Acte notarie trong tiếng Phỏp, Notarial acts/deeds trong tiếng Anh cú nghĩa là văn bản cụng chứng. Qua nghiờn cứu phỏp luật thực định của cỏc nước theo trường phỏi cụng chứng Latinh cho thấy khỏi niệm văn bản cụng chứng và những vấn đề liờn quan đến loại văn bản này cú thể được quy định một cỏch trực tiếp bằng điều luật riờng hay giỏn tiếp thụng qua cỏc quy định về thủ tục cụng chứng, giỏ trị phỏp lý của việc cụng chứng… nhưng nhỡn chung đều khẳng định văn bản cụng chứng là sản phẩm của cụng chứng viờn, do cụng chứng viờn soạn hoặc xỏc nhận với những yờu cầu chặt chẽ cả về nội dung và hỡnh thức, nhờ đú cú giỏ trị phỏp lý cao.
Theo thụng lệ, bất kỳ cỏ nhõn, tổ chức nào cũng đều cú quyền soạn thảo một văn bản nhưng những văn bản đú chỉ đơn thuần là văn bản do họ tự lập (tư chứng thư) và do đú chỳng chỉ cú ý nghĩa như một tờ giấy mà trờn đú họ đó viết. Tuy nhiờn, một văn bản do cơ quan cụng quyền lập thỡ cú tầm quan trọng đặc biệt. Ở những nước theo hệ thống luật thành văn, những nhà lập phỏp đó tin tưởng, coi cụng chứng viờn như những viờn chức cụng và văn bản do họ soạn thảo, chứng nhận như văn bản của cơ quan cụng quyền (cụng chứng thư).
Theo phỏp luật của Cộng hũa Phỏp, một trong những nước điển hỡnh của trường phỏi cụng chứng Latinh, Điều 1317 Bộ luật Dõn sự của nước này quy định "Cụng chứng thư là chứng thư được lập bởi cỏc nhõn viờn cụng quyền cú quyền lập văn bản tại nơi mà chứng thư được soạn thảo và theo những thể thức trang trọng cần thiết" [38]. Và theo quy định tại Điều 1 Phỏp lệnh ngày 2/11/1945 của Cộng hũa Phỏp thỡ "cụng chứng viờn là nhõn viờn cụng quyền được bổ nhiệm để lập văn bản, hợp đồng mà đương sự phải hoặc muốn được cụng chứng, làm cho cỏc văn bản đú cú giỏ trị xỏc thực như văn bản của cơ quan cụng quyền …" [64]. Như vậy, văn bản cụng chứng - Acte
notarie, văn bản do cụng chứng viờn (nhõn viờn cụng quyền) soạn thảo được coi là một loại cụng chứng thư.
Ở Việt Nam, theo Từ điển Tiếng Việt, văn bản là bản viết hoặc in, mang nội dung là những gỡ cần được ghi để lưu lại làm bằng. Thuật ngữ văn bản cụng chứng được sử dụng lần đầu tiờn tại Thụng tư số 858/QLTP ngày 15/10/1987 của Bộ Tư phỏp hướng dẫn thực hiện cỏc việc làm cụng chứng. Cụ thể, Mục 9 phần I, của Thụng tư khẳng định cỏch thức "đảm bảo quy định về thủ tục lập văn bản cụng chứng" như sau: "Cỏc văn bản cụng chứng phải lập theo đỳng mẫu quy định thống nhất, sạch, đẹp, rừ ràng., mạch lạc, khụng tẩy xúa, cú dấu giỏp lai và ký nhận khi sửa chữa" [2]. Như vậy, mặc dự khụng đưa ra khỏi niệm như thế nào là văn bản cụng chứng nhưng cỏc nhà làm luật đó đề ra một số yờu cầu về mặt hỡnh thức đối với sản phẩm nghề nghiệp của cụng chứng viờn. Đõy là yờu cầu cơ bản mang tớnh nền tảng về mặt hỡnh thức đối với loại hỡnh văn bản mang tớnh chất đặc thự này.
Điều 7 Nghị định số 45/HĐBT khẳng định: "văn bản cụng chứng phải thể hiện rừ ràng và theo đỳng mẫu thống nhất do Bộ Tư phỏp quy định. Hồ sơ, văn bản cụng chứng và sổ cụng chứng phải được lưu trữ, bảo quản đầy đủ, chặt chẽ, lõu dài tại Phũng cụng chứng nhà nước" [30]. Như vậy, thuật ngữ "văn bản cụng chứng" tiếp tục được sử dụng nhưng cỏc nhà làm luật vẫn chưa đưa ra khỏi niệm văn bản cụng chứng một cỏch chớnh thức. Điểm đỏng lưu ý nhất về quy định văn bản cụng chứng tại Nghị định này là quy định chữ viết thể hiện trong văn bản cụng chứng phải là tiếng Việt, cụ thể là Điều 3 quy định: "Tiếng núi và chữ viết dựng trong khi thực hiện cụng chứng là tiếng Việt; trường hợp người nước ngoài đến yờu cầu cụng chứng khụng biết tiếng Việt, thỡ phải cú phiờn dịch" [30].
