5. Bố cục của luận văn
3.2.1. Tổng quan về nguồn nhân lực của Tổng công ty giấy ViệtNam
Bảng 3.2: Tình hình nhân lực Tổng công ty Giấy Việt Nam giai đoạn từ năm 2011 - 2013
Đơn vị: người
Tiêu chí
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Tổng số lao động 4.720 100 4.819 100 5.262 100 Phân theo trình độ Đại học, cao đẳng 1.652 35,0 1.787 37,1 1.699 32,3 Trung cấp, sơ cấp 3.068 65,0 3.032 62,9 3.463 67,7
Phân theo giới tính
Nam 2.766 58,6 2.843 59 3.340 63,5
Nữ 1.954 41,4 1.976 41 1.922 36,5
Phân theo tính chất
Trực tiếp 3.351 71 3.494 72,5 4.162 79,1 Gián tiếp 1.369 29 1.325 27,5 1.100 20,9
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/
(Nguồn: Tổng công ty giấy Việt Nam)
- Tổng số lao động của VINAPACO giai đoạn 2011 - 2013 có xu hƣớng tăng lên theo các năm. Theo đó năm 2011 VINAPACO có 4.720 lao động, năm 2012 tăng lên 4.819 ngƣời (tăng 2,1% so với năm 2011). Đến năm 2013, số lƣợng lao động của đơn vị tiếp tục tăng lên 5.262 ngƣời (tăng 11,5% so với năm 2012).
- Cơ cấu lao động phân theo trình độ: Tại VINAPACO, trình độ nhân sự chƣa đƣợc đánh giá cao, thể hiện qua tỷ trọng lao động trình độ trung cấp, sơ cấp chiếm khá cao trong tổng số lao động. Năm 2011 trong tổng số 4.720 lao động thì số lao động trình độ trung cấp, sơ cấp chiếm đến 3.068 ngƣời, tƣơng đƣơng với 65% tổng số lao động; sang năm 2012 và 2013 tỷ lệ này lần lƣợt là 62,9% và 67,7%
Số lƣợng lao động trình độ đại học, cao đẳng cũng chiếm tỷ lệ thấp hơn trong tổng số lao động. Từ năm 2011 đến năm 2013 tỷ lệ này lần lƣợt ở mức 35%; 37,1% và 36,5%.
- Cơ cấu lao động phân theo giới tính: Do đặc thù hoạt động của công ty liên quan đến lĩnh vực sản xuất và phân phối nên lao động nam chiếm ƣu thế hơn so với nữ. Năm 2011 trong tổng số 4.720 lao động thì nam chiếm 58,6%, tƣơng đƣơng với 2.766 ngƣời. Năm 2012 và 2013 tỷ lệ này tăng lên 59% và 63,5%.
- Cơ cấu lao động phân theo tính chất: Tại VINAPACO đa phần là lao động trực tiếp; tính đến năm 2013 số lao động trực tiếp của đơn vị ở mức 4.162 ngƣời, tƣơng đƣơng với 79,1%.
3.2.2. Phân tích công việc cần nhân lực
Đây là hoạt động còn khá mới mẻ tại Tổng công ty giấy và hầu nhƣ chƣa đƣợc thực hiện. Để đánh giá lao động quản lý ở VINAPACO, theo quy định của đơn vị, các trƣởng phòng ban dựa trên bảng quy định chức năng nhiệm vụ của các phòng ban và dựa vào phân tích công việc trong
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/
VINAPACO. Với các đơn vị trực thuộc thì chƣa tiến hành phân tích công việc. Với thực tế nhƣ vậy, để xác định nhu cầu về loại lao động ở VINAPACO dựa vào trình độ và nghề nghiệp của loại lao động đó và tiến hành bổ sung thuyên chuyển, tuyển dụng nếu thiếu.
3.2.3. Dự báo nhu cầu nhân lực
- Dự đoán cầu nhân lực: Khâu này đƣợc VINAPACO thực hiện theo phƣơng pháp dự đoán theo kinh nghiệm: Căn cứ vào công tác kế hoạch hóa kinh doanh, đơn vị xác định tỉ lệ tăng khối lƣợng công việc của những năm trƣớc đó so với năm hiện tại. Từ đó xác tỷ lệ tăng số lao động tƣơng ứng với tỷ lệ tăng khối lƣợng công việc.
