Nhiệm vụ của xõy dựng tổ chức là xuất phỏt từ nhiệm vụ chung của doanh nghiệp đó được xỏc định (chẳng hạn như cung cấp một loại sản phẩm hay dịch vụ nào đú cho thị trường theo nguyờn tắc hiệu quả) sẽ phõn chia thành rất nhiều nhiệm vụ bộ phận, rồi lại nhờ sự liờn kết cỏc nhiệm vụ bộ phận đú vào cỏc nơi làm việc xuất hiện sự phõn cụng lao động và một trỡnh tự cỏc quỏ trỡnh hoạt động của doanh nghiệp. Từ đú cú nhiệm vụ xõy dựng bộ mỏy quản trị doanh nghiệp là phõn chia nhiệm vụ chung của quản trị doanh nghiệp thành nhiều nhiệm vụ bộ phận ở cỏc cấp quản trị khỏc nhau. Sau đú lại liờn kết cỏc nhiệm vụ bộ phận đú vào từng nơi làm việc cụ thể. Nh thế, mỗi nơi làm việc sẽ thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể xỏc định.
Để đạt được điều đú, bước đầu tiờn cần tiến hành là phõn tớch nhiệm vụ. Sau khi đó phõn tớch nhiệm vụ thỡ bước thứ hai là tổng hợp cỏc nhiệm vụ cỏ biệt lại để hỡnh thành nờn cỏc nơi làm việc (tổng hợp nhiệm vụ). Thụng qua đú cũng hỡnh thành mối quan hệ giữa cỏc nơi làm việc. Mối quan hệ giữa cỏc nơi làm việc cú thể tồn tại ở hai chiều: Theo chiều dọc thỡ cỳ mối quan hệ đẳng cấp quản trị, tức là mối quan hệ ra lệnh và nhận lệnh hay giao nhận nhiệm vụ; theo chiều ngang thỡ đú là mối quan hệ trao đổi thụng tin hoặc đối tượng lao động trong quỏ trỡnh mỗi nơi làm việc hoàn thành nhiệm vụ của mỡnh.
Phõn tớch nhiệm vụ
Nội dung của phõn tớch nhiệm vụ
Cú thể hiểu nhiệm vụ là sự quy định những hành động nhất định của con người nhằm thực hiện mục tiờu đó xỏc định. Khỏi niệm nhiệm vụ của nơi làm việc đũi hỏi người phụ trỏch nơi làm việc đú phải biến thành thực hiện một ý đồ nào đú mà cấp trờn đó vạch ra. Để phõn tớch nhiệm vụ, việc đầu tiờn phải tiến hành là mụ tả nhiệm vụ, thụng qua mụ tả nhiệm vụ sẽ tạo ra một bức
tranh khỏi quỏt về nhiệm vụ. Phải xuất phỏt từ chức năng, nhiệm vụ, quy mụ... của doanh nghiệp mà mụ tả nhiệm vụ của quản trị doanh nghiệp. Thụng qua mụ tả từng nhiệm vụ của quản trị doanh nghiệp cú thể giới hạn nội dung, bao quỏt nhiệm vụ và trở thành cơ sở để phõn tớch nhiệm vụ. Khi mụ tả nhiệm vụ cú thể phải mụ tả tới sỏu vấn đề sau đõy:
- Nội dung của nhiệm vụ;
- Quỏt trỡnh hành động (chõn tay hay trớ úc, thực hiện hay lónh đạo hay cả hai loại đú);
- Khỏch thể (con người, vật thể hay phi vật thể); - Cụng cụ lao động cần thiết cho hành động; - Khụng gian;
- Thời gian.
Một cõu hỏi được đặt ra là việc phõn chia nhiệm vụ chung của doanh nghiệp thành cỏc nhiệm vụ cụ thể được thực hiện theo quan điểm nào? Kosiol đó phõn biệt cỏc đặc trưng phõn chia sau đõy:
- Phõn tớch hành động: để hoàn thành một nhiệm vụ nú phải được phõn chia thành nhiều hành động cần thiết.
- Phõn tớch đối tượng: một nhiệm vụ được phõn chia theo cỏc đối tượng cỏ biệt mà nhiệm vụ được thực hiện ở cỏc đối tượng đú.
- Phõn tớch cỏc phương tiện thực hiện: một nhiệm vụ được chia thành cỏc nhiệm vụ bộ phận căn cứ vào cỏc phương tiện cần thiết để thực hiện cỏc nhiệm vụ bộ phận này.
- Phõn tớch tớnh cấp bậc: mọi nhiệm vụ bộ phận đều được sắp đặt trong mối quan hệ cấp bậc (nhiệm vụ bộ phận cỳ tớnh chất lónh đạo hay thừa hành).
- Phõn tớch giai đoạn (pha): căn cứ vào tớnh chất thực hiện mọi nhiệm vụ bộ phận được sắp xếp vào mụ hỡnh giai đoạn "kế hoạch húa, tổ chức thực hiện, kiểm tra".
