Như chúng ta đó biết, thực chất của hoạt động quản lý doanh nghiệp là hoạt động ra quyết định. Và để cú thể ra được những quyết định đỳng đắn, kịp thời, chớnh xỏc và cú hiệu quả thỡ ngoài những yếu tố cần thiết như trỡnh độ,
năng lực, sự nhạy bộn của lónh đạo doanh nghiệp thỡ một trong những yếu tố quan trọng phải kể đến đú là thụng tin. Sẽ khụng thể ra bất cứ quyết định quản trị nào nếu khụng cú thụng tin, độ tin cậy của quyết định sẽ thấp nếu thiếu thụng tin.
Trong một bộ mỏy quản lý việc đưa ra cỏc quyết định và việc thực hiện cỏc mệnh lệnh của quản lý đều phải dựa trờn cơ sở là thụng tin giữa cỏc bộ phận quản trị, giữa cỏc cấp, cỏc khừu, cỏc lĩnh vực quản trị với nhau. Cú thể kể đến cỏc mối liờn hệ trao đổi thụng tin trong bộ mỏy quản lý nh sau:
Thụng tin giữa cấp quản trị cao nhất và cấp quản trị thấp nhất trong bộ mỏy quản lý (thụng tin từ trờn xuống dưới).
Theo nội dung này, cỏc quản trị viờn cấp cao muốn đưa ra cỏc quyết định chớnh xỏc, cú hiệu quả thỡ phải cú được những thụng tin xuyờn suốt qua cỏc cấp quản trị trong bộ mỏy quản lý của doanh nghiệp. Dựa vào những thụng tin này, quản trị viờn cấp cao cú thể hiểu rừ, nắm bắt được khả năng của cỏc cấp quản trị dưới quyền qua đú cỏc quản trị viờn cấp cao cú thể đưa ra cỏc quyết định, truyền đạt những quyết định hay điều chỉnh những quyết định một cỏch chớnh xỏc, kịp thời.
- Thụng tin giữa cấp quản trị thấp nhất với cỏc cấp quản trị cao hơn (thụng tin từ dưới lờn trờn).
Để thực hiện tốt cỏc quyết định, mệnh lệnh của quản lý thỡ cấp quản trị thấp nhất cần phải cú được những thụng tin xuyờn suốt từ dưới lờn trờn. Dựa vào những thụng tin này cỏc quản trị viờn cấp dưới mới cú thể thực hiện được đầy đủ những yờu cầu của quyết định hay điều chỉnh quyết định của cỏc cấp trờn.
- Thụng tin giữa cỏc bộ phận ngang cấp trong bộ mỏy quản lý với nhau. Mối quan hệ trao đổi thụng tin giữa cỏc bộ phận thuộc cựng một cấp quản lý trong bộ mỏy quản lý với nhau cũng là rất cần thiết. Dựa vào những
thụng tin trao đổi này mà cỏc bộ phận trong cựng một cấp quản lý cú thể thực hiện tốt hơn cỏc quyết định, mệnh lệnh của cấp quản lý cao hơn.
Núi túm lại, thụng tin giữa cỏc cấp quản lý, lĩnh vực quản trị khỏc nhau trong bộ mỏy quản lý của doanh nghiệp là rất cần thiết. Nỳ giỳp cho việc ra cỏc quyết định được chớnh xỏc và khẳng định những quyết định đú. Để cú được cỏc quyết định hay điều chỉnh cỏc quyết định thỡ nhất thiết phải cú thụng tin giữa cỏc bộ phận trong bộ mỏy quản lý với nhau và thụng tin cũng giỳp cho việc truyền đạt cỏc quyết định trong bộ mỏy quản lý được nhanh chúng, kịp thời.
Hiện nay, hệ thống trao đổi, thu thập thụng tin giữa cỏc bộ phận, cỏc cấp, cỏc khừu trong bộ mỏy quản lý của Cụng ty được tổ chức rất hợp lý. Cỏc thụng tin quyết định từ cấp trờn xuống cấp dưới được truyền đạt rất chớnh xỏc, rừ ràng và kịp thời và ngược lại những thụng tin thực hiện từ dưới lờn trờn trong bộ mỏy quản lý cũng được thụng suốt.
Mỗi một quyết định của Giỏm đốc Cụng ty đưa ra đều dựa trờn cơ sở của cụng tỏc thu thập thụng tin từ cấp dưới, khiến cho cỏc quyết định này đều phự hợp với khả năng của nơi nhận quyết định và rất cú hiệu quả. Ngược lại, để cú thể thực hiện được những quyết dịnh của Giỏm đốc Cụng ty một cỏch cú hiệu quả, cỏc bộ phận nhận quyết định đều phải thu thập cỏc thụng tin liờn quan đến quyết định thụng qua cỏc bộ phận cấp trờn, cỏc bộ phận cấp dưới hay cỏc bộ phận cựng cấp trong bộ mỏy quản lý của Cụng ty.
Việc trao đổi và thu thập thụng tin giữa cỏc bộ phận, cỏc cấp trong bộ mỏy quản lý của Cụng ty được thực hiện chủ yếu bằng những hỡnh thức sau:
+ Bằng văn bản: Thụng qua cỏc văn bản nh Thụng bỏo, Chỉ lệnh, Lệnh sản xuất cỏc cấp dưới cú thể biết được cỏc thụng tin quyết định của Giỏm đốc .