết định số 144/2006/QĐ/TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ và quyết định của UBND tỉnh Lạng Sơn về việc triển khai HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị đã thực hiện quy trình xây dựng và áp dụng HTQLCL như sau:
Giai đoạn 1- Chuẩn bị a, Cam kết của lãnh đạo
Để việc xây dựng và áp dụng HTQLCL đạt hiệu lực, hiệu quả; người đứng đầu cơ quan đã cam kết đảm bảo đầy đủ các nguồn lực như cơ sở vật chất, phương tiện, nhân lực…
b, Thành lập Ban chỉ đạo
Việc áp dụng HTQLCL giống như một dự án lớn vì vậy cần có một ban chỉ đạo. Ngày 08/06/2012 chủ tịch UBND huyện Hữu Lũng đã ban hành quyết định về việc thành lập Ban chỉ đạo xây dựng và áp dụng HTQLCL tại đơn vị. Ban chỉ đạo có có nhiệm vụ xem xét hệ thống quản lý chất lượng, lập kế hoạch chi tiết, phân công công việc, báo cáo ban lãnh đạo cơ quan, tổ chức đánh giá nội bộ trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL. Ban chỉ đạo được thành lập gồm: Trưởng ban chỉ đạo ông Nguyễn Vĩnh Phú. Thư kí ban chỉ đạo bà Nguyễn Thị Thanh Hà
c, Lựa chọn đơn vị tư vấn
Sau quá trình tìm hiểu đơn vị quyết định ký hợp đồng tư vấn với Công ty TNHH dịch vụ KHCN Hùng Vương ngày 8/6/2012.
d, Đào tạo:
Ban chỉ đạo ISO của đơn vị đã phối hợp với đơn vị tư vấn tổ chức lớp đào tạo cho các CB, CC trong đơn vị đồng thời phát các tài liệu liên quan đến HTQLCL đến các CB, CC ngày 16/7/2012.
e, Đánh giá thực trạng
Tiến hành đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng trong cuộc họp ngày 22/8/2012.
f, Lập kế hoạch
Trên cơ sở đánh giá thực trạng, lập kế hoạch thực hiện các nội dung:
+ Mục tiêu, yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng cần xây dựng trong đơn vị;
+ Phạm vi áp dụng của HTQLCL;
+ Những văn bản cần xây dựng của HTQLCL (chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, các quy trình, hướng dẫn cần thiết);
+ Các yêu cầu liên quan đến phân công trách nhiệm, đào tạo, cung cấp nguồn lực.
Giai đoạn 2- Xây dựng hệ thống văn bản a, Biên soạn tài liệu
Đơn vị đã tiến hành xây dựng hệ thống tài liệu bao gồm:
Mục tiêu chất lượng: “hạn chế mức thấp nhất khiếu nại, đơn thư của các cá nhân, tổ chức về các thủ tục hành chính do đơn vị giải quyết; 100% CB, CC được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ; HTQLCL của đơn vị được cấp chứng chỉ ISO 9001: 2008”.
Chính sách chất lượng: “ Nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính, tăng cường hiệu lực và hiệu quả quản lý trong cơ quan phù hợp với chính sách của nhà nước, đơn vị cam kết: đảm bảo sự minh bạch, công bằng, công khai và dân chủ; tạo môi trường làm việc thuận lợi để CB, CC phát huy sáng kiến, cải tiến, nâng cao chất lượng thực thi công việc được giao; Thiết lập, vận hành, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008”.
Các quy trình được văn bản hóa trong HTQLCL gồm 6 quy trình tài liệu HTQLCL và 32 quy trình chuyên môn.
Đến ngày 22/8/2012 tài liệu về HTQLCL đã được đơn vị hoàn thiện.
b,Xem xét và phê duyệt tài liệu
Tài liệu sau khi được soạn thảo sẽ được chuyển đến cấp có thẩm quyền xem xét và chuyển tới lãnh đạo đơn vị phê duyệt trước khi ban hành. Các CB, CC trong đơn vị đã đóng góp, bổ sung để hoàn thiện các tài liệu của HTQLCL.
Giai đoạn 3.Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
- Công bố áp dụng: Ngày 09/11/2012 HTQLCL đã được đưa vào thử nghiệm áp dụng tại đơn vị
- Đào tạo nhân viên đánh giá. Khóa đào tạo đánh giá chất lượng được tổ chức trong 2 ngày. Đối tượng tham gia gồm 7 đồng chí,là thành viên Ban chỉ đạo ISO và cán bộ tại các phòng ban. Sau khóa học có 5 đồng chí đạt yêu cầu, được cấp chứng chỉ và tham gia đánh giá
- Đánh giá nội bộ
-Kết quả đánh giá chất lượng nội bộ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ưu điểm: Lãnh đạo đơn vị cũng như các bộ phận rất quyết tâm xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008; tài liệu của HTQLCL đã được in ấn và cấp phát đầy đủ tới các bộ phận; các bộ phận đã xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chất lượng, triển khai áp dụng tại đơn vị.
Tồn tại: Một số cán bộ chưa thực sự nắm bắt hết các văn bản của HTQLCL liên quan để thực hiện.
Kết quả thực hiện mục tiêu: Không có khiếu nại của tổ chức cá nhân, 90% CB, CC nắm được quy trình áp dụng HTQLCL.
- Lãnh đạo họp xem xét về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Ngày 15/12/2012 Ban chỉ đạo ISO, đại diện lãnh đạo và các CB, CC đã tiến hành họp xem xét về HTQLCL và đưa ra kết luận.
Lãnh đạo đơn vị chỉ đạo thực hiện các nội dung công việc sau:
Thứ nhất, yêu cầu lãnh đạo các bộ phận phải có trách nhiệm tuyên truyền tới CB, CCVC tại bộ phận mình về ý nghĩa và lợi ích khi áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 nhằm đạt được những yêu cầu và mục tiêu đặt ra.
Thứ hai, giao cho BCĐ ISO và lãnh đạo các bộ phận rà soát lại các quy trình cho phù hợp với thực tế, vận hành đồng bộ và hiệu quả hơn.
Thứ ba, các ý kiến về việc cải tiến hệ thống đề nghị các đơn vị gửi phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa để lãnh đạo xem xét và khắc phục
Thứ tư, áp dụng HTQLCL đã xây dựng vào hoạt động của đơn vị
Thứ năm, hoàn thiện HTQLCL để đánh giá cấp chứng chỉ trong tháng 1/2013.
Giai đoạn 4.Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng, duy trì và cải tiến
Ngày 22/01/2013 đơn vị đã gửi Tổng cục Tiêu chuẩn và Đo lường chất lượng bản tóm tắt quá trình xây dựng, áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
Cho đến tháng 5/ 2014 hoạt động cải tiến HTQLCL tại đơn vị chưa tiến hành.