Xỏc định, phõn bố đỳng đắn chức năng quản lý và nắm vững kiến thức về cỏc kiểu cơ cấu quản lý là tiền đề hoàn thiệt cơ cấu tổ chức hiện cú cũng như hỡnh thành hay xoỏ bỏ hoặc sửa đổi một cơ cấu tổ chức nào đú thiếu sự phõn tớch khoa học theo ý muốn chủ quan, phiến diện thường gõy ra nhiều tỏc hại. Yờu cầu tối thiểu trước khi hỡnh thành một bộ phận nào đú của doanh nghiệp là phải xỏc định được nhiệm vụ của nú một cỏch rừ ràng, dự kiến số cỏn bộ đủ để hoàn thành nhiệm vụ và xỏc định đỳng đắn vị trớ của bộ phận mới này trong hệ thống những bộ phận đú cỳ từ trước của doanh nghiệp.
Qua lý luận và thực tiễn hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đến nay đó hỡnh thành những quan điểm và những phương phỏp hỡnh thành cơ cấu tổ chức doanh nghiệp sau đõy :
Những quan điểm hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý:
Quan điểm thứ nhất: Việc hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý bao giờ cũng bắt đầu từ việc xỏc định mục tiờu và phương hướng phỏt triển. Trờn cơ sở này, tiến hành tập hợp cỏc yếu tố của cơ cấu tổ chức và xỏc lập mối quan hệ qua lại giữa cỏc yếu tố đú. Đõy là quan điểm theo phương phỏp diễn giải đi
từ tổng hợp đến chi tiết được ứng dụng đối với những cơ cấu tổ chức quản lý hiện đang hoạt động.
Quan điểm thứ hai: Việc hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý trước hết phải được bắt đầu từ việc mụ tả chi tiết hoạt động của cỏc đối tượng quản lý và xỏc lập tất cả cỏc mối liờn hệ thụng tin, rồi sau đú mới hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý. Quan điểm này đi theo phương phỏp quy nạp đi từ chi tiết đến tổng hợp và được ứng dụng trong cỏc trường hợp hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý mới.
Quan điểm thứ ba: Việc hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý theo phương phỏp hỗn hợp, nghĩa là cú sự kết hợp một cỏch hợp lý cả quan điểm thứ nhất và quan điểm thứ hai. Trước hết phải đưa ra những kết luận cú tớnh nguyờn tắc nhằm hoàn thiện hoặc hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý sau đú mới tổ chức việc nghiờn cứu chi tiết cỏc bộ phận trong cơ cấu, soạn thảo điều lệ, quy chế, nội quy cho cỏc bộ phận của cơ cấu ấy, đồng thời xỏc định cỏc kờnh thụng tin cần thiết. Như vậy, toàn bộ những cụng việc nghiờn cứu chi tiết là tiếp tục làm sỏng tỏ, cụ thể húa những kết luận được khẳng định.
Những phương phỏp hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý
Phương phỏp tương tự: Là phương phỏp hỡnh thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm thành cụng đó gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức quản lý sẵn cú. Những cơ cấu tổ chức cú trước này cú những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức quản lý sắp hỡnh thành. Cơ sở phương phỏp luận để xỏc định sự tương trợ là sự phõn loại đối tượng quản lý căn cứ vào những dấu hiệu nhất định. Chẳng hạn: tớnh đồng nhất về kết quả cuối cựng của hoạt động quản lý (Sản phẩm, quy trỡnh cụng nghệ... giống nhau); tớnh đồng nhất về chức năng quản lý được thực hiện; tớnh gần nhau về lónh thổ (điều kiện kết cấu hạ tầng giống nhau); đặc điểm ngành kinh tế - kỹ thuật...
Ưu điểm nổi bật của phương phỏp này là quỏ trỡnh hỡnh thành cơ cấu nhanh, chi phớ để thiết kế cơ cấu ít, thừa kế cú phõn tớch những kinh nghiệm quý bỏu của quỏ khứ. Tuy vậy, sự sao chộp mỏy múc kinh nghiệm, thiếu phõn tớch những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức sắp hoạt động là khuynh hướng cần ngăn ngừa. Đõy là phương phỏp đó được ỏp dụng khỏ phổ biến ở nhiều nơi, nhiều nước.