Bảng 3.3: Nhu cầu nhân lực của VINAPACO giai đoạn từ năm 2011 - 2013
Chỉ tiêu Đơn vị Năm
2011
Năm 2012
Năm 2013
Nhu cầu nhân lực kế hoạch Ngƣời 4.587 4.437 5.128 Nhu cầu nhân lực thực tế Ngƣời 4.720 4.819 5.262 % so với kế hoạch % 102,9 108,6 102,6
(Nguồn: Tổng công ty giấy Việt Nam)
- Phân tích và dự đoán cung nhân lực: Để xác định nguồn cung nhân lực, VINAPACO chia nguồn cung làm hai nguồn: Cung nhân lực nội bộ và cung nhân lực bên ngoài.
+ Cung nhân lực nội bộ, bao gồm tất cả lao động đang làm việc cho đơn vị. Cơ cấu, chất lƣợng của nguồn cung nội bộ đƣợc căn cứ theo bảng cơ cấu lao động theo trình độ, VINAPACO chƣa có hệ thống thông tin đánh giá về ngƣời lao động và chƣa có hệ thống phân tích công việc, cho nên việc coi nguồn cung nội bộ bao gồm toàn bộ nhân lực hiện có và xem nhƣ nguồn cung này đáp ứng đƣợc nhu cầu nhân lực là điều dễ hiểu. Bên cạnh đó, VINAPACO luôn dự đoán số ngƣời bỏ việc, nghỉ việc để tính nguồn cung nhân lực.
+ Cung nhân lực bên ngoài: Có một số nguồn chính mà đơn vị chú ý tới đó là: nguồn từ các trƣờng đào tạo, nguồn đƣợc giới thiệu từ nhân viên của
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/
VINAPACO. Với những lao động có trình độ cao, đặc biệt là lao động quản lý, VINAPACO thƣờng phân tích tình hình chất lƣợng giáo dục và đào tạo.
- Cân đối cung cầu:
+ Cầu nhân lực lớn hơn cung nhân lực: Trong trƣờng hợp này VINAPACO đã đƣa ra những trƣờng hợp sau:
Thăng chức: VINAPACO áp dụng cho một số vị trí cần ngƣời trong đơn vị. Đào tạo và phát triển: VINAPACO thƣờng tiến hành đối với một số loại chức danh nghề nghiệp của lao động quản lý, chẳng hạn nhƣ nhân viên hành chính, kế toán… thông qua các khoá bồi dƣỡng ngắn hạn có thể từ 5 ngày đến 6 tháng. Đào tạo phát triển đƣợc coi là hoạt động thƣờng xuyên của đơn vị.
Tuyển dụng trong trƣờng hợp thiếu nhân viên mà các biện pháp nhƣ thăng chức, đào tạo và phát triển không thể đáp ứng đƣợc.
+ Cung nhân lực bằng cầu nhân lực: Trong trƣờng hợp khi xác định cung về nhân lực bằng cầu về nhân lực ở VINAPACO vẫn tiến hành hoạt động đào tạo và phát triển. Giải pháp này là tƣơng đối hợp lý.
+ Cung nhân lực lớn hơn cầu nhân lực: Trong trƣờng hợp cung nhân
lực lớn hơn cầu về nhân lực, VINAPACO thƣờng áp dụng các biện pháp sau: Cho tạm thời nghỉ việc
Hạn chế tuyển mới
Tiến hành chia sẻ công việc.
Nhìn chung, các giải pháp mà ban lãnh đạo VINAPACO đƣa ra trong trƣờng hợp cung nhân lực lớn hơn cầu về nhân lực là tƣơng đối hợp lý. Do vậy, cần đƣợc phát huy.
- Thực hiện các chính sách, kế hoạch: Sau khi đƣa ra các giải pháp về cung cầu nhân lực, nhân viên phụ trách nhân sự của VINAPACO có trách nhiệm đề đạt lên lãnh đạo. Sau khi đựơc thông qua, sẽ tiến hành thực hiện. Bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai, thực hiện, giám sát thực hiện là nhân viên phụ trách công tác nhân sự và các cấp quản lý cấp thấp nhƣ là các trƣởng phòng, phó phòng. Các lãnh đạo cấp thấp sẽ tiến hành thực hiện theo sự hƣớng dẫn chỉ đạo của bộ phận nhân sự, đồng thời hàng kỳ báo cáo
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/
kết quả thực hiện lên cho bộ phận nhân sự, tiếp đó phòng nhân sự tiến hành tổng hợp báo cáo lên lãnh đạo cấp trên. Có thể thấy nguồn thông tin chuyển động hai chiều liên tục. Do vậy, việc triển khai thực hiện sẽ rất thuận lợi. Tuy nhiên, trên thực tế quá trình thực hiện đôi khi không theo đúng kế hoạch và việc kiểm soát không chặt chẽ đã gây sức ép lên công tác điều động nhân lực, từ đó ảnh hƣởng đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
- Kiểm tra và đánh giá việc thực hiện.