- Phõn tớch quan hệ mục tiờu: mọi nhiệm vụ được sắp đặt theo mục tiờu của chỳng. Dựa trờn cơ sở này người ta phõn biệt nhiệm vụ chớnh và nhiệm vụ phụ là nhiệm vụ bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ chớnh theo mục tiờu đó định.
Mọi đặc trưng trờn đều cần thiết phải phõn tớch để làm cơ sở cho việc tổng hợp nhiệm vụ. Phõn chia nhiệm vụ chung của doanh nghiệp theo mọi tiờu thức trờn thành cỏc nhiệm vụ bộ phận sẽ tạo ra cỏi nhỡn bao quỏt cơ cấu phức tạp của cỏc nhiệm vụ bộ phận. Cỏc bảng phõn chia nhiệm vụ theo cỏc đặc trưng khỏc nhau là kết quả của phõn tớch nhiệm vụ và là điều kiện tiền đề để tổng hợp nhiệm vụ.
Cỏc nguyờn tắc phõn chia nhiệm vụ
Cú hai nguyờn tắc phõn chia nhiệm vụ là tập trung và phi tập trung. Theo nguyờn tắc phõn chia nhiệm vụ phi tập trung thỡ nhiệm vụ được chia nhỏ giao cho nhiều nơi khỏc nhau. Phõn chia nhiệm vụ theo nguyờn tắc này làm tăng tinh thần trỏch nhiệm và hứng thú lao động của cỏc thành viờn trong doanh nghiệp. Phi tập trung làm giảm bộ mỏy quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp. Việc phõn chia nhiệm vụ và trỏch nhiệm cho nhiều nhõn viờn dưới quyền đũi hỏi phải cú nghệ thuật quản lý con người cao hơn so với việc tập trung quyền lực ở một số ít người. Bờn cạnh đỳ nỳ cũng đũi hỏi một số lượng lớn lao động chuyờn mụn cú đủ điều kiện để đảm đương nhiệm vụ đú. Mặt khỏc, phi tập trung cũng dẫn đến nguy cơ xuất hiện sự thiếu trật tự trong doanh nghiệp do thiếu sự bao quỏt của quản trị doanh nghiệp và sự chia nhỏ giới hạn nhiệm vụ. Ngoài ra, nguyờn tắc này cũn khụng phỏt huy được cỏc ưu điểm hợp lý hoỏ của phõn chia lao động.
Theo nguyờn tắc tập trung húa người ta tập trung nhiệm vụ vào một số nơi làm việc nhất định. Tập trung húa với tư cỏch phõn chia nhiệm vụ là bắt buộc nếu doanh nghiệp khụng cú đủ lực lượng chuyờn mụn phự hợp đảm nhiệm nhiệm vụ của doanh nghiệp. Trong trường hợp ngoại lệ, nguyờn tắc tập
trung húa gõy ra nguy cơ cấp dưới là người nhận lệnh, phải thực hiện nhiệm vụ nhưng khụng thể phỏt huy tớnh sỏng tạo của mỡnh. Nguyờn tắc này hạn chế sự tiếp xỳc giữa lónh đạo doanh nghiệp và cấp dưới.
Tổng hợp nhiệm vụ
Mục tiờu của tổng hợp nhiệm vụ là phối hợp cỏc nhiệm vụ bộ phận đó được hỡnh thành trong khuụn khổ phõn tớch nhiệm vụ sao cho làm xuất hiện cỏc đơn vị lao động (nơi làm việc) và xõu chuỗi thành cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Với ý nghĩa đú, nơi làm việc là tế bào cơ sở của tổ chức xõy dựng doanh nghiệp núi chung và tổ chức bộ mỏy quản lý doanh nghiệp núi riờng, nú tập hợp cỏc nhiệm vụ bộ phận vào lĩnh vực lao động và lĩnh vực nhiệm vụ cho một người lao động.
Khụng cú cõu trả lời chung cho cõu hỏi cần tập hợp bao nhiờu nhiệm vụ và bộ phận, và loại nhiệm vụ nào cho một nơi làm việc. Mục tiờu của việc hỡnh thành nơi làm việc là tớnh toỏn số cỏc nhiệm vụ cựng loại được thiết lập tại một nơi làm việc mà người phụ trỏch nơi làm việc đú vẫn cú thể làm chủ được. Hạn chế lớn nhất của nguyờn tắc này là tớnh đơn điệu cú thể kỡm hóm hứng thú làm việc của người phụ trỏch nơi làm việc.
Túm lại, việc xõy dựng nơi làm việc để từ đú tạo ra cỏc bộ phận trong bộ mỏy quản lý doanh nghiệp sao cho phự hợp với tớnh chất hoạt động của mỗi loại doanh nghiệp được dựa trờn cơ sở phõn tớch và tổng hợp nhiệm vụ.