Phương phỏp phõn tớch theo yếu tố: Đõy là phương phỏp khoa học được ứng dụng rộng rói cho mọi cấp, mọi đối tượng quản lý. Phương phỏp này thường được chia thành 3 giai đoạn:
SƠ ĐỒ 6: PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THEO YẾU TỐ
Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát Xác định những kết luận có tính chất nguyên tắc của cơ cấuXác định những kết luận có tính chất nguyên tắc của cơ cấu
Xác định các thành phần cho các bộ phận cơ cấu Xác định các thành phần cho các bộ phận cơ cấu Xác lập mối liên hệ giữa các bộ phận Xác lập mối liên hệ giữa các bộ phận
Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý (điều lệ, nội quy, quy chế) Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức
quản lý (điều lệ, nội quy, quy chế) Xác định những đặc tr ng của các yếu tố cơ
cấu (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn) Xác định những đặc tr ng của các yếu tố cơ
cấu (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn)
Giai đoạn 1 Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Giai đoạn 3 Ph ơng pháp phân tích theo yếu tố
Trờn thực tế cú hai trường hợp thường gặp :
Trường hợp thứ nhất: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt động.
Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành được bắt đầu bằng cỏch nghiờn cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện hành và tiến hành đỏnh giỏ hoạt động của nú theo những căn cứ nhất định. Để làm được điều đú, người ta biểu diễn cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành và cỏc bộ phận của nú dưới dạng sơ đồ. Từ đú sẽ chỉ rừ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và cỏc chức năng mà nú phải thi hành. Nội dung phõn tớch đối với cơ cấu tổ chức đang hoạt động bao gồm: - Phõn tớch tỡnh hỡnh thực hiện cỏc chức năng đó qui định cho từng bộ phận, từng nhõn viờn của bộ mỏy quản trị.
- Phõn tớch khối lượng cụng tỏc thực tế của mỗi bộ phận, mỗi người, phỏt hiện khõu yếu trong việc phõn bố khối lượng cụng việc quản lý.
- Phõn tớch tỡnh hỡnh phõn định chức năng kết quả thực hiện chế độ trỏch nhiệm cỏ nhõn, mối quan hệ ngang dọc trong cơ cấu.
- Phõn tớch việc phõn chia quyền hạn vào trỏch nhiệm cho cỏc bộ phận, cỏc cấp quản trị.
- Phõn tớch việc thực hiện những văn kiện, tài liệu, những quy định ràng buộc của cỏc cơ quan quản lý vĩ mụ và trong phạm vi nội bộ cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp.
- Phõn tớch tỡnh hỡnh tăng giảm số lượng và tỷ lệ cỏn bộ, nhõn viờn giỏn tiếp so với trực tiếp sản xuất, tỷ trọng tiền lương của cỏn bộ giỏn tiếp trong giỏ thành sản phẩm.
- Phõn tớch sự phự hợp giữa trỡnh độ cỏn bộ nhõn viờn quản lý hiện cú (cơ cấu trỡnh độ tay nghề) với yờu cầu cụng việc.
- Phõn tớch điều kiện cụng việc hợp lý húa lao động và cơ khớ húa lao động của cỏn bộ và nhõn viờn quản lý.
- Phõn tớch những nhõn tố khỏch quan cú tỏc động tớch cực và tiờu cực đến việc duy trỡ sự ổn định của quản lý doanh nghiệp.
Kết quả của phõn tớch là những nhận xột, đỏnh giỏ mặt hợp lý và chưa hợp lý của cơ cấu hiện hành, trờn cơ sở đú dự thảo cơ cấu tổ chức mới, dựa vào những nguyờn tắc xõy dựng cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành là bổ xung thay đổi cỏn bộ, xõy dựng cỏc thủ tục, quy tắc hoạt độ cho từng bộ phận, cho chủ doanh nghiệp, cỏc nhõn viờn khỏc trong bộ mỏy quản lý doanh nghiệp.
Trường hợp thứ hai: Hỡnh thành cơ cấu tổ chức quản lý mới.
Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của cỏc cơ quan quản lý vĩ mụ, những quy định cú tớnh chất luật phỏp để xõy dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý tổng quỏt và xỏc định cỏc đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức này. Kết quả thực hiện giai đoạn 1 là xõy dựng mục tiờu của tổ chức, xõy dựng cỏc phõn hệ chức năng nhằm đảm bảo thực hiện mục tiờu, phõn cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cấp quản trị, xỏc lập cỏc mối quan hệ cơ bản giữa cỏc bộ phận với cỏc cơ quan cấp trờn, cỏc đơn vị hợp tỏc bờn ngoài, xỏc định cỏc nhu cầu đảm bảo cỏn bộ và thụng tin. Nh vậy bước 1 là nhằm giải quyết những vấn đề cú tớnh chất định tớnh đối với cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp.
Bước 2: Xỏc định cỏc thành phần, cỏc bộ phận của cơ cấu tổ chức và xỏc lập cỏc mối quan hệ giữa cỏc bộ phận ấy. Nội dung cơ bản ở bước này được thể hiện ở việc xõy dựng phõn hệ trực tuyến, phõn hệ chức năng và chương trỡnh mục tiờu. Làm cơ sở để xỏc định thành phần cỏc bộ phận của cơ cấu và sự cần thiết chuyờn mụn húa hoạt động quản lý.