Đối với công tác hoạch định nguồn nhân lực việc kiểm tra và đánh giá theo từng bƣớc và theo từng kỳ là rất cần thiết. Tại VINAPACO công tác này đang bị bỏ qua. Ở đơn vị chƣa hình thành hệ thống đánh giá mặc dù VINAPACO vẫn coi công tác hoạch định nguồn nhân lực là công tác thƣờng xuyên.
Nhƣ vậy, nhìn chung, công tác hoạch định nguồn nhân lực ở VINAPACO đã theo những trình tự nhất định. Song chƣa đầy đủ và khoa học còn tồn tại nhiều bất cập cần đƣợc nghiên cứu giải quyết.
3.2.4. Tổ chức tuyển dụng nhân lực
* Nguồn tuyển dụng: nguồn tuyển dụng nhân sự chủ yếu là bên trong doanh nghiệp. VINAPACO chỉ thông báo nội bộ cho nên có sự hạn chế về chất lƣợng cũng nhƣ số lƣợng ngƣời tham gia dự tuyển và Tổng công ty không có nhiều cơ hội chọn lựa những nhân sự giỏi hay lao động có trình độ cao.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/
tại Tổng công ty giai đoạn từ năm 2011 - 2013
(Nguồn: Tổng công ty giấy Việt Nam)
Trong cơ cấu các ứng viên đăng kí tham gia dự tuyển các ứng viên từ nguồn bên trong doanh nghiệp luôn chiếm tỷ lệ cao. Năm 2011 trong tổng số 186 bộ hồ sơ đăng kí thì có đến 162 hồ sơ từ nguồn bên trong, chiếm 87,1%, năm 2012 và 2013 tỷ lệ này lần lƣợt là 92,1% và 90,8%.
- Nguồn ứng viên bên trong: Khi VINAPACO có nhu cầu cần tuyển thêm nhân sự để bổ sung đáp ứng khối lƣợng công việc mới hoặc có một số vị trí trống, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện công tác điều chuyển nhân sự đủ điều kiện, tiêu chuẩn tại nơi thừa sang nơi thiếu. Hoặc tuyển nhân viên vào một chức vụ trống theo kiểu thăng chức nội bộ, bộ phận nhân sự sẽ tham mƣu cho ban lãnh đạo của công ty danh sách những ứng viên đã đƣợc quy hoạch, đào tạo và thực hiện theo một quy trình đánh giá, bổ nhiệm cho ứng viên sáng giá nhất.
- Nguồn ứng viên từ bên ngoài: Chỉ khi nào nguồn các ứng viên từ nội bộ không đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc hoặc thiếu số lƣợng, thì đơn vị mới tuyển các ứng viên từ bên ngoài.
Để thực hiện việc tuyển dụng nguồn lao động này, VINAPACO thƣờng thông báo ƣu tiên tuyển con, em nhân viên đang làm việc tại đơn vị để nộp hồ sơ xin việc làm; hoặc tại các trung tâm giới thiệu việc làm, các trƣờng đào tạo v.v.. Việc tìm nguồn lao động bên ngoài trên internet và các phƣơng tiện thông tin báo chí chƣa đƣợc thực hiện.
* Hoạt động tuyển dụng
Bảng 3.4: Hoạt động tuyển dụng tại VINAPACO giai đoạn từ năm 2011 - 2013
Tiêu chí Đơn vị Năm
2011 Năm 2012 Năm 2013 Tổng số hồ sơ nộp Bộ 186 190 197
Số hồ sơ đạt yêu cầu Bộ 180 184 188
Số hồ sơ không đạt yêu cầu Bộ 6 6 9
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Số lƣợng nhân viên bỏ việc (trong
2 tháng thử việc) Ngƣời 4 5 7
(Nguồn: Tổng công ty giấy Việt Nam)
Trong giai đoạn 2011 - 2013 những chính sách tuyển dụng của VINAPACO gần nhƣ không có nhiều thay đổi, vẫn ƣu tiên tuyển dụng từ nguồn bên trong đơn vị, vẫn áp dụng những hình thức thông báo tuyển dụng truyền thống… tuy nhiên hiệu quả mang lại không giống nhau. Năm 2011 trong các đợt tuyển dụng có 186 bộ hồ sơ đăng ký dự tuyển, năm 2012 tăng lên 190 bộ (tăng 2,2% so với năm 2011); đến năm 2013 số hồ sơ đăng ký dự tuyển tại VINAPACO tiếp tục tăng lên 197 bộ (tăng 3,7% so với năm 2012).