Đến Nghị định số 31/CP thay thế Nghị định số 45/HĐBT, cỏc quy định về văn bản cụng chứng cũng cú một số thay đổi nhất định, cụ thể là bờn cạnh thuật ngữ "văn bản cụng chứng" cũn cú thờm thuật ngữ "nội dung cụng chứng". Cụ thể, Điều 7, Nghị định số 31/CP quy định: "Nội dung cụng chứng
phải được thể hiện rừ ràng và theo đỳng mẫu thống nhất do Bộ Tư phỏp quy định. Cỏc văn bản cụng chứng phải được cụng chứng viờn ký, đúng dấu và ghi vào sổ cụng chứng" [10]. Để hướng dẫn thực hiện cỏc quy định về văn bản cụng chứng, nội dung cụng chứng như đó nờu trờn, Bộ Tư phỏp cũng đó ban hành Thụng tư 1411/TT.CC, trong đú quy định khỏ cụ thể về trỡnh tự, thủ tục soạn thảo, hỡnh thức thể hiện cũng như nguyờn tắc mang tớnh định hướng cho nội dung văn bản cụng chứng. Tại khoản 6, Mục A, phần III, Thụng tư này quy định "Bản dự thảo hợp đồng cú thể do cỏc bờn dự thảo hoặc do cụng chứng viờn dự thảo theo yờu cầu cỏc bờn" nhưng "nếu cú mẫu hợp đồng do cơ quan nhà nước cú thẩm quyền ban hành thỡ hợp đồng phải theo đỳng mẫu đú" và "nội dung hợp đồng khụng được trỏi phỏp luật, trỏi đạo đức xó hội"...
Cựng với sự hoàn thiện và phỏt triển của chế định cụng chứng qua cỏc thời kỳ, cú thể thấy rằng đến thời điểm này, cỏc quy định mang tớnh nền tảng về nội dung, hỡnh thức của văn bản cụng chứng đó dần được định hỡnh một cỏch tương đối rừ nột. Đến Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, lần đầu tiờn khỏi niệm văn bản cụng chứng được quy định tại khoản 1 Điều 14: "Văn bản cụng chứng là những hợp đồng, giao dịch, bản sao giấy tờ, chữ ký cỏ nhõn trong cỏc giấy tờ phục vụ cho cỏc giao dịch được Phũng cụng chứng chứng nhận" [11]. Tỡm hiểu kỹ chỳng ta cú thể thấy rằng khỏi niệm về văn bản cụng chứng như đó nờu trờn bỏm rất sỏt cỏc quy định về phạm vi cụng chứng và thẩm quyền cụng chứng, theo đú sẽ cú 4 loại văn bản cụng chứng là hợp đồng, giao dịch; bản sao giấy tờ; chữ ký của cỏ nhõn trong cỏc giấy tờ và bản dịch giấy tờ. Điểm chung duy nhất giữa 4 hỡnh thức văn bản cụng chứng này là phải được phũng cụng chứng chứng nhận. Nếu như trước đõy, văn bản cụng chứng và nội dung cụng chứng phải được thể hiện theo mẫu thống nhất do Bộ Tư phỏp ban hành và chỉ được thể hiện bằng tiếng Việt thỡ nay hợp đồng, giao dịch cụng chứng, một loại văn bản cụng chứng rất quan trọng cú thể được soạn thảo sẵn hay được thể hiện theo mẫu hoặc do người thực hiện cụng chứng soạn thảo và cũng cú thể được thể hiện bằng tiếng nước ngoài. Cũng tại Nghị
định này, lần đầu tiờn cỏc nhà làm luật đưa ra thuật ngữ lời chứng trong văn bản cụng chứng, theo đú "nội dung lời chứng phải rừ ràng, chặt chẽ, thể hiện rừ mức độ trỏch nhiệm của người thực hiện cụng chứng đối với việc cụng chứng". Ngoài ra, một vài quy định mang tớnh truyền thống cú liờn quan tới hỡnh thức văn bản cụng chứng như về ngụn ngữ sử dụng trong hoạt động cụng chứng, chữ viết trong văn bản cụng chứng, việc ký, điểm chỉ, đúng dấu văn bản cụng chứng và chế độ lưu trữ văn bản cụng chứng... vẫn tiếp tục được ghi nhận và cú sự cải tiến hơn. Bờn cạnh đú, Thụng tư số 03/2001/TP-CC của Bộ Tư phỏp cũn ban hành 4 mẫu lời chứng tương ứng với 4 loại việc cụng chứng như đó nờu trờn.
Năm 2006, Luật Cụng chứng ra đời, khỏi niệm và nhiều quy định về văn bản cụng chứng cũng được hoàn thiện thờm một bước quan trọng. Theo đú, Luật quy định:
1. Hợp đồng, giao dịch bằng văn bản đó được cụng chứng theo quy định của Luật này gọi là văn bản cụng chứng. 2. Văn bản cụng chứng bao gồm cỏc nội dung sau đõy: a) Hợp đồng, giao dịch; b) Lời chứng của cụng chứng viờn. 3. Văn bản cụng chứng cú hiệu lực kể từ ngày được cụng chứng viờn ký và cú đúng dấu của tổ chức hành nghề cụng chứng [51].
Với quy định này, Luật Cụng chứng đó phỏt triển tiếp quan điểm đó được thể hiện trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP và Thụng tư 03/2001/TP- CC, đú là khẳng định văn bản cụng chứng gồm hai bộ phận là hợp đồng, giao dịch và phần lời chứng của cụng chứng viờn. Tuy nhiờn, khỏc với Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, Luật quy định văn bản cụng chứng chỉ được thể hiện bằng một thứ ngụn ngữ duy nhất là tiếng Việt tương tự như giai đoạn trước khi cú Nghị định này. Đồng thời, cỏc quy định về chữ viết trong văn bản cụng chứng, ký, điểm chỉ trong văn bản cụng chứng, ghi trang, tờ, sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản cụng chứng... cũng đó được quy định cụ thể và rừ ràng hơn,
được tỏch ra khỏi cỏc quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ cụng chứng và nằm rải rỏc trong Chương IV của Luật này.