Vì trong những năm gần đây lượng tiền của doanh nghiệp VLXD trên địa bàn tại Khánh Hòa còn rất ít nên mỗi lần cần đến tiền doanh nghiệp thường phải đi vay hoặc nợ người bán một thời gian mới trả. Vì vây, cần phải xây dựng kế hoạch cho việc dự trữ tiền đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp và thường thì ta lên kế hoạch tháng.
- Phần thu: Ta phải liệt kê tính toán tất cả các khoản mục có thể thu được trong tháng của doanh nghiệp như: Thu do khách hàng nợ, thu do lãi tiền gửi, thu do bán hàng, cung cấp dịch vụ…
- Phần chi: Bên cạnh việc dự toán phần thu thì ta cũng xác định trong tháng ta cần chi những khoản mục nào và tổng khoản chi trong tháng cho các khoản mục đó là bao nhiêu. Chẳng hạn như: chi trả lương công nhận viên, mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Do đó, ta cần phải tính cho nó một lượng tiền dự trữ thích hợp.
Từ việc tính toán liệt kê trên thì ta thấy phần thu bù cho phần chi nếu thấy còn thiếu thì ta nên dự trữ một lượng tiền để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong tháng. Mặt khác ta cũng cần phải lên được kế hoạch chi tiết là sẽ thu và chi tiền vào ngày nào trong tháng để có thể cung ứng lượng tiền đúng và kịp thời tránh tình trạng lãng phí vốn hay là không có tiền để chi trả đúng hẹn.
Vì lý do trên đây mà doanh nghiệp cũng cần phải có một chính sách dự trữ tiền hợp lý, vừa đủ để đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày, không dư thừa quá mức dễ dẫn đến số vốn nhàn rỗi quá nhiều, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Muốn như vậy theo tác giả các DN cần phải quản lý từng khâu trong quá trình thu, chi tiền mặt để trên cơ sở đó doanh nghiệp có thể nắm bắt kịp thời số lượng vốn bằng tiền hiện có để kịp thời có những chính sách, biện pháp điều chỉnh phù hợp hơn. Đồng thời để duy trì một lượng vốn bằng tiền phù hợp, các DN VLXD cần phải lập kế hoạch vốn bằng tiền, thông qua đó có thể phân tích được dòng tiền thu, dòng tiền chi và nợ tới hạn của các doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp có thể dự toán được nguồn thu, chi trong tháng để có kế hoạch huy động vốn phù hợp.
Bảng 3.1 Biểu mẫu dự toán tiền và cân bằng tài chính ứng dụng đối với các doanh nghiệp VLXD trên địa bàn tại Khánh Hòa
Chỉ tiêu Qúy I Qúy II Qúy III Qúy IV Tổng cộng I. Dòng tiền vào 1. Thu từ bán hàng và CCD 2. Thu hoạt động đầu 4. Thu khác
II. Dòng tiền ra
1. Chi trả cho nhà cung cấp 2. Chi trả lương
3. Chi nộp thuế cho nhà nước 4. Chi hoạt động đầu tư 5. Chi khác
III. Chênh lệch thu chi 1. Tồn đầu kỳ 2. Tồn cuối kỳ 3. Tồn tối thiểu 4. Số tiền thừa 5. Số tiền thiếu
Với tình hình cải thiện trên sẽ giúp doanh nghiệp dự trữ một lượng tiền phù hợp để đảm bảo khả năng thanh toán cho các nhà cung cấp nhằm được hưởng những khoản chiết khấu theo giá bán buôn, những điều kiện thuận lợi như mua nguyên vật liệu với giá hấp dẫn, bên cạnh đó doanh nghiệp cần phải xem xét giữa chi phí nhận được và chi phí khi đi vay tiền thì khoản nào lợi ích hơn.
Mặc khác để tiết kiệm chi phí sử dụng vốn doanh nghiệp có thể tăng cường tìm kiếm nhà cung cấp theo phương thức trả chậm hoặc các khoản chiếm dụng đúng luật khác.