Bên cạnh chỉ tiêu số hồ sơ đăng ký dự tuyển thì tiêu chí số lƣợng hồ sơ đạt yêu cầu cũng tăng lên theo các năm. Năm 2011 trong tổng số 186 hồ sơ đăng ký thì có đến 180 bộ đạt yêu cầu, sang năm 2012 và 2013 số lƣợng này lần lƣợt là 184 bộ và 188 bộ. Điều này chứng tỏ các kênh thông báo tuyển dụng và nội dung thông báo của đơn vị đã phần nào phát huy hiệu quả.
- Số lƣợng hồ sơ không đạt yêu cầu cũng tăng lên theo các năm từ năm 2011 đến 2013. Tính đến năm 2013, trong tổng số 197 bộ hồ sơ đăng ký tuyển dụng có đến 9 bộ không đạt yêu cầu. Nguyên nhân chủ yếu mà bộ phận nhân sự loại hồ sơ ứng viên là không đủ trình độ hoặc trình độ không phù hợp với vị trí tuyển dụng yêu cầu (chiếm khoảng hơn 80%); một số ít do nộp hồ sơ muộn hơn so với thời gian đơn vị quy định hoặc thiếu tài liệu, giấy tờ liên quan nhƣng không bổ sung trƣớc thời điểm tổ chức tuyển dụng.
- Số lƣợng lao động đƣợc tuyển dụng tăng lên theo các năm trong giai đoạn. Năm 2011 có 52 ngƣời trong tổng số 186 ngƣời đăng ký dự tuyển đƣợc tuyển dụng vào Tổng công ty. Năm 2012 và 2013 duy trì số lƣợng 53 ngƣời. Số lƣợng lao động đƣợc tuyển dụng thấp do nhu cầu tuyển dụng những năm gần đây của Tổng công ty không nhiều, chủ yếu là tuyển lao động sản xuất trực tiếp, còn nhân viên các bộ phận khác không có nhiều thay đổi.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Số lƣợng lao động nghỉ việc sau 2 tháng thử việc là tƣơng đối nhiều, tính đến năm 2013 trong tổng số 53 lao động đƣợc tuyển dụng có đến 7 ngƣời nghỉ việc trong thời gian thử việc của đơn vị.
* Hình thức tổ chức tuyển dụng: Số lƣợng ứng viên có hồ sơ đạt yêu cầu sẽ đƣợc bộ phận phụ trách tuyển dụng của VINAPACO thông báo về thời gian và hình thức thi tuyển, hình thức thi chủ yếu qua 2 vòng cơ bản:
+ Vòng thi viết: Chủ yếu nội dung thi liên quan đến kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến vị trí cần tuyển dụng.
+ Vòng thi vấn đáp: Ngoài nội dung kiến thức còn bổ sung thêm một số yêu cầu liên quan đến kỹ năng ứng xử, giao tiếp hay tính tập thể, ý thức trách nhiệm…
Hội đồng tuyển dụng bao gồm: Đại diện ban lãnh đạo VINAPACO (thƣờng là phó giám đốc); đại diện phòng nhân sự (thƣờng là trƣởng phòng); đại diện bộ phận có nhu cầu tuyển dụng ứng viên mới.
- Đánh giá ứng viên tuyển dụng: Sau vòng thi vấn đáp, hội đồng tuyển dụng sẽ họp bàn, đánh giá thống nhất để làm cơ sở đƣa ra quyết định tuyển dụng. Một số tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên: Có phù hợp với tiêu chí tuyển dụng VINAPACO đề ra ban đầu hay không, có kỹ năng, kinh nghiệm gì đặc biệt; ƣu tiên những ứng viên có kinh nghiệm và thâm niên công tác trong bộ phận có nhu cầu tuyển dụng.
- Quyết định tuyển dụng: trên cơ sở đánh giá các ứng viên của hội đồng tuyển dụng, bộ phận phụ trách công tác tuyển dụng nhân sự sẽ tổng hợp kết quả cuối cùng, những ứng viên đƣợc tuyển dụng sẽ đƣợc liệt kê vào danh sách và trình ban lãnh đạo phê duyệt.
- Bố trí công việc mới:là giai đoạn cuối cùng của quy trình tuyển dụng, các ứng viên có quyết định tuyển dụng sẽ đƣợc bố trí đến các phòng, ban tƣơng ứng với các kiến thức chuyên môn của họ.